Doelarchitectuur Omgevingsdienst Haaglanden

Doelarchitectuur Omgevingsdienst Haaglanden

16 september 2011 Werkgroep ICT Omgevingsdienst Haaglanden Versie: 0.1.0

Managementsamenvatting Later invullen.

2


Overzicht besluitvorming / bespreking Documenthistorie Versie Datum Wie 0.0.1 28 juli 2011 Andre Batenburg 0.1.0 16 september 2011 Andre Batenburg Interne en externe toets Versie Datum Wie 0.0.1 28 juli 2011 Mark van den Broek 0.1.0 16 september 2011 Mark van den Broek Interne distributielijst Naam Alex Weersma Ferdy Macnack

Functie Gemeente Zoetermeer Gemeente Zoetermeer

Jurjen Roels Gemeente Den Haag Katja van den Berg Gemeente Den Haag Leo Hopman Gemeente Den Haag Renate Noe Robin Paalvast

3

Provincie Zuid-Holland Gemeente Westland


Wijziging Eerste inventarisatie Verwerking presentaties in werkgroep

Inhoudsopgave

4

1 1.1 1.2

Inleiding ............................................................................................................................ 5 Achtergrond ....................................................................................................................... 5 Doel en afbakening ............................................................................................................ 5

1.3 2 2.1

Leeswijzer .......................................................................................................................... 5 Context en richting .......................................................................................................... 6 Context............................................................................................................................... 6

2.2 2.3 3

Beleidslijnen, richtlijnen en standaarden ........................................................................... 6 Oplossingsrichtingen.......................................................................................................... 7 Bedrijfsarchitectuur......................................................................................................... 8

3.1 3.2 3.3

Organisatie......................................................................................................................... 8 Diensten........................................................................................................................... 11 Processen ........................................................................................................................ 15

3.4 4 4.1

Functionele en niet-functionele eisen .............................................................................. 16 Informatiearchitectuur................................................................................................... 17 Applicaties en services .................................................................................................... 17

4.2 4.3 5

Gegevens en berichten.................................................................................................... 30 Informatie-uitwisseling ..................................................................................................... 34 Technische architectuur ............................................................................................... 42

5.1 5.2 5.3

Infrastructuur en werkplek................................................................................................ 42 Gegevensopslag .............................................................................................................. 42 Netwerk............................................................................................................................ 42

6 7 8

Beheer............................................................................................................................. 42 Beveiliging...................................................................................................................... 42 Bijlagen ........................................................................................................................... 43

8.1 8.2 8.3

Begrippen......................................................................................................................... 43 Landelijke systemen ........................................................................................................ 45 Standaarden .................................................................................................................... 47

8.4

Referenties....................................................................................................................... 51


1 Inleiding 1.1

Achtergrond In Nederland dient er in de loop van 2012 een landsdekkend systeem van omgevingsdiensten te zijn. Binnen de provincie Zuid-Holland komen er 5 omgevingsdiensten, beoogd is per 1 september 2012 de omgevingsdienst Haaglanden (ODH) te starten. Aanleiding is de handhaving in Nederland een kwaliteitsimpuls te geven door taken van overheden op het gebied van vergunningverlening en handhaving voor het milieu te bundelen. De bundeling moet leiden tot kwaliteit en efficiency.

1.2

Doel en afbakening De werkgroep ICT Haaglanden heeft de opdracht om op basis van het bedrijfsplan de ICT voor de omgevingsdienst te realiseren. Doel van deze notitie is de kaders te beschrijven voor de informatiehuishouding van de omgevingsdienst.

1.3

Leeswijzer In de volgende hoofdstukken zijn de al geformuleerde uitgangspunten ‘vertaald’ naar architecturale principes en richtlijnen. De principes en richtlijnen worden in tabellen vermeld. Elk principe is voorzien van een code die begint met P gevolg door een volgnummer per paragraaf. Per principe wordt in de linker kolom aangegeven welke uitgangspunten (U) uit hoofdstuk 2 een relatie heeft met dit principe. Ook elke richtlijn is voorzien van een code die begint met R gevolgd door een volgnummer per paragraaf. Per richtlijn wordt in de linker kolom aangegeven welke principes (P) een relatie heeft met deze richtlijn. Elke koppeling is voorzien van een code die begint met K gevolgd door een volgnummer. Verdere verantwoording van een principe en een richtlijn wordt aangegeven in de kolom ‘status’. Dit betreft de eventuele wettelijke basis, bestuurlijke afspraak, principe van NORA, PETRA, GEMMA, uitspraak van het Forum Standaardisatie, etc. Als de status niet vermeld is betekent dit dat het principe nog niet elders benoemd is of vastgesteld. Er is uitgegaan van NORA 3.0, PETRA 1.2 en GEMMA 1.0.

5


2 Context en richting 2.1

Context De doelstellingen van de omgevingsdienst zijn (zie referentie [2]): • De omgevingsdienst zorgt er voor dat de taakuitvoering gaat voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen, onder voorwaarde dat zij daarvoor de opdracht en de financiële middelen

2.2

• •

krijgt. De omgevingsdienst zorgt voor een goede afstemming/samenwerking met partijen. De omgevingsdienst zorgt voor een zo eenduidig mogelijke taakuitvoering in het gehele

•

gebied van Haaglanden, met maatwerkafspraken als het gaat om ambities en bestuurlijke keuzes van de individuele organisaties. De omgevingsdienst zorgt er voor dat de taakuitvoering beduidend efficiënter gaat

•

plaatsvinden dan de som van de huidige taakuitvoering per einde van 2010. De omgevingsdienst zorgt voor een breder pallet aan ontwikkelingsmogelijkheden in termen van specialismevorming en doorgroeimogelijkheden dan de huidige die er zijn

•

binnen de deelnemende organisaties. De omgevingsdienst zorg er voor dat specifieke expertise, waaronder die voor de glastuinbouw, wordt geborgd en waar mogelijk verder wordt uitgebouwd.

Beleidslijnen, richtlijnen en standaarden In de stuurgroep Omgevingsdienst Haaglanden zijn de volgende uitgangspunten vastgesteld:

Context: Uitgangspunten Code

Uitgangspunt/Toelichting

Status

U1

Geen maatwerkoplossingen: Gebruiken wat beschikbaar is in de markt. Hergebruik gaat voor standaard, standaard gaat voor maatwerk.

Referentie [1]

U2

Kiezen voor proven technology: Geen nieuwe oplossingen die zich nog

Referentie [1]

moeten bewijzen. U3

Basaal niveau van IT voorzieningen: Nu realiseren wat noodzakelijk is, meerjarige doorontwikkeling naar wat wenselijjk is.

Referentie [1]

U4

IT voorzieningen onderbrengen bij deelnemende partij: Tijdelijke voorkeur ingegeven door tijd-geld-klem. Als uit analyse blijkt dat onderbrengen bij

Referentie [1]

een derde partij eveneens tot de mogelijkheden behoort dan vervalt dit uitgangspunt. U5

6

Digitaal werken is de norm: Streven is zoveel als mogelijk papierloos te werken. Dossiers van zaken worden digitaal opgebouwd.


Referentie [1]

Context: Uitgangspunten Code

Uitgangspunt/Toelichting

Status

U6

Digitaal communiceren: Met klanten en opdrachtgevers (gemeente, provincie) wordt digitaal gecommuniceerd, zowel over de inhoud van het zaakdossier als over de status van het proces.

Referentie [1]

U7

Digitaliseren buiten de opdracht: Het digitaliseren van bestaande

Referentie [1]

papieren archieven bij de opdrachtgevers (gemeente, provincie) vallen buiten de scope van de opdracht van de werkgroep ICT Haaglanden. U8

Frontoffice op maat: gemeenten zijn de frontoffice voor de gemeentelijke taken, de omgevingsdienst is de frontoffice voor de provinciale taken.

Referentie [1]

U9

E-overheid: de omgevingsdienst gebruikt de landelijke bouwstenen en

Referentie [1]

standaarden van de e-overheid. U 10

2.3

Het Nieuwe Werken: thuiswerken behoort tot de mogelijkheden en mobiel werken mag niet onmogelijk worden gemaakt.

Referentie [1]

Oplossingsrichtingen Dit onderdeel wordt in een volgende versie ingevuld, als de inventarisatie van de IT bij de deelnemende partijen is uitgevoerd.

7


3 Bedrijfsarchitectuur 3.1

Organisatie Bedrijfsarchitectuur: Organisatie Code P 3.1.1

Principe/Toelichting

Status

Procesgerichte organisatie: De organisatiestructuur van de

Referentie [2]

omgevingsdienst is ingericht op basis van de processen. Onderbouwing Minder differentiatie, functiescheiding goed mogelijk, draagt bij aan resultaatgericht werken. P 3.1.2

Ondersteuning centraal: Ondersteunende functies worden centraal georganiseerd. Onderbouwing

Referentie [2]

Uit oogpunt van efficiency en kwaliteit. P 3.1.3

Uitvoering in opdracht van bevoegd gezag: Het bestuursorgaan van de opdrachtgever (Gedeputeerde Staten van de provincie, Burgemeester & Wethouders van de gemeente) blijft het bevoegd gezag voor de taken

Referentie [2]

die overgaan naar de omgevingsdienst. De omgevingsdienst is verantwoordelijk voor de uitvoering. Onderbouwing Een omgevingsdienst is op basis van een Gemeenschappelijke Regeling / Openbaar Lichaam verantwoordelijk voor de uitvoering van provinciale en gemeentelijke taken. Het bedrijfsplan bevat nog enkele onduidelijkheden. Hieronder zijn deze onduidelijkheden weggenomen door de gemaakte keuzes nog eens expliciet te verwoorden. Deze verwoording geldt als aanname in de onderstaande uitwerking in principes: • Bij meervoudige aanvragen met milieu als zwaartepunt bij gemeentelijke taken wordt de regie uitgevoerd door de ODH, tenzij de gemeente deze regie niet overdraagt. • • •

Bij coördinerend toezicht met milieu als zwaartepunt bij gemeentelijke taken wordt de regie uitgevoerd door de ODH, tenzij de gemeente deze regie niet overdraagt. Bij coördinerend toezicht met zwaartepunt niet bij een ODH taak wordt de regie uitgevoerd door de opdrachtgever die volgens de WABO het bevoegd gezag is Voor de gemeentelijke en provinciale milieuhandhaving, alsmede voor de handhaving van de regelgeving die de provincie bij de ODH onderbrengt, wordt het gehele proces uitgevoerd door de ODH. Het loket ligt dan bij gemeentelijke taken bij de gemeente en bij provinciale taken bij de ODH. Deze loketfunctie heeft dan met name betrekking op de externe triggers uit de omgeving die in de handhaving een rol spelen.

8


Bedrijfsarchitectuur: Organisatie Code


Status

P 3.1.4

Mandaat volgt regie: Als de ODH de regie voert over de uitvoering, dan wordt ook het mandaat voor de afhandeling bij de ODH belegd. Onderbouwing

Referentie [2]

Dit volgt uit het bedrijfsplan. De regievoerende partij is tevens de partij die de aanvraag afhandelt en het bijbehorende besluit verzorgt. Implicatie Dit is voor de gemeenten in concreto het geval voor de enkelvoudige milieuaanvraag en voor de meervoudige aanvraag met accent milieu (tenzij de gemeente de regie niet overdraagt, in dat geval is maatwerk nodig). P 3.1.5

Regie bepaalt zaak: De partij die regie voert zorgt dat de zaak wordt bijgehouden, en zet de taken uit die nodig zijn voor uitvoering van de zaak. Onderbouwing Dit is bijna per definitie zo. Middels de zaakregistratie houdt de regievoerder overzicht over de uitvoering. Implicatie Als de ODH wel de regie voert dan levert de ODH het eindproduct. Hiervoor wordt een zaak gedefinieerd. Als de ODH niet de regie voert dan levert de ODH een deelproduct van het eindproduct. De ODH levert werkdocumenten aan degene die regie voert of die een advies heeft gevraagd aan de ODH. Hiervoor wordt wel een (interne) deelzaak gedefinieerd, die aansluit op de zaak van de regievoerder. Noot Het kan zijn dat degene die een deelzaak uitvoert daarin een bepaalde bevoegdheid vertegenwoordigd. Het product van de deelzaak is dan niet een (vrijblijvend) advies maar een oordeel dat dwingend is. Het product bestaat dan uit een tekst waarover een besluit wordt genomen door het bevoegde gezag en deze tekst geldt dan als input voor het besluit van de zaak. Belangrijk hierbij is te realiseren dat dit oordeel het besluit van de zaak negatief kan beïnvloeden (blokkerend kan werken). Dit heeft dus gevolgen voor de afronding van de zaak.

P 3.1.6

Dossier volgt regie: Degene die regie voert houdt de zaak bij en daar is

-----

binnen de ODH het dossier onlosmakelijk mee verbonden. Onderbouwing Als de ODH de regie voert en de zaak bijhoudt dan is het logisch om ook

U5 U6

de dossiervorming daar te laten plaatsvinden. Dit is het dynamisch dossier, niet het semi-statisch dossier / archief. Implicatie Als de ODH niet de regie voert dan wordt het dossier opgebouwd bij de opdrachtgever. Dit is het geval als de ODH een deel van de zaak uitvoert.

9


RGBZ



Status

In dat geval levert de ODH een deelproduct: een advies of een deelbesluit. De ODH levert werkdocumenten aan voor de regievoerder die het dossier voert. Noot (zie de noot bij het voorgaande principe!) Als in een deelzaak een oordeel wordt afgegeven dan wordt dit oordeel opgenomen in het dossier van de zaak. Degene die de regie voert over de zaak moet het dossier immers compleet houden en dus ook dit oordeel daar in opnemen. Alleen op deze manier kan het dossier tot een goede archivering leiden. P 3.1.7

Archivering volgt opdrachtgever: De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het archief, is de zorgdrager. De opdrachtgever kan de uitvoering uitbesteden (aan de ODH of aan een andere archiefvormende partij). Onderbouwing Dit volgt uit de archiefwet. In de archiefregeling wordt onderscheidt gemaakt in zorgdragen (bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen voor het archief) en uitvoeren (zorgen dat de archivering conform de archiveringsregels plaatsvindt). Implicatie Gemeenten doen de archivering zelf. Provincie dragen de uitvoering over aan de ODH.

10


Archiefwet

3.2

Diensten De omgevingsdienst levert haar diensten voor de volgende taken: • • •

Pakket 1: Basistakenpakket, taken op het gebied van omgevingsvergunningverlening en milieutoezicht zoals vastgelegd in de ‘package deal’ van juni 2009 (zie referentie [4]) Pakket 2: Basistakenpakket+: alle wettelijke milieutaken van gemeent en provincie, met uitzondering van die voor de MER Pakket 3: Aanvullende taken op pakket 2 door het inbrengen van expertise van de omgevingsdienst op het gebied van Milieu en RO.

De omgevingsdienst levert geen bouwgerelateerde uitvoerende en adviserende taken van gemeenten. De omgevingsdienst voert voor 1 gemeente alleen pakket 1 uit, voor 9 gemeenten pakket 1 en 2. Voor de provincie voert de omgevingsdienst pakket 1 t/m 3 uit. Bovenstaande betekent de volgende opsomming van de primaire taken: • Toetsing: beoordelen van onderzoeksrapporten, aanvragen, plannen en voorstellen • • •

Vergunnen, beschikken, melden, ontheffen: behandelen concrete aanvragen Toezicht: inspecteren, constateren, rapporteren van uitvoeringssituatie Handhaving: optreden en sanctioneren bij overtreding

•

Advisering: uitvoeren van milieuonderzoek of inbrengen van milieudeskundigheid t.b.v. RO plannen Procescoördinatie

•

• Programma-uitvoering • Ondersteuning implementatie nieuwe wet- en regelgeving Daarnaast zijn de volgende ondersteunende taken onderscheiden: • • •

Management Managementondersteuning Financiën

• • •

Juridische zaken Personeel & Organisatie Facilitaire Zaken

• •

Communicatie Informatisering & Automatisering.

Principes met betrekking tot de dienstverlening



P 3.2.1

1 benoemd en bezegeld niveau van dienstverlening: De ODH spreekt 1 niveau van dienstverlening af met de opdrachtgevers (provincie, gemeente), afgestemd met de kaders die de opdrachtgevers daarvoor hanteren. Onderbouwing Voor de dienstafnemer dient de dienstverlening van de opdrachtgever kwalitatief eenduidig en transparant te zijn. Dit ongeacht of de dienst wordt uitgevoerd door de opdrachtgever of door de uitvoeringsdienst.

11


Status



Status

Implicaties De opdrachtgever draagt haar visie op dienstverlening uit binnen de Omgevingsdiensten. Een omgevingsdienst kent meerdere opdrachtgevers. Dit betekent dat ODH dit moet harmoniseren in overleg met de opdrachtgevers. P 3 2.2

1 benoemd en bezegeld niveau van elektronische dienstverlening: De ODH spreekt 1 niveau van elektronische dienstverlening af met de opdrachtgevers (provincie, gemeente), afgestemd met de kaders die de opdrachtgevers daarvoor hanteren. Onderbouwing De Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) leent zich bij uitstek voor een uitvoerende, dienstverlenende instantie als de omgevingsdienst. PETRA is de interprovinciale afgeleide van NORA. De gemeentelijke referentiearchitectuur (GEMMA) geeft ook een verdieping van NORA. Omdat de taken voor de Omgevingsdiensten uitvoerend zijn, zijn onderwerpen als zaakgericht werken en het gebruik van basisregistraties zeer relevant. GEMMA levert standaarden op dat gebied. Implicaties ODH moet dit harmoniseren in overleg met de opdrachtgevers. Dit betekent dat de referentiearchitectuur voor de overheid (NORA), provincies (PETRA) en gemeenten (GEMMA) ook binnen de omgevingsdienst als referentie geldt. Omgevingsdiensten dienen toegang te hebben tot kennis en expertise van het kader voor de elektronische dienstverlening (NORA, PETRA, GEMMA). Met name kennis van de standaarden GEO (zoals vastgesteld door het College Standaardisatie), RSGB, RGBZ en StUF is zeer relevant.

P 3.2.3

Dienstverlening omgevingsdienst: Bereikbaarheid, beschikbaarheid,

Referentie [2]

snelheid en kwaliteit van medewerkers en informatie staan centraal. Stand van zaken van een dienst kan digitaal worden gevolgd via ’track and trace’ (pagina 41 bedrijfsplan, pagina 35 bijlagenboeken). Implicatie Het invullen van dit niveau wordt bepaald door de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de taken die de ODH uitvoert. Dat geldt als minimumniveau, waarbij de ODH verantwoordelijk is voor dat deel waarvoor zij voor de opdrachtgevers procedures uitvoert. P 3.2.4

Gebruik landelijke gegevens volgt uit doelbinding: De ODH kan

-----

beschikken over de landelijke gegevens die zij nodig heeft in de uitvoering

U9

van die taken waarin de opdrachtgevers óók over die landelijke gegevens kunnen beschikken. De ODH neemt daarbij de beperkingen die gelden voor de opdrachtgevers 1-op-1 over. Onderbouwing De omgevingsdienst levert diensten namens de opdrachtgever. De gegevens die de opdrachtgever voorheen betrok uit de landelijke basisregistraties

12


NORA



Status

dienen daarom ter beschikking te komen van de omgevingsdienst. Waar de opvraging plaatsvindt is voor de bronhouder niet belangrijk: als het maar dat duidelijk is vanuit welke hoedanigheid (wettelijke taak, rechtsvorm) de gegevens worden opgevraagd. Implicatie Denk aan beperkingen bij privacygevoelige en bedrijfsgevoelige gegevens.

Principes over het loket en de informatievoorziening

Bedrijfsarchitectuur: diensten Code


Status

P 3.2.5

Positie loketfunctie afhankelijk van opdrachtgever: Voor provinciale taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht, handhaving, klachten / meldingen ligt de loketfunctie bij de ODH. Voor gemeentelijke

Referentie [2]

----U6 U8

taken ligt de loketfunctie bij de gemeente. Onderbouwing Dit volgt rechtstreeks uit het bedrijfsplan. Implicatie Het loket heeft vooral een externe werking, reageert op externe triggers (aanvraag vergunning, verzoek tot handhaving, overlastmelding, klacht), niet op interne triggers (controle plannen, handhavingsactie uitvoeren). Het betekent dat het loket een informatiepakket moet krijgen over wat de ODH uitvoert zodat het loket de leefomgeving adequaat kan informeren. Toelichting Voor gemeentelijke taken gaat het veelal om burgers en lokale bedrijven. Het is voor de hand liggend om de loketfunctie te beleggen bij de gemeente omdat daar ook de loketfunctie van de andere taken voor deze doelgroep is georganiseerd. Voor provincie gaat het veelal om grote bedrijven. Het is voor de hand liggend om de loketfunctie te beleggen bij de omgevingsdienst omdat daar het zwaartepunt van het klantcontact ligt.

P 3.2.6 ----U6 U8

Informatieverstrekking volgt regie: Degene die regie voert over de uitvoering, zorgt ook voor de informatievoorziening richting de aanvrager (burger, bedrijf). Onderbouwing: De regievoerder heeft immers alle informatie over de gehele zaak en beschikt dus over alle informatie om de aanvrager te informeren. Implicatie Zie wel vorige sheet over het informeren van het loket! Het loket krijgt vragen van omwonenden en die zijn anders dan de vragen van de

13


Bedrijfsarchitectuur: diensten Code


Status

aanvrager. Het loket moet dus toegang hebben tot de zaakinformatie om de omgeving adequaat te kunnen informeren. P 3.2.7

Loket is geïnformeerd over de status van de zaak en heeft toegang tot de informatie over de zaak. Dit ongeacht of de zaak door de ODH wordt uitgevoerd. Onderbouwing Zie de vorige principes. Het loket moet de leefomgeving adequaat kunnen informeren. De informatie die de regievoerder heeft over een zaak moet ook toegankelijk zijn voor het loket. Implicatie De dienstafnemer zal rechtstreeks contact kunnen hebben met de behandelend ambtenaar. Niet alles zal via het loket verlopen. Daarom moeten er afspraken worden gemaakt over de diepgang van het loket.

P 3.2.8

De dienstverlening van de omgevingsdienst is te ontsluiten naar dienstafnemer, naar opdrachtgever en naar product. Onderbouwing Voor de dienstafnemer is dit nodig om inzicht te geven in de status van de dienstverlening. Voor de opdrachtgever is dit nodig om per product inzicht te krijgen in de dienstverlening. Implicatie Van elke activiteit wordt vastgelegd:

P 3.2.9

•

Dienstafnemer

•

Opdrachtgever

•

Product.

De omgevingsdienst heeft een digitale producten- en dienstencatalogus die een verdieping vormt van de producten- en dienstencatalogi van de opdrachtgevers. Onderbouwing De ODH levert producten en diensten van klant tot klant. Soms is die klant de ‘echte klant’ (burger, bedrijf). Dit is zo wanneer de ODH zelf het loket heeft en de regie voert over de gehele levering. Soms is de opdrachtgever de klant vn de ODH: de opdrachtgever heeft het loket en voert de regie over de levering. De ODH levert een deelproduct binnen de zaak. Implicatie in het eerste geval wordt het eindproduct opgenomen in de PDC, in het tweede geval het deelproduct. Voor beide producten definieert de omgevingsdienst zaaktypen. In het geval van eindproducten worden deze ook extern via de website gepresenteerd aan de ‘echte klant’, in het geval van deelproducten niet, de ‘echte klant’ vindt dan immers het product op de PDC van de opdrachtgever. De PDC dient digitaal beschikbaar te zijn zodat verband kan worden gelegd tussen product – zaak – planning & realisatie.

14


NORA

3.3

Processen In het bedrijfsplan (zie referentie [2]) is aangegeven dat de volgende processen door de omgevingsdienst worden uitgevoerd: • Toetsing en vergunningverlening • Toezicht en handhaving • • •

Klachtafhandeling Bezwaar & Beroep Advisering.

Het volgende onderscheid in processoorten kan worden gemaakt (zie referentie [3]): • Standaardprocessen: Dit zijn gestructureerde processen met een van-klant-tot-klant

•

benadering. De kwaliteit is van belang voor het imago en de beheersing is dominant. Voorbeeld: vergunningverlening. Beleidsprocessen: Dit zijn minder gestructureerde processen met een politiek-

•

bestuurlijke sturing en inkleuring. Participatie, besluitvorming en verantwoording zijn dominant. Van belang is dat het doorlopen proces reconstrueerbaar is. Complexe standaardprocessen: De stappen in het proces zijn duidelijk vastgelegd in wet- en regelgeving. In die zin is het een standaardproces. De stappen zijn echter ingewikkeld, het verloop van het proces is grillig en de doorlooptijd onvoorspelbaar. De externe gerichtheid maakt het dat er veelsoortigheid is in de initiatiefnemers, de

•

betrokkenen en belanghebbenden. Beheersing is nog steeds belangrijk (standaard), maar flexibiliteit ook (complex). Voorbeeld: RO-planvorming. Projecten: Deze processen worden in samenwerking met veel partijen uitgevoerd, zowel aan de kant van de opdrachtgever als aan de kant van de opdrachtnemer. Veel verschillende disciplines zijn betrokken en het proces heeft een hoog afbreukrisico (imago, politiek-bestuurlijk, financieel, juridisch). Voorbeeld: Herinrichting fysieke ruimte.

Het verschil tussen standaardprocessen en complexe standaardprocessen wordt vooral veroorzaakt doordat er anders wordt omgegaan met het voortraject. In een standaardproces is het voortraject (het vooroverleg) afgezonderd van de behandeling die start met de formele indiening van het verzoek (de aanvraag). Bij een complex standaardproces is dit niet het geval, het overleg verloopt interactief en is integraal onderdeel van het gehele proces. In onderstaande tabel is de relatie tussen de processen en de processoorten weergegeven: Processen

Processoort

Toetsing en vergunningverlening

Standaardprocessen (zaakgericht)

Toezicht en handhaving


Klachtafhandeling


Bezwaar & Beroep


Advisering


Hieruit blijkt dat de primaire processen van de omgevingsdienst allen met zaakgericht werken zijn uit te voeren. Voor de secundaire processen zal dat deels ook het geval zijn, denk aan inkoop en aanbesteding. Ook in projecten waaraan de omgevingsdienst deelneemt zal sprake zijn van

15


activiteiten die een zaakgericht karakter hebben. Het gehele project is dan te beschouwen als een ‘superzaak’ waar meerdere kleinere zaken in worden behandeld.

Bedrijfsarchitectuur: processen Code


P 3.3.1

Zaakgericht werken: De omgevingsdienst werkt zaakgericht. Elke activiteit

Status

van de omgevingsdienst wordt als een zaak beschouwd. Onderbouwing Het overgrote deel van het werk is zaakgericht. Het betreft standaardprocessen waar kwaliteit en beheersing dominant zijn. Om de dienstafnemer adequaat van informatie te kunnen voorzien is een zaakgerichte benadering voor de hand liggend. Daarom wordt het begrip zaak centraal gesteld zodat van daaruit verbanden kunnen worden gelegd naar de dienstafnemer, het product en de gebruikte middelen. Implicaties De activiteiten onderverdelen naar het wettelijk kader en op basis daarvan de zaaktypes definiëren. P 3.3.2

Adviestaak leidt tot subzaak: De omgevingsdienst maakt voor de behandeling van een adviestaak een subzaak aan. De adviestaak wordt zaakgericht afgehandeld. Onderbouwing De zaak wordt opgebouwd bij de opdrachtgever. Conform P 3.1.5 en P 3.3.1 bouwt de omgevingsdienst hiervoor een subzaak op. Implicatie Het zaaktype voor de subzaak bij de omgevingsdienst afstemmen met het zaaktype van de zaak bij de opdrachtgever.

3.4

Functionele en niet-functionele eisen

Dit onderdeel wordt in een volgende versie ingevuld, als de inventarisatie van de IT bij de deelnemende partijen is uitgevoerd.

16


4 Informatiearchitectuur 4.1

Applicaties en services Om tot een nieuw applicatielandschap te komen is nauwkeuriger gekeken naar de relatie tussen de applicatie en de onderliggende gegevensregistratie. Ook is er bepaald welke soort applicaties er nodig zijn voor de verschillende bedrijfsprocessen. In de inrichting van het landschap is onderscheid gemaakt in: • FRONTOFFICE alle informatiefuncties die te maken hebben met generieke, externe presentatie van de

•

provincie en directe interactie met dienstafnemers om verzoeken af te handelen waarvoor een servicenorm is benoemd. BEDRIJFSPROCESSEN

•

alle informatiefuncties die te maken hebben met ondersteuning van de primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen INTERACTIEVE SAMENWERKING alle informatiefuncties die te maken met directe interactie, samenwerking en informatieuitwisseling met ketenpartners en klantdoelgroepen. Het verschil met frontoffice is dat dit niet plaatsvindt op grond van generieke servicenormen. Het verschil met de

•

dienstverleningsketens is dat dit niet tot doel heeft om een bestaande uitvoeringsgerichte diensten te verlenen. DIENSTVERLENINGSKETENS

•

alle informatiefuncties die te maken hebben met het verlenen van uitvoeringsgerichte diensten die in ketens tot stand komen. DATAOPSLAG alle informatiefuncties die zorgen voor de opslag van gegevens.

Hieronder worden de relevante onderdelen in onderling verband beschreven: FRONT OFFICE

17


•

publieksvoorlichting Functionaliteit: Het op een gecontroleerde wijze beantwoorden van algemene publieksvragen met de mogelijkheid om de vraag door te geleiden naar de inhoudelijke deskundige, de termijn van beantwoording te volgen en veel gestelde vraag-antwoord-combinaties te verzamelen en te ontsluiten aan de doelgroep.

•

uitvoeringsloket Functionaliteit: Het op een gecontroleerde wijze beantwoorden van vragen over de diensten die worden geleverd door de primaire bedrijfsprocessen en waarvoor een meetbare norm voor de dienstverlening is afgesproken. Het geven van inzicht in de status van de behandeling van het verzoek om dienstverlening.

•

publicaties Functionaliteit: Het op een gecontroleerde wijze beschikbaar kunnen stellen van alle publicaties waarover een bestuurlijk / politiek besluit is genomen. De inhoud wordt via het contentmanagementsysteem geput uit de dataopslag van diverse soorten van content.

•

webcontent Functionaliteit: Het op een gecontroleerde wijze beschikbaar kunnen stellen van communicatieve uitingen (eenzijdig). Denk aan nieuwsberichten, publicaties, logboeken, filmpjes. De inhoud wordt via het contentmanagementsysteem geput uit de dataopslag van diverse soorten van content.

BEDRIJFSPROCESSEN De belangrijkste lijnen daarin zijn: • Er is onderscheid gemaakt tussen klantcontact en interactie, procesbesturing en uitvoering. •

In de procesondersteuning voor het primaire werk is onderscheid gemaakt in: inhoudelijke registraties en kennisdocumenten (materiesystemen), dossiervorming en archivering, specifieke werkstroomondersteuning en standaard kantoorautomatisering.

•

In de procesondersteuning voor het secundaire werk is onderscheid gemaakt in: PIOFACH systemen (personeel, financiën, etc.) en standaard kantoorautomatisering. Daarnaast is een managementinformatiesysteem onderscheiden, dat een integrale

•

functie heeft (zowel voor het primaire als het secundaire werk). •

klantrelatiebeheer Functionaliteit: Ontsluiten van de informatie waarmee een integraal klantbeeld van de dienstafnemer kan worden gegeven. Dit klantbeeld is opgebouwd uit informatie over contactmomenten met de dienstafnemer, informatie over persoonlijke voorkeuren van de dienstafnemer (bijvoorbeeld welke dienstverleningskanalen de voorkeur hebben), zaken die de dienstafnemer heeft lopen of eerder heeft gehad, etc. Het klantrelatiesysteem put dit deels uit eigen geregistreerde gegevens en deels worden de gegevens opgehaald uit andere registraties.

18


•

procesbesturing o zaakmanagement Functionaliteit: Besturen van het proces van afhandelen van een zaak. Het systeem zorgt dat informatie over de zaak wordt vastgelegd. De behandeling van taken wordt uitgezet bij medewerkers. De voortgang van de behandeling wordt gerapporteerd en aan de dienstafnemer wordt de status van de behandeling gerapporteerd. De registratie bevat dus zuiver en alleen de procesgegevens. Inhoudelijke gegevens worden niet in de registratie vastgelegd. Die gegevens liggen in het materiesysteem o

of in het dossiermanagementsysteem. projectmanagement Functionaliteit: Besturen van het proces van het uitvoeren van een project. Het systeem zorgt dat informatie over het project wordt vastgelegd. De planning van het project wordt geregistreerd, zowel in termen van budget als in termen van menskracht. De voortgang van de uitvoering wordt gerapporteerd en aan de opdrachtgever wordt de status van het project gerapporteerd. De registratie bevat dus zuiver en alleen de projectgegevens. Inhoudelijke gegevens worden niet in de registratie vastgelegd. Die gegevens liggen in het materiesysteem of in het dossiermanagementsysteem.

•

procesondersteuning van het primaire werk o

werkstroomondersteuning Functionaliteit: Alle hulpmiddelen om de activiteiten binnen een processtap digitaal te ondersteunen. In feite gaat het om een digitale werkinstructie. Het kan bijvoorbeeld om het aanmaken van een brief, het inwinnen van een advies, het opstellen van een considerans, het uitvoeren van een calculatie, etc. Op het moment dat de stap is uitgevoerd wordt dit in een applicatie voor procesbesturing vastgelegd.

o

dossiermanagement Functionaliteit: Registreren van dossiers en door het vastleggen van metadata zorgdragen voor de toegankelijkheid, vindbaarheid, uitwisselbaarheid, beschikbaarheid, betrouwbaarheid (juistheid, tijdigheid, volledigheid, authenticiteit) en vertrouwelijkheid van de informatie. De applicatie kent een sterke relatie met de applicatie voor archiefmanagement en met de applicaties voor procesbesturing.

o

o

archiefmanagement (recordmanagement) Functionaliteit: Het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records. Het gaat hier om alle gegevens die vanuit het oogpunt van verantwoording en een bewaarplicht langere tijd zorgvuldig beheerd dienen te worden. kennis- en informatiemanagement (materiesystemen) Functionaliteit: Het vastleggen van inhoudelijke informatie die nodig is om een activiteit inhoudelijk goed te kunnen uitvoeren. De activiteit kan zaakgericht of projectmatig zijn of kan een activiteit zijn op het gebied van beleid en advisering. De registratie bevat gegevens die langer bewaard blijven dan strikt voor de uitvoering van de activiteit nodig is. De gegevens zijn gerelateerd aan objecten (locaties) en / of subjecten (personen, bedrijven, instellingen). Hier ligt dan ook een sterke relatie naar de standaarden voor de landelijke basisregistraties. De registratie bevat dus zuiver en alleen de inhoudelijke gegevens. Procesgegevens worden niet in de registratie vastgelegd.

19


•

procesondersteuning van het secundaire werk Functionaliteit: Dit zijn meerdere applicaties die veelal geordend zijn naar bedrijfsfuncties als Inkoop, Financiën, Personeel, Facilitaire Zaken. Daarnaast is er vaak een aparte applicatie die de ondersteuning levert voor het opmaken van de begroting, het bijstellen van de begroting, het rapporteren van de voortgang van de uitvoering en het verantwoorden middels een jaarrekening en jaarverslag. Kortom: deze applicatie ondersteunt de uitvoering van Planning & Control cyclus. In deze applicatie hoort ook thuis: het productgericht plannen en verantwoorden van het ingezette volume aan personeel (tijdregistratie) en financiën (budgetregistratie en financiële administratie van de realisatie).

•

kantoorautomatisering Functionaliteit: Ondersteunen van het creëren, wijzigen en verwijderen van content in diverse vormen als tekst, presentatie, spreadsheet, foto’s, tekeningen, berichten die beschikbaar komen via kantoorhulpmiddelen als e-mail, telefonie, fax. Het vastleggen van metadata kan hier ook bijhoren. Noot: Het onderscheid met de andere applicaties in de procesondersteuning is dat de applicaties voor de kantoorautomatisering contextloos zijn ten opzichte van de inhoud van de content. Het kenmerk van deze applicaties is dat ze generieke functionaliteit leveren om content te bewerken, zonder sturing op inhoud. Een documentengenerator hoort thuis in de applicaties voor de procesondersteuning. Deze applicatie is immers niet contextloos.

•

managementinformatie Functionaliteit: Het presenteren van informatie aan de hand waarvan het management van een bedrijf(sonderdeel) kan sturen en / of verantwoorden. De informatie is gebaseerd op selectie, aggregatie en presentatie van gegevens die in andere registraties worden vastgelegd. De applicatie registreert dus zelf geen authentieke gegevens.

INTERACTIEVE SAMENWERKING •

sociale media Functionaliteit: Toepassingen waarmee het voor de provincie mogelijk is om via Internet met de omgeving te socialiseren door het delen van informatie en opvattingen op een intuïtieve, leuke en laagdrempelige wijze. Het betreft niet alleen informatie in de vorm van tekst (nieuws, artikelen). Ook geluid (podcasts, muziek) en beeld (fotografie, video) worden gedeeld. Het onderscheid met webcontent is dat het interactief is.

•

samenwerkingsruimte Functionaliteit: Toepassingen waarmee samenwerkingspartners (waaronder de provincie) samen werken aan het bereiken van een gemeenschappelijk doel. Mogelijke functionaliteiten zijn: opbouwen van contactinformatie, maken van afspraken en planningen, delen van informatie, samen werken aan documenten. Het onderscheid met andere onderdelen is dat het gezamenlijke ruimte is waarin wordt gewerkt. Het is mogelijk om voor elk samenwerkingsverband zo’n ruimte in te richten.

•

20

uitwisselingsruimte Functionaliteit: Toepassingen waarmee informatie tussen 2 partijen op een beveiligde en betrouwbare wijze kan worden uitgewisseld. Het is mogelijk om voor elke uitwisseling tussen


2 partijen zo’n ruimte in te richten en te dimensioneren. Het is een technische voorziening om informatie van A naar B te brengen, de ruimte zelf blijft contentloos. DIENSTVERLENINGSKETENS Functionaliteit: Toepassingen in eigendom van en in gebruik door de ketenpartners die een bepaalde dienst leveren. Functionaliteit is het delen van gestandaardiseerde informatie die op basis van een verzoek van een ketenpartner wordt opgehaald uit de gegevensbronnen van de andere deelnemende ketenpartners (kruispuntbankconcept). Het is een toepassing om informatie bij meerdere partijen te bevragen, op te halen en in te presenteren, de ruimte zelf blijft contentloos. Het resultaat van het verzoek is beschikbaar voor alle deelnemende ketenpartners. DATAOPSLAG • • •

Subject Functionaliteit: Ontsluiten en / of registreren van gegevens over subjecten Object Functionaliteit: Ontsluiten en / of registreren van gegevens over objecten Actor Functionaliteit: Ontsluiten en registreren van gegevens over actoren

• • •

Zakenmagazijn Functionaliteit: Ontsluiten en registreren van gegevens over zaken Projectregistratie Functionaliteit: Ontsluiten en registreren van gegevens over projecten Dossier Functionaliteit: Ontsluiten en registreren van alle informatieobjecten die behoren tot

• •

een dossier Content Functionaliteit: Managen van de opslag van alle content Materiegegevens Functionaliteit: Ontsluiten en / of registreren van gegevens ten behoeve

•

van kennis- en informatiemanagement voor de primaire en secundaire processen voor zover het niet al behoort tot andere onderdelen van de dataopslag. PIOFACH data Functionaliteit: Ontsluiten en registreren van gegevens benodigd in de

•

ondersteunende processen Managementdata Functionaliteit: Ontsluiten van afgeleide gegevens vanuit de brongegevens t.b.v. het beschikbaarstellen van managementinformatie.

Hieronder volgen enkele algemene principes voor de inrichting van het applicatielandschap.

Informatiearchitectuur: applicatie(landschap) Code


P 4.1.1

Koppelvlakken minimaliseren en standaardiseren: Het onderbrengen van functionaliteit in verschillende applicaties vindt alleen plaats als voor het koppelvlak tussen die applicaties standaarden aanwezig zijn.

Status

Onderbouwing Zonder standaarden geen heldere koppelvlakken. En zonder heldere koppelvlakken heeft het geen zin om functionaliteiten te scheiden. P 4.1.2

Kanalen scheiden van processen: Kanaalontvangst en

PETRA

kanaalverzending zijn gescheiden van de generieke opbouw van het proces. Onderbouwing

P3.3.3

Elk kanaal kent een specifieke organisatie, handelingen en systemen. Deze dienen per kanaal geconfigureerd te worden. Daarna vindt de stap van ontvangst plaats. Hierin vindt registratie plaats van de zaak, de

21




Status

dienstafnemer en wordt de zaak de organisatie ingebracht. In het kanaal post vinden specifieke handelingen plaats (postsortering, scanning, character recognition) die heel anders zijn dan de handelingen in de kanalen e-mail (alleen routeren naar de processtap ontvangst) en telefonie (telefoonnotitie vastleggen en deze routeren naar de processtap ontvangst). Het is zaak dat in de processtap Ontvangst de kennis te concentreren die zorgt dat de zaak juist wordt geregistreerd en wordt uitgezet in de organisatie. Hetzelfde geldt voor uitgaande informatie. P 4.1.3

Besturing en ondersteuning modulair maken: In een applicatie is de

PETRA

besturing van de uitvoering gescheiden van de ondersteuning van de

P4.1.16

uitvoering. De applicatie houdt daar rekening mee in haar modulaire opbouw. Onderbouwing Dit volgt uit het principe ‘1 ding in 1 doos’ (modulariteit). Vermenging van besturing en inhoud leidt tot logge, inflexibele en dure systemen. Het geeft de flexibiliteit om onderdelen van de functionaliteit (modules van applicaties) wel of niet te gebruiken. De modulaire opbouw van zo’n applicatie draagt ook bij aan het helder definiëren van koppelvlakken die nodig zijn om de besturingsinformatie of de uitvoeringsinformatie uit te wisselen als dat nodig is (besturingsinformatie wil je bijvoorbeeld uitwisselen als je een integraal klantbeeld wilt opbouwen of informatie wilt verstrekken over de status van de dienstverlening. Implicaties Het vraagt om een modulaire opbouw van applicaties. Het vraagt om het gebruik van gestandaardiseerde gegevens voor de externe koppelvlakken. P 4.1.4

Zaken en projecten scheiden: Zaken en projecten vragen om eigen

PETRA

functionaliteit die door verschillende applicaties worden ondersteund.

P4.1.6

Onderbouwing Het onderscheid tussen een zaak en een project is wezenlijk. Een zaak wordt uitgevoerd volgens de definitie van een zaaktype, dit standaardiseert de uitvoering van alle zaken die van dat type zijn, het definieert de processtappen, de wettelijke termijn en de dossiervorming. De focus ligt daarbij op beheersing van de uitvoering. De besturing ligt in de dagelijkse leiding. Projecten worden niet gerubriceerd naar projecttype. Alle projecten kennen in de basis dezelfde fasering, mits de omgevingsdienst een werkwijze voor projectmatig werken hanteert. Daarbinnen is elk project uniek en kent een eigen tijdelijke organisatie. Implicaties Een werkwijze voor projectmatig werken afspreken. Aan de hand daarvan vaststellen of een aparte projectadministratie noodzakelijk is. P 4.1.5

Managementinformatie: Kiest de omgevingsdienst er voor de KPI’s te genereren via een tussenstap (een gegevenspakhuis) dan zijn de registraties

22




Status

die de bron vormen voor de KPI’s de bron voor dit gegevenspakhuis.

Werkplek Hieronder wordt eerst naar het applicatielandschap gekeken vanuit het gezichtspunt van de medewerker: de werkplek. Vervolgens wordt ingegaan op de gegevensverwerking in de applicaties.

Informatiearchitectuur: applicatie(landschap) – de werkplek Code


P 4.1.6

Eén interface op de IT-werkplek: De gebruiker heeft via 1 interface toegang

-----

tot alle applicaties waartoe hij / zij is geautoriseerd. Dit ongeacht de wijze

U 10

waarop de applicatie wordt geleverd (ASP, SaaS, ODH-systeem, gemeentesysteem, landelijk systeem). Onderbouwing Voor de gebruiker moet het niet uitmaken of een applicatie intern of extern staat, en of de applicatie door de omgevingsdienst of door een andere partij wordt geleverd.

P 4.1.7 ----U 10

Centrale ontsluiting applicaties: ODH stelt de applicaties centraal beschikbaar aan de medewerker. De medewerker kan hiermee onafhankelijk van plaats, tijd en werkplek werken. Waarbij de voorkeursvolgorde uitgaat naar: 1. Webbased, de voorkeur voor alle applicaties 2. Centrale ontsluiting van applicaties, de voorkeur voor alle functionaliteiten die niet door webbased applicaties kunnen worden geleverd 3. Distributie naar de fysieke werkplek Implicatie De medewerker kan op elke standaard ODH IT-werkplek toegang krijgen tot de applicaties. De medewerker kan op een niet-ODH IT-werkplek toegang krijgen tot de applicaties mits het device aan enkele standaarden voor het koppelvlak voldoet (instellen van de browser of installatie van een client-applicatie om de centrale applicatieomgeving te kunnen benaderen).

P 4.1.8

Integrale werkplek: Applicaties die beschikbaar worden gesteld voor

-----

samenwerking in een dienstverleningsketen worden integraal ontsloten vanuit

U 10

de werkplek van de medewerker. Onderbouwing De informatie moet bereikbaar zijn. Daarom moeten de applicaties integraal

23


Status


Principe/Toelichting worden ontsloten. Dit voorkomt dat een medewerker op meerdere omgevingen moet inloggen of telkens andere handelingen moeten uitvoeren om te komen bij de informatie die voor het uitoefenen van de functie nodig is. Implicaties De impact is grott. Er moeten hogere eisen worden gesteld aan de applicaties zodat deze voldoen (servicegericht, federatieve single-signon). Ook stelt het hoge eisen aan de processen die zorgen dat medewerkers worden geautoriseerd voor het gebruik van applicaties en informatie. Er moet van worden uitgegaan dat dit niet in 1 keer, en zeker niet in de beginfase kan worden gerealiseerd, als medewerkers de applicaties bij de deelnemers moeten gebruiken. Dit moet zorgvuldig worden gecommuniceerd.

P 4.1.9

Gegevens niet dubbel invoeren: Applicaties in een samenwerkingsomgeving zijn gericht op informatie-uitwisseling (het ‘kruispuntbank’ concept) en zijn niet gericht op gegevensopbouw die in de bronregistraties van de deelnemende partijen thuishoort. Onderbouwing Voorkomen van dubbele opslag en onvolledige, vage dossiers. Implicaties Duidelijke status geven aan samenwerkingsdossiers en hoe deze informatie uiteindelijk wordt geborgd (OLO, GIR).

P 4.1.10

Voor elk device 1 standaard: De ODH biedt de medewerker voor elk

-----

ondersteund devicetype (desktop, laptop, netbook / IPAD, mobiel) 1

U 10

standaard. Voor deze standaard is het dienstverleningsniveau benoemd en bezegeld. Ondersteuning Dit is om wildgroei te voorkomen en om 1 interface op de werkplek, centrale ontsluiting van de werkplek en de integraliteit van de werkplek te kunnen realisren. Implicatie Dit vraagt om afspraken over standaardisatie.

P 4.1.11

Ondersteuning dienstdevice: De omgevingsdienst zorgt volledig voor de ontsluiting van de dienstapplicaties op het dienstdevice. De omgevingsdienst geeft geen ondersteuning voor een niet-dienstdevice. Onderbouwing De omgevingsdienst kan alleen verantwoordelijk zijn voor iets waar ze zeggenschap over heeft bezegeld.

P 4.1.12

Geen ondersteuning niet-dienstapplicaties op niet-dienstdevice: Het ontsluiten van niet-dienstapplicaties op een niet-dienstdevice is geen verantwoordelijkheid van de omgevingsdienst. Onderbouwing De omgevingsdienst kan alleen verantwoordelijk zijn voor iets waar ze

24


Status


Principe/Toelichting zeggenschap over heeft bezegeld.

P 4.1.13

Afspraken beschikbaarheid niet-dienstapplicaties: ODH maakt afspraken over de beschikbaarheid van de externe verbindingen voor de nietdienstapplicaties op een dienstdevice op basis van een risico-analyse. Onderbouwing Aanname is dat dit soort niet-dienstapplicaties in het kader van Het Nieuwe Werken worden gebruikt en veelal webbased zijn (bijv. sociale media). De risicoanalyse moet uitwijzen of de applicatie een bedreiging vormt voor de ITomgeving van de ODH. Afspraken worden gemaakt over het gebruik en de bandbreedte van de externe verbindingen. Omdat de applicatie niet van de ODH is kunnen over de beschikbaarheid van de applicatie zelf verder geen garanties worden gegeven.

R 4.1.1

Applicatievirtualisatie: De omgevingsdienst past bij de ontsluiting van

-----

dienstapplicaties applicatievirtualisatie toe. Onderbouwing Virtualisatie verhoogt de beschikbaarheid van de applicaties doordat de

P 4.1.7

applicaties elkaar minder kunnen beïnvloeden en doordat alleen dat beschikbaar wordt gesteld wat de gebruiker echt nodig is. Desktop virtualisatie wordt (nog) niet toegepast omdat deze oplossing hogere eisen stelt aan de centrale IT-infrastructuur, geen enkel gebruik maakt van de capaciteit op het device en (nog) onvoldoende marktconform is. R 4.1.2

Servervirtualisatie: De omgevingsdienst past bij de ontsluiting van dienstapplicaties servervirtualisatie toe. Onderbouwing Servirtualisatie zorgt voor een hogere beschikbaarheid van het besturingssysteem waarop applicaties worden geleverd. Virtualisatie van de servers bespaart capaciteit in het serverpark, verhoogt de beschikbaarheid (snellere vervanging), vereenvoudigt uitbreiding van de OTAP-omgevingen en kan bij het juist toepassen van standaardisatie kosten besparen.

R 4.1.3

Overal 1 keer inloggen: De omgevingsdienst past bij het toegankelijk maken van dienstapplicaties federatieve single-sign-on toe. Onderbouwing Dit vergroot het gebruiksgemak, vermindert het autorisatiebeheer, vermindert de kans op beveiligingsincidenten. Implicatie Dit heeft een grote impact. Dit gaat alleen maar werken als de omgevingsdienst en de leveranciers afspraken maken over het gebruik van een federatieve oplossing voor de toegang tot de geautomatiseerde werkomgeving. Gebruikers maken immers gebruik van meerdere omgevingen.

25


Status



Status

Er moet van worden uitgegaan dat dit niet in 1 keer, en zeker niet in de beginfase kan worden gerealiseerd, dit is een lange termijn doelstelling.

Specifieke principes over gegevensverwerking Hierbij zijn de volgende soorten gegevenskenmerken onderscheiden: • TIJDgebonden gegevenskenmerken (datum, periode) • VOLUMEgebonden gegevenskenmerken omtrent productie (throughput, denk aan aantal producten) en capaciteit (middelen, denk aan aantal uren, aantal fte’s, aantal euro’s), hierbinnen wordt onderscheid gemaakt in VOLUME-PLANNINGgebonden gegevenskenmerken en VOLUME-REALISATIEgebonden gegevenskenmerken (gepland

•

aantal uren voor het uitvoeren van een wettelijke taak versus gerealiseerd aantal uren voor het uitvoeren van een wettelijke taak) CLASSIFICERENDE gegevenskenmerken (thema, wettelijk kader, aanvraagsoort, controletype, etc.). Hierbinnen is het onderscheid te maken naar classificaties die gebruikt worden voor inrichting van de procesuitvoering en classificaties die gebruikt worden om de inhoud (objecten, subjecten) te typeren.

•

METADATERENDE gegevenskenmerken voor het beschrijven van allerlei informatieobjecttypen (zoals documenten, beeldmateriaal, audio, kaartlagen, emailberichten, telefoongesprekken, etc.)

•

CONTENT: opslag van allerlei informatieobjecttypen.



P 4.1.14

Gebruik authentieke gegevens: Elk authentiek gegeven wordt in 1 bronregistratie gecreëerd, gewijzigd en verwijderd. De applicaties zijn hiervoor uitgerust met services die alle benodigde bedrijfslogica gebruiken. Het authentieke gegeven mag door meerdere applicaties worden geraadpleegd. Ook hiervoor zijn services gedefinieerd die de applicaties kunnen gebruiken. Onderbouwing Op het moment dat duidelijk is waar gegevens worden bijgehouden is het ook eenvoudiger om de informatie af te leiden die nodig is voor het genereren van managementinformatie en voor de uitwisseling met andere applicaties en andere partijen. Implicaties Het op orde hebben van het applicatielandschap en het gegevensobjectmodel zijn randvoorwaarden. Daarmee kan de confrontatie worden gemaakt tussen leverende bronregistraties en afnemende applicaties. Van elk gegeven dient te worden bepaald door

26


Status



welke applicatie dit gegeven wordt geleverd. Vervolgens dienen de services te worden gedefinieerd. P 4.1.15

Gegevens worden vastgelegd in de applicatie die primair wordt gebruikt om het proces uit te voeren. Als die gegevens ook in andere applicaties nodig zijn dan wordt hier middels services voor gezorgd. Onderbouwing Hiermee wordt voorkomen dat gebruikers dezelfde gegevens in meerdere applicaties moeten invoeren. De services zorgen er voor dat de gegevens ook in andere applicaties beschikbaar zijn. Noot: het begrip service moet hierbij breed worden opgevat. Dit kan in extremo ook een handmatige service zijn. Als er maar duidelijke afspraken zijn over de service. Implicaties Dit heeft grote impact en moet gezien worden als een lange termijn doelstelling. Lang niet alle applicaties zijn nu met behulp van services te ontsluiten. In de meest simpele vorm bestaat de service toch uit het opnieuw invoeren van het gegeven. Dit moet dan zo efficiënt mogelijk worden afgesproken. Als dit tot teveel extra werklast leidt dan moet een service worden gedefinieerd om de gegevens vanuit de ene applicatie beschikbaar te stellen aan de andere applicatie. Dit kan een dubbele opslag betekenen als het niet anders kan (bijvoorbeeld vanwege performance of om technische redenen). In alle gevallen moet de dubbele opslag gecontroleerd verlopen om fouten zoveel mogelijk te voorkomen. Hiervoor zijn dan beheersmaatregelen nodig. De uit te wisselen gegevens moeten worden gestandaardiseerd. Tevens zijn op organisatorisch niveau afspraken nodig over de kwaliteit van de gegevens. Via de services vindt immers ‘onder water’ wel overdracht van de gegevens plaats naar een ander proces.

P 4.1.16

TIJDgebonden gegevenskenmerken vastleggen in applicaties voor de besturing van de uitvoering. Het betreft vooral het zaaksysteem. Eventueel worden ook aanvullende gegevens vastgelegd in een projectadministratie. Onderbouwing Intern binnen een omgevingsdienst zullen deze applicaties in de besturing gebruik maken van deze TIJDgebonden gegevenskenmerken. Die registratie dient dan ook te worden gebruikt voor het genereren van de betreffende KPI’s. Implicaties Inventariseren op welke wijze de TIJDgebonden gegevenskenmerken in deze applicaties kunnen worden vastgelegd zodat het efficiënt aansluit op de manier van werken. Noot: het is niet zo dat alle TIJDgebonden gegevenskenmerken vastliggen in alleen besturende applicaties als het zaaksysteem en projectadministratie.

27


Status


Principe/Toelichting Tijdbesteding zal door de besturende applicatie gedelegeerd zijn naar een tijdschrijfsysteem. Dit betekent dan echter dat het tijdschrijfsysteem gekoppeld moet zijn aan de zaak, het project.

P 4.1.17

VOLUMEgebonden gegevenskenmerken registreren in de applicaties voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering. Het betreft vooral de tijdregistratie (personele middelen – realisatie), personeelsadministratie (personele middelen – formatie en bezetting) en financiële administratie ( financiële middelen – begroting en realisatie, personele middelen in loonsom omgerekend – begroting en realisatie). Onderbouwing Om planning en realisatie te kunnen vergelijken is het nodig te beschikken over een compleet beeld. Niet alle activiteiten van de medewerkers zijn zaakgericht of projectgericht. Ook is het zo dat de planning van de benodigde menskracht voor de uitvoering van zaken, projecten en adviezen niet per geval worden geraamd maar op een hoger aggregatieniveau (thema en wettelijk kader). Zaaksystemen en projectadministraties zijn daar niet op ingericht. Implicaties Zorgen dat de applicaties zaaksysteem, projectadministratie, tijdregistratie en financiële administratie gebruik maken van dezelfde classificaties. Als het efficiënter wordt gevonden om de realisatie toch in het zaaksysteem en / of projectadministratie vast te leggen dan dienen de applicaties dit via services gestandaardiseerd uit te wisselen.

P 4.1.18

Een classificerend gegevenskenmerk wordt beheerd vanuit 1 applicatie en worden gebruikt vanuit de andere applicaties die dat nodig hebben. Onderbouwing Hiermee wordt voorkomen dat er verschillende definities ontstaan, wat ten koste gaat van de uitwisselbaarheid. Implicaties Het beheer van classificaties toewijzen aan applicaties.

P 4.1.19

Metadataset standaardiseren: METADATERENDE gegevenskenmerken voor allerlei informatieobjecttypen (documenten, emailberichten, beeldmateriaal, etc.) worden benoemd in een metadataset. Deze metadataset wordt zoveel als mogelijk vastgelegd in de applicatie voor zaakmanagement (zaakgericht werken) en de applicatie voor projectmanagement (projectmatig werken). De applicaties voor dossiermanagement en archiefmanagement maken hiervan gebruik door verwijzing of overerving. Onderbouwing Een deel van de metadata ontstaat in het behandelen van de zaak of in het uitvoeren van een project. Uitvoering van een project leidt tot een zaak. Ook na het afsluiten van het dossier is er een informatieplicht en een

28


Status


Principe/Toelichting bewaarplicht. Metadatering zorgt er voor dat uitleen, bewaring, overdracht en vernietiging van dossiers ordentelijk verloopt. De gegevens van een zaak moeten dus beschikbaar blijven in het dossier en het archief. Implicaties

De metadataset standaardiseren. De applicaties voor zaakmanagement, projectmanagement, dossiermanagement en archiefmanagement standaardiseren op het gebruik van de metadataset. Nagaan op welke wijze de metadataset van de zaak en het project duurzaam beschikbaar blijft voor dossiermanagement en archiefmanagement.

29


Status

4.2

Gegevens en berichten Om het geheel overzichtelijk te houden is het volgende generieke gegevensobjectenmodel gehanteerd. Dit model is een versimpelde weergave van RSGB en RGBZ.

Informatiearchitectuur: gegevens en berichten Code


P 4.2.1

Zaakverwijzing centraal: Alle gegevensobjecten die nodig zijn voor externe informatie-uitwisseling van de omgevingsdienst zijn gerelateerd aan de zaak. Onderbouwing Alle activiteiten van de omgevingsdienst zijn zaakgerelateerd. Het is daardoor mogelijk om alle informatie aan een zaak te relateren. Hierdoor wordt het mogelijk vanuit verschillende gezichtspunten informatie uit te wisselen. Implicatie Voor de volgende gegevensobjecten is het van belang een relatie met de zaak vast te leggen: •

Subject-rol: Door de dienstafnemer vast te leggen bij de zaak wordt het mogelijk de zaakinformatie naar de dienstafnemer te ontsluiten.

•

Product: Door per zaak het geleverde product vast te leggen wordt het mogelijk informatie per product uit te wisselen. Dit kan op het niveau van zaaktype worden geregistreerd.

30


Status


Principe/Toelichting •

Status

Planning en realisatie: Door op zaakniveau de inzet (in fte en in euro) vast te leggen wordt het mogelijk informatie over begroting en realisatie uit te wisselen.

•

Dossier: De zaak bevat alle informatie over het proces. Door de verwijzing naar het dossier wordt het mogelijk alle inhoudelijke informatie die betrekking heeft op de zaak te ontsluiten.

P 4.2.2

Gegevens eenduidig gedefinieerd: Van elk gegeven dat nodig is in de

PETRA

informatie-uitwisseling is een definitie vastgesteld die door de opdrachtgever

P4.2.14

en de omgevingsdienst wordt gehanteerd in de gegevensvastlegging. Onderbouwing De gegevens kunnen alleen worden gebruikt in de informatie-uitwisseling als alle partijen de waarden op dezelfde manier interpreteren. Implicaties Op het niveau van de opdrachtgevers (provincie, gemeente) dient dit organisatorisch te worden geborgd. Er dient een gegevenswoordenboek te zijn waarin de gegevens worden vastgelegd. P 4.2.3

Classificaties eenduidig gedefinieerd: Van elke classificatie die nodig is in

PETRA

de informatie-uitwisseling zijn de mogelijke waarden en de definitie daarvan

P4.2.14

vastgesteld die door de opdrachtgevers en de omgevingsdienst wordt gehanteerd in de gegevensvastlegging. Onderbouwing Dit is een verbijzondering van het principe P 4.2.1. Als dit niet wordt afgesproken dan moet elke partij voor verzending of na ontvangst van informatie een extra vertaalstap maken. Dit is inefficiënt en leidt tot fouten. Implicaties Naast het gegeven dienen ook de bijbehorende classificaties te worden vastgesteld en vastgelegd in het gegevenswoordenboek. P 4.2.4

De gegevens over subjecten en objecten (waaronder inrichtingen) worden

PETRA

-----

vastgelegd conform de standaard van het stelsel Basisregistraties en het

P4.2.2

P 3.2.4

referentiemodel voor het Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB).

P4.2.3

Onderbouwing

P4.2.4

Een inrichting is in de basis een locatie en naast de locatiegegevens worden gegevens over bedrijven en / of personen vastgelegd. Het is een wettelijke verplichting hier de landelijke nummeringen en bijbehorende gegevens van de Basisregistraties te hanteren. Implicaties De omgevingsdienst moet een koppelvlak hebben met de landelijke basisregistraties. De eigen gegevensregistraties moeten worden geharmoniseerd met de gegevens van de landelijke basisregistraties. Binnen de omgevingsdienst moet kennis worden opgebouwd (of via de leverancier worden ingekocht) zodat dit veranderproces kan worden bestuurd en uitgevoerd.

31




Status

R 4.2.1

De gegevens over zaken worden vastgelegd conform de standaard

GEMMA

-----

Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) en de

P 3.3.1

Zaaktypecatalogus (ZTC) van GEMMA.

PETRA

Onderbouwing

P3.1.4

De processen van de omgevingsdienst hebben informatie-uitwisseling nodig met de omgeving. Alleen al kijkende naar het koppelvlak met de

College

opdrachtgever geldt dit in situaties van bezwaar en beroep (zaakgericht), bij

Standaar-

het uitwisselen van informatie tussen het uitvoeringsbeleid van de

disatie

omgevingsdienst en het sectorbeleid van de opdrachtgever en bij het uitvoeren van adviestaken. Implicaties De omgevingsdienst moet zaakgericht werken hebben ingevoerd in de vastlegging van dossiers en zaken in de standaardprocessen. Binnen de omgevingsdienst moet kennis worden opgebouwd (of via de leverancier worden ingekocht) zodat dit veranderproces kan worden bestuurd en uitgevoerd. R 4.2.2

De gegevens over dossiers worden vastgelegd conform de standaard NEN-

PETRA

-----

ISO 19005-1:2005 EN (PDF/A-1) (voor archivering), ISO 32000-1:2008 Part

P4.2.12

U9

1: PDF 1.7 ( voor het uitwisselen en publiceren van niet- of beperkt –

P4.2.13

reviseerbare documenten), ISO 23081 (standaard voor het vastleggen van

P4.2.1

metadata), NEN 2082 (standaard voor het uitwisselen van metadata), Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) (voor

College

ontsluiting van metadata), geo-standaarden NEN 3610:2010 en Simple

Standaar-

features profile op ISO 19136:2007 (voor opslag en uitwisseling van

disatie

ruimtelijke informatie), CMIS (het beheren en toegankelijk maken van content repositories middels functionaliteit rondom zoeken, het opvragen en wijzigen van metadata (rechten, versies et cetera) en content).

32


Relevante standaarden Hiervoor zijn al enkele standaarden genoemd. Om het totale overzicht te kunnen geven is het generieke gegevensmodel gelegd naast een inventarisatie van relevante standaarden. Deze inventarisatie is terug te vinden in bijlage 8.3. Dit levert de volgende vergelijking op: Vervolgens zijn de standaarden gekoppeld aan dit model: Gegevensobject

Standaard

Subject en Subject-rol Stelselcatalogus RSGB - Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijk Basisgegevens Object en Locatie

Aquo-standaard Geo standaarden Informatiemodellen

Stelselcatalogus RSGB - Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijk Basisgegevens Activiteit

Standaard Uitwisselings Formaat (StUF) ebMS en WUS zoals nader gespecificeerd binnen de OSB XBRL – eXtensible Business Reporting Language v2.1. SEPA-standaarden

RGBZ – Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken ZTC - Zaaktypecatalogus

Dossier

Open Document Format ISO 26300 ISO/IEC 15948:2003 Portable Network Graphics (PNG) Specification (Second Edition) ISO/IEC IS 10918-1 Joint Photographic Experts Group (JPEG) NEN-ISO 19005-1:2005 EN (PDF/A-1) ISO 32000-1:2008 Part 1: PDF 1.7 OAI-PMH - Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting CMIS - Content Management Interoperability Standard NEN 2082

ISO 23081 ZTC - Zaaktypecatalogus

Product

Webrichtlijnen WSRP – Web Services for Remote Portlets Samenwerkende Catalogi ZTC - Zaaktypecatalogus NEN-ISO/IEC 27001:2005.nl NEN-ISO/IEC 27002:2007.nl SAML – Security Assertion Markup Language Internet Protocol version 6 en 4

BiSL - Business Information Services Library ASL - Application Services Library ITIL - IT Infrastructure Library

33


4.3

Informatie-uitwisseling In het bedrijfsplan worden de volgende IT componenten onderscheiden: 1.

Infrastructuur 1.1. Werkplekautomatisering 1.1.1. PC of laptop 1.1.2. Office 1.1.3. E-mail 1.1.4. Agendabeheer 1.1.5. Telefoon 1.1.6. Contactinformatie (Klantrelatiebeheer) 1.2. Servers 1.3. Netwerk 1.4. Randapparatuur

2.

Primaire processen 2.1. Werkstroombesturing 2.2. Documentmanagement en Digitale Archivering (Archiefmanagement) 2.3. Expertisesystemen 2.4. Ontvangst klachten (koppeling met meldkamersystemen) 2.5. Uitvoeringsloket (met e-formulieren en Ontvangst klachten)

3.

2.6. Producten- en dienstencatalogus 2.7. Publicaties Overhead functies 3.1. Financiële administratie 3.2. Salarisadministratie 3.3. HRM 3.4. Toegangsbeveiliging gebouw 3.5. Managementinformatie 3.6. Tijdschrijven 3.7. Website (webcontent)

In onderstaande tabel is een confrontatie gemaakt tussen de diensten en de IT componenten. IT component

34

Dienst

PC of laptop

Generiek

Office

Generiek

E-mail

Generiek

Agendabeheer

Generiek

Telefoon

Generiek

Contactinformatie

Generiek

Servers

Generiek

Netwerk

Generiek

Randapparatuur

Generiek

Werkstroombesturing

Toetsing & Vergunningverlening Toezicht & Handhaving


IT component

Dienst Klachtafhandeling Bezwaar & Beroep Advisering Juridische zaken Procescoördinatie

Documentmanagement en Digitale Generiek Archivering Expertisesystemen

Toetsing & Vergunningverlening Toezicht & Handhaving Klachtafhandeling Bezwaar & Beroep Advisering Procescoördinatie Programma-uitvoering Ondersteuning implementatie nieuwe wet- en regelgeving Juridische zaken

Meldkamer

Klachtafhandeling

Financiële administratie

Financiën

Salarisadministratie

Personeel & Organisatie

HRM

Personeel & Organisatie

Toegangsbeveiliging gebouw

Facilitaire Zaken

Managementinformatie

Management Managementondersteuning

Tijdschrijven

Generiek

Website

Communicatie

De IT componenten zijn vergeleken met het generieke applicatielandschap van de RUD’s (zie referentie [7]) en met de diensten die de omgevingsdienst volgens het bedrijfsplan moet leveren. Op basis daarvan zijn enkele IT componenten toegevoegd . Deze zijn vetgedrukt weergegeven. Het gaat om de volgende IT componenten: • Telefoon •

35

Meldkamer (let wel: deze IT component hoeft niet binnen de omgevingsdienst zelf aanwezig te zijn als dit elders is ondergebracht. Wel dienen er afspraken te zijn over uitwisseling van informatie tussen meldkamer en de loketfunctie van de

• •

omgevingsdienst) Uitvoeringsloket (met e-formulieren en uitwisseling van informatie met de meldkamer) Producten- en dienstencatalogus

•

Publicaties


Vervolgens zijn de koppelingen tussen de applicatiediensten in kaart gebracht. Ook de externe koppelingen zijn hierin meegenomen. Voor dat laatste is de opsomming van bijlage 8.2 gehanteerd. Code

Applicatiedienst

Koppelvlak (… maakt gebruik van …)

Gekoppelde applicatiedienst

K1

Zaakmanagement

Overdracht van gegevens over

Producten en diensten catalogus in

producten en diensten

het uitvoeringsloket


Klantrelatiebeheer

K2

Zaakmanagement

dienstafnemers K3

Zaakmanagement

Raadpleging van gegevens over

Digilevering en Digimelding voor de

objecten en locatie

Basisregistraties NHR, BAG, BRK, BRT, BGT, BRO

K4

Zaakmanagement


Ontvangst klachten

klachten en meldingen t.b.v. zaak K5

Zaakmanagement


E-formulieren in het uitvoeringsloket

aanvraag, dienstafnemer t.b.v. zaak K6

Zaakmanagement


Omgevingsloket Online

aanvraag, dienstafnemer t.b.v. Wabozaak K7

Zaakmanagement


Gemeenschappelijke

geplande en uitgevoerde inspecties

Inspectieruimte BRZO, Frontoffice

Chemie K8

Zaakmanagement

Overdracht van gegevens over een

Zaakmanagement gemeente

zaak K9

Materiesysteem


Zaakmanagement

zaken, objecten en locatie K 10

Dossiermanagement

Overdracht van gegevens over zaak

Zaakmanagement

K 11

Projectmanagement


Zaakmanagement

K 12

Tijdschrijven


Zaakmanagement

K 13



Zaakmanagement

t.b.v. verplichting K 14

Publicaties


Zaakmanagement

en besluit K 15

Inspectieview Bedrijven


Zaakmanagement

toezicht en handhaving van bedrijven K 16

K 17

Kruispuntbank voor


Ketendossier Vuurwerk

toezicht en handhaving van bedrijven

Zaakmanagement

Overdracht van gegevens over een

deelnemer

deelzaak t.b.v. advisering door omgevingsdienst

36


Zaakmanagement

Zaakmanagement

Code

Applicatiedienst


Gekoppelde applicatiedienst

K 18

Antwoord voor


Zaakmanagement

Bedrijven

t.b.v. ‘track and trace’

MijnOverheid.nl Overheid heeft Antwoord K 19

Expertisesysteem



subjecten, objecten en locatie

Basisregistraties GBA, RNI, NHR, BAG, BRK, BRT, BGT, BRO

K 20

Ontvangst klachten


Meldkamer DCMR

klachten en meldingen K 21

Ontvangst klachten


Meldkamer gemeente

klachten en meldingen K 22

K 23

Klantrelatiebeheer




subjecten

Basisregistraties GBA, RNI, NHR



producten en diensten t.b.v.


Begroting K 24



Tijdschrijven

gemaakte uren t.b.v. Realisatie K 25




betalingen t.b.v. Realisatie K 26




loonkosten t.b.v. Realisatie K 27




begroting t.b.v. Verplichting K 28




verplichtingen t.b.v. Betaling K 29



HRM

medewerker K 30

Directory service


HRM

medewerker K 31

Toegangsbeveiliging


HRM

medewerker K 32

Kantoorautomatisering


Directory service

medewerker K 33

K 34

37

Uitvoeringsloket



producten en diensten


E-formulieren in het



uitvoeringsloket

subjecten, objecten en locatie

Basisregistraties GBA, RNI, NHR,


Code

Applicatiedienst


Gekoppelde applicatiedienst BAG, BRK, BRT, BGT, BRO; DigiD, DigiDMachtigen, BSN en PKIOverheid voor identificatie en authenticatie

K 35

K 36

Samenwerkende

Overdracht van gepubliceerde

Catalogi

gegevens over zaak en besluit

Antwoord voor

Overdracht van gepubliceerde

Bedrijven

gegevens over zaak en besluit,

MijnOverheid.nl

gegevens over producten en diensten

Publicaties

Uitvoeringsloket

Overheid heeft Antwoord K 37




begroting t.b.v. realisatie

Op basis van deze koppelingen is het generieke applicatiemodel van een RUD (zie paragraaf 4.1) nader gedetailleerd. De middelste kolom van bovenstaande tabel (koppelvlak) maakt het mogelijk een verdere detaillering te maken door de services te gaan beschrijven. Per service moet dan ook worden geanalyseerd hoe het koppelvlak wordt gerealiseerd. Dit kan leiden tot een aantal extra principes over deze koppelingen. Hieronder staan alleen enkele algemene principes genoemd. Op de volgende pagina is het applicatielandschap van de ODH gepresenteerd. Door naar de koppelingen te kijken is er een clustering aangebracht van de applicaties. Hierbij is ook al een voorschot genomen op mogelijke sourcing van de applicaties. Op basis van de inventarisaties bij de deelnemers moet dit worden herijkt. De sourcing zou er als volgt uit kunnen zien: • de oranje vlakken rondom zaakmanagement en financien / personeel lenen zich voor sourcing bij een leverancier die van die applicatieclusters kennis hebben. Dit zou op basis •

van ASP kunnen. Het oranjevlak rondom kantoorautomatisering leent zich voor een deel voor sourcing in de cloud of in combinatie met de sourcing van de infrasttructuur en de centrale applicatie

•

ontsluiting (applicatievirtualisatie). Bij gebruik van cloudcomputing is het voordeel vooral te halen als er weinig integratie is met applicaties in het primaire proces. De expertisesystemen kunnen het best gesourced worden via applicatievirtualisatie of (bij

•

zware toepassing) door distributie naar de werkplek. Dit laatste moet dan zo min mogelijk gebeuren. De expertisesystemen zo min mogelijk integreren. Een aantal applicaties is nog niet toegewezen aan een cluster: website (uitvoeringsloket, publicaties), projectmanagement, eventueel tijdschrijfsysteem. De laatste 2 kunnen wellicht naar de cluster van zaakmanagement of naar de cluster van financien / personeel. Dat moet uit de inventarisaties blijken. Projectmanagement is minder belangrijk, tijdschrijven is wel relevant i.v.m. verantwoording naar de opdrachtgevers.

38


39


Informatiearchitectuur: Informatie-uitwisseling Code


P 4.3.1

Bij het inregelen van de informatie-uitwisseling worden afspraken gemaakt

Status

over kwaliteit van de informatie, de frequentie van de informatie-uitwisseling en de gebruikte standaarden. P 4.3.2

De sturingsinformatie wordt uitgewisseld in de vorm van rapporten, volgens

PETRA

geldende open documentstandaarden, zonder intensief berichtenverkeer.

P4.2.7

Onderbouwing Doordat de omgevingsdienst de informatie verzamelt en de uitwisseling een

College

lage frequentie heeft (per kwartaal, per jaar) is uitwisseling van rapporten het

Standaar-

meest efficiënt.

disatie

Implicaties De informatie-uitwisseling vindt niet op systeem-systeem niveau plaats. De uitwisseling vindt plaats via open standaarden. R 4.3.1

Als zaakinformatie digitaal wordt uitgewisseld dan wordt hiervoor de

PETRA

-----

standaard StUF gebruikt.

P4.2.16

P 3.3.1

College Standaardisatie

R 4.3.2

Als documenten in reviseerbare vorm worden uitgewisseld dan wordt

PETRA

-----

hiervoor de standaard ODF gebruikt.

P4.2.12

U9


R 4.3.3

Als documenten in niet-reviseerbare vorm worden uitgewisseld dan wordt

PETRA

-----

hiervoor de standaard PDF gebruikt.

P4.2.12

U9


R 4.3.4

Voor de uitwisseling met de landelijke bouwstenen van de e-overheid wordt

College

-----

de standaard OSB gebruikt.

Standaar-

U9

disatie

R 4.3.5

Voor de uitwisseling voor federatieve single sign-on wordt de standaard

College

-----

SAML gebruikt.

Standaar-

U9

disatie

R 4.3.6

Voor de uitwisseling van gegevens over producten en diensten wordt de

-----

standaard Samenwerkende Catalogi gebruikt.

U9 P 4.3.3

Flexibiliteit in informatie-uitwisseling: De omgevingsdienst ondersteunt meerdere vormen van informatie-uitwisseling.

40


NUP

Informatiearchitectuur: Informatie-uitwisseling Code

Principe/Toelichting Onderbouwing De omgevingsdienst kent meerdere opdrachtgevers (10) en moet daarnaast ook nog kunnen uitwisselen met collega omgevingsdiensten (DCMR, ZuidHolland Zuid, Midden Holland) in verband met concentratietaken. Deze partijen hebben een verschillende vorm en ontwikkelingsniveau van digitalisering. Implicatie Met de partijen afspraken maken over de manier van informatie-uitwisseling. Onderkende vormen zijn: •

Post

•

E-mail

•

FTP-server voor uitwisseling grote bestanden

•

Elektronisch berichtenverkeer (voor partijen met een hoge digitaliseringsgraad en een intensief berichtenverkeer)

P 4.3.4

Gebruik nummering: Bij de uitwisseling van informatie worden minimaal de identificerende nummers uitgewisseld. Dit is van belang voor: •

Zaak

•

Project

•

Dossier

•

Subject-rol en Subject

•

Object.

Onderbouwing Hierdoor is informatie eenvoudig te relateren en kan er een relatie worden gelegd met de gegevens in de bron. Implicatie Afspraken maken over identificerende nummers. Met name voor zaken en dossiers is dit belangrijk omdat die op verschillende plaatsen ontstaan (bij omgevingsdienst en bij opdrachtgever). Voor objecten en subjecten altijd de identificerende nummers van de landelijke basisregistraties uitwisselen.

41


Status

5 Technische architectuur 5.1

Infrastructuur en werkplek


5.2

Gegevensopslag


5.3

Netwerk


6 Beheer Dit onderdeel wordt in een volgende versie ingevuld.

7 Beveiliging Dit onderdeel wordt in een volgende versie ingevuld.

42


8 Bijlagen 8.1

Begrippen Advies: tekst met een adviserend, maar niet dwingend karakter voortvloeiend uit een taak van het bestuursorgaan namens wie het advies wordt gegeven. Het oordeel is input voor een te nemen besluit. Bron: Werkgroep ICT OD Haaglanden Dienstafnemer: Burger, bedrijf of instelling die een dienst afneemt van de overheid. Noot: de term klant wordt hier niet gebruikt. Alleen in algemeen geldende begrippen als klantgericht, klantcontact, klantrelatie wordt die term wel gebruikt. Dossier: een verzameling informatieobjecten die gezamenlijk 1 geheel vormen omdat ze dezelfde zaak betreffen en bij archivering als archiefbestanddeel ondergebracht kan worden in 1 archief. Nadere toelichting: Als een dossier wordt gearchiveerd dan worden de archiefwaardige bescheiden als een archiefbestanddeel overgebracht naar 1 archief. Om te kunnen archiveren moeten alle informatieobjecten die onderdeel uitmaken van het dossier tot en met bewaring of tot aan vernietiging in samenhang beschikbaar blijven. De informatieobjecten kunnen documenten zijn maar ook kaarten, webcontent of geregistreerde gegevens in een databank. De informatieobjecten kunnen in verschillende contentmanagementsystemen zijn opgenomen. In deze brede definitie is het onvoldoende om alleen beschrijvende metadata vast te leggen. Dat is te onnauwkeurig. Het dossier dient in de metadata ook een unieke identificatie te hebben die in de verschillende contentmanagementsystemen wordt gebruikt bij de opslag van de betreffende informatieobjecten van het dossier. De metadata archiefbewaarder, archiefbewaarplaats, dossier identificatienummer maakt het dan mogelijk de archivering efficiënt te organiseren. Bron: Wiktionary, I&A Lexicon. Expertisesysteem: Dit is een verbijzondering van materiesysteem. Binnen ODH wordt hieronder verstaan een materiesysteem dat wordt gebruikt om specifieke werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld voor het maken van geluidsberekeningen, of het raadplegen van juridische databanken. Materiesysteem: Een informatiesysteem dat specifieke, vakinhoudelijke informatie bevat voor een bepaald proces en / of bepaald thema. Deze informatie heeft niet specifiek betrekking op het eenmalig doorlopen van het proces (een procesgang). Toelichting: In de loop der tijd kunnen er meerdere vergunningen worden verleend aan een inrichting. De vergunningverlening verloopt zaakgericht. De informatie over die procesgang wordt vastgelegd in de zaak. Er wordt echter gebruik gemaakt van algemene informatie over een inrichting, historische gegevens over metingen, historie van de installaties van de inrichting. Dit is allemaal informatie die een zaak overstijgt.

43


Oordeel: tekst met een dwingend, verplichtend karakter voortvloeiend uit de bevoegdheid van het bestuursorgaan namens wie het oordeel wordt gegeven. Het oordeel is input voor een te nemen besluit. Bron: Werkgroep ICT OD Haaglanden Proces: geordende reeks van (in-)direct waarde toevoegende handelingen door een mens of machine gericht op een bekend resultaat. Bron: NORA. Record: Informatie die gemaakt, ontvangen, en onderhouden wordt als bewijs en informatie door een organisatie of persoon, door het nastreven van legale verplichtingen of in de transacties van bedrijven. Bron: ISO 15489. Zaak: een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Bron: RGBZ.

44


8.2

Landelijke systemen •

Landelijke bouwstenen (zie referentie [5]) o o o

Webrichtlijnen Samenwerkende Catalogi Antwoord voor Bedrijven

o o o

MijnOverheid.nl Overheid heeft Antwoord DigiD

o o o

DigiDMachtigen Burgerservicenummer PKIOverheid

o

Basisregistraties Gemeentelijke Basisadministratie ingezetenen (GBA) Registratie Niet-ingezetenen (RNI)

o o o

•

Nieuw Handelsregister (NHR) Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Basisregistratie Kadaster (BRK)

Basisregistratie Topografie (BRT) Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Basisregistratie Ondergrond (BRO)

Digikoppeling Digimelding Digilevering

o Digipoort o Diginetwerk Landelijke proces en expertisesystemen (selectie uit referentie [6]) o

Omgevingsloket Online (OLO): Hiermee kan een dienstafnemer een aanvraag indienen voor de Wabo. Bij de aanvraag hoort een set van documenten die worden ingediend. In de gemeenschappelijke omgeving kunnen aanvrager, bevoegd gezag (c.q. de partij die de uitvoering doet voor het bevoegd gezag) en adviserende overheidsinstanties de informatie delen. Hierbij wordt er rekening mee gehouden dat niet alle informatie voor iedereen toegankelijk is. Op deze wijze ontstaat een soort

o

webdossier dat uiteindelijk moet worden verwerkt in het zaakdossier van het bevoegd gezag. Gemeenschappelijke Inspectieruimte (GIR): Hiermee kunnen overheidsinstanties gezamenlijk inspecties voorbereiden en afronden. Hierbij wordt een soort webdossier voor de inspectie opgebouwd. Op basis van de gedeelde informatie kan een inspectierapport met bevindingen, conclusies en aanbevelingen worden

o

opgebouwd. Er zijn GIR-ruimtes voor BRZO, Frontoffice Chemie, Kinderopvang. Inspectieview Bedrijven: Hiermee kunnen overheidsinstanties informatie opvragen uit de informatiesystemen van de aangesloten partijen. De webomgeving bevat zelf geen opgeslagen data, deze data wordt opgehaald uit de bron. Het systeem wordt gebruikt door de Arbeidsinspectie en binnenkort door VROM-inspectie, IVW, nVWA en het Agentschap Telecom.

45


o

46

Kruispuntbank voor Ketendossier Vuurwerk: Dit is een netwerk waarmee overheidsinstanties informatie bij elkaar kunnen opvragen. Gegevens worden niet centraal opgeslagen maar blijven bij de bron.


8.3

Standaarden Standaarden Naam

Toepassingsgebied

Status

Webrichtlijnen

Overheidswebsites.


NEN-ISO/IEC

Informatiebeveiliging, het bevat een set aan specificaties om

College

27001:2005.nl

informatiebeveiliging organisatiebreed in te richten.

Standaardisatie

NEN-ISO/IEC

Informatiebeveiliging, het bevat een set aan ‘best practices’

College

27002:2007.nl

voor maatregelen, waaruit gekozen kan worden bij de

Standaardisatie

implementatie van organisatiebrede informatiebeveiliging.

Open Document

Uitwisseling van reviseerbare documenten.

Format ISO 26300


ISO/IEC 15948:2003

Het gebruik van grafische afbeeldingen (‘lossless’ compressie)

College

Portable Network

binnen reviseerbare documenten.

Standaardisatie

ISO/IEC IS 10918-1

Het gebruik van grafische afbeeldingen (met ‘lossy’

College

Joint Photographic

compressie) binnen reviseerbare documenten.

Standaardisatie

NEN-ISO 19005-

Lange termijn archivering van documenten, specifiek bedoeld

College

1:2005 EN (PDF/A-

voor niet-reviseerbare documenten.

Standaardisatie

Standaard

Uitwisseling en bevraging van basisgegevens die behoren tot

College

Uitwisselings

een aantal wettelijk vastgestelde basisregistraties. Uitwisseling

Standaardisatie

Formaat (StUF)

en bevraging van zaakgegevens die behoren tot de producten-

Graphics (PNG) Specification (Second Edition)

Experts Group (JPEG)

1)

en dienstenportfolio van gemeenten. Uitwisseling van domeinof sectorspecifieke gegevens waarin ook basisgegevens en/of zaakgegevens voorkomen en waarvoor geen andere (inter)nationale (XML-gebaseerde) berichtenstandaard is vastgesteld.

47


Standaarden Naam

Toepassingsgebied

Status

ebMS en WUS zoals

ebMS is de standaard voor meldingen tussen

College

nader gespecificeerd

informatiesystemen. OSB-WUS is de standaard voor de

Standaardisatie

binnen de OSB

(geautomatiseerde) bevraging van informatiesystemen.

SETU standaard

De elektronische berichtenuitwisseling rondom de bemiddeling

College

/ inhuur van flexibele arbeidskrachten.

Standaardisatie

SAML – Security

Federatieve (web)browser-based single-sign-on (SSO) en

College

Assertion Markup

single-sign-off. Dat wil zeggen dat een gebruiker na eenmalig

Standaardisatie

Language

inloggen via zijn browser toegang krijgt tot verschillende diensten van verschillende partijen, ook in een ASP of SaaS oplossing.

WSRP – Web

Het bij elkaar brengen in een (keten)portaal van

College

Services for Remote

webapplicaties die door verschillende organisaties worden

Standaardisatie

Portlets

aangeboden, waarbij de leverancier van de webapplicatie controle moet houden over gedrag en presentatie van de webapplicatie.

ISO 32000-1:2008

Het uitwisselen en publiceren van niet- of beperkt –

College

Part 1: PDF 1.7

reviseerbare documenten, waarbij duiding van oorsprong of

Standaardisatie

functierijkheid onderdeel zijn van het document én waarbij PDF/A-1 als standaard niet kan worden ingezet. XBRL – eXtensible

XBRL: Elektronisch verkeer dat te kenmerken is als

College

Business Reporting

verantwoordingsverkeer waarin financiële informatie de kern

Standaardisatie

Language v2.1.

vormt. Dimensions: bij gebruikmaking van contextuele informatie binnen het voornoemde toepassingsgebied voor XBRL.

NTA 2035:2009 E-

Het uitwisselen van informatie over de ontwikkelingsvoortgang

College

portfolio NL

van een individu, die het individu als levenslang lerende zelf

Standaardisatie

beheert, tussen organisaties in de leerketen waar het individu leert en werkt. Aquo-standaard

Verzameling, vastlegging en uitwisseling van gegevens voor

College

het beheer van waterkeringen, oppervlaktewater en

Standaardisatie

afvalwaterzuivering.

Internet Protocol

Communicatie op netwerkniveau over organisatiegrenzen

College

version 6 en 4

heen tussen organisaties, individuele eindgebruikers,

Standaardisatie

apparaten, sensoren en diensten.

48


Standaarden Naam

Toepassingsgebied

Status

Geo standaarden

Uitwisseling van geografische informatie tussen organisaties,

College

waarbij de ruimtelijke dimensie van significant belang is .

Standaardisatie

OAI-PMH - Open

Het vraaggestuurd aanbieden en ophalen van verzamelingen

College

Archives Initiative

metadata uit bibliotheken met (digitale) documenten of andere

Standaardisatie

Protocol for

objecten, met als doel het opnemen van deze metadata in een

Metadata Harvesting

centrale bibliotheek. Uitgezonderd zijn die toepassingen waarvoor op basis van de lijst voor 'pas toe of leg uit' het gebruik van OSB (nu: Digikoppeling) verplicht is.

SEPA-standaarden

Toepassingen betrokken bij giraal betalingsverkeer in Euro

College

binnen de SEPA landen (inclusief binnenlands

Standaardisatie

betalingsverkeer)

CMIS - Content

het beheren en toegankelijk maken van content repositories

Management

middels functionaliteit rondom zoeken, het opvragen en

Interoperability

wijzigen van metadata (rechten, versies et cetera) en content.

OASIS

Standard

Samenwerkende

Beschrijven van de producten en diensten van de overheid.

PETRA

Functionaliteit voor informatie- en archiefmanagement in

PETRA

Catalogi

NEN 2082

programmatuur, m.n. opslag, mutatie, ontsluiting en archivering van gegevens Informatiemodellen

IMRO = Informatiemodel Ruimtelijke Ordening IMWA = Informatiemodel Water TOP10NL = Informatiemodel voor het objectgericht topografische vectorbestand 1:10.000 IMKICH = Informatiemodel Kennisinfrastructuur Cultuurhistorie IMWE = Informatiemodel Welstand IMKL = Informatiemodel Kabels en Leidingen IMKAD = Informatiemodel Kadaster IMGBR = Informatiemodel Grootschalige Basiskaart Rijkswaterstaat IMGeo = Informatiemodel Geografie IMBOD = Informatiemodel Bodem en Ondergrond IMOOV = Informatiemodel openbare Orde en Veiligheid 0101 = Informatiemodel Bodembeheer en Archeologie

49


PETRA

Standaarden Naam

Toepassingsgebied

Status

ISO 23081

Vastleggen van metadata van archiefgegevens.

PETRA

Stelselcatalogus

Vastleggen van gegevens in het Stelsel van Basisregistraties

PETRA

RSGB -

Vastleggen van gegevens in de basisregistraties van de gemeenten.

KING

Vastleggen van gegevens over zaken.

KING

ZTC Zaaktypecatalogus

Vastleggen van gegevens over de zaaktypen die in de processen worden onderscheiden.

KING

BiSL - Business Information

Processen voor het uitvoeren van functioneel beheer.

PETRA

ASL - Application Services Library

Processen voor het uitvoeren van technisch applicatiebeheer

PETRA

ITIL - IT Infrastructure

Processen voor het uitvoeren van technisch beheer in de IT infrastructuur

PETRA

Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijk Basisgegevens RGBZ – Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken

Services Library

Library

50


8.4

Referenties [1] Presentatie ICT werkgroep aan directeurenoverleg Omgevingsdienst Haaglanden, Robin Paalvast, 9 mei 2011 {stuurgroep Omgevingsdienst Haaglanden}. [2] Naar een professionele Omgevingsdienst Haaglanden – Bedrijfsplan, Stuurgroep Omgevingsdienst Haaglanden, 28 april 2011 {stuurgroep Omgevingsdienst Haaglanden}. [3] MO3: van analoog naar digitaal – Guideline voor integraal informatiemanagement, een samenwerking van SOD-Opleidingen & Doxis Informatiemanagers, november 2010. [4] Package deal “Mans/eindbeeld” en bevoegdheidsverdeling Wabo, IPO / VNG / VROM, geconsolideerde versie 090616, 16 juni 2009 {IPO / VNG / VROM}. [5] NORA 3.0, Strategie katern, RENOIR, Stichting ICTU, augustus 2009 {staatssecretaris BZK}. [6] Naar een gezamenlijke Inspectieview Milieu – Eindrapportage verkenning verbetering informatie-uitwisseling milieuhandhaving, Tim Berkelaar / Marc Gerrard / Peter Nooteboom, ICTU, 22 augustus 2010 {Begeleidingscommissie Verbetering Informatievoorziening Milieuhandhaving}. [7] Presentatie ‘Architectuur RUD – De samenhang in de kluwen’, Andre Batenburg en Jan Bruijn, 14 april 2010 {KPO-R}.

51


Doelarchitectuur Omgevingsdienst Haaglanden

Recommend Documents