Doorontwikkeling stakeholdermanagement binnen Vechtstromen Aanleiding In haar bestuursprogramma heeft het dagelijks bestuur van Vechtstromen een nieuwe koers uitgezet voor de komende bestuursperiode. Centraal in deze koers staat de manier waarop het bestuur haar partners nog actiever wil betrekken bij de opgaven van het waterschap. Het motto hierbij is ‘ van buiten naar binnen’ . Dit betekent dat het bestuur eerst wil ophalen hoe onze partners naar onze opgaven kijken, welke opgaven de partners zelf hebben en hoe we kunnen samenwerken bij het realiseren van de gezamenlijke opgaven. Bestuur en directie hebben op grond van een evaluatie van het eerste fusiejaar geconcludeerd dat de samenwerking met de partners nog onvoldoende uit de verf komt. Het beeld is dat er te weinig (bestuurlijk) contact is met de partners en dat de regie en een meer gestructureerde aanpak ontbreekt. Om deze wordt meer aandacht gevraagd voor het stakeholdermanagement. In dit document wordt op beknopte wijze een aanpak gepresenteerd die aansluit bij het bestuursprogramma en de visie op Vechtstromen. Het zwaartepunt van het stakeholdermanagement ligt binnen S&O, omdat hier de meeste medewerkers actief zijn met een relatie-gerichte functie. Dit neemt niet weg dat dit ook geldt voor enkele medewerkers binnen B&C en enkele andere adviseurs. Uiteraard heeft iedereen binnen Vechtstromen in meer of mindere mate een rol bij het opereren in de externe omgeving, van directie tot de medewerkers in de buitendienst, maar in dit document gaat het specifiek over de medewerkers die opereren op het grensvlak van de interne en externe organisatie. Stakeholderteam en regiehouder Het voorstel is om voor de belangrijkste partners een stakeholderteam samen te stellen die bestaat uit een bestuurder, een strateeg/strategisch adviseur en een regiehouder. Voor een regiehouder wordt gekozen omdat het afgelopen jaar duidelijk heeft gemaakt dat het belangrijk is dat er voor iedere strategische partner een medewerker wordt aangewezen die de regie heeft op het stakeholdermanagement. Dit staat los van het gegeven dat binnen Vechtstromen iedereen omgevingsgericht werkt en daarmee een rol heeft in het stakeholdermanagement. Voor alle partners geldt dat er zowel strategische als tactisch-operationele onderwerpen spelen. Dit neemt niet weg dat er onderscheid kan worden gemaakt in partners waar het zwaartepunt ligt bij de samenwerking op strategisch niveau (b.v. Provincie, LTO) en partners waar het zwaartepunt van de samenwerking ligt op tactisch-operationeel niveau (b.v. Gemeenten). In het eerste geval wordt voorgesteld dat de desbetreffende strateeg de regiehouder is en in het tweede geval een adviseur. Van de regiehouder wordt verwacht dat deze “de spin in het web” is en goed ingevoerd is bij wat er speelt bij de desbetreffende partner. Ook roept de regiehouder op gezette tijden de andere medewerkers die bij de partner betrokken zijn bij elkaar. Hoe vaak dat is, is maatwerk en kan in de tijd variëren. In ieder geval is er twee keer per jaar een intern afstemmingsoverleg. Zodra er bestuurlijk gevoelige onderwerpen spelen, trekken adviseur en strateeg nauw met elkaar op en is de strateeg de “ linking pin” met de bestuurder. Hij of zij houdt daarbij contact met de ondersteuner die aan de desbetreffende bestuurder is gekoppeld. Een uitzondering is Duitsland. Hier is de afspraak gemaakt dat de regiehouder de directe contacten heeft met de bestuurder. De reden hiervan is dat hier twee strategen actief zijn en de verantwoordelijke bestuurder de behoefte heeft aan 1 aanspreekpunt. De overall regie op het stakeholdermanagement ligt bij de teamleider van S&O, omdat hier het zwaartepunt ligt. Gemeenten De gemeenten zijn belangrijke partners voor Vechtstromen aangezien er veel dagelijkse contacten zijn. Omdat het zwaartepunt hierbij ligt op het tactisch-operationeel niveau wordt de RO-adviseur de regiehouder. De regiehouder houdt nauw contact met de desbetreffende strateeg om daar waar mogelijk de samenwerking op strategisch niveau te tillen. De regiehouder en de strateeg bepalen in onderling overleg wie bepaalde dossiers oppakt. Het logische vertrekpunt is dat de strateeg de
strategische dossiers oppakt en de regiehouder de tactisch-operationele vraagstukken oppakt of bij collega’s wegzet. Indeling partners In het onderstaande overzicht is aangegeven wie bij de desbetreffende partners betrokken zijn en er staat een sterretje bij de medewerker die de regie heeft. Partners
Bestuurder
Strateeg
vaste adviseur
Gemeenten Provincies LTO RWS
X X X X
X X* X* X*
X*
N&M org. + OPG/DPG Ministeries Bedrijven Drinkwatermaatsch. Duitsland
X
X*
X
X X X X
X* X* X* XX (Vecht- en Dinkelgebied) X*
X X X
Rijn oost Waterschappen *=regiehouder
X
Overige adviseurs X X
XX (droog en nat)
X* X
Ambtelijke en bestuurlijke overleggen Met de partners worden regelmatig gesprekken gevoerd op ambtelijk en bestuurlijk niveau. De frequentie van deze gesprekken is maatwerk en kan per partner sterk verschillen. Omdat het van belang is om elkaar goed te kennen en de relatie verder uit te bouwen is het de inzet om minimaal 1 keer per jaar een ambtelijk en een bestuurlijk overleg te hebben, maar met partners waar intensief mee wordt samengewerkt kan het wel 4 a 5 keer per jaar nodig zijn om ambtelijk en/of bestuurlijk te overleggen. Daarnaast kunnen er natuurlijk diverse ad hoc overleggen zijn of projectmatige overleggen. De ambtelijke overleggen worden voorbereid door de regiehouder in overleg met de strateeg. De strateeg schuift alleen aan bij de ambtelijke overleggen indien er strategische onderwerpen op de agenda staan. Uit de praktijk blijkt dat dit bij de grote gemeenten meestal wel het geval is, terwijl de overleggen met de kleinere gemeenten over het algemeen van tactisch-operationele aard zijn en de aanwezigheid van de strateeg minder nodig is. De verslaglegging van de ambtelijke overleggen vindt plaats door de regiehouder en worden rondgestuurd. De bestuurlijke overleggen worden voorbereid door de strateeg en de regiehouder in overleg met de bestuurder. Zowel de strateeg als de regiehouder schuiven aan bij de bestuurlijke overleggen. De agendavorming is de verantwoordelijkheid van de strateeg en de verslaglegging vindt plaats door de regiehouder. De verslagen van de bestuurlijke overleggen worden ter kennisname naar het DB gestuurd. De dagelijkse praktijk van de externe en interne samenwerking In het dagelijks werk zijn er veel contacten met een partner. Daar waar het gaat om reguliere contacten op het gebied van bijvoorbeeld het beheer en onderhoud of binnen projecten hoeft de regiehouder niet overal bij betrokken te worden en kan de desbetreffende medewerker op zijn niveau de contacten onderhouden. Met andere woorden; de regiehouder is geen trechter waar alles door moet. Wel moet de regiehouder er van op de hoogte zijn als de samenwerking stroef loopt of als er bijzondere zaken spelen (b.v. iets innovatiefs, een incident, een handhavingstraject of een kans). De regiehouder schat in of er bestuurlijke kanten aan zitten en in dat geval betrekt hij of zij de strateeg er bij en bepalen zij samen de aanpak. Om deze rol goed te kunnen vervullen is het van belang dat de overige medewerkers binnen de organisatie weten wie de regiehouder is en omgekeerd moet de regiehouder weten wie wat doet, zodat hij weet waar hij zijn vragen kwijt kan. Ook hiervoor is het van belang dat de regiehouder regelmatig een overleg heeft met de medewerkers die bij een partner betrokken zijn.
Omgekeerd kunnen er diverse vragen bij Vechtstromen binnenkomen die afkomstig zijn van een bepaalde partner, maar waarvan niet direct duidelijk is waar deze vraag binnen onze organisatie kan worden neergelegd. De regiehouder zorgt er in dergelijke gevallen voor dat de vraag ergens binnen de organisatie wordt opgepakt, waarbij het uitdrukkelijk niet de bedoeling is dat hij zelf de vraag gaat oppakken (behalve als het op zijn werkterrein is). Kennisontwikkeling en uitwisseling Uitwisseling van kennis en ervaring is belangrijk. Daarom wordt voorgesteld om voorlopig 1 keer per kwartaal als regiehouders kennis en ervaringen uit te wisselen en elkaar te inspireren. Indien mogelijk worden aan deze bijeenkomsten een case of speciale thema’s gekoppeld die voor alle regiehouders van belang zijn. Deze bijeenkomsten, die worden geleid door de teamleider S&O, kunnen er ook voor zorgen dat de regiehouders naar alle partners een zelfde boodschap uitdragen. Stakeholderplan Het is van belang om een strategie te ontwikkelen voor de wijze waarop ambtelijk en bestuurlijk de samenwerking met de desbetreffende partner wordt gezocht, om zodoende de doelen van Vechtstromen in relatie tot de doelen van de partner te kunnen realiseren. Dit vraagt om een stakeholderplan waarin zowel bestuurder, strateeg en adviseur(s) een belangrijke inbreng hebben. De desbetreffende bestuurder en adviseur(s) leveren input voor het stakeholderplan en de strateeg is eindverantwoordelijk voor het op te stellen plan, aangezien het een strategisch document is. Het definitieve stakeholderplan wordt ondertekend door de bestuurder, regiehouder en de strateeg en ter kennisname ingebracht in het dagelijks bestuur. De inhoud van stakeholderplan is: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Doelen Vechtstromen i.r.t. de partner Doelen partner i.r.t. Vechtstromen Krachtenveldanalyse Strategie m.b.t. de partner, incl. de gezamenlijke ambitie Rollen en verantwoordelijkheden Acties 2015-2016 Acties lange termijn Bijlage: NAW-gegevens partner
Het is niet per definitie noodzakelijk om voor elke partner een stakeholderplan op te stellen. Er zijn bijvoorbeeld gemeenten die maar voor een heel klein deel in ons beheergebied liggen. De noodzaak en de exacte opzet van het stakeholderplan wordt bepaald door het stakeholderteam. Daarnaast is er minimaal 1 keer per jaar overleg met iedere partner. De uitkomsten van dat overleg worden betrokken bij het al dan niet opstellen van een stakeholderplan. Evaluatie Eind 2015 zal het stakeholdermanagement worden geëvalueerd en of de kennisuitwisseling op deze wijze werkt of dat er een bijstelling nodig is. Actiepunten Uit het bovenstaande document kunnen de volgende acties worden afgeleid: Start-up met de regiehouders om de aanpak te bespreken (maart/april, actie door teamleider S&O); Het voorstel voor de aanpak van het stakeholdermanagement wordt als DB-voorstel (via het MT) ingebracht in het DB (half april); Start-up per partner. Hiervoor worden door de regiehouder de medewerkers uitgenodigd die nauw betrokken zijn bij de desbetreffende partner (maart/april, actie door regiehouder); Per partner een startgesprek tussen bestuurder, regisseur en strateeg om de bestuurlijke onderwerpen te bespreken die van belang zijn voor het stakeholdermanagement. (vanaf half april, actie door regiehouder); Per partner wordt een stakeholderplan opgesteld. Dit is een samenspel tussen de regiehouder en de strateeg. De regiehouder levert deels de inhoud en de eindverantwoordelijkheid ligt bij de strateeg, aangezien het een strategisch document is (mei/juni; actie door strateeg);
-
Organiseren van een bijeenkomst om het stakeholdermanagement bekend te maken binnen de organisatie, gekoppeld aan een bericht op intranet (mei; actie door teamleider S&O); Organiseren ambtelijk en bestuurlijk overleg door regiehouder in overleg met strateeg (doorlopend, maar minimaal 1 keer in 2015; actie door regiehouder); Evaluatie stakeholdermanagement (begin 2016; actie door teamleider S&O); Per kwartaal een bijeenkomst met de regiehouders en strategen (actie door teamleider S&O); Jaarplanning: o Aug/sept.: Intern overleg met medewerkers die betrokken zijn bij een partner o Sept/okt.: Ambtelijk en/of bestuurlijk overleg met partner * o Nov/dec.: Actualisatie van de stakeholderplannen o Jan/feb.: Intern overleg met medewerkers die betrokken zijn bij een partner o Jan/feb.: Evaluatie stakeholdermanagement * Daarnaast kan er ook op andere momenten in het jaar aanleiding zijn voor ambtelijk en/of bestuurlijk overleg
Bijlage 1: bestuurders, strategen, vaste adviseurs en gebiedsbeheerders betrokken bij de belangrijkste partners partner
Bestuurder
Strateeg of strategisch adviseur
vaste adviseur
Gebiedsbeheerder
Almelo
Wim Stegeman
Leo Heitbrink
Dolf Peters*
Berkelland Borger-Odoorn Borne Coevorden
Wim Stegeman Roel van der Veen Jan van Hoek Wim Stegeman
Wim Wassink Jan Arie v Berkum Susan Lijzenga Jan Arie v Berkum
Wim Geerdink* Henry Legtenberg* Dolf Peters* Gerdrik Bruins*
Gert Borghuis, Joop Wind Herman Berkhof, Marcel Wessels Judith Schouten Gert Meijering Gert Borghuis, Frits Huttenhuis Gert Meijering, Bas ter Hedde Jan Hesselink, Martijn Veldhuizen
De Wolden Dinkelland Emmen Enschede Haaksbergen Hardenberg Hellendoorn Hengelo
Roel van der Veen Ria Broeze Roel van der Veen Nettie Aarnink Jan van Hoek Wim Stegeman Nettie Aarnink Roel van der Veen
Jan Arie v Berkum Rene Nij Bijvank Jan Arie v Berkum Wim Wassink Wim Wassink Jan Hermen Kat Jantine Langenhof Wim Wassink
Henry Legtenberg* Els Boerrigter* Henry Legtenberg* Els Boerrigter* Wim Geerdink* Ben van Veenen* Dolf Peeters* Wim Geerdink*
Hof van Twente Hoogeveen Losser Midden Drenthe Oldenzaal Ommen
Jan van Hoek Roel van der Veen Ria Broeze Roel van der Veen Nettie Aarnink Wim Stegeman
Susan Lijzenga Jan Arie v Berkum Rene Nij Bijvank Jan Arie v Berkum Rene Nij Bijvank Jan Hermen Kat
Wim Geerdink* Henry Legtenberg* Ben van Veenen* Henry Legtenberg* Dolf Peters* Ben van Veenen*
Rijssen-Holten Tubbergen Twenterand
Ria Broeze Nettie Aarnink Ria Broeze
Jantine Langenhof Rene Nij Bijvank Jantine Langenhof
Gerdrik Bruins* Els Boerrigter* Henri Legtenberg*
Wierden
Nettie Aarnink
Leo Heitbrink
Gerdrik Bruins*
Provincie Overijssel Provincie Drenthe LTO RWS
Stefan Kuks Stefan Kuks Ria Broeze Ria Broeze
Wim Wassink* Susan Lijzenga* Leo Heitbrink* Wim Wassink*
N&M org. + OPG/DPG Ministeries Bedrijven Drinkwatermaatsch. Duitsland
Nettie Aarnink Stefan Kuks Roel van der Veen Stefan Kuks Stefan Kuks
Rijn-Oost waterschappen (incl. Waterkracht) Kennisinstellingen
Stefan Kuks
Bas Worm* Tom Voskamp* Jan Hermen Kat* Leo Heitbrink* Jan Hermen Kat (Vechtgebied); vacature (Dinkelgebied) Jantine Langenhof*
divers divers divers Wim Geerdink (droog); Dolf Peeters (nat) divers divers divers divers Peter van der Wiele*
Jan van Hoek
Jan vd Molen*
*=regiehouder
divers divers
Karel Zanderink, Frits Huttenhuis Martijn Veldhuizen, Gert Meijering Frits Huttenhuis, Judith Schouten Judith Schouten Bas ter Hedde, Jan Hesselink Joop Wind, Marcel Wessels Gert Borghuis, Frits Huttenhuis Judith Schouten Marcel Wessels, Judith Schouten Jan Hesselink, Gert Meijering Karel Zanderink, Frits Huttenhuis Gert Meijering Frits Huttenhuis, Karel Zanderink Bas ter Hedde, Joop Wind Ewald Hannink Marcel Wessels Herman Berkhof, Gert Borghuis Herman Berkhof Joop Wind Bas ter Hedde Joop Wind Marcel Wessels
