Draft 091124 Introductie van de waarde van duurzame bedrijfsvoering Handleiding
1.
Introductie
Uit studies blijkt dat bijna alle bedrijven, ook in het MKB, zich bewust zijn van het belang van duurzame ontwikkeling. Dat is ook onze ervaring. Toch vertaalt zich dat maar heel beperkt tot werkelijk duurzaam ondernemen. De belangrijkste reden daarvan is dat het voor veel bedrijven moeilijk is dat vage idee 'duurzame ontwikkeling' om te zetten in concrete beelden die voor het bedrijf herkenbaar zijn en bruikbare aanknopingspunten opleveren voor acties. De manier om tot dergelijke concrete beelden te komen is om de situatie van het bedrijf zelf als uitgangspunt te nemen. Dat geeft de meest herkenbare basis om met voorbeelden, ideeën en mogelijkheden te laten zien wat in de bedrijfspraktijk duurzaam ondernemen betekent en welke concrete stappen kunnen worden genomen om die te versterken. Een bedrijf dat zich bezig houdt met het hergebruik van computerapparatuur en computerrandapparatuur realiseerde zich pas tijdens de doorlichting dat de doelstelling zelf van het bedrijf al veel te maken heeft met duurzaamheid en dat dit feit gebruikt kan worden als goede PR. Het lectoraat Duurzame Bedrijfsvoering heeft daarvoor een methodiek ontwikkeld: de SORES methodiek. Dat staat voor: Survey of Opportunities and Risks of Environment and Sustainability. Die naam geeft aan dat duidelijk moet worden dat het niet alleen gaat om het aanpakken of voorkomen van problemen maar vooral ook om het zien van kansen voor besparingen en nieuwe markten. Daarnaast geeft het aan dat we 'milieu' als belangrijke ingang bij bedrijven kiezen. We zijn ons volstrekt bewust dat duurzaamheid veel breder is, en dat komt ook in de aanpak en resultaten van een studie naar voren. Milieu is echter bij de meeste bedrijven het meest zichtbaar als knelpunt; het is dat waar ze het eerst aan denken bij duurzame ontwikkeling; en daar kunnen ze dus in het begin het best op worden aangesproken. Het is daarmee een pragmatische en laagdrempelige aanpak waarmee toch tot een uiteindelijk complete beeldvorming van duurzaamheid bij bedrijven wordt gekomen. Aan die zaken, pragmatisch, laagdrempelig en compleet, ontbreekt het soms bij andere methodieken. De methodiek is van het begin af direct ontwikkeld in de praktijk. Op basis van een eerste globaal concept is met een groep bedrijven begonnen. Dat leverde naast directe resultaten voor de bedrijven ook punten waarop de methode kon worden verbeterd. Drie onderdelen van de methodiek hebben daarbij steeds de meeste aandacht gehad. - de vragenlijst [Checklist] die zo concreet, overzichtelijk en compact mogelijk moet zijn; - een overzicht van wat er in deze branche in het algemeen aan duurzaamheid al speelt of kan spelen (als vergelijking: de zogenoemde duurzaamheidsspiegel); - het advies dat verder gaat dan het hier en nu.
2. 2.1
Doel en reikwijdte van de methodiek
Kennismaken met Duurzaam Ondernemen
De SORES aanpak is een eerste stap in de besluitvorming van een bedrijf op weg naar duurzaam ondernemen. Het gaat daarbij om een eerste inzicht dat aanknopingspunten biedt om verder te gaan. In feite willen we dat een bedrijf constateert: "Als dat er mee bedoeld wordt, dan is het voor ons belangrijk. En dan kan ik er ook wat mee." Het doel is dus niet een 'wetenschappelijk' complete beoordeling te geven van de stand van zaken ten aanzien van duurzaamheid in het bedrijf. Daar zijn andere methoden en checklists voor. Het is ook niet bedoeld om prioriteiten te stellen voor een op duurzaamheid gerichte strategie. Ook daar zijn andere methoden voor.
2
2.2
Reflectie
Een belangrijk onderdeel van de methodiek is ook de discussie die over het onderwerp ontstaat naar aanleiding van de vragen, de informatie die het bedrijf erover geeft en de uiteindelijke conclusies. Die discussie is net zo belangrijk als de resultaten op zich. Het leidt tot interesse en vaak ook tot betere interne communicatie. Zoals in veel methodieken is 'de vraag stellen' vaak al direct een ogenopener. Verder zijn in het bedrijf veel meer informatie en ideeën voorhanden over duurzaamheid dan men bewust is. Dat zichtbaar maken is een expliciet doel van SORES. Een transport- en opslagbedrijf evalueerde naar aanleiding van een vraag in de checklist het elektriciteitsverbruik en realiseerde zich toen dat dat veel hoger lag dan in een vergelijkbaar bedrijf dichtbij. Het ging al tot actie over, nog voordat het project goed en wel gestart was. 2.3
Onderwijs
Een derde doel is onderwijs. Bij de manier waarop de methodiek is opgezet, is uitdrukkelijk uitgegaan van het inzetten van studenten. Zij zijn het die straks zelf in bedrijven werken en daar met duurzaamheid aan de slag zullen moeten. Er is geen betere manier om ze te confronteren met wat er aan duurzaamheid-issues speelt in bedrijven, dan ze het daar zelf te laten analyseren. De methode is ook daardoor heel laagdrempelig. Het kost niet extreem veel en veel bedrijven zijn gewend om studenten als stagiaires en afstudeerders in huis te hebben. Discussies met hen zijn vaak ook heel open. En als het resultaat tegenvalt is er geen man overboord. Ook dit is een aspect van het pragmatische karakter van de aanpak. 2.4
Ondersteuning door andere organisaties
Ondersteuning en versterking kan gezocht worden bij organisaties die vanuit hun eigen opdracht raakvlakken hebben met Duurzame Bedrijfsvoering. Voorbeelden daarvan zijn Syntens, brancheorganisaties, SenterNovem en onderzoeksgroepen als het voormalige Avans Lectoraat Corporate Governance. Het Lectoraat Corporate Governance bracht een eigen "checklist" in gericht op Goed Bestuur. De resultaten/adviezen werden geïntegreerd in het adviesrapport. 2.5
De korte duur: elk voordeel hep zijn nadeel
Een belangrijk voordeel van de methodiek is ook een nadeel, namelijk de korte duur. Het versterken van duurzaamheid in de bedrijfsvoering vraagt immers een fundamentele verandering in gedrag en denken en die heeft veel meer tijd nodig om goed verankerd te worden. Follow-up in de vorm van een nazorgtraject is daarom feitelijk een noodzaak. Anders is het risico groot dat het bedrijf de adviezen niet opvolgt, of na enige tijd gewoon weer terug valt in de oude routines.
3.
Opzet van de aanpak
De hoofdkenmerken van de aanpak zijn: inzet van studenten; stapsgewijs: inventarisatie, evaluatie, toetsen en adviseren; het verzamelen van relevante bedrijfsgegevens middels een vragenlijst [de Checklist] die alle Triple-P duurzaamheidaspecten beslaat; een 'duurzaamheidspiegel' die aangeeft hoe de 'omgeving' waarbinnen het specifieke bedrijf opereert zich ontwikkelt (fysieke, sociale, culturele, economische factoren); aandacht voor verbeteringen op korte en de lange termijn, en voor de verschillen in aanpak en in voordelen van beide perspectieven. Tabel 2 geeft het stappenplan. 3.1
SORES en het onderwijs
Het werken met studenten is zoals aangegeven een wezenlijk kenmerk van de methode. Daarvoor wordt het ingepast in het reguliere onderwijs. Dat kan op verschillende
3
manieren: als een project dat in een aantal weken met een grote groep moet worden uitgevoerd of als een afstudeerproject waarvoor een semester staat. Als afstudeerproject zal het meestal door twee of drie studenten gezamenlijk worden uitgevoerd. In het eerste geval zal het feitelijke eindadvies door de begeleider worden gegeven. Bij een afstudeeropdracht kan dat aan de student worden overgelaten. De afgelopen jaren hebben in totaal 150-200 derde- en vierdejaars HBO studenten Milieukunde, Duurzame Bedrijfsvoering [M2], Chemische Technologie en Business Management van Avans Hogeschool en Fontys Hogeschool Eindhoven meegewerkt aan SORES doorlichtingen. Als 'onderwijs' heeft de methodiek vanzelfsprekend een aantal stappen extra in vergelijking met een 'gewone' adviesmethodiek: colleges en instructie vooraf, waarbij een introductiemodule en een handleiding horen; samen met de onderwijsverzorgers begeleiding bij de verschillende stappen en gezamenlijk overleg met het bedrijf op specifieke momenten; een tweetrapsrapportage: allereerst een rapport door de studenten in het kader van het onderwijsproject en vervolgens het formele adviesrapport. Bij een afstudeeropdracht wordt het laatste ook door de student verzorgd. Door het inzetten van studenten kunnen de kosten van de doorlichting relatief laag worden gehouden. Bovendien zijn bedrijven vaak toegankelijker voor studenten dan voor professionals. Maar hun input brengt ook een serieuze beperking in de tijdplanning mee. Omdat een module, blok, stage of afstudeeropdracht over het algemeen maar eens per jaar wordt aangeboden en de bijdrage van de studenten aan de SORES doorlichting daarin moet passen, ligt het tijdpad van de doorlichting per jaar vrijwel vast. Als onderwijs- of afstudeerproject moet het ook voldoende omvang hebben. Dat is de reden dat er bij voorkeur steeds een groep bedrijven tegelijk wordt geëvalueerd. Dat heeft een aantal voordelen: het levert voor de studenten maar ook voor de bedrijven een verbreding van het zichtveld op. Zowel bij een homogene als een heterogene groep bedrijven kunnen inzichten en waarnemingen bij de een tot soms onverwachte bewustwording bij de ander leiden; het kan het startpunt vormen van regelmatig overleg tussen bedrijven gericht op het voortgaan met duurzaam ondernemen en elkaar daarbij te steunen; als de bedrijven op één bedrijventerrein gelegen zijn kan het de aanzet vormen van een ontwikkeling naar een 'duurzaam bedrijventerrein'. Die ontwikkeling is dan gebaseerd op eigen inzicht en zelfgemaakte keuzes in plaats van stimulering van buitenaf. In dat laatste geval is er vaak onvoldoende eigen drive bij bedrijven en blijft het bij 'cosmetische' maatregelen of puur kostenbesparing. Bij de uitgevoerde projecten hebben bovenstaande overwegingen steeds meegespeeld: zie onderstaande tabel.
4
tabel 1 overzicht doorgelichte bedrijven jaar
intermediaire organisatie
definitie bedrijvengroep
aantal
2003
gemeente Breda geen gemeente Breda Federatie Nederlandse Rubber- en Kunststofindustrie gemeente Breda geen gemeente Breda gemeente Breda geen
metaaloppervlaktebewerking metaaloppervlaktebewerking Bedrijventerrein Hazeldonk kunststofverwerking
4 4 8 5
metaalconstructiebedrijven stalen buizen IABC terrein Hooghout I en II bouwrenovatiebedrijf
8 1 8 7 1
2004 2005 2005 2005 2006 2007 2007
Totaal
3.2
46
Intermediaire organisaties
Bij het vinden van een grotere groep bedrijven zal over het algemeen een andere organisatie een rol moeten spelen die er belang bij heeft dat bedrijven zich meer oriënteren op duurzaamheid. Dat kan een gemeente zijn, het parkmanagement op een bedrijventerrein, of een branche- of ondernemersorganisatie. Niet alleen kunnen zij bedrijven motiveren maar vaak zullen ze ook een deel van de kosten op zich nemen of daarvoor subsidies regelen. In de praktijk blijkt de rol van zo'n intermediaire organisatie essentieel, ook in andere projecten gericht op de 'eerste stap' in duurzaam ondernemen. Er is een soort 'bootstrap' aanpak nodig. Hoe kom je binnen bij bedrijven om ze een beeld te geven van hun belang bij duurzaamheid? Dat lukt eigenlijk alleen als ze dat beeld al hebben. Veel bedrijven erkennen dat duurzaamheid belangrijk is, maar herkennen daarin niet hun eigenbelang en maken geen tijd vrij voor adviseurs die ze dat willen duidelijk maken. Het resultaat is dat bij veel projecten die gericht zijn op introductie van duurzaamheid in bedrijven, voornamelijk die bedrijven meedoen die er al mee bezig zijn. De heel laagdrempelige SORES aanpak, de inzet van studenten en de betrokkenheid van intermediaire organisaties kan die barrière mogelijk doorbreken. Overigens, de methode kan wel degelijk ook als direct adviestraject voor een individueel bedrijf worden ingezet door een adviseur of iemand uit het bedrijf zelf. Dan zijn de stappen die te maken hebben met de voorbereiding van de studenten overbodig en vervalt uiteraard bovendien hun begeleiding.
5
4.
SORES stappenplan
Hieronder de stappen, met voornaamste uitvoerders, activiteiten en de ingezette "instrumenten". Tabel 2 stappenplan voor de SORES methodiek in de praktijk [RB]
1
X
Voorberei ding
3
X X
X
4 Interventieblok 1 [± 1 week]
begeleiders
ondersteunende organisaties X
2
5
X
X
X
X
X
X
6
X
7 8
X
Reflectie [± 1 week]
9 10
X
11
X
12
X
Interventieblok 2 [± 1 week]
13
instrument
werving bedrijven organisatie/instructie studenten Startbijeenkomst
module/handleiding basispresentatie
intake bij bedrijf werkafspraken interviews tijdplanning in kaart brengen bedrijf & activiteiten opstellen duurzaamheidspiegel doorlichting SORES checklist inventariseren gaps informatie opstellen concept lijst aandachtspunten [korte/lange termijn] formuleren eerste concept adviezen eerste concept adviesrapport
[lange termijn] toekomstspiegels
aanvullen informatie bespreken/bijwerken eerste concept aandachtspunten en adviezen formuleren tweede concept adviesrapport bespreken tweede concept adviesrapport en adviezen
14 15 16
X
18
X
X
X
X
Afronding
X
19 20
X
X X
X X
X X
21
X
X
X
X
Follow-up
17
22
X
X
23
activiteit
studenten
uitvoering door intermediaire organisatie en/of opdrachtgever
stap
conceptadviesrapport bespreken conceptadviesrapport Slotbijeenkomst eindversie adviesrapport projectevaluatie met opdrachtgever
voorbeeld format presentatie resultaten voorbeeld format
follow-up activiteiten X
evaluatie na ± 1 jaar
questionnaire en/of gesprek
6
Toelichting op de belangrijkste stappen Werving bedrijven De werving is gewoonlijk vooral in handen van de intermediaire organisatie, omdat die al bekend is met de doelgroep. De bedoeling is het geven van beknopte informatie; evenals het wekken van interesse in de doorlichting en in het bijwonen van de Startbijeenkomst. Sommige bedrijven zullen zich direct aanmelden, maar pas op die bijeenkomst besluiten bedrijven definitief al dan niet mee te doen. Organisatie/instructie studenten Hierover is al het een en ander gezegd, zoals over de onderwijskundige voorbereiding en de planningproblematiek. Waarop ook gelet moet worden is de inzet en motivatie van de studenten. Ze hebben hun eigen prioriteiten die maar gedeeltelijk overlappen met die van het project. Ze moeten nadrukkelijk gewezen worden op hun verantwoordelijkheid voor het goed uitvoeren en afwerken van hun deel van het werk. En belangrijker nog: ze moeten eraan gehouden worden. Geen zesjesmentaliteit, vooral afspraken met bedrijven nakomen, een serieuze verwerking en analyse van de verzamelde informatie, zinvolle conceptadviezen. Steun van de betrokken opleidingen en dus een vrij intensieve communicatie ermee is noodzakelijk. Het kunnen redenen zijn om te besluiten geen studenten in te zetten, maar daarmee vervalt de relatie met het onderwijs - en er hangt natuurlijk ook een prijskaartje aan! Startbijeenkomst De bedrijven die interesse in het project hebben, worden uitgenodigd voor een Start of Kick-off bijeenkomst waar ook alle projectbetrokkenen aanwezig zijn. Daar worden presentaties gegeven over duurzame bedrijfsvoering en de projectopzet en –uitvoering. Er is tijd voor discussie. De bedoeling is dat dan de bedrijven definitief besluiten om zich al dan niet aan te melden. Deze bijeenkomst is tevens een uitstekende gelegenheid voor studenten om de eerste afspraken voor de bedrijfsbezoeken te maken. In kaart brengen bedrijf en activiteiten De studenten verzamelen informatie over het bedrijf en over de sector waartoe het behoort. Internet, maar ook brochures, jaarverslagen, enz. zijn belangrijke informatiebronnen. Doorlichting Centraal staat het hanteren van de Checklist voor het verzamelen van relevante bedrijfsgegevens. In grote lijnen gebeurt dat in twee blokken van een week, met daartussen een week om de resultaten van de eerste week te ordenen, een begin te maken met de conceptadviezen en het conceptverslag; en overzicht te krijgen over wat er nog ontbreekt aan gegevens. Het tweede blok wordt gebruikt om de gaten op te vullen, conceptadviezen te formuleren en een start te maken met een concept adviesrappport. Zowel de verzamelde informatie als de adviezen worden besproken met bedrijfsvertegenwoordigers. De eerste dag van het eerste blok wordt gebruikt voor een algemene kennismaking, het maken van afspraken voor interviews en het duidelijk maken aan elke gesprekspartner welke gegevens van hem/haar verwacht worden. De ervaring is dat de deelnemende bedrijven zich gastvrij en welwillend opstellen en soms gemakkelijker communiceren met studenten dan met specialisten. Vooral door een gebrekkige registratie van gegevens binnen de bedrijven is het soms moeilijk om alle benodigde gegevens binnen de looptijd van de doorlichting boven water te krijgen. Vooral wanneer studenten de doorlichting uitvoeren is het belangrijk dat ze een groot deel van de twee blokken van een week aanwezig zijn op het bedrijf. Niet alleen is dat handig als er bij de uitwerking nog vragen rijzen, maar zo kunnen ze ook veel beter de sfeer op
7
het bedrijf aanvoelen: tenslotte de achtergrond van wat de checklist aan informatie naar boven haalt. Dat is minder belangrijk als de doorlichting wordt uitgevoerd door professionals, omdat die al beschikken over uitgebreide bedrijfservaring. Bij voorkeur gedurende deze fase leggen ook de ondersteunende organisaties bezoeken af, zoals in het verleden Syntens en het Avans Lectoraat Corporate Governance, die hun eigen gesprekken en interviews plannen en uitvoeren. Na het tweede blok van een week werken de studenten aan de eindconcepten van de adviesrapporten. Hanteren SORES checklist Op grond van de karakteristieken van de groep bedrijven en ervaringen met voorafgaande SORES projecten wordt de checklist zo nodig verder aangepast. Maar ook na aanpassingen blijft de checklist vrij algemeen. Daarom moet er bij het hanteren ervan flexibel worden omgegaan met de vragen/statements. Productieprocessen bijvoorbeeld kunnen ruimer worden opgevat dan het fabrieksmatig vervaardigen van een fysiek product en dan ook diensten of logistieke processen omvatten. Dit is zowel bedrijven als studenten niet steeds duidelijk. De personeelsinterviews [volgens Lijst 4 van de checklist] lijden onder het gebrek aan anonimiteit, zeker bij een klein bedrijf. Daardoor zullen vaak de sociaal-cultureel correcte antwoorden worden gegeven ["Corruptie komt niet in de onderneming voor" en "Vrouwen en mannen hebben gelijke kansen op promotie"]. Ze zijn daarom maar van beperkt nut. Belangrijk is dat de bedrijven er van op aan kunnen dat de verstrekte gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Conceptadviesrapporten De eindconcepten worden aan de bedrijven en de projectbetrokkenen voorgelegd voor commentaar en goedkeuring; en eventueel bijgesteld. Slotbijeenkomst De exercitie wordt voor wat betreft de bedrijven afgesloten op een Slotbijeenkomst. Belangrijkste onderdeel is een discussie over het verloop van de doorlichting, het nut voor de bedrijven en de integratie van de resultaten in de bedrijfsvoering. Ook komt de vraag aan de orde hoe de deelnemers nu zelf verder kunnen gaan met het verduurzamingproces: zelfstandig of in samenwerking met andere bedrijven. Zoals eerder betoogd is de SORES interventie te kort om de omslag in handelen en denken die nodig is voor een duurzame bedrijfsvoering te verankeren. Zonder een vorm van follow-up is de kans groot dat de bedrijven ondanks hun goede intenties weer terugvallen in de oude routines en dat vooral de lange-termijn adviezen blijven liggen. Adviesrapporten Na de Slotbijeenkomst wordt de definitieve versie van de adviesrapporten geproduceerd en verstuurd naar de bedrijven en organisaties betrokken bij het project. Follow-up/nazorgtraject Het project / de projectbetrokkenen proberen bedrijven daarvoor mogelijkheden te bieden. Dat kan deelname aan een "kring" zijn: een netwerk van gelijksoortige bedrijven die elkaar verder proberen te helpen met duurzaamheid-issues. Het kan een "duurzaam bedrijventerrein" project zijn als de bedrijven samen op zo'n locatie gevestigd zijn. Syntens maar ook brancheorganisaties kunnen hulp bieden bij innoverende acties en SenterNovem kan bijvoorbeeld adviseren over energiebesparing en subsidiemogelijkheden. De keus is echter aan de bedrijven zelf. De ervaring is echter dat het moeilijk is bedrijven te interesseren in een natraject. Daardoor wordt de impact van de interventie gemiddeld helaas lager. Evaluatie Natuurlijk willen de intermediaire organisatie en de overige projectbetrokkenen weten wat er nu eigenlijk gebeurd is met de adviezen en wat er veranderd is aan de bedrijfsvoering, want daar gaat het tenslotte om. Er moet voldoende tijd zitten tussen het afsluiten van de
8
doorlichting en de evaluatie omdat het implementeren van vooral de lange-termijn adviezen en veranderingen in de bedrijfscultuur nu eenmaal tijd kost. Het beste is een interval van minstens een jaar tussen interventie en evaluatie, maar omstandigheden zorgen er vaak voor dat het toch eerder gebeurt.
