UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice č. 29/2005 Věc:
Vnitřní kontrolní systém na Univerzitě Pardubice
Působnost pro:
všechny útvary Univerzity Pardubice
Účinnost od:
1. 1. 2006
Vypracoval a předkládá:
Ing. Milan Rejchrt, referent interního auditu
Schválil:
doc. Ing. Jiří Cakl, CSc., prorektor pro vnitřní záležitosti
Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Účelem této směrnice je stanovit hlavní zásady fungování vnitřního kontrolního systému jako nástroje využívaného k poskytnutí přiměřené jistoty správnosti postupů při realizaci cílů Univerzity Pardubice (dále jen “univerzita”). 2. Vnitřní kontrolní systém je součást systému řízení v rámci činnosti, která je na univerzitě vymezena Statutem Univerzity Pardubice (dále jen “Statutem univerzity”). Článek 2 Vnitřní kontrolní systém univerzity 1. Vnitřní kontrolní systém tvoří: a. kontrola prováděná vedoucími zaměstnanci na všech stupních řízení ve smyslu ustanovení Pracovního řádu univerzity, b. kontrolní činnost zabezpečovaná referátem kontroly a vyřizování stížností, jehož činnost se řídí samostatnou směrnicí, c. finanční kontrola jako součást finančního řízení zabezpečující hospodaření s veřejnými prostředky. Předmět, hlavní cíle a zásady finanční kontroly stanoví zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů (dále jen “zákon o finanční kontrole”) a vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů (dále jen “vyhláška č. 416/2004 Sb”).
2. Systém finanční kontroly zahrnuje a. řídící kontrolu zabezpečovanou vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení univerzity, která je uskutečňována jako nepřetržitý proces, tj. při přípravě operací před jejich schválením (předběžná kontrola), při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování (průběžná kontrola) a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (následná kontrola). b. interní audit jako organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávaní a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací.
Interní audit je na univerzitě vykonáván referátem interního auditu. Postavení referátu interního auditu v rámci organizační struktury stanoví čl. 25 Statutu univerzity, jeho činnost se řídí samostatnou směrnicí. 3. Vedoucí zaměstnanci a ostatní zaměstnanci provádí hodnocení rizik a v zaměření řídící kontroly vycházejí z ocenění rizik v jimi řízených organizačních útvarech univerzity. Veškerá rozhodnutí v průběhu schvalovacích řídicích postupů musí být neustále spojována s otázkou nejen již identifikovaných ale i dalších potencionálních rizik. K posílení účinnosti finanční kontroly spolupracují vedoucí a ostatní zaměstnanci při identifikaci a vyhodnocování rizik a vytváření mapy rizik s referátem interního auditu. Interní audit napomáhá identifikovat rizika a společně s vedením univerzity se podílí na stanovení vhodné strategie řízení rizik. 4. Po technické stránce podmiňují účinné nastavení finanční kontroly směrnice upravující jednotlivé procesy na univerzitě. Článek 3 Metody a postupy řídící kontroly 1. Řídící kontrola prověřuje úplnost, oprávněnost, hospodárnost, efektivnost a účelnost finančních operací. Pokud nejsou kritéria pro hodnocení hledisek pro hospodárný, efektivní a účelný výkon činnosti stanovena právními předpisy ani jinou normou, musí být předem stanovena příslušným vedoucím zaměstnancem.
2. Při výkonu řídící kontroly se používají zejména tyto kontrolní metody: a. zjištění skutečného stavu hospodaření s veřejnými finančními prostředky a jeho porovnání s příslušnou dokumentací, b. sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky a dodržování právních předpisů, c. rozbory hospodaření v rizikových oblastech činností, d. šetření a ověřování skutečností jednotlivých operací, e. kontrolní výpočty, f. analýza údajů ve finančních výkazech a informačních systémech včetně vyhodnocení jejich vzájemných vztahů, g. monitorování příslušného úseku činnosti a jeho vyhodnocování ve vztahu k porovnatelným údajům.
3. K výkonu řídící kontroly se uplatňují tyto postupy: a. schvalovací, které zajišťují prověření podkladů připravovaných operací, b. operační, které zajišťují úplný a přesný průběh operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování, c. revizní a hodnotící, které zajišťují posouzení údajů v informačních systémech, v účetních, finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách ve vazbě na zajištění stanovených úkolů a cílů.
Článek 4 Předběžná řídící kontrola
1. Předběžná řídící kontrola se uplatňuje v procesu plánování a přípravy rozpočtu, kde se jedná o kontrolu oprávněnosti jednotlivých budoucích výnosů (příjmů) a nákladů (výdajů). Dále je to kontrola předcházející rozhodnutí o schválení konkrétního získání nebo použití veřejných prostředků nebo uzavření smlouvy, která opravňuje univerzitu k veřejným příjmům nebo zavazuje univerzitu k veřejným výdajům nebo k jiným plněním majetkové povahy. Posuzuje správnost a úplnost podkladových materiálů, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky. Tuto kontrolu na univerzitě zajišťují: a. rektor, děkan, ředitel vysokoškolského ústavu ve věcech, kdy mají právo rozhodovat nebo jednat jménem univerzity v rozsahu daném zákonem č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách) ve znění pozdějších předpisů, Statutem univerzity a vnitřními předpisy univerzity a další zaměstnanci jimi pověření k nakládání s veřejnými prostředky jako příkazci operací,
b. vedoucí zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu univerzity a rozpočtu součástí univerzity nebo jiný zaměstnanec k tomu pověřený rektorem, děkanem nebo ředitelem vysokoškolského ústavu jako správce rozpočtu,
c.
vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za vedení účetnictví univerzity nebo jiní zaměstnanci k tomu pověření rektorem jako hlavní účetní.
2. 3. Je nepřípustné sloučit funkci příkazce operace s funkcí správce rozpočtu nebo hlavního účetního.
4. Podpisové vzory pro funkce příkazců operací a správců rozpočtu jsou soustředěny v ekonomickém odboru. Rektor, děkan nebo ředitel vysokoškolského ústavu je odpovědný za aktuálnost podpisových vzorů.
5. Pro schvalovací postupy řídící kontroly (předběžná kontrola operace) jsou vymezeny role a postupy příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního ve dvou fázích: a. před právním úkonem, kterým vzniká univerzitě nárok na veřejný příjem nebo jiné plnění (příjmy) nebo kterým vzniká univerzitě závazek k veřejnému výdaji nebo jinému plnění (výdaje) b. před faktickým přijetím veřejného příjmu nebo jiného plnění (příjmy) anebo před faktickým uskutečněním veřejného výdaje nebo jiného plnění (výdaje).
5. Před právním úkonem, kterým vzniká nárok na příjem, příkazce operace schvalovací postupem prověří:
a. soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli univerzity, b. správnost operace zejména ve vztahu k o o
dodržení právních předpisů a opatření přijatých univerzitou v mezích těchto právních předpisů, dodržení kriterií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon správy veřejných prostředků,
c.
přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout, d. doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.
6. Před právním úkonem, kterým vzniká závazek, prověřují podklady připravovaných operací příkazce operace a správce rozpočtu. 6.1 Příkazce operace schvalovacím postupem prověří: a. nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů univerzity, b. správnost operace zejména ve vztahu k dodržení o o o
právních předpisů a opatření přijatých univerzitou v mezích těchto právních předpisů, kriterií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon správy veřejných prostředků, postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek,
c.
přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout, d. doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady. 6.2 Správce rozpočtu schvalovacím postupem prověří, zda připravovaná operace: a. byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění k tomuto úkonu a zda jeho podpis na podkladu k připravované operaci souhlasí s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b. je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, c. odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti orgánu veřejné správy, např. zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, (dále jen “rozpočtová pravidla”). d. byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky, která se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout, zejména v souvislosti s dopadem uskutečnění operace na zdroje financování činnosti univerzity použitelné v příslušném rozpočtovém období a s potřebou zajištění zdrojů pro financování činnosti tohoto orgánu v navazujícím rozpočtovém období, a zda byla stanovena opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik.
7. U příjmů před jejich faktickým přijetím prověřují podklady připravovaných operací příkazce operace a hlavní účetní. 7.1 Příkazce operace schvalovacím postupem prověří: a. správnost určení dlužníka, b. výši a splatnost vzniklého nároku univerzity.
7.2 Hlavní účetní schvalovacím postupem prověří: a. soulad podpisu příkazce operace v pokynu k plnění veřejných příjmů s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b. správnost určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku univerzity s údaji ve vydaném pokynu k plnění příjmů, c. jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví univerzity a podle souvisejících účetních rizik, které se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout, včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. 8. U výdajů před jejich faktickým uskutečněním prověřují podklady připravovaných operací příkazce operace a hlavní účetní. 8.1 Příkazce operace schvalovacím postupem prověří: a. správnost určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku univerzity, b. soulad vzniklého závazku s objednávkou evidovanou v informačních systémech VERSO a iFIS. 8.2 Hlavní účetní schvalovacím postupem prověří: a. soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b. soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku univerzity s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je univerzita povinna zaplatit věřiteli, c. jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví v podmínkách univerzity a podle souvisejících účetních rizik, které se mohou vyskytnout zejména v souvislosti se zapojením cizích zdrojů, zálohami, hospodařením s fondy, včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.
Článek 5 Průběžná řídící kontrola 1. Průběžná řídící kontrola je kontrola činností v průběhu operace, která zajišťuje úplný a přesný průběh operací v návaznosti na předem dohodnuté smluvní podmínky až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování. 2. Příkazce operace při průběžné řídící kontrole prověřuje, jak zaměstnanci jednotlivých útvarů nebo pověření zaměstnanci zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Průběžnou řídící kontrolu realizuje každý vedoucí zaměstnanec v rámci své pravomoci a odpovědnosti dané pracovním zařazením. 3. Správce rozpočtu provádí průběžnou kontrolu čerpání rozpočtových prostředků v plánovaných termínech, při průběžné řídící kontrole plnění čerpání rozpočtu, při předkládání změn rozpočtu, realizaci rozpočtových opatření a změn finančního plánu z hlediska včasnosti a důvodnosti. 4. Hlavní účetní provádí průběžnou řídící kontrolu při účtování jednotlivých finančních operací. Kontroluje zejména, zda při účtování jednotlivých finančních operací jsou dodržovány platební nebo splátkové kalendáře, zda doklady k zaúčtování mají všechny předepsané náležitosti a zda jsou schváleny odpovědnými příkazci operací a správci rozpočtu.
Článek 6
Následná řídící kontrola 1. Následná řídící kontrola zahrnuje kontrolu po ukončení a následném vyúčtování finančních operací. Cílem je zjistit, zda údaje o hospodaření s veřejnými prostředky vedené v účetnictví a údaje vedené v evidenci majetku věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb veřejných finančních prostředků a zda tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným při hospodaření s veřejnými finančními prostředky. 2. Příkazce operace provádí následnou řídící kontrolu u operací, k nimž je zmocněn. Správce rozpočtu provádí následnou řídící kontrolu čerpání rozpočtových prostředků. 3. Hlavní účetní provádí následnou řídící kontrolu v termínech určených pro sestavování účetní závěrky. Kontroluje dodržování pokynů pro účetní závěrku, správnost a včasnost vyúčtování poskytnutých dotací se státním rozpočtem, státními fondy, pokud tato povinnost vznikla. Provádí výběrovým způsobem kontrolu činností, kterými pověřil podřízené zaměstnance v rozsahu činností, ke kterým je zmocnil. Článek 7 Dokumentace o provádění řídící kontroly 1. Schvalovací postupy předběžné kontroly se dokumentují příslušnými záznamy na: a. pokynu k plnění příjmů (může mít podobu např. průvodky k navrhované smlouvě apod.), b. podkladu k přípravě závazku (může mít podobu průvodky k navrhované smlouvě, průvodky nadcházející objednávky a faktury apod.), c. průvodním listě k dokladu (např. k faktuře) představující pokyn k plnění výdajů. Konkrétní provádění záznamů předběžné řídící kontroly řeší na univerzitě příslušná směrnice pro oběh účetních dokladů. 2. Pro účely průběžné a následné kontroly se využívají funkce informačních systémů, dále zápisy z porad, zápisy o kontrole plnění úkolů, záznamy o kontrole vyúčtování hospodaření s finančními prostředky účelově určenými na řešení projektů a nebo jiné záznamy o provedení řídící kontroly. 3. Záznam o provedení řídící kontroly musí obsahovat kdo, kde a kdy provedl kontrolu, co bylo předmětem provedeného druhu řídící kontroly, jaké nedostatky byly zjištěny, příčiny nedostatků, hmotný či jiný škodlivý dopad a opatření přijatá k jejich odstranění. Článek 8 Oznamovací povinnost o závažných nedostatcích 1. Je-li průběžnou a následnou kontrolou zjištěn závažný nedostatek, je třeba oznámit zjištění písemně rektorovi. Ten přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků a rozhodne, zda bude postupováno v souladu s ustanovením § 22 zákona o finanční kontrole. 2. Za závažné zjištění se považuje to, a. na jehož základě kontrolní orgán oznámil podle § 24 zákona č. 552/1991 Sb. o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů, státnímu zástupci nebo policejním orgánům skutečnosti, které nasvědčují tomu, že byl spáchán trestný čin, b. nebo bylo zjištěno neoprávněné použití, zadržení, ztráta nebo poškození veřejných prostředků v hodnotě přesahující 300 000 Kč. 3. V případě, že řídící kontrolou bylo zjištěno neoprávněné použití prostředků státního rozpočtu a jiných peněžních prostředků státu, nebo neoprávněné použití nebo zadržení peněžních prostředků poskytnutých ze státního rozpočtu, státního fondu, Národního fondu nebo státních finančních aktiv jejich příjemcem, je povinnost oznámit porušení rozpočtové kázně podle § 44 odst. 4 rozpočtových pravidel příslušnému finančnímu úřadu. Toto činí na základě písemného oznámení vedoucího zaměstnance rektor.
4. Je-li průběžnou a následnou kontrolou zjištěn jakýkoliv jiný nedostatek, přijme v rámci svých kompetencí vedoucí zaměstnanec příslušné opatření k nápravě, podle povahy nedostatku o něm informuje nadřízeného vedoucího zaměstnance. Článek 9 Závěrečná ustanovení 1. Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem 1. 1. 2006. 2. Nabytím účinnosti této směrnice se zrušuje Směrnice č. 18/2003 - Vnitřní kontrolní systém na Univerzitě Pardubice.
V Pardubicích dne 22. prosince 2005
prof. Ing. Miroslav Ludwig, CSc. rektor
