Handleiding Financiële Personeelsadministratie
Einde
Boek 2 Hoofdstuk 6.8 : Tussenkomst van de Staat in de dagelijkse vervoerskosten van het woonwerkverkeer Inhoudstafel 1 1.1 2 2.1 2.2 3 4 4.1 4.2 5 5.1 6 6.1 6.2
1
Wettelijke en reglementaire grondslagen Voorafgaande opmerking Begunstigden Principe Speciaal geval: de rittenkaarten Bedrag van de tussenkomst Wijze van tegemoetkoming door de Staat Rechtstreekse tenlasteneming van de werkgeversbijdrage door de Politie Terugbetaling van de werkgeversbijdrage na vervallen termijn door de Politie OGPW Procedure Gebruik van persoonlijke vervoermiddelen in uitzonderlijke omstandigheden Procedure Persoonlijke gemotoriseerde voertuigen gebruiken
Wettelijke en reglementaire grondslagen •
Koninklijk besluit van 02 juni 1998 tot regeling van de tegemoetkoming van de Staat en van sommige openbare instellingen in de vervoerskosten van de personeelsleden 1
1.1
•
Beslissing MINBINZ Nr A1/Pol Fed/GC/phd/29960/2001/D-162 van 01-02-2001
•
Overeenkomsten afgesloten tussen de Federale Politie en de NMBS, de TEC, DE LIJN en de MIVB.
•
Nota Nr. Intern Fed Pol/DK733/DGP/DPSC-422-P van 31-03-1998
•
Koninklijk besluit van 03 september 2000 tot regeling van de tegemoetkoming van de Staat en van sommige openbare instellingen in de vervoerskosten van de federale personeelsleden en tot wijziging van het KB van 20 april 1999 houdende toekenning van een vergoeding voor het gebruik van de fiets aan de personeelsleden van sommige federale overheidsdiensten (B.S. 2000-09-07)
•
Koninklijk besluit van 18 maart 2004 houdende goedkeuring van het derde bijvoegsel bij het tweede beheerscontract van de NMBS (B.S. 2004-04-28)
•
Omzendbrief nr. 546 van 17 juni 2004 - Nieuwe maatregel inzake tegemoetkoming in gecombineerde treinkaarten voor de federale personeelsleden (B.S.2004-06-21)
Voorafgaande opmerking Het punt 4.1 van dit hoofdstuk is enkel van toepassing op de personeelsleden (operationeel en Calog) van de Lokale Politie als de politiezone ingetekend heeft op de overeenkomst afgesloten tussen de Federale Politie en een openbare vervoers-maatschappij (NMBS, TEC, De Lijn en MIVB) of een eigen overeenkomst in die zin heeft afgesloten.
2
Begunstigden Alle personeelsleden van de Politie kunnen genieten van een tegemoetkoming van de Staat in de door hen gedragen kosten om geregeld een verplaatsing te maken van hun verblijfplaats naar de plaats van hun werk, en omgekeerd, ongeacht de afstand. 2
2.1
Principe De personeelsleden mogen het type abonnement gebruiken dat hen het best past (wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks, kaart “lijn 26”, kaart "grote agglomeraties" of “Railflex” kaart). Naast de NMBS leveren ook andere maatschappijen abonnementen voor personenvervoer af waarvoor een terugbetaling kan gevraagd worden. Het zijn: •
de Maatschappij voor Intercommunaal Vervoer van Brussel (MIVB);
•
de Vlaamse Vervoersmaatschappij (De Lijn);
•
de "Société Régionale Wallonne des Transports (TEC)".
Met uitzondering van de "RAILFLEX" kaart kunnen de treinkaarten gecombineerd worden met de andere regionale transportnetten.
2.2
Speciaal geval: de rittenkaarten Welke rittenkaarten komen in aanmerking voor tussenkomst van de werkgever? •
10-rittenkaarten NMBS voor de lijn 26;
•
10-rittenkaarten NMBS voor verplaatsingen binnen grote agglomeraties;
•
rittenkaarten MIVB, De Lijn en TEC, behalve de kaart voor 1 rit en de dagkaart.
Voorwaarden voor tussenkomst voor deze rittenkaarten (die gelijktijdig moeten vervuld zijn): •
ze worden uitsluitend gebruikt voor woon-werkverkeer;
3
3
•
de dienstchef moet op het F/L-029 bevestigen dat het personeelslid deeltijds werkt of onregelmatige prestaties uitvoert en hierdoor geen dagelijkse verplaatsingen heeft;
•
de tussenkomst voor de rittenkaart is lager dan die voor het gebruik van een treinkaart of een abonnement.
Bedrag van de tussenkomst Indien de prijs van het abonnement in verhouding staat tot de afgelegde afstand, ongeacht hij bepaald wordt in kilometer of in zone, is de tussenkomst gelijk aan 88%. Opmerking: De “TEC” hebben sedert enige tijd een abonnement ingevoerd waarbij niet meer met afgelegde kilometers maar met zones wordt gewerkt. Om het gemiddeld aantal kilometers te kennen die in een zone of een veelvoud ervan begrepen zijn, wordt volgende omrekening toegepast: •
1 en 2 zone(s) = 6 Km;
•
3 zones
=10 Km;
•
4 zones
=15 Km;
•
5 zones
=20 Km;
•
6 zones of meer=27 Km.
•
bij abonnementen voor een afstand van 1 of 2 Km (niet opgenomen in NMBS-tabel tegemoetkoming op basis van 3 Km);
•
bij omrekening van zones naar kilometers;
4
•
bij gebruik van abonnementen, gekoppeld aan de afstand, afgeleverd tegen verminderde prijs op basis van de leeftijd.
Indien de prijs van het abonnement vastgelegd wordt ongeacht de afstand bedraagt de tussenkomst 80% van de prijs van het abonnement of de kaart. Dit geldt ook voor rittenkaarten (zones). Indien het personeelslid verschillende openbare vervoermiddelen combineert en er slechts één vervoerbewijs wordt afgeleverd voor de volledige afstand, is de tussenkomst 88% van de werkelijk betaalde prijs. Wanneer meerdere vervoersbewijzen worden gebruikt, gebeurt de tegemoetkoming volgens de regels eigen aan elk abonnement. Een speciaal geval is de “treinkaart +”. Deze kaart geeft recht op vrij vervoer op het net van de MIVB in combinatie met een traject per trein. Op het valideringsbiljet bij deze treinkaart worden de kilometers per trein vermeld en de volledige prijs met de tegemoetkoming. De tegemoetkoming gebeurt in twee stappen : •
de eerste betreft de kilometers per trein, waarbij de berekening gebeurt op basis van het aantal vermelde kilometers en dit ten belope van 88%;
•
de tweede betreft het deel MIVB, waarbij de normale prijs van een gewone treinkaart voor de vermelde afstand wordt afgetrokken van de totaal vermelde prijs op het valideringsbiljet. De tegemoetkoming is 80 % van het verschil. Als een gelijkaardig systeem ook in andere grote steden tot stand zou komen, zal de tegemoetkoming op analoge manier worden berekend.
•
De tussenkomst slaat enkel op het traject tussen de woonplaats en de gewone plaats van het werk. De procedure mag niet worden toegepast in geval van afdeling, behalve als het traject tussen de woonplaats en de plaats van afdeling geheel of gedeeltelijk hetzelfde is dan het traject tussen de woonplaats en de gewone plaats van het werk. 5
4
Wijze van tegemoetkoming door de Staat Actueel kan de tegemoetkoming door de Staat op twee manieren gebeuren.
4.1
Rechtstreekse tenlasteneming van de werkgeversbijdrage door de Politie De Federale Politie heeft overeenkomsten afgesloten met de NMBS, de TEC, DE LIJN en de MIVB. Hierdoor kunnen personeelsleden van de Federale Politie een rechtstreekse vermindering bekomen voor abonnementen van deze respectieve maatschappijen.
4.1.1
NMBS Sedert 01-03-2004 is het woon-werkverkeer in tweede klasse op het NMBS-net gratis voor de personeelsleden die houder zijn van een treinkaart met directe tegemoetkoming van de werkgever. De personeelsleden moeten daartoe over een moederkaart beschikken die de rechtstreekse tussenkomst van de werkgever toelaat (verkregen na overhandiging van een attest met code “01605” aan een loket NMBS)
4.1.2
Het gratis reizen Is enkel van toepassing op het NMBS-net en op het net van de MIVB mits u beschikt over een gecombineerde treinkaart + MIVB. Voor de treinkaarten gecombineerd met een andere vervoersmaatschappij blijft de werknemersbijdrage, verschuldigd aan deze maatschappij, bestaan. (20% van het abonnement) De treinkaarten die u volgens deze procedure kan bekomen zijn: •
de treinkaarten die niet met een ander openbaar vervoermiddel gecombineerd worden;
•
de "Railflex" treinkaarten;
•
de treinkaarten gecombineerd met de netten: 6
MIVB: op het hele net (trein, metro, tram, bus van de agglomeratie); DE LIJN: geldig voor de stadsnetten van volgende steden: AALST, ANTWERPEN, BRUGGE, GENK, GENT, HASSELT, KORTRIJK, LEUVEN, MECHELEN, OOSTENDE, ROESELARE, SINT-NIKLAAS, TURNHOUT; TEC: geldig voor de stadsnetten van volgende steden AARLEN, BERGEN, CHARLEROI, MOESKROEN, NAMEN, VERVIERS.
DINANT,
DOORNIK,
LA
LOUVIERE,
LUIK,
Opmerkingen: De Treinkaart + Stadsnet MIVB, DE LIJN of de TEC laat toe: •
op en af te stappen in elk station van de overeenkomstige zone of agglomeratie;
•
het op de treinkaart vermelde traject af te leggen (in geval het vertrek- en/of aankomststation niet valt binnen een agglomeratie of een zone);
•
gebruik te maken van de voertuigen van de MIVB, DE LIJN of van de TEC binnen het stadsnet bepaald door de regionale vervoersmaatschappij (de juiste grenspunten van het stadsnet zijn verkrijgbaar bij de MIVB, DE LIJN of de TEC).
Procedure : (Nota Nr. Intern PolFed/DK733/DGP/DPS-422-P van 31-03-1998): •
vul een aanvraag voor een nieuwe treinkaart in (Sinds 1 juli 2004 moeten de nieuwe aanvragen voor treinkaarten gebeuren op basis van een attest waarop de nieuwe code “01605” wordt vermeld. De bestaande attesten (met code “G5”) mogen met de hand worden aangepast indien het document voorzien wordt van de stempel van de 7
personeelsdienst). Dit attest – te bestellen bij de drukkerij -laat u tekenen door uw diensthoofd; •
geef uw attest af aan het loket van de NMBS, samen met een recente pasfoto;
•
de loketbediende van de NMBS zal u een formulier R 220 geven (aanvraag van een treinkaart - document NMBS);
•
bewaar het Luik 2 van het attest;
•
geef het Luik 3 van het attest af aan uw dienstchef;
•
de dienstchef stuurt Luik 3 van het attest naar DGS/DSP.
Deze procedure herhaalt u telkens de gegevens, die dienen voor het opstellen van een treinkaart, veranderen (mutatie, verhuis). Het aanmaken van een treinkaart kost 3,90 EUR. 4.1.3
De andere maatschappijen De te volgen procedure vindt u in de Nota Nr. Intern Fed Pol/DK733/DGP/DPSC-422-P van 31-03-1998.
4.2
•
DE LIJN: zie punt 5.2 (van de nota DGP)
•
TEC: zie punt 5.3 (van de nota DGP)
•
MIVB: zie punt 5.4 (van de nota DGP)
Terugbetaling van de werkgeversbijdrage na vervallen termijn door de Politie Deze procedure is van toepassing op de personeelsleden die beschikken over: 8
•
een gewone treinkaart (die niet bekomen werd volgens de procedure van de rechtstreekse tenlasteneming door de Politie), ongeacht zij gecombineerd wordt met een ander vervoermiddel (MIVB, DE LIJN, TEC);
•
transport- of abonnementsbewijzen uitgegeven door de vervoermaatschappijen DE LIJN, TEC of MIVB (het gaat hier hoofdzakelijk om de transport- of abonnementsbewijzen afgeleverd buiten de gevallen waarbij een combinatie mogelijk is met een treinkaart).
Procedure: Op de vervaldag van het abonnement of het vervoerbewijs stuurt u een aanvraag tot terugbetaling F/L-029 naar SSGPI. Het abonnement (of de rittenkaarten) kleeft u op een A4blad en voegt u bij de aanvraag. •
SSGPI berekent het bedrag dat voor terugbetaling in aanmerking komt en betaalt het bedrag aan het personeelslid via het loonberekeningssysteem.
•
Op het einde van deze periode zal het personeelslid een uittreksel ontvangen met de vermelding van de datum van de prestatie en het bedrag van de terugbetaling.
5
OGPW
5.1
Procedure Hierna volgt de te volgen procedure indien het vergoedingsstelsel OGPW is geopend (en voor de toepassingsperiode ervan).
5.1.1
Er is een rechtstreekse tenlasteneming van de werkgeversbijdrage door de Politie Het origineel valideringsbiljet van de treinkaart wordt na het verstrijken van de geldigheidsdatum als bijlage bij het F/L-021 gevoegd.
9
5.1.2
Terugbetaling van de werkgeversbijdrage na vervallen termijn door de Politie Het origineel valideringsbiljet van de treinkaart zal met het F/L-029 naar SSGPI worden overgemaakt. Een afschrift van het F/L-029 zal bij het F/L-021 gevoegd worden opdat het complement in verband met de OGPW-periode kan betaald worden.
6
Gebruik van persoonlijke vervoermiddelen in uitzonderlijke omstandigheden Personeelsleden die helemaal geen gebruik kunnen maken van de gemeenschappelijke vervoermiddelen kunnen toegestaan worden hun eigen voertuig te gebruiken voor hun woonwerkverkeer. Zie de Nota Nr. Intern Fed Pol/DK733/DGP/DPSC-422-P van 31-03-1998
6.1
Procedure De aanvraag van de toelating om persoonlijke gemotoriseerde vervoermiddelen te gebruiken voor het woon-werkverkeer wegens uitzonderlijke omstandigheden met tegemoetkoming van de overheid in de vervoerkosten
6.2
Persoonlijke gemotoriseerde voertuigen gebruiken Het formulier “AANVRAAG tot TOELATING om persoonlijke gemotoriseerde vervoermiddelen te gebruiken voor het woon-werkverkeer wegens uitzonderlijke omstandigheden met tegemoetkoming van de overheid in de vervoerkosten”
6.2.1
Formulier voor de aanvraag F/L-080 Wilt u bij het invullen in de linkerbovenhoek: hetzij de optie "□ Federale Politie" aanvinken, voor personeelsleden van de federale politie; 10
-
hetzij de optie "□ Lokale Politie " aanvinken, voor personeelsleden van de lokale politie.
Het personeelslid voegt er de nodige bewijsstukken bij. 6.2.2
Behandeling van de aanvraag Het formulier wordt ingediend bij de dienstchef (Directeur, DirJud, DirCo, KorpsChef) die er zijn beslissing over het voorgesteld traject en het aantal te vergoeden kilometers op vermeldt. De dienstchef vermeldt op het formulier het aantal km waarop het personeelslid aanspraak kan maken en de datum waarop de beslissing in werking treedt. In principe neemt de vergoeding een aanvang op de datum waarop de aanvraag werd ingediend. De dienstchef deelt zijn beslissing zonder verwijl mede aan de aanvrager door hem een ondertekend exemplaar van het formulier terug te sturen. De dienstchef stuurt een kopie van het formulier naar SSGPI voor klassering in het weddendossier van de aanvrager.
6.2.3
Maandelijkse opgave van de verplaatsingen Het personeelslid dat, via zijn aanvraag (F/L-080), toelating heeft gekregen persoonlijke gemotoriseerde vervoermiddelen te gebruiken voor zijn woon- werkverkeer, meldt maandelijks het aantal afgelegde trajecten (woon-werkverkeer) door middel van een formulier F-081 Wilt u bij het invullen in de linkerbovenhoek: hetzij de optie "□ Federale Politie" aanvinken, voor personeelsleden van de federale politie; hetzij de optie "□ Lokale Politie " aanvinken, voor personeelsleden van de lokale politie. Het formulier bevat nuttige invulinstructies in de marge. Met afgelegde trajecten wordt steeds het traject “heen en terug” bedoeld tenzij het gaat om gedeeltelijke trajecten: 11
•
een half traject: “enkel heenreis” bij aanvang van nachtdienst; “enkel terugreis” bij einde nachtdienst;
•
een dubbel traject:
•
“onderbroken dienst”: dit is een regime waarbij de diensten gedurende dezelfde dag over verschillende periodes gespreid worden, voor zover deze splitsing geen dienstonderbreking is om te (gaan) eten en voor zover de pauze tussen de twee dienstprestaties ten minste twee uur of meer bedraagt. Er mag in dit geval meer dan één traject per dag in rekening gebracht worden.
Wanneer bijvoorbeeld administratieve en logistieke diensten over een middagpauze beschikken, zelfs indien zij twee uur zou duren – bijvoorbeeld tussen 1200 en 1400h – om de maaltijd te nemen en/of wat te rusten (zowel op de GPW als op een andere plaats), dan wordt dit niet als onderbroken dienst beschouwd. Daarentegen wordt een operationele dienst die bijvoorbeeld op het einde van de ochtend beëindigd wordt en waarvan de herneming wordt voorzien in het begin van de namiddag (met een minimum van twee uren tussen de twee dienstperiodes), wel als een onderbroken dienst beschouwd. Woon-werkverkeer en dienstopdrachten mogen niet samen op één formulier voorkomen. Opmerking: een “dringende terugroeping” is een dienstopdracht en zal op de maandelijkse kostennota (F/L-021) vermeld worden. Voor meer informatie over een concreet dossier kunt U steeds terecht bij de dossierverantwoordelijke op het SSGPI. U vindt zijn naam en telefoonnummer op het weddebulletin. Handleiding Financiële Personeelsadministratie
Begin 12
