FACULTEIT GODGELEERDHEID STUURGROEP INFORMATICA SINT-MICHIELSSTRAAT 4 BE-3000 LEUVEN
KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN
LEUVEN
30 november 2009
VERSLAG
Stuurgroep Informatica Faculteit Godgeleerdheid Nr. 09-10/02 11 december 2009, 11-13 uur COVE 00.19 Leden Aanwezig D. Pollefeyt (voorzitter), H. Debel, K. Decoorne, T. Leesen, F. Ons, S. Van Baekel, J. Verkoyen Afwezig m.k. B. Broeckaert, B. Spriet, J. Verheyden Afwezig z.k. P. Vandecasteele
Agendapunten 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering (16 oktober 2009) 2. Begroting Stuurgroep Informatica 3. ICT-governance 4. Gebruik Outlook agenda 5. Bibliotheek 6. Sessies 7. Varia 8. Rondvraag
Verslag 1
Goedkeuring verslag vorige vergadering (16 oktober 2009)
Ter vergadering wordt een eerste ontwerp van het verslag van de vorige vergadering uitgedeeld. Ad 1 (Samenstelling Stuurgroep Informatica) wordt opgemerkt dat de secretaris niet ter vergadering aanwezig is. H. Debel, de andere aanwezige ABAP-vertegenwoordiger – wiens naam aan de lijst in het voorliggende verslag moet worden toegevoegd – wordt aangewezen als verslaggever ad interim. De suggestie om een Engelstalige (doctoraats)student op te nemen in de Stuurgroep zal worden doorgespeeld aan de TCPE. Ad 5 (Facultaire webpagina’s) kan worden toegevoegd dat het voorstel om voor elk voltijds ZAP-lid een gepersonaliseerde webpagina te ontwerpen werd besproken op de Onderzoekscel, die de vraag zal terugspelen aan de Stuurgroep Informatica. Ad 10 (EndNote) merkt K. Decoorne op dat hij wacht op het programma in kwestie om de facultaire stijlen te kunnen integreren. Ad 13 (Systeem desiderata examens professoren) en ad 14 (Turn-It-In en Plagiaatregeling) wordt vastgesteld dat de respectievelijke nieuwe procedures tot ieders tevredenheid operationeel zijn. Het verslag wordt goedgekeurd. 2
Begroting Stuurgroep Informatica
Pc’s ouder dan 6 jaar Conform de richtlijnen uitgewerkt in het document dat ter vergadering zal worden besproken (cf. infra) werd een lijst opgesteld van alle pc’s ouder dan 6 jaar (met uitzondering van de pc op het voormalige bureau van de huidige vice-decaan onderwijs). De naam van T. Khomych mag van deze lijst verwijderd worden, omdat hij het statuut van vrij wetenschappelijk medewerker heeft aangenomen en de vergadering van oordeel is dat vrijwillig wetenschappelijk medewerkers niet over het recht op een computer beschikken, tenzij in afspraak met hun promotor anders is overeengekomen op basis van diens beschikbare kredietgelden. Bij de bibliotheekmedewerkers W. Jonckheere, J.B. Wuyts en F. Gistelinck stelt zich de vraag of het opportuun is om hun computers te vervangen, omdat zij op vrijwillige basis werken en slechts zeer beperkt aanwezig zijn op de faculteit. Gezien de ligging van hun respectievelijke werkplaatsen en de specifieke taken waarvoor deze computers gebruikt worden, is het geen optie om hen op één gezamenlijke computer te laten werken. Evenmin is het wenselijk om een uitzondering op de zesjarenregel toe te staan, teneinde acute problemen met de computers te vermijden én geen precedent te scheppen voor het aanvragen van andere uitzonderingen op deze regel. F. Ons geeft aan dat er geen computers beschikbaar zijn om door te schuiven. De nieuwe computer van W. Jonckheere kan evenwel bekostigd worden van projectgelden. Voor de overige twee computers wordt voorgesteld dat de bibliotheek intern bekijkt of er verschuivingen mogelijk zijn, bijvoorbeeld met de computer van J. Baudzej, die binnenkort zal vrijkomen. Werkingsmiddelen De voorgestelde lijst weerspiegelt de huidige situatie wordt goedgekeurd. Nieuwe IT aankopen De redundant virtual server vormt met € 6000 een zware belasting van de IT begroting, maar is een onvermijdelijke eenmalige aankoop; het betreft immers een back-up server voor de vorig jaar aangekochte server. Terzijde wordt opgemerkt dat er stemmen opgaan om het facultaire computerlokaal MTC 02.15 op te doeken en in de plaats gebruik te maken van andere, universiteitsbrede computerlokalen. Voor een
Nr. 09-10/02 11 DECEMBER 2009, 11-13 UUR
2/6
aantal opleidingsonderdelen zou dit evenwel verstrekkende gevolgen kunnen hebben, in het bijzonder voor de vakdidactische vakken en de methodische oefeningen, alsook voor de infosessies rond het leren invullen van het ISP, voor de online onderwijsevaluatie van bepaalde opleidingsonderdelen en voor nascholingen die op de Faculteit doorgaan. In de universiteitsbrede computerlokalen ontbreekt bovendien vakspecifieke software, zoals Bible Works. Ook vanuit het perspectief van het THOMASproject zou dit een bijzonder jammerlijke beslissing zijn. Daarenboven zou zij ingaan tegen de algemene tendens om meer ICT in het onderwijs in te schakelen en het imago van een moderne en multimediale, hedendaagse Faculteit Theologie schaden. Aansluitend bij deze discussie wordt het beleid besproken ten aanzien van de pc-klas in de bibliotheek, waarvan alle computers zeven jaar of ouder zijn en dus vervangen zouden moeten worden. Ook in dit verband stelt zich de vraag naar het imago van de Faculteit, bijvoorbeeld naar buitenlandse congresgangers toe. Daarnaast was het inrichten van een pc-klas indertijd uitdrukkelijk bedoeld voor studenten, omdat niet van hen verondersteld mag worden dat zij allen over een computer beschikken voor het schrijven van hun papers en verhandelingen. Omwille van het uitleenbeleid van de bibliotheek kunnen deze beide groepen geen gebruik maken van een cybercafé of universiteitsbrede computerklas. Doordat de bibliotheek bovendien niet toegankelijk is als studieplaats voor studenten van andere faculteiten – uiteraard wel om de collectie te consulteren – kunnen nieuwe computers niet op kosten van de Groep Humane Wetenschappen aangekocht worden. Terecht kan echter opgemerkt worden dat steeds meer studenten en buitenlandse onderzoekers beschikken over een laptop, en dat het bijgevolg niet nodig is om het huidige grote aantal computers te behouden. Om het gebruik van laptops te vergemakkelijken, wordt binnenkort het aantal stopcontacten in de bibliotheek uitgebreid. Daarnaast zou het afschaffen van de pc-klas in de bibliotheek als voordeel bieden dat er een bijkomende seminarieruimte vrijkomt, die tevens zou kunnen worden gebruikt voor studenten in het kader van groepswerk. Om al deze redenen stelt de vergadering voor dat vier nieuwe computers voor de bibliotheek in de begroting worden opgenomen (samen ongeveer € 2600) en dat de computers in de pc-klas opgeruimd worden. Tevens wordt gesteld dat het niet wenselijk is om het facultaire computerlokaal open te stellen voor studenten, omdat er onvoldoende controle uitgeoefend kan worden op wat er met de op deze computers aanwezige software gebeurt. Slotopmerking Over het algemeen zijn de aanwezige leden het er over eens dat het vooropgestelde bedrag van € 25000 erg laag ligt om de ICT-middelen van een faculteit met ruime bibliotheek te bekostigen. Daarom wordt vanuit de Stuurgroep Informatica voorgesteld een grondige discussie te voeren over dit bedrag binnen de ruimere facultaire begroting.
3
ICT-governance
Online verslagen van de Stuurgroep Informatica Om het consulteren van de tijdens voorgaande vergaderingen gevoerde discussies te bevorderen, stelt J. Verkoyen voor dat, naar analogie van het verslag van andere gremia, ook de verslagen van de Stuurgroep Informatica online zouden worden geplaatst op de facultaire webpagina’s. Tevens wordt opgemerkt dat een inspanning geleverd zou moeten worden om terug te gaan in de tijd. Hiervoor zal F. Glorieux, de vorige secretaris, gecontacteerd worden. Richtlijn pc-gebruik Faculteit Godgeleerdheid In aansluiting bij de recent vastgelegde universitaire richtlijnen inzake pc-gebruik werd een document met bijkomende facultaire richtlijnen voorbereid, dat na bespreking zal worden voorgelegd aan het Faculteitsbestuur. Het document stipuleert onder meer (1) dat de aanschaf van hardware en software steeds door de netwerkbeheerder en via de pc-shop dient te gebeuren; (2) dat in het kader van het
Nr. 09-10/02 11 DECEMBER 2009, 11-13 UUR
3/6
Groupware-project van de K.U.Leuven enkel nog ondersteuning geboden wordt voor Microsoft Outlook als e-mailprogramma; (3) dat gebruikers van een pc niet beschikken over installatierechten voor software, dit om de verspreiding van virussen tegen te gaan; (4) dat gebruikers van een laptop een uitzondering kunnen bekomen op voorgaande regel teneinde hun persoonlijke hardware te kunnen installeren, mits ondertekening van een document waarin zij de verantwoordelijkheid op zich nemen om zelf geregeld een back-up te maken van hun bestanden en waarin zij verklaren niet te zullen inloggen op de administrator account voor dagelijks gebruik; (5) dat elke pc van 6 jaar of ouder vervangen moet worden in het kader van energiebesparing; en (6) dat pc’s en laptops aangekocht met facultaire middelen of projectgelden permanent eigendom blijven van de faculteit. De vraag wordt gesteld of niet tevens vermeld moet worden dat er geen ondersteuning geboden wordt voor Apple-producten. Hoewel het vermelden van een merknaam in principe vermelden moet worden in dergelijke documenten, kan de analogie gemaakt worden met de vermelding van Microsoft Outlook als geprivilegieerd e-mailprogramma. F. Ons geeft echter aan dat op de Centrale Diensten gewerkt wordt aan een richtlijn terzake, die zal bepalen dat er een grondige motivatie gegeven moet worden voor de aankoop van Apple-producten (bijvoorbeeld het ontbreken van een gelijkwaardig product bij een andere producent) en dat hiervoor de uitdrukkelijke toelating van de netwerkbeheerder vereist is. B. Spriet laat middels zijn bericht aan de voorzitter opmerken dat het document strenge, doch nuttige regels voorschrijft, maar benadrukt dat in bepaalde gevallen moet kunnen worden afgeweken van de regel dat pc’s en laptops eigendom blijven van de faculteit, bijvoorbeeld wanneer het verouderd materiaal betreft. Het document wordt goedgekeurd met dank aan de opstellers ervan. Ter afsluiting merkt J. Verkoyen op dat er op groepsniveau eveneens plannen bestaan om beleidsrichtlijnen voor ICT vast te leggen (echter zonder de facultaire autonomie in het gedrang te willen brengen), en dat hij er de facultaire werking van Theologie en Filosofie zal voorstellen. 4
Gebruik Outlook agenda
Momenteel maakt het ATP van de Faculteit, met uitzondering van het bibliotheekpersoneel, algemeen gebruik van de Outlook agenda. Het Faculteitsbestuur stelt de vraag of het niet zinvol zou zijn dat ook de AAP-BAP geleding systematisch van dit handig werkinstrument gebruik zou kunnen maken, vooral m.b.t. plannen van vergaderingen en communiceren van afspraken en vergaderingen. Het is wenselijk dat op termijn ook het ZAP de Outlook agenda zou benutten, doch het is niet denkbeeldig dat bepaalde leden dit zullen beschouwen als een aantasting van hun academische vrijheid. Wellicht zal ook vanuit de ABAP-geleding een dergelijk voorbehoud gemaakt worden, en ongetwijfeld zullen sommigen deze oproep begrijpen als de invoering van een controlemechanisme. Daar dient evenwel tegen worden ingebracht dat de Outlook agenda slechts aldus functioneert indien iedereen zijn agenda zou openstellen, en dat het uitdrukkelijk niet de bedoeling is om een dergelijke verplichting aan de leden van het ABAP op te leggen. Omwille van de universitaire richtlijnen terzake kunnen studenten geen gebruik maken van de Outlook agenda. 5
Bibliotheek
Opruiming achtergebleven pc’s Sommige pc’s zijn na de beëindiging van het contract van de gebruiker blijven staan in de bibliotheek. Zij zullen eerstdaags verwijderd worden in samenspraak met de netwerkbeheerder. Infoscherm De vergadering is het eens over de verrijkende waarde van het infoscherm in de infohal. Er worden echter twee vragen gesteld bij het gebruik ervan: (1) hoe de informatie wordt aangeleverd en
Nr. 09-10/02 11 DECEMBER 2009, 11-13 UUR
4/6
bijgewerkt; en (2) hoe een te lange wachttijd in het rotatiesysteem vermeden kan worden. Momenteel staat K. Decoorne in voor de inhoud van de aankondigingen op het infoscherm, die hij zeer regelmatig bijwerkt. Hij maakt daarvoor gebruik van Powerpoint, omdat bij de aankoop van het scherm bleek dat het aanschaffen van specifieke software voor deze toepassing ongeveer evenveel zou kosten als het eigenlijke infoscherm. Anderzijds biedt dergelijke software heel wat meer mogelijkheden, bijvoorbeeld om belangrijke en/of dringende berichten te scheiden van louter informatieve mededelingen. Daarom is het wenselijk om na te gaan of er geen goedkopere licenties beschikbaar zijn van dergelijke software. Het punt zal dan ook heropgenomen worden tijdens de volgende vergadering. 6
Sessies
Evaluatie infosessie NVIVO De opkomst lag betrekkelijk laag, hetgeen wellicht te wijten is aan de gebrekkige communicatie omtrent deze infosessie, waarvan de informatie niet alleen laattijdig maar ook in een te beperkte kring werd verspreid. In zijn bericht aan de voorzitter gaf B. Spriet uitdrukkelijk aan dat de studenten deze wijze van aankondiging betreuren. Infosessie e-sources K. Decoorne zal opnieuw contact opnemen met J. Bollansee voor het inrichten van een dergelijke sessie tijdens de eerste weken van het tweede semester. Het is wenselijk dat op deze sessie uitdrukkelijk ook de Engelstalige doctoraatsstudenten worden uitgenodigd. Terzijde dient opgemerkt te worden dat J. Bollansee na afloop van de vorige sessie twee maal contact heeft gezocht met M. Lefere, maar geen antwoord ontvangen heeft; T. Leesen zal deze kwestie verder opvolgen. 7
Varia
Huisstijl K.U.Leuven De Centrale Diensten bereiden momenteel een nieuwe huisstijl voor. De vraag wordt gesteld of deze sjablonen voor Powerpoint, brieven en drukwerk op de facultaire webpagina’s geplaatst kunnen worden ten behoeve van het faculteitspersoneel. S. Van Baekel zal deze kwestie verder opvolgen. Websites facultaire tijdschriften In het kader van de toenemende kwaliteitscontrole op tijdschriften en het opstellen van rankings wereldwijd wordt in toenemende mate belang gehecht aan een verzorgde website, waarop onder meer verduidelijkt wordt aan welke standaarden artikels moeten voldoen om in aanmerking te komen voor publicatie, hoe auteurs hun bijdragen kunnen insturen en op welke wijze deze beoordeeld zullen worden. Daarom zullen de websites van de facultaire tijdschriften met internationale verspreiding, met name Ephemerides Theologicae Lovanienses (alsook de bijhorende BETL-reeks), Louvain Studies en Revue d’Histoire Ecclésiastique, van naderbij bekeken moeten worden. Afgesproken wordt dat het punt verdaagd wordt naar de volgende vergadering, en dat de secretaris, P. Vandecasteele, de respectievelijke redacties van deze tijdschriften contacteert teneinde de huidige situatie in kaart te brengen. Archivering THEO Vanuit de Centrale Diensten bestaan al meerdere jaren plannen om de universitaire webpagina’s te archiveren onder de vorm van een visuele kopie die desgewenst opnieuw geconsulteerd kan worden. Omdat deze plannen klaarblijkelijk op de lange baan geschoven werden, wordt vanuit de Faculteit zelf
Nr. 09-10/02 11 DECEMBER 2009, 11-13 UUR
5/6
een initiatief ondernomen, teneinde te vermijden dat de vele waardevolle informatie, in het bijzonder van het THOMAS-project, verloren zou gaan. Omdat zich echter het probleem van voldoende opslagruimte stelt en het maken van een visuele kopie van alle pagina’s onmogelijk is, vooral wat betreft de omvangrijke THOMAS-website, zal een tussenoplossing nagestreefd worden in afwachting van nieuws uit de Centrale Diensten. 8
Rondvraag
De voorzitter leest een opmerking van B. Spriet voor met betrekking tot de mailbox van de studentenadressen, meer bepaald dat studenten niet kunnen zien hoeveel opslagruimte zij nog ter beschikking hebben en dat het niet langer mogelijk is om de berichten op een ander adres te laten aankomen, noch om ze via POP3 te kunnen downloaden. F. Ons merkt daarbij op dat studenten wel tijdig een herinneringsmail krijgen om hen tot het verwijderen van berichten aan te manen door te waarschuwen dat hun limiet bijna bereikt is. Tevens wijst hij op de mogelijkheid om via IMAP toch nog berichten te downloaden.
Hans Debel verslaggever a.i.
Nr. 09-10/02 11 DECEMBER 2009, 11-13 UUR
D. Pollefeyt vice-decaan onderwijs voorzitter Stuurgroep Informatica
6/6
