DMS One - Felhasználói kézikönyv

DMS One - Felhasználói kézikönyv

This manual was produced using ComponentOne Doc-To-Help.™

Contents I.

Bevezető 1. 2. 3. 1.

I.

1

A rendszer bevezetésének előnyei ........................................................................ 1 Használhatóság ..................................................................................................... 2 Egységes rendszer – központi tartalomkezelés ..................................................... 2 Teljeskörű dokumentumkezelés ........................................................................... 2

A Rendszer bemutatása 1. 1. 1.

5

A program indítása ............................................................................................... 5 A kezdőfelület bemutatása ................................................................................... 6 Kezelő- és egyéb elemek bemutatása ................................................................... 8 Naptár gomb ............................................................................................. 8 Rádiógombok ....................................................................................................... 9 Kereső gombok..................................................................................................... 9 Keresési eredmény szűkítése ................................................................................ 9 Rács frissítése gomb

.................................................................................... 9

Összes kiválasztása .................................................................................. 10 Legördülő listák .................................................................................................. 10 Tool tip ............................................................................................................... 10 Autocomplete funkció ........................................................................................ 10 Kijelentkezés gomb ..................................................................................... 11 Kötelezően kitöltendő mezők ............................................................................. 11 Adatmódosítások rögzítése és megszakítása ...................................................... 11 Tallózás indítása ................................................................................................. 12 Exportálás excel munkafüzetbe 1.

1.

I.

I.

Nyomtatás .................................................................................................. 12 Egységes funkciók a rendszer felületein............................................................. 13 Csoportos kijelölés a feladatlistában .................................................................. 13 Betűméret nagyítása és kicsinyítése ................................................................... 14 Iratok és ügyiratok adatlapja............................................................................... 14 Törlés a rendszerben ........................................................................................... 14 Átadások és átvételek ......................................................................................... 14 Következő feladatvégző kijelölése ..................................................................... 15 Változtatások jóváhagyása és elvetése ............................................................... 15 Csatolmányok ..................................................................................................... 15 Szkennelés .......................................................................................................... 16 Ügyirat adatok .................................................................................................... 19

Első lépések 1. 2.

1.

21

Jelszóváltoztatás .......................................................................................... 21 Egyéni beállítások .............................................................................................. 21

Visszaigazolandó küldemények 1.

................................................................... 12

23

Átadás ................................................................................................................. 23 Ügyirat átadása ................................................................................................... 25 Átvétel ................................................................................................................ 25


Contents  iii

1. 1.

I.

Érkeztetés 1.

1.

1.

I.

1.

I.

1.

1.

1.

1.

iv  Contents

63

Iktatás ................................................................................................................. 63 Új Iktatás indítása ............................................................................................... 65 Iktatás Főszámon ................................................................................................ 66 Iktatás Alszámon ................................................................................................ 74 Csoportos iktatás Excelből ................................................................................. 76 Kimenő dokumentum betöltése .......................................................................... 80

Ügyintézés 1.

55

Szignálandó ........................................................................................................ 56 Adatok fül ........................................................................................................... 57 Lássák még fül.................................................................................................... 58 Csatolmányok fül ............................................................................................... 58 Feladat fül ........................................................................................................... 58 Olvasandó ........................................................................................................... 59 Iratok olvasása .................................................................................................... 60 Új kimenő és új belső iktatás .............................................................................. 61

Iktatás 1.

27

Érkeztetés ........................................................................................................... 28 Új érkeztetés ablak fülei és mezői ...................................................................... 28 Új érkeztetés-bontás ablak fülei és mezői .......................................................... 40 Elektronikus formában beérkezett küldemények érkeztetése ............................. 43 Bontás ................................................................................................................. 44 Dokumentumok Bontása .................................................................................... 46 Nem iktatandó bejövő irat .................................................................................. 48 Szignálásra előkészítés ....................................................................................... 49 Szignálásra előkészítés elvégzése ....................................................................... 51

Szignálás 1.

I.

Átvételre vár ....................................................................................................... 25 Visszavétel - Továbbküldés ................................................................................ 25

83

Irataim ................................................................................................................ 83 Irat átadása portálnak .......................................................................................... 85 Átszignálás ......................................................................................................... 86 Új iktatási kérelem .............................................................................................. 86 Új kimenő és új belső iktatás .............................................................................. 89 Elintézés ............................................................................................................. 89 Dokumentumsablon előállítása........................................................................... 90 Dokumentum létrehozás ..................................................................................... 91 Jóváhagyás/Véleményezés ................................................................................. 93 Új dokumentum létrehozása ............................................................................... 97 Módosítás ........................................................................................................... 98 Dokumentum lezárása ........................................................................................ 98 Ügyirataim .......................................................................................................... 99 Határidőbe helyezés.......................................................................................... 101 Ügyirat lezárása ................................................................................................ 102 Új kimenő és új belső iktatás ............................................................................ 103 Felfüggesztés .................................................................................................... 103 Megosztott irataim ............................................................................................ 104 Iratok megosztás ............................................................................................... 104 Ügyiratok megosztása ...................................................................................... 105 Kiadmányozás .................................................................................................. 105 Adatok fül ......................................................................................................... 107 Postai szolgáltatások fül ................................................................................... 108 Csatolmányok fül ............................................................................................. 108


1.

I.

Irattárazás 1. 1.

1. 1.

I.

1. 1. 1. 1. 1.

1.

1.

1.

I.

1.

145

Kiadmányozás és expediálás ............................................................................ 146 Postai és elektronikus kézbesítés ...................................................................... 148 Postai kézbesítés ............................................................................................... 149 Elektronikus kézbesítés .................................................................................... 151 Postakönyvek kezelése ..................................................................................... 152 Új postakönyv felvétele .................................................................................... 153 Postakönyv lezárása.......................................................................................... 153 Postakönyvek nyomtatása/Letöltése ................................................................. 153 Vevények kezelése ........................................................................................... 154 Új tértivevény rögzítése .................................................................................... 155

Listák 1.

123

Dokumentumtár ................................................................................................ 123 Új dokumentum feltöltése ................................................................................ 124 Adatlap kitöltés................................................................................................. 124 Iratkikérés ......................................................................................................... 126 Irattári előkészítés ............................................................................................. 128 Központi irattárba helyezés .............................................................................. 129 Selejtezés .......................................................................................................... 131 Selejtezésre kijelöl ............................................................................................ 132 Kijelölés megszüntetése ................................................................................... 133 Felülvizsgálat.................................................................................................... 133 Selejtezési jegyzőkönyv ................................................................................... 135 Selejtezés .......................................................................................................... 136 Levéltári átadás................................................................................................. 138 Levéltári átadásra kijelöl .................................................................................. 139 Kijelölés megszüntetése ................................................................................... 139 Felülvizsgálat.................................................................................................... 139 Levéltárazási jegyzőkönyv ............................................................................... 140 Levéltári átadás................................................................................................. 141 E-másolat kérése............................................................................................... 142

postázás modul 1. 2. 3. 1. 1.

113

Határidő nyilvántartás ...................................................................................... 113 Ügyirat visszaadása határidőből ....................................................................... 114 Irattárazás ......................................................................................................... 115 Irattárazás fül .................................................................................................... 117 Egyéb adatok fül ............................................................................................... 117 Iratkiadás .......................................................................................................... 118 Nem kölcsönözhető .......................................................................................... 120 E-másolat készítése .......................................................................................... 121

Eseti feladatok 1.

I.

Feladat fül ......................................................................................................... 108 Expediálás ........................................................................................................ 109 Adatok lapfül .................................................................................................... 110 Csatolmányok lapfül ......................................................................................... 111 Feladat fül ......................................................................................................... 111

157 Visszaigazolandó küldemények ....................................................................... 157 Átadások-Átvételek .......................................................................................... 157 Irat helye ........................................................................................................... 158 Összes Átadás-Átvétel ...................................................................................... 160 Érkeztetés ......................................................................................................... 161 Érkeztetések...................................................................................................... 161 Bontások ........................................................................................................... 164


Contents  v

1.

1.

1.

1.

1.

I.

Nyomtatványok 1.

1.

1.

I. Index

vi  Contents

Szignálásra előkészítések ................................................................................. 165 Nem iktatandók ................................................................................................ 167 Érkeztetés lista .................................................................................................. 168 Érkeztetések-iktatások ...................................................................................... 170 Szignálás ........................................................................................................... 172 Szignálások ....................................................................................................... 172 Olvasott iratok .................................................................................................. 173 Megosztott iratok .............................................................................................. 175 Iktatás ............................................................................................................... 177 Alszámok .......................................................................................................... 177 Főszámok ......................................................................................................... 184 Ügyintézés ........................................................................................................ 187 Kiadmányozások .............................................................................................. 187 Expediálások .................................................................................................... 190 Ügyek állapota .................................................................................................. 193 Jóváhagyás/Véleményezés ............................................................................... 194 Felfüggesztések ................................................................................................ 196 Kitöltött adatlapok ............................................................................................ 197 Irattárazás ......................................................................................................... 199 Irattárazások ..................................................................................................... 199 Iratkiadások ...................................................................................................... 202 Selejtezések ...................................................................................................... 203 Levéltárazások .................................................................................................. 204 E-Másolatok ..................................................................................................... 206 Eseménynapló .................................................................................................. 207 Eseménynapló megtekintése............................................................................. 207

209

Formanyomtatványok ....................................................................................... 209 Érkeztetőkönyv ................................................................................................. 209 Iktatókönyv ....................................................................................................... 211 Előadói ív ......................................................................................................... 212 Irattári terv ........................................................................................................ 213 Ügyiratpótló lap ................................................................................................ 214 Kölcsönzési napló ............................................................................................. 215 Postakönyv ....................................................................................................... 216 Boríték .............................................................................................................. 217 Etikett ............................................................................................................... 218 Iktatás adatai ..................................................................................................... 219 Jegyzőkönyvek ................................................................................................. 220 Átadás-átvételi jegyzőkönyv ............................................................................ 220 Selejtezési jegyzőkönyv ................................................................................... 221 Levéltárazási jegyzőkönyv ............................................................................... 222 Elszámoltatási jegyzőkönyv ............................................................................. 223 Statisztikák ....................................................................................................... 224 Ügyiratforgalmi statisztika ............................................................................... 224 Államigazgatási hatósági statisztika ................................................................. 225 Önkormányzati hatósági statisztika .................................................................. 226 OSAP 2143 statisztika ...................................................................................... 226

Fogalommagyarázat

229 233


I.Bevezető

1.

A rendszer bevezetésének előnyei

Tapasztalatunk szerint ügyfeleink a következő előnyöket realizálják a DMSone iratkezelő rendszerünk bevezetésével: A hatékonyság javulása – A legtöbb vállalat esetében jelentős - akár a munkaidő 30%-át kitevő - ráfordítást igényel az iratok rendszerezése, visszakeresése – és mindez nem csak az adminisztratív munkaerőt, hanem számos más területet is érint a gyártástól a logisztikáig, a kereskedelemtől a különféle szolgáltatásokig egyaránt. A DMSone iratkezelő rendszer használatával az eddig ráfordított idő -és munka- töredékével juthatunk az eddigieknél sokkal pontosabb, megbízhatóbb adatokhoz a dokumentumkezelésünket illetően. Pontos információk – Egy projekt, megbízás teljesítése során, de akár az ajánlattételig bezárólag is számos dokumentum, irat keletkezik, melyek hatást gyakorolnak a teljes profittermelő folyamatra. Az egyes partnerektől érkezett, valamint a válaszként küldött levelek, e-mailek, faxok csak ritkán kerülnek egységes rendszerben tárolásra, így visszakeresésükhöz egy adott projekt, vagy megrendelés teljesítésének nyomon követéséhez gyakran több kolléga levelező programjából, az irattárból és a kollégák asztaláról kell összeszedni a szükséges információkat. A DMSone iratkezelő rendszerben rögzített dokumentumainkat szabadon rendezhetjük, visszakeresésük néhány másodperc alatt megoldható. A dokumentum bármelyik leíró adatára, illetve azok kombinációira is szűrhetünk. Reagálási idő csökkenése – Különböző tartalmú és formájú dokumentumaink egységes rendszerben történő kezelése nagyban felgyorsítja az információáramlást a szervezeten belül, mely létfontosságú szempont, ha gyorsan szeretnénk egy ügyfél problémájára, vagy egy felmerülő lehetőségre reagálni. A DMSone iratkezelő rendszer bevezetésével lehetőség nyílik arra, hogy az egyes dokumentumokat formátumtól függetlenül – legyen szó szkennelt papír alapú dokumentumokról, e-mailekről, faxokról, képekről és videófelvételekről, vagy akár elektronikus űrlapokról – azonnal elérhetővé és visszakereshetővé tegyük minden arra jogosult felhasználó számára, idő és térbeli korlátozás nélkül. Mindezzel elkerülhető, hogy ügyfeleink napokat várakozzanak egy ajánlatra, szerződéstervezetre, vagy egy számla megküldésére. Üzleti folyamataink felgyorsulnak, mely természetesen a bevétel nagyságában, valamint a likviditási helyzet javulásában is megmutatkozik. Határidő kezelés – Napjainkban már a kisebb vállalkozások és szervezetek esetében is összetettek a feladatok. Egy ajánlattételhez, egy tenderen vagy pályázaton való induláshoz is sok esetben több kolléga együttműködése szükséges (pl. gyártás - kereskedelem - pénzügy stb.). Gyakori jelenség, hogy sok esetben az egyes ajánlatok, pályázatok, közbeszerzési tenderek az utolsó pillanatban készülnek el, kockáztatva azt, hogy a vállalat egy jelentős üzleti lehetőségtől esik el. Ez a probléma a DMSone iratkezelő rendszerrel kiküszöbölhető, hiszen az egyes részfeladatok határideje, valamint az egyes feladatok, dokumentumok egymáshoz való viszonya, kapcsolata könnyen nyomon követhető. Döntés előkészítés, jelentések, statisztikák – Vállalatunk, szervezetünk tevékenységének nyomon követése, a szűk keresztmetszetek, gyenge pontok megszüntetése csak pontos, gyorsan előkereshető információk


Bevezető  1

birtokában képzelhető el. A DMSone iratkezelő rendszer segítségével az eddig hosszú órákat, akár napokat igénybe vevő jelentések, statisztikák elkészítése akár gombnyomásra elvégezhető.

2.

Használhatóság

A használhatóság fogalma nem csak a szoftver felhasználóbarát mivoltát, hanem a szervezeti szintű használhatóságot is jelenti – azaz célszerű megvizsgálnunk mennyire rugalmasan alakítható a szoftver a szervezeti dokumentumkezelési folyamathoz. Rendszerünk részletesen paraméterezhető. Egyedi adatmezők rögzíthetők az adminisztrátor felületről, alapértelmezések beállításával definiálhatjuk a dokumentumokhoz kapcsolódó ügymenet-folyamatokat, jogosultságokat állíthatunk be dokumentumokra és felhasználókra vonatkozóan egyaránt.

3. Egységes rendszer – központi tartalomkezelés A rendszer lehetőséget ad bármilyen méretű és formátumú dokumentum fogadására tárolására és kezelésére, legyen az: 

„hagyományos” papír alapú dokumentum;



csatolt fájlokat, esetleg elektronikus aláírást is tartalmazó e-mail;



portálról, weboldalról, ügyfélkapuról érkező dokumentum, kitöltött elektronikus űrlap;



fax szerverről jövő dokumentum;

 személyesen, ügyfélszolgálaton átvett papíralapú vagy elektronikus adathordozón tárolt dokumentum; A dokumentumok központi, egységes rendszerben történő tárolása lehetővé teszi, hogy projektjeinkkel, teljesített vagy folyamatban lévő megrendeléseinkkel kapcsolatos összes dokumentumot mérettől, formátumtól függetlenül nyilvántartsuk, szükség esetén azonnal visszakeressük.

1.

Teljeskörű dokumentumkezelés

A DMSone iratkezelő rendszer képes a dokumentumok teljes életciklusának nyomon követésére, az érkeztetéstől, az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan. A rendszer moduláris felépítéséből adódóan a szervezet méretétől, a felhasználók számától valamint a beérkező és keletkező dokumentumok mennyiségétől függően rugalmasan testre szabható. A 20-30 főt foglalkoztató kisebb vállalkozásoktól, a több telephellyel és több száz felhasználóval rendelkező nagyvállalatok, intézmények igényeit egyaránt képes kielégíteni. Az DMSone iratkezelő rendszer a hagyományos iratkezelési feladatok mellet (érkeztetés, bontás, szignálásfeladatkiosztás, iktatás, irattárazás, kiadmányozás, expediálás, postázás, selejtezés, levéltárazás) lehetőséget ad a kivételes esetek, ritkán felmerülő problémák egységes kezelésére, mint: 

téves címzés vagy bontás



s.k. küldemények



minősített, bizalmas és titkos iratok kezelése



dokumentumok verziókezelése (pl. egy szerződésterv esetében)



helyettesítések kezelése stb.



iratbetekintés („Lássák még” funkció)

A DMSone iratkezelő rendszer támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az elektronikus aláírás segítségével a DMSone iratkezelő rendszerben az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni.

2  Bevezető




aláírás, időbélyegzés és ellenjegyzés készítés



elektronikus tértivevény készítés és ellenőrzés



többszintű aláírás ellenőrzés



az elektronikus dokumentumok aktákba szervezhetők



a dokumentumok formátumának ellenőrzése



beadványsémák támogatása (pl. e-cégeljárás)

 teljes mértékű megfelelés az ETSI TS 101 903 XML Advanced-nek (XML alapú elektronikus aláírásokkal kapcsolatos követelmények)


Bevezető  3

I.A Rendszer bemutatása

A következő fejezetek célja a DMSOne iratkezelő rendszer bemutatása. A Felhasználói Kézikönyvben található képernyőképek Windows 8.1 angol nyelvű operációs rendszer alatt készültek. Amennyiben más operációs rendszert használ, a felületek kis mértékben eltérhetnek a Kézikönyvben látottaktól. A programban egy jól megtervezett fa struktúra segítségével azonnal áttekinthető a dokumentumkezelési folyamat. Könnyen megtalálhatók az elvégzendő feladatok. Az áttekinthetőség és a tetszetős design a rendszer egészére jellemző. A program használatához alapfokú számítástechnikai ismeretek elegendőek, a kezelés elsajátítása nem jelenthet gondot. Jelen Felhasználói Kézikönyvben a különböző felületeken elérhető, azonos működéssel bíró funkciókat csak egyszer mutatjuk be (pl.: Téves érkeztetés funkció).

1.

A program indítása

A programot az asztalon található parancsikonnal indíthatjuk el. Az egérrel duplán kattintva az ikonra egy előugró ablakban elindul a program. A számítógépen engedélyezni kell az előugró ablakok futtatását. Internet Explorer 7 alatt ez az Eszközök menü - előugró ablakok blokkolása pontban állítható be. Ezt követően megjelenik a bejelentkezési képernyő:

1. ábra: Bejelentkezési képernyő

A bejelentkezési képernyőn szükséges megadnunk a bejelentkezési adatokat: 

Szervezeti egység: a felhasználó szervezeti egysége



Név: a felhasználó bejelentkezési neve


A Rendszer bemutatása  5



Jelszó: a felhasználó jelszava

A Szervezeti egység legördülő listából alá és fölé rendelt egységek egy jól átlátható fa struktúrában jelennek meg, ezek közül a gördítő sáv segítségével tudunk választani. A bejelentkező ablakban – miután megadtuk a szervezeti egységünket és az ahhoz tartozó felhasználónevünket, valamint jelszavunkat – a Belépés gombbal tudunk bejelentkezni a rendszerbe. A bejelentkezési ablak a rendszer minden indításakor az előző belépéskor megadott szervezeti egységgel és felhasználói névvel alapértelmezetten ki van töltve. Tipp: A szervezeti egység kiválasztásánál betű lenyomásra a megfelelő sorra ugrik a kurzor, így gyorsan megtalálható nagyobb szervezetnél is a keresett szervezeti egység. Fontos: A felhasználónév és a jelszó megadásakor ékezetes karakter nem használható. A Caps Lock-kal írt nagybetűket nem támogatja a program. A felhasználónév és jelszó csak betűkből és számokból állhat.

1.

A kezdőfelület bemutatása

A bejelentkezést követően a lenti képen látható felület jelenik meg.

2. ábra: Kezdőfelület

A kezdőfelület felső részén (Menüsor) a leggyakrabban használatos gombokat és egyéb információkat helyeztünk el (rendre balról jobbra haladva): 



A Menüsor bal oldala o

Érkeztetés gomb

o

Bejövő irat iktatása gomb

o

Kimenő irat iktatása gomb

o

Belső irat iktatása gomb

o

Új partner felvétele gomb

o

Bejövő gyorsiktató gomb

o

Kimenő gyorsiktató gomb

o

Hírek gomb

A Menüsor középső része

6  A Rendszer bemutatása




o

Szervezet neve

o

Ugrás a kezdőlapra gomb

o

Feladatkezelő aktív/inaktív gomb (opcionális)

A Menüsor jobb oldala o

Bejelentkezett/helyettesített felhasználó neve és szervezeti egysége

o

Kijelentkezés gomb

o

Jelszóváltoztatás gomb

A Menüsor alatti szürke sáv a Navigációs sáv. A Navigációs sáv mindig jelzi, hogy a menürendszer épp melyik részében vagyunk (például Feladatok/Érkeztetés). A Navigációs sáv alatt – attól függően, hogy a menü melyik részében vagyunk – láthatóak a szűrő- és keresőmezők, amely alatt a Hírfolyam jelenik meg. A Hírfolyam mutatja listanézetben az aktuális feladatainkat.

3. ábra: Munka felülete

A szűrő- és keresőmezők alatt a Munkaterület helyezkedik el. A Munkaterület felső részén az adott menühöz tartozó funkciógombok helyezkednek el, amelyek alatt a feladatlistát láthatjuk. A feladatlista a munkaterületen megjelenő iratok listája. Az új iratok kivastagítva jelennek meg a listában, az elvégzettek vagy eltűnnek a listából, vagy halványan jelennek meg. Ez az adott menütől függ. Ha a kivastagított feladatra rákattintottunk, az azt jelenti, hogy megtekintettük, tehát a kivastagítás megszűnik és normál betűtípussal szerepel a továbbiakban. A feladatlistában megjelenő elemeket lehetőségünk van sorba rendezni a felületen megjelenő oszlopok szerint növekvő vagy csökkenő sorrendben. A sorba rendezéshez annak az oszlopnak a fejlécére kell kattintani, amelyik szerint a sorba rendezést el kívánjuk végezni. Első kattintásra növekvő, míg második kattintásra csökkenő sorrendbe rendeződnek az elemek. Az oszlopok szélességét igény szerint lehet állítani. Az adott oszlop fejlécének a szélére kattintva és a bal egérgombot lenyomva tartva tudjuk szélesíteni vagy keskenyíteni az adott oszlopot. Az elválasztó vonalra való dupla kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. Amennyiben több elemet tartalmaz az adott lista, mint amit egy lapon meg tud jeleníteni a szoftver, úgy a munkaterület jobb alsó sarkában található nyilakkal tudunk váltani az oldalak között. A munkaterület bal oldalán lent a Funkciópanel, felette a Navigációs panel található. A Funkciópanel négy fő kategória szerint csoportosítja a rendszer funkcióit: 1.

Feladatok: azok a tevékenységek, amelyeket az ügyiratokkal végezhetünk.

2. Listák: a Navigációs panelen megjelenő tevékenységek közül választva megtekinthető a dokumentált iratok listája.



3. Nyomtatványok: a Navigációs panelen az adott tevékenységet kiválasztva formanyomtatványok, jegyzőkönyvek és statisztikák nyomtathatók. 4.

Rendszer: a program testreszabásához kapcsolódó menüpontokat tartalmazza.

A Navigációs panel jeleníti meg azokat a menüpontokat, amelyek az egyes funkciókhoz tartoznak, pl. a Feladatok funkciócsoportot kiválasztva a Navigációs panelen megjelenik az Érkeztetés, Iktatás stb. menüpont. A menüpontok neve mellett zárójelben láthatjuk, hogy mennyi iratunk, valamint mennyi új – még meg nem tekintett – iratunk van a listában. Ha új feladatot kaptunk, a megfelelő menü kivastagításra kerül.

Valamennyi feladathoz gyorskeresési funkció társul, amely nagyban megkönnyíti az elvégzendő munkát. A rendszer átgondoltságát mutatja, hogy a felhasználók által igényelt keresések túlnyomó többsége gyorskeresésekkel megoldható. A szoftver használata során a könnyű kezelhetőség mellett a gyors

adatbeviteli lehetőség kritériuma is érvényesül. Számos kényelmi funkció segíti a felhasználót abban, hogy az adatrögzítési munkáját a lehető leggyorsabban elvégezhesse, csak néhányat említve:



Adatot csak egyszer szükséges rögzíteni.

 Az autocomplete funkció segítségével többek között pl. a partnertörzsbe már felvitt adatokat gombnyomásra felajánlja a rendszer.  A gyorskeresések mellett a felhasználó által is konfigurálható összetett keresések nagyban megkönnyítik a jelentések, statisztikák és lekérdezések elkészítését.  Az egyes műveletek csoportosan is elvégezhetők, így például már néhány száz dokumentum esetében is akár egy egész napi munkát igénylő irattárazás néhány kattintással elvégezhető.  További hasznos funkció, hogy gombnyomásra elkészíthetők a leggyakrabban használt nyomtatványok, mint például Átadás-átvételi jegyzőkönyvek, iratpótló lapok, előadói ívek, postakönyvek, ajánlószelvények stb.

1.

Kezelő- és egyéb elemek bemutatása

Naptár gomb A Naptár gomb használatával a dátumok megadása könnyíthető meg. Erre kattintva előugrik egy Naptár ablak, ami alapesetben mindig a mai nap dátumát mutatja. A Naptár gomb a program számos funkciójában használatos.

4. ábra: Naptár



Az ablak legfelső sorában a hónapok közt válthatunk, a nyilak segítségével. A dátum kiválasztása a kívánt napra kattintással érhető el. Az évre kattintva a napok helyén listázva jelennek meg a hónapok. Ebben a nézetben a nyilak segítségével az évek közt válthatunk.

Rádiógombok

5. ábra: Rádiógombok

A Rádiógombok választási lehetőséget tesznek lehetővé oly módon, hogy egymást kizáró lehetőségek közül tudunk segítségükkel pontosan egyet kiválasztani. Mindig pontosan egy Rádiógomb lehet aktív (az ábrán egy iktatási művelet során használt rádiógombos választás látható).

Kereső gombok

6. ábra: Kereső gombok

A Keresés gombra kattintva a megadott feltételeknek megfelelő keresési folyamat indítható el. A Mappa ikonra kattintva egy korábban elmentett keresési feltételt tölthetünk be. A Lemez ikonra kattintva a gyakran ismételt keresési feltételek menthetők el. Az Üres lap ikonra kattintva a keresőmezők alap állapotba állíthatók. A Kiterjesztett szűrők gombra kattintva kiterjesztett keresési mezők jelennek meg. A keresési feltételeket különféle mezők segítségével adhatjuk meg. A legördülő listás és Naptár gombos keresések használata egyértelmű. A szöveges keresőmezők használata speciális, mert ide tulajdonképpen azt írunk, amit akarunk. Sok más programtól eltérően, a DMSone iratkezelő rendszerben nincs szükség helyettesítő karakterek (%, *, ?) használatára. Ha egy olyan alszámra keresünk rá, aminek tárgyában a beadvány szó szerepel, a kereső mezőbe elég beírni annyit, hogy: „dv”. Ennek hatására a listában látszódni fog valamennyi alszám, amiben a „dv” megtalálható. Ha túl nagy az eredményhalmaz, további szűkítésre lehet szükség.

Keresési eredmény szűkítése

7. ábra: Keresési eredmény szűkítése ABC alapján

Szűkíthetjük a keresési eredményt a munkaterület alján található betűk egyikére kattintva. A feladatlistán az aktuális oszlop vonatkozásában lesz éles a betűrendezés, pl.: ha Beküldő szerint van rendezve a lista, és alul a „C” betűre kattintunk, akkor a listában csak azok a sorok maradnak meg, amelyeknél a Beküldő neve „C” betűvel kezdődik.

Rács frissítése gomb A Rács frissítése gombra kattintva a munkaterület frissítésre kerül. Az adott funkciótól függő, a feladatlistába kerülhető valamennyi elem feltöltésre kerül a hálóban. Fontos: Nagyméretű adatbázisnál javasolt a Keresés funkció használata.



Összes kiválasztása Az Összes kiválasztása gomb a feladatlistákban szereplő tételek mindegyikét kiválasztja. Egyes műveletek esetén (pl.: Átadásnál vagy Átvételnél) több kijelölt feladatot egyszerre, egy gombnyomásra is elvégezhetünk. Az Összes kiválasztása gomb a feladatlista bal felső sarkában található.

Legördülő listák Legördülő listák segítik az adatbevitelt a gyakran előforduló adminisztrációs feladatok során. A kitöltendő mezők közül a legördülő listák felismerhetők a mező végén található kis háromszög jelölésből. A listára kattintva a legördülő választási lehetőségek közül jelölhetjük ki a számunkra megfelelőt. A lista tartalma adminisztrátori jogokkal szerkeszthető a Rendszer funkciógombra kattintva, a Törzsadatok menüpontban. A legördülő lista egy elemére a kezdőbetű lenyomásával gyorsan „ráugorhatunk”, így a hosszú listákban gyorsabban megtalálhatjuk a keresett adatot.

8. ábra: Legördülő listák

A legördülő listák tartalma abc sorrendben jelenik meg.

Tool tip Valamennyi legördülő listában, a lista egy elemén állva, tool tipben is megjelenik a tartalom. Ez azokban az esetekben lehet különösen fontos, amikor annyira hosszú az adott sor, hogy nem fér ki a rendelkezésére álló területen teljes egészében. Tool tip egyéb helyeken is megjelenhet, például a munkaterület soraira, egyes ikonjaira irányítva az egérkurzort.

9. ábra: Tool tip

Autocomplete funkció

10. ábra: Autocomplete

Szövegmezők kitöltésekor már az első karakter megadásával a program megjeleníti a bevitt karakternek megfelelően a rendszerben tárolt adatok listáját, így gyorsítva a gyakran előforduló adatok adminisztrálását. A beviteli mező alatt a program 10 találatot jelenít meg legördülő listában, ahonnan kiválasztható a kívánt adat. A beviteli mezőben további karaktereket megadva szűkíthető az autocomplete által hozott találati lista. A megfelelő találatot kiválasztva a beviteli mezőben megjelenik a kiválasztott adat. A listában megjelenő adat módosítható (adminisztrátori jogokkal) a Rendszer funkciógombra kattintva a Törzsadatok/Ügyfelek menüpont alatt.



Az autocomplete funkciót használó szűrőmezők esetén a * gombbal szórészletre is lehetőség nyílik keresni, pl.: tudjuk, hogy Kovács a neve az ügyfélnek, akinek az egyik ügyiratát keressük, de nem tudjuk mi a keresztneve. Ekkor a „Kovács*” keresés eredménylistájában láthatóvá válik valamennyi Kovács, nem csak az első 10. A listában található egyéb adatokból gyorsabban rátalálhatunk arra, amit, vagy akit keresünk. Új érkeztetéskor, illetve iktatáskor az ügyfél kiválasztása során az autocomplete funkció (amennyiben létezik) a partner idegen kódját is kiírja.

Kijelentkezés gomb Kijelentkezni a jobb felső sarokban található felhasználónévre duplán kattintva, illetve a felhasználónévtől jobbra található Kijelentkezés gombra kattintva lehet. Helyettesítés esetén csak ez utóbbi szimbólum használható, mivel ilyenkor átalakul a bejelentkezett felhasználó nevének állapota (helyettesítéskor legördülő listából választható ki, hogy épp kinek a nevében dolgozunk). A helyettesítés technikai részeiről a Rendszerüzemeltetői Kézikönyvben lehet olvasni. A jobb felső sarok aktív helyettesítés esetén:

11. ábra: Aktív helyettesítés

A jobb felső sarok normál bejelentkezés esetén:

12. ábra: Nincs helyettesítés

Kötelezően kitöltendő mezők Az egyes dialógusablakokban (pl.: érkeztetés) kötelezően kitöltendő adatbeviteli mezők is szerepelhetnek. Amíg ezek nem kerülnek kitöltésre, addig nem végezhető el az adott művelet. A könnyű megkülönböztethetőség végett ezek a mezők félkövéren vannak szedve és *-gal vannak jelölve.

13. ábra: Kötelezően kitöltendő mezők

Adatmódosítások rögzítése és megszakítása

14. ábra: Adatmódosítások rögzítése és megszakítása



Az adminisztráció folyamán kitöltésre kerülő űrlapok adatai rögzíthetők a Rendben gombra való kattintással. Az adatbevitel megszakítható és az ablak bezárható a Mégsem gombra való kattintással. A Windowsban megszokott ablak bezárása a jobb felső sarokban található X gombbal is elvégezhető, a gomb funkciója egyenértékű a Mégsem gombra való kattintással.

Tallózás indítása

15. ábra: Tallózás

A Tallóz… (Browse…) gombra kattintva a Windows különféle verzióiban már ismert és megszokott fájlválasztó ablak jelenik meg. Az ablakban a Windows rendszerekben ismert módon navigálhatunk. A keresett fájl kijelölése után a megnyitás gombra kattintva választható ki az állomány. Az iktatóprogramban tallózási folyamat például fájl csatolásakor indul.

Exportálás excel munkafüzetbe A feladatlistában megjelenő iratok adatai exportálhatók Excel munkafüzetbe az Exportálás gombra való kattintással. A megjelenő Fájl letöltése ablakban három választási lehetőségünk van: 

Megnyitás (Open)



Mentés (Save)



Mégsem (Cancel)

16. ábra: Exportálás excel munkafüzetbe

A Mentés (Save) gombra kattintva a megadott könyvtárba menthető a táblázat. A Megnyitás (Open) gombra kattintva az Excel táblázatkezelő programban nyílik meg az iratok listája. A Mégsem (Cancel) gombra kattintva az exportálás megszakítható. Fontos: Mindig csak a listában szereplő elemek exportálhatóak. Ha szűrést hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelő elemek kerülnek be a csv fájlba.

Nyomtatás A feladatlistában megjelenő iratok listája részletes adatokkal nyomtatható a Nyomtatás gombra kattintva. Az iratok listája egy előugró ablakban jelenik meg, a nyomtatási beállítások ablak ezzel egy időben automatikusan felugrik, ahol a Windows operációs rendszerből már jól ismert beállítások elvégzésére van lehetőségünk.



17. ábra: Nyomtatás ablak

Fontos: A Nyomtatványok funkcióban szereplő menük kivételével a listában szereplő dokumentumok nyomtatódnak ki. Ha szűrést hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelők kerülnek nyomtatásra. A Nyomtatványok funkcióban pár kivételtől eltekintve általában csak a kijelölt sorok kerülnek nyomtatásra.

1.

Egységes funkciók a rendszer felületein

Csoportos kijelölés a feladatlistában Ha a feladatlistában több elemet kell kijelölnünk, akkor a szoftverben használható a Windowsban már jól ismert Ctrl és Shift billentyűk segítségével történő kijelölés:  A Ctrl gomb nyomva tartásával és az egér bal gombjának használatával jelölhetünk ki több, akár nem egymás alatt elhelyezkedő sorokat. Amelyik sorra rákattintunk az kijelölésre kerül (a Ctrl billentyű mindvégig maradjon lenyomva).  A Shift billentyű lenyomásával egy tartományt választhatunk ki. Először bal egérgombbal kattintsunk a kijelölni kívánt tartomány első elemére, majd nyomjuk le a Shift gombot és a nyomva tartása mellett a bal egérgombbal jelöljük ki az utolsó elemet. A két kattintás közötti sorok kijelölésre kerülnek. Tipp: A két kijelölési forma kombinálható. A következő képen látható a fenti kijelölések kombinálása.



18. ábra: Kijelölések kombinálása

Betűméret nagyítása és kicsinyítése Az iktatóprogram böngésző alapú, így a jól ismert nagyító-kicsinyítő (Ctrl+Scroll up/down, vagy Ctrl és +/gombok együttes lenyomása) funkciókat használhatjuk a felületen. 



Nagyítás o

Ctrl és + gomb

o

Ctrl és felfelé görgetés az egérrel

Kicsinyítés o

Ctrl és – gomb

o

Ctrl és lefelé görgetés az egérrel

Iratok és ügyiratok adatlapja Az egyes menüpontokban a listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelenik az adott irat vagy ügyirat adatlapja. Az adatlapon megjelenő adatok függnek az adott menüponttól. Az adatlap tartalmának egy részét a menüponttól függően akár módosítani is tudjuk:  A módosítást a mező értékének átírásával, vagy legördülő lista esetén a listából más érték kiválasztásával kezdhetjük el és a Rendben gombbal hagyhatjuk jóvá. 

A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett.

Törlés a rendszerben Az iratkezelő rendszerben – mivel megfelel a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletnek – rögzített tételeket és partnereket csak logikailag lehet törölni (sztornózni). A rendszer a sztornózott tételt, illetve törölt partnert – a papír alapú iktatókönyvben ismert gyakorlat szerint – egy vízszintes vonallal áthúzza.

Átadások és átvételek Az iratkezelő szoftverben a Feladatok / Visszaigazolandó küldemények menüpont alatt található Átadás, Átvétel, Visszavétel – Továbbküldés pontok működése a rendszerbeállításoktól függnek.



Hagyományos átadás Hagyományos átadás esetén az átadónak jóvá kell hagynia az irat/ügyirat átadását az Átadás menüpontban.

Automatikus átadás Automatikus átadás esetén az átadást követően nincs szükség az átadás megerősítésére.

Következő feladatvégző kijelölése Az iratkezelő szoftverben az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges lehet kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet.

19. ábra: Következő feladatvégző kijelölése

A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. Következő feladatvégzőnek csak olyan személy választható ki, akinek van jogosultsága a következő feladat elvégzésére. Ha jogosulatlan személyt adtunk meg, azt a szoftver hibaüzenetben közli.

20. ábra: A következő feladatra kijelölt felhasználónak nincs jogosultsága a feladat elvégzéséhez

Változtatások jóváhagyása és elvetése Az iratkezelő program minden felületén a Rendben gombbal véglegesíthetjük a változtatásokat, módosításokat és a Mégsem gombbal vethetjük el azokat.

Csatolmányok Az iratkezelő szoftverben a Csatolmányok felület számos menüpontban elérhető. Az aktuális menütől/feladattól függően van lehetőség a csatolmányok módosítására. A Csatolmányok felületen (a feladattól függően) az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Új: Új csatolmány feltöltése.

 Szerkesztés: Kijelölt csatolmány szerkesztése (Client Suite modul megléte szükséges, a bővebb leírást az Üzemeltetői Kézikönyv tartalmazza). 

ZIP letöltése: Kijelölt csatolmány(ok) ZIP formátumban történő letöltése.



Átnevezés: Kijelölt csatolmány átnevezése.



Törlés: Kijelölt csatolmány törlése.



Legyen ez a csatolmány az irat képe





Megosztás: Kijelölt csatolmány hírként történő megosztása a Hírfolyamon.



E-mail küldése: kijelölt csatolmány e-mailben küldése.



Szkennelés: új csatolmány szkennerrel történő rögzítése.



Új másolat kérés: E-másolat készítési feladat kiadása.



Vonalkód



Új mappa

Szkennelés Szkennelni az Iratkezelő szoftverben különböző feladatok végzése közben is lehetőségünk van, például: 

Bontási feladat elvégzésekor,



Gyorsiktató használatakor,



Ügyintézés feladatlistában található iratokhoz utólag.

A Szkennelés gomb lenyomását követően a Szkennelés ablakban elolvasható az irat fő adatai és a Szkennelés gombra kattintva elindítható a folyamat.

21. ábra: Szkennelés indítása az Ügyintézés pontból

A szkennelés folyamatáról egy felugró ablak tájékoztat minket.



22. ábra: Szkennelés folyamata

A szkennelés végeztével egy felugró ablakban tudjuk elnevezni a szkennelt állományt.

23. ábra: Szkennelt csatolmány elnevezése

A szkennelés végeredménye egy PDF dokumentum lesz. Ha a lapolvasónk több oldal beolvasására képes, akkor egy több oldalas PDF lesz a végeredmény. A rendszer egy gemkapocs ikonnal jelzi a csatolmányt is tartalmazó iratokat.

24. ábra: Szkennelt irat a feladatlistában

Az ügyirat adatlapon is jelzi a rendszer, ha a kiválasztott alszám csatolmánnyal rendelkezik.



Az ügyirat adatlapon lehetőségünk van további csatolmányokat is szkennelni, továbbá a saját meghajtónkra lementeni a már korábban rögzített csatolmányokat. A szkenneléssel kapcsolatos beállítások (képtípus, felbontás) a Rendszer / Egyéni beállítások menüben adhatók meg. Ezek a beállítások csak az adott felhasználóra vonatkoznak. A szkennelés funkció működésének előfeltétele a setup67_client.exe futtatása. Ennek segítségével lehet a megfelelő beállításokat megadni (pl.: szerver gép IP címe).

25. ábra: setup67_client.exe futtatása

Alapértelmezett esetben a 6700-as portot használja a rendszer. A szerver gép IP címét a rendszergazdától lehet beszerezni. Ha ezt a beállítást elmulasztjuk, a következő hibaüzenet adhatja a rendszer a szkennelés indításakor:



26. ábra: Nincs megfelelően beállítva a szkenner

1.

Ügyirat adatok

Az Ügyirat adatok ablak az iratkezelő rendszerben több menüpontban is elérhető: 



Ügyintézés o

Irataim

o

Ügyirataim

o

Megosztott irataim

Listák o

Alszámok

o

Főszámok

27. ábra: Ügyirat adatok

Az Ügyirattérkép segítségével válthatunk az egyes alszámok között. Az alszámok adatai és tulajdonságai az ügyirattérkép melletti füleken jelennek meg. A felső szekcióban a Főszám adatai tekinthetők meg. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett. A főszámon végzett módosításokat a Főszám módosítása gomb segítségével rögzíthetjük. Az alszámok adatait módosíthatjuk az iktatás létrehozásakor tárgyalt mezők szerint. Az alszámon végzett módosításokat az Alszám módosítása gomb segítségével rögzíthetjük. Az Ügyirattérképen a zölddel jelölt


szimbólum arra utal, hogy elintézett alszámról van szó.


A módosítások rögzítésének sikerességéről egy ablak tájékoztat bennünket. A szükséges módosítások elvégzése és rögzítése után bezárhatjuk az ügyirat adatok ablakot és folytathatjuk további teendőinket.

28. ábra: Alszám/Főszám módosítása sikeres



I.Első lépések

A fejezetben bemutatjuk azokat a beállításokat, amiket érdemes elvégezni az első bejelentkezést követően.

1.

Jelszóváltoztatás

A bejelentkezést követően változtassuk meg az alapértelmezett jelszavunkat. Ehhez kattintsunk a rendszer Menüsorának jobb oldalán levő Jelszóváltoztatás gombra.

26. ábra: Jelszóváltoztatás

A jelszóváltoztatáshoz szükséges megadnunk a jelenlegi jelszavunkat, majd kétszer az új jelszót. Jelszónak az abc kis- és nagybetűi, számok és különleges karakterek is megadhatók. A gépelés elkezdése után aktívvá válik a „betekintő” funkció is, vagyis a jelszó mező jobb oldalán megjelenő ikont lenyomva tartva ellenőrizhetjük a megadott jelszavainkat. Ha a kétszer begépelt új jelszó nem egyezik, a rendszer figyelmeztetést küld.

27. ábra: Nem egyező új jelszavak

2.

Egyéni beállítások

A jelszóváltoztatást követően minden felhasználó egyedileg beállíthat bizonyos funkciókat a Rendszer/Egyéni beállítások pontban. Az egyes értékek megváltoztatásához kattintsunk duplán az adott sorra, ahol egy felugró


Első lépések  21

ablakban tudjuk megadni vagy kiválasztani a számunkra megfelelő értéket. A beállítások változtatása után szükséges ki- majd újból bejelentkezni a programba a változtatások érvényesítéséhez.

28. ábra: Egyéni beállítások

 Az Ablakgörgetés funkció alapértelmezett módon ki van kapcsolva, ezt mindenképp érdemes engedélyezni. Az ablakgörgetés megkönnyíti és felgyorsítja a felületen történő navigálást.  A Grid: sorok laponként beállítás értéke határozza meg, hogy a munkafelület milyen mennyiségű tételt jelenítsen meg. Érdemes jól megválasztani ezt az értéket, mivel a túl kis érték esetén kevés adatot látunk egyszerre, túl nagy érték esetén viszont megnő a felület betöltésének az ideje, ami lelassíthatja a munkavégzést.  A Hírfolyam megjelenítése alapértelmezett módon ki van kapcsolva. A megjelenítés engedélyezése után a bejelentkezést követően az iktatóprogram meg fogja jeleníteni az aktuális feladatainkat.

22  Első lépések


I.Visszaigazolandó küldemények

1.

Átadás

Az Átadás menüpontban az alábbi funkciógombok érhetők el: 

Átadás: Kijelölt irat/ügyirat átadásának megerősítése.



Módosítás: Átadás címzettjének és/vagy feladatának módosítása.



Csatolmányok



Nyomtatás



Export

29. ábra: Feladatok - Visszaigazolandó küldemények - Átadás

Az Átadás gomb segítségével a feladatlistában egy kijelölt iratot lehetőség van átadni egy másik felhasználónak. A gombra való kattintás után megjelenő előugró ablakban a legördülő listák segítségével kiválasztható a címzett és az átadni kívánt feladat típusa. Átadni csak az aktuális munkafolyamatot lehet. Az Átadás funkcióval átadott iratok esetében az adott feladat nem lesz elvégezve.


Visszaigazolandó küldemények  23

30. ábra: Irat átadása beállításai ablak

Ha bepipáljuk a Jóváhagyás lezárója módosuljon az átvevőre jelölőnégyzetet, úgy a jóváhagyás lezárója a címzett lesz. A Módosítás gomb lenyomásával lehetőségünk van a kiválasztott, átadni kívánt irat címzettjét és/vagy az elvégzendő feladat típusát módosítani (az iratkezelési folyamatok egymásutániságát vizsgálja a program, tehát pl.: bontási feladat helyett irattárazási feladatot nem lehet kiválasztani).

31. ábra: Irat/ügyirat átadás módosítása ablak

A Csatolmányok gomb megnyomását követően egy felugró ablakban lehetőségünk van megtekinteni az adott irathoz rögzített csatolmányokat és továbbiakat felvenni.

32. ábra: Átadás – Csatolmányok

24  Visszaigazolandó küldemények


Ügyirat átadása Az Ügyirataim menüpontből az Átadás gomb segítségével a feladatlistában kijelölt ügyiratot lehetőség van átadni egy másik felhasználónak.

33. ábra: Ügyirat átadás megerősítése

Ha bepipáljuk a Főszám ügyintézője módosuljon az átvevőre jelölőnégyzetet, úgy a főszám ügyintézője a címzett lesz. Ha bepipáljuk a Jóváhagyás lezárója módosuljon az átvevőre jelölőnégyzetet, úgy a jóváhagyás lezárója a címzett lesz. Az átadások-átvételek nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen az Átadások-Átvételek menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Visszaigazolandó küldemények/ÁtadásokÁtvételek fejezetben található.

1.

Átvétel

Az Átvétel menüpontban az alábbi funkciógombok érhetők el: 

Átvétel/Visszaküldés: Kijelölt irat/ügyirat átvétele vagy visszaküldése a feladóhoz.



Csoportos átvétel/visszaküldés: Kijelölt iratok/ügyiratok átvétele vagy visszaküldése a feladóhoz.



Nyomtatás



Export

Az átadások-átvételek nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen az Átadások-Átvételek menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Visszaigazolandó küldemények/ÁtadásokÁtvételek fejezetben található.

1.

Átvételre vár

Az Átvételre vár menüpontban az alábbi funkciógombok érhetők el: 

Nyomtatás



Export

1.

Visszavétel - Továbbküldés

A Visszavétel-Továbbküldés menüpontban az alábbi funkciógombok érhetők el: 

Visszavétel-Továbbküldés


Visszaigazolandó küldemények  25



Nyomtatás



Export

26  Visszaigazolandó küldemények


I.Érkeztetés

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Érkeztetés menüpontot kiválasztva, a Munkaterületen az Érkeztetés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az érkeztetésre váró iratok listáját.

34. ábra: Érkeztetés feladatlista

Az Érkeztetés feladatlistánál az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Új érkeztetés: Új küldemény (jellemzően fizikai adathordozó)

 Új érkeztetés-bontás: Új küldemény (jellemzően fizikai adathordozó) érkeztetése és bontása. (Amennyiben a szervezeti beállítások lehetőséget kínálnak erre.) 

Érkeztetés: Elektronikus formában beérkezett küldemények.



Részletek: Elektronikus aláírások megjelenítése.

 Dokumentumok fogadása: A gombbal tudunk külső rendszerből (e-mail kiszolgáló) elektronikus leveleket fogadni.


Érkeztetés  27



Gyorsiktató: Új bejövő irat iktatása.



Érkeztetendő törlése: Érkeztetendő irat törlése a feladatlistából.



Nyomtatás



Export

1.

Érkeztetés

Az Új érkeztetés gombra kattintva felugrik az Érkeztetés ablak.

Új érkeztetés ablak fülei és mezői

35. ábra: Érkeztetés ablak (teljes)

Az Érkeztetés ablak két lapfülből áll: 

Adatok



Feladat

Az Adatok fülön számos mezőt találunk, amelyet a megrendelő igényei szerint megjeleníthetünk/elrejthetünk és kötelezően/opcionálisan kitölthetőre állíthatunk:

28  Érkeztetés


36. ábra: Érkeztető ablak (testreszabási példa)

Adatok fül Az Érkeztető ablak Adatok fülén található mezők és jelentésük:  Beérkezés időpontja: Automatikusan kitöltődik, de módosítható, így előző napi küldeményt is lehet érkeztetni. A beérkezés időpontja órára és percre pontosan beállítható.  Beérkezés módja: Legördülő listából válasszunk értéket! Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.  Kézbesítés prioritás: Legördülő listából válasszunk értéket. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.  Adathordozó típusa: Legördülő listából kiválaszthatjuk az adathordozó típusát. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. 

Irattípus: Irattípus kiválasztása.

 Érkeztetés helye: Legördülő listából megadhatjuk az érkeztetés helyét, amennyiben több helyiségben, vagy épületben történik érkeztetés. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.  Érkeztető: Automatikusan kitöltésre kerül, nem módosítható, mindig a funkciót használó felhasználó neve jelenik meg.  Küldő neve: A mezőben autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti „Új partner” ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a 

gombra történő kattintással választható ki, adható meg. Küldő címe: Automatikusan kitöltődik a „Küldő neve” mező kitöltésével.

 Kapcsolattartó: Cég esetén a kapcsolattartó személy választható ki legördülő listából. Új kapcsolattartó a mező melletti „Új partner” ( ) gomb segítségével vihető fel. 

Érintett fél: Az adott ügyben érintett további fél adható meg ebben a mezőben.

 Belső címzett: Legördülő listából lehet kiválasztani a szervezeti egységet, majd a címzettet. Címzett választásakor csak azokat ajánlja fel, akik az előzőleg kiválasztott szervezeti egységhez tartoznak.  Téves címzés: Akkor kell bejelölni a négyzetet, ha a küldemény címzettje egyértelműen meghatározhatóan téves.


Érkeztetés  29

 Sérült: akkor kell bejelölni a négyzetet, ha szabad szemmel is látható sérülések vannak a küldeményen. 

Küldő iktatószáma: a küldő iktatószámát rögzíthetjük a mezőbe.



Címkék: címkékkel jelölhetjük meg az iratot.

 Megjegyzés: Sérült és Téves címzés megadása esetén megjegyzés írása kötelező – akkor, ha szemmel láthatóan rossz helyre lett címezve az irat (pl.: ügyintézőhöz kellene kerülni, de „s. k.,” hivatalvezetőnek, cégvezetőnek címezték) Fájl érkeztetésekor is kötelező megjegyzés írása.  Átvételi elismervényt: Ha kiválasztjuk a jelölőnégyzetet, akkor PDF állományban az érkeztetés lezárásakor a nyomtatvány Acrobat Readerben nyomtatásra megnyílik. Természetesen el is menthetjük gépünkre a nyomtatványt. 

Ragszám: Ha van a küldeményen postai ragszám, akkor töltendő ki ez a mező.

 Ügykezelés módja: Listából lehet választani. Alapértelmezetten, a Rendszer / Program menüpontban megadott értékkel töltődik ki a mező. 

Illeték: az illeték mértékét adhatjuk meg.

Fontos: Beérkezés módja mezőben választható könyvelt postai küldemény, más néven ajánlott levél esetén a ragszám mező kitöltése kötelező. Fontos: Ha Beérkezés módja – Adathordozó párosításokat definiált a rendszergazda, akkor az érkeztetés során a szoftver figyelmeztet a helytelen adatbevitelre.

Új partner felvitele Ha olyan küldeményt kívánunk érkeztetni, amely feladója még nem szerepel az iktatórendszerben, lehetőségünk van az Érkeztető ablakból felvenni az új partnert az ügyféltörzsbe, nincs szükség kilépni a felületről. A gombra való kattintás hatására előugró ablakban az új partner adatai vihetők fel. A legújabb verziójában átalakításra került a Partnertörzs az új partnerkarbantartó felület. Az ablakban első lépésként az új partner típusát határozzuk meg, ezt követően a partnertípustól függően újabb mezők jelennek meg a felületen. Négy ügyféltípus választható ki: 

Belső ügyfél



Egyedi ügyfél



Közület ügyfél



Magán ügyfél

A közös adatok rész egységes, az ügyfél típusától függetlenül ugyanazok a mezők állnak rendelkezésünkre. A közös adatok kitöltése nem kötelező, azonban a Cím adatok kitöltése ajánlott.

30  Érkeztetés


Az Alapadatok fülön a Közös adatok blokkban található mezők változtak a korábbi verziókhoz képest. Az Azonosító adatok lapon van lehetőségünk adószám, statisztikai szám és cégjegyzékszám rögzítésére.


Érkeztetés  31

Az új partner felvételét a Rendben gombbal hagyhatjuk jóvá. A már meglévő partnerekre duplán kattintva a partnerkarbantartó ablak további lapfülekkel bővül:

32  Érkeztetés


Az Alapadatok és Azonosító adatok füleken azon információk találhatók, amelyeket a partner rögzítésekor felvettünk. A Cím és elérhetőségi adatok fülön van lehetőségünk további állandó/levelezési címek felvételére az adott ügyfélhez:


Érkeztetés  33

Az Új gombra kattintva az alábbi ablakban van lehetőségünk új cím rögzítésére:

34  Érkeztetés


A További adatok fülön tudunk új elérhetőségi és egyéb adatokat felvenni, a megfelelő Új gombra kattintva:


Érkeztetés  35

A Kapcsolattartók fülön van lehetőségünk a kapcsolattartói adatok rögzítésére az Új gomb lenyomását követően.

A partnerkódok fülön a külső rendszerekhez tartozó kódokat tudjuk adminisztrálni, amennyiben azok szerkesztése engedélyezve van:

36  Érkeztetés


Fontos: A korábban felvett partnerek adatai kiegészíthetők, módosíthatók. A Rendszer funkciógombra kattintva a megjelenő navigációs panelen az Ügyfelek menüpontot kiválasztva megjelenik a rendszerben rögzített partnerek listája (a menüpont láthatósága jogosultságfüggő). A listában egy partnert kiválasztva és arra duplán kattintás után előugrik az ügyfél adatait tartalmazó (az Új partner felvitele ablakkal megegyező) ablak. A módosítás előtt tárolásra került iratokban a változtatások nem jelennek meg a hatályos jogszabályok szerint. Például egy korábban leiktatott iratban szereplő partner adatainak módosítása nincs hatással a tárolt iratra.

Partner keresése A rendszer autocomplete funkciójának köszönhetően amint elkezdjük a Beküldő neve mezőben gépelni a partner nevét, a rendszer a partnertörzset folyamatosan szűri és megjeleníti a begépelt karaktereket tartalmazó ügyfelek neveit.

42. ábra: Érkeztetés – autocomplete

Fontos: Az iktatóprogram név eleji egyezést vizsgál, a fenti példa esetében a „zsol” karakterekre nem ad ki találatot. A keresésnél a „%” jelet alkalmazva tudunk szövegbeli keresést alkalmazni (pl. „%zsol”).


Érkeztetés  37

43. ábra: Érkeztetés - autocomplete "%"

Sok ügyféllel rendelkező szervezetek esetében azonban előfordulhat, hogy az autocomplete találati listája is túl sok elemet tartalmaz. Ilyen esetekben a Küldő neve mező melletti előugró ablakban részletes keresésre van lehetőségünk.

gombra való kattintás hatására

44. ábra: Érkeztetés - részletes partnerkereső

A megjelenő adatok rendezhetők: 

Név,



Megye,



Irányítószám,



Város,



Cím / Szervezet,



Idegen kód,



Rögzítő,



E-mail értesítő,



Anyja neve,



Születési dátum,



Adószám.

A következő menüpontok szerint kereshetünk: 

Név,



Cím / Szervezet,

38  Érkeztetés




Levelezési cím,



További címek,



Irányítószám,



Születési dátum,



Anyja neve,



Idegen kód,



Törölt,



Adószám,



Kapcsolattartó,



E-mail értesítő,

 További adatok (igazolványszám, cégjegyzékszám, helyrajzi szám, bankszámla szám, megjegyzés). A keresési feltételek megadása után a keresés gombra kattintva indíthatjuk meg a keresést. A feladatlistában egy sorra duplán kattintva feljön az Új partner felvitele során bemutatott Partnerkarbantartás ablak. Az Új gombra kattintás esetén szintén a Partnerkarbantartás ablak jön fel. Segítségével új partnert vehetünk fel az adatbázisba. A Kiválasztás gombra történő kattintás hatására a kijelölt partnerrel töltődik ki a főablak (Érkeztetés / Adatok fül) Küldő neve, vagy Érintett fél mezője (attól függően, hogy melyik mező melletti kattintottunk).

gombra

Fontos: A lista valamennyi, többek között a már törölt partnereket is tartalmazza. Törölt partner nem választható ki, jelenlétüknek pusztán információtartama van. A törölt felhasználók áthúzva jelennek meg.

Feladat fül A Feladat fülön az alábbi mezők találhatók: 

Következő feladat



Elvégző dolgozó



Kijelöltem a következő feladatvégzőt

45. ábra: Érkeztető ablak - Feladat fül

Új érkeztetés esetén a következő feladat minden esetben a bontás. Fontos: Az érkeztetett ügyirat, amennyiben mindent helyesen kitöltöttünk, bontásra továbbítódik. A program előugró ablakban tájékoztat az érkeztetés sikerességéről, és kiírja az irat érkeztetési azonosítóját. A küldemény későbbi azonosításához az előugró ablakban megjelenő azonosítót fel kell vezetni a fizikai iratra.


Érkeztetés  39

46. ábra: Sikeres érkeztetés ablak

Érkeztetés végén Átvételi elismervény nyomtatási képe Acrobat Reader programban nyílik meg, ha az érkeztetési adatlapon be volt jelölve az „Átvételi elismervény” jelölőnégyzet. A nyomtatvány megjelenítéshez legalább Adobe Acrobat Reader 5.x verzió szükséges. A nyomtatvány fejléce tartalmazza az intézmény adatait, és a szervezeti egységet. Lehetőségünk van az átvételi elismervény kinyomtatására vagy a merevlemezre történő mentésére is.

47. ábra: Érkeztetés utáni átvételi elismervény

Átvételi elismervény nyomtatásával az ügyfélnek igazolás adható az átvételről, érkeztetésről. A program a felvitt azonosító adatokkal kitölti az elismervényt, így külön adminisztráció nem szükséges. Fájl érkeztetésekor kísérőlap nyomtatására nyílik lehetőség. A kísérőlap táblázatos formában tartalmazza a csatolt fájlok nevét, és fontosabb tulajdonságait, az átvételi elismervényhez hasonlóan PDF formátumban.

Új érkeztetés-bontás ablak fülei és mezői Az gomb segítségével bizonyos feltételek teljesülése esetén az érkeztetés és a bontás egyszerre elvégezhető. Feltételek: 

Rendszer / Program menüben legyen bekapcsolva az „Érkeztetés – bontás egyben” opció.

 A felhasználónak érkeztetésre, és bontásra is legyen jogosultsága. (Rendszer / Szervezet – felhasználó)

40  Érkeztetés


Ez esetben két további füllel (Bontás, Csatolmányok) bővül a szokásos érkeztetés ablak, és a Feladatok fülön a Következő feladat lenyíló választóban három opció közül választhatunk már.

48. ábra: Érkeztetés-bontás egyben ablak

Bontás fül Az Érkeztető ablak Bontás fülén található mezők és jelentésük: 

Bontható: eldönthetjük, hogy bontható-e az adott küldemény.

 Indoklás (ha nem bontható): indoklás megadása kötelező, ha nem bonthatónak jelöltük meg a küldeményt. 

Minősítés: a rendszerbe rögzített minősítések közül választhatunk.



Küldemény bontója: a felhasználó, aki bontja a küldeményt.



Bontás időpontja.



Küldő iktatószáma: rögzíthetjük a mezőbe a küldő iktatószámát.



Mellékletek száma


Érkeztetés  41



Küldemény elemeinek száma



Melléklet típus: a melléklet típusát választhatjuk ki.



Tárgy



Vonalkód: vonalkódot rögzíthetünk a küldeményhez.



Szignálásra kötelezett: szignálásra kötelezettség tényét jelölhetjük meg.



Téves bontás: téves bontás tényét jelölhetjük meg.



Megjegyzés



Nem iktatandó: nem iktatandónak jelölhetjük meg a küldeményt.

49. ábra: Érkeztetés ablak - Bontás fül

Csatolmányok fül A Csatolmányok fülön két funkciógomb és a 

Új fájl…



Szkennelés

Megjegyzés: A

42  Érkeztetés

és

(Szkennelés) gomb található:

gombok funkciója megegyezik.


50. ábra: Érkeztetés ablak - Csatolmányok fül

Elektronikus formában beérkezett küldemények érkeztetése A feladatlistában csak elektronikusan vagy Webservice-en keresztül érkezett iratok találhatók. Ezek érkeztetése hajtható végre az Érkeztetés gomb segítségével. Csoportos érkeztetésre nincs lehetőség. A funkció működése megegyezik a nem elektronikusan érkezett irat érkeztetésének módjával. A feljövő dialógusablak annyiban különbözik, hogy a „Beérkezés módja” és az „Adathordozó típusa” mezők értéke nem módosítható. Fontos: Ha a Rendszer/Program menüben a Webservice rendszertípus érkeztetés-irattárazás egyben opció be van kapcsolva, akkor a Webservice rendszertípussal rendelkező iratokkal az Érkeztetés gomb lenyomására érkeztetéstől irattárazásig egy felületen végezhető el minden feladat, hasonlóan, mint a Bejövő gyorsiktató esetében (később kerül bemutatásra).

Dokumentumok fogadása A Dokumentumok fogadása gombbal tudjuk elektronikus úton érkezett iratok (nem csak levelek, hanem egyéb, portálon, ügyfélkapun keresztül érkezett elektronikus beadványok is) érkeztetését a beállított e-mail fiók(ok)ról elvégezni.


Érkeztetés  43

51. ábra: Lekérdezendő e-mail fiókok kiválasztása

A Dokumentumok fogadása gombra való kattintás után a megjelenő Dokumentumok fogadása ablakban kiválasztható, hogy melyik e-mail fiókról történjen a levelek lekérdezése. A Rendben gombra való kattintással kezdhetjük meg a dokumentumok fogadását. A fogadott dokumentumok a munkaterületen található feladatlistában jelennek meg. Új E-mail fiók hozzáadására , illetve meglévő fiókhoz letöltési jogosultság adásáért kérje meg a rendszergazdát. Új fiók hozzáadásának menetét, valamint a letöltési jogosultság kiosztását a rendszerüzemeltetői kézikönyv tartalmazza. Tipp: A dokumentumok fogadását érdemes reggel vagy meghatározott időben elindítani, így elkerülhető a sok dokumentumot tartalmazó rendszerek lekérdezésével járó időkiesés. A letöltés sebessége függ a kapcsolat sebességétől és a beérkező levelek mennyiségétől. Fontos: A letöltött leveleket csak az a felhasználó látja, aki a levelet letöltötte, továbbá csak az a felhasználó tölthet le e-mailt, aki a megfelelő e-mail fiókhoz jogosultsággal rendelkező csoport tagja. Fontos: A letöltött, de nem érkeztetendő (Pl. SPAM) leveleket automatikus eseménynaplóbeli rögzítéssel a ikonnal törölhetjük a listából. Érkeztetéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a szűrő- és keresőmezőkben: 

Beküldő,



Tárgy,



Beérkezés időpontja,



Rendszertípus és vonalkód.

Az érkeztetések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen az Érkeztetések menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Érkeztetés/Érkeztetések fejezetben található.

1.

Bontás

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Bontás menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Bontás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a bontásra váró iratok listáját. A menüpontban az alábbi funkciógombok állnak rendelkezésünkre: 

Bontás: A feladatlistában kijelölt irat(ok) bontása



Téves érkeztetés: Tévesen érkeztetett iratok eltávolítása



Nem iktatandó: Nem iktatandó iratok eltávolítása



Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása

 Szkennelés: A feladatlistában található irathoz szkennelhetünk dokumentumot asztali szkennerünkkel. 

44  Érkeztetés

Bejövő gyorsiktató: a kiválasztott irat érkeztetési adataival új iratot iktathatunk.




Nyomtatás



Export

52. ábra: Bontás feladatlista

A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: 




Érkeztetőszám,



Beküldő,



Címzett,



Kézbesítés prioritása,



Érkeztető,



Vonalkód.

Bontáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés (beküldő keresése részleges egyezést vizsgálva),









Érkeztetőszám,



Beküldő (szó eleji egyezést vizsgálva),



Címzett,



Irattípus,



Egyedi adat,



Vonalkód.

Tipp: A Keresés mező és a Beküldő mező is a beküldőre keres. A különbség, hogy a Beküldő mezőbe történő kereséskor a partnertörzset folyamatosan szűri a szoftver szó eleji egyezést keresve, és felajánlja az egyező partnereket (autocomplete). A Keresés mezőben történő kereséskor nincs autocomplete funkció és a beküldő nevében nem csak szó eleji egyezőséget vizsgál a szoftver.


Érkeztetés  45

Csoportos kijelöléssel egyszerre több érkeztetett küldeményt is ki tudunk bontani. A bontáskor megadott műveletek, valamennyi bontandó elemre érvényesek lesznek, pl.: valamennyihez ugyanazt a fájt csatolhatjuk, vagy ugyanazt a tárgyat adhatjuk meg. A korábbi egyedi beállítások csoportos bontás esetén is megmaradnak. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthetők az érkeztetés során felvitt adatok.

53. ábra: Bontandó irat adatlapja

Dokumentumok Bontása A Bontás gombra kattintva a feladatlistában kijelölt dokumentum(ok) bontása indítható el. A „Bontás” ablak 3 lapfülből áll: 

Adatok



Csatolmányok



Feladat

Adatok fül A bontási ablak az alábbi adatokat tartalmazza: 

Érkeztetési azonosító

 Bontható: Ha például egy irat átvételre került, de kiderül, hogy “sk” küldemény, és nem bontható, vagy a bontónak felülbírálási joga van a bontással kapcsolatban, akkor a nem rádiógombot kell kiválasztani. Nem választása esetén indoklás megadása kötelező! Ha az igen opciót választjuk, az indoklás legördülő lista beszürkül. 

Tárgy



Indoklás (ha nem bontható): Nem bontható küldemény esetén indoklás megadása kötelező.



Minősítés: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.



Irattípus: az irat típusát választhatjuk ki.

 Küldemény bontója: Automatikusan kitöltésre kerül, nem módosítható, mindig a funkciót használó felhasználó neve jelenik meg.  Bontás időpontja: A mezőbe beírással vagy a naptárgomb segítségével adjuk meg a bontás dátumát. Alapesetben ki van töltve a mező a jelenlegi dátummal, idővel.  Belső Címzett: Legördülő listából lehet kiválasztani a szervezeti egységet, majd a címzettet. Címzett választásakor csak azokat ajánlja fel, akik az előzőleg kiválasztott szervezeti egységhez tartoznak.  Küldő iktatószáma: Ebbe a mezőbe célszerű felvezetni a küldő által küldött iktatószámot. Szabad szöveges mező. Később lehet rá keresni. 

46  Érkeztetés

Mellékletek száma: Mellékletek száma írható ebbe a mezőbe.




Küldemény elemeinek száma



Melléklet típus



Címkék

 Vonalkód: Ha szerepel a küldeményen vonalkód, az ide beírható kézzel, illetve hosszabb vonalkód esetén sokkal kényelmesebben, a vonalkód olvasó segítségével is.  Szignálásra kötelezett: Ha bepipáljuk, csak szignálás után kerülhet ügyintézésre az irat. A szignálás művelete nem hagyható ki.  Téves bontás: Ha felbontás után szembesülünk vele, hogy nem lett volna szabad felbontanunk, be kell pipálni a mezőt. Megjegyzés írása kötelező! Bepipálása nem jár a későbbiekben működésbeli következménnyel, pusztán informális jellegű. 

Megjegyzés ablak: Téves bontás esetén megjegyzés írása kötelező.

 Nem iktatandó: Ha felbontás után derül csak ki, hogy az irat nem iktatandó, akkor a jelölőnégyzet bepipálásával nem iktatandóvá állíthatjuk az iratot. Visszavonhatatlan művelet! Utólag nem dönthetünk úgy, hogy mégis iktatni szeretnénk.

54. ábra: Bontás ablak – Adatok fül

Csatolmányok fül A Csatolmányok fülön van lehetőségünk újabb csatolmányok rögzítésére, vagy a korábbiak (logikai) törlésére.


Érkeztetés  47

55. ábra: Bontás adatok - Csatolmányok fül

Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt: 

Szignálásra előkészítés



Szignálás



Iktatás

56. ábra: Bontás ablak - Feladat fül

A bontások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Bontások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Érkeztetés/Bontások fejezetben található.

Nem iktatandó bejövő irat A Nem iktatandó gomb segítségével azokat a bejövő iratokat, amiket nem kívánunk iktatni, az irat kijelölése után lehetőségünk van a listából eltávolítani.

. 57. ábra: Nem iktatandó irat eltávolítása a feladatlistából

Fontos: A listából eltávolított irat mozgása visszakereshető a Listák funkciógombra kattintva, az Érkeztetés, Bontás menüpontok alatt, illetve szignált irat esetén a Szignálás menüpontban is. Visszavonhatatlan művelet! Utólag nem dönthetünk úgy, hogy mégis iktatni kellene az adott iratot.

48  Érkeztetés


A nem iktatandó iratok nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Nem iktatandók menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Érkeztetés/Nem iktatandók fejezetben található.

1.

Szignálásra előkészítés

Kétlépcsős szignálási rendszer: szignálásra előkészítésnél az előkészítő kijelölheti az irat ügyintézőjét, de ezt a későbbiekben a tényleges szignáló felülbírálhatja. Ez a folyamat elhagyható és küldhető azonnali szignálásra az irat, hacsak erről másképp nem rendelkeznek. A funkció gyakorlatilag egy döntés előkészítése. A szignálás vezetői feladat, melyet csak az arra jogosult felhasználó végezhet el. A vezetői asszisztensek gyakran végeznek döntés előkészítési funkciót – papír alapú iratkezelés esetén is. A funkció segítségével a programban tökéletesen dokumentálható a döntési előkészítés folyamata. A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a „Szignálásra előkészítés” menüpontot kiválasztva a munkaterületen a „Szignálásra előkészítés” feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a szignálási előkészítésre váró iratok listáját. A Szignálásra előkészítés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Szignálásra előkészítés: A feladatlistában kijelölt irat(ok) szignálásra előkészítése



Nem iktatandó: Nem iktatandóvá jelölhető az irat






Nyomtatás



Export

58. ábra: Szignálásra előkészítés ablak





Címzett,



Beküldő,



Érkeztetőszám,



Tárgy,



Bontó.

Szignálásra előkészítéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,



Irattípus,



Prioritás,



Tárgy,





Érkeztetés  49



Beküldő,



Egyedi adat,



Érkeztetőszám,



Címzett.

Csoportos kijelöléssel egyszerre több irat szignálásra előkészítése is elvégezhető. A szignálás előkészítési műveletek, valamennyi elemre érvényesek lesznek. A korábbi egyedi beállítások továbbra is megmaradnak. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthetők a korábbi műveletek során felvitt adatok.

59. ábra: Irat adatlapja - Szignálásra előkészítés feladatlistában

A Szignálásra előkészítés gombra kattintva a listában kijelölt elem(ek) szignálásra előkészítése indítható. A Szignálásra előkészítés ablak 4 lapfülből áll. 

„Adatok” fül tartalmazza az előkészítés fő adatait.



„Lássák még” a listába felvett felhasználó olvashatja az adott iratot.



„Csatolmányok” lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni.



„Feladat” lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni.

50  Érkeztetés


Szignálásra előkészítés elvégzése Adatok fül

60. ábra: Szignálásra előkészítés - Adatok fül

Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: 

Beérkezés időpontja






Bontás helye



Beküldő



Kézbesítés prioritása: normál vagy sürgős.

 Javasolt ügykör: A szignálásra előkészítő által javasolt ügykör a legördülő listából választható ki. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A 

gombra kattintva másik év ügyköreit kérhetjük le.

Javasolt irattípus

 Javasolt szervezet/ügyintéző: A szervezeti egység megadása után, a kijelölt szervezetben lévő felhasználók között tallózhatunk.  Javasolt szervezet/felelős vezető: A szervezeti egység megadása után, a kijelölt szervezetben lévő felhasználók között tallózhatunk. 

Szignálási javaslat: A mezőbe írjuk be az előszignálással kapcsolatos megjegyzést.

 Főszám ügyintézőjének módosítása: A jelölőnégyzet bepipálásával iktatáskor a főszám ügyintézője felülíródik ezen alszám ügyintézőjével.


Érkeztetés  51

 Munkanapos?: A jelölőnégyzettel bepipálásával munkanapokban fogja számolni a „Napok száma” alapján a határidőt. 

Napok száma: A határidőt az itt beírt érték alapján számítja.



Intézési határidő: A program által számolt ügyintézési határidő.

Fontos: A mezők tartalmának módosítása után a Rendben gomb lenyomása előtt nyomjuk meg a Határidő számítás gombot! Az intézési határidő csak így frissül.

Lássák még fül Szervezet kiválasztása után, a megadott felhasználók olvashatják az adott iratot.

61. ábra: Szignálásra előkészítés - Lássák még fül

A listába az Új gomb megnyomását követően tudunk új dolgozót felvenni.

62. ábra: Szignálásra előkészítés - Lássák még fülön új dolgozó hozzáadása

A felvétel után a megadott felhasználók a Feladatok lista „Olvasásra vár” menüpontja alatt az iratot, annak életútját megtekinthetik. Alszámra iktathat jelölőnégyzetet bekapcsolva az irathoz alszámon iktathatnak a kijelölt felhasználók. Tipp: Akkor használjuk ezt a funkciót, ha a felelős mellett szeretnénk, hogy más ügyintézők, szakértők is betekinthessenek az iratba. Ha egy adott ügy több szervezeti egységet is érint, akkor az alszámra iktathat jelölőnégyzettel jogot adhatunk a listában szereplő felhasználóknak, hogy az adott ügyben alszámra iktassanak.

Csatolmányok fül Megtekinthetők a korábban csatolt fájlok. Továbbiak hozzáadására, illetve meglévők törlésére nincs lehetőség.

Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt.

52  Érkeztetés


Fontos: A szignálásra előkészítést minden esetben a szignálás feladat követi, a Következő feladat lenyíló listában nincs más választási opció.

63. ábra: Szignálásra előkészítés - Feladat fül

A szignálásra előkészítések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Szignálásra előkészítések menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Érkeztetés/Szignálásra előkészítések fejezetben található.


Érkeztetés  53

I.Szignálás

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Szignálandó menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Szignálandó feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a szignálásra váró iratok listáját. A Szignálandó feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Szignálás: A feladatlistában kijelölt irat szignálása.



Nem iktatandó: Nem iktatandóvá jelölhető az irat.



Átadás: A feladatlistában kijelölt irat átadása.



Nyomtatás



Export

64. ábra: Szignálandó feladatlista





Iktatószám,



Irattípus,



Címzett,



Beküldő/Címzett,



Érkeztetőszám,



Bontó,



Ügyintéző,



Tárgy,



Hivatkozási szám.


Szignálás  55

A Szignálandó iratok közt a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,



Szignálásra előkészítve,



Beküldő/Címzett,



Iktatószám,



Irattípus,






Érkeztetőszám,



Tárgy, Egyedi adat,



Hivatkozási szám.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthetők a korábbi műveletek során felvitt adatok. Az adatlap átolvasás után, a mégse gombra kattintva bezárható.

65. ábra: Szignálandó iratok adatlap

1.

Szignálandó

A Szignálás gomb segítségével megkezdhetjük a feladatlistában kiválasztott tétel(ek) szignálását. Az „Szignálás” ablak 4 lapfülből áll. 

Adatok fül tartalmazza az előkészítés fő adatait.



Lássák még a listába felvett felhasználó olvashatja az adott iratot.



Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni.



Feladat lapfülön kell a következő feladatvégzőt kijelölni.

56  Szignálás


Adatok fül

66. ábra: Szignálás – Adatok fül

Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: 

Beérkezés időpontja






Iktatókönyv



Iktatószám



Tárgy: A szignálandó tétel tárgyát vehetjük itt fel.



Feladó/Címzett



Előző szignáló



Kézbesítés prioritása



Hivatkozási szám


Szignálás  57

 Ügykör: A dokumentum ügykörét határozhatjuk meg itt. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A




Irattípus



Szervezet/Ügyintéző: Szervezeti egység és azon belül egy ügyintéző kijelölése.



Szervezet/Felelős vezető: Az előzőekben kijelölt ügyintéző felettes vezetőjének szervezete és neve.



Szignálási megjegyzés: Bárminemű észrevétel itt fűzhető hozzá a szignáláshoz.

 Főszám ügyintézőjének módosítása: A jelölőnégyzet bepipálásával iktatáskor a főszám ügyintézője felülíródik ezen alszám ügyintézőjével.  Munkanapos?: A jelölőnégyzettel bepipálásával munkanapokban fogja számolni a „Napok száma” alapján a határidőt. 







Érintett fél

Fontos: A mezők tartalmának módosítása után a Rendben gomb lenyomása előtt nyomjuk meg a Határidő számítás gombot! Az intézési határidő csak így frissül.

Lássák még fül A Lássák még fül funkcionalitása megegyezik a Szignálásra előkészítés Lássák még fül pontban bemutatottal.

Csatolmányok fül A Csatolmányok fül funkcionalitása megegyezik a Szigánlásra előkészítés Csatolmány fül pontban bemutatottakkal.


Iktatás



Ügyintézés



Szignálás

67. ábra: Szignálás ablak - Feladat fül

A szignálások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Szignálások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Szignálás/Szignálások fejezetben található.

58  Szignálás


1.

Olvasandó

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Olvasandó menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Olvasandó feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az olvasásra váró iratok listáját. Az Olvasandó feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Olvasva: Már megtekintett iratokat eltávolíthatjuk a listából.



Új kimenő: Az ügyirathoz kimenő iratot iktathatunk



Új belső: Az ügyirathoz belső iratot iktathatunk



Továbbít: Új felhasználók jelölhetők meg, akikkel megosztanánk az iratot.



Nyomtatás



Export

68. ábra: Olvasandó feladatlista





Belső címzett,



Ügyfél,



Érkeztetőszám,



Iktatószám,



Ügyintéző,



Tárgy,



Irattípus,



Olvasás dátum.

Olvasáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,


Szignálás  59



Érkeztetőszám,



Ügyfél,



Egyedi adat,






Iktatószám,



Irattípus,



Tárgy.

Fontos: A

jelzéssel ellátott ügyirathoz jogunk van alszámon iktatni.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az olvasásra küldött irat adatai.

69. ábra: Olvasandó irat adatlapja

Az adatlap 2 lapfülből áll: 

Adatok fül tartalmazza az olvasásra érkezett irat fő adatait.




Iratok olvasása Az Olvasva gombra kattintva a már megtekintett iratokat eltávolíthatjuk a listából. A listából történő eltávolítást meg kell erősíteni.

60  Szignálás


70. ábra: Irat elolvasásának megerősítése

Új kimenő és új belső iktatás Az Új kimenő és az Új belső gombok segítségével a kijelölt irat főszáma alá további alszámokat iktathatunk. A lenyomott gombtól függ, hogy kimenő, vagy belső alszám lesz-e. Az ablak működése és kinézete teljesen megegyezik a programból indítható, bármely funkció alszámra iktatásával. Az olvasott iratok nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Olvasott iratok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Szignálás/Olvasott iratok fejezetben található.


Szignálás  61

I.Iktatás

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az „Iktatás” menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az „Iktatás” feladatlista megjelenik. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az iktatásra váró iratok listáját.

1.

Iktatás

Az Iktatás menüpont feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Új bejövő: Új bejövő irat iktatása



Új kimenő: Új kimenő irat iktatása



Új belső: Új belső irat iktatása



Kijelölt iktatása: A listában található iratok iktatása.



Nem iktatandó: Nem iktatandóvá jelölhető az irat.



Átadás: A feladatlistában szereplő iktatandó iratok átadása.


Csoportos iktatás Excelből



Bejövő gyorsiktató



Kimenő gyorsiktató



Kimenő E-mail iktatása



Nyomtatás



Export


Iktatás  63

71. ábra: Iktatás feladatlista





Ügyfél,



Érkeztetőszám,



Tárgy,






Ügyintéző,



Irány,



Határidő,



Vonalkód.

Iktatáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,



Érkeztetőszám,



Ügyfél,



Ügyintéző,






Prioritás,



Tárgy,



Egyedi adat,



Irattípus,



Vonalkód.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az iktatásra váró irat adatai.

64  Iktatás


72. ábra: Iktatás feladatlista irat adatlap

Az ablak 2 lapfülből áll. 

Adatok fül tartalmazza az irat fő adatait.




Új Iktatás indítása A program két fajta iktatási formát kínál fel az információ forrásának megfelelően.  Az Új bejövő, az Új kimenő, valamint az Új belső gomb segítségével hivatalból indított, esetleg belső levelezésben szereplő iktatandó iratot lehet rögzíteni.  el.

Kijelölt iktatása gomb segítségével a listában szereplő kimenő vagy bejövő irat iktatása végezhető

Mindkét iktatási forma esetén lehetőség van főszámra, illetve alszámra is iktatni. A megjelenő varázslóban kiválaszthatjuk az iktatás típusát. A Következő gombra kattintva a kiválasztott iktatási formának megfelelő adatlap jelenik meg.

73. ábra: Új irat iktatása varázsló (1)

 Főszám: A funkció segítségével az aktuális iktatókönyvünkben kérhetünk egy új főszámmal rendelkező adatlapot, főszámos iktatás adatainak beviteléhez. A rendszerben korlátlan számú főszám és alszám kérhető. A funkció kiválasztásakor az Iktatás adatlap jelenik meg. 

Alszám: már létező főszámot kell megjelölnünk (keresés), és az alá iktathatunk.

Tipp: Ha nem vagyunk biztosak, hogy a kijelölt irat főszám vagy alszámként kerüljön iktatásra, az alszámos iktatást választva, az iktatási ablakban lehetőségünk van rákeresni a korábbi iktatásokra.


Iktatás  65

Mindkét iktatási típushoz hasonló adatlap tartozik. Az eltérés mindössze annyi, hogy alszámra iktatás előtt keresőablak segítségével főszámot kereshetünk, ami alá az alszámot beiktathatjuk.

Iktatás Főszámon Az Iktatás ablak 7 lapfülből áll. 

Főszám adatok fül tartalmazza az iktatni kívánt ügyirat főszámának adatait.



Alszám adatok lapfülön az alszámra vonatkozó információk állíthatók be.



Irat kapcsolatok: Iratok csatolása, kapcsolása végezhető el. o

Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása.

o Kapcsolás: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. 

Szignálás: Iktatás utáni szignálás adatait adhatjuk itt meg.



Lássák még: a listába felvett felhasználó olvashatja az adott iratot.



Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet rögzíteni.




74. ábra: Iktatás főszámon - Főszám adatok fül

Főszám adatok fül A Főszám adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza:

66  Iktatás


 Iktatószám: „?” szerepel, mivel előfordulhat, hogy egy időben többen iktatnak a kiválasztott iktatókönyvbe. Aki először befejezi az iktatást, annak az ügyirata kapja meg a sorban következő iktatószámot. Ezzel elkerülhető, hogy ugyanarra az iktatószámra történjen két irat iktatása. 

Iktatás dátuma



Iktató

 Iktatókönyv: Kiválasztható melyik iktatókönyvbe történjen az iktatás. Iktatókönyveket a rendszergazda hozhatja létre, és adhat meg hozzájuk jogosultságokat az adattörzsekben. Ha a bejelentkezett felhasználó csak egy iktatókönyvbe iktathat, akkor a mező automatikusan kitöltődik. Ellenkező esetben ki kell választani az iktatókönyvet.  Ügyfél: A mezőben autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti „Új partner” ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a gombra történő kattintással választható ki, adható meg.  Tárgy: Ebbe a mezőbe írjuk be az irat tárgyát. Ha már létezik a beírttal megegyező tárgy, a program kiegészíti azt. Ha az irat a korábbi műveletek során már kapott tárgyat, akkor az szerepel ebben a mezőben. Természetesen átírható, ha más tárgyat szeretnénk megadni.  Tárgyszavak: A mezőbe beírhatjuk a megfelelő tárgyszavakat. Később ezek alapján is kereshetünk iratot. A szavakat bármivel elválaszthatjuk egymástól (Szóköz, vessző, stb.).  Ügykör: Legördülő listából válasszuk ki az ügykört. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A gombra kattintva másik év ügyköreit kérhetjük le.

 Irattári tétel: Legördülő listából válasszuk ki az irattári tétet. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.  Előirat: A gombra kattintva kiválaszthatjuk az aktuális iktatáshoz tartozó előiratot. Kereső ablak segítségével kereshetjük meg az előiratot. Ugyanaz a keresőablak jön fel, ami alszámra történő iktatáskor. (Lásd:”Iktatás alszámon” című rész)  Utóirat: A gombra kattintva kiválaszthatjuk az aktuális iktatáshoz tartozó utóiratot. Kereső ablak segítségével kereshetjük meg az utóiratot. o Ez utóbbi két mezőnek, akkor van jelentősége, ha egy ügyhöz több iktatás tartozik, és a két iktatás különböző évben (iktatókönyvben) történik. 

Külső előirat: Nem elektronikus előirat csatolása.



Egyéb adat 1-2: További egyéni adatok adhatók meg.



Munkanapos?



Napok száma



Ügy kezdete



Határidő



Ügyintéző



Felelős

Fontos: Az „Előirat”, és az „Utóirat” mezők melletti Szerelés jelölőnégyzet bekapcsolásával véglegesen a főszámhoz csatoljuk (azaz szereljük) az elő-, illetve utóiratot. Ha nem jelöljük be, akkor az ügyirat lezárásakor megkérdezi a szoftver, hogy a csatolásokat szeretnénk-e véglegesíteni.

Alszám adatok fül Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: 

Iktató



Irány


Iktatás  67

 Beküldő / Címzett / Dolgozó: A mezőben autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti „Új partner” ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a

gombra történő kattintással választható ki, adható meg.

 Kapcsolattartó: Cég választása esetén kapcsolattartó megadása szükséges. Legördülő listából választható ki a már rendszerben lévő kapcsolattartó. Új kapcsolattartó a mező melletti „Új kapcsolattartó” ( ) gomb segítségével vihető fel.  Érintett fél: Az ügyben még érintett fél vehető fel ebben a mezőben. Autocomplete segítségével 10-es listából választhatunk a már rendszerben lévő partnerek (magánszemély, illetve cég) közül. A megjelenő lista szűkíthető, ha kitöltéskor több karaktert adunk meg. Új partner a mező melletti „Új partner” ( ) gomb segítségével vihető fel. Meglévő partner a meg.

gombra történő kattintással választható ki, adható



Irattípus: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.



Adathordozó típusa: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.



Prioritás: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.



Mellékletek: Nem elektronikus melléklet(ek) csatolása.

 Küldő iktatószáma: Saját rendszerünkben nem szereplő, a küldeményen szereplő iktatószám írható be ide. 

Iktatás állapota: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.

 Tárgy: Ebbe a mezőbe írjuk be az irat tárgyát. Ha már létezik a beírttal megegyező tárgy, a program kiegészíti azt. Ha az irat a korábbi műveletek során már kapott tárgyat, akkor az szerepel ebben a mezőben. Természetesen átírható, ha más tárgyat szeretnénk megadni. 

Címkék



Tárgyszó



Cím



Kezelési feljegyzések: Az irat kezelésével kapcsolatos tudnivalókat írhatja ide az iktatást végző.



Ügykezelő azonosító: Az ügykezelő azonosítója írandó a mezőbe.



Helyrajzi szám:



Tértivevény: Listából lehet választani.



Papír példány helye

 Megjegyzés: Bárminemű megjegyzést írhat ide az üggyel kapcsolatban az iktató. Az ide beírt megjegyzés, az irat későbbi életútjánál (ügyirattérképen) külön fülön szerepel.  Vonalkód: Ha a bontás során már meg lett adva vonalkód, a mező ki van töltve. Ha nem lett megadva vonalkód, itt is megadható. 

Iratjellemző: Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja.

 Ügykezelés módja: Listából lehet választani. Ha van előzménye az iratnak (érkeztetéskor megadott ügykezelés mód, főszám ügykezelés módja, stb.) akkor azzal lesz kitöltve alapértelmezetten, ha nincs, akkor a Rendszer / Program menüpontban megadott értékkel. 

Belső címzett



Ragszám: Csak bejövő irat esetén tölthető ki.



Költséghely



Workflow sablon

68  Iktatás


75. ábra: Iktatás főszámom - Alszám adatok fül

Iratkapcsolatok fül Az iratkapcsolat fül az alábbi mezőket tartalmazza:  Csatolt irat: Iratok átmeneti jellegű összekapcsolása. Más főszám alá iktatott irat logikai kapcsolata a csatolt alszámmal így jelezhető.  Kapcsolatos irat: Ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.

76. ábra: Iktatás főszámon - Iratkapcsolatok fül

Mindkét iratkapcsolás esetén Hozzáad gombra kattintva előugró ablakban megnyíló Alszám választás ablakban kikereshető a kapcsolni kívánt irat. Ugyanaz a keresőablak jön fel, ami alszámra történő iktatáskor. A különbség annyi, hogy itt az alszámokra, míg alszámra történő iktatásnál főszámokra kereshetünk.


Iktatás  69

77. ábra: Alszám választás ablak

Tipp: Az iratkapcsolatok a Listák funkciógombra kattintva az Iktatás menüpontban tekinthetők meg (Alszámok és Főszámok menüpont alatt egyaránt.) Iratot kiválasztva majd duplán klikkelve az Ügyirat adatok ablak jelenik meg. Ügyirattérkép segítségével megtekinthető az adott főszámon található összes irat, valamint azok kapcsolatai más főszámok irataival.

Szignálás fül Ha még nem történt meg az irattal kapcsolatos szignálás, azt itt is meg lehet tenni, ha van szignálási jogosultsága az iktatónak. Ha nincs, és még nem volt szignálva, a Feladatok fülön jelölhetjük ki a szignálót, és továbbíthatjuk szignálásra az iktatott iratot. Ha már megtörtént a szignálás, a megfelelő mezők kitöltve jelennek meg. A Szignálás fülön az alábbi mezők találhatóak:  Ügykör: A dokumentum ügykörét határozhatjuk meg itt. Tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A




Szervezet/Ügyintéző: Szervezeti egység és azon belül egy ügyintéző kijelölése.



Szervezet/Felelős vezető: Az előzőekben kijelölt ügyintéző felettes vezetőjének szervezete és neve.



Szignálási megjegyzés: Bárminemű észrevétel itt fűzhető hozzá a szignáláshoz.

 Főszám ügyintézőjének módosítása: A jelölőnégyzet bepipálásával iktatáskor a főszám ügyintézője felülíródik ezen alszám ügyintézőjével.  Munkanapos?: A jelölőnégyzettel bepipálásával munkanapokban fogja számolni a „Napok száma” alapján a határidőt. 





70  Iktatás


78. ábra: Iktatás főszámon - Szignálás ablak

Fontos: A mezők tartalmának módosítása után, Rendben gomb lenyomása előtt nyomjuk meg a Határidő számítás gombot! Az intézési határidő csak így frissül.

Lássák még lapfül

79. ábra: Iktatás főszámon - Lássák még fül

Szervezet kiválasztása után, a megadott felhasználók olvashatják az adott iratot. A listába való felvétel után a megadott felhasználó a Feladatok lista Olvasásra vár menüpontja alatt az iratot, annak életútját megtekintheti. Alszámra iktathat jelölőnégyzetet bekapcsolva az irathoz alszámon iktathat.


Iktatás  71

Tipp: Akkor használjuk, ha a felelős mellett szeretnénk, hogy más ügyintézők, szakértők is betekinthessenek az iratba. Ha egy adott ügy több szervezeti egységet is érint, alszámra iktathat jelölőnégyzettel, jogot adhatunk a listában szereplő felhasználóknak, hogy az adott ügyben alszámra iktassanak.

További címzettek lapfül Ez a fül csak kimenő iratok iktatásakor jelenik meg. A fül az alábbi mezőket tartalmazza:  Partner: A partnertörzsből autocomplete segítségével választható ki egy partner. Elküldre kattintva bekerül a címzettek listába a partner.  Elosztólista: A Rendszergazda létrehozhat úgynevezett elosztólistákat valamilyen kritérium alapján. Az elosztólista korlátlan számú partnert tartalmazhat. A példán látható, hogy a „cs” betűs partnerek nevű elosztólistát választottuk ki, aminek hatására a „cs” kezdőbetűvel rendelkező partnerek kerültek a listába.  További címzettek Excelből: Működése megegyezik a csoportos partner felvitelével, amit a rendszergazda hajthat végre a Rendszer / Ügyfelek menüből. Kérje meg a rendszergazdát, hogy adjon egy Excel fájlt (a Rendszer / Ügyfelek menüből tölthető le), amit ha kitölt, felveheti a további címzetteket. Ezek a címzettek bekerülnek az ügyféladatbázisba is! További részletekről a rendszergazdánál érdeklődjön.

80. ábra: Iktatás főszámon - További címzettek fül

Tipp: A Nyomtatványok/Postakönyv menüt választva az itt megadott címzetteknek készít a szoftver automatikusan Postakönyvet, Belföldi tértivevényt, Könyvelt küldemény feladóvevényét. Egyszerre akár több 100 címzettnek is nyomtathatunk gyorsan a felsoroltakból.

Csatolmányok lapfül  Új fájl gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása lehetséges. A megjelenő Tallózás gombbal kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik.  Abban az esetben ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása.  Szkennelés gombra kattintva lehet az éppen iktatandó iratot szkennelni. A továbbiakban a szkennelt állomány csatolmányként működik és jelenik meg a rendszerben.

72  Iktatás


81. ábra: Iktatás főszámon - Csatolmányok fül


Ügyintézés



Szignálás

82. ábra: Iktatás főszámon - Feladat fül

A program előugró ablakban tájékoztat minket az iktatás sikerességéről és kiírja az irat iktatószámát.

83. ábra: Sikeres iktatás főszámon



Az iktatószámot rögzíteni kell a fizikai iraton is.



Iktatás végén előadói ív nyomtatása indítható.


Iktatás  73

84. ábra: Iktatás után előadói ív nyomtatása

A nyomtatás indításához kattintson az OK gombra, kihagyáshoz a Mégse gombra. A nyomtatványok menüpontból később újra indítható az előadói ív nyomtatása. A főszámra iktatások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen a Főszámok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Iktatás/Főszámok fejezetben található.

Iktatás Alszámon Az alszámos iktatás kereső oldallal nyílik meg. Itt jelölhetjük ki a már meglévő főszámot, ami alá szeretnénk iktatni. A keresőfelületen számos feltétel szerint szűkíthetjük a találati listát. A Keresés gombra kattintva a Keresési eredmény találati lista jelenik meg.

85. ábra: Iktatás alszámon - Előzménykeresés ablak

Duplán kattintva a keresési eredmény egyik főszámán megjelenik a kiválasztott főszám Ügyirattérképe. Az ablakban megtekinthető minden fontos információ a főszámról, valamint annak alszámairól. Erre akkor lehet szükség, ha a keresési feltételek megadása után több főszámunk marad, és nem tudjuk eldönteni melyikbe kell iktatni alszámon.

74  Iktatás


86. ábra: Ügyirattérkép

A számunkra megfelelő főszám kikeresése után a Következő gombra kattintva, új alszámot iktathatunk a már meglévő főszámhoz, melynek folyamata a főszámos iktatással megegyező. Egyes alszámos mezők öröklik a kiválasztott főszámban kitöltött mezőket, melyek iktatáskor szabadon módosíthatók.


Iktatás  75

87. ábra: Iktatás alszámon

Az Iktatás alszámon ablak elemei megegyeznek az Iktatás főszámon ablakkal, kivéve, hogy alszámra iktatásnál a felületen nem érhető el a Főszám adatok fül. Fontos: Iktatás után az irat ügyintézésre, szignálásra vagy kiadmányozásra megy át a következő feladat kijelölésének megfelelően. A Feladatok funkció Irataim menüje alatt az alszámok, Ügyirataim menüje alatt a főszámok tekinthetők meg. Az alszámra iktatások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Alszámok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Iktatás/Alszámok fejezetben található.

Csoportos iktatás Excelből A gomb segítségével Excel fájlból van lehetőség csoportos iktatásra. A gomb megnyomását követően a Csoportos iktatás ablak jelenik meg.

76  Iktatás


88. ábra: Csoportos iktatás ablak

Csoportos iktatás template A Csoportos iktatáshoz excel template letöltése gomb hatására egy excel fájl letöltése indítható.

89. ábra: Csoportos iktatás sablon letöltése

A fájl tartalma az adatbázis függvényében fog kialakulni. Tehát kötött formájú excel fájlból lehet csak tömeges iktatást végezni. A letöltött template két munkalapból áll: 

Work



Data

Work munkalap A Work munkalap oszlopai a rendszerbe rögzíthető metaadatokat tartalmazza.


Iktatás  77

A munkalapon a Hibaüzenet és Iktatószám oszlopokat a rendszer tölti majd ki. Ha valami oknál fogva hibára fut a csoportos iktatás, a hiba okát a visszaadott excel fájl Hibaüzenet mezőjébe rögzíti a rendszer. Ha az iktatás sikeres, a beiktatott tételek iktatószámát az „Iktatószám” oszlopba rögzíti a rendszer.

90. ábra: Csoportos iktatás template Work munkalap

A sárgával jelölt mezők kitöltése kötelező, nagyrészt legördülő listákból kell a megfelelő értéket választani. A legördülő listák tartalma az iktatóprogram aktuális adatbázisból alakul ki. A többi mező kitöltése opcionális. Pl.: ha főszám mezőt kitöltjük, akkor a megadott iktatókönyv megadott főszáma alá történik az iktatás. Ha a főszám mező nincs kitöltve, akkor a következő még nem használt főszámra történik az iktatás. Fontos: A makrók használatát engedélyezni kell a helyes működéshez! Tipp: Ha a kijelölt cella jobb alsó sarkára kattint, és lenyomott egérgomb mellett elkezdi lefelé húzni az egeret, akkor az eredeti cella másolódik. Mivel itt adatbázis van az egyes mezők mögött, ez a fajta cellamásolás hibákhoz vezet (növeli az id. értéket). Viszont ha lenyomja és nyomva tartja a CTRL billentyűt a műveletsor alatt, akkor helyes lesz a cellamásolás eredménye.

Data munkalap A Data munkalap tartalmazza az iktatóprogramunk adatbázisát.

78  Iktatás


91. ábra: Csoportos iktatás template Data munkalap

A Work munkalap kitöltése során (ha nem a lenyíló választókkal, hanem gépelve töltjük a táblázatot) a Data munkalapon található adatokkal szükséges dolgoznunk.

Csoportos iktatás feltöltése Az excel fájl elkészülte után az Új fájl gombra kattintva tölthető az fel. Egyszerre több fájl is feltölthető.

92. ábra: Csoportos iktatás fájl feltöltése

Az ablak alján található Rendben gombbal indítható el az iktatás. Ha nincs hiba a csatolt fájlban, az iktatás megtörténik.

93. ábra: Sikeres csoportos iktatás

Ha hiba van, a szoftver üzenetben értesít róla. A hiba kijavítása után újra feltölthető a teljes fájl. Ez azt is jelenti, hogy a többi, nem hibás sor se kerül iktatásra.

94. ábra: Sikertelen csoportos iktatás

Iktatási hibák Ha hibásan töltöttük ki a csoportos iktatás sablont, a fenti hibaüzenetet követően lehetőségünk van letölteni azt, amelybe a rendszer feltünteti, hogy melyik sorban milyen hibát talált. A letöltést az Excel letöltése gombra kattintva indíthatjuk el.


Iktatás  79

95. ábra: Csoportos iktatás hibaüzenet

A fenti példában a csoportos iktatás sablonban olyan főszámokat adtunk meg, amelyek már lezártak, irattárban vannak, így a rendszer nem engedte, hogy újabb alszámokat iktassunk azokra. Fontos: A programból letöltött xls kiterjesztést ne módosítsa, ne mentse el xlsx (ez a 2007-es Excel kiterjesztése.) formátumúra! Csak a hagyományos xls kiterjesztés használható. Az iktatás időpontja az aktuális rendszeridő, az iktató pedig a bejelentkezett felhasználó. Ez az irat tulajdonságainál lehet fontos a későbbiekben. Tipp: Ha nem működik a csoportos iktatás, kérjen segítséget a rendszergazdától. A helyes működéshez beállításokat kell eszközölnie.

Kimenő dokumentum betöltése A Kimenő dokumentum betöltése gomb segítségével kimenő E-mailek iktatására nyílik lehetőség. Kimenő E-mail elküldésekor a másolatot a szervezet egyik E-mail címére kell elküldeni. Ezt az E-mail címet a Rendszer / Külső rendszer menüpontban kell felvennie, beállítania a rendszergazdának. Amennyiben a címzett E-mail címe szerepel a Partner adatbázisban, abban az esetben iktatás során a címzett mező automatikusan kitöltődik.

96. ábra: Dokumentumok fogadása ablak

A levelek letöltése pontosan úgy zajlik, mint érkeztetés során a bejövő E-mail-ek letöltése: A gombra való kattintás után a megjelenő Dokumentumok fogadása ablakban kiválasztható mely e-mail fiókról történjen a levelek lekérdezése. Rendben gombra való kattintással kezdhetjük meg a dokumentumok fogadását. A fogadott dokumentumok a munkaterületen található feladatlistában jelennek meg, Kijelölt irat iktatása gombbal - a többi irathoz hasonló módon - iktathatók.

80  Iktatás


Új E-mail fiók hozzáadására kérje meg a rendszergazdát. Új fiók hozzáadásának menetét a rendszerüzemeltetői kézikönyv tartalmazza. A dokumentumok fogadását érdemes reggel vagy meghatározott időben elindítani, így elkerülhető a sok dokumentumot tartalmazó rendszerek lekérdezésével járó időkiesés. A letöltés sebessége függ a kapcsolat sebességétől és a beérkező levelek mennyiségétől. A feladatlistán duplán kattintva az egyik kimenő E-mailre a feljövő ablak csatolmányok fülén, továbbá Iktatás során a Csatolmányok fülön megtekinthető, elolvasható az eredeti e-mail.

97. ábra: Kimenő dokumentum betöltése - Csatolmányok


Iktatás  81

I.Ügyintézés

1.

Irataim

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Irataim menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Irataim feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az elintézésre váró iratok alszámos listáját. Az Irataim feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Átszignálás: Alszám átszignálása



Új:iktatás kérése: Új iktatási kérelem indítása



Új kimenő: Az ügyirathoz kimenő iratot iktathatunk



Új belső: Az ügyirathoz belső iratot iktathatunk



Elintézés: Irat elintézetté tétele



Lássák még



Megosztás





Vonalkód



Megosztás



Átadás portálnak



Adatlapkitöltés









Dokumentum létrehozása sablon alapján



Dokumentum létrehozás indítás



Nyomtatás



Export


Ügyintézés  83

1. ábra: Ügyintézés - Irataim feladatlista


Jóváhagyás,



Iktatószám,



Irattípus,



Határidő,



Irány,



Ügyfél,



Tárgy,



Ügyintéző,



Szervezeti egység.

Elintézésre váró iratok közt a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,



Irattípus,






Ügyfél,



Egyedi adat,



Állapot,



Iktatószám,



Intézési határidő,



Iktatás dátuma,



Tárgy,



Címkék,



Helyrajzi szám.

84  Ügyintézés


Fontos: A munkaterületen megjelenő listában normál, vagy vastagon szedett betűkkel szerepelnek az ügyirataink minden elintézésre váró alszámai. 

Az iktatószám előtti



A

jel arra figyelmeztet, hogy az intézési határidő lejárt.

jel arra utal, hogy az alszám az intézési határidő lejárta után lett elintézve.

 A jel azt szimbolizálja, hogy az alszám valamilyen idegen rendszernek lett átadva (Pl. Webservice funkciók segítségével.).  A jel arra figyelmeztet, hogy idegen rendszernek át lett átadva az alszám, és az intézési határideje lejárt. Az elintézett alszámok halványan jelennek meg a munkaterületen. Mindaddig itt maradnak, amíg nem kerülnek irattárba. A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat iktatási adatlapja. Hiányos adatbevitel esetén egyes mezők módosíthatók. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett.

2. ábra: Ügyirattérkép

Irat átadása portálnak Az Átadás portálnak gombra kattintva az iratkezelőrendszerhez kapcsolódó egyéb programoknak lehet adatokat továbbítani, majd visszaérkező adatokat fogadni. Egyéni szerződések igénybevételekor használható funkció, alap esetben hibaüzenetet láthatunk a gomb lenyomásakor, ami jelzi számunkra, hogy nincs külső portál csatlakoztatva.



3. ábra: Nincs portál hibaüzenet

Átszignálás Az Átszignálás gombra kattintva visszaadhatjuk az alszámot szignálásra. Rendszerint akkor lehet szükség a funkcióra, ha rossz ügyintézőnek lett kiszignálva az ügy. Ekkor vissza kell adni egy szignálási joggal rendelkező felhasználónak az ügyiratot, aki majd újra elvégzi a szignálást.

4. ábra: Irataim - átszignálás

A mezők jelentése:  Következő feladat: Jelzi a szoftver, mely feladatra fog átkerülni az alszám Rendben lenyomására. Csak tájékoztató jellegű kiírásról van szó, módosítási lehetőség nincs.  Elvégző dolgozó: A következő szignálást elvégző dolgozó, valamint annak szervezeti egysége választható ki.  A teljes ügyiratot átadom a kijelölt alszámmal jelölőnégyzet kiválasztásával valamennyi alszám átkerül a kiválasztott felhasználóhoz szignálásra.

Új iktatási kérelem Új iktatási kérelem indításával iktatószámot lehet kérni egy iktatási joggal rendelkező felhasználótól. Az új gombra kattintva kimenő\belső irat iktatását kérelmezhetünk. Az Új dokumentum ablak 3 lapfülből áll. 

Adatok fül tartalmazza az előkészítés fő adatait



Csatolmányok lapfülön lehet a fájl melléklete(ke)t rögzíteni.






5. ábra: Új iktatás kérése – Adatok fül

Adatok lapfül Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: 

Irány: Belső, vagy kimenő irat iktatási kérelmét lehet itt megadni.

 Adathordozó típusa: Az iktatni kívánt irat formájának, adathordozójának kiválasztása. A lista tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. 

Címzett/Dolgozó: Az irat címzettjének megadása. (Autocomplete funkció segítségével.)

 Kapcsolattartó: Ha a címzett / dolgozó rendelkezik kapcsolattartóval, kiválaszthatjuk a legördülő listából. 

Érintett fél: Érintett fél választható ki. (Autocomplete funkció segítségével.)



Hivatkozási szám: Hivatkozási szám adható meg.



Vonalkód: Vonalkód adható meg.



Prioritás: Legördülő listából kell választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja.



Mellékletek: Nem elektronikus melléklet(ek) csatolása.



Küldemény elemeinek száma:



Melléklet típus:



Ügykezelés módja: Legördülő listából kell választani.





Papír példány helye: Legördülő listából kell választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja.



Tárgy: Az iktatandó irat tárgya adható meg.



Irat típusa: Legördülő listából kell választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja.



Szervezet/ügyintéző: Az ügyintéző személyét kell kiválasztani a listából.



Szervezet/felelős vezető: A felelős vezető adható meg.



Megjegyzés: Megjegyzés írható be.



Iratjellemző: Legördülő listából lehet választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja.

 Főszám: Ha megadunk főszámot, akkor az iktatási parancs kiadásával automatikusan alszámra iktatás fog történni, méghozzá az itt megadott főszám alá. 

Ügykör: Legördülő listából választható ki az ügykör.

 Főszám ügyintézőjének módosítása: A jelölőnégyzet bepipálásával az itt megadott ügyintéző lesz a megadott főszám ügyintézője.  Munkanapos?: A jelölőnégyzettel bepipálásával munkanapokban fogja számolni a „Napok száma” alapján a határidőt. 




Intézési határidő: Intézési határidő adható meg.

Természetesen az itt magadott értékekkel fel lesznek töltve a megfelelő mezők iktatáskor.

Csatolmányok lapfül

6. ábra: Új iktatás kérése - Csatolmányok fül

 Az Új fájl gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása valósítható meg. A megjelenő tallózás gombbal, kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik.

 Abban az esetben ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása.

Feladat fül Sikeres kérelem indításához kötelező kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. Következő feladatvégző megjelölésekor a szervezet kiválasztása után, csak azok az ügyintézők jelennek meg a listában, akik a megadott szervezeti egységhez tartoznak.



7. ábra: Új iktatás kérése - Feladat fül

A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. Az iktatási kérelem elindítható a Rendben gombra való kattintással. Fontos: Iktatási kérelem indítása után az irat iktatásra megy át.

Új kimenő és új belső iktatás Az Új kimenő és az Új belső gombok segítségével a kijelölt irat főszáma alá további alszámokat iktathatunk. A lenyomott gombtól függ, hogy kimenő, vagy belső alszám lesz-e. Az ablak működése, és kinézete teljesen megegyezik a programból indítható, bármely funkció alszámra iktatásával.

Elintézés Az Elintézés gombra kattintva a kiválasztott iratot elintézetté tehetjük, ezáltal az elintézésre váró iratok listájából eltűnik. A program előugró ablakban közli az elintézés időpontját, amit a gombok segítségével módosíthatunk. Belső, illetve bejövő irat esetén csak a Dokumentum elintézése füllel jelenik meg az ablak.

8. ábra: Bejövő, illetve belső irat elintézése

A kimenő irat esetén két füle van az ablaknak: Dokumentum elintézése és Feladat.

9. ábra: Irat elintézése



Az dokumentum elintézetté tehető a Rendben gombra való kattintással. Kimenő irat esetén a sikeres elintézéshez kötelező a Feladat fülön kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. Csak olyan személy választható ki kiadmányozásra, akinek van kiadmányozási műveletre joga. A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. A dokumentum elintézetté tehető a Rendben gombra való kattintással. Tipp: Egyszerre több irat is elintézetté tehető. Ennek feltétele, hogy a gomb lenyomásakor azonos típusú iratok legyenek kijelölve, pl.: kimenő típusúak. Tipp: Amennyiben elintézett iraton áll a kurzor, az Elintézés nyomógomb inaktívvá válik. Tipp: A kimenő e-mailek elintézése után nem szükséges a kiadmányozás és expediálás műveletek elvégezni. Amennyiben A kimenő e-mail iktatás utáni lezárása rendszer beállítást bekapcsoljuk. Fontos: A kimenő elintézett irat továbbítódik kiadmányozásra, a következő feladat kiválasztásának megfelelően. A bejövő és belső irat elintézés hatására szintén eltűnik a listából, későbbiekben az Ügyirattérképen meg lehet tekinteni az adatait.

Dokumentumsablon előállítása A funkcióval korábban létrehozott dokumentumsablon alapján az aktuális ügyirathoz egy .docx dokumentum állítható elő. A dokumentumsablont a rendszergazda hozhatja létre. Ezt a folyamatot a rendszerüzemeltetői kézikönyv tárgyalja.

Dokumentumsablon A következő sablont hozta létre korábban a rendszergazda (Csak előzőleg létrehozott és elmentett sablonokat lehet felhasználni):

A dokumentum előállítása A Dokumentum előállítása gombra kattintva a feljövő ablakban van lehetőségünk kiválasztani, hogy melyik dokumentumsablont szeretnénk használni. Ezt egy legördülő listából választhatjuk ki.



10. ábra: Dokumentumsablon kiválasztása

A Sablon csatolása jelölőnégyzet bekapcsolásával a létrejött dokumentum az irat csatolmányává válik. A többi mező az iktatás során megadottakat tartalmazza, értékük ebben az ablakban nem módosítható. A Rendben gomb lenyomását követően létrejön a dokumentum, amit elmenthetünk és kinyomtathatunk.

Fontos: Csak .docx fájl hozható létre és csatolható a programhoz.

Dokumentum létrehozás A Dokumentum létrehozás indítás gomb segítségével indítható a folyamat.

11. ábra: Dokumentum létrehozás indítása

A funkció segítségével az éppen aktuális alszámhoz készíthetünk egy dokumentumot jóváhagyás, véleményezés céljából.



A Rendben gombra kattintva az alábbi ablak ugrik fel:

12. ábra: Jóváhagyás indítása

Mezők jelentése 

Adatok o

Dokumentum száma:

o

Irattípus

o

Tárgy

o

Létrehozó

o

Létrehozás időpontja

o

Határidő

o

Ügyfél

o

Megjegyzés

o

Irány

o

Iktatószám

o

Adathordozó típusa

o

Prioritás

o

Ügykezelés módja



Csatolmányok



Workflow



o

Sablon

o

Folyamat szerkesztése

o

Folyamat állapota



Vélemények



Kommentek

A dokumentum a Feladatok – Jóváhagyás/Véleményezés menübe kerül.

1.

Jóváhagyás/Véleményezés

A feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő navigációs panelen a Jóváhagyás/Véleményezés menüpontot választva, a munkaterületen a Jóváhagyás/Véleményezés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a véleményezésre, jóváhagyásra küldött, illetve küldendő dokumentumok listáját. A felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Új dokumentum létrehozása

 Jóváhagyás/Véleményezés: A feladatlistában kijelölt dokumentum véleményezésre, illetve jóváhagyásra küldése 

Vége: A feladatlistában kijelölt dokumentumot következő feladatra lehet elküldeni



Nyomtatás



Export

13. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés feladatlista


Iktatószám,



Szám,



Név,



Tárgy,



Ügyfél,





Irattípus,



Adathordozó,



Létrehozó ügyintéző,



Létrehozás dátuma,



Határidő,



Módosító ügyintéző,



Utolsó módosítás időpontja,



Első csatolt fájl neve,



Jóváhagyás.

A Jóváhagyás/véleményezés menüben a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Határidő,



Név,



Tárgy,



Irattípus,



Létrehozó,



Utolsó módosító,



Feladat,



Ügyfél,



Iktatószám.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető a jóváhagyásra váró dokumentum adatai.



14. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés – Dokumentum adatlap

Az ablak a következő ablakrészekből áll. 

Adatok ablakrészen lehet beállítani a dokumentumra vonatkozó fő adatokat.



Csatolmányok ablakrészen lehet a fájl mellékletet csatolni, törölni, megosztani, megtekinteni.



Workflow ablakrészen lehet beállítani a jóváhagyás/véleményezés folyamatát

 Vélemények ablakrészen az egyes felhasználóknak küldött vélemények, jóváhagyások állapotai láthatóak. 

Kommentek ablakrészen jogosultság függvényében lehet véleményeket hozzáfűzni

Az adatlap átolvasás után, a Bezár gombra kattintva bezárható.



15. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés - Adatok ablakrész

16. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés - Csatolmányok ablakrész

A dokumentum sablonok használatát az Ügyintézés/Irataim/Dokumentumsablon előállítása fejezetben bemutattuk.

17. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés - Workflow ablakrész

18. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés - Vélemények ablakrész

 A szimbólum azt jelzi, hogy a felhasználó véleményezési jogosultságán túl jóváhagyási jogosultsággal is rendelkezik.





A

szimbólum azt jelzi, hogy a felhasználó jóváhagyta a dokumentumot.



A

szimbólum azt jelzi, hogy a felhasználó elutasította a dokumentumot.

Ezeken túlmenően látható többek között a véleményezés / jóváhagyás, valamint ezek nyugtázásának időpontjai és egyéb fontos tulajdonságai.

Új dokumentum létrehozása Az Új gombra kattintva új jóváhagyandó, véleményezendő dokumentum hozható létre. Ez a dokumentum létrehozási folyamat eltér az Irataim menüben található folyamattól. Míg az Irataim menüből már leiktatott alszámhoz lehet új dokumentumot előállítani, itt ebben a menüben iktatástól függetlenül. Később, szükség esetén iktatásra küldhető az ebben a menüben létrehozott, majd a véleményezési folyamaton átesett dokumentum. Fontos: Az Irataimban létrehozott dokumentum is ebben a feladatlistában jelenik meg. Megkülönböztetni úgy lehet a kettőt, hogy duplán kattintunk az egérrel a feladatlistán, és a felbukkanó ablakban megnézzük, hogy ki van-e töltve az iktatószám mező. Ha ki van töltve, akkor az Irataim menüből indult a folyamat.

19. ábra: Új dokumentum létrehozása

A mezők jelentése: 

Dokumentum száma



Irattípus: Legördülő listából kell értéket választani. Tartalmát a rendszergazda testre szabhatja.



 Tárgy: A dokumentum tárgya adható meg. Később, ha iktatásra kerül a dokumentum, ezt a tárgyat fogja kapni a létrejövő alszám (vagy főszám). 

Létrehozó



Létrehozás időpontja



Határidő: A véleményezés határideje adható meg.



Ügyfél



Megjegyzés



Irány



Iktatószám



Adathordozó típusa: Legördülő listából választhatunk. Tartalmát a rendszergazda állíthatja be.



Prioritás: Legördülő listából választhatunk. Tartalmát a rendszergazda állíthatja be.



Ügykezelés módja: Legördülő listából választhatunk. Tartalmát a rendszergazda állíthatja be.

 Az Új fájl gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása valósítható meg. A megjelenő tallózás gombbal, kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik. Abban az esetben, ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása. 

Sablon



Folyamat szerkesztése



Folyamat állapota

Fontos: A véleményezésre, jóváhagyásra küldött dokumentumok láthatóvá válnak a felhasználók számára a Feladatok / Jóváhagyás/Véleményezés menüben.

Módosítás Adott sorra duplán kattintva ugyanaz az ablak jön fel, ami az Új gombra kattintáskor. Amelyik mező nincs kiszürkítve, azoknak a tartalma módosítható.

Dokumentum lezárása A jóváhagyási folyamat akkor teljes, ha a visszaérkezett eredmények nyugtázásra kerülnek. Ezt a Vége gombra feljövő ablakon tehetjük meg.



20. ábra: Dokumentum lezárása

A Dokumentum lezárása ablak az alábbi mezőket tartalmazhatja: 

Nem iktatandó



Dokumentumsablon



Sablon megnyitása



Sablon csatolása



Következő feladat



Elvégző dolgozó



Kijelöltem a következő feladatvégzőt

Itt dönthető el egy adott dokumentumról, hogy iktatásra kerül vagy sem. Amennyiben az adott dokumentum nem iktatandó azt a jelölőnégyzetben jelölni kell. Ha iktatni kell akkor a még nem iktatott dokumentum sikeres lezárásához kötelező kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. A következő feladat legördülő listából csak az iktatás választható ki. A dokumentum jóváhagyási folyamat befejezhető a Vélemények fülről a Dokumentum lezárása gombra való kattintással.

1.

Ügyirataim

A Feladatok funkciógombra kattintva a megjelenő Navigációs panelen az Ügyirataim menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Ügyirataim feladatlista (főszámos lista) jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az elintézésre váró iratok listáját. Az Ügyirataim menüpontban az alábbi funkciógombok állnak a rendelkezésünkre: 

Határidőbe helyez: Az adott ügyirat határidőbe helyezése



Lezárás: Ügyiratot zárhatunk le






Megosztás





Új kimenő iktatás: Az ügyirathoz kimenő iratot iktathatunk



Új belső iktatás: Az ügyirathoz belső iratot iktathatunk



Felfüggesztés: Az ügyirat felfüggesztése kezdeményezhető



Felfüggesztés vége: Az ügyirat felfüggesztésének megszakítása






Nyomtatás



Export

21. ábra: Ügyintézés - Ügyirataim feladatlista


Iktatószám,



Ügyfél,



Tárgy,



Tárgyszavak,



Ügykör,



Előirat,



Utóirat,



Eltelt napok száma,



Felfüggesztve,



Határidő,



Munkanapos,



Ügyintézés kezdete.

Ügyirataim menüpont alatt a következők szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,



Iktatószám,





Iktatás dátuma,



Ügyfél,



Tárgy,



Egyedi adat,



Helyrajzi szám.

Fontos: A

jelöléssel ellátott iratok irattárból történő kiadás alatt vannak.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat iktatási adatlapja. Hiányos adatbevitel esetén egyes mezők módosíthatók. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett (az iktatási adatlap az Irataim menü bemutatása során tárgyalásra került már).

Határidőbe helyezés A Határidőbe helyez gombra kattintva határidőbe helyezhető az ügyirat. Az Ügyirat határidőbe helyezése ablak 2 lapfülből áll. 

Adatok fül tartalmazza a határidőbe helyezés fő adatait.




Adatok fül 

Iktatószám



Tárgy



Partner



Irattári tétel



Határidőbe helyezés



Határidő lejár: itt állíthatjuk be, hogy meddig kívánjuk határidőbe helyezni az ügyiratot

 Indoklás: ebbe a mezőbe röviden indoklást adhatunk meg arról, hogy miért lett határidőbe helyezve az irat.

22. ábra: Határidőbe helyezés - Adatok fül

Feladat fül Sikeres határidőbe helyezéshez kötelező kijelölni a következő feladatvégzőt, és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet.



23. ábra: Határidőbe helyezés - Feladat fül

Csak olyan személy választható ki határidőbe helyezésre, akinek van ügyintézői jogosultsága. A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. A határidőbe helyezés befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Fontos: Határidőbe helyezés után az irat az Irattárazás - Határidő nyilvántartás menüpontja alá kerül.

Ügyirat lezárása A Lezárás gomb segítségével ügyiratot zárhatunk le, minek követelménye hogy az összes benne foglalt irat elintézett legyen. Lezárás előtt az irat ügyköre megváltoztatható. A lezáráshoz ki kell jelölni az irattárazást elvégző személyt. Az Ügyirat lezárása ablak két fülből áll: 

Irattári tétel



Feladat

Irattári tétel fül

24. ábra: Dokumentum lezárása - Irattári tétel fül

A mezők jelentés:  Ügykör: Az iktatás során kiválasztott ügykörrel van feltöltve a mező alapesetben. Ez a legördülő lista segítségével módosítható. A lista tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben testre szabhatja. A lista melletti gombra kattintva ügykörök keresésére nyílik lehetőségünk. A ügyköreit kérhetjük le.

gombra kattintva másik év

 Irattári tétel: A kiválasztott ügykörhöz tartozó irattári tételek közül választhatunk a legördülő listából.



Feladat fül Sikeres záráshoz kötelező kijelölni a következő feladatvégzőt, és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet.

25. ábra: Dokumentum lezárása - Feladat fül

Csak olyan személy választható ki irattárazásra, akinek van irattárazási műveletre joga. A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő tevékenységek választhatók ki. A dokumentum zárása befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Fontos: Lezárás után az irat irattárazásra megy át. Az ügyirat addig nem zárható le, amíg nincs minden alszáma elintézve.

Új kimenő és új belső iktatás Az Új kimenő iktatás és az Új belső iktatás gombok segítségével a kijelölt ügyirathoz további alszámokat iktathatunk. A lenyomott gombtól függ, hogy kimenő, vagy belső alszám lesz-e. Az ablak működése, és kinézete teljesen megegyezik a programból indítható, bármely funkció alszámra iktatásával.

Felfüggesztés A Felfüggesztés és a Felfüggesztés vége gombok segítségével lehet az ügyiratokat felfüggeszteni, illetve a felfüggesztést megszűntetni. Fontos: Az ügyirat elintézési határideje a felfüggesztésben töltött napok számával emelkedik. A gombok lenyomására a következő ablak jön fel:

26. ábra: Dokumentum felfüggesztése


Felfüggesztés kezdete: A jelenlegi dátummal töltődik ki a mező, felülírása nem lehetséges.





Felfüggesztés tervezett vége: Tervezett felfüggesztés vége írható a mezőbe.

 Felfüggesztés oka: Felfüggesztés okát kell kiválasztani a legördülő listából. Tartalmát a rendszergazda tarja karban.  Munkanapos: A jelölőnégyzet bepipálásával adható meg, hogy a felfüggesztésben lévő napok számát munkanapokban vagy naptári napokban számolja. A felfüggesztések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen a Felfüggesztések menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Ügyintézés/Felfüggesztések fejezetben található.

1.

Megosztott irataim

Iratok és ügyiratok megosztását a Feladatok menüpontból indíthatjuk. A Megosztott irataim feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetők el: 

Csatolmányok



Olvasva









Új belső



Dokumentum előállítás



Dokumentum létrehozás indítás



Export

Iratok megosztás Iratok megosztását a Feladatok/Ügyintézés/Irataim pontból tudunk indítani. A megosztandó irat során állva a Megosztás gombbal kezdeményezhetjük az irat megosztását.

27. ábra: Irat megosztása



Iratok megosztásánál lehetőségünk van adott felhasználóval megosztani a kiválasztott iratot, de teljes szervezeti egységet is kiválaszthatunk. Az Irat megosztás ablak két részből áll:  Az ablak fenti részében lehetőségünk van kiválasztani azt a felhasználót, akivel az iratot meg kívánjuk osztani.  Az ablak alsó része mutatja azokat a felhasználókat és szervezeti egységeket, akikkel megosztottuk az iratot. Elérhető funkciógombok: o

Szervezet megosztás

o

Sablon tárolás

o

Sablon betöltés

Mezők jelentése: 

Felhasználó



Alszámra iktathat



Ügyirat megosztás

Ügyiratok megosztása Ügyiratok megosztását a Feladatok/Ügyintézés/Ügyirataim pontból tudunk indítani. A megosztandó ügyirat során állva a Megosztás gombbal kezdeményezhetjük az irat megosztását. Az Ügyirat megosztása ablak annyiban különbözik az Irat megosztása ablaktól, hogy az Ügyirat megosztása jelölőnégyzet nem jelenik meg a felületen. Az iratmegosztások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Megosztott iratok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Szignálás/Megosztott iratok fejezetben található.

1.

Kiadmányozás

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Kiadmányozás menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Kiadmányozás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a kiküldésre váró iratok listáját. A Kiadmányozás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Kiadmányozás: Iratkiküldés engedélyezési folyamatát indíthatjuk el






Lássák még



Nyomtatás



Export



28. ábra: Kiadmányozás feladatlista


Iktatás dátuma,



Iktatószám,



Ügyintéző,



Címzett,



Tárgy,



Ügykezelésmód.

Kiadmányozáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,



Dátum,



Iktatószám,



Ügyintéző,



Irattípus,



Egyedi adat.

A Kiadmányozás gombra kattintva iratkiküldés engedélyezési folyamatát indíthatjuk el. A Kiadmányozás ablak négy lapfülből áll. 

Adatok fül tartalmazza a kiadmányozni kívánt irat fő adatait.



Postai Szolgáltatások fülön választhatók ki az irathoz kért postai szolgáltatások.



Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni, rögzíteni.






29. ábra: Kiadmányozás ablak – Adatok fül

Adatok fül Az Adatok fül az alábbi mezőket tartalmazza: 

Iktatószám



Címzett



Irattári tétel



Ügyintéző



Kiadmányozó: A kiadmányozást végző szervezeti egysége és neve.



Kiadmányozás dátuma: A kiadmányozás elvégzésének pontos ideje adható itt meg.



Küldemény típusa: A küldemény feladásának módját állíthatjuk be.



Irattípus



Vonalkód



Súly: A küldemény súlya írható a mezőbe.

 Kezelési utasítás: A küldeményre vonatkozó kezelési utasítást lehet itt megadni. A lista tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben módosíthatja, bővítheti. 

Kezelési feljegyzés





Egyéb aláíró: Ha a kiadmányozást egyéb személy is aláírta itt választható ki a neve.



Egyéb aláírás dátuma: Egyéb aláíró esetén az aláírás dátuma vihető fel itt.



Nem postázandó

Tipp: Amennyiben a Kimenő folyamat vége rendszerbeállítás értéke Postázás úgy egy Nem postázandó jelölőnégyzet jelenik meg a Kiadmányozás ablak alján. Ha ezt kiválasztjuk, akkor az adott irat elintézettként visszakerül az Irataim listába, nem kell az expediálás és postázás műveleteket végrehajtani.

Postai szolgáltatások fül A Postai szolgáltatások fülön az alábbi ikonokat láthatjuk:

30. ábra: Kiadmányozás ablak - Postai szolgáltatások fül

A fülön a kívánt postai szolgáltatások választhatóak ki. A kívánt szolgáltatásra egyszerűen csak rá kell kattintani, és egy zöld pipa jelzi a kiválasztást. Egyszerre több is kiválasztható, valamint bizonyos szolgáltatásoknál érték is megadható. Az itt kiválasztottak későbbi folyamatok során még módosíthatók.

Csatolmányok fül  Az Új gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása valósítható meg. A megjelenő tallózás gombbal, kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik.  Abban az esetben ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása.

Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt. Fontos: A kiadmányozott irat továbbítódik expediálásra a következő feladat kiválasztásának megfelelően.



31. ábra: Kiadmányozás - Feladat fül

A kiadmányozások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Kiadmányozások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Ügyintézés/Kiadmányozások fejezetben található.

1.

Expediálás

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Expediálás menüpontot választva, a munkaterületen az Expediálás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az expediálásra engedélyt kapott iratok listáját. Az expediálás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Expediálás: A feladatlistában kijelölt ügyirat expediálása






Nyomtatás



Export

32. ábra: Expediálás feladatlista


Dátum,





Iktatószám,



Kiadmányozó,



Címzett,



Tárgy,



Ügyintéző,



Ügykezelésmód.

Expediáláskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,



Iktatás dátuma,



Kiadmányozás dátuma,



Iktatószám,



Ügyintéző.

Az Expediálás gombra kattintva a feladatlistában kijelölt elem expediálása indítható. Az Expediálás ablak négy lapfülből áll. 

Adatok fül tartalmazza az expediálás fő adatait.



Postai szolgáltatások fülön választhatók ki az irathoz kért postai szolgáltatások.



Csatolmányok lapfülön lehet a fájl mellékleteket megtekinteni.




Adatok lapfül 

Iktatószám



Címzett



Irattári tétel



Ügyintéző



Kiadmányozó



Kezelési utasítás



Expediálás dátuma: Az irat expediálásának dátuma.

 Expediálás módja: Az irat feladásának módja. A lista tartalmát a rendszergazda testre szabhatja az adattörzsek részben. 

Expediáló: Az expediálást végző szervezeti egysége és neve.



Elküldés időpontja: Az irat elküldésének időpontja adható meg.



Küldemény típusa: Küldemény típusa választható ki legördülő listából.






Vonalkód



Nem postázandó



33. ábra: Expediálás - Adatok lap

Tipp: Amennyiben a Kimenő folyamat vége rendszerbeállítás értéke Postázás, úgy egy Nem postázandó jelölőnégyzet jelenik meg az Expediálás ablak alján. Ha ezt kiválasztjuk akkor az adott irat elintézettként visszakerül az Irataim listába, nem kell a postázás műveletet végrehajtani. A megfelelő postai szolgáltatások választhatóak ki. A kívánt szolgáltatásra egyszerűen csak rá kell kattintani, és egy zöld pipa jelzi a kiválasztást. Egyszerre több is kiválasztható, valamint bizonyos szolgáltatásoknál érték is megadható. Az itt kiválasztottak később még módosíthatók.

Csatolmányok lapfül Megtekinthetők a korábban csatolt fájlok. Továbbiak hozzáadására, illetve meglévők törlésére nincs lehetőség.

Feladat fül A Feladat fülön tudjuk kiválasztani a következő feladatot és feladatvégzőt. Fontos: Expediálás után az irat postázásra megy át.



34. ábra: Expediálás - Feladat fül

Az expediálások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Expediálások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Ügyintézés/Expediálások fejezetben található.



I.Irattárazás

1.

Határidő nyilvántartás

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Határidő nyilvántartás menüpontot választva, a munkaterületen a Határidő nyilvántartás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a határidőbe helyezett iratok listáját. Az Ügyirataim menüpontban lévő Határidőbe helyez funkció használatával került ebbe a menüpontba az ügyirat. A Határidő nyilvántartás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Visszaadás: Az ügyirat visszaadása ügyintézésre






Nyomtatás



Export

132. ábra: Határidő nyilvántartás feladatlista


Iktatószám,



Ügyintéző,



Határidőbe helyezve,



Határidő lejár,



Ügyfél,



Tárgy,



Határidőbe helyezés indoklás.

Határidőbe helyezéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában:


Irattárazás  113



Iktatószám,



Ügyintéző,



Határidőbe helyezve,



Határidő lejár,



Ügyfél,



Tárgy,



Indoklás.

Fontos: A határidőbe helyezett ügyiratok bal szélén egy kis sárga felkiáltójel figyelmezet minket a határidő lejártára. Az irat automatikusan ügyintézésre kerül vissza lejárt határidő esetén.

Ügyirat visszaadása határidőből A Visszaadás gombra kattintva a feladatlistában kijelölt irat határidőből visszaadható. Az Ügyirat visszaadása határidőből ablak 2 lapfülből áll. 

Adatok fül tartalmazza az irat fő adatait.




133. ábra: Ügyirat visszaadása határidőből – Adatok fül

Az Adatok fülön nincs módosítási, beírási lehetőségünk. Az adott ügyirathoz kapcsolódó néhány információ tekinthető meg a fülön. Az ügyirat visszaadása határidőből befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Sikeres visszaadáshoz kötelező a Feladat fülön kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő feladatvégzőt jelölőnégyzetet. Következő feladatvégző megjelölésekor a szervezet kiválasztása után, csak azok az ügyintézők jelennek meg a listában, akik a megadott szervezeti egységhez tartoznak.

114  Irattárazás


134. ábra: Ügyirat visszaadása határidőből - Feladat fül

Csak olyan személy választható ki ügyintézésre, akinek van ügyintézésre jogosultsága.

1.

Irattárazás

A Feladatok funkciógombra kattintva a megjelenő Navigációs panelen az Irattárazás menüpontot választva, a munkaterületen az Irattárazás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az Irattárazásra váró lezárt iratok listáját. Az irattárazás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetők el: 

Irattárazás: A feladatlistában kijelölt irat irattárba adása






Nyomtatás



Export

135. ábra: Irattárazás feladatlista


Iktatószám,



Irattári tétel,





Ügyintéző,



Ügyfél,



Tárgy,



Ügy keletkezése,



Előirat,



Utóirat,



Irattár.

Az irattárazásra váró iratok közt a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Dátum,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Ügyintéző,



Ügyfél,



Irattár.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva táblázatos formában megtekinthetők az ügyirat, valamint alszámainak tulajdonságai.

136. ábra: Irattárazás - Ügyirat adatlap

Az Irattárazás gomb segítségével kezdhetjük meg az irattárba adás folyamatát. A gombra kattintva az Irattárazás előugró ablak jelenik meg.



Irattárazás fül

137. ábra: Irattárazás - Irattárazás fül

 Irattár: Itt választhatjuk ki az irattári helyét a dokumentumnak. Központi és átmeneti irattár(ak) közül választhatunk. A listát a rendszergazda az adattörzsek részben töltheti fel. A Rendszer / Program menü Irattárhoz tartozó szervezeti egység figyelése opciójának bekapcsolásával csak olyan átmeneti irattár választható ki, amely irattár engedélyezve van az aktuális felhasználó szervezeti egységének. Egyéb átmeneti irattár nem választható ki. 

Iratkezelésért felelős: Az irat további kezelésért felelős személy választható ki a listából.

 Irattári átvevő: Kitöltött mező, értéke nem változtatható. Az irattárazást végző nevével van kitöltve. 

Irattárba helyezés: Az irattárba helyezés dátuma.

 Irattári tétel: A korábban megadott irattári tétel látható. Az irattári tétel utolsó módosítási lehetősége.  Selejtezhetőség dátuma: Az irat selejtezhetőségének dátuma adható meg a naptár gomb segítségével. Az irattári tétel beállításaiban szereplő selejtezési időt figyeli a program, ennek figyelembevételével alapértelmezett dátummal tölti ki a szoftver a mezőt.

Egyéb adatok fül

138. ábra: Irattárazás - Egyéb adatok fül

A mezők jelentése: Az irat pontos helye adható meg a mezők kitöltésével. Az irattárazás befejezhető a Rendben gombra való kattintással.



Fontos: Szerelt iratokat csak egyszerre lehet irattárba helyezni ugyanazzal az ügykörrel és irattári tétellel. A leghosszabb idejű megőrzési idővel rendelkező irattári tétel fog vonatkozni valamennyi főszámra. Az irattárazások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Irattárazások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/Irattárazások fejezetben található.

1.

Iratkiadás

A Feladatok funkciógombra kattintva a megjelenő Navigációs panelen az Iratkiadás menüpontot választva, a munkaterületen az Iratkiadás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablakban az iratkikérésben felvett iratok listája jelenik meg. 

Iratkiadás: A feladatlistában kijelölt irat kiadása



Nem kölcsönözhető: A feladatlistában található irat kiadásának megtagadása



Nyomtatás



Export

139. ábra: Iratkiadás feladatlista


Iktatószám,



Irattár kelte,



Kölcsönző,



Tárgy,



Kölcsönzés célja,



Irattár.

A felületen a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Iktatószám,



Irattárba helyezés dátuma,



Kölcsönző,



Kölcsönzés célok,



Irattár,



Tárgy.



Az Iratkiadás gombra kattintás után a feladatlistában kijelölt irat kiadása indítható. A gombra kattintva a Kölcsönzés előugró ablak jelenik meg.

140. ábra: Kölcsönzés ablak


Kölcsönzés célja



Kölcsönző



Irattár



Engedélyező: Az irat kiadását engedélyező személy neve választható ki a listából.



Határidő: A dokumentum kölcsönzési határideje.



Megjegyzés: Rövid megjegyzés irható a kölcsönzésről.



Ügyiratpótló lap: A jelölőnégyzet kiválasztásával ügyiratpótló lap nyomtatható.

Az iratkiadás befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Az ügyiratpótló lap automatikusan megnyílik, ha ki volt pipálva a jelölőnégyzet. Nyomtatása a megjelenő ablakból indítható.



141. ábra: Iratpótló lap

Fontos: Az ügyirat kiadása után visszakerül az Ügyintézés / Ügyirataim menübe, ahol a kiadott tételek sora mellett az iratkiadás ikon jelenik meg

.

Nem kölcsönözhető A Nem kölcsönözhető gombra kattintás után a feladatlistában kijelölt irat kiadása tagadható meg. A gombra kattintva a Kölcsönzés előugró ablak jelenik meg.

142. ábra: Nem kölcsönözhető felugró ablak

Az iratkiadás megtagadása befejezhető a Rendben gombra való kattintással. Az irat visszakerül az irattárba.



Az iratkiadások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen az Iratkiadások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/Iratkiadások fejezetben található.

1.

E-másolat készítése

Az E-Másolat készítése feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetők el: 

Szkennelés



Csatolmányok



Vonalkód



Kész



Nyomtatás



Export



I.Eseti feladatok

1.

Dokumentumtár

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Dokumentumtár menüpontot választva, a munkaterületen a Dokumentumtár lista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a feltöltött dokumentumok listáját. A Dokumentumtár listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Új



Módosítás



Törlés



Nyomtatás



Export

1. ábra: Dokumentumtár feladatlista


Eseti feladatok  123

Új dokumentum feltöltése Az Új gombot lenyomva új dokumentumot tölthetünk fel a Dokumentumtárba.

2. ábra: Új dokumentum feltöltése a Dokumentumtárba

A Rendben gombot lenyomva véglegesíthetjük a kiválasztott dokumentum feltöltését, a Mégse gombbal elvethetjük a változtatásokat. Nem megfelelő fájlformátum kiválasztása esetén az alábbi hibaüzenetet írja ki a rendszer:

3. ábra: Új dokumentum feltöltése a Dokumentumtárba - nem megfelelő fájlformátum

1.

Adatlap kitöltés

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Adatlap kitöltés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Adatlap kitöltés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak a hatósági statisztika elvégzésére szolgál. Ebből kifolyólag a listába csak a hatóságilag indított ügyek kerülnek. Az Adatlapkitöltés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Kitöltés



Nyomtatás



Export

4. ábra: Adatlap kitöltés feladatlista

124  Eseti feladatok



Iktatószám,



Irattári tétel,



Ügyintéző,



Címzett,



Iktatókönyv neve,



Tárgy,



Irattípus.

Adatlap kitöltéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Keresés,



Tárgy,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Ügyintéző.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat adatlapja. A mezők nem módosíthatók.

5. ábra: Adatlap kitöltés adatlap

A Kitöltés gombra kattintva legördülő listák segítségével állíthatjuk be az adott ügy statisztikai paramétereit. Ha van adatlapséma létrehozva (ha nincs, kérje meg a rendszergazdát, hogy hozzon létre), akkor elég a legördülő listából a megfelelő sémát kiválasztani, és valamennyi mező kitöltődik a választásnak megfelelő értékekkel.



6. ábra: Adatlap kitöltés - Adatlap séma

Az adatlapkitöltések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Kitöltött adatlapok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Ügyintézés/Kitöltött adatlapok fejezetben található.

1.

Iratkikérés

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Iratkikérés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen az Iratkikérés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a kölcsönzött iratok listáját. Az Iratkikérés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Új kölcsönzés: Iratok kölcsönzése indítható



Nyomtatás



Export

7. ábra: Iratkikérés feladatlista


Iktatószám,



Ügyintéző,



Kölcsönözve,





Kölcsönzés állapota,



Kölcsönzés célja.

A felületen a következő menüpontok szerint kereshetünk: 

Kölcsönzés dátuma,



Iktatószám,



Kölcsönző,



Ügyintéző,



Irattár.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat kölcsönzési adatlapja. A mezők nem módosíthatók. Az ablak informál, hogy az adott ügyiratot kinek továbbítottuk iratkiadásra. A „Kölcsönzés adatai” ablak 2 lapfülből áll. 

Kölcsönzés adatai fül tartalmazza az ügyirat iktatókönyvét, főszámát, valamint a kölcsönzés célját.



Feladat lapfülön tekinthetjük meg a kijelölt következő feladatvégzőt.

8. ábra: Iratkikérés – Iratadatlap – Kölcsönzés adatai fül

9. ábra: Iratkikérés – Iratadatlap – Feladat fül

Az Új gombra való kattintáskor új kölcsönzés indítható. A megjelenő ablakba a kikérni kívánt irat főszámát, a betekintés célját kell megadni. A jelölőnégyzet bepipálásával szerelt ügyirat esetén a teljes akta kikölcsönözhető. Az Új kölcsönzés létrehozása ablak ugyanúgy néz ki, mint a Kölcsönzés adatai ablak. A különbség annyi, hogy minden mező tartalmát mi adhatjuk meg. Az Iratválasztás gombra a már megszokott főszám kereső ablak jelenik meg. Itt kell kiválasztani a kikérendő ügyiratot. A kölcsönzés célját legördülő listából kell kiválasztani, a Feladat fülön pedig a megfelelő személy számára iratkiadásra továbbítani. Fontos: A kikérési folyamat elvégzése után az irat az Irattárazás / Iratkiadás menüpontjából adható ki. Abban az esetben, ha az iratot más személynek kérjük ki, addig marad az Iratkikérés listában átadásra vár kölcsönzési állapottal, míg a kikérő fél át nem veszi azt, a saját felhasználói felületéről az Átvétel menüpont alól.



1.

Irattári előkészítés

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen az Irattári előkészítés menüpontot választva, a munkaterületen az Irattári előkészítés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza az irattári előkészítésre kijelölt ügyiratok listáját. Az Irattári előkészítés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Átadás



Visszanyitás



Nyomtatás



Export

10. ábra: Irattári előkészítés feladatlista

Az Átadás gombra kattintva továbbíthatjuk a kiválasztott ügyiratot egy másik felhasználónak irattárazási előkészítés, irattárazás vagy ügyintézés feladatra.

11. ábra: Irattári előkészítés – Átadás

A Visszanyitás gombra kattintva a kiválasztott ügyirat visszakerül az Ügyintézés feladatlistába.



12. ábra: Irattári előkészítés - Visszanyitás

1.

Központi irattárba helyezés

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Központi irattárba helyezés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Központi irattárba helyezés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a központi irattárazásra váró iratok listáját. Fontos: A feladatlistában azok az ügyiratok szerepelnek, amelyek jelenleg valamely átmeneti irattárban vannak. A szoftver nem figyeli az átmeneti irattárazás lejárati idejét (mivel ilyen opció nem adható meg). Ebből kifolyólag a felhasználó feladata (erről a felületről) központi irattárba helyezni az ügyiratot. A Központi irattárba helyezés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Központi irattárba helyezés: Iratok központi irattárba helyezése indítható



Nyomtatás



Export

13. ábra: Központi irattárba helyezés - feladatlista


Iktatószám,



Irattári tétel,



Ügyfél,



Tárgy,



Ügy keletkezése,



Irattár,



Terem,



Sor,



Polc,



Oszlop.

Központi irattárba helyezéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában:





Dátum,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Irattár,



Ügyfél,



Vonalkód,



Terem,



Sor,



Polc,



Oszlop.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat adatlapja. A mezők nem módosíthatók.

14. ábra: Központi irattárba helyezés - Ügyirat adatlap

Központi irattárba helyezés gombra való kattintáskor az ügyirat Központi irattárba helyezése indítható. A megjelenő ablakba az irattárazás tulajdonságait adhatjuk meg. A Központi irattárba helyezés ablak 2 lapfülből áll. 

Irattárazás fül tartalmazza az irattárazás fő adatait.



Egyéb adatok lapfülön az irattárazás helyével kapcsolatos egyéb opciókat adhatjuk meg.

15. ábra: Központi irattárba helyezés - Irattárazás fül


Irattár: Csak a központi irattár választható ki.



Iratkezelésért felelős: Iratkezelésért felelős személy kiválasztása.





Irattári átvevő: A mező nem módosítható, a funkciót éppen használó neve jelenik meg.

 Irattárba helyezés: Irattárba helyezés napja választható ki. Alapértelmezetten a mai nappal van kitöltve.  Jegyzőkönyv nyomtatása: A jelölőnégyzet kiválasztásával a központi irattárba helyezésről jegyzőkönyv készül. Fontos: A központi irattárba helyezés folyamatának elvégzése után az irat központi irattárba kerül, és mindaddig ott marad, amíg a korábban megadott selejtezési (levéltárazási) időt el nem érjük. Ekkor bekerül az ügyirat a Selejtezés (Levéltári átadás) menübe. Itt eldönthető a további sorsa az iratnak. Tipp: A központi irattárba helyezett iratok is megtalálhatók a Listák / Irattárazások menüben.

1.

Selejtezés

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Selejtezés menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Selejtezés feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a selejtezendő iratok listáját. A Selejtezés feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Selejtezésre kijelöl: Iratok selejtezésre jelölése.



Kijelölés megszüntetése: Selejtezésre jelölés visszavonása.



Felülvizsgálat: Felülvizsgálat indítása.



Jegyzőkönyv: Selejtezési jegyzőkönyv készítése.



Selejtezés: A jegyzőkönyvben lévők selejtezése.



Nyomtatás



Export



16. ábra: Selejtezés feladatlista


Selejtezhető,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Irattárbavétel dátuma.

Selejtezéskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Iktatószám,



Irattári tétel,



Dátum.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat selejtezési adatlapja. A mezők nem módosíthatók.

17. ábra: Selejtezés feladatlista – Ügyirat adatlap

Selejtezésre kijelöl A Selejtezésre kijelöl gombra történő kattintással selejtezendőnek jelölhetünk. A megjelenő ablak a selejtezésre jelölés megerősítését kéri.

A Rendben gomb választásával selejtezésre jelölésre kerül. A listában a selejtezésre kijelölt iratok jelöléssel szerepelnek.



18. ábra: Selejtezés feladatlista - Selejtezésre kijelölt iratok

Ha egy ügyirat csatolt dokumentumokat tartalmaz, figyelmeztet a rendszer, hogy először felülvizsgálaton kell átesnie a selejtezni kívánt iratnak.

19. ábra: Selejtezésre kijelölés - Figyelmeztetés csatolt iratok esetén

Kijelölés megszüntetése A Kijelölés megszüntetése gombbal a selejtezésre jelölt iratot állíthatjuk vissza. A megjelenő ablakban a selejtezésre jelölés visszavonását lehet megerősíteni a Rendben gombbal.

20. ábra: Selejtezés - Selejtezésre kijelölés megszüntetése

Felülvizsgálat A Felülvizsgálat gombra történő kattintással tudjuk a selejtezésben lévő iratokat felülvizsgálni. Valóban selejtezésre kerüljenek, vagy legyenek visszavéve az irattárba. A megjelenő ablakban a felülvizsgálatot a Rendben gombbal zárhatjuk le. Az ablak tartalma: 

Főszám adatok: A főszám tulajdonságai láthatók, módosítási lehetőség nincs.



o

Iktatószám

o

Tárgy

o

Ügyfél

o

Irattári tétel

o

Előirat / Utóirat

o

Irattárba vétel



Kapcsolódó iratok: Ha az ügyirathoz egyéb iratokat kapcsoltunk, azok itt láthatók.



Csatolt iratok: Ha az ügyirathoz egyéb iratokat csatoltunk, azok itt láthatók.



Bejegyzések



Felülvizsgálat: A szekció tartalma: o Felülvizsgálati döntés: Itt dönthetünk, hogy selejtezésre kerül az irat, vagy vissza irattárba. o

Felülvizsgálati döntés oka: Felülvizsgálati döntés oka írandó a mezőbe.

o Módosított megőrzési idő: Ha visszaküldjük irattárba az ügyiratot, itt adható meg, hogy meddig kell irattárban tárolni. o

Felülvizsgáló: A felülvizsgálást végző személy választható ki a legördülő listából.

21. ábra: Selejtezés - Felülvizsgálat



Megjegyzés: Több irat kiválasztásakor kapcsolódó- és csatolt iratok nélkül jelenik meg az ablak.

Selejtezési jegyzőkönyv A Jegyzőkönyv gombra kattintva, a korábban selejtezésre jelölt iratokról készül selejtezési jegyzőkönyv. A megjelenő jegyzőkönyvben a selejtezésre jelölt (

jelöléssel ellátott) ügyiratok tekinthetők meg.

22. ábra: Selejtezés - Selejtezési jegyzőkönyv

Fontos: A jegyzőkönyv elkészülte után a munkaterület kézi frissítést igényel. Frissítés után eltűnnek a listából a jegyzőkönyvezett tételek.



23. ábra: Selejtezés - Selejtezési jegyzőkönyv

24. ábra: Selejtezési jegyzőkönyv - Iratjegyzék

Selejtezés A Selejtezés gomb választásával a Selejtezés ablak ugrik fel. Az előző lépésben a Jegyzőkönyv gombbal létrehoztunk egy selejtezési jegyzőkönyvet. Ez a jegyzőkönyv látható itt, aminek a tartalmát dupla egérkattintással hozhatjuk elő.



25. ábra: Dokumentum selejtezése

Dupla egérkattintásra feljövő ablakban látszanak iktatószámmal a selejtezendő ügyiratok. A kipipált ügyiratok Rendben gombra történő kattintással a rendszerben selejtezésre kerülnek. Pipa kiszedésével visszakerülnek az irattárba (illetve a Selejtezés menübe).

26. ábra: Selejtezendő ügyiratok listája

Fontos: A leselejtezett dokumentumok nem tűnnek el a rendszerből. A szoftverben a Listák között továbbra is megtalálhatjuk őket megfelelő lekérdezések megadásával. A selejtezések nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Selejtezések menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/Selejtezések fejezetben található.



1.

Levéltári átadás

A Feladatok funkciógombra kattintva és a megjelenő Navigációs panelen a Levéltári átadás menüpontot kiválasztva, a munkaterületen a Levéltári átadás feladatlista jelenik meg. Az itt megjelenő munkaablak tartalmazza a levéltárazás előtt álló iratok listáját. A funkció működése nagyon hasonlít a selejtezés működéséhez. A Levéltári átadás feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetők el: 

Levéltári átadásra kijelöl: Iratok levéltári átadásra jelölése.



Kijelölés megszüntetése: Levéltári átadásra jelölés visszavonása.



Felülvizsgálat: Felülvizsgálat indítása.



Jegyzőkönyv: Levéltári átadásra történő jegyzőkönyv készítése.



Levéltári átadás: A jegyzőkönyvben lévők levéltári átadása.



Nyomtatás



Export

27. ábra: Levéltári átadás feladatlista


Levéltárnak átadható,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Irattárba vétel dátuma.

Levéltári átadáskor a következő menüpontok szerint kereshetünk a feladatlistában: 

Iktatószám,



Irattári tétel,



Dátum.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat levéltárazási adatlapja. A mezők nem módosíthatók.

28. ábra: Levéltárba adás - Ügyirat adatlap



Levéltári átadásra kijelöl A Levéltári átadásra kijelöl gombra történő kattintással levéltárazásra jelölhetünk. A megjelenő ablak a levéltárazás megerősítését kéri. A Rendben gomb választásával levéltárazandó jelölést kap. A listában a levéltárazandónak jelölt iratok jelöléssel szerepelnek. Ha egy ügyirat csatolt dokumentumokat tartalmaz, figyelmeztet a rendszer, hogy először felülvizsgálaton kell átesnie a levéltárazandó iratnak.

29. ábra: Levéltárba adásra kijelölés - Figyelmeztetés csatolt iratok esetén

Kijelölés megszüntetése A Kijelölés megszüntetése gombbal a levéltárazásra jelölt iratot állíthatjuk vissza. A megjelenő ablakban a levéltárazandó jelölés visszavonását lehet megerősíteni Rendben gombbal.

Felülvizsgálat A Felülvizsgálat gombra történő kattintással tudjuk a levéltárazásra átadandó iratokat felülvizsgálni. Valóban levéltárazásra kerüljenek, vagy legyenek visszavéve az irattárba. A megjelenő ablakban a felülvizsgálatot a Rendben gombbal zárhatjuk le.

30. ábra: Levéltárba adás - Felülvizsgálat ablak



Az ablak tartalma 

Főszám adatok: A főszám tulajdonságai láthatók, módosítási lehetőség nincs. o

Iktatószám

o

Tárgy

o

Ügyfél

o

Irattári tétel

o

Előirat / Utóirat

o

Irattárba vétel



Kapcsolódó iratok: Ha az ügyirathoz egyéb iratokat kapcsoltunk, azok itt láthatók.



Csatolt iratok: Ha az ügyirathoz egyéb iratokat csatoltunk, azok itt láthatók.



Bejegyzések



Felülvizsgálat: A szekció tartalma: o Felülvizsgálati döntés: Itt dönthetünk, hogy selejtezésre kerül az irat, vagy vissza irattárba. o

Felülvizsgálati döntés oka: Felülvizsgálati döntés oka írandó a mezőbe.

o Módosított megőrzési idő: Ha visszaküldjük irattárba az ügyiratot, itt adható meg, hogy meddig kell irattárban tárolni. o

Felülvizsgáló: A felülvizsgálást végző személy választható ki a legördülő listából.

Megjegyzés: Több irat kiválasztásakor kapcsolódó- és csatolt iratok nélkül jelenik meg az ablak.

Levéltárazási jegyzőkönyv A Jegyzőkönyv gombra kattintva, a korábban levéltárazásra jelölt iratokról készül levéltárazási jegyzőkönyv. A megjelenő jegyzőkönyvben a levéltárazásra jelölt (

jelöléssel ellátott) ügyiratok tekinthetők meg.

A jegyzőkönyv elkészülte után a munkaterület kézi frissítést igényel. Frissítés után eltűnnek a listából a jegyzőkönyvezett tételek.

31. ábra: Levéltári átadási jegyzőkönyv



32. ábra: Levéltári jegyzőkönyv - átadási jegyzék

Levéltári átadás A Levéltári átadás gomb választásával a Levéltárba adás ablak ugrik fel. Az előző lépésben a Jegyzőkönyv gombbal létrehoztunk egy levéltárazási jegyzőkönyvet. Ez a jegyzőkönyv látható itt, aminek a tartalmát dupla egérkattintással hozhatjuk elő.

33. ábra: Levéltárba adás

Dupla egérkattintásra feljövő ablakban látszanak iktatószámmal a levéltárazandó ügyiratok. A kipipált ügyiratok Rendben gombra történő kattintással a rendszerben levéltárazásra kerülnek. Pipa kiszedésével visszakerülnek az irattárba (illetve a Levéltári átadás menübe).



34. ábra: Levéltárba adás

Fontos: A levéltárazásra átadott dokumentumok nem tűnnek el a rendszerből. A szoftverben a Listák között továbbra is megtalálhatjuk őket megfelelő lekérdezések megadásával. A levéltárazások nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő Navigációs panelen a Levéltárazások menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/Levéltárazások fejezetben található.

1.

E-másolat kérése

Az E-Másolat kérése feladatlistában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Új



Elrejtés



Visszavonás



Csatolmányok



Nyomtatás



Export



35. ábra: E-másolat kérése

Az Új gomb lenyomásával Új E-másolat kérése feladatot adhatunk a kijelölt felhasználónak.

36. ábra: Új E-másolat kérése

A Hozzáad gombbal választhatjuk ki az alszámot, amelyhez új e-másolatot kívánunk kérni. A gomb megnyomását követően felugrik egy keresőablak, ahol a szűrőmezők segítségével kereshetjük meg a kívánt alszámot.



37. ábra: E-másolat kérése - alszám keresés

Ha megtaláltuk a keresett alszámot, a Rendben gombbal tudjuk kiválasztani azt. Az Elvégző dolgozó és a Határidő megadása kötelező. Ezt követően az elvégző dolgozó Irattárazás / E-másolat készítése menüpontjában megjelenik a feladat. Az E-Másolatok nyomon követhetők, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintunk, majd a megjelenő navigációs panelen az E-Másolatok menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthetők az átadott és átvett iratok. Bővebb leírás a Listák/Irattárazás/E-Másolatok fejezetben található.



I.postázás modul

Az új postázás modulban a Kiadmányozás és expediálás ablakokban megjelenik az Iratpéldányok fül. A kimenő iktatás során a További címzettek fülön megjelölt ügyfelenként egy-egy új iratpéldányt hoz létre az iratkezelő program, amelyeket az Iratpéldányok fülön tudunk megtekinteni.


postázás modul  145

1.

Kiadmányozás és expediálás

146  postázás modul


Az Expediálás ablakban az Expediálás módja listából kiválaszthatóvá válik a KÉR és KÉR Postai hibrid expediálási mód is.



Az Expediálás ablak Iratpéldányok fülén példányonként meghatározható az expediálás módja.

2.

Postai és elektronikus kézbesítés

Az iratkezelő rendszer az expediálás módjától függően a Postai kézbesítés, illetve elektronikus kézbesítés menüpontokba sorolja az expediált iratpéldányokat.



3.

Postai kézbesítés

A Postai kézbesítés menüpontban az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Postázás: kijelölt példány postázása



Csoportos postázás: kijelölt példányok postázása

 Új küldemény: nem iktatott, de postázandó küldemény felvétele új küldeményként a kijelölt postázandó iratpéldány mellé 

Expediálás módosítása: expediálási mód módosítása



Átadás: postázás feladat átadása másik felhasználónak

Az új küldemény gombra kattintva megjelenik az Új küldemény ablak

A Postázás gombra kattintva megjelenik a Postázás ablak:



A másik küldeményhez gombra kattintással tudjuk az iratpéldányt másik küldeményhez csatolni.

Az expediálás módosítása gombra kattintva az alábbi ablakban van lehetőségünk az expediálási mód módosítására:



A Csoportos postázás gombra az alábbi ablakban lehetőségünk az egyes iratpéldányokhoz tartozó postázási adatok megadására:

A felület felső részén megadott adatok az összes küldeményre érvényesíthetőek a Csoportos módosítás gomb lenyomásával.

1.

Elektronikus kézbesítés

Az Elektronikus kézbesítés menüpontban az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Kézbesítés



Átadás



Expediálás módosítása

A Kézbesítés gombra kattintva az alábbi ablakban végezhetjük el a kézbesítést:



1.

Postakönyvek kezelése

A Postakönyvek kezelése menüpontban tudjuk a postakönyvekkel kapcsolatos feladatainkat elvégezni.

A menüpontban az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Új postakönyv



Postakönyv lezárása





Nyomtatás/Letöltés

Új postakönyv felvétele Az Új postakönyv gombra kattintva van lehetőségünk új postakönyvet felvenni.

Postakönyv lezárása Amennyiben nem kívánunk több küldeményt felvenni egy adott postakönyvre, új a postakönyvet kijelölve, majd a Postakönyv lezárása gombra kattintva zárhatjuk le a postakönyvet.

Postakönyvek nyomtatása/Letöltése A hagyományos postakönyveket PDF formátumba tudjuk letölteni, de akár közvetlenül nyomtathatjuk is azokat a Nyomtatás/Letöltés gombra kattintva.



Az elektronikus postakönyveket XML formátumban tudjuk letölteni:

1.

Vevények kezelése

A vevények kezelése menüpontban tudjuk a tértivevényekkel kapcsolatos adatokat, információkat rögzíteni az egyes küldeményekhez.



Új tértivevény rögzítése A megfelelő küldeményt kiválasztva aktívvá válik az Új rögzítés gomb, amely lenyomását követően tudjuk megadni a tértivevény adatokat a kiválasztott küldeményhez.





I.Listák

A Listák főmenü célja elsősorban az iratok visszakereshetőségének a biztosítása. A keresések mellett számos egyéb funkciót is elvégezhetünk a menüből, például átiktathatunk alszámot másik ügyhöz, vagy eltávolíthatjuk a szerelt ügyiratokat egymástól.

1.

Visszaigazolandó küldemények

Átadások-Átvételek Az Átadások-Átvételek listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

1. ábra: Listák - Átadások-Átvételek

A találati listában megjelenő adatok rendezhetők: 

Készült,



Jegyzőkönyv sorszáma,


Listák  157



Átadó felhasználó,



Átadó szerv,



Átvevő felhasználó,



Átvevő szerv,



Átadás állapot,



Feladat,



Iktatószám.

Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Dátum,



Átadó fehasználó,



Átadó szervezeti egység,






Átvevő szervezeti egység,



Érkeztetőszám,



Iktatószám,



Átadás állapot,



Feladat,



Vonalkód.

Irat helye Az Irat helye listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Átadás



Nyomtatás



Export

158  Listák


2. ábra: Listák - Irat helye


Érkeztetőszám,



Iktatószám,



Átadó szerv,



Átadó,



Átvevő szerv,



Átvevő,



Feladatról,



Feladatra.


Érkeztetőszám,



Alszám,



Főszám,



Átadó szerv,



Átadó,



Átvevő szerv,



Átvevő,



Ügyfél,



Ragszám,



Cím / Szervezet,



OCR,



Iktatás dátuma,


Listák  159



Vonalkód.

Összes Átadás-Átvétel Az Összes Átadás-Átvétel listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

3. ábra: Listák - Összes Átadás-Átvétel


Készült,



Jegyzőkönyv sorszáma,






Átadó szerv,






Átvevő szerv,



Átadás állapot,



Feladat,



Iktatószám.


Dátum,






Átadó szervezeti egység,






Átvevő szervezeti egység,



Érkeztetőszám,

160  Listák




Iktatószám,



Átadás állapot,



Feladat.

1.

Érkeztetés

Érkeztetések Az Érkeztetések listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Téves érkeztetés



Nyomtatás



Export

4. ábra: Érkeztetések lista





Érkeztetőszám,



Beküldő,



Címzett,



Adathordozó,






Érkeztető,



Iktatás státusza,



Érkeztetés időpontja,



Ragszám,



Megjegyzés,



Küldő iktatószáma.

Érkeztetést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában:


Listák  161






Érkeztetőszám,



Adathordozó típusa,



Prioritás,



Beküldő,



Iktatás státusza,



Ragszám,



Irattípus,



Egyedi adat,



Vonalkód,



Téves érkeztetés,



Megjegyzés,



Címzett,



Küldő iktatószáma,



Érkeztető.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi érkeztetések. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével.

Téves érkeztetés A gombra kattintva tévesen érkeztetettnek tudunk jelölni iratokat. A tévesen érkeztetett dokumentumokat áthúzással jelzi a szoftver. Ezeket később már nem tudjuk bontani (nem kerülnek be a Feladatok/Bontás menü feladatlistájába).

5. ábra: Téves érkeztetés ablak

Téves érkeztetés gombra kattintva megjelenik a „Téves érkeztetés” ablak. A Rendben gombra kattintva tévesen érkeztetettnek lesz jelölve a feladatlistában.

162  Listák


6. ábra: Érkeztetések lista - Téves érkeztetések

Fontos: A tévesen érkeztetettnek jelölés folyamata visszafordíthatatlan! Győződjön meg róla, hogy a megfelelő sor lett kiválasztva a feladatlistában!

Érkeztetési adatok módosítása Az Érkeztetések listában egy érkeztetett tételre, ha duplán kattintunk, megjelenik az irat adatlapja.

7. ábra: Érkeztetett irat adatlapja

Az adatlapon lehetőségünk van bizonyos adatok módosítására:


Listák  163

 Az Adatok fülön azok az adatok módosítható, amelyek nincsenek szürkével elhalványítva (pl.: Adathordozó típusa).  A Csatolmányok fülön lehetőségünk van a már rögzített csatolmányok törlésére (logikai) vagy új csatolmányok rögzítésére. Fontos: A tévesen érkeztetett, illetve a téves címzéssel jelölt érkeztetéseket nem lehet módosítani.

Bontások A Bontások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

8. ábra: Bontások lista





Érkeztetőszám,



Tárgy,



Beküldő,



Címzett,



Adathordozó,






Iktatás státusza,



Bontó.

Bontást a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Bontás időpontja,



Beküldő,



Hivatkozási szám,



Egyedi adat,

164  Listák




Érkeztetőszám,



Tárgy,



Megjegyzés,



Irattípus,



Egyedi adat,



Vonalkód,



Iktatás státusz.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi bontások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve elugró ablakban megjelenik az adott irat bontási paraméterei. Hiányos adatbevitel esetén egyes mezők módosíthatók. A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett.

9. ábra: Bontott irat adatlapja

Fontos: A már iktatáson átesett iratok bontásai nem módosíthatók.

Szignálásra előkészítések A Szignálásra előkészítések listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export


Listák  165

10. ábra: Szignálásra előkészítés lista





Beküldő,



Érkeztetőszám,






Ügykör,



Ügyintéző,



Felelős,



Határidő,



Előszignáló,



Tárgy.

Előszignált iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Ügyintéző,



Beküldő,



Tárgy,



Megjegyzés,



Határidő,



Érkeztetőszám,



Hivatkozási szám,



Irattípus,



Egyedi adat.

166  Listák


Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi előszignálások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott irat előszignálási paraméterei. Ha még nem lett az irat szignálva, egyes mezők módosíthatók, ellenkező esetben egy sem.

11. ábra: Irat adatlap - Szignálásra előkészítés lista

Nem iktatandók A Nem iktatandók listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

12. ábra: Listák - Nem iktatandók

A találati listában megjelenő adatok rendezhetők:


Listák  167






Érkeztetőszám,



Tárgy,



Beküldő,



Címzett,



Adathordozó,






Irány,



Iktatás státusza,



Bontó.


Bontás időpontja,



Érkeztetőszám,



Beküldő,



Tárgy,



Hivatkozási szám,



Megjegyzés,



Irattípus,



Egyedi adat,



Irány,



Vonalkód.

A listában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megjelenik a kiválasztott tételhez tartozó adatlap, amelyen lehetőségünk van bizonyos módosítások elvégzésére.

13. ábra: Nem iktatandó irat adatlapja

Érkeztetés lista Az Érkeztetés listában az alábbi funkciógombok érhetőek el:

168  Listák




Téves érkeztetés



Érkeztetési lista nyomtatvány



Nyomtatás



Export

14. ábra: Listák - Érkeztetés





Beérkezés módja,



Érkeztetőszám,



Beküldő,



Megjegyzés,



Osztály,



Érkeztető,



Iktatókönyv,



Iktatószám,



Iktatási megjegyzés.





Érkeztetőszám,



Beérkezés módja,



Beküldő,



Megjegyzés,



Osztály,


Listák  169



Érkeztető,



Iktatókönyv,



Iktatószám.

Az Érkeztetés lista nyomtatvány gombra kattintva megjelenik az érkeztetéseket tartalmazó lista nyomtatási képe.

15. ábra: Érkeztetés lista nyomtatvány

Érkeztetések-iktatások Az Érkeztetések-iktatások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

170  Listák


16. ábra: Listák - Érkeztetések-iktatások


Érkeztetés időpontja,



Érkeztetést végző dolgozó,



Érkeztetőszám,



Bontás ideje,



Bontást végző dolgozó,



Beérkezett irat küldője,



Beérkezett irat tárgya,



Iktatószám,



Iktatásra átadás időpontja,



Iktató.


Érkeztetés ideje,



Érkeztető,



Érkeztetőszám,



Bontás időpontja,



Bontó,



Irat küldője,



Irat tárgya,



Iktatószám,



Iktatásra átadás időpontja,



Iktató.


Listák  171

1.

Szignálás

Szignálások A Szignálások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

17. ábra: Szignálások lista


Beküldő/Címzett,






Ügykör,



Ügyintéző,



Felelős,



Határidő,



Érkeztetőszám,



Tárgy,



Szignáló,



Hivatkozási szám,



Iktatószám,



Állapot.

Szignált iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Határidő,



Érkeztetőszám,



Ügyintéző,



Egyedi adat,

172  Listák




Beküldő/Címzett,



Tárgy,



Szignáló,



Vonalkód,



Iktatószám,



Állapot,



Hivatkozási szám szerint is.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi szignálások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott irat szignálási paraméterei. Hiányos adatbevitel esetén egyes mezők módosíthatók.

18. ábra: Irat adatlap - Szignálások lista

Ha még nem lett az irat lezárva, egyes mezők módosíthatók, ellenkező esetben egy sem.

Olvasott iratok Az Olvasott iratok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export


Listák  173

19. ábra: Olvasandó iratok lista





Címzett,



Ügyfél,



Érkeztetőszám,



Iktatószám,



Tárgy,



Látta még,



Szervezeti egység,



Olvasás dátuma.

Olvasott iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Keresés,



Érkeztetőszám,



Ügyfél,



Ügyintéző,



Irattípus,



Olvasás állapot,






Iktatószám,



Tárgy,



Egyedi adat,



OCR.

174  Listák


Tipp: A listából visszakereshetők az olvasott, illetve az olvasásra váró iratok. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott irat paraméterei. Az adatlap két fülből áll: 

„Adatok” fül tartalmazza az olvasott irat fő adatait.



„Csatolmányok” lapfülön lehet a fájl mellékletet megtekinteni.

20. ábra: Olvasandó lista irat adatlap

Megosztott iratok A Megosztott iratok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Csatolmány



Megosztás módosítás



Export


Listák  175

21. ábra: Listák - Megosztott iratok


Jóváhagyás,



Iktatószám,



Irattípus,



Határidő,



Irány,



Ügyfél,



Tárgy,



Ügyintéző,



Szervezeti egység,



Vonalkód,



Olvasás dátum.


Ügyfél,






Megosztó,



Irattípus,



Iktatás dátuma,



Olvasás dátuma,



Iktatószám,



Expediálás dátuma,



Csatolmánnyal ellátott,



Tárgy,



Jóváhagyó,



Dokumentum állapot,



Vonalkód,



Iktató,



Irány,



Ügyintéző,



Szignáló,



Olvasott iratok.

A Megosztás módosítása gombra kattintva módosíthatjuk a kiválasztott irathoz hozzárendelt felhasználókat, illetve újabb felhasználókkal oszthatjuk meg az iratot.

176  Listák


22. ábra: Irat megosztása

1.

Iktatás

A „Főszámok” és az „Alszámok” is külön menüpontban érhetők el. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthető az összes iktatott irat. A sztornózásra került iratok a listából nem törlődnek, áthúzva továbbra is a láthatóak.

Alszámok Az Alszámok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Átiktatás



Sztornó



Határidő módosítás



Új másolat kérés



Lássák még



XML export



Csatolmányok



Változás követés



Előadói ív



Vonalkód



Dokumentum előállítás



Nyomtatás



Export


Listák  177

23. ábra: Iktatás lista - Alszámok

A találati listában megjelenő adatok rendezhetők:  Év,  Iktatókönyv,  Iktatószám,  Tárgy,  Ügyintéző,  Ügyfél,  Érkeztetőszám,  Iktatás dátuma,  Sztornózás dátuma,  Hivatkozási szám,  Irány,  Jóváhagyás,  Iratjellemző. Iktatást a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Iktatás dátuma,



Érkeztetőszám,



Irattári tétel,



Iktatószám,



Ügyintéző,



Tárgy,






Ügyfél,



Érintett fél,



Ügykör szám,



Egyedi adat,



Hivatkozási szám,



Irattípus,

178  Listák




OCR,



Irány,



További címzettek,



Ügykezelés módja,






Megjegyzés,



Ügykezelő azonosító,



Mellékletek,



Csatolmánnyal ellátott,



Költséghely,



Helyrajzi szám.

A

gomb segítségével további szűrők érhetők el:



Szervezeti egység,



Adathordozó típusa,



Prioritás,



Érkeztető,



Szignáló,



Iktató,



Felelős,



Elintézési dátum,



Iratjellemző,



Iratállapot,



Határidő,



Vonalkód,



Ragszám,



Cím/Szervezet,



Dokumentum név,



Dokumentum szám,



Tárgyszavak,



Csatolmány név,



Címkék,



Kezelési feljegyzések,



Sztornózva.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi iktatások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével.  lejárt.

Az Év oszlop előtt esetlegesen megjelenő



A

jel arra figyelmeztet, hogy az intézési határidő

jel arra utal, hogy az alszám az intézési határidő lejárta után lett elintézve.


Listák  179

 A jel azt szimbolizálja, hogy az alszám valamilyen idegen rendszernek lett átadva (Pl. Webservice funkciók segítségével.).  A jel arra figyelmeztet, hogy idegen rendszernek át lett átadva az alszám, és az intézési határideje lejárt.

Átiktatás A találati listában az átiktatás gombra kattintva van lehetőségünk a kiválasztott alszám átiktatására egy másik alszámra, vagy egy új főszámra.

24. ábra: Átiktatás

Alszámot – Főszámra: akkor használjuk, ha az adott irat önálló ügyet indít, viszont korábban alszámként került iktatásra. Ilyenkor a már meglévő alszámot új főszámra iktathatjuk át, akár másik iktatókönyvbe is. Alszámot – Alszámra: akkor használjuk, ha az adott irat másik ügyhöz tartozik és korábban tévesen lett iktatva.

Sztornó A Sztornó gombra kattintva a kiválasztott iktatást tudjuk sztornózni. A program előugró ablakban megerősítést kér.

25. ábra: Sztornózás

A sztornózás végrehajtásához kattintson a Rendben gombra, megszakításához a Mégsem gombra. A sztornózásra került iratok a listából nem törlődnek, hanem áthúzva továbbra is a megmaradnak. A sztornózott iktatószámot a hatályos jogszabályoknak megfelelően a rendszer nem adja ki még egyszer.

180  Listák


26. ábra: Listák - Sztornózott iratok

Alszám sztornózásakor megjegyzés is írható. Ez később bármikor megtekinthető az ügyirat adatok ablakban az alszám Megjegyzés fülén.

Határidő módosítása A Határidő módosítása gombra kattintva lehetőségünk van (jogosultságtól függően) módosítani a kiválasztott alszám intézési határidejét.

27. ábra: Határidő módosítása

Új másolat kérés Az Új másolat kérése gombra kattintva új e-másolat kérés feladatot adhatunk a kiválasztott felhasználónak.


Listák  181

28. ábra: Új másolat kérése

Lássák még A Lássák még gombra kattintva új felhasználókkal oszthatjuk meg a kiválasztott iratot.

29. ábra: Lássák még

XML export Az XML export gombra kattintva XML formátumba exportálhatjuk a kiválasztott iratot.

182  Listák


30. ábra: XML export részlet

Csatolmányok A Csatolmányok gombra kattintva új csatolmányokat rögzíthetünk a kiválasztott irathoz és megtekinthetjük a már korábban rögzítetteket.

Változás követés A Változás követés gombra kattintva megtekinthetjük a kiválasztott alszám eseményeit.

31. ábra: Változás követés

Előadói ív Az Előadói ív gombra kattintva nyomtathatunk előadói ívet a kiválasztott alszámhoz.

Vonalkód A Vonalkód gombra kattintva rögzíthetünk vonalkódot a kiválasztott alszámhoz.


Listák  183

32. ábra: Vonalkód

Dokumentum előállítás A Dokumentum előállítás gombra kattintva állíthatunk elő dokumentumot a kiválasztott alszám adataival feltöltve a rendszerbe rögzített dokumentumsablonok alapján.

33. ábra: Dokumentum előállítás

Nyomtatás A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a lista nézet nyomtatási képe.

Export Az Export gombra kattintva exportálhatjuk táblázatszerkesztő szoftverrel megnyitható formátumba a listát.

Főszámok A Főszámok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Átadás portálnak



Átiktatás



Sztornó



Szerelés eltávolítása



Ügyintéző módosítás



XML export



Nyomtatás

184  Listák




Export

34. ábra: Iktatás lista - Főszámok


Iktatás dátuma,



Iktatószám,



Ügyfél,



Tárgy,



Tárgyszavak,



Ügykör,



Iktató,



Ügyintéző,



Előirat,



Utóirat,



Ügy kezdete,



Felfüggesztve,



Munkanapos,






Határidő.

Iktatást a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Iktatás dátuma,



Tárgy,



Irattári tétel,



Iktatószám,



Tárgyszavak,



Ügyfél,


Listák  185

A



Ügykör szám,



Egyedi adat,



OCR,



Ügykezelés módja,



Egyéb adat,



Ügyintéző,



Szervezeti egység,



Főszám állapot,



Ügyintézés kezdete,



Határidő,






Munkanapos,



Irattár,



Vonalkód,



Egyéb adat 1,



Egyéb adat 2,



Helyrajzi szám.

gomb segítségével további szűrő érhető el: Sztornózva.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi iktatások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével.

Átadás portálnak Az Átadás portálnak gombra kattintva a DMSone Iratkezelő rendszerhez kapcsolódó egyéb programoknak lehet adatokat továbbítani, majd visszaérkező adatokat fogadni. Egyéni szerződések igénybevételekor használható funkció, alap esetben hibaüzenetet láthatunk a gomb lenyomásakor, ami jelzi számunkra, hogy nincs külső portál csatlakoztatva.

Átiktatás Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal, annyi különbséggel, hogy főszámot tudunk másik főszamra, vagy alszámra átiktatni. Főszámot – Főszámra: akkor használjuk, ha rossz iktatókönyvbe iktattunk. Főszámot – Alszámra: akkor használjuk, ha az adott irat nem indít önálló ügyet, hanem egy még le nem zárt ügy része, ezért egy másik főszám alá kell átiktatnunk. Az átiktatás másik könyvbe is történhet.

Sztornó Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal.

Szerelés eltávolítása A Szerelés eltávolítása gombra kattintva a kiválasztott iktatás szerelését tudjuk eltávolítani. A program előugró ablakban megerősítést kér. A szerelés törléséhez kattintson a Rendben gombra, megszakításához a Mégsem gombra.

Ügyintéző módosítás Az Ügyintéző módosítása gombbal módosíthatjuk a kiválasztott ügyirat ügyintézőjét és felelősét.

186  Listák


35. ábra: Ügyintéző módosítása

XML export Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal.

Nyomtatás Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal.

Export Megegyezik a Listák / Alszámok pontban bemutatottakkal.

1.

Ügyintézés

Kiadmányozások A Kiadmányozások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Lássák még



Nyomtatás



Export

36. ábra: Kiadmányozások lista

A találati listában megjelenő adatok rendezhetők:


Listák  187



Iktatószám,



Kiadmányozó,






Küldemény típusa,



Egyéb aláíró,



Egyéb aláírás dátuma.

Kiadmányozott iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Iktatószám,






Küldemény típusa,



Egyéb aláírás dátuma,



Kiadmányozó,



Irattípus,



Egyedi adat,



Vonalkód.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi kiadmányozások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve elugró ablakban megjelenik az adott irat kiadmányozási paraméterei. Hiányos adatbevitel esetén a mezők módosíthatók. Módosítás után kattintson a gombra. Az adatok megtekintése után a

gombra kattintva az ablak bezárható.

A „Kiadmányozás adatok” ablak 3 lapfülből áll. 

„Adatok” fül tartalmazza a kiadmányozni kívánt irat fő adatait.



„Postai szolgáltatások” fülön választhatók ki az irathoz kért postai szolgáltatások.



„Csatolmányok” lapfülön lehet a fájl mellékletet rögzíteni, korábban rögzítetteket megtekinteni.

188  Listák


37. ábra: Kiadmányozás adatok

Adatok fül 

Kiadmányozó: A kiadmányozást végző szervezeti egysége és neve.



Kiadmányozás dátuma: A kiadmányozás elvégzésének pontos ideje módosítható.



Küldemény típusa: A küldemény feladásának módját módosíthatjuk.



Irattípus



Vonalkód




 Kezelési utasítás: A küldeményre vonatkozó kezelési utasítást lehet itt megadni. A lista tartalmát a rendszergazda az adattörzsekben módosíthatja, bővítheti. 

Kezelési feljegyzés



Egyéb aláíró: Ha a kiadmányozást egyéb személy is aláírta itt választható ki a neve.



Egyéb aláírás dátuma: Egyéb aláíró esetén az aláírás dátuma vihető fel itt.


Listák  189

Postai szolgáltatások fül

38. ábra: Kiadmányozások - Postai szolgáltatások fül

A megfelelő postai szolgáltatások választhatóak ki. A kívánt szolgáltatásra egyszerűen csak rá kell kattintani, és egy zöld pipa jelzi a kiválasztást. Egyszerre több is kiválasztható, valamint bizonyos szolgáltatásoknál érték is megadható. Az itt kiválasztottak későbbi folyamatok során még módosíthatók.

Csatolmányok fül  gombra kattintva elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat csatolása valósítható meg. A HTML technológiából adódóan egyszerre egy fájl csatolása valósítható meg. A megjelenő tallózás gombbal, kikereshető a csatolni kívánt fájl a megfelelő elérési útvonalon. Tallózás után a megtalált csatolmány a megnyitás gombbal rögzíthető. A fájlok nem a kliens gépen tárolódnak, a kiszolgáló számítógépen a rendszer által használt könyvtárstruktúrába kerülnek. Nem módosíthatóak a későbbiekben. Az adat ellenőrzés után a kliens gépről törölhető. A rögzített fájl neve a csatolási listában megjelenik.

 Abban az esetben ha nem a megfelelő fájl került a listába, a fájl neve előtti jelölés eltávolításával megszüntethető annak csatolása. Fontos: Ha már megtörtént az expediálás, semmi se módosítható a Kiadmányozás ablakban.

Expediálások Az Expediálások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

190  Listák


39. ábra: Expediálások lista


Iktatószám,



Címzett,






Expediálás módja,



Expediáló,



Elküldés dátuma.

Expediált iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Iktatószám,






Elküldés dátuma,



Vonalkód.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi expediálások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott irat expediálási paraméterei. Hiányos adatbevitel esetén a mezők módosíthatók.


Listák  191

40. ábra: Expediálás lista - Adatok fül

Adatok lapfül 

Expediálás dátuma: Az irat expediálásának dátuma.



Expediálás módja: Az irat feladásának módja.



Expediáló: Az expediálást végző szervezeti egysége és neve.



Elküldés időpontja: Az irat elküldésének időpontja adható meg.



Küldemény típusa: Küldemény típusa választható ki legördülő listából.






Vonalkód

Postai szolgáltatások lapfül

41. ábra: Expediálások - Postai szolgáltatások fül

192  Listák


A megfelelő postai szolgáltatások választhatóak ki. A kívánt szolgáltatásra egyszerűen csak rá kell kattintani, és egy zöld pipa jelzi a kiválasztást. Egyszerre több is kiválasztható, valamint bizonyos szolgáltatásoknál érték is megadható. Az itt kiválasztottak később még módosíthatók.

Csatolmányok lapfül Megtekinthetők a korábban csatolt fájlok. Továbbiak hozzáadására, illetve meglévők törlésére nincs lehetőség. Fontos: Ha már megtörtént a postázás, semmi se módosítható az Expediálás adatok ablakban.

Ügyek állapota Az Ügyek állapota listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

42. ábra: Listák - Ügyek állapota


Iktatószám,






Intézési határidő,



Elintézés időpontja,



Ügyfél,



Tárgy,



Ügyintéző,



Irat felelős,



Szervezeti egység,


Listák  193



Állapot,



Irattípus.


Iktatószám,






Elintézés időpontja,



Ügyfél,



Ügyintéző,



Szignáló,



Irat felelős,



Szervezeti egység,



Állapot,



Irattípus.

Jóváhagyás/Véleményezés A dokumentum jóváhagyási folyamat nyomon követhető, ha a funkciópanelen a Listák funkciógombra kattintva a megjelenő Navigációs panelen a Jóváhagyás/Véleményezés menüpontot választjuk. A munkaterületen lévő találati listában megtekinthető az összes jóváhagyás szempontjából érintett dokumentum. A felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Dokumentum módosítás



Továbbít



Vége



Sztornó



Nyomtatás



Export

194  Listák


43. ábra: Listák - Jóváhagyás/Véleményezés


Szám,



Ügyfél,



Tárgy,



Irattípus,



Iktatószám,



Utolsó vélemény,



Workflow sablon,



Létrehozó ügyintéző,



Létrehozás dátuma,



Határidő,



Módosító ügyintéző,



Utolsó módosítás időpontja,



Első csatolt fájl neve,



Vonalkód.


Jóváhagyó,



Határidő,



Név,



Tárgy,



Irattípus,



Létrehozó,


Listák  195



Utolsó módósító,



Dokumentum állapot,



Iktatószám,



Ügyfél,



Vélemény,



Dokumentum szám,



Vonalkód,



Workflow sablon.

A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve megjelennek az adott dokumentum véleményezési paraméterei.

44. ábra: Jóváhagyás/Véleményezés adatlap

Felfüggesztések A Felfüggesztések listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

196  Listák


45. ábra: Felfüggesztések lista


Iktatószám,



Felfüggesztés kezdete,



Felfüggesztés tervezett vége,



Felfüggesztés vége,



Felfüggesztés oka,



Munkanapos,



Ügyintéző.

Felfüggesztést a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Tárgy,



Ügyfél,



Felfüggesztés állapota,



Felfüggesztés kezdete,



Felfüggesztés oka,



Felfüggesztés vége,



Iktatószám,



Ügyintéző.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi felfüggesztések. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével.

Kitöltött adatlapok A Kitöltött adatlapok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export


Listák  197

46. ábra: Listák - Kitöltött adatlapok


Iktatószám,



Irattári tétel,



Ügyintéző,



Címzett,



Iktatókönyv neve,



Tárgy.

A következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Keresés,



Irattári tétel,



Iktatószám,



Ügyintéző,



Tárgy.

Egy sort kijelölve és arra duplán kattintva megjelennek a kiválasztott alszám adatai.

198  Listák


47. ábra: Kitöltött adatlapok lista adatok

1.

Irattárazás

Irattárazások Az Irattárazások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

48. ábra: Irattárazások lista


Iktatószám,



Irattári tétel,



Ügyfél,



Tárgy,



Ügy keletkezése,


Listák  199



Irattárba vétel dátuma,



Irattár.

Irattárba vett iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Irattár,



Iratkezelésért felelős,



Irattári tétel,



Iktatószám,



Tárgy,



Terem,



Sor,



Polc,



Oszlop,



Irattárba helyezés dátuma,



OCR,



Vonalkód,



Ügyintéző,



Selejtezés időpontja,



Levéltárba adás időpontja.

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi irattárazások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével. A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve előugró ablakban megjelenik az adott irat irattárazási paraméterei. Az adatok megtekintése után a „Mégsem” gombra kattintva az ablak bezárható. Az „Irattári mozgások” ablak 3 lapfülből áll.

Irattárazás fül „Irattárazás” fül tartalmazza az irat fő adatait. A lapon módosításra nincs lehetőség.

200  Listák


49. ábra: Irattárazások lista - iratmozgások - Irattárazás fül

Egyéb adatok fül Egyéb adatok” lapfülön az elhelyezéssel kapcsolatos információk adhatók meg.

50. ábra: Irattárazás lista - Iratmozgások - egyéb adatok fül


Listák  201

Irattári mozgások fül „Irattári mozgások” fülön nyomon követhetjük az irat irattári életútját. Az átmeneti és a központi irattárba helyezéseket, az irattárba helyezések dátumait.

51. ábra: Irattárazások lista - Iratmozgások - Irattári mozgások fül

Iratkiadások Az Iratkiadások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

52. ábra: Iratkiadások lista


Iktatószám,






Kölcsönző,



Kölcsönzés engedélyező,

202  Listák




Kölcsönzési határidő,



Visszavétel időpontja.

Kiadott iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Iktatószám,






Kölcsönző,



Kölcsönzés engedélyező,



Kölcsönzés határidő,



Visszavétel dátum,



Kölcsönzés célja.

A találati listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve előugró ablakban megjelenik az adott irat kölcsönzési adatai. Az adatok megtekintése után a „Mégsem” gombra kattintva az ablak bezárható.

53. ábra: Kölcsönzési adatok

Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi iratkiadások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével.

Selejtezések A Selejtezések listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export


Listák  203

54. ábra: Selejtezések lista


Jegyzőkönyv azonosító,



Selejtezés dátuma,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Tárgy.

Kiadott iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Selejtezés időpontja,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Tárgy,



Selejtezési jegyzőkönyv sorszáma.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat selejtezési információi. A mezők nem módosíthatók. Tipp: A listában visszakereshetők a korábbi selejtezések. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével.

Levéltárazások A Levéltárazások listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

204  Listák


55. ábra: Levéltárazások lista


Átadási jegyzőkönyv sorszáma,



Levéltárba adás időpontja,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Tárgy.

Levéltárazásra átadott iratot a következő menüpontok szerint kereshetünk a találati listában: 

Levéltárba adás időpontja,



Iktatószám,



Irattári tétel,



Tárgy,



Átadási jegyzőkönyv sorszáma.

A feladatlistában egy sort kiválasztva és arra duplán kattintva megtekinthető az irat levéltárazási információi. A mezők nem módosíthatók.


Listák  205

56. ábra: Levéltárazások lista - Ügyirat adatlap

Tipp: A listában visszakereshetők a levéltárba történt átadások. Elkeveredett iratok könnyen megtalálhatók a szűrő és keresőmezők segítségével.

E-Másolatok Az E-másolatok listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Csatolmányok



Nyomtatás



Export

57. ábra: Listák - E-másolatok


Iktatószám,



Határidő,

206  Listák




Elvégzés ideje,



Kérelmező,



Tárgy,



Ügyintéző,



Ügyfél.


Határidő (intervallum),



Határidő (legördülő lista),



Iktatószám,



Kérelmező,



Tárgy,



Ügyintéző,



Ügyfél.

1.

Eseménynapló

Eseménynapló megtekintése Az Eseménynapló listában az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

58. ábra: Listák - Eseménynapló


Dátum,


Listák  207



Felhasználói név,



Helyettesítő,



Esemény,



Iktatószám,



Érkeztetőszám,



Törzsadat típus.


Dátum,



Felhasználó,



Esemény,



Érkeztetőszám,



Iktatószám,



Törzsadat típus,  Irattípus.

208  Listák


I.Nyomtatványok

1.

Formanyomtatványok

Érkeztetőkönyv A Nyomtatványok / Érkeztetőkönyv menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített érkeztetőkönyvekkel kapcsolatos nyomtatványok előállítására.

1. ábra: Nyomtatványok - Érkeztetőkönyv

A felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

XML export



Nyomtatás



Export

Az XML export gombra kattintva lehetőségünk van XML formátumba exportálni a kiválasztott érkeztetőkönyvet.


Nyomtatványok  209

2. ábra: Nyomtatványok - Érkeztetőkönyv XML export

A Nyomtatás ikonra kattintva a kiválasztott érkeztetőkönyv nyomtatási képe jelenik meg.

3. ábra: Nyomtatványok - Érkeztetőkönyv nyomtatása

Az Export gombra kattintva a felületen látható érkeztetőkönyvek táblázatát nyithatjuk meg táblázatkezelő szoftverrel.

4. ábra: Nyomtatványok - Érkeztetőkönyv export

210  Nyomtatványok


Iktatókönyv A Nyomtatványok / Iktatókönyv menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített iktatókönyvekkel kapcsolatos nyomtatványok előállítására.

5. ábra: Nyomtatványok - Iktatókönyv

A felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva a kiválasztott iktatókönyv nyomtatási képe jelenik meg.

6. ábra: Nyomtatványok - Iktatókönyv nyomtatása (1)



7. ábra: Nyomtatványok - Iktatókönyv nyomtatása (2)

Az Export gomb működése megegyezik a Formanyomtatványok / Érkeztetőkönyv pontban leírtakkal.

Előadói ív A Nyomtatványok / Előadói ív menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített főszámokhoz előadói ívet előállítani.

8. ábra: Nyomtatványok - Előadói ív

A Nyomtatványok / Előadói ív felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Előadói ív pótlap



Export



A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik az előadói ív nyomtatási képe.

9. ábra: Nyomtatványok - Előadó ív nyomtatása

Irattári terv A Nyomtatványok / Irattári terv menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített irattári terveket kinyomtatni.

10. ábra: Nyomtatványok - Irattári terv

A Nyomtatványok / Irattári terv felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválaszott irattári terv nyomtatási képe.



11. ábra: Nyomtatványok - Irattári terv nyomtatása

Ügyiratpótló lap A Nyomtatványok / Ügyiratpótló lap menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített kölcsönzött ügyiratokhoz ügyiratpótló lapot nyomtatni.

12. ábra: Nyomtatványok - Ügyiratpótló lap

A Nyomtatványok / Ügyiratpótló lap felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott ügyirathoz tartozó ügyiratpótló lap.



13. ábra: Nyomtatványok - Ügyiratpótló lap nyomtatása

Kölcsönzési napló A Nyomtatványok / Kölcsönzési napló menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített kölcsönzött ügyiratok kölcsönzési naplóját kinyomtatni.

14. ábra: Nyomtatványok - Kölcsönzési napló

A Nyomtatványok / Kölcsönzési napló felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott ügyirathoz tartozó kölcsönzési napló.



15. ábra: Nyomtatványok - Kölcsönzési napló nyomtatása

Postakönyv A Nyomtatványok / Postakönyv menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített postakönyvek újbóli nyomtatására.

16. ábra: Nyomtatványok - Postakönyv

A Nyomtatványok / Postakönyv felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Postaküldemények feladójegyzékének nyomtatása



Belföldi tértivevény nyomtatása



Postakönyv export csv fájlba



Export



A Postaküldemények feladójegyzékének nyomtatása gombra kattintva megjelenik a kiválasztott postakönyv nyomtatási képe.

17. ábra: Nyomtatványok - Postakönyv nyomtatása

A Belföldi tértivevény nyomtatása gombra kattintva van lehetőségünk tértivevényt nyomtatni a tértivevénnyel rendelkező kimenő küldeményekhez. A Postakönyv export csv fájlba gombra kattintva exortálni tudjuk táblázatszerkesztő szoftverrel szerkeszthető formátumba a kiválasztott postakönyvet.

Boríték A Nyomtatványok / Boríték menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített kimenő iratokhoz borítékot nyomtatni.

18. ábra: Nyomtatványok - Boríték



A Nyomtatványok / Boríték felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott kimenő irathoz a boríték nyomtatási képe.

19. ábra: Nyomtatványok - Boríték nyomtatása

Etikett A Nyomtatványok / Etikett menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített kimenő iratokhoz etikett nyomtatására.

20. ábra: Nyomtatványok - Etikett

A Nyomtatványok / Etikett felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el:





Sablon



Etikett nyomtatás



Export

A Sablon gombra kattintva kiválaszthatjuk a rendszer törzsadataiba rögzített etikett sablont, amelyet nyomtatni szeretnénk.

Iktatás adatai A Nyomtatványok / Iktatás adatai menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe iktatott iratokról áttekintő nyomtatványok készítésére.

21. ábra: Nyomtatványok - Iktatás adatai

A Nyomtatványok / Iktatás adatai felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott főszám adatait tartalmazó nyomtatvány nyomtatási képe.



22. ábra: Nyomtatványok - Iktatás adatai nyomtatása

1.

Jegyzőkönyvek

Átadás-átvételi jegyzőkönyv A Nyomtatványok / Átadás-átvételi jegyzőkönyv menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített Átadásátvételi jegyzőkönyvek újbóli nyomtatására.

23. ábra: Nyomtatványok - Átadás-átvételi jegyzőkönyv

A Nyomtatványok / Átadás-átvételi jegyzőkönyv felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export



A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott Átadás-átvételi jegyzőkönyv nyomtatási képe.

24. ábra: Nyomtatványok - Átadás-átvételi jegyzőkönyv nyomtatása

Selejtezési jegyzőkönyv A Nyomtatványok / Selejtezési jegyzőkönyv menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített selejtezési jegyzőkönyvek újbóli nyomtatására.

25. ábra: Nyomtatványok - Selejtezési jegyzőköynv

A Nyomtatványok / Selejtezési jegyzőkönyv felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott selejtezési jegyzőkönyv nyomtatási képe.



26. ábra: Nyomtatványok - Selejtezési jegyzőköynv nyomtatása

Levéltárazási jegyzőkönyv A Nyomtatványok / Levéltárazási jegyzőkönyv menüpontban van lehetőségünk a rendszerbe rögzített Levéltárazási jegyzőkönyvek újbóli nyomtatására.

27. ábra: Nyomtatványok - Levéltárazási jegyzőkönyv

A Nyomtatványok / Levéltárazási jegyzőkönyv felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott levéltárazási jegyzőkönyv nyomtatási képe.



28. ábra: Nyomtatványok - Levéltárazási jegyzőkönyv nyomtatása

Elszámoltatási jegyzőkönyv A Nyomtatványok / Elszámoltatási jegyzőkönyv menüpontban van lehetőségünk elszámoltatási jegyzőkönyvek előállítására.

29. ábra: Nyomtatványok - Elszámoltatási jegyzőkönyv

A Nyomtatványok / Elszámoltatási jegyzőkönyv felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott ügyintézőhöz tartozó elszámoltatási jegyzőkönyv nyomtatási képe.



30. ábra: Nyomtatványok - Elszámoltatási jegyzőköynv nyomtatása

1.

Statisztikák

Ügyiratforgalmi statisztika A Nyomtatványok / Ügyiratforgalmi statisztika menüpontban van lehetőségünk a rendszerből ügyiratforgalmi statisztika előállítására.

31. ábra: Nyomtatványok - Ügyiratforgalmi statisztika

A Nyomtatványok / Ügyiratforgalmi statisztika felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export



A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott iktatókönyv ügyiratforgalmi statisztikája.

32. ábra: Nyomtatványok - Ügyiratforgalmi statisztika nyomtatása

Államigazgatási hatósági statisztika A Nyomtatványok / Állam. hatósági statisztika menüpontban van lehetőségünk államigazgatási statisztika előállítására.

33. ábra: Nyomtatványok - Államigazgatási hatósági statisztika

A Nyomtatványok / Állam. hatósági statisztika felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott statisztika nyomtatási képe.



Önkormányzati hatósági statisztika A Nyomtatványok / Önk. hatósági statisztika menüpontban van lehetőségünk önkormányzati hatósági statisztika nyomtatására.

34. ábra: Nyomtatványok - Önkormányzati hatósági statisztika

A Nyomtatványok / Önk. hatósági statisztika felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Nyomtatás



Export

A Nyomtatás gombra kattintva megjelenik a kiválasztott statisztika nyomtatási képe.

OSAP 2143 statisztika A Nyomtatványok / OSAP 2143 statisztika menüpontban van lehetőségünk OSAP 2143 statisztika előállítására.



35. ábra: Nyomtatványok - OSAP 2143 statisztika

A Nyomtatványok / OSAP 2143 statisztika felületen az alábbi funkciógombok érhetőek el: 

Export

Az Export gombra kattintva táblázatszerkesztő szoftverrel megnyitható formátumba exportálhatjuk a statisztikát.

36. ábra: Nyomtatványok - OSAP 2143 statisztika export



I. Fogalommagyarázat

1. Átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; 2.

Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

3.

Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat;

4.

Bontás: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

5.

Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

6. Elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; 7. Elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet; 8. Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét; 9. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; 10.

Előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye;

11. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; 12. Érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben; 13. Gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; 14. Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven; 15. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 16.

Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;

17.

Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;

18. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely; 19. Irattárazás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;


Fogalommagyarázat  229

20. Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; 21. Irattári tételszám: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; 22. Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre; 23. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; 24. Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; 25. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről; 26. Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása; 27. Központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; 28. Küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozz tartozó listán címzéssel láttak el; 29.

Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

30. levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 31. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; 32. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 33. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 34.

Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól elválasztható;

35.

Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

36. Naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; 37. Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; 38. Szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell; 39. Szignálás: A kiadmányozásra jogosult személy (vezető) kijelöli az ügyben intézkedni, eljárni illetékes ügyintézőt, nevére szignálja az ügyiratot. A továbbiakban a kijelölt ügyintéző lesz az ügyirat felelőse, az ő kötelessége az ügyintézéshez szükséges lépések megtétele; 40. Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; 41. Ügyintézés: Valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége; 42.

Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

43.

Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

230  Fogalommagyarázat


44.

Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.


Fogalommagyarázat  231

D

Index

Data munkalap 78 Dokumentum előállítás 184 Dokumentum létrehozás 91 Dokumentum lezárása 98 Dokumentumok Bontása 46 Dokumentumok fogadása 43 Dokumentumsablon 90 Dokumentumsablon előállítása 90 Dokumentumtár 123

E,É A,Á A dokumentum előállítása 90 A kezdőfelület bemutatása 6 A program indítása 5 A Rendszer bemutatása 5 A rendszer bevezetésének előnyei 1 Adatlap kitöltés 124 Adatmódosítások rögzítése és megszakítása 11 Adatok fül 29, 46, 51, 57, 101, 107, 189 Adatok lapfül 87, 110, 192 Államigazgatási hatósági statisztika 225 Alszám adatok fül 67 Alszámok 177 Átadás 23 Átadás portálnak 186 Átadás-átvételi jegyzőkönyv 220 Átadások és átvételek 14 Átadások-Átvételek 157 Átiktatás 180, 186 Átszignálás 86 Átvétel 25 Átvételre vár 25 Autocomplete funkció 10 Automatikus átadás 15

B Betűméret nagyítása és kicsinyítése 14 Bevezető 1 Bontás 44 Bontás fül 41 Bontások 164 Boríték 217

Cs Csatolmányok 15, 183 Csatolmányok fül 42, 47, 52, 58, 108, 190 Csatolmányok lapfül 72, 88, 111, 193 Csoportos iktatás Excelből 76 Csoportos iktatás feltöltése 79 Csoportos iktatás template 77 Csoportos kijelölés a feladatlistában 13


Egyéb adatok fül 117, 201 Egyéni beállítások 21 Egységes funkciók a rendszer felületein 13 Egységes rendszer – központi tartalomkezelés 2 Elektronikus formában beérkezett küldemények érkeztetése 43 Elektronikus kézbesítés 151 Elintézés 89 Előadói ív 183, 212 Első lépések 21 Elszámoltatási jegyzőkönyv 223 E-másolat kérése 142 E-másolat készítése 121 E-Másolatok 206 Érkeztetés 27, 28, 161 Érkeztetés lista 168 Érkeztetések 161 Érkeztetések-iktatások 170 Érkeztetési adatok módosítása 163 Érkeztetőkönyv 209 Eseménynapló 207 Eseménynapló megtekintése 207 Eseti feladatok 123 Etikett 218 Expediálás 109 Expediálások 190 Export 184, 187 Exportálás excel munkafüzetbe / 12

F Feladat fül 39, 48, 52, 58, 73, 88, 101, 103, 108, 111 Felfüggesztés 103 Felfüggesztések 196 Felülvizsgálat 133, 139 Fogalommagyarázat 229 Formanyomtatványok 209 Főszám adatok fül 66 Főszámok 184

H Hagyományos átadás 15 Használhatóság 2 Határidő módosítása 181 Határidő nyilvántartás 113 Határidőbe helyezés 101

Index  233

I,Í

M

Iktatás 63, 177 Iktatás adatai 219 Iktatás Alszámon 74 Iktatás Főszámon 66 Iktatási hibák 79 Iktatókönyv 211 Irat átadása portálnak 85 Irat helye 158 Irataim 83 Iratkapcsolatok fül 69 Iratkiadás 118 Iratkiadások 202 Iratkikérés 126 Iratok és ügyiratok adatlapja 14 Iratok megosztás 104 Iratok olvasása 60 Irattárazás 113, 115, 199 Irattárazás fül 117, 200 Irattárazások 199 Irattári előkészítés 128 Irattári mozgások fül 202 Irattári terv 213 Irattári tétel fül 102

Megosztott irataim 104 Megosztott iratok 175 Módosítás 98

N Naptár gomb / 8 Nem iktatandó bejövő irat 48 Nem iktatandók 167 Nem kölcsönözhető 120

Ny Nyomtatás 184, 187 Nyomtatás / 12 Nyomtatványok 209

O,Ó Olvasandó 59 Olvasott iratok 173 OSAP 2143 statisztika 226

Ö,Ő J Jegyzőkönyvek 220 Jelszóváltoztatás / 21 Jóváhagyás/Véleményezés 93, 194

Önkormányzati hatósági statisztika 226 Összes Átadás-Átvétel 160 Összes kiválasztása / 10

P K Keresési eredmény szűkítése 9 Kereső gombok 9 Kezelő- és egyéb elemek bemutatása 8 Kiadmányozás 105 Kiadmányozás és expediálás 146 Kiadmányozások 187 Kijelentkezés gomb / 11 Kijelölés megszüntetése 133, 139 Kimenő dokumentum betöltése 80 Kitöltött adatlapok 197 Kölcsönzési napló 215 Kötelezően kitöltendő mezők 11 Következő feladatvégző kijelölése 15 Központi irattárba helyezés 129

Partner keresése 37 Postai és elektronikus kézbesítés 148 Postai kézbesítés 149 Postai szolgáltatások fül 108, 190 Postai szolgáltatások lapfül 192 Postakönyv 216 Postakönyv lezárása 153 Postakönyvek kezelése 152 Postakönyvek nyomtatása/Letöltése 153 postázás modul 145

R Rács frissítése gomb / 9 Rádiógombok 9

L

S

Lássák még 182 Lássák még fül 52, 58 Lássák még lapfül 71 Legördülő listák 10 Levéltárazási jegyzőkönyv 140, 222 Levéltárazások 204 Levéltári átadás 138, 141 Levéltári átadásra kijelöl 139 Listák 157

Selejtezés 131, 136 Selejtezések 203 Selejtezési jegyzőkönyv 135, 221 Selejtezésre kijelöl 132 Statisztikák 224

234  Index

Sz Szerelés eltávolítása 186 Szignálandó 56


Szignálás 55, 172 Szignálás fül 70 Szignálások 172 Szignálásra előkészítés 49 Szignálásra előkészítés elvégzése 51 Szignálásra előkészítések 165 Szkennelés 16 Sztornó 180, 186

X XML export 182, 187

T Tallózás indítása 12 Teljeskörű dokumentumkezelés 2 Téves érkeztetés 162 Tool tip 10 További címzettek lapfül 72 Törlés a rendszerben 14

U,Ú Új dokumentum feltöltése 124 Új dokumentum létrehozása 97 Új érkeztetés ablak fülei és mezői 28 Új érkeztetés-bontás ablak fülei és mezői 40 Új Iktatás indítása 65 Új iktatási kérelem 86 Új kimenő és új belső iktatás 61, 89, 103 Új másolat kérés 181 Új partner felvitele 30 Új postakönyv felvétele 153 Új tértivevény rögzítése 155

Ü,Ű Ügyek állapota 193 Ügyintézés 83, 187 Ügyintéző módosítás 186 Ügyirat adatok 19 Ügyirat átadása 25 Ügyirat lezárása 102 Ügyirat visszaadása határidőből 114 Ügyirataim 99 Ügyiratforgalmi statisztika 224 Ügyiratok megosztása 105 Ügyiratpótló lap 214

V Változás követés 183 Változtatások jóváhagyása és elvetése 15 Vevények kezelése 154 Visszaigazolandó küldemények 23, 157 Visszavétel - Továbbküldés 25 Vonalkód 183

W Work munkalap 77


Index  235

DMS One - Felhasználói kézikönyv

Recommend Documents