Vrijwilligersbeleid
Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Welkom bij IDFA
3
2. 2.1 2.2 2.3 2.4
Uitgangspunten voor het werken met vrijwilligers Doelstellingen Definitie van vrijwilligerswerk Visie op vrijwilligers Antidiscriminatiewet
3 3 3, 4 4
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
De positie van vrijwilligers in de organisatie Verantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid Aansturing Organogram Rechten Plichten
4 4 5 6 6
4. Functieprofielen 4.1 Functies en vereisten
7-11
5. 5.1 5.2 5.3
11 11 11, 12
Aanmelding en kennismaking met IDFA Werving en selectie Algemene introductie Calamiteitentraining
6. Informatie en inspraak 6.1 Instructies 6.2 Geschillenregeling
12 12
7. Onkostenvergoeding 7.1 Reiskosten 7.2 Overige onkostenvergoedingen
12 12, 13
8. Verzekeringen 8.1 Soorten verzekeringen 8.2 Hoe te handelen bij aanspraak op verzekering?
13 13
2
1. Inleiding 1.1. Welkom bij IDFA Ten eerste bedanken we je dat je met ons wilt samenwerken aan het grootste documentaire filmfestival van de wereld. Zonder de hulp van ruim 400 vrijwilligers zou IDFA niet kunnen plaatsvinden, dus we zijn je zeer dankbaar! In dit vrijwilligersbeleid geven we een overzicht van de belangrijkste afspraken rond vrijwilligerswerk bij IDFA. Omdat de werkverhouding tussen een organisatie en vrijwilligers niet wettelijk is geregeld, willen we je die in dit document vaststellen. De vrijwilliger mag van IDFA verwachten dat IDFA zich houdt aan de in dit document vastgelegde rechten en plichten en IDFA gaat ervan uit dat de vrijwilliger zich hier ook aan houdt. Mocht er nog iets onduidelijk zijn, aarzel dan niet om contact op te nemen met je coördinator of de vrijwilligerscoördinator.
2. Uitgangspunten voor het werken met vrijwilligers 2.1. Doelstellingen De reden voor IDFA om met vrijwilligers te werken is het behalen van organisatiedoelen. Ook hebben vrijwilligers een enthousiasmerende en wervende werking op bezoekers. Mede door de verschillende achtergronden van individuele vrijwilligers, spreken we een grote doelgroep aan. Voor vrijwilligers biedt het werk voor IDFA een kans om de eigen horizon te verbreden. Je ontmoet nieuwe mensen, doet werkervaring op en kunt je persoonlijk ontwikkelen. Bovendien kan de vrijwilliger zich laven aan de beste documentaires die het afgelopen jaar gemaakt zijn. 2.2. Definitie van vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk bij IDFA is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Het werk van vrijwilligers wordt gewaardeerd en er wordt op de vrijwilligers vertrouwd. Het werk wordt om uiteenlopende redenen uitgevoerd, zoals: - Plezier in het werk - Kennismaken met de organisatie - Ervaring opbouwen - Een verantwoordelijke functie bekleden - IDFA een warm hart toedragen - Bijdragen aan het culturele aanbod van Amsterdam 2.3. Visie op vrijwilligers Vrijwilligers vormen tijdens hun werk een onderdeel van de organisatie. Op deze wijze worden ze ook behandeld. De vrijwilliger vertegenwoordigt IDFA tijdens het festival. IDFA is verantwoordelijk voor het begeleiden van de vrijwilliger. Bij onduidelijkheden of problemen, ondersteunt IDFA de vrijwilliger. Elke vrijwilliger heeft zijn eigen competenties en werkwijze. IDFA probeert hier rekening mee te houden bij de selectie en taakverdeling. Hoewel de vrijwilliger geen financiële vergoeding krijgt, komen we op andere wijze tegemoet aan het belonen van de werkzaamheden. Feedback van vrijwilligers op het festival en hun werk, wordt op prijs gesteld.
3
2.4. Antidiscriminatiewet In de grondwet zijn twaalf discriminatiegronden vastgelegd: ras, geslacht, hetero- of homoseksuele geaardheid, politieke overtuiging, godsdienst, levensovertuiging, handicap of chronische ziekte, burgerlijke staat, leeftijd, nationaliteit, arbeidsduur en soort contract. IDFA houdt zich aan de grondwet. Heb je toch het idee dat je op basis van een van deze gronden gediscrimineerd wordt, geef dat alsjeblieft aan bij de vrijwilligerscoördinator zodat hiervoor een oplossing gezocht kan worden.
3. De positie van de vrijwilliger in de organisatie 3.1. Verantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor het bewaken en uitvoeren van het vrijwilligersbeleid. Het beleid is in overleg met alle afdelingen samengesteld en alle coördinatoren onderschrijven dit beleid. 3.2. Aansturing Tijdens de werving en de selectie is de vrijwilligerscoördinator met zijn assistent verantwoordelijk voor het aansturen van alle vrijwilligers. Zodra je bent ingedeeld bij een functie, is per functiegroep een aparte coördinator verantwoordelijk. Bij eventuele problemen zal de hulp worden ingeroepen van de vrijwilligerscoördinator.
4
3.3. Organogram Dit organogram geeft inzicht in de organisatie van IDFA. Het geeft alle afdelingen die met vrijwilligers werken weer en benoemt de coördinatoren per functiegroep.
5
3.4. Rechten Alle vrijwilligers die zich aan de in 3.4 genoemde plichten houden, hebben recht op de volgende tegenprestaties:
Een crewpas waarmee je gratis entreebewijzen voor reguliere vertoningen kunt ophalen aan de kassa (tenzij uitverkocht). Het voor vrijwilligers gereserveerde entreebewijzen wordt een dag voor de betreffende voorstelling toegankelijk. Voor niet-reguliere vertoningen, samengestelde en speciale programma’s geldt de crewpas als voordeelpas. Een entreebewijs voor de Award Party. Lunch tijdens een ochtend/middag dienst, diner tijdens een middag/avonddienst. Bij diensten die starten na 19:00 heb je hier geen recht op. Een IDFA T-shirt, een catalogus en een programmaboekje. Een drankje tijdens de vrijwilligersbijeenkomst en de Award Party Een reiskostenvergoeding indien van toepassing (zie onkostenvergoedingen).
Sommige vrijwillige functies vereisen een hoge mate van beschikbaarheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Voor deze functies wordt een vergoeding betaald. Een vrijwilligersvergoeding mag van de Belastingdienst onbelast verstrekt worden, mits het wettelijke maximum van € 150 per maand of € 1.500 per kalenderjaar, niet wordt overschreden. 3.5. Plichten Om vrijwilliger te kunnen worden bij IDFA dien je binnen de festivalperiode ten minste beschikbaar te zijn voor acht diensten van zes uur. Elke vrijwilliger moet online het vrijwilligersformulier invullen (www.idfa.nl/vrijwilligers), een pasfoto uploaden en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aanleveren bij de vrijwilligerscoördinator. Vrijwilligers die afkomstig zijn uit landen buiten de Europese Unie moeten bovendien een kopie van een geldige werkvergunning voor de EU aanleveren. IDFA vindt het belangrijk om (internationale) bezoekers een goede ervaring op het festival te bezorgen. De manier waarop bezoekers door vrijwilligers bejegend worden, speelt hierin een belangrijke rol. Veel functies hebben als doel mensen te verwelkomen, informeren of doorverwijzen. We verwachten van vrijwilligers dat ze zich klantvriendelijk opstellen om een positieve bijdrage te leveren aan de ervaring van festivalgasten en publiek. IDFA op alle festivallocaties te gast en dient zich als een goede gast te gedragen. We verwachten van vrijwilligers dat ze deze houding richting festivallocaties onderschrijven en uitdragen. Een vrijwilliger die deze plichten vervult heeft recht op verschillende tegenprestaties, zoals in 3.4 beschreven.
6
4. Functieprofielen en vergoedingen 4.1 Functies en vereisten Hieronder wordt per vrijwillige functie beschreven welke taken er zijn, welke diensten er beschikbaar zijn en aan welke vereisten de vrijwilligers moet voldoen om de functie goed te kunnen vervullen. Ook wordt aangegeven welke competenties de vrijwilliger in deze functie kan ontwikkelen. Functies met * zijn beschikbaar voor niet Nederlandstalige vrijwilligers. A-team* Omschrijving: Voor, tijdens en na het festival hebben we bouwers en sjouwers nodig die meehelpen met het op- en afbouwen van evenementen op de verschillende locaties en bij het verhuizen en inrichten van kantoren en balies op de festivallocaties. Diensten: Het A-team werkt niet in diensten, zij hebben enkele hele dagen dienst. ’s Ochtends krijg je van de coördinator te horen welke klussen er die dag zijn; je bent de hele dag oproepbaar, maar tussen de klussen in vrij om films te gaan kijken. Houd er rekening mee dat je acht dagen dienst hebt; de zes uur die een dienst duurt zullen over een hele dag verspreid liggen. Vereisten: Flexibiliteit, inventiviteit, teamspirit, twee rechterhanden, grote beschikbaarheid, een gezonde werklust, technisch inzicht en een goede lichamelijke conditie. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork, je lichamelijke conditie verbeteren en inzicht krijgen in de benodigde middelen voor een festival. Carservice Omschrijving: De chauffeurs zorgen voor, tijdens en na het festival voor het vervoer van onze gasten naar Schiphol. Ook kunnen ze worden ingezet bij filmtransport en andere kleine vrachtjes. Diensten: Er zijn allerlei soorten diensten: zowel ochtend-, middag- als avonddiensten. Vereisten: minimaal drie jaar in het bezit van een rijbewijs en voldoende rijervaring (bij voorkeur verkregen in een eigen auto), verantwoordelijkheidsgevoel, representatief en sociaal richting gasten, beheersing van de Engelse taal en flexibel. Competenties: Binnen deze functie kun je festivalgasten met verschillende culturele achtergronden ontmoeten en oefenen in Engelse spreekvaardigheid. Je kunt je ontwikkelen in het structureren van je ritten en het plannen van je tijd. Dagkrantverspreiding* Omschrijving: Met het team breng je alle plaatsen waar dagkranten en programmaboekjes worden aangeboden in kaart. Daarna zorg je dat er op alle locaties altijd voldoende materiaal aanwezig is en er voldoende voorraad in de opslag is. Diensten: van 09:00 - 14:30 en van 14:00 - 19:30, de eerste dag werkt iedereen van 10:00 16:00 Vereisten: verantwoordelijkheidsgevoel, flexibel, snel, opmerkzaam en een goede lichamelijke conditie Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork en logistieke vaardigheden opdoen. Ook werk je aan je conditie. Docs for Sale Omschrijving: Je bemant de balie, begeleidt gasten in het werken met de digitale viewingdatabase en catalogus en helpt bij het opbouwen, inrichten en weer opruimen van de locatie waar de markt plaatsvindt. Ook houd je zicht op de ordelijkheid van het aangeboden publiciteitsmateriaal. Diensten: van 10:00-16:00 en van 16:00 - 22:00.
7
Vereisten: Goede beheersing van de Engelse taal, dienstvaardigheid, representatief, goed met computers en goede communicatieve eigenschappen. Vrijwilligers die zelf professioneel met documentaires bezig zijn komen niet voor deze functie in aanmerking. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van begeleiden, organiseren en teamwork. Flexmedewerker Omschrijving: Flexmedewerkers zijn inzetbaar in alle functies. In de aanloop naar IDFA kunnen ze op kantoor bijspringen bij allerhande klussen. Tijdens het festival vangen ze roostergaten door ziekte op, doen ze koerierwerkzaamheden, zijn ze inzetbaar bij spoedklussen en bemannen ze de vrijwilligersbalie. De flexmedewerkers verzorgen bovendien de distributie van catering naar de verschillende locaties. Diensten: 09:00 - 14:00, 14:00 - 19:00, 19:00 - 00:00 Vereisten: servicegericht, flexibel, dienstbaar, representatief, communicatief, goede beheersing van de Engelse taal, goede lichamelijke conditie en inventief Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op verschillende manieren, afhankelijk van de verschillende functies waarop je wordt ingezet. In ieder geval ontwikkel je hier je verantwoordelijkheidsgevoel en je vaardigheden als teamplayer. Gastenbalie Omschrijving: Het opvangen van geaccrediteerde gasten en pers, verstrekken van informatiemappen, gasten- en perskaarten en informatie over het programma en faciliteiten (hotels, festivalrestaurants, carservice). Als medewerker van de gastenbalie ben je het visitekaartje van het festival richting internationale festivalgasten. Voorafgaand aan het festival help je bij het maken van de informatiemappen en andere voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van de gastenbalie. Diensten: de gastenbalie is geopend van 08:00 – 21:00. De eerste diensten vinden plaats op de maandag voor IDFA: dan worden de gastentassen gevuld. Je dient hiervoor beschikbaar te zijn. Vereisten: representatief, goede communicatieve vaardigheden, handig met computers, improvisatievermogen, hulpvaardig en goede beheersing van de Engelse taal Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork, begeleiding, organisatie en gastvrijheid. Kaartverkoop Omschrijving: Je wordt per dienst ingedeeld op een van de volgende subafdelingen: het bemannen van de telefonische informatielijn, het hosten van een kassalocatie en het bemannen van een kassaloket. Omdat je een verantwoordelijke en herkenbare functie vervult, word je door veel bezoekers als eerste aanspreekpunt voor informatie gezien en moet je je verdiepen in festivalinformatie en locaties. Diensten: De kassa’s zijn geopend van 09:00 –half uur na aanvang van de laatste voorstellingen. Kassadiensten & trainingen vinden plaats vanaf het weekend anderhalve week voor IDFA. We verzoeken je bij het invullen van je beschikbaarheid minstens vier weekenddagen op te geven. Vereisten: Het bijwonen van een kassatraining, grote beschikbaarheid in de weekenden, goede communicatieve vaardigheden, stressbestendigheid, verantwoordelijkheidsgevoel, geduld en flexibiliteit. Ervaring met (festival)kaartverkoop is een pré, echter geen vereiste. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van representeren, verkoop, begeleiden en informeren. Merchandise- en informatiebalie Omschrijving: je bemant de balie waar mensen catalogi, T-shirts en dvd’s kunnen kopen en informatie over het festival komen vragen. Je beheert de voorraad en houdt overzichten bij
8
van de dagelijkse verkoop. Ook moet je festivalinformatie kunnen verschaffen en je dus goed op de hoogte stellen van alles wat er op het festival gebeurt. Diensten: 10:45 - 16:00, 16:00 - 22:00 Vereisten: verantwoordelijk, representatief, communicatief en georganiseerd Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van begeleiden, beheer en verkoop. Office assistant Omschrijving: In de aanloop naar IDFA kun je op kantoor worden ingezet bij allerhande klussen: het insteken van mailings, telefoon beantwoorden en consumptiebonnen maken. Tijdens IDFA beman je met de vaste Officemedewerkers het secretariaat. Je beantwoordt de telefoon, maakt post open en ontvangt gasten. Ook kun je worden ingezet bij kleine koeriersklusjes tussen kantoor en festivalterrein. Diensten: van 09:00-15:00 en van 15:00 - 21:00; diensten kunnen ook plaatsvinden in de twee weken voorafgaand aan het festival Vereisten: Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, behulpzaam en representatief, pro-actief, goed met computers en geen telefoonangst. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork, begeleiden, organiseren en representeren en inzicht verwerven in de veelzijdigheid van festivalorganisatie. Posterploeg* Omschrijving: Vanwege het beperkte aantal plekken voor filmposters moeten deze dagelijks worden gewisseld. Je assisteert bij het aankleden van de locaties met filmposters, het updaten van publieksinformatieborden en flyerdistributie Diensten: van 09:00 - 14:30 en van 14:00 - 19:30, de eerste dag werkt iedereen van 10:00 16:00 Vereisten: verantwoordelijkheidsgevoel, flexibiliteit, snelheid, goede lichamelijke conditie Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van inzicht in de middelen er nodig zijn om het festival te promoten en het publiek te informeren. Publieksprijsmedewerker* Omschrijving: Het distribueren van stembiljetten naar verschillende locaties en zorgdragen dat ingevulde biljetten terug komen, het tellen en administreren van de stemmen onder aansturing van de coördinator publieksprijs. Diensten: ochtend-, middag- en avonddiensten. Vereisten: georganiseerd, gestructureerd en nauwkeurig. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork en en administratieve vaardigheden. Theatermedewerker Omschrijving; als Theatermedewerker wordt je ingeroosterd op een van de vertoningslocaties. Tijdens je dienst wordt je door de vrijwilligerscoördinator op locatie ingedeeld op de volgende taken: tickets scannen, publieksprijs stembiljetten uitdelen, mensen met probleemtickets begeleiden naar de service balie, toezicht houden op calamiteiten tijdens een voorstelling, publieksprijs stembiljetten innemen, zaal opruimen, andere kleine voorkomende productionele klusjes binnen het theater. Aan de zaal wordt je aangestuurd door de Zaalmanager. NB: deze functie vervangt de functies zaalwacht, een deel van de taken van de publieksprijsmedewerker en het service team; nog slechts sporadisch zal het tot je werk behoren een volledige filmvertoning bij te wonen. Rondom je diensten kun je natuurlijk wel gratis tickets voor filmvertoningen ophalen. Diensten: 08:45 – 14:00, 13:45 – 19:00, 18:45 – 01:15
9
Vereisten: representatief, behulpzaam, dienstverlenende instelling, communicatief vaardig, goed Engels sprekend, aanwezigheid bij de calamiteitentraining / functie instructie theatermedewerkers Competenties: binnen deze functie kun je je ontwikkelen op het gebied van samenwerken en communicatie. Vriendenteam Omschrijving: IDFA heeft bijna 2000 vrienden en wil deze graag behouden. Tijdens het festival worden er activiteiten voor vrienden georganiseerd. Te denken valt aan een vriendenlounge, vriendenvoorstelling of vriendenborrel. Het vriendenteam functioneert als gastheer namens IDFA tijdens deze evenementen. Diensten: nader te bepalen Vereisten: representatief, geïnteresseerd in andere mensen, communicatief vaardig, dol op IDFA Competenties: Binnen het vriendenteam kun je je ontwikkelen op het gebied van communicatie en het organiseren van evenementen. Vrijwilligerscoördinator op locatie Omschrijving: Op de twee grootste vertoningslocaties, Pathé Tuschinski en de Munt, is de assistent vrijwilligerscoördinator aanspreekpunt voor alle medewerkers. Je voorziet de Zaalmanager en Locatiemanager op aanvraag van benodigde Theatermedewerkers en coördineert catering voor alle medewerkers op de locatie. Ook houdt je zicht op roostergaten en vervanging bij uitval van Theatermedewerkers. Diensten: De dagen worden in twee diensten verdeeld, een ochtend/middag- en een middag/avonddienst. Vrijwilligerscoördinatoren op locatie ontvangen een vrijwilligersvergoeding. Vereisten: een relevant CV, stressbestendig, ervaring met het aansturen van vrijwilligers, representatief, goede beheersing van de Engelse taal, improvisatievermogen, dienstverlenend en communicatief, aanwezigheid bij de calamiteitentraining / functie instructiebijeenkomst Theatermedewerkers. NB: voor deze functie moet je rekenen op volledige beschikbaarheid in de festivalperiode. Om in aanmerking te komen dien je je CV apart aan de vrijwilligerscoördinator te mailen. Op basis van de CV’s en een kennismakingsgesprek wordt een selectie gemaakt. De selectie van Assistent Vrijwilligerscoördinatoren proberen wij 15 oktober rond te hebben. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van logistiek, organiseren, motiveren, begeleiden en leidinggeven aan individuen met verschillende culturele achtergronden.
Zaalmanagers Omschrijving: De zaalmanager heeft op een vertoningslocatie twee of drie zalen onder zijn hoede. Hij coördineert het proefdraaien met filmtechniek, controleert Q&A’s, stuurt theatermedewerkers aan, start de inloop en is op de hoogte van alle programma’s en productie daaromheen. Diensten: De dagen worden in twee diensten verdeeld, een ochtend/middag- en een middag/avonddienst. Zaalmanagers ontvangen een vrijwilligersvergoeding. Vereisten: een relevant CV, stressbestendig, ervaring met het aansturen van vrijwilligers, representatief, goede beheersing van de Engelse taal, improvisatievermogen, dienstverlenend en communicatief, aanwezigheid bij een bespreking van het vloerprotocol en een bespreking met projectietechniek, aanwezigheid bij de calamiteitentraining / functie instructiebijeenkomst Theatermedewerkers. NB: voor deze functie moet je rekenen op volledige beschikbaarheid in de festivalperiode. Om in aanmerking te komen dien je je CV apart aan de vrijwilligerscoördinator te mailen. Op
10
basis van de CV’s en een kennismakingsgesprek wordt een selectie gemaakt. De selectie van Zaalmanagers proberen wij 15 oktober rond te hebben. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van productie, coördinatie, begeleiden en aansturen. Zaalwachten evenementen Omschrijving: de zaalwacht evenementen wordt op verschillende locaties bij verschillende evenementen ingezet. Hieronder vallen onder andere IDFAcademy sessies, Industry Panels, Masterclasses, Borrels. Afhankelijk van het soort evenement en het toegangstype controleer je entreebewijzen of passen. Onder aansturing van de locatiemanager beman je de toegang of wordt je als publieksbegeleider ingezet. Diensten: worden bepaald aan de hand van geplande evenementen Vereisten: representatief, communicatief vaardig, improvisatievermogen, beheersing van de Engelse taal, hulpvaardig. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van organiseren, teamwork, begeleiden en ondernemend handelen. Zaalwachten the FORUM Omschrijving: je heet gasten welkom, houdt mensen die niet geaccrediteerd zijn buiten de deur en probeert mensen te helpen waar mogelijk. In de aanloop naar het festival assisteer je op kantoor bij het voorbereiden van informatiepakketten voor de gasten van het FORUM. Werktijden: 10:00 - 18:00 (aanloop) 08:00 - 18:00 (tijdens the Forum: de ma t/m woensdag tijdens IDFA) Vereisten: representatief, communicatief vaardig, zeer goede beheersing van de Engelse taal, dienstvaardig. Vrijwilligers die zelf professioneel met documentaires bezig zijn komen niet voor deze functie in aanmerking. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van representeren, begeleiden en ondernemend handelen.
5. Aanmelding en kennismaking met IDFA 5.1. Werving en selectie Nieuwe vrijwilligers worden op basis van een kennismakingsgesprek met de vrijwilligerscoördinator getoetst op hun kennis en vaardigheden. De criteria per functie staan vermeld in 4.1. Aan de hand van deze informatie en de voorkeur van de vrijwilliger wordt hij of zij ingedeeld. Vrijwilligers die vaker hebben meegewerkt aan het festival hoeven niet voor een kennismakingsgesprek naar het kantoor te komen. Na de selectie wordt van elke vrijwilliger verwacht dat hij de functie instructie bijeenkomst van zijn team bijwoont. 5.2. Functie instructies Voor elk team wordt in de laatste twee weken voor IDFA een functie instructie bijeenkomst georganiseerd op het kantoor van IDFA. Tijdens deze bijeenkomst maak je kennis met je coördinator en de andere vrijwilligers in je team. De coördinator legt uit wat je taken zullen zijn en je krijgt je rooster. Ook krijg je een papieren instructie van je taken mee om thuis door te lezen voor aanvang van je eerste dienst. Het bijwonen van de functie instructie bijeenkomst is verplicht. Elke vrijwilliger ontvangt tevens een algemene vrijwilligershandleiding en heeft de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens de bijeenkomsten en via de mail. Aanpassingen die na het verstrekken van de handleiding worden ingevoerd, zullen tijdens het festival mondeling worden doorgegeven. 5.3. Calamiteitentraining
11
Kort voor het festival, in de regel op de zaterdag voor de opening, wordt in de bioscopen een calamiteitentraining georganiseerd. theatermedewerkers valt de calamiteitentraining samen met de functie instructie. Andere vrijwilligers die aanwezig dienen te zijn bij de calamiteitentraining zijn locatiemanagers, vrijwilligerscoördinatoren op locatie en zaalmanagers. Deze groepen dienen, omdat ze in de bioscopen het eerste aanspreekpunt zijn voor IDFA publiek, op de hoogte te zijn van de handelingswijze in het geval van calamiteiten. Op alle locaties geldt dat er altijd voldoende medewerkers van de locatie aanwezig om op te treden bij eventuele calamiteiten; zij nemen dan ook het voortouw bij calamiteiten.
6. Informatie en inspraak 6.1. Instructies Als vrijwilliger krijg je een instructie die bij je taak past. Deze wordt gedurende de instructiebijeenkomst voor je functie verstrekt, zowel mondeling als schriftelijk. Zorg dat je voor aanvang van je eerste dienst de instructie hebt doorgenomen. 6.2. Geschillen Als er zich geschillen voordoen tussen een vrijwilliger en zijn coördinator, dient de vrijwilligerscoördinator op de hoogte gesteld te worden. Deze kan dan beide partijen horen en met hen naar een geschikte oplossing zoeken. Als er een geschil ontstaat tussen een vrijwilliger en de vrijwilligerscoördinator, kan de vrijwilliger aankloppen bij zijn coördinator. Indien de vrijwilliger onder de vrijwilligerscoördinator valt (zaalwachten en flexmedewerkers), is de Coördinator Productie, Annabet Langkamp, aanspreekpunt voor de vrijwilliger. Zij is per e-mail bereikbaar:
[email protected]. 6.3 Inspraak Feedback van vrijwilligers op de festivalorganisatie en hun functie, is zeer welkom. In eerste instantie kun je mondeling of schriftelijk feedback geven aan je coördinator. Natuurlijk kun je hiervoor ook de vrijwilligerscoördinator benaderen, die ervoor zal zorgen dat je feedback bij de juiste personen terecht komt. Houd er rekening mee dat er niet altijd à la minute iets met feedback gedaan kan worden; het is lastig tijdens het festival nog iets te veranderen aan de functie instructie van grote groepen vrijwilligers.
7. Onkostenvergoeding 7.1. Reiskosten Vrijwilligers mogen hun reiskosten declareren op basis van het goedkoopste tweedeklasse tarief van de NS. Treinkosten worden alleen vergoed aan vrijwilligers die niet in Amsterdam wonen, bus en tramkosten worden vergoed aan alle vrijwilligers, mits deze kosten noodzakelijk waren. Om reiskosten te kunnen declareren moet je originele vervoersbewijzen (tramkaarten, treinkaarten, uitdraai van de OV-chip kaart) indienen. Als je een anonieme OV chipkaart hebt kun je daarvan geen uitdraai maken en dus niet declareren. Declaraties worden alleen in behandeling genomen in de vorm van een volledig correct ingevuld declaratieformulier (verkrijgbaar bij de vrijwilligersbalie of digitaal via de vrijwilligerscoördinator), met de originele vervoersbewijzen erachter geniet en ingediend op het kantoor van IDFA voor 20 december van het jaar waarin het festival plaatsvond. Er vindt geen vergoeding plaats voor per auto gemaakte reiskosten, ook niet tegen de waarde van een treinkaartje omdat dat treinkaartje niet fysiek beschikbaar is.
12
Reiskosten en eventuele vrijwilligersvergoedingen mogen samen niet meer dan € 150 per maand of € 1.500 per kalenderjaar bedragen; daarna dien je de vergoeding als inkomen bij de Belastingdienst op te geven. 7.2. Overige onkostenvergoedingen Er vindt geen vergoeding van overige kosten plaats, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk met de vrijwilligerscoördinator overeen gekomen. Declaraties van OV fietsen, drankjes, broodjes, parkeerkosten of telefoonkosten worden niet in behandeling genomen, tenzij voorzien van schriftelijk bewijs van toestemming van de vrijwilligerscoördinator (en dan ook op basis van originele aankoopbewijzen of facturen), ingediend via een declaratieformulier, voor 20 december van het jaar waarin het festival plaatsvond.
8. Verzekeringen 8.1. Soorten verzekeringen IDFA heeft een aansprakelijkheidsverzekering waar de vrijwilligers onder vallen. Indien IDFA aansprakelijk wordt gesteld voor iets dat een vrijwilliger veroorzaakt heeft terwijl hij/zij voor IDFA aan het werk was kan deze verzekering worden aangesproken. Per geval wordt beoordeeld wie er aansprakelijk is voor schade, er zijn gevallen denkbaar waarin een vrijwilliger een beroep doet op zijn eigen WA-verzekering. In het laatste geval kan de vrijwilliger, als hij niet voldoende verzekerd is, ook een beroep doen op de Amsterdamse vrijwilligersverzekering. 8.2. Hoe te handelen bij aanspraak op verzekering? Als je als tijdens het uitoefenen van je functie als vrijwilliger schade veroorzaakt, verzoeken we je direct contact op te nemen met je coördinator of vrijwilligerscoördinator.
13
