DMS - TS2005 Leltározás Folyamatleírás November

TurboSoft Informatikai Kft. H-1163 Budapest, Hősök fasora 50. Tel.: (+36-1) 401-3190 Fax: (+36-1) 401-3191 E-mail: [email protected]

DMS - TS2005

Leltározás Folyamatleírás 2015. November

DMS TS2005 – Leltározás 1/ 7


Tartalomjegyzék : Hogyan leltározzunk, leltározunk ?__________________________________________________ 3 Indítás előtt a paraméterek beállítása _______________________________________________ 3 Leltározás indítása _______________________________________________________________ 4 Leltározás _______________________________________________________________________ 5 Többlet? Hiány? __________________________________________________________________ 6 Leltározás vége __________________________________________________________________ 6



Hogyan leltározzunk, leltározunk ? A leltározás megkezdése előtt eldöntendő kérdés, hogy milyen leltárt szeretnénk csinálni, ill. milyen módszerrel hajtjuk végre a készletünk számba vételét. Alapvetően két módszer közül választhatunk:  „Vak” leltár: akkor beszélünk vak leltárról, ha a leltározandó raktárban levő összes készletet úgy akarjuk számba venni, hogy érdektelen számunkra a számítógépes nyilvántartásunk. Nincs számolólista, ami „megvezethetné” a számolást, nincs a lelt mennyiség beviteli képernyőn kitöltött cikkszám, cikksor. A rögzítendő adatok köre több (cikkszám, polchely, mennyiség),mint más módszer esetén, viszont kevesebb visszaélésre ad lehetőséget.  „Nem vak” leltár: amennyiben a számítógépes nyilvántartásunk alapján szeretnénk leltározni, ezt a módszert válasszuk. Számolólista a nyilvántartásunk szerint készíthető, ill. a lelt mennyiség bevitele is a nyilvántartásunk szerint történhet. A rögzítendő adatok köre kevesebb (polchely, mennyiség) más módszerhez képest. Adott leltározási módszer választása esetén további döntés szükséges: o Leltározás mennyiséggel: vezetői döntés eredménye lehet, hogy a leltározás a számítógépes nyilvántartásban szereplő mennyiség ismeretével történjen. A számolólista, és a lelt mennyiség bevitele a nyilvántartott mennyiséget megmutatja, megmutathatja, és esetleg csak a változást szükséges, kell rögzíteni. o Leltározás mennyiség nélkül: a számolólistában csak a számítógépes nyilvántartásban szereplő, és a nyilvántartás szerint raktári készlettel rendelkező cikkek szerepelnek. A lelt készlet bevitelekor a program ezen cikkeket ajánlja fel. Természetesen olyan cikkek felvitelére is lehetőség van, melyeknek a leltár indításakor nem volt készletük a nyilvántartás szerint, vagy nem szerepelt még a nyilvántartásban. Fontos: a DMS TS2005 programrendszer cikkszám struktúrája miatt a leltározás során külön kell megszámolnunk, ill. berögzítenünk a talált készletet gyári- és utángyártott alkatrészek szerint.

Indítás előtt a paraméterek beállítása A leltár indítása előtt az előző fejezetben megadott, és eldöntött szempontok alapján a program paraméterezését kell megadnunk, ill. a leltározásban valamilyen módon résztvevő felhasználók, munkatársak jogosultságát kell beállítanunk.

Program paraméterezése: Menü : Beállítások -> Paramétertábla



Menü : Beállítások -> Telephelyi beállítások

Vak leltár esetén:  Leltár listán szerepeljen aktuális készlet  Leltár bevitel üres listával induljon  Leltár bevitelkor felajánlja az aktuális készletet Nem vak leltár esetén:  Nyilvántartott mennyiség ismerete nélkül: o Leltár listán szerepeljen aktuális készlet o Leltár bevitel üres listával induljon o Leltár bevitelkor felajánlja az aktuális készletet  Nyilvántartott mennyiséggel: o Leltár listán szerepeljen aktuális készlet o Leltár bevitel üres listával induljon o Leltár bevitelkor felajánlja az aktuális készletet

= Nem = Igen = Nem = Nem = Nem = Nem = Igen = Nem = Igen

Felhasználói jogosultságok beállítása Menü : Beállítások -> Felhasználók

R – Leltár nyitása : csak azon felhasználó indíthat leltározást, akinek ez a jogosultsága be van állítva. R – Leltár bevitele : csak azon felhasználó tudja rögzíteni a talált, lelt készletet, akinek ez a jogosultsága be van állítva. R – Leltár korrekció bevitele : csak azon felhasználó tudja elérni a korrekció menüpontot, módosítani a mennyiséget, ill. megadni az olyan talált készlet árát, melynek még soha nem volt készlete raktárunkban. Fontos: A paraméterek beállítását a leltár megkezdése előtt kell megtenni, mert a leltár indítása után nincs hatással a leltározásra!

Leltározás indítása Adott raktárban a leltározás indítása vezetői döntés kérdése, de a következő feltételek esetén a program nem engedi indítani a leltározás folyamatát:  ha az adott raktár szerviz, és van le nem zárt munkalap (raktár esetén ilyen nem lehet). Ez csak akkor lényeges, ha a szervizben tárolnak is alkatrészt.  ha az adott raktárban van nyitott mozgási jegy (kivét innen, visszavét ide, bevét ide, korrekció). Ebben az esetben kiírja a vonalas sorszámot és a dolgozó nevét  figyelmeztet, de továbbenged, ha a raktárban van minőségileg zárolt alkatrész DMS TS2005 – Leltározás 4/ 7


Amennyiben a fentebb felsorolt feltételeknek megfeleltünk, indulhat a leltározás. Fontos: A leltározás indítása és lezárása közötti időszakban semmilyen anyagmozgás nem történhet (a program nem engedi) a leltározás alatt álló raktárból, készletét nem mutatja a DMS TS2005 program. Menü: Raktár -> Anyagmozgás -> Leltár -> Indítás

Leltározás A leltározás elindítása után a következő teendőink vannak:  Leltárlista, számolólista elkészítése: a program paraméterezésétől függően (vak, vagy nem leltár) adattartalommal, vagy üres listát lehet készíteni. Nem vak leltár esetén eldöntendő, hogy a raktári készlet összeszámolása milyen sorrendben történjen : o Polchely, cikkszám, vagy o Cikkszám, polchely. A kiválasztott sorrendben elkészített számolólista alapján lesz berögzítve a talált készlet. Vak leltár esetén érdektelen a sorrend az adatbevitel szempontjából. Leltár számolólista nyomtatása: a leltár állapotától függetlenül bármikor (indítás nélkül is) nyomtathatunk számolólistát. - A lista alapértelmezetten polchely és cikkszám szerint van rendezve, de ezt a listákon megszokott módszerrel, az oszlopfejlécekre kattintva átállíthatjuk. - Ez után a listát a jobb gombos menüből, nyomtatás vagy spec. nyomtatás menüpontot választva nyomtathatjuk 

A raktárban található készlet összeszámolása polchely/cikkszám/gyári/utángyártott bontásban.



Bevitel: az elsődlegesen megszámolt raktári készlet berögzítése. o Vak leltár esetén üres beviteli képernyőn lehet az adatokat berögzíteni – cikkszám, polchely, mennyiség o Nem vak leltár esetén a felkínált listába kell rögzíteni az adatokat – polchely, mennyiség. o

Vonalkódos adatrögzítés lehetőségének paraméter beállítása esetén a polchelyet és a cikkszámot/vonalkódot a vonalkód olvasóval is megadhatjuk. A mennyiség berögzítése után ENTER-rel rögzítjük a bevitt adatokat.   

Meglévő cikkszám nem módosítható ! Új cikksor is beszúrható (a lista végére). természetesen. Amennyiben korábban elrontottuk a cikkszámot, rossz cikkszámon tartottuk nyilván a készletet, az eredi cikkszámon a talált készletet 0 (nulla) mennyiséggel vigyük fel, és a helyes cikkszámon vigyük fel a számolt készletet. Tehát egy menetben nem javítható a korábban rossz cikkszámon nyilvántartott készlet bevitele.

Amennyiben olyan új cikksort rögzítünk, mely cikk még nem szerepelt a cikktörzsben, lehetőség van az azonnali törzsbevitelre is. Ebben az esetben jogosultságtól függően beszerzési ár is megadható. A számolt mennyiség bevitelét, rögzítését többször is lehet végezni, ill. több kolléga is tudja végezni egyszerre. Amennyiben többen végzik egyszerre az adatbevitelt, ügyelni kell arra, hogy ne történjen többszörös adatbevitel!



Abban az esetben, ha többen végzik az adatbevitelt, és véletlenül ugyanazt a cikk/polchelyet többen rögzítik, csak az utolsó rögzített adat marad meg!



Leltár bevitele: a megjelenő képernyőn vihetjük be a számolt mennyiséget: - Figyelem, egy felhasználó csak az ő beállításainak megfelelő raktárhelyen vihet fel leltáradatokat, más esetben ez nem lehetséges. - A lista rendezése (cikkszám, polchely illetve polchely, cikkszám) a listán jobb egérgomb kattintásra megjelenő menüből választható. - Amennyiben a számolólista és a leltárbevitel rendezési módja megegyezik, a mennyiség oszlopra állva folyamatosan vihetjük be a papíron szereplő számolt értékeket, egy érték bevitelét ENTER lenyomásával befejezve. - Ha a listában nem szereplő cikkszámhoz szeretnénk adatokat bevinni, a lista végén az üres cikkszám mezőbe gépeljük be a cikkszámot, majd nyomjunk ENTER billentyűt. Ilyenkor a polchelyet és esetleg a nyilvántartási értéket is meg kell adnunk. - Ha a cikk szerepel a listában, de más polchelyen, a polchelyet átírhatjuk. Figyelem, ilyenkor az ablak következő megnyitásakor a cikk a rendezés megkövetelte új helyén fog szerepelni! Eltérés lista: tartalmazza a berögzített számolólista és a leltár indításakor elmentett raktári készlet összehasonlítását. Tehát minden cikket tartalmaz. A 0 (nulla) mennyiségi eltérés is eltérésnek számít! Amennyiben csak azon cikkeket szeretnénk látni a listában, melyek mennyiségi eltérése nem 0, akkor jobb click -> Szűrő -> 1. Eltérés mező = <>0 alkalmazásával tudjuk szűkíteni a listánkat. Fontos: az eltérés lista súlyozott átlagáron mutatja az értékbeli eltérést!

Többlet? Hiány? A korrekciós lista alapján a leltározásért felelős munkatárs döntése, hogy esetleg bizonyos cikkeket újra számoltat, vagy elfogadja az eltérést. Újra számolás esetén a Beviteli ablakban és a Korrekciós ablakban is van lehetősége korrigálni a számolt készletet. Korrekció: a korrekciós lista tartalma:  azokat a cikkeket tartalmazza, ahol a számolt mennyiség nem egyezik a leltár indításkori készlettel, ill.  azon cikkek, melyek beszerzési ára 0 (nulla). Tehát a 0 (nulla) értékű szerszámokat is mutatja). A korrekciós lista súlyozott átlagárat tartalmaz, mutat.

Leltározás vége A leltározásért felelős munkatárs amennyiben elfogadja, elfogadhatónak tartja a kimutatott leltár hiány-többlet mennyiségét, dönthet a leltározás befejezéséről. Fontos: azért említettünk mennyiségi eltérést, mert a leltározás során kimutatott hiány-többlet érték minden esetben súlyozott átlagáron történik. A leltározás végén történő készlethelyesbítés esetén a érték számítás módja:  leltári hiány esetén a legkorábban beszerzett (FIFO) cikk tényleges beszerzési árával számol a program,  leltári többlet esetén: o ha korábban is volt készleten, akkor súlyozott átlagáron lesz elszámolva a többlet



o

amennyiben korábban nem volt készleten, a számolt adatok rögzítésekor, a jogosultsággal rendelkező felhasználó által megadott beszerzési áron lesz elszámolva a többlet.

Készlethelyesbítés: elfogadtuk a kialakult leltár hiány-többlet mennyiséget, átvezetjük a készleten. Az értékek számítása az előző pontban leírtak szerint történik. Fontos: a program természetesen rákérdez arra, hogy tényleg át akarjuk-e vezetni a leltározott mennyiséget a készleten? A program a készlethelyesbítés futásakor folyamatjelzőn mutatja, hogy éppen melyik fázisánál tart a készlethelyesbítés Amennyiben lehetőség van, kerüljük azt, hogy egyszerre több raktár leltározásakor egy időben futtassunk több készlethelyesbítés funkciót. A készlethelyesbítés menüpont lefutása után a „Készlethelyesbítés” gomb felirata „Jegyzőkönyv”-re változik. Innentől kezdve a leltár tényleges lezárásig csak a Jegyzőkönyv, és a Lezárás menüpontok érhetőek el. A Jegyzőkönyv:  tartalmazza azokat tételeket, melyek alapján „L”-es mozgási bizonylatok készültek. Ezek megtekinthetőek a Raktár -> Anyagmozgás -> Mozgások menüpontban.  Lehetőség van a jegyzőkönyv nyomtatására, exportálására. A nyomtatott verzió a leltározás befejezésének bizonylata. A leltározás tényleges lezárása a „Lezárás” gomb megnyomásával történik meg. Ettől a pillanattól kezdve lehet a számítógépes rendszer szempontjából a raktárban levő anyagokhoz hozzáférni.

 Vége 


DMS - TS2005 Leltározás Folyamatleírás November

Recommend Documents