Budget 2014
Dit beleidsrapport wordt opgemaakt voor de duur van één jaar. Het geeft weer wat het bestuur tijdens dit jaar wil ondernemen om haar beleidsdoelstellingen en actieplannen die in het meerjarenplan werden goedgekeurd, te realiseren.
Deel 1
Beleidsnota
1.1.
Doelstellingennota 2014
In 2014 zetten we de eerste stappen in de uitvoering van het meerjarenplan. Hieronder volgt, per doelstelling, actieplan en actie, een toelichting bij de concrete initiatieven die in 2014 zullen genomen worden.
Doelstelling 1 – Armoede wordt aangepakt op diverse domeinen, met prioriteit voor (kinder)armoede, gezondheid en participatie
Actieplan 1 – Informatie- en preventiebeleid naar de Zeelse bevolking toe op het vlak van o.m. (kinder)armoede, gezondheid, participatie
Actie 1 - Het OCMW zorgt er, zelfstandig of in samenwerking met andere organisaties, voor dat de bevolking via een aantal campagnes geïnformeerd wordt over deze problematieken en de bestaande hulpverleningskanalen. Het budgetspel brengen in de scholen Dit is een spel waarin de leerlingen met een vastgelegd inkomen voor 1 maand lang de vaste kosten, de aankoop van voeding en andere variabele kosten moeten betalen. We hernemen dit bij de 5de leerjaren onder begeleiding van 2 maatschappelijk werkers voor de 3de maal in 2014. De sensibilisering rond energiezuinig wonen Een werkgroep binnen FRGE bekijkt wat het energiebewustzijn in een gemeente en voornamelijk dan bij de kansengroepen, kan verhogen. In 2014 starten we met het implementeren van de bevindingen van deze groep. Het promoten van de Vreg-test De Vreg-test is een objectieve vergelijking van de verschillende elektriciteits- en aardgasproducten van alle energieleveranciers. Website, spreekbeurt, een artikel,.. zullen deze test in 2014 verdere bekendheid geven. In 2014 zullen we ook andere soortgelijke test mee promoten. De taal- en taalstimulering In 2014 zal het OCMW meewerken aan initiatieven hier rond via correcte doorverwijzing of door zelf initiatieven (mee) te ontwikkelen en te dragen : met een initiatief zoals ‘taalmama’s’ i.s.m. de gemeente in 2013 reiken opvoedingsondersteuning en taal mekaar de hand. Bestrijding laaggeletterdheid Naast de algemene problematiek, steken nieuwe vormen van analfabetisme de kop op : dit kan men omschrijven als‘ informatieongeletterdheid’. Eind 2013 dienen we een projectvoorstel rond dit probleem in bij de provincie, waarvan we voor 2014 het resultaat verwachten. Het OCMW zal in 2014 het project ‘Samen met papa en mama naar school’ -traject van de gemeente, mee ondersteunen via het uitvoeren van huisbezoeken waar wenselijk.
1
De geestelijke gezondheidszorg Het OCMW verkreeg goedkeuring in 2013 voor een project geestelijke gezondheidszorg dat zal lopen tot half 2015 en waar zeker in 2014 mee gestart wordt. Laagdrempelige psychische bijstand wordt aldus mogelijk voor personen die het niet breed hebben. De sociale dienst verleent in 2014 medewerking aan dit project en komt tot concrete doorverwijzingen. Gezonde voeding en levensgewoonten Gezondheidswinst realiseren bij mensen die in bescheiden materiële omstandigheden leven door zaken als beweging , gezonde voeding, minder roken, … te promoten, is een vrij onontgonnen domein. In 2014 verlenen we medewerking aan initiatieven die een antwoord hierop zoeken via deelname aan raad van Bestuur LOGO of via een eigen activiteit.
Actie 2 - Het OCMW participeert als actor of coördinator aan overleg met andere actoren die actief zijn op de domeinen (kinder)armoede, gezondheid en participatie, met de bedoeling om tot onderlinge afstemming of samenwerking te komen Deelname aan het LOP Het OCMW neemt reeds gedurende enige jaren deel aan dit lokaal overlegplatform voor het onderwijs. Het is de bedoeling in de komende jaren nog meer synergie te creëren via onze deelname in 2014. De opstart van een overlegorgaan kinderarmoede Op lokaal vlak starten we een overlegstructuur op met scholen, kinderdagverblijven, armoedeverenigingen,… met de bedoeling te onderzoeken welke oplossingen op maat geboden kunnen worden ter bestrijding van kinderarmoede. Op deze manier kan kinderarmoede op een multidisciplinaire manier aangepakt worden. De taken van dit overlegplatform kunnen zich concentreren rond 3 assen: sensibilisering rond kinderarmoede, ondersteuning van leerkrachten en zorgverstrekkers, en het bieden van concrete hulpverlening. Participatie aan een overleg opvoedingsondersteuning Het ‘Huis van het Kind’ is een kernbegrip binnen een nieuw decreet dat het decreet opvoedingsondersteuning vervangt. Een aanbod opvoedingsondersteuning is een van de drie pijlers in een Huis van het Kind, naast activiteiten in het kader van preventieve gezondheidszorg en de bevordering van sociale cohesie. Kind en Gezin heeft in dit geheel een primordiale rol te vervullen. Wij volgen de evolutie van dit alles op in 2014. Deelname Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost kerngroep Het FRGE van deze regio begon vanaf september 2013 met een kerngroep. We verwachten en verwerken de eerste resultaten in 2014. De kernvraag is hoe de moeilijk bereikbare groepen toch te bereiken met dit op zich interessant instrument. Regionaal overleg met andere actoren (OCMW, CAW,…) Een 3 tot 4-tal keer per jaar vindt een bijeenkomst plaats op arrondissementeel vlak rond thema’s als preventie uithuiszetting, provinciaal project dak- en thuislozenzorg, crisisopvang bij daklozen (psychiatrische problematiek en gebrek aan alternatieven), hervorming LOI’s, vernieuwde versie Resocproject artikel 60,…. In 2014 blijft de sociale dienst van Zele hieraan deelnemen.
2
Actieplan 2 – Het hulpverleningsaanbod inzake (kinder)armoede, gezondheid, participatie en huisvesting bij het eigen cliënteel verder ontwikkelen en vernieuwen
Actie 1 - Het OCMW werkt een geïntegreerde aanpak uit om wonen voor onze cliënten gezond en betaalbaar te houden LAC /energiezuinigheid Meer concreet loopt in 2014 in samenwerking met vzw Ecolife een project rond waterverbruik, energie, afval. Aan de hand van een milieuscan en een ‘energie-‘ en een ‘afvalspel’ wordt duidelijk gemaakt wat de (ook financiële) impact van een aantal gedragswijzen inhoudt CAW-project dakloosheid Samen met andere OCMW’s in het arrondissement wordt gezocht naar mogelijkheden om hier efficiënter rond te werken. Er wordt gezocht naar bijkomende middelen via projectsubsidie. De promotie van renovatie/energiepremies/energiezuinigheid Ook wanneer mensen niet in aanraking komen met het LAC, moeten we aandacht besteden binnen individuele hulpverlening aan het aspect energie. Er wordt geen langdurige steun verleend zonder de energiekost door te lichten. We continueren dit in 2014. Verder zal een maatschappelijk werker de gespecialiseerde opleiding ‘energiebesparing bij kansengroepen’ volgen met de bedoeling daarmee nog gerichter te kunnen begeleiden. De screening van de woonkwaliteit bij cliënteel en de eigenaars inlichten Parallel met wat binnen het meerjarenplan gezegd wordt over de aanpassing van de eigen woningen in het kader van de eisen betreffende de woonkwaliteit van 2020 , zal de algehele huizenmarkt beetje bij beetje moeten volgen. De dakisolatienorm, die in deze enorm belangrijk is, treedt in werking op 1 januari 2015. Hierdoor zal vanaf 2020 de afwezigheid van dakisolatie volstaan om een woning ongeschikt te laten verklaren, waardoor ze ook niet meer verhuurd mag worden. We maken in 2014 een aanvang met het ontwikkelen van een adequate strategie om hiermee om te gaan. De preventie van uithuiszettingen verder verfijnen Aanklampend werken is voor wat deze materie betreft de beste manier van optreden en OCMW Zele doet dat reeds. Vanuit diverse lopende projecten (Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen werkt rond preventie van uithuiszettingen en ook bij CAW staat het item op de agenda) moeten normaal gezien ideeën en werkwijzen ontstaan die voor een permanent verbeterend resultaat zorgen. Projectsubsidie hiervoor werd aangevraagd.
Actie 2 - Voor 10% van het aantal personen in steun of RMI voorziet het OCMW arbeidsmarktgerichte initiatieven Tewerkstellingen art. 60§7 In 2012/2013 werd een statuut, een betere screening , een betere begeleiding , een degelijk onthaal op maat en een betere evaluatiemethode op punt gesteld. Het instrument artikel 60 (dat in de loop van deze bestuursperiode wijzigingen zal ondergaan vanwege de staatshervorming) moet optimaal aangewend worden om het potentieel binnen de groep van mensen die steun/recht op maatschappelijk integratie hebben, te laten renderen en – vooral wanneer het jonge mensen betreft – om dat potentieel niet verloren te laten gaan door mensen toe te laten zich ‘te nestelen’ binnen de steun. In 2014 wordt wat op punt gesteld werd in 2013 geëvalueerd. Project i.s.m. RESOC (doorstroming art. 60§7) Voorzien in tewerkstelling via artikel 60§7 is belangrijk. Doorstroming proberen te verzekeren richting reguliere arbeidsmarkt vormt echter het sluitstuk van zo’n tewerkstelling. Het recente statuut voor artikel 60’s laat toe dat mensen stappen ondernemen/vorming volgen hiervoor nog tijdens hun tewerkstelling. Vanuit een werkgroep werd het doorstromingstraject recent hertekend. Voor 2014 besloot OCMW Zele hier in te stappen.
3
Het Europees voortraject (ism OCMW Lokeren) Van diegenen die zouden kunnen doorstomen naar een artikel 60 tewerkstelling (en verder) is niet iedereen direct inzetbaar. Werken aan de werkattitudes kan via dit project op maat. OCMW Zele is te klein om dergelijk project alleen waar te maken, vandaar de samenwerking hiervoor met zowel OCMW Lokeren (dat promotor is) als met OCMW Berlare. De in 2013 begonnen samenwerking wordt verder gezet in 2014. De samenwerking met de werkwinkel en andere organisaties In concreto veruiterlijkt de samenwerking zich voornamelijk in regelmatige contacten waarbij nieuwe mogelijkheden, gewijzigde regelgevingen opleidingsmogelijkheden voor ons cliënteel… die zich aandienen besproken. We continueren dit in 2014.
Actie 3 - Voor de cliënten voor wie de arbeidsmarkt (nog) niet haalbaar is, ontwikkelt, biedt en/of ondersteunt OCMW Zele mogelijkheden tot sociale activering Het vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk is een mogelijkheid om cliënten uit hun isolement te halen. Hoe mensen vrijwilligerswerk kunnen vinden, hoe mensen dit kunnen aanpakken om reglementair in orde te blijven, is hen dikwijls niet bekend. Hier adequate informatie over geven en kunnen zorgen voor doeltreffende doorverwijzing vraagt dat hierin verder geïnvesteerd wordt. In 2014 ontwikkelen we hiervoor een strategie. Uitstappen Vanaf 2010 probeerden we met succes een aantal boude zetten die telkens beoogden OCMW-cliënten te plaatsen in de voor hen nieuwe en anders onbereikbare (zowel fysisch als psychisch) context van een concertzaal. We zetten dit in 2014 verder daar het veroveren van dergelijk vreemd terrein letterlijk grensverleggend is voor deze personen. De actieve ondersteuning van initiatieven binnen de gemeente zoals Noodwinkel en Welzijnsschakel De locatie van de Noodwinkel en de vrijwilligers die er zijn bieden een plaats waar mensen zich thuis voelen ; de Welzijnsschakel ontwikkelt daar en op andere plaatsen andere activiteiten, zowel ontspannend als vormend en rekening houdende met maximale participatie. In 2014 ondersteunen we deze initiatieven verder. Eigen activiteiten De Programmatorische Overheidsdienst voor Maatschappelijke Integratie bood in 2010 via een communicatiecampagne en via een betoelaging extra ondersteuning voor het uitvoeren van een aantal activiteiten. Hierop werd ondertussen verder gebouwd: er is een vaste groep deelnemers (vrijwilligers) aan activiteiten allerlei (kookgroep, winkelen), die zelfs groeit. In 2014 ontwikkelen we een aantal nieuwe initiatieven.
Actie 4 - Schuldhulpverlening optimaliseren in samenwerking met andere organisaties en in functie van het verhogen van de eigen expertise en nieuwe mogelijkheden tot ondersteuning van cliënten Deelname netwerk schuldhulp CAW Binnen dit project is een meerjarenplan ontwikkeld waarvan we in 2014 actieve deelnemers en uitvoerders zullen zijn. Er is een meerjarenplan ontwikkeld met als belangrijke punten regelmatig overleg tussen de projectverantwoordelijke en de actoren van het schuldplatform, het ontwikkelen van een gemeenschappelijk visie over kwaliteitsvolle schuldhulpverlening, samenwerking met andere projecten en afstemming met Vlaams Centrum voor Schuldenlast realiseren, het faciliteren van een lerend netwerk, regelmatig contact met de arbeidsrechtbank, het uitbouwen van preventieve acties.
4
Overleg met andere OCMW’s, Het Lerend Netwerk (dat deel uitmaakt van het eerder beschreven project) sluit aan op de vorming omtrent schuldhulpverlening. Het heeft tot doel hulpverleners samen te brengen rond schuldhulpverlening, zodat zij kunnen leren van elkaar, ervaringen en tools kunnen uitwisselen, … De bedoeling is in 2014 4 keer per jaar samen te komen in 2 verschillende groepen. De interne juridische ondersteuning Een viertal keer per jaar organiseert OCMW Zele intern een overleg over schuldhulp met de jurist – bestuurssecretaris in ondersteuning van de maatschappelijk werkers. Het geheel wordt ondersteund door vorming. Jaarlijks volgt één maatschappelijk werker de algemene vorming bij het Vlaams Centrum Schuldenlast. Bijkomende opleiding is afhankelijk van het aanbod terzake.
Doelstelling 2 – Het OCMW realiseert een effectief werkend woonzorgnetwerk tegen 2019
Actieplan 1 – Realiseren/coördineren van samenwerking tussen de thuis- en ouderenzorgdiensten in Zele
Actie 1 - Het OCMW brengt via het Ouderenforum een overleg tot stand tussen de lokale dienstverleners, seniorenverenigingen en individuele actieve senioren om tot afstemming en samenwerking te komen rond het aanbod aan thuis- en ouderenzorg in Zele 2014 is het jaar waarin het Ouderenforum effectief van start gaat. Uiteraard willen we maximaal rekening houden met de input van degenen die hierin zullen zetelen. Vanuit het OCMW zouden we in elk geval volgende insteken willen meegeven Zele als leeftijdsvriendelijke gemeente Een grotere groep van de bevolking wordt ouder en heeft specifieke behoeften op het vlak van toegankelijke dienstverlening, communicatie, duidelijke informatie over gezondheid, participatie, veiligheid voor ouderen. Het is de bedoeling dat het ouderenforum hier effectief algemene adviezen formuleert naar gemeente en OCMW, maar ook concrete acties voorstelt. Seniorenweek Eind 2014 willen we de focus gedurende een week leggen op alle aspecten van de vergrijzing. Ter voorbereiding willen we een draagvlak zoeken (interesse wekken), mogelijke partners en aandachtspunten in kaart brengen. Gedurende de seniorenweek willen we het aanbod aan voorzieningen in de kijker zetten. Woonzorgzone In en rond de Koevliet zijn een aantal seniorenvoorzieningen. Het is de moeite waard na te denken over de mogelijkheden op het vlak van ruimtelijke ordening en in samenwerking met de andere openbare en private voorzieningen (gemeente, bibliotheek, sporthal, kerk, bouwmaatschappij, scholen, middenstand Kouter) om rond deze seniorenvoorzieningen met alle participerende actoren een gezamenlijke visie op een woonzorgzone te ontwikkelen.
Actie 2 - Het netwerk van hulpverleners (doorverwijzers) in de thuis- en ouderenzorg wordt systematisch op de hoogte gehouden van het aanbod dat in de gemeente aanwezig is Netwerken van hulpverleners/doorverwijzers organiseren In de loop van 2014 zal de eerste focus liggen op het samenbrengen van doorverwijzers m.b.t. geestelijke gezondheidszorg en m.b.t. kankerwerking. Daarnaast zal in de eerste helft van 2014 een netwerk van plaatselijke doorverwijzers en hulpverleners worden opgezet om ervoor te zorgen dat de Zeelse senioren optimaal worden toegeleid naar voor hen relevante diensten, ongeacht de organisatie waar ze zich in eerste instantie toe richten.
5
Actieplan 2 – De OCMW-diensten die noodzakelijk zijn voor een woonzorgnetwerk worden verder uitgebouwd en afgestemd op nieuwe evoluties in de sector.
Actie 1 - Het aanbod van het dienstencentrum wordt verder uitgebouwd en vernieuwd zodat een grotere doelgroep wordt bereikt Gezondheid In de loop van 2014 staan zeker op het programma een nazorgtraject rond kanker (i.s.m. Roparun), een laagdrempelig project rond geestelijke gezondheidszorg (met betoelaging door de Nationale Loterij en i.s.m. de sociale dienst). In het kader van de zelfzorg zal er ook opnieuw een actie worden opgezet rond Boebs (valpreventie). Behoeftendetectie Via gerichte interviews zal een deel van de ouderenpopulatie worden bevraagd om de noden beter te detecteren. Een behoefte die op die manier al naar boven is gekomen – en waar we in 2014 een concreet aanbod zullen rond uitwerken – is de nood aan ergotherapeutisch advies rond de woninginrichting voor thuiswonende ouderen. Dementievriendelijk Het aantal personen met dementie neemt toe. Het dienstencentrum zal een specifiek aanbod uitwerken naar thuiswonende dementen en hun mantelzorgers. Extramurale acties Tot slot zal ook vanuit het dienstencentrum samenwerking met andere in Zele actieve spelers gezocht of verdergezet worden (vb. wijkcomités, Ziac, …) om op die manier een groter publiek te kunnen bereiken. Mantelzorg ondersteunen Naast een evaluatie van de bestaande mantelzorgpremie voorzien we in een aantal acties ter ondersteuning van mantelzorgers. We denken hierbij aan vorming, intervisie, mogelijkheden om mantelzorgers te vervangen tijdens verlof of ziekte,…
Actie 2 - In de diverse geledingen van de thuis- en ouderenzorg worden systematisch vernieuwende tendensen geïntroduceerd Visie op vernieuwing Door de thuis- en ouderenzorgdiensten zal in het eerste kwartaal een visienota ontwikkeld worden over de wijze waarop vernieuwingen in de dienstverlening zullen aangepakt worden. Eén insteek hiervoor zal alvast komen vanuit het idee van ‘ervaringsgerichte zorg’, d.w.z. een vorming die erop gericht is hulpverleners zich te laten inleven in de ervaringswereld van de hulpbehoevende. Dementievriendelijkheid Deze invalshoek is ook in het rustoord van belang. Een aantal nieuwe technieken moeten zorgen voor een groter welbevinden van de demente rustoordbewoners. Concrete acties zijn o.m. het laten volgen van een opleiding referente verpleegkundige dementie, introductie van fingerfood (= zelf eten), basale zorg,… – dit alles onder coördinatie van een werkgroep dementie. Kortverblijf Binnen het kortverblijf zal werk gemaakt worden van een nog betere voorbereiding van terugkeer naar huis na een verblijf – niet enkel door betere informatie, maar door in samenwerking met het dienstencentrum een aantal ondersteunende diensten aan te bieden (cfr. ergo aan huis).
6
Efficiënte zorg Naast deze initiatieven, zal in de loop van 2014 ook verder worden gewerkt aan het ‘leaner’ maken van de organisatie binnen het woonzorgcentrum, volgens de principe van lean management, met bijzondere aandacht voor de operationele werking van de rustoordafdelingen. De concrete werkorganisatie op de afdelingen zal vanuit deze benadering onder de loupe worden genomen wat er toe moet leiden dat kosten gereduceerd worden en dat efficiëntiewinst geboekt wordt.
Doelstelling 3 – Het bestaande aanbod aan dienstverlening inzake algemene sociale dienstverlening en inzake thuis- en ouderenzorg wordt globaal kwalitatief en kwantitatief behouden en verder geoptimaliseerd binnen de perken van een doelmatig beheer van de financiële middelen
Actieplan 1 – Bewaken van de financiële en operationele performantie van de eigen organisatie
Actie 1 - Het OCMW garandeert dat de bestaande infrastructuur en werking aan de wettelijke en decretale(financierings) normen blijft voldoen en neemt daartoe de noodzakelijke beslissingen Personeelsnorm gezinszorg In de loop van 2014 zal in de eerste plaats aandacht uitgaan naar het volhouden van de groei van onze dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg, waar tegen 2015 een gemiddelde van 10 VTE dient tewerkgesteld te zijn. Infrastructuur assistentiewoningen Een beslissing dringt zich ook op m.b.t. de infrastructuur van het woningcomplex met dienstverlening (in de toekomst: assistentiewoningen), gezien de oplopende herstellingskosten, de veroudering van de inrichting en gewijzigde erkenningsnormen. In 2014 zullen een aantal alternatieven worden vergeleken en tevens alternatieve financieringswijzen worden onderzocht. Aanbod dienstencentrum Voor wat het dienstencentrum betreft zal in de loop van 2014 moeten gewerkt worden aan een verder verfijning van het aanbod in functie van de erkennings- en kwaliteitsnormen. Bezetting dagverzorging Binnen het dagverzorgingscentrum zal bewaakt worden dat de reeds ingezette groei zich verder zet, om te verzekeren dat de gemiddelde bezetting die na 3 jaar nodig is om gesubsidieerd te blijven, gehaald wordt. Tevens zal vanaf 2014 de bijzondere Riziv erkenning worden aangevraagd, zodat voor mensen met zware zorgen betoelaging kan worden bekomen.
Actie 2 - De bestaande initiatieven m.b.t. de kwaliteitsbewaking worden verder ontwikkeld zodat de kwaliteit van de dienstverlening verder verbetert Kwaliteitsindicatoren Wat het kwaliteitsbeleid betreft, zal in 2014 de bestaande lijst van te meten indicatoren op punt worden gezet, gekoppeld aan een nulmeting en het vooropstellen van streefcijfers. Tevredenheidsmetingen We voorzien tevredenheidsmetingen bij de cliënten van gezinszorg, huishoudhulp, woonzorgcentrum, dienstencentrum en woningen met dienstverlening. Kwaliteitssysteem De consulteerbaarheid en bekendheid van het kwaliteitssysteem voor de medewerkers gaan we verhogen door interne vorming en door het toegankelijk maken van het intranet van huis uit. Tevens zullen de verbeterpunten die naar voor zijn gekomen in de CAF-oefening van 2013, worden aangepakt, met feedback naar de CAF-groep.
7
Actie 3 - Het OCMW werkt een gedifferentieerd waarderingsbeleid uit en ontwikkelt daartoe de nodige tools Onderzoeken mogelijkheden Uit de verschillende interne analyses (CAF, SWOT, medewerkerstevredenheidsonderzoek) komt tot uiting dat er nood is aan meer waardering voor sterk presterende medewerkers. Medewerkers ondervinden dat er momenteel weinig onderscheid gemaakt wordt tussen medewerkers die het heel goed doen en medewerkers die zwakker presteren. Dit komt de motivatie niet altijd ten goede. Om competente medewerkers te behouden en blijvend te motiveren willen we begin 2014 onderzoeken welke mogelijkheden er op dit vlak zijn rekening houdende met de wettelijke aspecten hieromtrent. Uitwerken voorstel Tegen midden 2014 wordt een voorstel uitgewerkt met mogelijke waarderings- en/of beloningsmogelijkheden. Dit voorstel wordt voorgelegd aan de raad. Na goedkeuring door de raad worden voor de weerhouden voorstellen de nodige stappen voor de implementatie gezet (dit kan o.a. een aanpassing van de rechtspositie zijn) en worden de nodige tools ontwikkeld zodat de implementatie in 2015 van start kan gaan.
Actie 4 - IT-processen worden op punt gezet, gemonitord en op een veilige manier verankerd (continuïteit, functiescheiding) Interne coördinatie Rond ICT is gebleken dat een betere coördinatie nodig is en dat we meer know how in huis moeten halen. Daarom zal in 2014 gestart worden met de oprichting van een stuurgroep met een (beperkt) aantal verantwoordelijken, die tegen eind 2014 een policy moet toegepast hebben i.v.m. doublures, paswoordenbeheer, informatieveiligheid… Al deze zaken zijn te documenteren i.f.v. het interne controlesysteem. Samenwerking gemeente Het gemeentebestuur zal een tweede informaticus aanwerven, en beiden zullen ook beschikbaar zijn voor het OCMW, waardoor een continue beschikbaarheid mogelijk is van systeembeheerders. We onderzoeken of deze samenwerking verder kan gaan dan het delen van een aantal medewerkers en kan leiden tot afspraken en spelregels rond het omgaan met ICT (door al onze medewerkers). Uiteindelijk kan dit (op langere termijn) leiden tot een gemeenschappelijk ICT-beleid.
Actie 5 - Uit benchmarking blijkt dat Zele het niet slechter doet dan vergelijkbare OCMW’s uit de regio Benchmarking als leerinstrument Als OCMW worden wij – net als alle andere dienstverlenende organisaties- uitgedaagd om onze werking en dienstverlening permanent te verbeteren en dit in een steeds moeilijkere (krapper wordende) budgettaire context. Wij willen als OCMW Zele de ‘goede’ dingen doen en de goede dingen ‘goed’ doen. Wij willen evalueren, leren en verbeteren door ons te vergelijken met andere vergelijkbare OCMW’s uit de regio. 2014 is het startjaar om indicatoren en parameters te formuleren waarop gemeten zal worden. Vervolgens wordt een eerste meting (= nulmeting) uitgevoerd met als doel te komen tot een ‘plaatsbepaling’ (welke plaats nemen wij als OCMW in ten opzichte van andere soortgelijke OCMW’s?). In 2014 – en in de daaropvolgende jaren - wordt het eigen presteren telkens opnieuw geëvalueerd a.d.h.v. relevant cijfermateriaal (jaarlijks aftoetsen aan onze eigen resultaten) om van daaruit te kunnen verbeteren (door het uitwerken van oplossingen en het nemen van beslissingen om bij te sturen) en om uiteindelijk te leiden tot het beter realiseren van de door OCMW Zele beoogde maatschappelijke effecten.
8
Actie 6 - Evaluatie i.f.v. de marktconformiteit van de kostprijs van de aangeschafte en verstrekte producten en diensten en nemen van de nodige stappen om bij te sturen Als onderdeel tot het financieel beheersbaar houden van de werking, zullen zowel de uitgaven als de ontvangsten onder de loupe worden genomen. Tarieven bewaken Wat de ontvangsten betreft, is het de bedoeling om de tarieven te indexeren waar mogelijk, d.w.z. de tarieven die we zelf kunnen vaststellen (woonzorgcentrum, kortverblijf, dagverzorging, woningcomplex met dienstverlening, …). Aankopen optimaliseren Aan de uitgavenzijde zetten we de actie verder die in de vorige legislatuur werd ingezet om systematisch de markt te consulteren, zeker voor de grotere contracten. Het OCMW hanteert hiervoor een prioriteitenlijst waarbij de duur van de lopende offerte en de grootte van het jaarlijks budget bepalend zijn voor welke zaken men eerst in aanbesteding brengt. Het OCMW bereidt momenteel offertes voor rond o.m. keukenexploitatie, incontinentiemateriaal (samen met een aantal omliggende OCMW’s). Samenwerking gemeente Nieuw is dat we meer gaan focussen op gezamenlijk aankopen met de gemeente. Voor dossiers die niet direct in aanbesteding kunnen gaan (omdat de termijn van de huidige gunning nog loopt in één bestuur), zal worden nagegaan in hoeverre bestaande offertes kunnen uitgebreid worden tot het andere bestuur. Als mogelijke dossiers die op korte termijn (in 2014) kunnen aan bod komen denken we aan de aankopen van kantoormateriaal, dranken, ramen poetsen. In overleg met het gemeentebestuur kan deze lijst worden uitgebreid. Het lijkt ons aangewezen dat hierover op managementniveau afgestemd wordt.
Actieplan 2 – Verder consolideren en verfijnen van de hervormingen/herstructureringen die in de vorige legislatuur zijn ingezet (nieuwe diensten, nieuwe organisatiestructuur, ICS, RPR)
Actie 1 - Consolideren en verfijnen van de hervormingen/herstructureringen die in de vorige legislatuur zijn opgestart (nieuwe diensten, nieuwe organisatiestructuur, ICS, RPR,…) Afdelingsgericht werken rustoord Een werkgroep zal het concept afdelingsgericht werken in het rustoord verder op punt stellen. De resultaten zullen in de loop van 2014 verder geïmplementeerd worden in de werking van alle afdelingen én opgenomen in het interne controlesysteem. Interne communicatie optimaliseren Op het vlak van de interne communicatie zal het MT een actievere rol opnemen in de informatiedoorstroming naar de werkvloer (o.a. via aanwezigheid op teamoverleg), het verder ontwikkelen en toegankelijk maken van het intranet en het systematisch betrekken van medewerkers bij nieuwe initiatieven op het vlak van dienstverlening of organisatieontwikkeling (projectformule). Thematische werking sociale dienst In het licht van de diverse acties rond armoedebestrijding, zal ook de verdere thematische specialisatie binnen de sociale dienst worden verder ontwikkeld. Rapportage Over de belangrijkste gegevens uit de werking en het resultaat van de metingen zal gerapporteerd worden in de kwartaalverslagen. Het kwartaalverslag wensen wij te behouden en aan de hand van geregelde evaluaties verder te verfijnen.
9
Actie 2 - Verder bewaken en verbeteren van een gestructureerde vrijwilligerswerking Actualisatie visie Begin 2014 willen we de vrijwilligerswerking verder uitdiepen. Door de nieuwe dienstverlening (LDC) is de nood ontstaan onze visie en bestaande afspraken rond vrijwilligers te herbekijken. Gezien het groeiende belang van vrijwilligers in onze diensten, willen we ook het waarderingsaspect evalueren. Uitbreiding vrijwilligersgroep Daarnaast is het noodzakelijk, willen we de vooropgestelde doelstellingen in onze dienstverlening behalen (openingsuren bar dienstencentrum), de groep vrijwilligers verder uit te breiden. Vooral binnen het dienstencentrum zijn extra vrijwilligers nodig, maar ook binnen het woonzorgcentrum zijn extra helpende handen welkom. Gerichte acties zullen hiervoor opgezet worden. Vorming Ook van vrijwilligers wordt steeds meer en meer verwacht. Om hen hierin de nodige ondersteuning te geven, willen we de noden/mogelijkheden voor vorming bekijken. Vrijwilligersoverleg Om alle vrijwilligers samen en overkoepelend te bereiken zal er 2 keer per jaar (voor- en najaar) een algemeen vrijwilligersoverleg georganiseerd worden.
Actie 3 - Terugdringen milieubelastend verbruik (energie, water, …) en ontwikkelen van een milieuvriendelijke bedrijfscultuur Ondanks het feit dat onze diensten in recente gebouwen gehuisvest zijn, dienen we vast te stellen dat op het gebied van milieubelastend verbruik (water, gas, elektriciteit, …) er nog wel één en ander kan verbeterd worden. Sensibilisering medewerkers Gezien energie jaar op jaar duurder wordt dringt zich de noodzaak op ons personeel, maar ook de bewoners en bezoekers te sensibiliseren om op een bewuste, respectvolle manier met deze middelen om te gaan. Projectmatige aanpak Omdat we als overheidsinstelling een voorbeeldfunctie in deze hebben vinden we het dan ook noodzakelijk om met een stuurgroep met een aantal medewerkers van de verschillende diensten een aantal projecten uit te werken die er toe leiden bewust om te springen met de milieuproblematiek en de daaraan gekoppelde kosten. Een eerste project zal nog in 2014 worden opgestart.
Actie 4 - Tegen 2018 voldoen al onze huurwoningen aan de woonnorm 2020 Met ons woningaanbod zijn we een niet onbelangrijke speler op de sociale woonmarkt binnen de gemeente Zele. Als verhuurder dienen we er echter op toe te zien dat al onze wooneenheden voldoen aan de geldende kwaliteits- en veiligheidsnormen. Screening woningen Aan de hand van het Decreet houdende de Vlaamse Wooncode en het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de kwaliteits- en veiligheidsnormen voor woningen zullen de eerste helft van 2014 al onze wooneenheden doorgelicht worden aan de hand van een checklist die wordt uitgewerkt door de eigen technische dienst, indien mogelijk met ondersteuning van de gemeentelijke woonambtenaar. Renovatie Aan de hand hiervan zal een planning worden uitgewerkt voor een gefaseerde renovatie van onze woningen tegen 2018. Om de kosten van deze aanpassingen mee op te vangen wordt in 2014 een niet meer renoveerbare woning op de Gentsesteenweg verkocht.
10
