DOSSIER “De geschreven wagenparkpolitiek is de basis van een goed vlootbeheer. Kwestie van de spelregels duidelijk mee te delen aan de bestuurders en zo geschillen te vermijden.”
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
Caroline THONNON
42
CAR POLICY DE BEST PRACTICES : Een sluitend reglement opstellen: de tips
43
BIJ DE BEDRIJVEN Hoe evolueert het aankoopbeleid?
52
DOWNSIZING Uw vloot op dieet?
59
EINDE CONTRACT Palliatieve zorgen
60
De best practices van de Car Policy Het optimaal beheren van een wagenpark is bijna onmogelijk zonder een goede car policy, het wagenparkreglement tussen werknemer en werkgever. Hoe stel je een sluitend contract op rond het gebruik van een firmawagen? Wat volgt is een verhaal over de best practices van de car policy.
J
uridisch gesproken is de car policy een overeenkomst tussen werkgever en werknemer. Net zoals een arbeidsovereenkomst. “Zoals elke andere overeenkomst, moet een car policy aan een aantal basisvereisten voldoen om geldig te zijn”, stelt advocaat Jo De Nul. “Zo moet duidelijk blijken dat partijen het contract onderschrijven, en mag geen twijfel bestaan over de precieze inhoud ervan. Dit lijkt simpel, maar vaak rijzen hier al problemen.”
Namen noemen In eerste instantie moeten partijen dus vermeld worden. Bedrijf X sluit een overeenkomst met werknemer Y. Vaak - en dit is alvast een eerste tip - wordt ook uitdrukkelijk melding gemaakt van de vlootverantwoordelijke binnen de onderneming. Op die manier weten de werknemers wie hun aanspreekpersoon is. Het spreekt voor zich dat de essentie van de car policy in de inhoud ligt, maar partijen correct benoemen is alvast een noodzakelijk begin. Zeker als het beheer van de vloot aan een derde instantie wordt uitbesteed. Zoals gezegd, de car policy is een volwaardig contract met juridische waarde. Toch durft hier wel eens discussie ontstaan. Om die reden is het beslist geen slecht idee de car
policy ook in het arbeidsreglement van de onderneming op te nemen. Het zal werkgever of werknemer op zich niet meer slagkracht geven, maar het zal de duidelijkheid over de draagwijdte wel ten goede komen. Zo ontmijnt men vaak discussies over de voorgeschreven richtlijnen en bijhorende sancties. De praktijk leert immers dat ontslag om dringende redenen omwille van problemen rond het gebruik van een bedrijfswagen vaak voor de rechtbank uitgevochten worden.
Beter twee handtekeningen dan één Vaak zie je in de praktijk dat bedrijven een car policy in twee delen opstellen. In het ene kortere document worden de belangrijkste elementen opgenomen, terwijl in een lijviger werkstuk de zaken meer in detail besproken worden. Concreet wordt bv. in het ene document melding gemaakt van de “goede huisvader”-verplichting, terwijl in het 2de uitvoerig toegelicht wordt wat daaronder begrepen wordt. Toch vergeet men wel eens dat ook het tweede document ondertekend moet worden. “Het is een kwestie van tegenstelbaarheid”, legt advocaat Jo De Nul uit. “Als zou blijken dat een werknemer slechts door het eerste
papier gebonden is en niet door het tweede, ben je nog niet thuis. Uiteindelijk ruziet men dan over vage concepten.” Moraal van het verhaal: beter een krabbel te veel dan te weinig, laat alle documenten dus aftekenen en het liefst door elke pagina nog eens te laten paraferen.
Car Policy wijzigen? En wat als je een car policy wil wijzigen? “Zoals elke andere overeenkomst, is dit slechts mogelijk als beide partijen hiermee instemmen”, legt advocaat Jo De Nul uit. “Natuurlijk, dit is theorie en de verhouding tussen werkgever en werknemer zorgt ervoor dat de prak-
DE KEUZE VAN EEN VERHUURDER CRITERIA Transparantie van de verhuurder Commerciële attitude bij eindafrekening Initieel budget zo laag mogelijk (offerte) Reporting Diensten aan bestuurder One stop shopping Commerciële aanpak Short List
RANKING 1 2 3 4 5 6 7 8
43
DOSSIER
CAR POLICY
FISCAAL PLAATJE “Wees zeer duidelijk wat de fiscale aspecten van de car policy betreft. Hiermee bedoel ik concreet: voorzie in een voorbehoud wanneer het fiscale plaatje komt te wijzigen. Dit kan bv. een aanpassing van het voordeel in natura of de invoering van de CO2-taks zijn. Door een voorbehoud kan je vermijden dat het de werkgever is die voor de meerkost moet opdraaien. Natuurlijk, de CO2-taks is een zuiver patronale bijdrage. Waar het echter om draait is de total cost of ownership, en je merkt dat de kost van de CO2-taks steeds meer doorgerekend wordt in de grootte van de beschikbare budgetten. Nefaste fiscale gevolgen kunnen via de car policy naar de werknemer doorgeschoven worden.” Bart VANHAM Director Tax Services bij PricewaterhouseCoopers op.
In een car policy kan probleemloos voorzien worden dat de nieuwe werkgever van een vertrekkende werknemer of die werknemer zelf het leasecontract moet overnemen.
UITGEWERKT “We merken dat vandaag meer aspecten in een car policy behandeld worden dan enkele jaren geleden het geval was. De car policy van vandaag is m.a.w. beduidend beter gefundeerd dan vroeger het geval was. Eén van die aspecten is het normaal gebruik van bedrijfswagens. De term 'goede huisvader' komt vaak voor, en die wordt steeds verder uitgewerkt. Ook de afhandeling van de schade aan de wagens bij hun inlevering, is een aspect dat steeds meer behandeld wordt. Ergens is dit begrijpelijk ook. Naarmate de budgetten zwaarder onder druk komen te staan, gaat men strikter omspringen met leaseschade.” Bart VANHAM Director Tax Services bij PricewaterhouseCoopers op.
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
DO YOU SPEAK ENGLISH?
44
Regelmatig zie je dat een car policy in het Engels opgesteld wordt. Zeker bij internationale bedrijven is dit vaak schering en inslag. Toch kan het eigenlijk niet. Een aantal bepalingen uit de taalwetgeving zijn op arbeidsovereenkomsten van toepassing. Maar deze zijn echter ook op gerelateerde documenten als het arbeidsreglement of de car policy van toepassing. Concreet komt dit erop neer dat de taal waarin de car policy opgesteld is, de taal van het taalgebied waarin de exploitatiezetel van de onderneming gevestigd is, moet zijn. In het Brussels gewest kan, afhankelijk van de taal van de werknemer, zowel Nederlands als Frans gebruikt worden. Strikt genomen, is een Engelstalige car policy dus strijdig met de taalwetgeving. En dit kan in een proces de absolute nietigheid van de car policy met zich meebrengen! Is dit te ver gezocht? Feit is wel dat gespannen verhoudingen tussen werkgevers en werknemers het uitgelezen moment zijn waarop de hele juridische trukendoos leeggehaald wordt.
tijk wel eens anders in elkaar zit. Je car policy in het arbeidsreglement opnemen, heeft het voordeel dat het de duidelijkheid ten goede komt, maar er is ook één groot nadeel aan verbonden. De car policy wijzigen, betekent dat je de geijkte procedure zal moeten volgen om het arbeidsreglement te veranderen. En die is erg omslachtig.” Wettelijke verplichtingen bestaan er eigenlijk niet. Wel bepaalde gebruiken die, afhankelijk van geval tot geval, soms erg kunnen verschillen.
Enkele vanzelfsprekendheden We bijten de spits af met enkele 'evidenties'. Over welk type bedrijfswagen gaat het precies? Een gedetailleerde vermelding van merk, model en uitvoering is alvast een eerste. En waarom vermeldt u er niet onmiddellijk bij welke wagens voor welke werknemers voorzien zijn? Een precieze aanduiding van de budgetten (mét opties) kan alvast jaloerse reacties vermijden. Mag een werknemer met eigen middelen het voorziene budget overschrijden? Dit verduidelijken is de boodschap.
Het kan ook handig zijn even te herhalen hoe het voordeel in natura precies becijferd wordt. Deze (fiscale) informatie kan verhinderen dat werknemers geen snars begrijpen van wat ze maandelijks op hun loonbriefje te zien krijgen. Even vanzelfsprekend is het tijdstip waarop de wagen in ontvangst zal worden genomen, maar ook de manier waarop dit zal gebeuren. Moet een werknemer de wagen zelf gaan afhalen? Waar krijgt hij zijn sleutels? Al deze dingen vermelden, is een kleine moeite.
Het 'wie' en 'wat' van het gebruik Gangbaar voor bedrijfswagens die ook voor privé-doeleinden gebruikt mogen worden, is de uitdrukkelijke vermelding van wie er concreet mee mag rijden. Meestal is dit naast de werknemer zelf, zijn echtgeno(o)t(e) of vaste partner. Soms ook een derde (de kinderen van de werknemer), zij het dat meestal voorgeschreven wordt dat ze slechts “occasioneel” of “uitzonderlijk” het bewuste voertuig mogen besturen. De logica die hier achter zit is best begrijpelijk, alleen kan dit wel eens voor bewijsproblemen
DOSSIER
CAR POLICY EEN WERKDOCUMENT
PHILIPPE EVERAERT Fleet & Real Estate Manager bij McKinsey & Co. Belgium.
Ik stel vast dat de car policy steeds meer als een werkinstrument gebruikt wordt. De mentaliteit van sommige bestuurders is soms wat laks geworden. En dit houdt natuurlijk behoorlijke gevaren in. Aangezien werknemers zelf niet moeten investeren in hun bedrijfswagen, durven sommigen wel eens erg nonchalant met die voertuigen om te springen. Door de car policy goed uit te werken, weet iedereen waar hij aan toe is wanneer zich discussies voordoen.
EEN INTERNATIONALE KIJK ?
FILIP VAN MULLEM Communication & Marketing Director van Fleet Logistics Belgium
Vaak zie je in de praktijk dat bedrijven een tweeledige car policy hebben.
zorgen. Wanneer is het gebruik immers “occasioneel”? Waar trekt men de grens? Soms wordt ook de eis gesteld dat een derde de wagen slechts mag besturen in het bijzijn van de werknemer. Minder gebruikelijk, maar op zich niet onwettelijk, is de beperking van het gebruik van de wagen.
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
Goede huisvader
46
Een zinsnede die vaak terugkomt, is dat de werknemer geacht wordt de wagen te gebruiken als een “goede huisvader”. In het recht wordt deze term (het juridische “bonum pater familias”-beginsel) wel vaker gebuikt, maar wat er precies onder begrepen wordt is iets ingewikkelder. Wat onder zorg dragen precies begrepen wordt lijkt duidelijk, alleen wil dit zeggen dat een werknemer ook ver-
plicht kan worden zijn wagen regelmatig te poetsen. Vaak wordt er uitdrukkelijk in car policy vermeld dat de bedrijfswagen niet gebruikt mag worden voor “snelheidsraces” en de chauffeur het voertuig niet mag besturen “onder invloed van drugs of alcohol”. Overbodige informatie? “Toch niet”, merkt Jo De Nul op. “In het verzekeringsrecht is het immers zo dat een verzekeraar zich in sommige gevallen tegen zijn klant mag keren. Het deelnemen aan races of sturen in staat van dronkenschap zijn twee van die redenen. Door dit uitdrukkelijk te vermelden, zorgt de werkgever ervoor dat de factuur uiteindelijk op het bureau van de werknemer terechtkomt. Als die protesteert, volstaat het even met de car policy te zwaaien.” En wat als een werknemer een tijdje out is? Afhankelijk van
Eén en dezelfde car policy voor alle Europese vestigingen van het bedrijf. Het is een erg aantrekkelijk perspectief, alleen is het makkelijker gezegd dan gedaan. Je zit sowieso met verschillende wetgevingen, regels en beperkingen. In de verschillende landen tref je trouwens een andere benadering van het fenomeen bedrijfswagen aan. Het leidt er alvast toe dat één en dezelfde car policy voor alle filialen van een groep in de meeste gevallen verre toekomstmuziek is. Doorgaans blijft dit beperkt tot enkele algemene principes, de krijtlijnen in zekere zin van het fleetbeleid dat in de diverse landen gestalte krijgt.
de situatie kan u inderdaad eisen dat hij van het gebruik van zijn bedrijfswagen (tijdelijk) afziet. Dat dit niet kan tijdens zijn wettelijk verlof of wanneer hij enkele dagen ziek is, ligt voor de hand. Maar bij een langdurige ziekte van meer dan één maand, kan dit wel. Vaak voorziet de car policy in een dergelijke maatregel na zes maanden inactiviteit. Toch zit er een serieuze adder onder het gras. Een bedrijfswagen die voor privé doeleinden mag gebruikt worden, is immers een onderdeel van het loon van de werknemer. Door dit ontzeggen, vermindert men zijn inkomen, en dat is natuurlijk verboden. Een compensatie dringt zich m.a.w. op.
Klassieke manier om dit op te lossen, is niet langer het bedrag voor privé-gebruik van de wagen van het bruto loon inhouden. Zeker vermelden dat u op die manier te werk gaat! En wat u verder niet uit het oog mag verliezen. Hoe is het met de brandstof gesteld? Waar moet uw werknemer tanken? En voor wiens rekening zijn de boetes? Soms wordt wel eens een onderscheid gemaakt tussen pakweg snelheidsboetes en parkeerboetes die vaak onvermijdelijk zijn. Onderstreep ook hoe het met het onderhoud van de wagen is gesteld. Waar moet uw werknemer daarvoor terecht, maar vooral: wat moet hij zelf
DOSSIER
CAR POLICY
SELECTIECRITERIA VOOR VOERTUIGEN ALLE VLOTEN CRITERIA RANKING Verhuurprijs (LTV) 1 Service van de dealer 2 Nettoprijs (na aftrek korting) 3 Kilometerkostprijs (TCO) 4 Verbruik 5 Uitrusting 6 Korting 7 CO2-kost 8 BIV en rijtaksen 9 Imago van het merk 10 Catalogusprijs 11 Imago van het model 12
De verhuurprijs blijkt het belangrijkste criterium bij de keuze van een voertuig. Opvallend is dat de service van de dealer op de tweede plaats staat. De catalogusprijs en het imago van het model sluiten het lijstje af.
KLEINE VLOTEN (van 1 tot 9 wagens) CRITERIA RANKING Nettoprijs (na aftrek korting) 1 Service van de dealer 2 Kilometerkostprijs (TCO) 3 Verhuurprijs (LTV) 4 Verbruik 5 Uitrusting 6 BIV en rijtaksen 7 Korting 8 Catalogusprijs 9 Imago van het merk 10 CO2-kost 11 Imago van het model 12
Bij de kleinere wagenparken (minder dan 10 voertuigen) prijkt de nettoprijs op de eerste plaats. Opvallend is toch de hoge stand van de TCO.
MIDDELGROTE VLOTEN (van 10 tot 50 wagens) CRITERIA RANKING Verhuurprijs (LTV) 1 Service van de dealer 2 Kilometerkostprijs (TCO) 3 Verbruik 4 Uitrusting 5 BIV en rijtaksen 6 Korting 7 Imago van het model 8 Nettoprijs (na aftrek korting) 9 Catalogusprijs 10 CO2-kost 11 Imago van het merk 12
Middelgrote vloten zetten de verhuurprijs weer op de eerste plaats.
48
Bron: Fleet & Business Barometer, september 2005.
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
GROTE VLOTEN (meer dan 50 wagens) CRITERIA RANKING Verhuurprijs (LTV) 1 Service van de dealer 2 Kilometerkostprijs (TCO) 3 Verbruik 4 Nettoprijs (na aftrek korting) 5 CO2-kost 6 Uitrusting 7 Korting 8 Imago van het model 9 Imago van het merk 10 BIV en rijtaksen 11 Catalogusprijs 12
Bij de grootste vloten is de CO2-kost van de voertuigen opgeschoven tot de 6de plaats. Bij grote bedrijven is er vaak een wagenparkverantwoordelijke aangewezen die actief de aankooppolitiek evalueert. De recente fiscale wijzigingen rond de CO2-emissies is hen niet ontsnapt.
doen of laten doen (olie controleren, bandenspanning,…)? Ook didactisch toelichten wat moet gebeuren in geval van ongeval moet vermeld worden. Is er een vervangvoertuig voorzien?
Verzekeringen En dit brengt ons bij één van de meest hachelijke onderdelen van de car policy: de verzekering. Wat wordt wel en niet gedekt, en vooral: welke kosten kunnen rechtstreeks aan de werknemer doorgerekend worden. 'Klassiekers' als brand, diefstal, burgerlijke aansprakelijkheid of juridische bijstand zitten doorgaans in de afgesloten polis. Schade als gevolg van de deelname aan races of door dronkenschap, zoals we zagen, normaliter niet. Ook de schade of diefstal van vervoerde voorwerpen (kledij, bagage, skibox, fiets,…) valt er doorgaans niet onder. Twee lijstjes met wat de verzekering wel en niet dekt is de meest overzichtelijke manier. Een netelig punt - zeker voor de werknemer - is het betalen van een franchise bij ongeval. Soms is die niet van bij het eerste ongeval verschuldigd. In andere gevallen gebruikt men deze regeling als incentive voor personeelsleden (bv. wanneer hij gedurende één jaar niet betrokken raakt in een ongeluk met eigen verantwoordelijkheid, zal hij de eerstvolgende keer geen franchise moeten betalen), of gewoon als een instrument om werknemers tot voorzichtigheid aan te manen (bv. zonder uitzondering vanaf de eerste keer bij een ongeluk met eigen verantwoordelijkheid). Aangezien zich vaak op dit vlak moeilijk-
heden voordoen, kan het zeker geen kwaad deze regeling nog eens mondeling uit te leggen aan uw mensen.
Eindecontract Meestal denkt men aan het begin van een lease-overeenkomst, maar het is vooral op het einde van het contract dat doorgaans moeilijkheden plaatsvinden. Dat de auto in perfecte staat moet ingeleverd worden, kan best nog eens onderstreept worden. Maar wat als een werknemer op eigen initiatief vertrekt? In een car policy kan voorzien worden dat de nieuwe werkgever van die werknemer of de vertrekkende werknemer zelf het leasecontract moet overnemen. Ook interessant is te vermelden wat als gewone gebruiksschade wordt gezien en wat niet. En vooral, wie instaat voor de mogelijke schade… Michaël Vandamme
BEDANKT LEZERS! Een tijdje geleden vroegen we jullie via de Fleet & Business webzine ons zo veel mogelijke car policies te bezorgen. En dit gebeurde! Jullie reactie was werkelijk opmerkelijk, waarvoor onze oprechte dank!
DOSSIER
CAR POLICY
Hoe evolueert het aankoopbeleid? Hoe evolueert de aankooppolitiek in onze bedrijven? Worden car policies aangepast om vervolgens efficiënter in te spelen op wijzigende aanschafstrategieën? We vroegen het aan vlootbeheerders en/of aankoopverantwoordelijken van enkele Belgische bedrijfsvloten.
D
at bedrijven steeds op zoek gaan naar een efficiënter wagenparkbeheer en een manier om kosten te drukken, is geen geheim. Maar de vaak tweede belangrijkste kost in een onderneming vraagt toch wat extra aandacht. We merken vandaag geen ingrijpende veranderingen, eerder evoluties om beter aan de te sluiten bij de dagelijkse uitdagingen.
Internationalisering De toenemende internationalisering van het wagenparkbeheer en autoaankoop staan buiten kijf. Bedrijven die in een internationale context evolueren, vragen de wagenparkbeheerders vaak het vlootreglement af te stemmen op de internationale regels. Maar dat hoeft niet altijd.
Christian Van De Walle, Facilities & Logistics Manager bij Oracle, ziet geen fundamentele veranderingen in het aankoopbeleid. “Binnen de wereldwijde organisatie, blijft de aankoop en het beheer van wagens één van de weinige zaken waarover wij nationaal mogen beslissen. Op operationeel niveau worden we wel meer tot outsourcing verplicht. Zelf aankopen staat dus niet op ons programma. Vorig jaar hebben we nog een uitgebreide tenderoefening gemaakt. Bleek dat ons nationaal vlootbeleid en onze aankooppolitiek een klassiek patroon blijven volgen. Wel stelt hij verschuivingen vast in het Europese aankoopgedrag van Oracle. “Bij Oracle UK ontstaat een nieuwe trend. Personeelsleden
kunnen er kiezen tussen personal lease of company lease. Ook in Duitsland zien we dit fenomeen opduiken. Of dit impact zal hebben op onze aankoop of car policy? Voorlopig niet.” Op dezelfde golflengte zit Alain Duez, BeLux Procurement Lead bij Accenture: “Onze Belgische aankooppolitiek blijft onveranderd. Wel, hebben we enkele jaren geleden aanpassingen doorgevoerd wat model- en merkrationalisering betreft. Hierin zijn we voor een deel afhankelijk van internationale regels. Internationaal loopt er trouwens een studieproject om de autoaankoop te centraliseren en te harmoniseren. Die strategie wil men zeker dirigeren naar bepaalde landen. Op termijn zou dit dus
een impact kunnen hebben op onze (Belgische) aankooppolitiek. Maar het is nog te vroeg om daar concreet over te zijn. Tot vandaag blijven onze aankopen dus gestructureerd volgens een nationale car policy.” Ook Eddie Cooreman, vlootverantwoordelijke van DHL Express Benelux, moet internationaal denken. “Wij moeten rekening houden met de Deutsche Post, die gecentraliseerd wil aankopen en met vier geprivilegieerde Duitse constructeurs overeenkomsten naleeft. Dit met belangrijk schaalvoordeel en aantrekkelijke kortingen als gevolg. In België en Luxemburg mogen we die keuzepiste verlaten maar andere merken maken weinig kans. Het prijsvoordeel dat die internationaal gecen-
ACCENTURE Fleet-owner: Alain Duez Functie: BeLux Procurement Lead bij Accenture Vloot: 600
“Op Belgisch niveau zie ik momenteel geen opvallende veranderingen wat onze aankooppolitiek betreft. Enkele jaren geleden werden wijzigingen doorgevoerd met het oog op model- en merkrationalisering. Dat was een gevolg van internationale beslissingen, niet van nationale besluiten.”
Fleet-owner: Danielle Hertogs Functie: Financieel Manager Vloot: 25
“We hebben voorlopig nog geen aankoopbeperkingen opgelegd naar C02-taks toe. Het wordt wel in overweging genomen. Niet enkel om budgettaire redenen, ook omdat we onze mensen willen sensibiliseren om voor milieuvriendelijke motoren te kiezen.”
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
VOKA
52
Verzeker uw bestuurders ervan de car policy grondig te lezen alvorens ze op pad trekken met hun nieuwe wagen.
traliseerde aankooppolitiek oplevert is immers te markant. Maar de centraliserende aankoopgedachte bij DHL heeft enkel betrekking op personenwagens, niet op bedrijfsvoertuigen.”
Geprivilegieerd Peter De Wreede, Manager HR Services bij SD-WORX, ziet geen ingrijpende wijzigingen, wel evoluties in het aankoopbeleid en car policy. “We hebben het aantal geprivilegieerde merken opgevoerd van 3 naar 5. Dat heeft vooral te maken met de sterke groei
van onze vloot. Het stabiele aankoopbeleid is ook te danken aan de duidelijke afspraken die we met onze leveranciers naleven. Wij volgen de automarkt nauwlettend en zijn er ons van bewust dat onze partners gunstige aankoopcondities presenteren. Dat vertaalt zich niet enkel in voordelige aankooptarieven maar evenzeer in extra personeelsmotivatie. We scheppen zo een win/winsituatie.” Of het volgen van een welomlijnd aankoopbeleid geprivilegieerde merken of modellen genereert. “Absoluut”, zegt Ann Sanders, General Manager, Neopost. “Wij houden het bij 4 merken en ik stel vast dat de Peugeot 307 1.6 HDI een populair nummer is geworden op onze shopping
list. Misschien wel omdat hij zijn fiscale pk's mee heeft? Of, omdat de motorisatie gunstig scoort op CO2-vlak? Ook het feit dat we met veel jonge bestuurders in onze vloot zitten, zal meespelen.” Geert De Cock, Inkoop Manager bij Ter Beke, spreekt dezelfde taal. Ons aankoopbeleid heeft BMW en bepaalde modellen van de VAG-groep een geprivilegieerd statuut opgebracht.” Danielle Hertogs, Financieel Manager VOKA “Wij werken niet enkel met geprivilegieerde merken maar ook met 3 geprivilegieerde verhuurders. Onze car policy voorziet in vrije wagenkeuze. Indien men een auto kiest van één van de vijf constructeurs waarmee we een overeenkomst hebben, zal dat voor ieder budget automatisch een meerwaarde opleveren. De wagenkeuze blijft vrij, zolang het budget niet wordt overschreden. Kiest men echter voor een “ander” merk, dan zal dit geen meerwaarde opleveren.”
CO2 C02 is vandaag nog niet hét doorslaggevende criterium in het aankoopbeleid van de Belgische bedrijven. Nog niet, maar daar zou snel verandering in kunnen komen. Dat blijkt uit een verklaring van Gisela Hertens, Mobility
Manager bij Vinçotte: “Bij de aankoop van nieuwe wagens wordt voortaan sterk rekening gehouden met de C02-uitstoot. Voor mij is dat een van de meest beduidende factoren waarmee rekening dient te worden gehouden en waarmee men de vlootkost binnen de perken kan houden.” Ook Geert De Cock (Ter Beke), meent dat CO2-regel onvermijdelijke consequenties teweegbrengt en suggereert voorzichtig: “Het enige wat onze aankooppolitiek op korte termijn kan wijzigen, is die C02. Momenteel speelt dat minder omdat onze car policy volgens budgetten werkt, die jaarlijks geïndexeerd worden. Zolang de aankoop binnen dat budget valt, stellen zich (cabrio's en coupé's uitgezonderd) geen beperkingen. Maar als de CO2-kost te hoog oploopt, zullen we hiermee rekening moeten houden.” Ann Sanders (Neopost): “We hechten alsmaar meer belang aan CO2. Wij kijken uiteraard ook naar fiscale pk en aankoopprijs. Nu we als onderneming in het bezit zijn van het milieucertificaat ISO 14001, wensen we als milieubewust bedrijf naar buiten te treden en daarom CO2 bewust te shoppen.” Eddie Cooreman (DHL) klinkt genuanceerder. Toch geeft hij toe dat de enige aanpassing
SD WORX “Men zou het aantal geprivilegieerde merken kunnen inkrimpen. Dat zou nog meer schaalvoordeel en nog scherpere condities genereren. Keuzevrijheid en personeelsmotivatie worden dan wel in gevaar gebracht. Streven naar de beste aankoopcondities en daarbij maar matig aan uw autogebruikers denken, zal zich onherroepelijk wreken. Wat niet wil zeggen dat men niet alert moet blijven en zijn leveranciers blijvend moet durven uitdagen.”
Fleet-owner: Peter De Wreede Functie: Manager HR Services Vloot: 600
“Ieder jaar wordt onze aankooppolitiek bijgesteld. Daarbij stel ik vast dat de factor milieu steeds meer impact krijgt. Samen met onze verhuurders bekijken we telkens welke wagens de interessantste waarden bieden op milieuvlak en restwaarden. We hechten steeds meer belang aan die CO2-factor omdat we als bedrijf ook milieubewust naar buiten willen komen.”
Fleet-owner: Ann Sanders Functie: General Manager Vloot: 45
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
NEOPOST
53
DOSSIER die de car policy van DHL onderging, betrekking heeft op een als gevolg van de CO2-maatregel lichtjes bijgestuurd aankoopbeleid. “Wij hebben geopteerd voor dieselmotoren met kleinere cilinderinhoud. Alle 2.0 en 2.5 liter diesels worden daarom uit de vloot gefilterd. Dit omdat “kleinere” en moderne diesels geen nadeel opleveren op vermogengebied en ze nog gunstiger scoren op CO2-vlak ook. Voor het overige hebben we geen verdere concrete wijzigingen doorgevoerd. We mogen hier ook niet te kort op de bal spelen. Laat ons even afwachten welke richting het verder gaat. Qua milieualternatieven is het
CAR POLICY
einde nog lang niet in zicht.” Danielle Hertogs (VOKA): 'Wij hebben nog geen beperkingen opgelegd voor C02-taks. Maar er wordt uiteraard wel over nagedacht. Het moet alvast mee in overweging worden genomen. Niet enkel omwille van het budgettaire belang, ook omdat we onze autogebruikers moeten sensibiliseren en de aanschaf van milieuvriendelijke motoren dienen aan te moedigen.” Philippe Van Daele, vlootverantwoordelijke bij HP, geeft toe dat er wijzigingen op til zijn: “Vanaf dit jaar zullen we het CO2-verhaal verankeren in onze budgetten. Daarbij gaan we gemiddelden hanteren. Indien de gebruiker kiest voor een wagen die boven dat
gemiddelde uitsteekt, dan krijgt hij minder auto voor zijn budget. Maar, indien hij opteert voor een wagen die hieronder ligt, kan hij zijn auto voor eenzelfde budget rijker laten uitrusten. Een dergelijk systeem willen we ook toepassen op gebied van brandstofverbruik. Daarvoor zullen dan gemiddelde verbruiksparameters per wagensegment vooropgesteld worden.”
What goes up, must go down Terwijl downsizing vaak ter sprake komt bij menig wagenparkbeheerder, valt op dat ondervraagde bedrijven in dit artikel de trend helemaal niet volgen.
Bij Ter Beke is de car policy, uitgezonderd wat punten en komma's, de laatste 8 jaar ongewijzigd gebleven. Gevolg is dat de auto's die in deze policy passen groter geworden of beter uitgerust zijn. “Dat ligt niet enkel aan vastgelegde en geïndexeerde budgetten, of aan een sterk toegenomen concurrentie tussen autoleveranciers. Het bewijst tevens dat we efficiënter onderhandelen met invoerders en verhuurders om betere condities te bedingen,” vertelt Geert De Cock. Ook Danielle Hertogs spreekt voorzichtig van upsizing: “Bij ons is geen sprake van dowsizing. We werken met 3 verhuurders en 5 construc-
VINÇOTTE Fleet-owner: Gisela Hertens Functie: Mobility Manager Vloot: 489
“Bij ons wordt nu vooral gefocust op de aankoop van wagens met een lage C02-uitstoot. Dat zijn we ons als vlootverantwoordelijke verplicht teneinde de vlootkost binnen de perken van het redelijke te houden.”
HEWLETT PACKARD
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
Fleet-owner: Philippe Van Daele Functie: Fleet Manager Vloot: 1.200
54
“Wat de aankoop van merken en modellen betreft is er bij ons (nog) niets veranderd. Ook aan de car policy is niets gewijzigd. We zijn wel bezig om de CO2-meerkost en het brandstofverbruik bij te sturen. Daarbij willen we onze gebruikers voor een deel mede verantwoordelijkheid geven.”
DOSSIER teurs en spelen het spel hard, maar transparant en eerlijk. Onze partners weten dat ze attent moeten blijven. Het resultaat is dat we voor eenzelfde budget nog steeds dezelfde auto's kunnen kopen.” Het aankoopspel wordt vaak hard gespeeld. “Men moet alert blijven en zijn partners
CAR POLICY
durven uitdagen,” zegt Peter De Wreede. “Business as usual dus, vindt ook Christian Van De Walle : “Enkel op basis van een tender ben je dus nooit zeker van een beste koop. Je weet het pas echt als je in het contract zit. Alles is afhankelijk van de strategie die het bedrijf als aankoper volgt. Wil men auto's huren en mag dat een prijskaartje
hebben? Of, wil men in elk van de voorgestelde deelcomponenten de nodige tijd spenderen voor verder onderzoek en de laatste frank omdraaien?” Ferre Beyens
EN UW VLOOT? Hoe evolueert de aankooppolitiek in uw vloot? Heeft u drastische of minder drastische wijzigingen in uw car policy aangebracht? Laat het ons weten! Mail naar
[email protected]
DHL Fleet-owner: Eddie Cooreman Functie: vlootverantwoordelijke Vloot: België: 220 (Benelux: 2.000)
“De enige aanpassing aan onze car policy heeft betrekking op de aankoop van dieselmotoren met een kleinere cilinderinhoud. Alle 2.0 en 2.5 liter diesels zullen we uitfilteren omdat die qua vermogen niet beter scoren dan moderne, kleinere en CO2 gunstiger motoren.”
ORACLE Fleet-owner: Christian Van De Walle Functie: Senior Purchase Specialist Vloot: 300
“Bijna 75% van de TCO wordt bepaald door leasing en operationele posten. De resterende 25% door aankoop. Vandaar dat de aankoopstrategie minder impact heeft op uw car policy. Anderzijds moeten we ook durven toegeven dat we qua aankoopmarges stilaan over de grenslijn aan het wandelen zijn.”
TER BEKE
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
Fleet-owner: Geert De Cock Functie: Inkoopmanager Vloot: 115
56
“Het enige wat onze car policy of aankoopstrategie op korte termijn zou kunnen veranderen is de C02-maatregel. Temeer omdat ik het voorgevoel heb dat onze op dit vlak vindingrijke overheid weldra met nog verder reikende maatregelen over de brug zal komen.”
DOSSIER
CAR POLICY
Downsizing, een schande? Fleetbeheerders willen liever niets weten van downsizing. Een stap terugzetten – qua model of motorisatie – blijft een heikel onderwerp. Toch zien we overal de neiging om het met wat minder te doen. Met name in het aanbod van de constructeurs.
Professionele en sociale erkenning Het aanbod van de constructeurs toont een rationele neiging tot afslanken. De fleetowners zitten daardoor met de handen in het haar. Ze blijven liever discreet over het onderwerp, maar de getuigenis van een van hen is veelzeggend: "De wagen is enerzijds een element van het loonpackage en ligt anderzijds ook emotioneel heel gevoelig. Het personeel neemt het niet zomaar als er wordt gesproken over downsizing, laat staan als die werkelijk wordt doorgevoerd." Een motorisatie 1.6 aanbieden in plaats van een 1.9 zoals men gewend is, wordt vaak aangezien als een stap terug,
een "non performance" van de onderneming. ‘Opklimmen’ in cilinderinhoud of motorisatie is in de ogen van velen echter een teken van professionele erkenning. Wat ook de context is van de overstap, het argument van een car policy die meer in lijn is met de realiteit van de CO2-taks en bovendien ook milieuvriendelijker, kan doorgaans rekenen op weinig begrip. En dan hadden we het nog niet over het emotionele aspect. De emotie die is verbonden aan een wagen van een zekere standing en het aspect "sociale erkenning" zijn twee elementen die geenszins mogen worden onderschat. "We hebben het geprobeerd met 1.6 dieselmodellen”, aldus een fleet-owner. “De truc bestaat erin om modellen aan te bieden met een lichtere motorisatie zonder dat je dat aan de wagen ziet. De gebruikers vonden het oké, maar waren verbaasd toen ze de werkelijke motorisatie vernamen. Het feit dat de motorisatie niet op hun wagen vermeld stond heeft de doorslag gegeven. Zo konden de buren immers niet zien dat ze ‘gedownsized’ waren…" ‘Milieubewustzijn’ zit ‘m inderdaad soms in kleine dingen …
Geen toegiften Een aantal fleet-owners laat zich echter niet vermurwen door het argument CO2-taks. Zij zijn meer bekommerd om wat de collega’s zullen zeggen dan om milieuecono-
mische argumenten. "De bedrijfswagen maakt deel uit van het loonpackage”, zegt een fleetbeheerder. “De CO2taks betekent bij ons een meerkost van 50.000 euro per jaar, maar wij hebben besloten om onze car policy ongemoeid te laten. Onze shopping list is niet veranderd. Dat ligt veel te gevoelig!" En hij staat niet alleen met dit standpunt. Andere fleetowners zeggen net hetzelfde: het loonpackage, het emotionele
De constructeurs bieden steeds vaker kleinere cilinderinhouden aan. Bijvoorbeeld deze Renault Scenic 1.5 DCi.
aspect … Verrassend? Niet echt. Na jarenlange marketingcampagnes, heeft de auto nu eenmaal een zeker imago verworven in onze maatschappij … en in de bedrijven! Benoît DORTHU
Fleet&Business I Nr 150 I MEI 2006 I
E
en normaal mens met een normale ingesteldheid kan niet onverschillig blijven voor de milieu- en belastingsargumenten van de CO2-taks. Dat heeft zo zijn gevolgen in de sector van de bedrijfswagens: de fleetgebruiker wordt steeds vaker een wagen uit een iets lager segment aangeboden of, nog vaker, een wagen met een kleinere cilinderinhoud. In segmenten waar de fleetwagens het talrijkst zijn en de norm veelal dieselmotoren van 1.9 liter voorschreef, zien we een verschuiving naar motorisaties van 1.4, 1.5, 1.6 of 1.7. De prestaties mogen nog steeds gezien worden en ook aan rijcomfort moet amper worden ingeboet.
59
DOSSIER
CAR POLICY
Einde contract : Palliatieve zorgen Het beëindigen van een contract verloopt niet altijd zonder slag of stoot. Vooral discussies over eventuele schade aan het voertuig zijn voor niemand prettig. Niet voor de chauffeur maar ook niet voor de fleet manager of de verhuurder. Zoals altijd is voorkomen beter dan genezen. Een welomlijnde car policy van uw bedrijf is daarom een goed begin.
H
et einde van het contract van bedrijfsauto’s kan soms verrassingen met zich meebrengen. Jean Thomas, general manager van de NV Macadam, die naast andere logistieke diensten in de autowereld zorgt voor een onafhankelijke evaluatie van voertuigen einde contract, herinnert zich een leuk voorval. “Het was een Mercedes einde contract, een auto met een zekere waarde dus... Wel, wij begonnen ons af te vragen of de gebruiker in zijn koffer geen beton had klaargemaakt. Het was verbijsterend!” In dergelijke omstandigheden hoeft het dan ook niet te verwonderen dat het leasebedrijf aan zijn cocontractant prestaties herfactureert, prestaties die zwaar kunnen doorwegen, zoals uit Jean Thomas’ verhaal blijkt. Einde contract: de evaluatie verloopt dikwijls moeilijk. Duidelijkheid is vaak de beste oplossing.
Wat moet er in de car policy staan? Volgens Daisy De Rooster, manager schadegevallen en verzekeringen van KBC Autolease, is het fundamenteel de chauffeur meer verantwoordelijkheid bij te brengen gedurende heel het gebruik van de wagen, a fortiori bij afloop van het contract. “De staat van een auto einde contract heeft rechtstreeks te maken met het gedrag van zijn gebruiker. Sommige bedrijven gaan daarin heel ver en nemen de rechten en plichten van de bestuurder op in de interne car policy. Wat overigens een zeer goede zaak is. Andere werkgevers hebben dan weer bijzonder lakse car policies. Zij hebben de slechte gewoonte aangenomen alles ten laste te nemen, tot en met de parkeerboetes. En zijn dan soms bang van de vakbonden als zij ooit op hun stappen zouden terugkeren...” Het probleem ligt ook aan het feit dat de verhuurders geen rechtstreeks contact
met de gebruikers hebben. Gebruikers die de financiële gevolgen van hun gedrag te weinig, soms zelfs helemaal niet, beseffen... De bestuurder verantwoordelijkheidszin bijbrengen t.o.v. zijn firmawagen, daar gaat het dus om. Volgens Daisy De Rooster moet daarom een duidelijke regel opgenomen worden in de car policy. “Een algemeen aanvaarde norm is dat de werkgever de vrijstelling op het eerste schadegeval per jaar ten laste neemt. Statistisch is één schadegeval per jaar op een contract van 48 maanden/ 120.000 km begrijpelijk. Daarenboven kan je de verantwoordelijkheid van de chauffeur inroepen. Voor het einde contract kan je dezelfde regel toepassen, één schade voor de werkgever, de andere ten laste van de gebruiker.” Een eenvoudige norm, die echt niet moeilijk qua toepassing in een car policy moet zijn. Benoît DORTHU
TRANSPARANTIE Bij KBC Autolease zorgt een onafhankelijke dienst voor de registratie van de schade. VAB Fleet Services maakt voor elke auto een fotografisch dossier op, dat ook de klanten kunnen inkijken. Om die evaluatie bij afloop van het contract beter te doen begrijpen, organiseert KBC Autolease “einde contract” werksessies voor de fleet owners. Een duidelijke en praktische informatie over de huispolitiek dus. Volgende datum: 23 juni a.s.
60
