Do´s
Do’s en don’ts bij aanbesteding en uitvoering Participatiebudget
041 - waaier - rogier.indd 1
16-3-2010 9:51:52
‘Iedereen doet mee’ is het idee achter het Participatiebudget. Gemeenten hebben de taak om te zorgen dat hun burgers actief worden. Actief in werk of in vrijwilligerswerk of door betere kennis van de Nederlandse taal in de samenleving. Dat realiseert de gemeente samen met allerlei dienstverleners. En om die samenwerking draait het. Maar deze kan vaak nog veel beter. In het VNG-Boaborea-seminar van 9 februari 2010 ging het om samenwerken, te beginnen bij aanbesteding en daarop volgend de uitvoering. Het resultaat van dit seminar was veel inspiratie voor de deelnemers, maar ook een uitgebreid overzicht van do’s en don’ts voor gemeenten en aanbieders. Deze treft u aan in deze waaier. Gebruik deze waaier bij de voorbereidingen op de aanbestedingen! Kijk naar wat anderen zagen als ‘do’. Kan dat ook bij u? En als don’ts, heeft u dat gevaar onderkend? Als u een contract met elkaar gesloten heeft, houdt tijdens de uitvoering het proces in de gaten. Kan het beter, zijn er do’s die u nog niet gebruikt heeft? Neem de waaier eens mee bij een overleg. Doe er uw voordeel mee. Dromen….. Lang, lang geleden bestonden er geen aanbestedingen voor re-integratie. Aanbieders gingen alle deuren langs en
041 - waaier - rogier.indd 2
16-3-2010 9:51:52
als ze een gemeente konden helpen, werd er net zo lang gesproken tot helemaal helder was wat de gemeente wilde. Er werd een offerte gemaakt, nog wat onderhandeld over de prijs en er werd gestart. En als na de start bleek dat het nog beter kon, werd er tussentijds aangepast. Dat klinkt als een eldorado, als het gaat om goed afstemmen wat ingekocht werd. Maar wat een hoop telefoontjes, bezoekjes, folders, mailings hoorden bij dit systeem. De tijd van de aanbesteding bracht verlichting, geen file aanbieders meer voor de deur, geen geloop langs de deuren, als een gemeente iets wilde inkopen, werd het gepubliceerd. Ook dat klinkt als een eldorado. Helaas brachten aanbestedingen ook starheid. Overleg over bedoelingen, intenties en visies was niet meer mogelijk. En nog erger, als na de start bleek dat het nog beter kon, kon er ineens niets meer worden aangepast. En dat ging en gaat ten koste van de kwaliteit. Hoe nu een goede dienst in te kopen en aan te bieden? De echte droom is natuurlijk een combinatie van beiden, waarbij de wens van de gemeente helder wordt geformuleerd en indien nodig toegelicht en er geen circus ontstaat van acquisitie en telefoonterreur, of nog erger, vriendjespolitiek. Dat zal misschien een droom blijven, maar er is meer mogelijk dan vaak wordt gedacht. Aanbestedingen hoeven niet altijd een harnas te zijn (in Europees jargon: voor
041 - waaier - rogier.indd 3
16-3-2010 9:51:52
2B-diensten zijn de eisen niet strikt) als de gemeente dat zelf niet wil. Vooraf kan men met elkaar spreken over de wensen van de gemeente. Aanbieders kunnen meedenken, vragen stellen, suggesties doen, als het maar wel vooraf gebeurt en niet tijdens het proces. En een contract hoeft niet compleet dichtgeregeld te zijn, maar kan ruimte laten voor flexibiliteit. Het vraagt wel wat van de gemeente: vanuit de inhoud naar een aanbesteding kijken, het vertalen van de participatievisie in het bestek en veel tijd in het voortraject steken bij het nadenken over wat men kan en wil. Het vraagt ook wat van de aanbieders: bij een marktconsultatie niet alle kaarten tegen de borst houden, meedenken over oplossingen voor concrete knelpunten, zich verdiepen in de doelstellingen van de wethouder en daar op inspelen en creatieve oplossingen durven voorstellen. De do’s en don’ts in deze waaier geven een aanzet voor een goede relatie tussen gemeente en aanbieders. Boaborea en VNG wensen u veel succes in uw samenwerking. Wij zullen goede praktijken stimuleren en communiceren. Marianne Schrijver Hoofd afdeling Werk en Inkomen VNG Kick van der Pol Voorzitter Boaborea
041 - waaier - rogier.indd 4
16-3-2010 9:51:52
Do´s
1. Aanbesteden Houd als gemeente rekening met de Europese regels voor aanbesteding van een 2B-dienst. Overheidsopdrachten voor 2B-diensten (onder dit regime vallen alle ‘sociale’ diensten die een gemeente verleent) mogen in beginsel zonder aanbesteding (onderhands) worden gegund. Bij een overheidsopdracht met een duidelijk grensoverschrijdend belang gelden de grondbeginselen van het EG-verdrag, en is onderhandse gunning niet toegestaan. Verstandig is om te bezien of er bij het inkopen van inburgeringsstrajecten sprake is van een grensoverschrijdend belang. Criteria hiervoor zijn onder meer de waarde van de opdracht, de marktsituatie binnen de sector en de geografische plaats van uitvoering. Door een toenemende activiteit van internationale bedrijven op het terrein van participatie in Nederland neemt de kans toe dat bedrijven uit andere lidstaten geïnteresseerd zijn in opdrachten in Nederland. Bij een opdracht met een grensoverschrijdend belang, dient bij het vergeven van de opdracht een zekere mate van openbaarheid en concurrentiestelling te zijn. Een volledige aanbestedingsprocedure conform het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) hoeft niet gevolgd te worden. Bron: Handreiking goed opdrachtgeverschap, VROM. Zie daar op p. 10 een beslisboom over het geldende aanbestedingsregime. Zie ook: www.europadecentraal.nl , dossier ‘Aanbestedingen’
041 - waaier - rogier.indd 5
16-3-2010 9:51:52
Do´s
2. Aanbesteden Organiseer als gemeente een serieuze marktconsultatie vooraf en spreek elkaar na publicatie van het bestek nog een keer. Het tussentijds en wederzijds bijstellen van doelen van de gemeente en de praktijk van de aanbieder kan niet als dat te veel afwijkt van de basis van het bestek. Daarom kan er tijdig overleg worden georganiseerd tussen de gemeente en mogelijke aanbieders. Consulteer als gemeente vooraf een groep aanbieders (gezamenlijk of apart) om de doelstellingen te bespreken en tegen het licht te houden. Verzamel suggesties voor verbetering bij de aanbieders en gebruik deze om de aanbesteding te verbeteren. Ga een tweede keer bij elkaar zitten na de publicatie van het bestek om te kijken of gemeente en aanbieders elkaar begrepen hebben.
041 - waaier - rogier.indd 7
16-3-2010 9:51:52
Do´s
3. Aanbesteden Creëer als gemeente flexibiliteit in de aanbesteding en overeenkomst. Vind een balans tussen alles dichtregelen en een te vrije opdracht. Zorg dat er ruimte ontstaat om te kunnen ontdekken en in te spelen op nieuwe omstandigheden en nieuwe groepen. De vaststelling dat je niet alles kunt beschrijven wat je uiteindelijk nodig blijkt te hebben, moet tot de conclusie leiden dat de overeenkomst flexibel moet zijn. Het is zinvol om van te voren in het bestek aan te geven waar nog nadere afspraken over gemaakt moeten worden of waarin de opdrachtgever flexibel wil zijn. Nadere afspraken of genoemde flexibele invulling van de opdracht kan gewijzigd worden zonder dat opnieuw aanbesteed hoeft te worden; het is immers in het bestek al aangegeven.
041 - waaier - rogier.indd 9
16-3-2010 9:51:52
Do´s
4. Aanbesteden Zorg als gemeente voor een aanbesteding die voor aanbieders kansen biedt om serieus in de relatie en dienstverlening te investeren. Streef als gemeente naar langlopende contracten. Dat zorgt voor continuïteit in de dienstverlening aan de burger en aanbieders zijn daardoor in staat om een goede infrastructuur op te bouwen. Overweeg om minimumaantallen te garanderen om de aanbieder een kans te geven om iets op te bouwen.
041 - waaier - rogier.indd 11
16-3-2010 9:51:52
Do´s
5. Aanbesteden Leg, als aanbieder, in de offerte goed uit hoe je het partnerschap vorm wilt geven. Geef als aanbieder aan hoe je het partnerschap met de gemeente in de praktijk zou willen vormgeven en hoe je aansluit bij de visie van de gemeente. Vraag daar als gemeente expliciet om. Geef als aanbieder aan in de offerte op welke manier je wilt samenwerken met andere partners van de gemeente en wat je ambities zijn binnen het gemeentelijke netwerk van organisaties die zich bezighouden met participatie.
041 - waaier - rogier.indd 13
16-3-2010 9:51:53
Do´s
6. Aanbesteden en samenwerken Heb als aanbieder oog voor de verschillende niveaus binnen een gemeente. Zoek uit wat de politieke doelen van de wethouder zijn en wat de doelstellingen zijn waar een hoofd van een afdeling sociale zaken mee te maken heeft. Zorg dat het aanbod en de dienstverlening aansluit op het realiseren van die doelen.
041 - waaier - rogier.indd 15
16-3-2010 9:51:53
Do´s
7. Aanbesteden en samenwerken Zorg dat de visie van de gemeente wordt gedeeld door de aanbieder en blijf praten over de visie gedurende de uitvoering. Creëer, beschrijf en benoem de gezamenlijke en gedeelde doelen. Stel samen vast dat je voor hetzelfde gaat. Organiseer een bijeenkomst als gemeente waarin mogelijke aanbieders hun ideeën over de participatievisie van de gemeente kunnen geven.
041 - waaier - rogier.indd 17
16-3-2010 9:51:53
Do´s
8. Samenwerken Beschouw een contract als een juridische onderlegger voor samenwerking. In een contract zijn de voornaamste afspraken tussen gemeente en aanbieder vastgelegd en zij zijn daar beide ook op aanspreekbaar. In een contract kunnen nooit alle omstandigheden worden ondervangen die in de jaren dat gemeente en aanbieder samenwerken, gebeuren. Het contract is de basis, de uitwerking van de afspraken wordt gezamenlijk gedaan. Als er problemen ontstaan, moet en kan worden teruggegrepen op het contract. Daarom moet het contract goed en helder zijn. Bij een goede samenwerking hoeft niet steeds te worden teruggegrepen naar de ‘kleine lettertjes’ in het contract.
041 - waaier - rogier.indd 19
16-3-2010 9:51:53
Do´s
9. Samenwerken Houd regelmatig een praktijkoverleg tussen gemeente en aanbieder Houd regelmatig een overleg tussen gemeente en aanbieder om ontwikkelingen door te nemen, nieuwe ambities te bespreken en wijzigingen te kunnen opvangen. Houd regelmatig een praktijkoverleg als gemeente en aanbieder om over concrete knelpunten bij concrete klanten te spreken.
041 - waaier - rogier.indd 21
16-3-2010 9:51:53
Do´s
10. Samenwerken Gun elkaar iets, zorg voor wederzijds vertrouwen en stel je flexibel op. In een goede samenwerking heeft de gemeente oog voor de expertise van de aanbieder en vertrouwt de gemeente op deze expertise. Pas als de resultaten slecht zijn of gemeentelijke klanten klachten hebben, is er reden om over die expertise te spreken. Maar het moet de gemeente gaan om wat er wordt bereikt en niet allereerst op welke manier. Anderzijds heeft de aanbieder oog voor de (politieke) doelen van een gemeente en werkt mee om die te bereiken.
041 - waaier - rogier.indd 23
16-3-2010 9:51:53
Don´ts
Do’s en don’ts bij aanbesteding en uitvoering Participatiebudget
041 - waaier - rogier.indd 24
16-3-2010 9:51:54
Don´ts
1. Aanbesteden Wees mistig over de doelen die je wilt bereiken. Als de doelstellingen van een gemeente voor een aanbieder niet helder zijn, is de aanbieder niet in staat een goede offerte te schrijven. Wanneer er toch een overeenkomst komt, kan de aanbieder de dienstverlening niet goed organiseren en is de kans dat resultaat bereikt wordt klein. En bij discussie over de resultaten zal er altijd verwarring zijn.
041 - waaier - rogier.indd 22
16-3-2010 9:51:53
Don´ts
2. Aanbesteden Laat de juridische argumentatie prevaleren boven argumentatie van de inhoudelijk betrokkenen bij het participatiebudget Het risico bestaat dat de dienstverlening wordt ingekocht alsof het ‘lantaarnpalen’ zijn, waarbij onvoldoende rekening wordt gehouden met het inhoudelijke doel van participatie. Als bij het selecteren van de aanbieder vooral gekeken wordt naar het vermijden van risico’s en/of de allerlaagste prijs in plaats van het realiseren van goede dienstverlening aan de burgers, zal het resultaat van de aanbesteding niet optimaal zijn.
041 - waaier - rogier.indd 20
16-3-2010 9:51:53
Don´ts
3. Aanbesteden Leg als gemeente alle financiële risico’s bij de aanbieder. Als alle financiële risico’s bij de aanbieder worden gelegd, denk aan no cure no pay, geen instroomgaranties, korte contracten of eisen aan investeringen in locaties zonder instroomgaranties, levert dat gevaar op voor serieuze investeringen in relatie en dienstverlening door aanbieder. Zorg dat de aanbieder kan investeren in dienstverlening en relatie.
041 - waaier - rogier.indd 18
16-3-2010 9:51:53
Don´ts
4. Aanbesteden Timmer de overeenkomst helemaal dicht. De overeenkomst is de juridische onderlegger, maar niemand kan in de toekomst kijken, dus flexibiliteit is nodig om tot een werkbare situatie te komen. Daar waar alle risico’s vooraf worden bepaald en ‘dichtgetimmerd’ ontstaat een harnas aan regels en daarmee wordt de dienstverlening aan de cliënt geen goed gedaan.
041 - waaier - rogier.indd 16
16-3-2010 9:51:53
Don´ts
5. Aanbesteden Houd alle kaarten op de borst bij marktconsultatie. Als een gemeente input vraagt van aanbieders is er altijd de afweging hoeveel informatie een aanbieder wil geven, zeker in een bijeenkomst met meerdere aanbieders. Concurrenten luisteren mee. Maar het komt de aanbesteding niet ten goede als niemand oprecht meewerkt in de consultatie. Soms worden aanbieders daarom apart gesproken. In elk geval moeten aanbieders beseffen dat zij mede verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de aanbesteding. Er rust dus wel een taak op hun schouders.
041 - waaier - rogier.indd 14
16-3-2010 9:51:53
Don´ts
6. Samenwerken Geef niet thuis bij problemen en vragen. Een goede opdrachtgever is ook betrokken na opdrachtverlening. De verantwoordelijheid om de taak goed uit te voeren ligt bij de aanbieder, maar juist in de uitwerking komt het aan op samenwerking. Bij vragen en problemen moet er overlegd worden. Opdrachtgever betekent niet er ‘niets meer mee te maken hebben’.
041 - waaier - rogier.indd 12
16-3-2010 9:51:53
Don´ts
7. Samenwerken Modder, als aanbieder, door met cliënten waarvan helder is dat het resultaat niet bereikt kan worden. Als met een cliënt het beoogde resultaat niet bereikt kan worden, moet deze niet in traject gehouden worden (“je weet maar nooit of hij toevallig nog aan de slag komt en in dat geval ontvangen we alsnog het geld voor plaatsing”). In geval van goede samenwerking wordt met de klantmanager gesproken over de voortgang in een traject.
041 - waaier - rogier.indd 10
16-3-2010 9:51:52
Don´ts
8. Samenwerken Stuur als gemeente op het proces en niet op doelstellingen. Gemeenten hebben soms de neiging op de stoel van de opdrachtgever te gaan zitten. Houdt de aanbieder aan de doelstellingen en laat de manier waarop (‘hoe’) aan de aanbieder over. Wees een heldere opdrachtgever.
041 - waaier - rogier.indd 8
16-3-2010 9:51:52
