Verslag van de 12e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 30 mei 2013
Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz), A.F. Westerhof en M. Schoon - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, P. Mouthaan en P. Gunneweg - tevens aanwezig bij agendapunt 5, de heer W. Touw van KPMG Afwezig: - van het bestuurskantoor: de heer J. Willenborg 1. Overleg met VO Haaglanden Voorafgaand aan de reguliere vergadering is er een overleg met een vertegenwoordiging van VO Haaglanden. Om ca. 19.00 uur gaat de reguliere RvT vergadering van start met de behandeling van agendapunt 5a “2e lezing bestuursverslag en jaarrekening 2012 inclusief bevindingen van de accountant” en 5 b “keuzeonderwerpen Onderwijsbarometer”. Bij dit agendapunt is de heer W. Touw van KPMG aanwezig. Over het onderwerp is ook uitgebreid gesproken in de auditcommissie. De relevante passages uit het verslag van die bespreking zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. In aanvulling daarop meldt de heer Touw het volgende. Het proces van controle is goed verlopen, zo’n 1e jaar is altijd wat wennen, maar KPMG is tevreden over de kwaliteit van de bedrijfsvoering van DHS. De stukken waren goed verzorgd, er waren weinig correcties noodzakelijk en er heeft een goede discussie plaatsgevonden op enkele strategische thema’s. Een paar posten worden nog kort toegelicht, zoals de risico’s in de teruglopende leerling gewichten en de onzekere financiële toekomst. Bij de bespreking van de halfjaarrapportage 2013 zal, als opmaat naar de jaarrekening 2013, bij deze langere termijnsituatie worden stilgestaan. Arne meldt als voorzitter van de auditcommissie verder dat de 2e lezing geen inhoudelijke opmerkingen heeft opgeleverd. Speciale vermelding verdient het kader van de stelselwijziging waarmee een eeuwigdurende vordering van 2,5 mln. op het ministerie van OCW, uit de boeken is gehaald. Daarmee is iedereen tevreden. Daarnaast is met de accountant gesproken over de noodzakelijke nieuwe inrichting van het DHS inkoopbeleid en de scheiding publiek / privaat vermogen. Tot slot is gesproken over de thema’s voor de Onderwijsbarometer (zie hierna bij 5b). De overige RvT leden sluiten zich aan bij de complimenten voor de kwaliteit van de stukken en de wijze van verslaglegging. Ursie vraagt waarom de verantwoording van gemeentelijke subsidies 2012 niet, net als de overige onderdelen van de jaarrekening, is voorzien van een korte inhoudelijke toelichting. De heer Touw antwoordt dat dit uit oogpunt van administratieve lastenverlichting is. Bij de verantwoording naar de gemeente is (uiteraard) wel een inhoudelijke toelichting verstrekt,
deze is niet ook nog eens in de jaarrekening opgenomen. In de jaarrekening zal evenwel een toelichtende hierover worden opgenomen. Ook zal volgend jaar melding worden gemaakt van de man / vrouw verhouding in bestuur en toezicht (Actie Arnold / Peter M.). Ook over het bestuursverslag zijn in 2e lezing geen opmerkingen gemaakt. De heer Touw wijst er nog wel op dat volgend jaar in het verslag van de Raad van toezicht expliciet een opmerking moet worden gemaakt, dat gehandeld is naar de Code Goed Bestuur (Actie Peter G.). Hierna vindt ondertekening van de diverse onderdelen van beide documenten plaats. Waarmerken door KPMG geschiedt apart op 3 juni 2013, waarna alles naar de drukker kan en vervolgens wordt verzonden. 5b. Onderwerpen voor de Onderwijsbarometer. Ook hierover is in de auditcommissie gesproken. Behalve de eerder genoemde onderwerpen ICT en Inkoop / aanbesteding adviseert de auditcommissie Governance & risicomanagement en Huisvesting mee te laten lopen. De RvT neemt dit advies over. Wiely meldt op een vraag van Ursie dat overhead al in de Berenschot benchmark, waar DHS structureel aan meedoet, wordt meegenomen. Verder meldt Wiely dat DHS, gezien de teruglopende middelen, zich oriënteert op nieuwe dienstverlenende activiteiten, die DHS geld opleveren en de “druk” op de omvang van de overhead enigszins zouden kunnen verlichten. Genoemd worden de administratieve ondersteuning van het nieuwe samenwerkingsverband Haaglanden en ondersteuning van de op te richten instelling voor cluster 2 onderwijs. Philip vraagt hiervoor kaders te ontwikkelen (welke activiteiten neem je wel en welke neem je er als organisatie niet bij). Zodra dit concreter is zal dit ook met de auditcommissie worden besproken. De heer Touw wordt bedankt voor zijn toelichting en aanwezigheid en verlaat de vergadering. 2. Overige mededelingen Wiely meldt dar er geen tegenkandidaten zijn voor de vacature PO-raad. In de ALV van 6 juni wordt hij, als alles goed gaat, benoemd tot lid van het AB van de PO-raad. 3. Verslag van 25 april 2013 + actielijst Tekstueel: het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. N.a.v.: V.w.b. de te plannen schoolbezoeken wordt afgesproken dat de voorkeuren van de leden worden verzameld en aan iedereen toegezonden (Actie Peter, z.s.m.). Daarna maken de RvT-leden zelf (individueel of gezamenlijk) de afspraken. 4. Ingekomen GMR post Er is geen GMR-post. Wel wordt afgesproken dat een delegatie van de RvT voorafgaand aan de volgende RvT vergadering van 11 juli a.s. van 17.00 – 18.00 uur een (informeel) overleg heeft met een delegatie van de GMR. Het door de GMR aangedragen onderwerp is “onderwijskwaliteit”.
6. Ontwikkelingen peuterwerk binnen DHS Wiely licht de meegezonden notitie kort toe. Over het onderwerp DHS en peuterwerk is al eens tijdens de retraite van 2011 gesproken. Eén van de uitkomsten daarvan was dat het idee op een paar locaties zou gaan uitproberen. Nadien is er over gesproken naar aanleiding van de plannen voor samenwerking met Triodus, dat is niet doorgezet. Wel zijn 5 pilots gestart waarbij, in nauwe samenwerking met welzijns- en kinderopvangpartners de mogelijkheden worden onderzocht om tot kindcentra te komen, die dienstverlening aan ouders en kinderen integreren op het gebied van onderwijs, opvang en ontspanning. Voor wat betreft het peuterwerk wordt onderscheid gemaakt tussen een niet-gesubsideerd deel, uitgevoerd door voornamelijk kleine, eenpitterachtige organisaties, die wegens gebrek aan inkomsten, grotendeels worden afgebouwd en het gesubsidieerde peuterwerk, gericht op doelgroepkinderen met een dreigende taal- of ontwikkelachterstand: de voorschoolse educatie. V.w.b. deze laatste ziet Wiely mogelijkheden om de kwaliteit positief te beïnvloeden als DHS de regie krijgt over personeel en het programma. Met dat voor ogen heeft DHS positief gereageerd op het verzoek van Welzijn Scheveningen om de exploitatie van de door hen ingerichte peuterspeelzalen in het kader van de voorschool over te nemen. Er is vooronderzoek gedaan naar de (on)mogelijkheden daarvoor met als resultaat dat de (juridische) deskundigen hebben aangegeven dat dit mogelijk is. De RvT leden staan niet afwijzend tegenover een dergelijke samenwerking. Wel moet een en ander passen in de visie (dat doet het), er mag geen onderwijsgeld “weglekken” naar dit soort projecten (wordt ondergebracht in een aparte DHS-stichting) en het moet beperkt blijven tot dat deel van het peuterwerk, dat gericht is op de voorschoolse educatie. Zeker gezien de risicovolle, financiële situatie bij veel kinderopvangorganisaties, zal je je alleen moeten richten op het gesubsidieerde deel, niet op het commerciële (niet gesubsidieerde) deel. Verder dient ook de gemeente bij de verdere verkenning betrokken te worden, zeker met het oog op structurele financiering. Desgevraagd meldt Wiely dat de DHS verkenning zich inderdaad alleen richt op het gesubsidieerde deel. DHS ziet een mooie kans door educatieve sturing meer grip te krijgen op de kwaliteit en daarmee op het wegwerken dan wel voorkomen van onderwijsachterstanden. Medewerkers van Welzijn gaan meedraaien in het systeem van de school en dus zullen ook de kwaliteitseisen van het onderwijs gelden. Bij vertrek van personeel krijgt DHS zeggenschap over opvolging. Dat is interessant gezien de (toekomstige) boventalligheid van onderwijsassistenten bij DHS. Na enige discussie is de conclusie dat de verdere verkenning door kan, evenals de voorbereidingen voor de juridische vormgeving, echter wel met het oog op een bredere inbedding en aanpak in de komende jaren. Verder wordt afgesproken dat de vervolgstappen na de zomervakantie terugkomen in de RvT (Actie Wiely, sept.2013) 7. Rondvraag en w.v.t.t.k. Wiely meldt de ondertekening door DHS van de intentieverklaring voor het onderzoek en start van de instelling in oprichting cluster 2 onderwijs. Aan de RvT’s van de betrokken besturen wordt gevraagd tot augustus 2105 (bestuursoverdracht) een portefeuillehouder aan
te wijzen. Charline geeft aan hier wel over te willen nadenken. Wiely zal Jo vragen haar desgewenst nader te informeren. NB.: is inmiddels gebeurd; Charline zal namens de RvT DHS participeren in de fase tot de bestuursoverdracht van de Cor Emous per augustus 2015. Tot slot van de vergadering wordt kort terug geblikt op het bezoek van VO Haaglanden. Dat is als zinvol ervaren en voor herhaling vatbaar (1 x per jaar, o.b.v. een thema). Wiely geeft nog aan dat waar mogelijk gezamenlijk wordt opgetrokken richting de gemeente(politiek), maar dat soms, m.n. op het punt van het systeem voor onderwijshuisvesting en de verdeling van de gemeentelijke middelen, sprake is van tegengestelde belangen. Het samen optrekken houdt op, wanneer dit ten koste gaat van financiële middelen voor het PO. De discussie over de HEA wordt in die zin de komende maanden zeer belangrijk, belangrijker wellicht dan de partijpolitieke programma’s voor de gemeenteraadsverkiezingen. Philip vraagt of DHS iets doet met het Lerarenregister. Wordt nagevraagd bij HRM (Actie Wiely, z.s.m.). Onderwerp komt later dit jaar een keer terug op de agenda (Actie Peter G., najaar 2013). Arne wijst in het kader van professionalisering leerkrachten nog op het tijdschrift Interne Begeleiding en het vaktijdschrift Passend Onderwijs (uitgeverij in Dordrecht) Ursie en Charline sluiten aan bij de themabijeenkomst van de auditcommissie over (doordecentralisatie) huisvesting op 2 december 2013. Desgevraagd deelt Wiely mee dat de gebruikelijke “afsluiting schooljaar” dit jaar i.v.m. de lustrumviering niet door gaat. Wel wordt de laatste managementbijeenkomst met directeuren (27-6) afgesloten met een hapje en drankje. Philip sluit de vergadering en stelt voor na de laatste vergadering (11 juli) een hapje met elkaar te gaan eten. Dit wordt overgenomen.
Bijlage: verslag auditcommissie voor wat betreft agendapunt 5a en 5b
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 29-9-11
Wat Uitnodigen RvT VO Haaglanden in RvT
Door wie Wiely
10-11-7
Aandacht voor communicatie school – ouders en verbetering informatiegehalte website Verbeteracties n.a.v. oudertevredenheid meting (OTP) 2011 Schoolgegevens medewerkertevredenheid (PTP) Verbeteracties n.a.v. PTP 2011
Wiely / bovenschools directeuren
20-9-4 20-9-5 20-9-6 20-12-5 20-12-7 20-12-8
20-12-9 21-02-2 25-04-1 25-04-2 25-04-3 25-04-4 25-04-5 25-04-6 25-04-7 30-5-1
30-5-2 30-5-3 30-5-4 30-5-5 30-5-6
Evaluatie toezichtkader RvT Toezichtkader verwerken in jaarplanning RvT Verslag RvT als onderdeel van Jaarverslag DHS
Periodiek overzicht klachten en bezwaren Ingekomen GMR-post opnemen als vast RvT agendapunt Plannen schoolbezoeken RvT leden Onderwijsopbrengsten en landelijke benchmark Contact met GMR i.v.m. overleg onderwijskwaliteit Verslaglegging RvT in Bestuursverslag Brochure Financieel toezicht naar Charline Besluit samenvoeging scholen naar gemeente Bespreekpunten retraite 2013 Toelichtende tekst bij overzicht verantwoording gemeentelijke subsidies Expliciete vermelding inzake Code Goed Bestuur Vervolgactie schoolbezoeken RvT Vervolgnotitie DHS en peuterwerk Navragen actie DHS en lerarenregister Notitie DHS en lerarenregister op RvT agenda
Wanneer Afgedaan, tegenbezoek in 2014 z.s.m.
Wiely / René J.
z.s.m.
Peter G.
m.i.v. meting 2013
Wiely / bovensch.directeuren Peter Wiely / Peter
z.s.m.
Peter
Peter
Afgedaan met vaststelling bestuursverslag 2013 2 x per jaar (juni – december) Vanaf heden
Allen
z.s.m.
Jo
Zodra gegevens er zijn Gepland 11-7-2013
Peter
Peter Peter Peter Peter Allen Arnold / Peter M.
Peter G.
1 x per jaar z.s.m.
Afgedaan zie ook 20-12-8 Is verzonden, afgedaan Is verzonden, nog geen reactie Mei – sept.2013 In jaarrekening 2013
Peter G.
In bestuursverslag / RvT verslag 2013 z.s.m.
Wiely
Sept. 2013
Wiely / hfd. HRM
z.s.m.
Peter G. / hfd. HRM
Najaar 2013
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R4 10-11-R5 Retraite 8-11-12 08-11-R4
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad van advies” Onderwijskwaliteit op RvT agenda
allen
PM
Jo / Peter
periodiek
Periodiek melden van aansluiting nieuwe SWV’en
Jo / Peter
Als DHS nieuwe aansluiting is aangegaan
Bijlage, zijnde het advies van de auditcommissie, bij verslag van de 12e vergadering van de raad van toezicht DHS op 30 mei 2013 v.w.b.: - agendapunt 5a (2e lezing Bestuursverslag en Jaarrekening 2012, inclusief bevindingen van de accountant) en - agendapunt 5b (keuze onderwerpen Onderwijsbarometer KPMG) 5a. 2e lezing Bestuursverslag en jaarrekening 2012 Hoofdaandachtspunten Bestuursverslag 2012 De Auditcommissie heeft na de eerste bespreking in april geen nadere opmerkingen met betrekking tot het Bestuursverslag over 2012. De commissie is tevreden zowel over vorm als inhoud van het verslag. De Auditcommissie handhaaft daarom zijn advies aan de Raad van Toezicht in te stemmen met het voorliggende Bestuursverslag 2012. Jaarrekening 2012 De Auditcommissie heeft met waardering kennisgenomen van de manier waarop de Jaarrekening 2012 is ingericht. De commissie stelt ook vast dat de accountant voor wat betreft de controle op de jaarrekening, de controle op de bekostiging en de controle op de gemeentelijke subsidies een goedkeurende verklaring heeft afgegeven. Op basis van de stukken en de verklaringen van de accountant adviseert de Auditcommissie de Raad van Toezicht de Jaarrekening 2012 goed te keuren. Accountantsrapport bij de jaarrekening 2012 De volgende opmerkingen richten zich op het concept accountantsverslag 2012 (mei 2013), alsmede de concept controleverklaring (mei 2013): De accountant constateert dat de stukken ten behoeve van de controle compact en volledig zijn aangeleverd. Er is tevredenheid over de kwaliteit van de aangeleverde stukken en de samenwerking met de betreffende afdelingen in het Bestuurskantoor. Er is slechts een zeer klein aantal controleverschillen geconstateerd. De accountant neemt het accountantsverslag door aan de hand van de managementsamenvatting met de belangrijkste bevindingen. Daarbij krijgen de volgende onderwerpen specifiek de aandacht: a) Scheiding publiek/privaat vermogen, waarbij de beperkingen om rijksmiddelen te besteden aan huisvestingslasten het meest in het oog springt; de verwachting is dat met de decentralisatie van huisvestingslasten, te beginnen bij buitenonderhoud, deze beperkingen zullen worden opgeheven. b) De stelselwijziging, met behulp waarvan een op het ministerie van OCW eeuwigdurende vordering van 2,5 mfl uit de boeken is gehaald. c) De noodzaak om het inkoopbeleid opnieuw in te richten, rekening houdend met regelgeving met betrekking tot aanbestedingen en afspraken over de zelfstandigheid van de scholen binnen DHS; daarover is eerder in de Auditcommissie gesproken.
Informatie wordt door leden van de Auditcommissie gevraagd met betrekking tot d) De hoogte van de terugbetaling aan de Gemeente voor ongebruikte gemeentelijke subsidies. Het bedrag is lager dan het bedrag aan ongebruikte subsidies. Dit komt voort uit het feit dat sommige subsidiebedragen mogen worden doorgeschoven naar 2013, en voor andere subsidies geen terugbetalingsregeling geldt. De vraag waarom DHS wel administratie zou mogen voeren voor andere organisaties om zo inkomsten te genereren, terwijl het niet is toegestaan privaat vermogen – uit bijvoorbeeld huurinkomsten – aan te wenden voor bedrijfsvoeringdoeleinden.
5b. Actualia Primair Onderwijs (maart 2013) KPMG maakt jaarlijks een overzicht van actuele thema’s die van belang zijn voor onderwijsinstellingen en vervat deze in een document dat Actualia Primair Onderwijs wordt genoemd. Dit document ligt voor ter bespreking. Een van de doelen is te bepalen welke thema’s het DHS-bestuur in de tussentijdse Onderwijsbarometer van KPMG onderzocht wil zien. In de bespreking komen de volgende onderwerpen naar voren: Het belang van strategische planning en verslaglegging wordt almaar belangrijker. Zichtbaar is dat onder meer geworden in de brief van de Minister en Staatssecretaris aan de Tweede Kamer met als onderwerp bestuurskracht en nieuwe voorstellen voor inrichting van planning en verslaglegging. Het meerjarenperspectief in het onderwijs en dus ook DHS is somber. Landelijk komen daar sombere prognoses op leerlingaantallen bij. Voor Den Haag is het perspectief op aantallen leerlingen niet dalend, maar nog een periode stijgend. Zaak is dat DHS daar voldoende marktaandeel in behoudt, resp. vergroot. De benchmark op de overhead op het onderwijs. DHS doet mee aan het benchmark onderzoek op overhead in het onderwijs. Op zowel fte als kosten scoort DHS iets onder het gemiddelde. De benchmarkrapportages worden na verschijnen besproken in Auditcommissie en RvT. Het CvB is doende een herontwerp te maken van het Bestuurskantoor. Met de dalende inkomsten en gestegen kosten is het van belang de taken en het ondersteuningsniveau te bezien en daarover – na de eerste vijf jaar – opnieuw met het scholenveld overeenstemming over te hebben. De Auditcommissie stelt de RvT voor om in de Onderwijsbarometer voor DHS in ieder geval ook de volgende onderwerpen mee te nemen: a) b) c) d)
Governance en risico-inschatting Huisvesting ICT Inkoop en aanbesteding
