9.02 Edisi : 01 Revisi : 01 Tanggal : 01 Oktober 2010 Halaman : 1 dari 7

PT SOCFIN INDONESIA (SOCFINDO) SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO

PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen

: SOC /PSM/9.02

Edisi : 01

Revisi : 01

Tanggal

: 01 Oktober 2010

Halaman

: 1 dari 7

Daftar Isi 

Halaman Muka



Daftar Isi



Riwayat Perubahan Dokumen



Prosedur 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Referensi 4. Definisi 5. Uraian Prosedur 6. Lampiran 7. Dokumen Terkait

Prosedur Sistem Manajemen Socfindo



: SOC /PSM/9.02

Edisi : 01

Revisi : 01

Tanggal

: 01 Oktober 2010

Halaman

: 2 dari 7

Riwayat Perubahan Dokumen No .

1

No. Dok.

SOC/PS M/9.02

Nama Dokumen

No. Edisi

No. Revisi

Prosedur Penangana n Keluhan

01

02


Tgl Revisi

01/10/ 2010

Uraian Perubahan

Penambahan kalimat “ seperti pelecehan seksual,diskriminasi “ di point 5.2.1.1



: SOC /PSM/9.02

Edisi : 01

Revisi : 01

Tanggal

: 01 Oktober 2010

Halaman

: 3 dari 7

1.

TUJUAN Merespon dan memastikan adanya tindak lanjut terhadap keluhan dan ketidakpuasan terhadap keberadaan perusahaan di masyarakat.

2.

RUANG LINGKUP Keluhan dan ketidakpuasan yang termasuk dalam prosedur ini adalah:       

Ketidakpuasan yang dialami oleh pihak internal (karyawan) dan eksternal Perlakuan yang diskriminatif Pelecehan seksual dan tindak kekerasan Pelanggaran hak-hak reproduksi bagi pekerja perempuan Penetapan harga TBS Penetapan kompensasi harga tanah Keluhan lain dari dampak sosial perusahaan yang diderita oleh stakeholder

3. 3.1.

REFERENSI Prosedur Komunikasi Sosial (SOC/PSM/9.01)

3.2.

Perjanjian kerja bersama perusahaan perkebunan Sumatera (BKSPPS)

3.3.

RSPO P&C

4. 4.1.

DEFENISI Stakeholder : para pihak yang berkepentingan atau terkena dampak dari kegiatan perusahaan (lampiran daftar stakeholder)

4.2.

Komite jender adalah tim yang dibentuk oleh perusahaan yang mewakili unsur pekerja dan perusahaan dengan komposisi anggota yang seimbang antara laki-laki dan perempuan untuk menangani keluhan yang berkaitan dengan diskriminasi, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan pemenuhan hak-hak reproduksi

4.3.

Tim khusus adalah tim yang ditunjuk oleh perusahaan untuk menyelidiki dan mengumpulkan informasi mengenai keluhan yang disampaikan stakeholder serta menyusun rekomendasi kepada Direksi




: SOC /PSM/9.02

Edisi : 01

Revisi : 01

Tanggal

: 01 Oktober 2010

Halaman

: 4 dari 7

5.

URAIAN PROSEDUR

No

Kegiatan

Penanggung Jawab

A. Keluhan dari Eksternal 5.1.

Stakeholder yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya secara tertulis kepada perusahaan melalui KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus.

Stakeholder

5.2.

Pengurus mempelajari keluhan yang disampaikan stakeholder dan memberikan petunjuk tindak lanjutnya kepada Tekniker, Askep, Asisten, KTU atau staff lain sesuai dengan jenis keluhannya.

Pengurus

5.3.

Keluhan yang sudah jelas permasalahannya dan penyelesaiannya tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun.

Pengurus

5.4.

Keluhan yang memerlukan klarifikasi dan komunikasi lebih lanjut dengan penyampai keluhan akan dilakukan komunikasi dengan penyampai keluhan tersebut sesuai dengan Prosedur Komunikasi Sosial. Staff/personil khusus akan ditunjuk untuk melakukan komunikasi ini. Staff/Personil yang ditunjuk akan melakukan komunikasi kepada penyampai keluhan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai keluhan tersebut, penyelesaian yang diinginkan dan sebagainya.

Pengurus/ask ep/asisten/ Tekniker/KTU/ Stakeholder

Hasil komunikasi dengan penyampai keluhan disampaikan kepada pengurus untuk didiskusikan tindak lanjutnya. Apabila tindak lanjut tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun.

Personil khusus yang ditunjuk

5.5.

5.6.


Personil khusus yang ditunjuk

Dokumen



: SOC /PSM/9.02

Edisi : 01

Revisi : 01

Tanggal

: 01 Oktober 2010

Halaman

: 5 dari 7

No

Kegiatan

Penanggung Jawab Kebun/ Bhg Umum KBM

5.7.

Apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan.

5.8.

Bhg Umum akan mempelajari keluhan yang disampaikan oleh Kebun dan akan memberikan petunjuk/arahan penyelesaiannya ke Kebun.

Bhg Umum

5.9.

Kebun akan melakukan tindak lanjut sesuai petunjuk dari Medan. Komunikasi dengan penyampai keluhan mungkin diperlukan bila petunjuk dari Medan belum sesuai dengan hasil komunikasi sebelumnya.

Kebun

B. Keluhan dari Internal. 5.10.

Pekerja yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya melalui serikat pekerja atau menyampaikan langsung secara tertulis kepada KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus.

Pekerja

5.11.

Serikat pekerja akan mempelajari keluhan tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan.

Serikat Pekerja

5.12.

Pengurus mempelajari keluhan yang disampaikan serikat pekerja dan mendiskusikan secara internal dengan staff lain.

Pengurus

5.13.

Pengurus dan staff terkait dan serikat pekerja akan mengadakan pertemuan untuk membahas masalah keluhan tersebut.

5.14.

Tindak lanjut atas keluhan tersebut diputuskan bersama antara perusahaan dan serikat pekerja.


Pengurus/ Serikat pekerja

Dokumen



: SOC /PSM/9.02

Edisi : 01

Revisi : 01

Tanggal

: 01 Oktober 2010

Halaman

: 6 dari 7

No

Kegiatan

Penanggung Jawab Kebun

5.15.

Apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut masih dalam kewenangan Pengurus, maka dapat ditindaklanjuti langsung oleh Kebun.

5.16.

Tetapi apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan. Langkah selanjutnya sesuai dengan butir 5.8 dan 5.9.

Pengurus

5.17.

Hasil komunikasi dengan Medan akan dikomunikasikan lagi dengan serikat pekerja untuk disepakati bersama tindak lanjutnya.

Pengurus/ Serikat Pekerja

Dokumen

C. Keluhan masalah Jender 5.18.

5.19.

5.20.

5.21.

5.22.

5.23.

Pekerja perempuan/ komite jender/pihak Perusahaan Komite Jender akan mempelajari keluhan Komite Jender tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan. Dalam melakukan mediasi Komite Jender dapat melibatkan Serikat Pekerja.

Pekerja yang memiliki keluhan masalah jender dapat menyampaikannya kepada Komite Jender atau langsung ke Perusahaan (Pengurus, Askep, Teknik, Asisten, KTU).

Untuk keluhan pelecehan seksual, Komite Komite Jender Jender akan melakukan mediasi antara pelaku dengan korban. Hasil mediasi akan disampaikan oleh Komite Komite Jender Jender ke Perusahaan. Bersama dengan Komite Jender, perusahaan akan memutuskan tindak lanjut yang akan dilakukan. Apabila tindak lanjut yang dilakukan berupa sanksi ketenagakerjaan maka serikat pekerja harus dilibatkan.


Komite Jender/ Pihak Perusahaan Komite Jender/ SPSI

SOC/Form/9. 02-01



: SOC /PSM/9.02

Edisi : 01

Revisi : 01

Tanggal

: 01 Oktober 2010

Halaman

: 7 dari 7

No

Kegiatan

Penanggung Jawab

5.24.

Keluhan diselesaikan dalam waktu yang disepakati bersama.

Kebun/ Bhg Umum

5.25.

Perusahaan tidak akan membuka identitas penyampai keluhan apabila diminta.

Kebun/ Bhg Umum

5.26.

Semua keluhan termasuk tindak lanjut dan hasil tindak lanjut dari keluhan tersebut dicatat dalam form Catatan Keluhan.

Direksi/ Bhg Terkait

5.27.

Jika keluhan tidak dapat diselesaikan, maka pihak perusahaan akan mencari mediator pihak ketiga untuk menengahi penyelesaian permasalahan tersebut.

Kebun/ Bhg Terkait

5.28.

Apabila dengan cara mediasi tersebut belum menyelesaikan masalah, maka keluhan ini dapat dibawa ke mekanisme keluhan RSPO.

Kebun/ Bhg Terkait

5.29.

Dalam menangani keluhan perusahaan melindungi kerahasiaan pihak-pihak terkait dan menjamin tidak terjadi balas dendam.

Kebun/ Bhg Terkait

Dokumen

D. Lain-lain

6. 6.1. 6.2 7.

LAMPIRAN SOC/Form /9.02-01 SOC/Form/4.07-01 DOKUMEN TERKAIT


Catatan Keluhan Risalah Rapat

SOC/Form/9. 02-01

9.02 Edisi : 01 Revisi : 01 Tanggal : 01 Oktober 2010 Halaman : 1 dari 7

Recommend Documents