Doelstellingennota Rapporteringsbudget: BP2011: 2011 Budget Rapporteringsperiode: 2011 Zwevegem (NIS 34042) Blokkestraat 29A 8550 Zwevegem Secretaris: Financieel beheerder:
Benedikt Planckaert Sander De Bo
00: Algemene financiering
13/12/2010 09:40
1 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
2011
01: Algemeen bestuur Prioritair Beleid Strategische doelstelling SD-1: Een resultaatgerichte en efficiënte organisatie van de interne werking Operationele doelstelling OD-11: Verhogen efficiënte werking van de keuken en dienst maaltijden Actieplan AP-26: Verminderen foutenmarge in de bedeling De huidige werkwijze in de maaltijdbedeling bevat op verschillende niveaus risico's op fouten. - bij het doorgeven van wijzingen (bedeler naar uitschepper) en verwerken van deze informatie - er moet een correct zicht zijn op het aantal en soort benodigde maaltijden (dieet, gesneden, ...) - in de communicatie met de keuken, die instaat voor de bereiding van de maaltijden - bij de registratie van de aantallen bedeelde maaltijden en de interne verwerking van deze aantallen (voor facturatie naar klanten, interne facturatie tussen diensten) Een goede registratie van begin tot einde is noodzakelijk en de basis van correcte informatie. Ook in het dienstencentrum kan de foutenmarge verkleind worden - vergissingen bij registratie tijdstip (dag) verbruikte maaltijd kunnen facturatie correcter maken. Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-50: Opstarten overheidsopdracht catering In overleg met de coördinatori na het verlof 2011 de overheidsopdracht starten Strategische doelstelling SD-2: Een organisatie met tevreden en gemotiveerd personeel Operationele doelstelling OD-12: Herleiden ziekteverzuim Actieplan AP-15: Registratie ziekteverzuim Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-20: Registratiesysteem uitwerken Om het ziekteverzuim te kunnen aanpakken, dient er in eerste instantie een goed zicht te bestaan op de verschillende afwezigheden om medische redenen. Daartoe moet een eenduidig registratiesysteem uitgewerkt, zodat de resultaten op periodieke basis kunnen vergeleken worden. Punten die daarin onder meer moeten aan bod komen zijn: - wat gaan we allemaal meten? (b.v. ziektedagen/ziekte-uren, aantal ziekteperiodes, gemiddelde duur van de ziekte, onderscheid wit/grijs/zwart verzuim, worden personen die reeds jaren ziek zijn nog meegenomen in het overzicht,...) - welke indicatoren gaan we berekenen? (b.v. verzuimpercentage maar ook bradfordfactor, aantal ziekteperiodes, verhouding langdurige/kortdurende/eendags ziekte, analyse van trends zoals de 'maandagziekte'...) - over welke periode gaan we rapporteren? (jaarlijks/halfjaarlijks/per kwartaal/maandelijks) - welke zijn relevante analysegroepen? (b.v. opsplitsing registratie per beleidsitem, leeftijd van het 13/12/2010 09:40
2 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
2011
personeel, afdeling, soort contract,...) Actie ACT-21: Verzuimrapport 2010 als basis Eens een eenduidig registratiesysteem is uitgewerkt, waarmee we in de toekomst willen verder werken, is het wenselijk om dit registratiesysteem al een eerste keer toe te passen op het jaar 2010. Dit biedt dan al een eerste basis, om de gegevens die in de loop van 2011 worden verzameld te kunnen vergelijken. Actieplan AP-16: Opleiding en informatie Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
2.000,00
0,00
-2.000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-22: Opleiding diensthoofden Afhankelijk van de noden die worden vastgesteld, kunnen opleidingen voor leidinggevenden worden georganiseerd. Dit kan b.v. zijn: - opleiding rond de soorten van verzuim: wit, grijs, zwart verzuim - opleiding voeren van verzuimgesprekken - opleiding rond herkennen van stress bij de medewerkers Actie ACT-23: Informeren personeel Personeelsleden dienen voldoende geïnformeerd te zijn. De algemene onthaalbrochure zal in die zin nagelezen worden, en verduidelijkt worden waar nodig. Ook het personeel dat reeds jaren in dienst is, dient echter voldoende op de hoogte te zijn van het verzuimbeleid van de organisatie: - wat dient er te gebeuren bij ziekte? - wanneer en aan wie melden? - wanneer kan een controlegeneesheer langskomen? - communiceren naar personeel over arbeidsgeneesheer - communiceren naar personeel over mogelijkheden op vlak van ergonomie, stress, pesten op het werk, etc... - ter beschikking stellen van folders - communiceren van het rapport ziekteverzuim Actieplan AP-17: Efficiënt controlesysteem Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-24: Uitwerken efficiënt controlesysteem Als onderdeel van het verzuimbeleid, speelt het controlesysteem een belangrijke rol. Het is wenselijk om in samenspraak met Mediwe alle mogelijkheden voor het sturen van een controlearts te bekijken en op een rijtje te zetten (wanneer aanvragen, wanneer komt controle-arts, binnen welke termijn, uren, wat op zon- en feestdagen, etc...). Wanneer dit bekend is, kan intern een procedure uitgewerkt worden, gaande van melding tot controle. Hoewel er reeds een algemeen beleid is, kan dit verder verfijnd of genuanceerd worden. B.v. wanneer gaan we controleren, laten we bepaalde factoren een rol spelen (schoolvakanties, behalen van een bepaalde score van Bradfordfactor, willekeurige controles,...). Ook is het belangrijk dat het personeel weet wanneer controle mogelijk is, dat men niet het gevoel heeft geviseerd te worden.
13/12/2010 09:40
3 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
2011
Actieplan AP-18: Preventieve maatregelen Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
3.000,00
0,00
-3.000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-25: Nemen van preventieve maatregelen om ziekteverzuim te reduceren Er kunnen een aantal preventieve maatregelen uitgewerkt worden, die vermijden dat personeelsleden zich te gauw ziek melden. Een aantal van dergelijke maatregelen - die echter nog verder moeten bekeken worden - kunnen bij voorbeeld zijn: - ter beschikking stellen van geneesmiddelen zonder voorschrift, bij kleine ongemakken/kwaaltjes - ter beschikking stellen van een rustruimte, indien haalbaar - gratis griepinenting Het nemen van dergelijke preventieve maatregelen, dient daarnaast ook voldoende gecommuniceerd te worden naar de personeelsleden toe, zodat ze ook deze mogelijkheden kennen. Operationele doelstelling OD-13: Realiseren actieplan IIP Actieplan AP-19: Opmaak actieplan IIP In 2009 werd door gemeente- en OCMW-bestuur een diversiteitsplan ingediend bij RESOC/SERR. Door het indienen van dit diversiteitsplan, en de goedkeuring van RESOC/SERR kunnen gemeente en OCMW een aantal acties uitvoeren, waarvoor subsidies worden toegekend. Eén van deze acties uit het diversiteitsplan was het houden van een tevredenheidsenquête. Na het verkennen van de markt, werd uiteindelijk gekozen om te starten met het project Investors in People (IIP), in samenwerking met Amelior. In de eigen organisatie krijgt het project een Nederlandstalige naam, met dezelfde afkorting, namelijk Investeren in Personeel (IIP). Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
6.000,00
0,00
-6.000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-26: Opmaak actieplan IIP In het najaar van 2010 werd een nulmeting gehouden. Dit was een reeks interviews met een steekproef van medewerkers, leidinggevenden, directie. Eind 2010 werden de resultaten gepresenteerd in de vorm van een rapport. Aan de hand van dit rapport dient in eerste instantie een actieplan opgemaakt te worden. Wij hebben echter de intentie om het actieplan op te maken in samenspraak met de medewerkers. Daartoe werd een oproep gericht naar medewerkers voor deelname aan 4 bijeenkomsten in de loop van januari/februari. Het is de bedoeling om halverwege februari een actieplan van de organisatie klaar te hebben. Tegelijkertijd wordt ook een actieplan opgemaakt door de externe begeleider van Amelior. Eind februari zouden de twee actieplannen moeten versmelten tot één actieplan, dat zal worden voorgelegd aan de OCMW-raad en aan het College van Burgemeester en Schepenen. Actie ACT-27: Realiseren actieplan IIP Wanneer het actieplan is opgemaakt, en tevens wordt goedgekeurd door de OCMW-raad en het College van Burgemeester en Schepenen, zal dit actieplan ook worden uitgevoerd. Meer gedetailleerde informatie is bij opmaak van het budget 2011 echter niet mogelijk, gezien het actieplan zelf nog dient opgemaakt te worden.
13/12/2010 09:40
4 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
13/12/2010 09:40
2011
5 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
2011
02: Sociale dienst Prioritair Beleid Strategische doelstelling SD-5: Een dynamische organisatie die inspeelt op de actuele maatschappelijke trends Operationele doelstelling OD-26: Optimaliseren gecoördineerde communicatie over energiebesparende initiatieven Actieplan AP-36: Inventarisatie energiebesparende maatregelen en initiatieven De prijzen voor gas en elektriciteit zijn de laatste jaren fors gestegen. Ook wonen is veel duurder geworden. Een groot deel van de bevolking besteedt een derde en meer van het maandelijkse inkomen aan "woonkosten". Kansarme gezinnen besteden in verhouding een groter aandeel van hun inkomen aan energie dan gezinnen met een gemiddeld of een hoog inkomen. Een preventief sociaal energiebeleid is dan ook wenselijk. Dit beleid mag zich niet enkel richten op het aanzuiveren van niet-betaalde rekeningen. Op gemeentelijk en regionaal vlak werden de laatste jaren al heel wat initiatieven in die zin opgestart. Denken we maar aan de Energiesnoeiers en het Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost (FRGE). Het is wenselijk om alle energiebesparende maatregelen en initiatieven in eerste instantie te inventariseren. Op gemeentelijk en regionaal vlak dienen de nodige afspraken tussen de verschillende actoren en medewerkers gemaakt te worden. De uiteindelijke bedoeling is om op dit vlak een nieuwe en gecoördineerde communicatie ten aanzien van de bevolking te voeren. Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-86: Inventarisatie energiebesparende maatregelen en initiatieven Actieplan AP-37: Uitwerken van wenselijke procedure en afspraken Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-87: Uitwerken van wenselijke procedure en afspraken Actieplan AP-40: Opzetten en invoeren van nieuwe gecoördineerde communicatie Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-88: Opzetten en invoeren van nieuwe gecoördineerde communicatie
13/12/2010 09:40
6 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
2011
Operationele doelstelling OD-28: Uitbouwen boodschappendienst in deelgemeenten Actieplan AP-21: Opstarten boodschappendienst met vrijwilligers in deelgemeenten Momenteel doet een vrijwilliger boodschappen in Zwevegem. Bij de bezoeken aan de 80- jarigen komen er vragen op wie ze kunnen beroep doen voor boodschappen (verschillende buurtwinkels sluiten). Sommige bejaarden wensen af en toe mee te gaan op boodschap. Haalbaarheid nagaan hiervan (ifv. vervoersmogelijkheden). Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
250,00
0,00
-250,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-34: Uitwerken procedure boodschappendienst: bepalen criteria Criteria bepalen boodschappendienst: - wie kan er beroep doen: zorgbehoevenden, weinig ondersteuning familie, beperkte verplaatsingsmogelijkheden, landelijk wonen,....? - welke boodschappen: dagelijkse boodschappen, grote boodschappen, aankoop kledij, aankoop huishoudtoestellen,.....? - kan de aanvrager mee op boodschappen? - verzekering? - afstand: dichtsbijzijnde winkel of in winkel in omliggende gemeente, stad? - hoe aanvragen - prijs Strategische doelstelling SD-6: Een infrastructuur aangepast aan de huidige noden Operationele doelstelling OD-31: Realiseren alternatief voor opvang LOI in voormalig Slot Actieplan AP-38: Bouwen/renoveren diverse woongelegenheden LOI Afhankelijk van de beoordeling dossier aanvraag tot slopen gebouw Blokkestraat 5: 1. architect aanstellen voor ontwerp nieuwbouw - woongelegenheden LOI 2. architect aanstellen voor ontwerp verbouwing - woongelegenheden LOI 3. alternatieve locatie zoeken voor realisatie nieuwe woongelegenheden LOI én verkoop Blokkestraat 5 In functie van eerste beslissing, opmaak dossier (ver)bouw(ings)werken en gunningsprocedure aannemingswerken starten Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
0,00
0,00
0,00
450.000,00
0,00
-450.000,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-83: Bouwen/renoveren diverse woongelegenheden LOI
13/12/2010 09:40
7 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
2011
03: Residentiële ouderenzorg Prioritair Beleid Strategische doelstelling SD-6: Een infrastructuur aangepast aan de huidige noden Operationele doelstelling OD-32: Indienen financieel-technisch plan nieuwe linkervleugel WZC Actieplan AP-39: Opmaak financieel-technisch plan Na offertevraag selectie van architect/ingenieur stabiliteit/ingenieur technieken/EPB Opmaak van ontwerp verbouwing+nieuwbouw WZC om te komen tot een WZC met max. 142 woongelegenheden Opmaak ramingen bouwkosten, om na overleg met VIPA financieel-technisch plan in te dienen in het kader van de opmaak subsidiedossier voor deze investering. Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
0,00
0,00
0,00
150.000,00
0,00
-150.000,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-84: Opmaak financieel-technisch plan
13/12/2010 09:40
8 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
2011
04: Thuiszorg Prioritair Beleid Strategische doelstelling SD-1: Een resultaatgerichte en efficiënte organisatie van de interne werking Operationele doelstelling OD-11: Verhogen efficiënte werking van de keuken en dienst maaltijden Actieplan AP-26: Verminderen foutenmarge in de bedeling De huidige werkwijze in de maaltijdbedeling bevat op verschillende niveaus risico's op fouten. - bij het doorgeven van wijzingen (bedeler naar uitschepper) en verwerken van deze informatie - er moet een correct zicht zijn op het aantal en soort benodigde maaltijden (dieet, gesneden, ...) - in de communicatie met de keuken, die instaat voor de bereiding van de maaltijden - bij de registratie van de aantallen bedeelde maaltijden en de interne verwerking van deze aantallen (voor facturatie naar klanten, interne facturatie tussen diensten) Een goede registratie van begin tot einde is noodzakelijk en de basis van correcte informatie. Ook in het dienstencentrum kan de foutenmarge verkleind worden - vergissingen bij registratie tijdstip (dag) verbruikte maaltijd kunnen facturatie correcter maken. Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
2.500,00
0,00
-2.500,00
9.500,00
0,00
-9.500,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-48: Automatisatie registratie aanvraag maaltijden Op zoek gaan naar een eenvoudig registratiesysteem - overzicht aantallen per dag - overzicht soorten maaltijden - overzicht aantal en soort voor keuken ( hier zijn de namen van de cliënten niet nodig) - gekoppeld aan facturatie - bewijs voor cliënt Actie ACT-49: Opleiding maaltijdbedelers registratiesysteeem De nodige opleiding voorzien Actie ACT-51: Automatisatie registratie aanvraag maaltijden dienstencentrum De gevonden automatisering van de thuisbedeelde maaltijden aanpassen voor het gebruik in het dienstencentrum Strategische doelstelling SD-5: Een dynamische organisatie die inspeelt op de actuele maatschappelijke trends Operationele doelstelling OD-28: Uitbouwen boodschappendienst in deelgemeenten Actieplan AP-21: Opstarten boodschappendienst met vrijwilligers in deelgemeenten Momenteel doet een vrijwilliger boodschappen in Zwevegem. Bij de bezoeken aan de 80- jarigen komen er vragen op wie ze kunnen beroep doen voor boodschappen (verschillende buurtwinkels sluiten). Sommige bejaarden wensen af en toe mee te gaan op boodschap. Haalbaarheid nagaan hiervan (ifv. 13/12/2010 09:40
9 / 10
Doelstellingennota
Zwevegem
2011
vervoersmogelijkheden). Exploitatie
Investering
Andere
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
Uitgave
Ontvangst
Saldo
1.000,00
0,00
-1.000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Actie ACT-37: Bekendmaken dienst bij eigen cliënteel - sociale dienst Tijdens de verschillende teamvergaderingen (bij poetspersoneel, maaltijdbedelers, team thuiszorg, team sociale dienst,...) de nieuwe dienstverlening toelichten.
13/12/2010 09:40
10 / 10
