FACULTEIT GODGELEERDHEID STUURGROEP INFORMATICA SINT-MICHIELSSTRAAT 4 BE-3000 LEUVEN
KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN
LEUVEN
29 oktober 2010
VERSLAG
Stuurgroep Informatica Faculteit Godgeleerdheid Nr. 10-11/01 29 oktober 2010, 12.30-14.00 uur COVE 00.19 Leden Aanwezig D. Pollefeyt (voorzitter), W. Biesbrouck, H. Debel (secretaris), K. Decoorne, A. Demoulin, T. Leesen, F. Ons, S. Van Baekel, N. Vancayzeele, J. Verkoyen, V. Verspeurt Afwezig m.k. B. Broeckaert, J. Verheyden
Agendapunten 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering (28 mei 2010) 2. Samenstelling Stuurgroep Informatica academiejaar 2010-2011 3. ICT begroting 4. ICT bibliotheek 5. Leuvense stijl (EndNote) 6. Software 7. Facultaire onderzoekswebpagina’s 8. Nabeschouwing infosessie smartboard 9. E-mail (phishing) 10. Facebook 11. Rondvraag
Verslag 1
Goedkeuring verslag vorige vergadering (28 mei 2010)
In opvolging van de punten die tijdens de vorige vergadering aan bod kwamen en niet opnieuw geagendeerd hoefden te worden voor de huidige vergadering, wordt opgemerkt dat de decentralisatie van de aanlevering van de informatie die op het infoscherm van de bibliotheek verschijnt (p. 5), gerealiseerd werd. Het verslag wordt goedgekeurd met dank aan de verslaggever. 2
Samenstelling Stuurgroep Informatica academiejaar 2010-2011
Naast de voorzitter, D. Pollefeyt, bestaat de Stuurgroep Informatica uit de volgende leden: F. Ons, netwerkbeheerder, J. Verkoyen, verantwoordelijk voor de ICT-dienst van de Faculteit, S. Van Baekel, verantwoordelijk voor het beheer van de Facultaire webpagina’s en medewerker van Thomas; A. Demoulin, administratief directeur, T. Leesen, studietrajectbegeleider en permanente ombuds; V. Verspeurt, bibliothecaris; B. Broeckaert en J. Verheyden, vertegenwoordigers van het ZAP; W. Biesbrouck en H. Debel, vertegenwoordigers van het ABAP, laatstgenoemde tevens secretaris; en N. Vancayzeele, vertegenwoordiger van de Nederlandstalige studenten. Aan de Engelstalige studenten werd eveneens gevraagd om een vertegenwoordiger af te vaardigen, maar zij hebben vooralsnog niemand aangewezen. 3
ICT begroting
Een belangrijk aandachtspunt bij de opmaak van de begroting betreft de systematische vervanging van alle pc’s ouder dan zes jaar. Een aantal van deze pc’s kunnen vervangen worden met eigen werkingsmiddelen van de gebruikers of met kredietgelden (D. Stinissen, T. Merrigan) of hoeft niet te worden vervangen omwille van de uitdiensttreding van de gebruiker (C. Moonen, D. De Crom). Voor A. Bakker dient nog te worden nagegaan of de promotor van zijn doctoraat, E. Tigchelaar, gelden ter beschikking heeft voor de aanschaf van een nieuwe pc. Wat betreft de pc die door de emeriti J. Lambrecht en W. Beuken gebruikt wordt, zal contact worden opgenomen met J. Lambrecht om hem mee te delen dat deze computer niet vervangen kan worden met facultaire middelen en desgevallend zal worden losgekoppeld van het facultaire netwerk, waarbij ook geen technische ondersteuning meer kan worden aangeboden vanuit de Faculteit. In de bibliotheek moeten meerdere pc's vervangen worden. Deze kunnen opgedeeld worden in drie groepen. Publieke pc's, pc's van vrijwilligers en pc's van administratief medewerkers. Publieke pc's Wat betreft de 6 te vervangen publieke pc's aan de lift werden in uitvoering van de begroting 2010 reeds drie pc's aangekocht. Deze dienen enkel nog geplaatst te worden. Dit betekent dat nog 3 pc's aan de lift moeten vervangen worden volgend jaar. In de groep publieke pc's dienen ook drie Aleph-pc's (raadplegen van de catalogus) vervangen te worden. Tot slot is er het 'eiland': een groep van 4 pulieke pc's (op dit ogenblik geplaatst achter de balie van de tijdelijke ingang van de bibliotheek) die moet vervangen worden.
Nr. 10-11/01 29 OKTOBER 2010, 12.30-14.00 UUR
2/6
Pc's vrijwilligers In de groep 'pc's voor vrijwilligers' moeten minstens drie pc's vervangen worden. Voor deze pc's werd vorig jaar al uitzonderlijk 1 jaar uitstel gevraagd aan de stuurgroep informatica wegens budgettaire redenen. Pc's administratieve medewerkers In deze groep dienen de pc's van Kristof Decoorne en Hans Storme vervangen te worden.
In totaal dient de bibliotheek dus 15 pc's te vervangen. Gezien dit een enorme kost is, stelt J. Verkoyen vanuit de facultaire ICT-dienst een doorschuifoperatie voor waardoor de bibliotheek voor een gedeelte van deze computers twee jaar extra kan overbruggen en hiermee tijdelijk uit de nood kan geholpen worden. Binnen de begroting voor 2011 is voorzien dat een groot deel van het pc-park van het administratieve personeel van het Collegium Veteranorum vervangen wordt. Hiervan kunnen 9 vrijgekomen pc's, gezien de beperkte taken waarvoor ze in de bibliotheek ingezet worden, doorgeschoven worden. Hierdoor kunnen de drie aleph-pc's, alsook de drie resterende pc's aan de lift vervangen worden. Vanuit de doorschuifoperatie blijven er dan nog drie pc's over die elders kunnen ingezet worden. Deze drie pc's zouden dan kunnen ingezet worden voor de pc's van de vrijwilligers of voor het 'eiland'. Bij dit voorstel merkt V. Verspeurt op dat de drie pc’s op naam van de vrijwillige medewerkers ook door andere medewerkers van de bibliotheek gebruikt worden en dus quasi fulltime in gebruik zijn, en dat eventueel voorlopig kan worden volstaan met drie pc’s voor het 'eiland'. Daarenboven stelt zij evenwel dat, in principe, de publieke computers in de bibliotheek ten laste van de Faculteit vallen, omdat zij hoofdzakelijk voor onderwijsgerelateerde doeleinden gebruikt worden door de studenten. Om deze reden stelt de Stuurgroep Informatica voor dat, in plaats van de drie pc’s op naam van de vrijwillige medewerkers, de vier publieke pc’s op het 'eiland' in de doorschuifoperatie betrokken worden, onder meer omwille van de mogelijkheden die zij bieden voor een wederzijdse bevruchting tussen de fysieke collectie en de bestaande digitale werkinstrumenten, hetgeen één van de speerpunten van het huidige bibliotheekbeleid vormt. Voor de drie pc’s op naam van de vrijwillige medewerkers stelt zich vervolgens de vraag of het wel opportuun is deze te vervangen, indien zij nog steeds voldoende functioneren om te werken met de database. De Stuurgroep Informatica staat echter geen afwijkingen meer toe op de regel dat pc’s na zes jaar vervangen dienen te worden. Deze discussie werd in het verleden al meermaals gevoerd. Derhalve zal voor deze pc’s nog moeten worden nagegaan of er zich andere financieringsmogelijkheden voordoen. In dit verband wordt nog opgemerkt dat de Stuurgroep Informatica een strakker beleid beoogt met betrekking tot pc’s en laptops van (al dan niet vroegtijdig) uit dienst getreden medewerkers, zodat deze waar mogelijk opnieuw kunnen worden ingezet voor andere doeleinden. De kredietbeheerder kan in individuele gevallen de toestemming verlenen om een dergelijke computer mee te nemen indien deze reeds meerdere jaren gebruikt is, maar in principe blijven zij het eigendom van de faculteit. Het behoort echter niet tot de taken van de netwerkbeheerder om proactief na te gaan of computers al dan niet zijn terugbezorgd bij uitdiensttreding, dan wel of er bepaalde (in)formele afspraken werden gemaakt tussen de medewerker en de beheerder van het betrokken krediet. De centrale verantwoordelijkheid dienaangaande ligt bij de Personeelsdienst, terwijl op het facultaire niveau wel een lijst met uit dienst getreden personeelsleden zou kunnen worden opgesteld.
Nr. 10-11/01 29 OKTOBER 2010, 12.30-14.00 UUR
3/6
Voorts voorziet het voorstel van begroting, naast de jaarlijks terugkerende werkingsmiddelen met betrekking tot internetabonnementen en domeinnamen, toners en inkt, media en software, in de aankoop van drie nieuwe switchen, van een bijkomende uitleenlaptop voor presentaties (ter vervanging van het gestolen toestel), van een netwerkprinter voor het ombudslokaal en van een switch-kast voor de computerklas. Tevens zullen een groot deel van de computers van het administratieve personeel (secretariaat en ICT) tijdens het komende jaar worden vervangen, hetgeen toelaat het facultaire netwerk in het Collegium Veteranorum af te stemmen op de nieuwe server-omgeving. Deze computers zullen, zoals hierboven reeds werd aangegeven, ingeschakeld kunnen worden in een doorschuifoperatie om de publieke pc’s in de bibliotheek te vervangen, met uitzondering van 1 extra pc, die zal worden gebruikt als pool-pc. Aan het voorleggende voorstel van begroting moet nog de aankoop van een gezamenlijke NVIVO-studentenlicentie voor de computerklas worden toegevoegd, waarvan de kostprijs 400 euro bedraagt. De Stuurgroep Informatica verleent het voorliggende voorstel een positief advies, met dank aan de betrokken medewerkers voor de grondige voorbereiding ervan. 4
ICT bibliotheek
In de toekomst zullen nog slechts drie kopieertoestellen beschikbaar zijn in de bibliotheek: het huidige toestel in de inkomhal verdwijnt, terwijl het verouderde toestel GBIB 2 in mei zal worden vervangen door een nieuw toestel vergelijkbaar met de eerder vervangen toestellen GBIB 1 en GBIB 3. In opvolging van de studentenvoorstellen omtrent het energiegebruik op de Faculteit werd beslist om één van de drie kopieertoestellen in de bibliotheek permanent te voorzien van gerecycleerd papier en dit toestel ook uitdrukkelijk als ‘ecocopier’ te presenteren. Op de twee andere toestellen zal nog steeds op wit papier kunnen worden afgedrukt en gefotokopieerd. Eveneens in het kader van een ecologisch meer verantwoord gedrag in de bibliotheek wordt momenteel nagedacht over de aankoop van twee scantoestellen, die boven zullen worden opgesteld. Het ligt in de bedoeling om voor gebruiksvriendelijker toestellen te opteren dan de huidige scannercopier, waarvan het gebruik vaak moet worden begeleid door het bibliotheekpersoneel. Het risico op beschadiging van boeken is sterk teruggelopen bij de toestellen die tegenwoordig op de markt zijn. Indien financieel haalbaar zullen deze scanfaciliteiten bovendien gratis worden aangeboden om het maken van papieren kopieën verder te ontmoedigen. 5
Leuvense stijl (EndNote)
In opvolging van de vergadering van 26 februari 2010 werd de vraag om de Leuvense stijl voor EndNote bij te werken doorgespeeld aan de Nederlandstalige POC, maar het vernieuwde EndNotebestand is vooralsnog niet beschikbaar voor studenten en personeel op het Toledoplatform. In dit verband stelt W. Biesbrouck de vraag of er met het oog op het optimaliseren van de Leuvense stijl geen centraal meldpunt moet komen waar gebruikers met hun vragen of opmerkingen terecht kunnen. In het licht van het feit dat de methodische sessies onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de POC vallen, lijkt het wenselijk om eventuele suggesties ter verbetering van de Leuvense stijl aan de programmadirecteur te bezorgen. Voor alle andere vragen met betrekking tot de werking van EndNote dienen gebruikers zich te richten tot de centrale helpdesk. 6
Software
F. Ons merkt op dat het programma Skype standaard op alle nieuwe pc’s in het LUNA-domein zal worden geïnstalleerd, in afwachting van een universiteitsbrede module die zal toelaten personeelsleden te contacteren via het internet. Vanaf de vervanging van de pc’s op het secretariaat zullen de facultaire computers tevens worden uitgerust met Windows 7 en Word 2010. Voorts zal bij nieuwe pc’s ook de EndNote-licentie geüpgraded worden naar EndNote 14.
Nr. 10-11/01 29 OKTOBER 2010, 12.30-14.00 UUR
4/6
7
Facultaire onderzoekswebpagina’s
Vooralsnog werd vanuit de Onderzoekscel geen reactie vernomen met betrekking tot de aanmaak van een generisch sjabloon voor het ontwerpen van individuele onderzoekspagina’s. Daarom zal nogmaals de uitdrukkelijke vraag aan de Onderzoekscel gericht worden om het punt te agenderen. 8
Nabeschouwing infosessie smartboard
Eind september vond een meermaals aangekondigde infosessie plaats om personeelsleden te leren werken met het vorig jaar geïnstalleerde smartboard in MTC 02.15. J. Verkoyen zegt tevreden te zijn over deze infosessie en over het aantal aanwezigen. Wie van de specifieke functies van het smartboard gebruik wil maken, dient ermee rekening te houden dat hij/zij voor het voorbereiden van zijn/haar lessen over de speciaal daartoe bestemde software ‘Notebook’ moet beschikken, die gratis kan worden aangevraagd bij F. Ons. Teneinde de zichtbaarheid van het smartboard te verhogen, zullen de computerschermen in de computerklas zoveel mogelijk naast of voor de pc’s gezet worden. 9
Email (phishing)
Ten aanzien van alle personeelsleden zal nogmaals worden benadrukt om onder geen beding in te gaan op emailberichten waarin gevraagd wordt naar passwoord, kredietkaartnummer of andere persoonlijke gegevens, ook niet als deze schijnbaar lijken uit te gaan van een persoon of dienst gerelateerd aan de K.U.Leuven. 10
Facebook
Omdat vanuit de studentendelegatie de vraag werd gesteld om studenten meer te betrekken bij de opbouw van de Facebookpagina van de Faculteit, hebben de praesides toegang gekregen om faculteitsgerelateerd materiaal op deze pagina te posten, zodat ook het studentenleven aan de Faculteit weerspiegeld wordt op Facebook. K. Decoorne meldt dat ook de bibliotheek tegenwoordig over een Facebookpagina beschikt. Om de band tussen bibliotheek en Faculteit in de verf te zetten, zal er een link tussen beide pagina’s worden aangelegd. T. Leesen vraagt zich af of Facebook niet kan worden ingezet ten behoeve van de werkstudenten, meer bepaald om een forum te creëren waarop zij hun ervaringen zouden kunnen uitwisselen. J. Verkoyen antwoordt dat iedereen in principe lid kan worden van de facultaire Facebookgroep, maar een dergelijk specifiek forum niet tot de mogelijkheden behoort, tenzij het onderdeel ‘discussions’ binnen Facebook. De voorzitter merkt evenwel op dat Facebook een bijzonder geschikt medium lijkt om werkstudenten meer te betrekken bij het facultaire leven. Om deze reden zal naar alle werkstudenten een mail worden uitgestuurd met de uitnodiging zich bij deze Facebookgroep aan te sluiten. 11 *
*
Rondvraag De voorzitter meldt dat wordt gewerkt aan een facultaire nieuwsbrief ter vervanging van de vele emailberichten waarin allerhande initiatieven worden aangekondigd aan het personeel. Hoewel studenten deze nieuwsbrief niet zullen ontvangen, staat het hen wel vrij om aankondigingen van studenteninitiatieven door te sturen naar E. Denecker, die zal instaan voor het structureren en versturen van de nieuwsbrief. Daarnaast hebben studenten principieel ook de mogelijkheid om zelf gebruik te maken van de facultaire mailinglists, op voorwaarde dat zij er op een professionele manier mee omspringen, hetgeen onder meer inhoudt overdadig gebruik te vermijden en voldoende aandacht te besteden aan de vormgeving van het bericht. Deze toelating zal verleend worden aan de e-mailadressen van de praesides.
Nr. 10-11/01 29 OKTOBER 2010, 12.30-14.00 UUR
5/6
*
K. Decoorne meldt dat de weblog van de bibliotheek genomineerd werd voor de Library Web Award en doet een warme oproep om voor de Maurits-Sabbebibliotheek te stemmen.
H. Debel secretaris
Nr. 10-11/01 29 OKTOBER 2010, 12.30-14.00 UUR
D. Pollefeyt vice-decaan onderwijs voorzitter Stuurgroep Informatica
6/6
