Verslag van de 19e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 3 juni 2014 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz), M. Schoon en A.F. Westerhof - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan en P. Gunneweg
Tevens is een deel van de vergadering als gast / toehoorder aanwezig, mw. Sandra ten Holter, senior beleidsmedewerker bij het ministerie van OC&W. Zij heeft de afgelopen weken meerdere bezoeken aan DHS gebracht en vergaderingen van o.a. het CvB bijgewoond. Na een korte introductie wordt zij door Philip uitgenodigd ook het aansluitende RvT-GMR overleg bij te wonen. Bij de agendapunten 4, 5 en 6 is de heer W. Touw van KPMG aanwezig.
1. Opening en mededelingen Wiely meldt het afscheid van Wim Smink (receptie 8-7-2014 vanaf 16.00 uur in Hotel Atlantic). Officiële uitnodiging volgt z.s.m. Tevens meldt Wiely het afscheid van Ina Burema (VO Haaglanden). Dit vindt plaats op woensdag 16 juli, eveneens vanaf 16.00 uur in Grand Café De Haagsche Kluis, Plein 20. 2. Vaststelling verslag van 24 april 2014 N.a.v.: geen opmerkingen Tekstueel: Charline was niet bij schoolbezoek Het Galjoen. Verslag wordt verder ongewijzigd vastgesteld. 3. Ingekomen post GMR Geen opmerkingen, aansluitend aan deze vergadering vindt overleg met een GMR-delegatie plaats. 4. Bevindingen en managementletter KPMG bij jaarrekening 2013 en 6. Vaststelling / goedkeuring bestuursverslag en jaarrekening De heer Touw geeft nog een korte toelichting op het proces en meldt (nogmaals) de prettige samenwerking met een mooi eindproduct tot gevolg. Namens de auditcommissie licht Arne het advies van de AC toe. De belangrijkste passages uit het advies zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd, waarnaar kortheidshalve wordt verwezen. Het aandachtspunt “Inkoopproces / aanbesteding” is reeds, onder leiding van een externe deskundige, opgepakt door DHS. Vanaf 2014 zal het ministerie van OC&W strikter toezien op de naleving van de wettelijke voorschriften dienaangaande. Op twee onderwerpen wordt nog, mede naar aanleiding van vragen van RvT leden, nader ingegaan, t.w. de oninbare c.q. niet vergoede kosten in declaraties bij de gemeente en de vraag of door de bezuinigingen op personeel de kwaliteit van het onderwijs “gevaar” loopt.
1
Volgens Wiely wordt steeds beter ingespeeld op de Verordening van de gemeente, zodat er steeds minder oninbare c.q. niet declarabele kosten in bouwprojecten worden gemaakt. Ten aanzien van het door de accountant gesignaleerde punt van bevoorschotting, waardoor het nadeel bij DHS ligt, meldt Wiely dat dit het beleid van de gemeente lijkt te zijn. Het betreft z.i. een bewuste strategie (rentevoordeel). Hij neemt dit overigens binnenkort op een “hoger niveau” op met de gemeente. V.w.b. het risico voor kwaliteitsverlies a.g.v. bezuinigingen meldt Wiely dat de uitstroom van personeel tot nu toe nagenoeg geheel in de ondersteunende functies (onderwijsassistenten e.d.) is opgetreden en dus niet in lesgevende functies. Op het moment dat dat zou wijzigen kan de onderwijskwaliteit echter wel onder druk komen te staan. Hij verwacht dat dit op korte termijn (komende 2 -3 jaar) nog niet gaat gebeuren. Mogelijke signalen, zoals bijv. toenemend verzuim, zullen scherp in de gaten gehouden worden. De extra middelen die vanuit o.a. het NOA beschikbaar zijn gekomen, bieden geen oplossing om formatieverlies te voorkomen. Het betreft immers incidenteel geld; de structurele bekostiging blijft, ondanks een geringe indexering, achter bij de (loon)kostenontwikkeling. V.w.b. het bestuursverslag neemt de RvT kennis van het advies van de AC en heeft daar verder geen opmerkingen over. De Raad van toezicht neemt de adviezen van de AC over en keurt de jaarrekening 2013 goed. Tevens stelt de RvT het bestuursverslag, inclusief het verslag van werkzaamheden van de Raad van toezicht, definitief vast. Ter vergadering wordt het RvT verslag door de voorzitter ondertekend. Arne meldt tot slot dat in de AC is gesproken over de werkkostenregeling. Daaraan wordt momenteel binnen DHS (AK) gewerkt. De regeling zal t.z.t. ook in de AC worden geagendeerd (Actie Peter G., z.s.m.) Ingangsdatum van de regeling is vooralsnog 1-1-2015. 5. Sectoranalyse PO/VO 2014 Ook de sectoranalyse is uitgebreid besproken in de AC en toegelicht door KPMG (zie ook bijlage). 2 thema’s springen eruit, t.w. ICT en Passend Onderwijs. V.w.b. ICT komt landelijk extra aandacht in de vorm van geld en ambities voor het beter toerusten van medewerkers en leerlingen. T.a.v. Passend Onderwijs en decentralisatie Jeugdzorg is er discussie over de aan de gemeente toekomende taken. Zo is nog niet duidelijk of die taken bij Onderwijs of Jeugd(zorg) terecht komen en of de deskundigheid bij de gemeente toereikend is. De opmerkingen t.a.v. Governance worden betrokken bij de zelfevaluatie RvT (Actie allen, najaar 2014). 7. Benchmark rapportage overhead PO 2013 Wiely licht de rapportage kort toe, inclusief het voorstel dat aan de AC is gedaan, om de frequentie van deelname te verlagen (naar bijv. 1 x per 2 of 3 jaar). Deelname vergt best veel tijd en het aantal deelnemend besturen loopt terug. DHS verhoudt zich overigens in de benchmark prima tot de andere beoordeelde besturen. De overhead in de scholen is aan de hoge kant, door m.n. een groot percentage SO scholen en “zwarte” scholen en doordat de IB hierin wordt meegerekend. 2
De RvT neemt het advies van de AC over en verzoekt in overleg te gaan met Berenschot over het aantal deelnemende besturen (liefst meer grotere besturen in de benchmark) en de frequentie. 8. Plan van aanpak n.a.v. meting oudertevredenheid 2013 Wiely licht de meting en het PvA kort toe: wederom een prima score, wel met verschillen tussen scholen. Schoonmaak / reinheid en aspecten van de veiligheidsbeleving vallen nog wat uit de toon. V.w.b. schoonmaak zijn de effecten van het nieuwe schoonmaakcontract nog niet in de peiling verwerkt. Dat gebeurt pas in de meting 2015. Wiely verwacht op dat punt, na de inhaalslag van de afgelopen jaren (extra aanpak toiletgroepen en luchtbehandeling) overigens nauwelijks nog zichtbare verbeteringen te kunnen realiseren. De veiligheid krijgt veel aandacht, maar vaak is beïnvloeding door DHS moeilijk c.q. onmogelijk. Betreft veelal gemeentelijke planning (opgebroken straten e.d.). Wel beïnvloedbaar is de “kleine” veiligheid. DHS heeft in 2013 o.a. beleid rondom Sociaal Emotionele Ontwikkeling / Sociaal Emotioneel Leren ontwikkeld dat momenteel verder wordt uitgewerkt. Landelijk komt er per 2015 de “Anti-pestwet”. DHS zal scholen wijzen op goedgekeurde antipestprogramma’s en methodes, maar deelt de mening van de kinderombudsman, dat scholen eigenlijk hun eigen, bij de school passende methodiek en aanpak zouden moeten kunnen kiezen. Wel goed dat er nu een lijst met methodes is die effectief zijn gebleken. In het algemeen zal het bestuursbreed lastig worden nog beter te scoren op oudertevredenheid, de aandacht zal zich daarom voornamelijk richten op enkele achterblijvende scholen. De RvT vraagt het CvB wel te bezien op welke wijze de oudertevredenheid verder kan worden verhoogd. 9. Procesaanpak nieuw ambitiestatement Een werkgroep gaat binnenkort o.l.v. Wim Galjee van Academia Aemstel aan de slag. De concept evaluatie van het huidige ambitiestatement is al gedaan en in bezit van de werkgroep, die daar dus rekening mee kan houden. De RvT zal ook het gesprek met Wim Galjee en de regiegroep aangaan. Ursie had graag een fase “nul” gezien , waarbij alle leerkrachten hadden kunnen aangeven wat zij als belangrijkste uitdaging / ambitie zien. Philip en Arne sluiten zich hierbij aan. Wiely meldt dat in de werkgroep wel een paar leerkrachten zijn vertegenwoordigd, maar het blijft lastig, gezien de grootte van de groep, iedereen er vol bij te betrekken. Dat geldt ook voor de ouders. Bovendien gaat het hier om de bestuurlijke ambities, die verder vertaald zullen worden in de nieuwe schoolplannen, waar ouders en leerkrachten uiteraard een veel grotere rol hebben. De suggesties van de RvT inzake een andere, bredere aanpak worden meegenomen. De financiële vertaling van de nieuwe ambities zal plaatsvinden in de volgende meerjarenbegroting. De tijd is te kort om dit in de huidige, binnenkort te bespreken meerjarenbegroting mee te nemen, al is wel een eerste vooruitblik opgenomen. Mocht daar aanleiding toe zijn, dan kan de lopende begroting ook, in urgente gevallen, aangepast worden. 3
De RvT is het, met inachtneming van bovenstaande, eens met de procesaanpak en spreekt af er in het najaar 2014 verder over te praten (Actie Wiely / Peter G., sept./okt.2014). 10. Overdrachtsdocument peuterspeelzaal Duinroosje Wiely licht toe waarom het overdrachtsdocument nog niet gereed is voor bespreking. De belangrijkste zaken zijn nu geregeld, extra aandacht wordt nog gevraagd voor de rechtspositie van de betrokken medewerkers. Gesprekken daarover vinden binnenkort plaats. Vanaf het nieuwe schooljaar heeft de nieuwe stichting ook gevolgen voor de agenda en vergadering van de RvT, zoals bijv. een aparte agenda (Actie Peter G., vanaf sept.2014). 11. Rondvraag Arne meldt een themabijeenkomst van de AC met als onderwerp inkoop / aanbesteding (NB: datum is inmiddels bekend, t.w. dinsdag 18 november van 16.00 - 18.00 uur). De overige RvT leden en eventueel een delegatie van de GMR zijn van harte welkom voor deze bijeenkomst. Ursie komt terug op de bijeenkomst met de RvT van VO Haaglanden. Ze blijft vraagtekens zetten bij de bewering dat het niveau van het PO omlaag gaat (volgens VO) maar de resultaten van het PO aantoonbaar stijgen. Zodra Vensters PO en Vensters VO volledig operationeel zijn krijgen we hier meer zicht op. Vanaf 2015 en de introductie van de landelijke eindtoets wordt bovendien het schooladvies van de basisschool, en niet meer de CITO ET, doorslaggevend.
4
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 10-11-7
20-12-5
20-12-7 30-5-3 12-12-3
13-02-3
13-02-6 24-4-4 24-4-5
24-4-6 24-4-8 3-6-1 3-6-2
3-6-3 3-6-4
Wat Aandacht voor communicatie school – ouders en verbetering informatiegehalte website Evaluatie toezichtkader RvT
Door wie Wiely / bovenschoolse directeuren Peter
Toezichtkader verwerken in jaarplanning RvT Schoolbezoeken RvT
Wiely / Peter
Kansen voor DHS door aanspreekbare onderwijsconcepten Tips / aandachtspunten samenwerking Passend Onderwijs en Jeugdzorg Terugkoppeling resultaat gesprekken met directeuren overdrachtsdocument overname Duinroosje Diverse documenten a.g.v. oprichting stg. psz, waaronder een beleidsplan en een taakstellende begroting Business case voorgenomen bestuursoverdracht Cor Emous Voorlichting nieuw inspectie toezicht en DHS Werkkostenregeling via AC naar RvT Governance opmerkingen uit sectoranalyse betrekken bij zelfevaluatie Agendering concept ambitieStatement in RvT Aanpassen agendavoering en vergaderplanning a.g.v. SPDHS
Peter G.
allen
Wanneer Continu aandachtspunt 1 x per jaar; punt voor de retraite najaar 2014 z.s.m., combineren met vorige punt 2013-2014
Jo
Medio 2014 op agenda (nieuw ambitiestatement ?) z.s.m.
Wiely
Najaar 2014
Wiely
Vóór 3-6-2014
Wiely
Vóór zomervakantie 2014
Jo / Charline
17-7-2014
Jo
17-7-2014
Peter G.
z.s.m.
allen
Najaar 2014
Wiely / Peter G.
Sept. – okt. 2014
Peter G.
Vanaf sept. 2014
5
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R4 Retraite 8-11-12 8-11-R4
Retraite 7-11-13 7-11-R2 7-11-R4
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad van advies”
allen
PM
Periodiek melden van aansluiting nieuwe SWV’en
Jo / Peter
Als DHS nieuwe aansluiting is aangegaan
Vensters PO
Peter G.
Rol medezeggenschap bij oprichting nieuwe stichting DHSPsz
Peter G. / Marianne
Najaar 2014, nadat Vensters “gevuld” is z.s.m. na oprichting stichting
6
Bijlage, zijnde het advies van de auditcommissie, bij het verslag van de Raad van toezicht DHS van 3 juni 2014, v.w.b. de agendapunten 5 (Sectoranalyse PO/VO 2014), 6 (bestuursverslag en jaarrekening 2013) en 7 (Benchmarkt Beerenschot)
5. Sectoranalyse Primair en Voortgezet (funderend) Onderwijs (maart 2014) KPMG maakt jaarlijks een overzicht van actuele thema’s die van belang zijn voor onderwijsinstellingen en vervat deze in een sectoranalyse. De analyse van maart 2014 ligt voor ter bespreking. In de bespreking komen de volgende onderwerpen naar voren: Toezicht op (good) governance wordt vanuit de overheid dwingender en diverse eisen worden aangescherpt. Dat uit zich bijvoorbeeld in de verplichting van een continuïteitsparagraaf in het bestuursverslag. Er is een zekere dreiging van het opleggen van Vennootschapsbelasting in de onderwijssector die tot nu toe buiten de werkingssfeer viel. Het zou kunnen betekenen dat niet direct onderwijs gerelateerde activiteiten in de toekomst wel aangeslagen worden. KPMG geeft aan dat het een zeer complex dossier is, waar nog geen duidelijkheid over is. De inwerkingtreding van passend onderwijs en de afhankelijkheden tussen de samenwerkingsverbanden, schoolbesturen en gemeentes vormen een uitdaging voor de administratieve inrichting en de toekomstige controles. SWV, schoolbesturen en accountants zijn in afwachting van nadere regelgeving en richtlijnen. Vos/Abb heeft in een recente nieuwsbrief het standpunt ingenomen dat de wet Werk en Zekerheid niet van toepassing is voor het openbaar onderwijs, zolang de CAO PO daar geen uitspraken over doet. Het CvB zal dit nagaan. Met betrekking tot het onderwerp ict zullen de belangrijke thema’s de investeringszwaarte zijn, maar ook alle aspecten van beveiliging en bescherming van leerlingen. De werkkostenregeling moet per 1 januari 2015 operationeel zijn. KPMG geeft aan nog geen zicht te hebben op de intensiteit van het toezicht op naleving. Vanuit het CvB wordt desgevraagd aangegeven dat de inventarisatie van de huidige situatie nagenoeg compleet is (op thema en op hoogte van de bedragen) en geconcludeerd is dat de huidige situatie past binnen de toegestane vrije ruimte. De Auditcommissie verzoekt het CVB in de eerstvolgende auditcommissie hierover te rapporteren. 6. 2e lezing bestuursverslag en jaarrekening 2013 Bestuursverslag 2013 De Auditcommissie heeft na de eerste bespreking in april geen nadere opmerkingen met betrekking tot het Bestuursverslag over 2013. De commissie is tevreden zowel over vorm als inhoud van het verslag. De commissie gaat ervan uit dat er nog een laatste tekstcontrole plaatsvindt om de resterende redactionele kwesties te verbeteren. De Auditcommissie geeft het advies aan de RvT in te stemmen met het voorliggende Bestuursverslag 2013. Jaarrekening 2013 De Auditcommissie heeft ook met waardering kennisgenomen van de manier waarop de Jaarrekening 2013 is ingericht. De commissie stelt met tevredenheid vast dat de accountant 7
voor wat de controle op de jaarrekening, de controle op de bekostiging en de controle op de gemeentelijke subsidies betreft een goedkeurende verklaring zal afgeven. De commissie gaat er ook hier van uit dat er een laatste tekstcontrole plaatsvindt en de gesignaleerde foutjes en onvolkomenheden (o.a. model H) worden hersteld. Op basis van de stukken en de verklaringen van de accountant adviseert de Auditcommissie de RvT de Jaarrekening 2013 goed te keuren. Accountantsrapport bij de jaarrekening 2013 Nadat de commissie kennis heeft genomen van de toelichting van de accountant bij het concept-accountantsverslag 2013 en de conceptverklaring 2013 passeert een aantal onderwerpen de revue. De accountant constateert dat de stukken ten behoeve van de controle adequaat zijn aangeleverd. Er is tevredenheid over de kwaliteit van de aangeleverde stukken en de samenwerking met de desbetreffende afdelingen in het Bestuurskantoor. a) De regulering van het inkoopproces wordt opgepakt door DHS. Dat is van belang, gezien het feit dat het ministerie van OCW in 2013 nog een gedoogregime hanteert, maar vanaf 2014 strikter gaat handhaven op de regelgeving met betrekking tot aanbesteden en de controle zal aanscherpen. b) De oprichting van de peuterspeelzaalstichting heeft fiscale gevolgen, maar ook gevolgen voor de inrichting van de administratie en voor de controle vanaf 2014. Hier zullen afspraken over moeten worden gemaakt. c) In het accountantsverslag is sprake van een aantal adviezen, o.a. met betrekking tot de monitoring van het aanvragen en ontvangen van voorschotten van de gemeente Den Haag en ten aanzien van het anticiperen op de WNT en het daarbij geldende overgangsrecht. De Auditcommissie adviseert de adviezen over te nemen. Door de leden van de Auditcommissie worden vragen gesteld over de volgende punten. a) Er is bij de gemeentelijke subsidies sprake van onderbenutting. Gevraagd wordt waar in de jaarrekening de bedragen van de terugbetaling terug te vinden zijn. (NB: na de vergadering is vastgesteld dat de terugbetalingen worden geboekt onder de post kortlopende schulden). In de definitieve versie zal dit in de toelichting op de kortlopende schulden expliciet worden vermeld. b) Er is sprake van een sterke daling van het aantal fte bij een grotendeels gelijkblijvend leerlingenaantal. Net als vorig jaar signaleert de Auditcommissie hier een potentieel risico voor de kwaliteit en de werkdruk. c) Er wordt gevraagd naar de stand van zaken van de ict-ontwikkelingen in het onderwijs in het PO in het algemeen en bij DHS in het bijzonder, zowel op het punt van de hardware als op het punt van de onderwijsinhoudelijke toepassingen. Vanuit het CvB wordt aangegeven dat er wel nieuwe ontwikkelingen zijn, maar nog op kleine schaal. DHS is wel druk doende haar voornemens op dit punt te formuleren. Daarbij geeft de Auditcommissie aan dat het onderwerp beveiliging en privacy hoog op de agenda moet komen te staan.
8
7. Benchmark Berenschot Het CvB geeft een korte toelichting op de uitkomst van het rapport, maar ook op de redenen om hier aan mee te doen. Echter, nu het aantal deelnemers aan de benchmark daalt, meedoen een forse investering in tijd vraagt en de uitkomsten steeds ongeveer hetzelfde zijn, is er reden om te overwegen de frequentie van deelname te verminderen tot eens in de twee of drie jaar. Op zowel fte als kosten scoort DHS iets onder het gemiddelde. De generieke overhead is iets lager dan gemiddeld, de onderwijs gerelateerde overhead is hoger dan gemiddeld. De controller geeft in aanvulling op deze benchmark aan dat hij in de toekomst een interne benchmark wil opstellen, waarmee de inzet van scholen kan worden vergeleken. Wellicht is dan op basis hiervan een soort van interne normering van onderwijs gerelateerde en organisatie gerelateerde overhead te maken. De Auditcommissie is het, wat de frequentie betreft, met het CvB eens en adviseert om met Berenschot te gaan overleggen. De Auditcommissie geeft aan dat het rapport (met een korte toelichting) voor de RvT wordt geagendeerd.
9
