Handleiding Financiële Personeelsadministratie
Einde
Versie 09-05-2007 Boek 2 Hoofdstuk 6.3 : Vergoeding voor het gebruik van de fiets Inhoudstafel 1 1.1 1.2 1.3 2 3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 4
Wettelijke bepalingen Toepassingsveld Voorstelling van het hoofdstuk Definitie “Verplaatsingen uitgevoerd met fiets, rolstoel of ander niet-motorisch aangedreven licht vervoermiddel” Begunstigden Gebruik van de eigen fiets voor woon-werkverkeer Aard van de vergoeding De aanvraag van de toelating om de fiets te gebruiken met een fietsvergoeding Het formulier ‘Aanvraag van de toelating om mijn fiets te gebruiken met toekenning van een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer’ Behandeling van de aanvraag Wijziging van het toegelaten traject Beroep tegen een beslissing Maandelijkse opgave van de fietsvergoeding Rol van het personeelslid Rol van de dienstchef (Directeur, DirJud, DirCo, KorpsChef) Rol van SSGPI Algemene opmerkingen
1
1
Wettelijke bepalingen • Koninklijk besluit van 29 januari 1999 tot wijziging van het Koninklijk besluit van 28 november 1969 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers (B.S. 1999-02-06); • Wet van 8 augustus 1997 tot wijziging van het wetboek op de inkomstenbelasting (B.S. 1997-11-05); • Koninklijk besluit van 20 april 1999 houdende toekenning van een vergoeding voor het gebruik van de fiets aan de personeelsleden van sommige federale overheidsdiensten (B.S. 1999-04-29) • Koninklijk besluit van 08 juli 2002 tot vaststelling van bijzondere bepalingen bij de toekenning van een vergoeding voor het gebruik van de fiets, alsook bij de tegemoetkoming van de overheid in de vervoerskosten, en tot invoering van verscheidene bepalingen voor de personeelsleden van de geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus (B.S. 2002-08-02)
1.1
Toepassingsveld Dit hoofdstuk is van toepassing op alle personeelsleden (operationeel of CALOG) van de politie.
1.2
Voorstelling van het hoofdstuk Dit hoofdstuk handelt over de vergoedingen die door de werkgever worden betaald aan personeelsleden die hun eigen fiets gebruiken voor het woon-werkverkeer. Het beschrijft de procedures die moeten gevolgd worden voor de aanvraag van de toelating om aan het systeem deel te nemen en voor de maandelijkse opgave van de rechten.
2
1.3
Definitie “Verplaatsingen uitgevoerd met fiets, rolstoel of ander niet-motorisch aangedreven licht vervoermiddel” Het gebruik van een rolstoel of een ander niet gemotoriseerd licht vervoermiddel wordt gelijkgesteld aan de fiets. Zie het verkeersreglement in geval van twijfel omtrent verscheidene soorten niet gemotoriseerde lichte vervoermiddelen.
2
Begunstigden De personeelsleden van de Politie, met inbegrip van het contractueel burgerpersoneel en de militairen die naar de Politie overgeplaatst zijn of er tewerkgesteld zijn.
3
Gebruik van de eigen fiets voor woon-werkverkeer
3.1
Aard van de vergoeding De personeelsleden die voor de verplaatsing van hun verblijfplaats naar de plaats van hun werk, en omgekeerd, gebruik maken van hun persoonlijke fiets, hebben, wanneer zij voor het traject in één richting ten minste één kilometer afleggen, recht op een vergoeding van 0,15 EUR per afgelegde kilometer. Het fietsen dat voorafgaat aan of volgt op aanvullend gebruik van het gemeenschappelijk openbaar vervoer (NIET: persoonlijk voertuig of ander vervoer dan openbaar vervoer) wordt op dezelfde wijze vergoed. De vergoeding mag evenwel nooit gecumuleerd worden met een tegemoetkoming in de kosten van openbaar vervoer tijdens dezelfde periode voor hetzelfde traject (zie Boek 2 Hfst. 6.8). Dit betekent dat gedurende de periode waarvoor er een tussenkomst van de werkgever in de vervoerkosten is, geen enkele andere vergoeding voor hetzelfde traject kan plaatshebben. 3
Burgerpersoneel met twee contracten dat zijn dienst uitoefent op twee verscheidene plaatsen kan de vergoeding genieten om van de ene naar de andere werkplaats te rijden en omgekeerd. De vergoeding geniet fiscale vrijstelling en is niet onderworpen aan de bijdrage voor de sociale zekerheid. Deze bedragen worden niet geïndexeerd.
3.2
De aanvraag van de toelating om de fiets te gebruiken met een fietsvergoeding
3.2.1
Het formulier ‘Aanvraag van de toelating om mijn fiets te gebruiken met toekenning van een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer’ De aanvraag gebeurt met een formulier F/L-042. Het formulier wordt in twee exemplaren opgesteld. Wilt u bij het invullen in de linkerbovenhoek: hetzij de optie "□ Federale Politie" aanvinken, voor personeelsleden van de federale politie; hetzij de optie "□ Lokale Politie " aanvinken, voor personeelsleden van de lokale politie. De aanvrager vermeldt een gedetailleerde opgave van de reisweg die zal gevolgd worden en waaraan hij zich, behoudens bij overmacht, strikt dient te houden. Hij maakt tevens een gedetailleerde berekening van het exact aantal kilometers per traject heen en terug. Wanneer hij in aansluiting van de fiets ook gemeenschappelijk openbaar vervoer gebruikt, moet dit bij het traject duidelijk omschreven worden. Het is niet noodzakelijk dat de voorgelegde reisweg de kortste is, maar het moet wel de veiligste en de meest aangewezen weg voor fietsers zijn. Wanneer u de keuze hebt uit verschillende veilige en voor fietsers aangewezen reiswegen, dient u hieruit wel de kortste te kiezen.
4
3.2.2
Behandeling van de aanvraag Het formulier wordt ingediend bij de dienstchef (Directeur, DirJud, DirCo, KorpsChef) die er zijn beslissing over het voorgesteld traject en het aantal te vergoeden kilometers op vermeldt. De dienstchef vermeldt op het formulier de datum waarop de beslissing in werking treedt. In principe neemt de vergoeding een aanvang op de datum waarop de aanvraag werd ingediend. De dienstchef deelt zijn beslissing zonder verwijl mede aan de aanvrager door hem een ondertekend exemplaar van het formulier terug te sturen. Hij rondt het totaal aantal kilometers heen en terug naar boven af (naar de volledige kilometer). De dienstchef stuurt het tweede exemplaar naar SSGPI voor klassering in het weddedossier van de aanvrager.
3.2.3
Wijziging van het toegelaten traject Elke definitieve wijziging van het traject vereist een nieuwe aanvraag tot toelating F/L-042 (zie 2.2).
3.2.4
Beroep tegen een beslissing Bij ontstentenis van een formele beslissing door de dienstchef (Directeur, DirJud, DirCo, KorpsChef) binnen de maand na het insturen van de aanvraag, wordt de aanvraag geacht aanvaard te zijn. Wanneer de aanvrager niet akkoord kan gaan met een beslissing van de dienstchef (Directeur, DirJud, DirCo, KorpsChef) over het opgelegd traject en/of de afstand, dient hij binnen 5 werkdagen na kennisneming van de beslissing bezwaar in bij de verantwoordelijke van de personeelsdienst en vraagt een herziening van de beslissing die genomen werd door de dienstchef. Bij dit bezwaarschrift voegt hij zijn oorspronkelijke aanvraag en alle documenten en argumenten die een beslissing mogelijk maken. 5
Dit bezwaarschrift wordt ingediend via de dienstchef (Directeur, DirJud, DirCo, KorpsChef). De verantwoordelijke van de personeelsdienst (*) beschikt over één maand vanaf de datum van ontvangst van het bezwaarschrift om een eindbeslissing te nemen en deelt zijn beslissing mede via de dienstchef van de aanvrager. (*) Voor de Federale Politie is deze verantwoordelijke DGS. Voor de Lokale Politie is deze verantwoordelijke: • de burgemeester in een ééngemeentezone; • het politiecollege in een meergemeentezone.
3.3
Maandelijkse opgave van de fietsvergoeding
3.3.1
Rol van het personeelslid Het personeelslid dat, via zijn aanvraag (F/L-042), toelating heeft gekregen om deel te nemen aan het stelsel van de fietsvergoeding, meldt maandelijks zijn afgelegde trajecten door middel van een formulier F/L-043 . Wilt u bij het invullen in de linkerbovenhoek: hetzij de optie "□ Federale Politie" aanvinken, voor personeelsleden van de federale politie; -
hetzij de optie "□ Lokale Politie " aanvinken, voor personeelsleden van de lokale politie
Woon-werkverkeer en dienstopdrachten mogen niet samen op één formulier voorkomen. Woon-werkverkeer komt op het formulier F/L-043, dienstopdrachten worden gerapporteerd op de maandelijkse kostennota (Zie Boek 2 Hoofdstuk 6.5). 3.3.1.1
F/L-043 Op het formulier vult u de betrokken maand en het jaar in. 6
Het formulier biedt de mogelijkheid om gedurende de maand twee verschillende toegelaten trajecten te gebruiken (rekening houdend met tijdelijke afwijkingen van het toegelaten traject). Voorbeeld: Traject 1 is de reisweg heen en terug met de fiets van de woonplaats naar het werk of de halte van het openbaar vervoer (eerste aanvraag); Traject 2 is de reisweg heen en terug met de fiets van de woonplaats naar het werk of de halte van het openbaar vervoer (tweede aanvraag die aanvangt in de loop van de maand). Bij elk traject noteer je het aantal kilometers heen en terug in het hokje dat hiervoor voorzien is. Vermeld het aantal trajecten en vermenigvuldig met de afstand en maak nadien de berekening (totaal aantal kilometers aan 0,15€/km) Opmerking: een “dringende terugroeping” waarvoor de fiets gebruikt wordt, is een dienstopdracht en zal op de maandelijkse kostennota vermeld worden (Zie Boek 2 Hfdst 6.5). 3.3.1.2
Afsluiten van het F/L-043 op het einde van de maand Op het einde van de maand tekent de aanvrager het formulier en verklaart daardoor de opgegeven trajecten werkelijk met zijn fiets te hebben afgelegd.
3.3.2
Rol van de dienstchef (Directeur, DirJud, DirCo, KorpsChef) De dienstchef neemt de nodige schikkingen zodat hij op het einde van de maand de formulieren die hem voorgelegd worden correct kan controleren en tekenen.
7
Door zijn handtekening voor “Gezien voor uitvoering van de prestatie en akkoord met de afgelegde trajecten” geeft hij toelating aan SSGPI om de betaling uit te voeren. Bij foutieve of frauduleuse opgave kan hij mede verantwoordelijk gesteld worden. De dienstchef controleert of het woon-werkverkeer en de dienstopdrachten niet samen op één formulier voorkomen. Hij controleert of het totaal aantal km vermenigvuldigd met 0,15 klopt met het totaal in EUR van de vergoeding op het formulier. Hij controleert of er geen fietsvergoeding gevraagd wordt voor het gebruik van een fiets die eigendom is van de Staat. Hij stuurt het formulier in 1 exemplaar naar SSGPI. 3.3.3
Rol van SSGPI De kopies van de toelatingen (F/L-042) klasseren in de persoonlijke weddedossiers. Controleren of het formulier correct ingevuld en ondertekend is. Controleren of er anomalieën zijn. Telefonisch contact nemen met betrokkene of zijn dienstchef in geval van onduidelijkheid. SSGPI inlichten bij vaststelling van fraude of indien bepaalde fouten veel voorkomen. Nazien of er geen dubbele betalingen gebeuren. Laat de betaling uitvoeren via het loonberekeningssysteem.
4
Algemene opmerkingen De vergoeding sluit elk verhaal uit op kosten die het gebruik van de eigen fiets nog zouden kunnen meebrengen (gebruik, slijtage, herstelling, kledij,…). 8
Aankoop van toebehoren voor persoonlijke fietsen mag niet op de politiebegroting gebeuren. Beschadiging of diefstal van de fiets zijn niet gedekt door de werkgever. Een ongeval op het traject van het woon-werkverkeer of dienstopdrachten wordt als arbeidsongeval beschouwd (zie reglementering hierover). Voor meer informatie over een concreet dossier kunt U steeds terecht bij de dossierverantwoordelijke op het SSGPI. U vindt zijn naam en telefoonnummer op het weddebulletin. Handleiding Financiële Personeelsadministratie
Begin
9
