Raadscommunicatieprogramma 2011 - 2014 Inleiding Begin 2010 is onderzoek gedaan naar de wensen en mogelijkheden om de communicatie 1 tussen gemeenteraad en inwoners te versterken . Het onderzoek biedt verschillende aanknopingspunten voor het opstellen van een raadscommunicatieplan voor de jaren 2 2011-2014. Binnen de klankbordgroep Raadscommunicatie is de voorkeur uitgesproken voor een praktisch uitvoeringsplan gebaseerd op de uitkomsten van het onderzoek. Deze notitie is de uitwerking van dit plan. Kader Dit uitvoeringsplan betreft specifiek de communicatie tussen raad en inwoners. De gemeenteraad wordt hier gezien als een entiteit; een herkenbare groep mensen met allemaal dezelfde functie binnen het lokale bestuur. De profilering van de politieke partijen en communicatie over politieke standpunten en achtergronden is aan de fracties zelf. Met communicatie wil de gemeenteraad het volgende bereiken: Doel 1: informeren over (actuele) onderwerpen die spelen in de gemeenteraad, instrument 3, 4 en 5; Doel 2: informeren over de rol en de waarde van de gemeenteraad voor inwoners, instrument 1, 2, 6, 7; Doel 3: inwoners stimuleren zijn of haar mening te geven, instrument 7; Doel 4: terugkoppelen naar de inwoners over wat er is gedaan met hun mening, instrument 4, 5. Een uitgebreidere beschrijving van de doelen staat verwoord in het onderzoeksrapport. Uiteindelijk dragen de doelen bij aan de uitgangspunten van het dualisme: het verkleinen van de kloof en het voor de inwoners toegankelijk en aantrekkelijk maken van de lokale politiek. De gemeenteraad is er voor de Langedijkers. In het uitwerkingsplan wordt prioriteit gegeven aan het op orde brengen van een basisset instrumenten. De inwoners van de gemeente Langedijk vormen de belangrijkste doelgroep. Daarbinnen wordt in principe geen onderscheid gemaakt in verschillende subgroepen, ook al blijkt uit het onderzoek dat de jongeren (18-30) wat achterblijven. Uitzondering hierop vormt de invoering van een jeugdgemeenteraad omdat dit instrument eenvoudig is in te voeren als beproefd concept bij andere gemeenten. Ook op andere (secundaire) doelgroepen als media wordt in dit uitvoeringsplan niet apart ingezet. Dit neemt niet weg dat daar waar mogelijk zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met deze belangrijke intermediair die een bepalende rol speelt bij de beeldvorming van inwoners. Een open houding en regelmatige informatieverstrekking dragen daar positief aan bij.
1 Raadscommunicatie 2010-2014 gemeente Langedijk; Onderzoek naar het versterken van de communicatie raad <-> inwoners, d.d. februari 2010. 2 De klankbordgroep Raadscommunicatie bestaat uit raadsleden, de griffier, de voorzitter van de gemeenteraad en de communicatieadviseur van team Communicatie.
2
Instrumenten Conclusie uit het onderzoek is dat de gemeenteraad kritisch naar de eigen instrumenten moet kijken zowel kwantitatief als kwalitatief. Mede op basis van de resultaten en de te bereiken doelen stelt de klankbordgroep voor de volgende instrumenten (verder) te ontwikkelen: 1. Folder ‘Hoe werkt de raad’ De folder informeert belangstellenden over hoe de raad is georganiseerd, over zijn taken en bevoegdheden, hoe kom je in contact komt met de raad en wat kan de raad voor een inwoner betekenen en dergelijke. De folder ligt op verschillende publieke locaties in de gemeente en kan worden uitgereikt tijdens bijvoorbeeld de nieuwe inwonersavond. De inhoud van de folder komt ook op de gemeentelijke website te staan. Deze folder kan in 2011 worden vervaardigd en beschikbaar gesteld. 2. Jeugdgemeenteraad Het doel van dit instrument is de jeugd kennis laten maken met het gemeentebestuur en de functie (rol en waarde) van de raad. Bij dit instrument wordt samenwerking gezocht met de school voor voortgezet onderwijs. Een leerjaar – veelal het derde – bereidt deelname voor in de lessen maatschappijleer. Dat voorbereidingstraject behelst de leerlingen inzicht te verschaffen in de werking van de politieke gremia op (landelijk, provinciaal en) plaatselijk niveau. Verder is het de bedoeling dat ze een aantal realistische (en te realiseren) projecten voorbereiden, waarvan ze denken dat die op lokaal niveau en voor hun doelgroep belangrijk zijn. Zo’n voorbee e reidingstraject kan bijvoorbeeld in het 1 en 2 trimester plaatsvinden, zodat de afsluiting e eind 2 trimester mogelijk is. De voorbereiding mondt uit in een «dagje gemeentehuis». De leerlingen leggen in de ochtend de laatste hand aan hun projectvoorstellen. Ze kunnen daarbij inhoudelijke deskundigheid «inhuren» vanuit de ambtelijke organisatie, en ze kunnen in het ochtenddeel samen met een aantal aanwezige raadsleden en de griffie voorbereiden hoe ze in de raadsvergadering hun projecten goed voor het voetlicht kunnen brengen. Die raadsvergadering vindt ’s middags plaats. Er wordt een aantal fracties gevormd met raadsleden en (in dit geval) steunraadsleden, die onder voorzitterschap van de burgemeester een forumbehandeling en een raadsbehandeling gaan doen. Hun projecten zijn dan initiatiefvoorstellen. Voor de realisatie van het project dat uiteindelijk door de raad wordt gekozen stelt de gemeente een budget beschikbaar. Men moet denken aan een budget van bijvoorbeeld € 2.000. De uitvoering vindt vervolgens plaats door de gemeentelijke organisatie, die uiteraard ook de nodige faciliteiten beschikbaar stelt. Van belang is dat dit traject tevoren door de afdeling Beleid en Projecten , de docent(en) maatschappijleer wordt doorgesproken en dat er commitment is over aanpak, inzet en resultaat. Dit project kan in 2012 worden uitgevoerd. 3. Raadsrubriek in Langedijk informeert In de gemeentekrant krijgt de gemeenteraad ruimte waar onder meer raadsagenda’s, raadsbesluiten en de rubriek 1 van 21 aan bod komen. Van belang is dat er voldoende balans is tussen de politieke opvattingen in de raad en dat er naast politiek-bestuurlijke onderwerpen ook aandacht wordt besteed aan de rol die de raad heeft. Voor een dergelijke rubriek is extra inzet van een redacteur nodig. Ook krijgt een dergelijke rubriek een eigen ‘herkenbaar gezicht’. Aan het maken van een basisontwerp zijn ook kosten verbonden. De verantwoordelijkheid en initiatief voor het leveren van input voor de raadsrubriek ligt bij de gemeenteraad en de griffie. Op dit moment wordt een voorstel voorbereid voor een andere invulling van de tweewekelijkse gemeentekrant Langedijk informeert. De gemeentekrant heeft een bezuinigingstaakstelling gekregen van € 25.000. Om dit te bereiken is het voorstel om terug te gaan naar een tweewekelijkse uitgave van 4 pagina’s. Het besparen van ruimte wordt onder meer bereikt door het digitaal aanbieden van de bekendmakingen. In het voorstel wordt
3
ook rekening gehouden met een raadsrubriek (van ongeveer een halve pagina). De verwachting is dat het voorstel na de zomer ter informatie aan de raad wordt aangeboden. 4. Digitale nieuwsbrief In samenwerking met het college wordt de nieuwsbrief ontwikkeld. Geïnteresseerden kunnen zich abonneren op nieuwsberichten van raad en college. In de nieuwsbrief komen verschillende onderwerpen aan bod. Zo kan vooruitgeblikt of teruggekeken worden naar raads- en/of forumvergaderingen, of verslag worden gedaan van een bijeenkomst. De nieuwsbrief zal deel overlappend en deels aanvullend zijn op de informatie in Langedijk informeert. Het is van belang om de berichten in de nieuwsbrief zo kort en bondig mogelijk te houden. Voor volledige verslagen van vergaderingen kan men terecht op de website (het raadsinformatiesysteem). De nieuwsbrief wordt niet alleen via de e-mail toegestuurd maar wordt ook op de website van de gemeenteraad geplaatst. Mensen kunnen zich daar ook aan- of afmelden voor de nieuwsbrief. 5. Intensiveren raadsdeel website De huidige webpagina’s van de raad maken onderdeel uit van de gemeentelijke website in de vorm van een raadsinformatiesysteem (RIS, module binnen de huidige website). Door de vormgeving en inhoud geeft het de raad nog in beperkte mate een eigen gezicht. Daarnaast is de ontsluiting en de werking van de zoekfunctie van de informatie nog onvoldoende. De vraag is in hoeverre het huidige systeem aansluit bij de visie die de raad heeft op een raadswebsite. Een raadswebsite is meer dan alleen een RIS. De raad heeft inmiddels enige jaren ervaringen opgedaan met een RIS. Het voorstel is de huidige pagina’s te evalueren en vast te stellen waar de gemeenteraad naartoe wil met zijn raadswebsite. Een uitkomst kan bijvoorbeeld zijn dat de gemeentelijke website en het RIS worden losgekoppeld. Dit biedt de mogelijkheid om vanaf een beginpunt een nieuw informatiesysteem te introduceren als onderdeel van een raadswebsite. Eén van de aspecten van het toegankelijker maken van forum- en raadsvergaderingen is het verbeteren van de audio- (of wellicht op termijn zelfs audiovisuele) verslaglegging. Nu is het zo, dat een onbewerkte geluidsopname op de website wordt geplaatst. In zo’n bestand zijn dus geen markeringen aangebracht bij de verschillende agendapunten, hetgeen het zoeken minder gebruiksvriendelijk maakt. . Moderne systemen bieden de mogelijkheid om de verslaglegging in schriftelijke en audio(visuele) vorm te combineren, bij de behandeling van een agendapunt een koppeling te leggen met de onderliggende vergaderstukken, de spreker in beeld te brengen met de mogelijkheid van het plaatsen van contactgegevens enzovoort. Die systemen gaan er veelal van uit dat er vanaf de basis wordt gebouwd: aan de inputzijde worden de agenda’s dynamisch gevuld en aan de outputzijde wordt weergegeven hoe de behandeling is verlopen.
4
Naast een nieuw RIS heeft de gemeenteraad de wens uitgesproken om met behulp van moderne hulpmiddelen het papierloos vergaderen te onderzoeken. Dat betekent nogal forse aanpassingen in procedures en aanschaf van de nodige hard- en software en dat is niet goed in te voeren zonder een vernieuwd RIS. Gezien de wensen en de omvang van een dergelijk traject is het voorstel om in de vorm van een project de evaluatie en (door)ontwikkeling van een RIS op te pakken. De eerste stap is het maken van een projectopdracht waarin ook een eerste inschatting van de kosten staat. In 2011 zal een nader onderzoek worden verricht naar het RIS, de website, de verslalegging en het papierloos vergaderen. In 2012 kan een voorstel worden aangeboden aan de raad. 6. Gast van de raad Het doel van dit instrument is inwoners die dat willen «van binnen uit» kennis laten maken met fora, raadsvergaderingen en de gemeenteraadsleden. Inwoners kunnen zich melden als zij een keer gast van de raad willen zijn. Twee of drie gasten krijgen een soort VIP-behandeling. Ze worden door twee of drie raadsleden om 19.00 uur ontvangen en de gehele avond begeleid. Dat betekent dat hun vooraf wordt verteld welke onderwerpen worden besproken in de fora, hoe zo’n forum werkt, wat het doel is van een forum, hoe de overgang naar de gemeenteraad werkt, hoe de gemeenteraad vergadert enzovoort. Tijdens de vergaderingen krijgen ze VIP-plaatsen. In de pauze worden de gasten opnieuw begeleid en kunnen ze vragen stellen, opmerkingen maken. Na afloop van de vergadering van de raad wonen de gasten de nazit bij. De coaches benaderen de gasten na een paar dagen om hun te vragen naar hun ervaringen, op- of aanmerkingen. Dat biedt de mogelijkheid om van deze ervaringen te leren.
5
De keuze voor twee of drie gasten wordt ingegeven door het feit dat de gasten als het ware persoonlijke coaches krijgen. Grotere aantallen gasten maakt dat praktisch niet goed mogelijk. De bewoners die gast willen zijn kunnen zich simpel melden bij de griffie. Als er sprake is van overtekening, dan wordt er een wachtlijst aangelegd. Dit instrument kan na het zomerreces worden ingevoerd. 7. Burgerparticipatie: inspreekrecht, hoorzitting, interactief werken, burgerinitiatief, raadsmarkt, fractiespreekuur Burgerparticipatie kent een aantal verschijningsvormen: Het inspreekrecht. Dit recht is verankerd in de Verordening op de raadsmarkt en de fora. Daarin staat een aantal spelregels, maar in het algemeen kan worden vastgesteld dat inwoners een goede toegang hebben tot de forumvergaderingen. Het verdient aanbeveling dit met regelmatig onder de aandacht van de inwoners te brengen. Hun betrokkenheid verlevendigt immers de discussie en kan de besluiten verrijken. Een hoorzitting – zoals hier bedoeld – is een instrument waarbij de raad zelf de bevolking wil horen over thema’s of onderwerpen. Dit soort hoorzittingen valt dus niet onder een wettelijke regime of in een wettelijke procedure, maar is vormvrij. Het instrument is in Langedijk (nog) niet gebruikt, maar is zeker passend binnen de kerntaken van de raad. Interactief werken via platforms is een vorm van burgerparticipatie, die langs andere lijnen wordt georganiseerd, maar wel als instrument in dit rijtje moet worden genoemd. Burgerinitiatief wil zeggen: een groep inwoners slaat de handen ineen om los van politieke partijen of het college een bepaald onderwerp op de politieke agenda te krijgen. De wettelijke basis hiervoor is een gemeentelijke verordening. Dat het instrument niet wordt gebruikt wil zeker niet zeggen dat het overboord moet worden gezet; het verdient aandacht hier meer aandacht voor te vragen via de geijkte middelen zoals de website en Langedijk informeert. De raadsmarkt is de gelegenheid die burgers en instellingen hebben om in het eerste half uur van de raadsavond de politiek kennis te laten nemen van hetgeen hen bezighoudt. Het instrument is verankerd in een gemeentelijke verordening. Fractiespreekuren, openbare fractievergaderingen e.d. zijn instrumenten om met de inwoners in contact te komen, maar deze bevinden zich buiten het gebied dat in deze notitie raadscommunicatie wordt beschreven of nader uitgewerkt. Het is aan de fracties hier inhoud en vorm aan te geven. Via de raadscommunicatieve kanalen kan uiteraard wel aandacht worden geschonken aan deze instrumenten. Organisatie van de communicatie Op dit moment is er geen apart budget en/of capaciteit beschikbaar voor raadscommunicatie. De voorkomende werkzaamheden als de publicatie van de raadsagenda, verkiezingen of een incidenteel persbericht wordt verzorgd door het team Communicatie i.s.m. de griffie. De huidige capaciteit van dit team en bij de griffie is onvoldoende om de voorstellen in dit plan te kunnen realiseren. In de kostenraming is daarom een inschatting van het benodigde budget voor inhuur meegenomen. Mede gezien de verschillende betrokkenen bij raadscommunicatie is het van belang de verantwoordelijkheid duidelijk te borgen. Het voorstel is om hiervoor een beleidingsgroep Communicatie te benoemen die bestaat uit drie (burger)raadsleden en ondersteund wordt door de griffie. De begeleidingsgroep verzorgt de input voor de verschillende communicatieuitingen van de raad. Daarnaast komt de werkgroep een aantal keer bij elkaar voor evaluatie, bijsturen van het uitvoeringsplan en het bepalen van vervolgstappen. Dit neemt overigens niet weg dat voor het slagen van het plan een breed gedragen
6
en uitgevoerd plan door de gemeenteraad randvoorwaardelijk is. Ook kan de werkgroep voor een periode de thema’s bepalen waar de focus op komt in de communicatie.
Kostenraming Instrument Folder
Jeugdgemeenteraad Raadsdeel website/RIS Raadsrubriek in gemeentekrant Frequentie tweewekelijks Digitale nieuwsbrief 12 keer per jaar
Gast van de Raad Burgerspreekrecht, raadsmarkt, fractiespreekuur en audioopnamen (van raadsavond)
Kostenindicatie Tekstschrijver/ € 1.750 (+/- 400 ex) Drukker/Foto’s Webredacteur 16 uur In kadernota is € 4.000 opgenomen (2013) Kostenindicatie volgt uit projectopdracht
Actie Griffie i.s.m. Team communicatie Griffie
Kosten voor ½ 8 uur per uitgave, € 600 pagina in LI Redacteur (inhuur) Kosten voor 8 uur per uitgave, € 600 ontwikkeling Redacteur (inhuur) Zijn geen (extra) kosten aanverbonden Zijn geen extra kosten aan verbonden
Griffie (input) i.s.m. Team communicatie
Griffie
Griffie i.s.m. Team Communicatie Griffie Griffie
Totale kosten eenmalig € 1.750, (jaarlijks) structureel 22.800 euro (26 uitgaven Langedijk informeert plus 12 maal digitale nieuwsbrief) plus de kosten jeugdgemeenteraad Tijdschema: September 2011: gast van de raad e 2 helft 2011: folder hoe werkt de gemeenteraad e 2 helft 2011: onderzoek RIS/website/papierloos vergaderen e 2 helft 2011: voorbereiding jeugdgemeenteraad 2012: uitvoeren project jeugdgemeenteraad e 1 helft 2012
