DKO. 5 maart WISA helpdesk

DKO

5 maart 2012

WISA helpdesk

Inhoudsopgave

1 Schoolstructuur 1.1 Organisatie m.b.t. het departement . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.1 Administratieve groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.1.1 Zelf een administratieve groep toevoegen . . . 1.1.2 Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.2.1 Criteria toekennen . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.2.2 Criteria kopiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.3 Vakkengroepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.4 Inschrijfgelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Interne organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.1 Ingerichte administratieve groepen . . . . . . . . . . . . 1.2.2 Ingerichte vakken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.3 Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.3.1 Aanmaken van een nieuwe klas . . . . . . . . . 1.2.3.2 Fiche Klas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.3.3 Overname gegevensen van klas naar cursussen 1.2.4 Studiebewijzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.5 Instrumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Hulpschermen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.1 Overdracht klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 Leerlingenadministratie 2.1 In- en uitschrijven van leerlingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Inschrijven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1.1 Algemene principes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1.2 Inschrijfwizard - Stap voor stap . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1.2.1 Stap 1: Identificatie leerling . . . . . . . . . . . . 2.1.1.2.2 Stap2: Keuze studierichting, sectie, graad en leerjaar 2.1.1.2.3 Stap3: Keuze optie/adm groep . . . . . . . . . . . 2.1.1.2.4 Stap 4: Keuze klas of vak/leerkracht/vestiging . . 2.1.1.2.5 Stap5: Details gevolgde cursussen . . . . . . . . . 2.1.1.2.6 Stap 6: Betalingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1.2.7 Stap 7: Bevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1.2.8 Stap 8: Verwerken inschrijving . . . . . . . . . . . 1

2 2 2 4 5 6 7 9 10 11 12 13 15 15 15 19 20 22 25 25 26 26 26 27 27 27 30 31 32 35 36 40 41

2 2.1.1.3

2.2

2.3

2.4

Enkele scenario’ s . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1.3.1 Nieuwe leerlingen . . . . . . . . . . . . 2.1.1.3.2 Oud leerlingen . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1.3.3 Inschrijven in bijkomende studierichting 2.1.2 Stoppen van één of meerdere opties . . . . . . . . . . . . . 2.1.2.1 Leerling veranderen van optie . . . . . . . . . . . 2.1.2.2 Leerling stopt gedeeltelijk met vakken of optie(s) 2.1.2.3 Leerling stopt volledig (uitschrijven) . . . . . . . Opvolging betalingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1 Te betalen bedragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.2 Betaalde bedragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3 Opleidingscheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4 Huur instrumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.5 Kasverslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.6 Verzamelstaat opleidingscheques Accor . . . . . . . . . . . Opvolging lesmomenten / klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.1 Leerlingen zonder leerkracht . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.2 Lesmomenten per leerkracht . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.3 Leerling van klas veranderen . . . . . . . . . . . . . . . . Aanmaken en afdrukkken van aanwezigheidslijsten . . . . . . . .

3 Punten 3.1 Algemeen principe . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Instellen maximum van de te behalen punten 3.3 Ingave punten . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.1 Ingave punten per vak . . . . . . . . . 3.3.2 Ingave punten per leerkracht . . . . . 3.4 Toekennen studiebewijzen . . . . . . . . . . . 3.4.1 Voorlopige studiebewijzen . . . . . . . 3.4.2 Definitieve studiebewijzen . . . . . . . 3.5 Proces verbaal van de eindproeven . . . . . . 3.5.1 Voorkeuren . . . . . . . . . . . . . . . 3.5.2 Adm.Groepen . . . . . . . . . . . . . . 3.5.3 Proces-verbaal . . . . . . . . . . . . . 4 Evaluatie 4.1 Modellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.1 Vakonderdelen . . . . . . . . . . . 4.1.2 Criteria . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.3 Model koppelen aan ingericht vak . 4.2 Toekennen evaluatiefiches . . . . . . . . . 4.2.1 Selectie leerlingen . . . . . . . . . 4.2.2 Toekennen leerling evaluatiefiches . 4.3 Mijn evaluatiefiches . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Mijn evaluatiefiches . . . . . . . . 4.3.2 Invullen evaluatiefiches . . . . . . . 4.4 Personeel met evaluatiefiches . . . . . . . 4.4.1 Personeel met evaluatiefiches . . . 4.4.2 Personeel evaluatiefiches . . . . . . 4.4.3 Invullen evaluatiefiches . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . of optie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

42 42 42 44 44 45 47 48 48 49 50 51 51 52 52 53 53 53 54 54

. . . . . . . . . . . .

56 56 56 57 57 58 59 59 59 60 60 61 61

. . . . . . . . . . . . . .

62 65 67 70 73 74 74 75 75 76 76 77 77 78 78

3 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

Afdrukken evaluatiefiche per personeelslid . . . Toekennen evaluatiefiche volgens ingericht vak . Punten evaluatiefiches overbrengen naar cursus Niet afgewerkte fiches . . . . . . . . . . . . . . Afdrukken rapporten . . . . . . . . . . . . . . . 4.9.1 Per klas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.9.1.1 Klassen . . . . . . . . . . . . . 4.9.1.2 Leerlingen . . . . . . . . . . . 4.9.1.3 Rapporten . . . . . . . . . . . 4.9.2 Per leerkracht . . . . . . . . . . . . . . . 4.9.2.1 Leerkrachten . . . . . . . . . . 4.9.2.2 Vakken . . . . . . . . . . . . . 4.9.2.3 Leerlingen . . . . . . . . . . . 4.9.2.4 Rapporten . . . . . . . . . . . 4.9.3 Per administratieve groep . . . . . . . . 4.9.3.1 Administratieve groepen . . . 4.9.3.2 Leerlingen . . . . . . . . . . . 4.9.3.3 Rapporten . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

78 79 80 80 81 81 81 82 82 83 83 84 85 85 86 86 87 87

5 DKO Evaluaties bij overzicht leerlingen 5.1 Evaluatiefiches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Detail evaluatiefiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

88 89 89

6 DKO Examenlijsten 6.1 Voorbereidende werken . . . . . 6.1.1 Tabblad Examenlijsten . 6.1.2 Tabblad Juryleden . . . 6.1.3 Tabblad Leerlingen . . . 6.2 Deliberatie . . . . . . . . . . .

90 90 91 91 93 95

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . .

7 Evaluatiemodellen overzetten

98

8 Data periodes

99

9 Elektronische communicatie overheid 9.1 Controle financierbaarheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.2 Aanmaken van de telling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.2.1 Resultaten van de aangemaakte telling . . . . . . . . . . 9.2.2 Lijstje met mogelijke fouten en hun oplossing. . . . . . . 9.3 Opzoeken eerder verstuurde tellingen . . . . . . . . . . . . . . . 9.3.0.1 Details van aangemaakte zendingen raadplegen 10 Documenten overheid 10.1 Documenten A, D, E en F . . . . . 10.2 Uurrooster . . . . . . . . . . . . . . 10.3 Proces verbaal toelatingsperiode . 10.4 Proces verbaal van de eindproeven

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . . . .

. . . .

. . . . . .

. . . .

. . . . . .

. . . .

. . . . . .

. . . .

. . . . . .

. . . .

. . . . . .

. . . .

. . . . . .

100 100 105 107 108 109 110

. . . .

112 112 112 113 113

4 11 Toeters en bellen 11.1 Functionaliteit voor een groep van leerlingen . . 11.1.1 De leerlinggroep samenstellen . . . . . . . 11.1.2 Exporteren van gegevens . . . . . . . . . . 11.1.2.1 Eenvoudige export . . . . . . . . 11.1.2.2 Uitgebreide export . . . . . . . . 11.1.3 SMS versturen naar leerlingen . . . . . . . 11.1.3.1 Instellingen voor het gebruik van 11.1.3.2 Controle GSM nummers . . . . . 11.1.3.3 SMS versturen . . . . . . . . . . 11.1.4 E-mail versturen van leerlingen . . . . . . 11.1.4.1 Instellingen voor het gebruik van 11.1.4.2 E-mail versturen . . . . . . . . . 11.1.5 Afdrukken van lijsten / etiketten . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SMS dienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . versturen E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

114 114 114 117 117 119 121 121 122 123 126 126 126 126

1 Schoolstructuur

1.1

Organisatie m.b.t. het departement

Hier worden de zaken besproken die door het departement op regelmatige tijdstippen worden meegedeeld en dus moeten aangepast worden in het administratie pakket om op dezelfde lijn te zitten met de officiële gegevens van het departement. Sommige zaken worden door Wisa aangepast, andere dien je als gebruiker zelf te onderhouden. Dit wordt in de hieronder beschreven puntjes vermeld.

1.1.1

Administratieve groepen

Een administratieve groep is een kenmerk dat gevormd wordt uit de combinatie van studierichting, graad, leerjaar en optie. Per unieke combinatie wordt een nummer toegekend door het departement aan deze groep. In de lijst met administratieve groepen zal je enerzijds de groepen terugvinden die bepaald zijn door het departement. Deze groepen hebben een officieel karakter en worden onderhouden door Wisa. Anderzijds kan je ook zelf groepen toevoegen die een niet officiëel karakter omvatten. Dit kan eventueel nodig zijn omdat een cursus die een leerling volgt in het pakket steeds gekoppeld is aan een administratieve groep. Voor niet - officiële cursussen zal je dus zelf administratieve groepen moeten toevoegen. Enkele voorbeelden van administratieve groepen die niet officieel zijn: • Voor muziek: MU LG initiatie blokfluit • Voor dans: DA 3LG mededanser Deze groepen hebben een niet officieel karakter maar je wil uiteraard wel leerlingen kunnen inschrijven in deze administratieve groepen. Deze groepen dien je dan éénmalig zelf toe te voegen. Je kan zelf administratieve groepen toevoegen of raadplegen via het menu Extra - Officiële tabellen - Adm groepen. Hieronder een overzicht van een deel van de administratieve groepen. In dit overzicht zie je zowel officiële - als niet officiële groepen.

5

HOOFDSTUK 1. SCHOOLSTRUCTUUR

6

Onderaan in het scherm zie je de details van de geselecteerde administratieve groep. Dit detailscherm bestaat uit 3 tabblaadjes waarvan er 2 van toepassing zijn voor het DKO: • Tabblad Officieel

Hier worden enkele algemene zaken bijgehouden die betrekking hebben tot de administratieve groep. Voor het DKO zijn hier de code, omschrijving, volledige omschrijving, hoofdstructuur, leerjaar, geldig van en tot datum van belang. • Tabblad DKO


7

Op dit tabblad worden enkele zaken die specifiek zijn voor het DKO bijgehouden. Aan de hand van deze gegevens zal je later ook snel gegevens kunnen opvragen en filteren. 1.1.1.1

Zelf een administratieve groep toevoegen

Als je bijvoorbeeld de administratieve groep voor Muziek Lagere Graad initiatie blokfluit wil toevoegen kan je binnen deze lijst op invoegen klikken. Onderaan kan je dan de nodige gegevens aanvullen. Op het tabblad Officieel zijn dit: • Code:Een vrij te kiezen code aangezien deze groep een niet officieel karakter heeft. (Officiële administratieve groepen hebben immers een vastgelegd nummer door het ministerie). Voor het ingeven van de vrij te kiezen code spreek je best iets af met je collega’ s zodat je de zelf aangemaakte groepnummers een structuur kan geven zodat je deze bij later gebruik snel en eenvoudig terug vindt. Laat je code bijvoorbeeld starten met 99, dan een nummer dat de studierichting weerspiegelt en dan een volgnummer. Als voorbeeld 999101. Opgelet: bij het toevoegen dien je er steeds op te letten dat het nummer dat je ingeeft nog niet bestaat. Indien het nieuw opgegeven nummer reeds bestaat zal je en foutmelding krijgen en zal je een nieuw nummer moeten ingeven. • Omschrijving en volledige omschrijving:Geef hier een omschrijving in die voor jezelf duidelijk weergeeft op wat de administratieve groep betrekking heeft. Bijvoorbeeld: MU LG initiatie blokfluit • Hoofdstructuur: Dit is steeds 316 voor DKO. • Leerjaar: Het leerjaar binnen de graad waarop de groep betrekking heeft. Voor initiatiecursussen kan je het leerjaar best steeds op 1 zetten.

• Geldig van en tot:De datums waarbinnen de groep geldig is. Dit is van belang omdat je in een later stadium ook de ingerichte administratieve groepen zal moeten


8

toevoegen van je academie en daar zal je enkel kunnen kiezen uit adminstratieve groepen die geldig zijn. Op het tabblad DKO zijn dit: • Graad:De graad van de administratieve groep. In ons voorbeeld is dit graad 03, lagere graad. Voor initiatiecursussen kan je de graad best steeds op lagere graad zetten.

• Studierichting:Muziek

1.1.2

Criteria

Per administratieve groep kan er één of meerdere criteria gekoppeld worden aan een administratieve groep. Een criteria is een vakkengroep of reeks van vakkengroepen dat je binnen die administratieve groep moet volgen om financierbaar te zijn. Meer info over vakkengroepen vind je in hoofdstuk 1.1.3. Deze criteria worden ook gebruikt als hulpmiddel bij de inschrijfwizard zodat je in één oogopslag kan zien welke vakken de leerling zou moeten volgen. De criteria dienen jaarlijks zelf onderhouden te worden door de gebruiker. Je kan de criteria open via Extra - DKO - Criteria. Je krijgt dan onderstaand scherm:

In de linker kolom zie je een overzicht van al de administratieve groepen van het DKO. Voor meer uitleg over administratieve groepen zie 1.1.1. Je kan deze lijst van administratieve groepen filteren door een in het tekstvak ’Adm. groepen’ een omschrijving of de nummer van de administratieve groep in te geven en dan op


9

het filter icoontje te klikken. Opgelet: Deze filter is hoofdlettergevoelig. Als je op het filtertje klikt worden enkel nog de administratieve groepen getoond waarvan de code, de administratieve groep omschrijving of de optie omschrijving voldoet aan de opgegeven waarde. In onderstaand voorbeeld tonen we dus al de administratieve groepen die in hun omschrijving of optie omschrijving ’Beeldhouw’ hebben staan

1.1.2.1

Criteria toekennen

Om criteria toe te kennen aan een administratieve groep selecteer je in de linker kolom de administratieve groep waaraan je criteria wil toekennen. In de rechter kolom kan je dan de vakkengroepen zien die het criteria vormen voor deze administratieve groep. Het toevoegen of verwijderen van vakkengroepen kan je doen via de standaard icoontjes om gegevens in te voegen of te verwijderen. Als voorbeeld nemen we een administratieve groep uit de studierichting muziek:

In de inschrijfwizard zal dit bij de keuze van de vakken uiteindelijk het onderstaande voorbeeld geven als resultaat:


10

Om nu tot deze criteria te komen dienen we 3 vakkengroepen toe te voegen. Bij het toevoegen van een vakkengroep dien je steeds deze zaken op te geven: • Volgorde: Is de volgorde zoals deze getoond zal worden in de inschrijfwizard. In ons voorbeeld zullen dus eerst de vakken van de vakkengroep algemene muzikale vorming getoond worden, dan de vakken van vakkengroep samenzang en dan de vakken van vakkengroep instrumenten lagere graad. • Vakkengroep: Selecteer hier de vakkengroep dat je wil toevoegen aan het criteria. Meer info over vakkengroepen vind je in hoofdstuk 1.1.3. • Boodschap: Een bijkomende melding dat je kan ingeven die zal verschijnen naast de naam van de vakkengroep. Dit is niet verplicht om in te geven. • Min. vakken: Hier geef je in hoeveel vakken uit de vakkengroep er minstens gevolgd dienen te worden. • Max. vakken: Hier geef je in hoeveel vakken uit de vakkengroep er maximaal gevolgd mogen worden. 1.1.2.2

Criteria kopi¨ eren

In dit scherm zit een hulpmiddel om criteria van een geselecteerde administratieve groep te kopiëren naar andere administratieve groepen. Je kan dit hulpscherm open met de knop . Je krijgt dan een selectie schermpje waarin je kan ingeven naar welke administratieve groepen de criteria gekopieerd moeten worden.


11

In dit scherm kan je volgende selecties maken: • Kopieer criteria binnen dezelfde optie: Bij deze keuze zal je de criteria van de geselecteerde administratieve groep kopiëren naar de administratieve groepen van dezelfde optie. Je kan binnen deze selectie nog 2 bijkomende selecties maken: – Kopieer naar alle graden en leerjaren: De criteria van de geselecteerde administratieve groep zullen gekopieerd worden naar al de administratieve groepen van dezelfde optie als de geselecteerde administratieve groep. – Kopieer naar alle leerjaren van dezelfde graad: De criteria van de geselecteerde administratieve groep zullen gekopieerd worden naar al de administratieve groepen van dezelfde optie en dezelfde graad als de geselecteerde administratieve groep. • Kopieer criteria naar andere opties: Bij deze keuze zal je de criteria van de geselecteerde administratieve groep kopiëren naar de administratieve groepen van andere geslecteerde opties. Je zal nog 2 bijkomende selecties moeten ingeven namelijk: – Graad / leerjaar selectie ∗ Kopieer naar alle graden en leerjaren binnen de gekozen opties: De criteria van de geselecteerde administratieve groep zullen gekopieerd worden naar al de administratieve groepen van de geslecteerde optie(s). ∗ Kopieer naar zelfde graad, alle leerjaren binnen de gekozen opties: De criteria van de geselecteerde administratieve groep zullen gekopieerd worden naar al de administratieve groepen van de geslecteerde optie(s) waarvan de graad van de geselecteerde administratieve groep hetzelfde is als de graad van de geselecteerde optie(s). ∗ Kopieer naar zelfde graad, zelfde leerjaar binnen de gekozen opties: De criteria van de geselecteerde administratieve groep zullen gekopieerd worden naar al de administratieve groepen van de geslecteerde optie(s) waarvan de graad en het leerjaar van de geselecteerde administratieve groep hetzelfde is als de graad van de geselecteerde optie(s). – Opties waaraan je het criterium wil koppelen: Selecteer hier de optie(s) waarnaar je de criteria van de geselecteerde administratieve groep wil kopiëren.


1.1.3

12

Vakkengroepen

Een vakkengroep is een verzameling van één of meerdere officiële vakken. Deze lijst dient door de gebruikers zelf onderhouden te worden. Vakkengroepen worden gebruikt bij het aanmaken van de criteria. Voor meer uitleg over criteria zie punt 1.1.2 Je kan de lijst met vakkengroepen openen via ’Extra - DKO - Vakkengroepen

In dit scherm zie je een overzicht van al de aangemaakt vakkengroepen. Indien je hier nog geen vakkengroepen ziet staan kan je gebruik maken van de knop . Met deze knop ga je voor elk bestaand officieel vak een vakkengroep maken met als vak binnen deze vakkengroep het officiële vak. Indien er al wel vakkengroepen bestaan en je maakt gebruik van deze knop zullen de ontbrekende vakken ge¨ımporteerd worden. Elke vakkengroep bestaat uit één of meerdere officiële vakken. Om de vakken die in een bepaalde vakkengroep zitten te bekijken of te wijzigen kan je van de geselecteerde vakkengroep het scherm ’Vakken in groep’ openen.


13

In bovenstaand voorbeeld zie je al de vakken die in de vakkengroep ’Instrumenten lagere graad’ zitten. In het linker deel van het scherm heb je een lijst met de beschikbare officiële vakken. In het rechter deel zie je de officiële vakken die in de vakkengroep zitten. Een vak toevoegen aan de vakkengroep kan je doen door het officiële vak te selecteren en dan op het icoon te kliken. Een vak verwijderen uit de vakkengroep kan je doen door in de rechter kolom het vak te selecteren dat uit de groep gehaald moet worden en dan op het icoon te kliken. Onderaan in het scherm heb je nog een filtermogelijkheid. Als je hier iets ingeeft zal de lijst met officiële vakken gefilterd worden. De filter wordt meteen toegepast op de code en omschrijving van het officiële vak. Opgelet: de filter is hoofdlettergevoelig.

1.1.4

Inschrijfgelden

In het scherm van de inschrijfgelden wordt er per jaar bijgehouden wat de inschrijfgelden zijn. Dit zijn zowel de officiële bedragen als de extra bedragen. Je dient het inschrijfgeld 1 keer per jaar toe te voegen vanaf het moment dat deze gekend zijn. Je kan het inschrijfgeld van een nieuw schooljaar toevoegen met het invoeg icoontje. De inschrijfgelden zullen gebruikt worden bij het inschrijven van nieuwe leerlingen zodat je meteen kan zien hoeveel een leerling dient te betalen en bij het aanmaken van een zending om na te kijken of het te betalen bedrag van een leerling overeenstemt met het officieel inschrijfgeld van dat schooljaar. Het scherm van de inschrijfgelden kan je openen via Schoolstructuur - DKO - Inschrijfgelden


14

Het schooljaar geeft weer over welk schooljaar het inschrijfgeld gaat. Hieronder een opsomming van de verschillende velden: • Volledig - Officieel: Het officiële bedrag dat een jongere of volwassene moet betalen indien de leerling geen recht heeft op reductie. Dit bedrag wordt voorgesteld in de inschrijfwizard en kan niet aangepast worden aangezien dit een officieel aan te rekenen bedrag is. • Volledig - Extra: Het extra bedrag dat een jongere of volwassene moet betalen indien de leerling geen recht heeft op reductie. Dit bedrag wordt bepaald door de school zelf en wordt in elke studierichting aangerekend. Dit bedrag wordt voorgesteld bij de inschrijfwizard maar kan nog manueel gewijzigd worden. • Reductie - Officieel: Het officiële bedrag dat een jongere of volwassene moet betalen indien de leerling recht heeft op reductie bij het binnenbrengen van een attest. Dit bedrag wordt voorgesteld in de inschrijfwizard en kan niet aangepast worden aangezien dit een officieel aan te rekenen bedrag is. • Reductie - Extra: Het extra bedrag dat een jongere of volwassene moet betalen indien de leerling recht heeft op reductie. Dit bedrag wordt bepaald door de school zelf en wordt in elke studierichting aangerekend. Dit bedrag wordt voorgesteld bij de inschrijfwizard maar kan nog manueel gewijzigd worden. • Extra bedrag muziek - woord - dans: Hier heb je de mogelijkheid om nog een extra bedrag in te geven per studierichting. Enkel indien een leerling zich inschrijft in de bepaalde studierichting wordt dit aangerekend. Dit ongeacht of ze recht hebben op reductie of niet. Het extra bedrag per studierichting wordt voorgesteld in de inschrijfwizard maar je kan het daar nog altijd aanpassen.

1.2

Interne organisatie

Met interne organisatie van de schoolstructuur bedoelen we alles wat je nodig hebt om een goede werking van het pakket te garanderen maar dat geen officieel karakter heeft. Deze


15

zaken dien je periodiek na te kijken en te onderhouden.

1.2.1

Ingerichte administratieve groepen

Met ingerichte administratieve groepen wordt weergegeven welke groepen uit de lijst met officiële administratieve groepen je inricht in je academie. De lijst van ingerichte administratieve groepen gaat over schooljaren heen. Je zal een administratieve groep die je elk jaar opnieuw inricht dus niet elk jaar opnieuw moeten toevoegen aan de lijst met ingerichte administratieve groepen. Het is uit de lijst met ingerichte administratieve groepen dat je een keuze zal kunnen maken bij het inschrijven van leerlingen indien deze groepen nog ingericht worden op de inschrijfdatum. Meer info over de officiële administratieve vind je in punt 1.1.1. Een overzicht van de ingerichte administratieve groepen kan je openen via het scherm Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Ingerichte adm. groepen

In het linker deel van het scherm zie je een overzicht met al de officiële administratieve groepen die er zijn in het DKO. In het rechter deel van het scherm zie je een lijst met de ingerichte administratieve groepen. Een ingerichte administratieve groep kan je toevoegen door in de lijst met officiële groepen de toe te voegen groep te selecteren en dan op het icoontje te klikken. Indien dit icoontje niet oplicht wil dat zeggen dat deze administratieve groep reeds in de lijst met ingerichte administratieve groepen staat. Het verwijderen van een ingerichte administratieve groep kan je doen door in het rechter deel de ingerichte administratieve groep te selecteren en dan op het

icoon te klikken.


16

Elke ingerichte administratieve groep heeft ook een van en tot datum. Bij de van datum geef je de datum in dat deze administratieve groep de eerste keer werd ingericht in de school. Bij de tot datum geef je de datum in dat de ingerichte administratieve groep de laatste keer werd ingericht in de school indien deze nu niet meer ingericht wordt. Indien de groep nog steeds ingericht wordt zet je bij de tot datum best 31/12/2999. Enkele voorbeelden: • We richten administratieve groep 025466 in vanaf 01/09/1995 en dit doen we vanaf toen en zullen we in de toekomst blijven doen: Zet de van op 01/09/1995 en de tot op 31/12/2999 • We richten administratieve groep 025466 in vanaf 01/09/1995 en dat is gestopt of gaat stoppen op 30/06/2006: Zet de van op 01/09/1995 en de tot op 30/06/2006 • We richten administratieve groep 025466 in vanaf 01/09/1995 en dat is gestopt op 30/06/2005 maar we richten ze terug in vanaf 01/09/2008 en nu nog steeds: In dit geval zet je de van datam op 01/09/1995 en de tot datum op 31/12/2999. Bij het aantal uren vul je het aantal uren in dat de cursus omvat indien het gaat over een eindjaar. Dit aantal uren zal dan op het uitgereikte eindattest of getuigschrift verschijnen.

1.2.2

Ingerichte vakken

Met ingerichte vakken wordt weergegeven welke vakken, uit de lijst met officiële vakken, je inricht, of ooit ingericht hebt, in je academie. De lijst van ingerichte vakken gaat over schooljaren heen. Je zal een vak dat je elk jaar opnieuw inricht dus niet elk jaar opnieuw moeten toevoegen aan de lijst met ingerichte vakken. Het is met de lijst van ingerichte vakken dat je zal werken in de leerlingadministratie. Bijvoorbeeld bij het inschrijven van leerlingen zal je enkel cursussen kunnen toevoegen voor de ingerichte vakken, bij het aanmaken van klassen zal je moeten zeggen welk ingericht vak deze klas volgt,... De lijst met ingerichte vakken kan je openen via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Ingerichte vakken


17

Op het tabblad keuzelijst zie je in de linkerzijde een overzicht van al de officiële vakken. In de rechterzijde zie je een overzicht van al de vakken die in in uw school inricht. Een ingericht vak toevoegen aan de lijst kan je door in de lijst met officiële vakken het vak te selecteren dat je wil toevoegen aan de lijst met ingerichte vakken en dan op het icoontje te klikken. Het officieel vak wordt dan toegevoegd aan de lijst met ingerichte vakken. Standaard krijgt het ingericht vak de code en omschrijving van het officieel vak zoals dat gekend is bij het ministerie. Je kan deze code en omschrijving best aanpassen zodat dit een zinvolle betekenis krijgt voor jezelf. Het is immers met deze code en omschrijving dat er gewerkt zal worden in het pakket. Je ziet in de lijst met ingerichte vakken dan steeds de code en omschrijving die je zelf aan het ingericht vak gegeven hebt en de verwijzing naar het officiële vak waarmee het ingerichte vak gekoppeld is. Als voorbeeld het ingerichte vak piano. We hebben dit de code P gegeven met als gebruikersnaam PIANO. In de lijst met ingerichte vakken zien we dan dat dit ingericht vak verwijst naar het officiële vak instrument Piano met officiële code 00000380.


18

Tabblad fiche: In principe hoef je op de fiche niet te zijn om ingerichte vakken toe te voegen of te verwijderen. Je kan alles doen via het tabblad keuzelijst.

1.2.3

Klassen

Een DKO klas kan je eigenlijk vergelijken met een lesgroep. Een klas wordt gedefiniëerd aan de hand van een vestigingsplaats, titularis, ingericht vak, graden en leerjaren. Je kan het overzicht van de klassen terugvinden via Schoolstructuur - DKO - Klassen. In dit scherm krijg je bovenaan een overzicht van alle DKO klassen van de geselecteerde instelling. Onderaan staan de eigenschappen van de geselecteerde DKO klas. Vestigingsplaats, code en ingericht vak zijn verplicht. De andere velden zijn optioneel. 1.2.3.1

Aanmaken van een nieuwe klas

Indien je een nieuwe klas wenst aan te maken, zal je in dit scherm moeten klikken op het invoegicoon. De vette velden zijn verplichte velden. De overige velden zijn vrijblijvend. Kijk ook zeker het tabblad ’Graad/Leerjaren’ na. Voor meer informatie over deze velden zie punt 1.2.3.2.

1.2.3.2

Fiche Klas

Tabblad ’Fiche’


19

• Vestigingsplaats In deze keuzelijst worden al de vestingsplaatsen van de instelling getoond. Je kan deze vestigingen aanmaken via Schoolstructuur - Instellingen - Vestigingsplaatsen • Code Een vrij te kiezen code. Voor het ingeven van de vrij te kiezen code spreek je best iets af met je collega’ s zodat je de zelf aangemaakte klascodes een structuur kan geven zodat je deze bij later gebruik snel en eenvoudig terug vindt. Opgelet: bij het toevoegen dien je er steeds op te letten dat de code dat je ingeeft nog niet bestaat. Indien de nieuwe opgegeven code reeds bestaat zal je en foutmelding krijgen en zal je een nieuwe code moeten ingeven. • Omschrijving Geef hier een omschrijving in die voor jezelf duidelijk weergeeft op wat de klas betrekking heeft. Bijvoorbeeld: SAA Beeldhouwkunst HG1 • Lokaal Hier kan je het lokaal aanduiden waar er les gevolgd wordt. De lokalen kan je aanmaken via Schoolstructuur - Instellingen - Lokalen • Max. aantal leerlingen In dit veld kan je het maximum aantal leerlingen ingeven dat ingeschreven mag worden in de geselecteerde klas. Indien dit maximum overschreden wordt, zal dit in de inschrijvingwizard gemeld worden. • Frequentie Hier kan je de frequentie van de lessen aanduiden. Je kan een frequentie bij aanmaken door in de veld ’Frequentie’ te dubbelklikken en te kiezen voor de F7 toets van je toetsbord. • Max. punten leraar Hier kan je het maximum invoeren dat de leraar mag toekennen als quotering bij het ingeven van punten. Er wordt niet altijd een evaluatie uitgevoerd op alle vakken. Enkel bij de vakken waar een maximum staat, gebeurt de evaluatie. Dit maximum kan je instellen op 2 manieren: – Zelf invoeren in het veld ’Max punten leraar’ en ’Max punten jury’ – via DKO - Punten en attesten - Ingave punten per vak of Ingave punten per leerkracht. Zie punt 3.2 voor meer informatie. De score is de som van de punten van de jury en de punten van de leraar herleid naar 100. Deze score die per leerling bij de punten van de cursus wordt bijgehouden, wordt automatisch berekend bij het toekennen van de studiebewijzen. • Jury Idem ’Max. punten leraar’. Hier kan je het maximum invoeren dat de jury mag


20

toekennen als quotering bij het ingeven van de punten. Er wordt niet altijd een evaluatie uitgevoerd op alle vakken. Enkel bij de vakken waar een maximum staat, gebeurt de evaluatie. Het instellen van de maxima kan je terugvinden onder punt Max. punten leraar • Titularis Hier kan je uit de lijst van de actieve personeelsleden van de instelling de titularis aanduiden van deze klas. • Ingericht vak Hier moet je uit de lijst van ingerichte vakken, het ingericht vak aanduiden waarop deze klas betrekking heeft. Voor meer informatie over ingerichte vakken zie punt 1.2.2. • Sectie Hier kan je de sectie van de klas aanduiden. Je hebt 4 mogelijkheden: – Jongeren – Volwassenen – MIN 8 – Niet van toepassing Afhankelijk van de sectie zal de klas getoond worden in de inschrijfwizard of niet. Als je bijvoorbeeld een klas aanmaakt met als sectie volwassenen, zal deze klas in de inschrijfwizard enkel getoond worden als je de in te schrijven persoon aan het inschrijven bent in de sectie volwassenen. Indien de sectie van de klas op ’Niet van toepassing’ staat, wordt deze klas steeds getoond in de inschrijfwizard, ongeacht in welke sectie je de leerling gaat inschrijven. Tabblad ’Graad/leerjaren’


21

Op dit tabblad is er een matrix waar de graden en leerjaren kunnen worden aangevinkt die tot de klas behoren. Hiermee wordt bedoeld dat je moet aanduiden welke graad/leerjaar combinaties in aanmerking komen om les te volgen in deze klas. Dit is zeer belangrijk. Aangezien in de inschrijfwizard enkel deze klassen worden getoond, indien deze mogelijk zijn in de aangeduide graad/leerjaar combinatie.


22

Tabblad ’Lesmomenten’

Hier kan worden ingevuld welke dagen om welk uur de klas doorgaat. De vette velden zijn verplichte velden. Enkel het lokaal kan je optioneel invullen. • Dag In deze keuzelijst zal je de lesdag moeten aanduiden. • Van Hier zal je het beginuur van de les moeten invullen. • Tot Hier zal je het einduur van de les moeten invullen. • Lokaal Hier kan je aanduiden in welke lokaal de les zal doorgaan. De lokalen kan je aanmaken via Schoolstructuur - Instellingen - Lokalen

1.2.3.3

Overname gegevensen van klas naar cursussen

Indien er wijzigingen aangebracht worden aan bestaande klassen, kan je via het icoon de gewijzigde gevens aanduiden en overbrengen naar de cursussen van alle leerlingen van


23

de klas.

In dit scherm kan je dan aanduiden welke gegevens er overgenomen moeten worden van de klas. Indien je wil dat een bepaald gegeven overgenomen wordt, zal je dit moeten aanvinken. Van zodra al de gewenste gegevens zijn aangevinkt kan je kiezen voor ’OK’ voor de gegevens over te dragen.

1.2.4

Studiebewijzen

Via Schoolstructuur - DKO - Studiebewijzen kan je de studiebewijzen definiëren die uitgereikt kunnen worden in de academie. In dit scherm ga je dus geen studiebewijzen toekennen aan leerlingen. Het toekennen van studiebewijzen wordt besproken in punt 3.4.


24

Als je het scherm de eerste keer opent, en er dus nog geen studiebewijzen gedefinieerd zijn, zal het programma vragen of de standaard studiebewijzen moeten aangemaakt worden. De standaard studiebewijzen die aangemaakt worden zijn: • Attest : Een attest kan gegeven worden aan alle leerjaren die geen eindjaren zijn in om het even welke graad. • Eindattest : Een eindattest kan gegeven worden aan het laatste jaar van de lagere graad en bij het eindjaar. • Getuigschrift Hogere Graad • Getuigschrift Middelbare Graad • Kwalificatiegetuigschrift (enkel BK) Volgende velden dien je in te geven bij het definiëren van een studiebewijs: • Code: Een vrij te kiezen code die je geeft aan het studiebewijs. • Naam: Een omschrijving van het studiebewijs. • Naam afdruk: Deze naam zal de titel zijn die op het studiebewijs afgedrukt wordt. • Geldig van - tot: De periode waarin het studiebewijs uitgereikt kan worden. Bij het uitreiken van de studiebewijzen zullen enkel deze kunnen geselecteerd worden dat op dat moment geldig zijn. • Formulier: De verwijzing naar het formulierontwerp van het studiebewijs. Met het mapje kan je bladeren naar het te selecteren formulier. Indien er nog geen studiebewijzen zichtbaar zijn kan je met de knop de standaard studiebewijzen automatisch aanmaken.


1.2.5

25

Instrumenten

Het beheren van de instrumenten die in de school beschikbaar zijn om verhuurd te worden kan je via Schoolstructuur - DKO - Instrumenten. Je kan hier ook herstellingen van een instrument beheren en de verhuurhistoriek van een instrument raadplegen. Het ingeven van het verhuur van een instrument aan een leering kan je hier niet doen. Dit wordt besproken in punt ??.

Via de tabblaadjes kan je kiezen of je de fiche van het instrument wil zien, herstellingen beheren of de verhuurhistoriek raadplegen. • Tabblad instrument Op dit tabblad kan je de eigenschappen van het instrument ingeven.


26

Volgende eigenschappen van het instrument kunnen bewaard worden: – Naam: Een vrij te kiezen naam die je geeft aan het instrument. – Soort:Keuzelijst met gekende soorten van instrumenten. Indien je de soorten van instrumenten wilt beheren kan je in dit veld op F7 drukken om de beschikbare lijst van soorten te openen. – Huurgeld: Geef hier het huurgeld in van het instrument. Bij het verhuren van het instrument aan een leerling zal dit bedrag automatisch overgenomen worden. – Koffer: Vink dit aan als er een koffer bij het instrument hoort. – Uitleenstatus: De status van het instrument. Je hebt de keuze uit ingeleverd, uitgeleverd of in herstelling. Deze status zal automatisch aangepast worden door het programma bij het verhuren van een instrument aan een leerling of wanneer de leerling het instrument terug inlevert. – Datum aankoop: Datum waarop het instrument aangekocht is. – Waarde aankoop: De waarde van het instrument. Dit is de prijs zonder btw en andere kosten. – Waarde factuur: De gefactureerde waarde van het instrument. – Verzekeringspremie: Prijs voor de verzekeringspremie van het instrument. – Waarborg: Waarborg te betalen door de huurder. Deze waarborg wordt standaard voorgesteld bij het verhuren van het instrument. – Extra bedrag: Mogelijkheid om een extra bedrag in te geven. Bijvoorbeeld verplichte aankoop van een snarenset van een viool. Dit extra bedrag zal automatisch overgenomen worden bij het verhuren van het instrument aan een leerling. – Eigenaar: De dienst die het instrument aangekocht heeft. – Externe uitlener: Hier heb je de mogelijkheid om in te geven aan wie het instrument verhuurd is indien dit geen leerling is die les volgt in de academie. – Fabrieksnummer: Het fabrieksnummer van het instrument. – Nummer instrument: Het interne nummer van het instrument. – Merk: Het merk van het instrument. – Opmerking: In dit vak heb je de mogelijkheid om bijkomende opmerkingen in te geven.


27

• Tabblad Herstellingen Hier kan je de herstellingen van het instrument beheren. Indien je een herstelling gaat ingeven dien je op het tabblad instrument de status van het instrument aan te passen, alsook wanneer het instrument terugkomt uit herstelling.

– Datum: Datum waarop het instrument in herstelling gaat. – Aard: Aard van de herstelling. – Bedrag: Het bedrag van de herstelling. – Hersteller: Persoon of firma die het instrument zal herstellen. • Tabblad Historiek verhuur Op het tabblad historiek verhuur kan je de verhuur historiek van het instrument raadplegen. Je kan hier geen verhuur toevoegen. Het verhuren van instrumenten doe je via de leerling. Zie punt ??.


1.3 1.3.1

28

Hulpschermen Overdracht klassen

Dit hulpscherm kan je gebruiken om klassen die in het geselecteerde schooljaar ingericht werden over te zetten naar het volgend schooljaar. Dit scherm zet enkel de structuur over naar het geselecteerde schooljaar maar niet de leerlingen. Werking Selecteer eerst de instelling. Standaard wordt hier de voorkeurinstelling ingevuld. Daaronder dienen de schooljaren te worden geselecteerd. Deze twee jaren mogen niet hetzelfde zijn. Indien de werkdatum valt in de maanden juni, juli of augustus wordt links standaard het huidige schooljaar voorgesteld en rechts het volgende. Voor alle andere maanden wordt links het vorige schooljaar en rechts het huidige voorgesteld. Klik op om alle klassen aan te vinken, op om alle klassen uit te vinken of vink de over te zetten klassen individueel aan in de linker lijst. De knop ’Verwerken’ wordt actief indien minstens 1 klas is aangevinkt. Indien een aangevinkte klas reeds is overgezet, wordt er een foutboodschap getoond, en wordt er geen enkele klas overgezet. Vink ’Leerkrachten overnemen’ aan indien de leerkracht mee dient te worden overgenomen. Vink ’Lesmomenten overnemen’ aan indien de lesmomenten gekoppeld aan de aangevinkte klassen mee overgenomen dienen te worden.

2 Leerlingenadministratie

2.1

In- en uitschrijven van leerlingen

In dit hoofdstuk van de handleiding kan je lezen welke mogelijkheden er zijn binnen Wisa om leerlingen in- en uit te schrijven, hoe je een leerling kan veranderen van optie en hoe gevolgde cursussen vroegtijdig (gedeeltelijk of volledig) gestopt kunnen worden.

2.1.1

Inschrijven

In dit deel van de handleiding zullen de verschillende schermen beschreven worden die je moet doorlopen als je gebruik maakt van de DKO inschrijfwizard. Je vindt de inschrijfwizard via de module DKO - Hulpschermen - Inschrijfwizard. Andere mogelijkheden om de wizard op te starten vind je in punt 2.1.1.3.

29

HOOFDSTUK 2. LEERLINGENADMINISTRATIE

2.1.1.1

30

Algemene principes

Indien je in Wisa een leerling wil inschrijven of een cursus wil toevoegen, zal je hiervoor de inschrijfwizard kunnen gebruiken. 2.1.1.2

Inschrijfwizard - Stap voor stap

Hier zal elke stap van de inschrijfwizard in detail uitgelegd worden. Start de wizard op via DKO - Hulpschermen - Inschrijf wizard Voordat je van start kan gaan met de inschrijfwizard kan je best via de voorkeurinstellingen van het scherm eerst klikken op Herladen gegevens van server”. Het programma ” zal dan de nodige gegevens ophalen zodat de inschrijving correct zal verlopen. Dit kan gebeuren via Bewerken - Huidig venster - DKO Inschrijvingswizard. 2.1.1.2.1 Stap 1: Identificatie leerling Om een leerling correct in te schrijven, moet je eerst zoeken of die leerling reeds voorkomt in de databank. Hiervoor typ je de personalia van de leerling in. Indien je enkel de velden voornaam en naam invult (zie Fig. 2.2 op p. 28) moeten deze volledig ingegeven worden om correct gebruik te maken van de ’Zoeken met deze gegevens’ knop. Indien je slechts een deel van de naam en voornaam ingeeft zal de leerling niet gevonden worden. Als de voornaam, naam en geboortedatum ingegeven worden volstaat het zelfs om maar


31

een deel van de voornaam en naam in te geven. De leerling zal dan toch gevonden worden. Een andere mogelijkheid om de personalia van de leerling in te geven is gebruik te maken van het -icoontje. Je krijgt dan een nieuw scherm (zie Fig. 2.1 op p. 28) te zien en in dit scherm druk je op de tekst in het grijze kader om de gegevens van de identiteitskaart in te lezen. Deze worden dan op dit scherm ingevuld.

Figuur 2.1:

Ingave via elektronische identiteitskaart

Hierna druk je op de knop ’OK’ om het scherm af te sluiten en terug naar de inschrijfwizard te gaan. Je zult zien dat nu de personalia- en contactgegevens ingevuld zijn. Deze kan je nog altijd aanpassen.

Figuur 2.2:

Inschrijfwizard : Identificatie leerling

Door op de knop ’Zoeken met deze gegevens’ te klikken gaat het programma in de databank zoeken of deze leerling reeds voorkomt. Zo ja, dan krijg je een resultaatscherm waarin de gevonden leerlingen getoond worden en kun je de juiste leerling selecteren of kiezen dat het om een nieuwe leerling gaat. Indien het


32

gaat over een bestaande leerling wordt de rest van de gegevens ingevuld zoals ze reeds in de databank zitten.

Indien het gaat over een bestaande leerling licht de knop DKO verleden” ” op gedurende heel de inschrijfwizard. Als je op deze knop klikt krijg je een overzicht van het DKO verleden van de leerling. De gegevens die getoond worden zijn de gevens die betrekking hebben op de schooljaren voorafgaand aan het schooljaar waarvoor de leerling zich inschrijft. (zie Fig. 2.3 op p. 29)

Figuur 2.3:

Inschrijfwizard: Leerling verleden

Figuur 2.4:

Nieuwe leerling

Indien de leerling niet gevonden werd in de databank krijg je direct de vraag of je deze persoon als nieuwe leerling wilt aanmaken. Vul hierna de nodige gegevens verder aan.(zie Fig. 2.5 op p. 30) Controleer zeker of de inschrijvingsdatum correct staat want aan de hand van deze datum zullen in de volgende stappen gegevens opgehaald worden.


33

Indien de gegevens aangevuld zijn klik je op de knop ’Volgende’ om naar de volgende stap in de inschrijvingswizard te gaan. (zie 2.1.1.2.2)

Figuur 2.5:

Inschrijfwizard : Identificatie leerling

2.1.1.2.2 Stap2: Keuze studierichting, sectie, graad en leerjaar In deze stap van de inschrijfwizard maak je een keuze van studierichting, sectie, graad en leerjaar waarin de leerling zich komt inschrijven.(zie Fig. 2.6 op p. 31) Duidt de studierichting aan waarvoor de leerling zich komt inschrijven. De mogelijke studierichtingen die je kan kiezen, worden opgehaald uit de eigenschappen van de instelling. Je kan de ingerichte studierichtingen aanduiden via het scherm Schoolstructuur - Instellingen - Fiche - tabblad DKO. Selecteer nu nog de sectie, graad en leerjaar. Aan de hand van deze selectie zullen in de volgende schermen de keuzes aangepast worden die de leerling kan volgen. Het vinkje niet officieel” zet je enkel aan indien een leerling zich bijvoorbeeld komt in” schrijven voor initiatielessen, medespeler, mededanser enz... Indien je dit aanvinkt zal er geen officieel inschrijfgeld aangerekend worden in de wizard,


34

de leerling zal niet opgenomen worden in de zendingen en zal niet verschijnen in het verificatiescherm.

Figuur 2.6:

Inschrijfwizard : Keuze studierichting, sectie, graad en leerjaar

Indien alles correct geselecteerd werd, klik je op ”Volgende” om naar de volgende stap te gaan (zie 2.1.1.2.3) 2.1.1.2.3 Stap3: Keuze optie/adm groep In deze stap van de wizard krijg je de ingerichte opties / adm groepen te zien die aan de criteria (studierichting, sectie, graad en leerjaar) voldoen die je koos in het vorige scherm(zie 2.1.1.2.2).


Figuur 2.7:

35

Inschrijfwizard : Keuze optie / adm groep

De ingerichte adm groepen kan je ingeven via Schoolstructuur - organisatie en studieaanbod - Ingerichte adm. groepen. Selecteer nu de optie waarvoor de leerling zich wil inschrijven en klik op ”Volgende” om naar de volgende stap te gaan. (zie 2.1.1.2.4) 2.1.1.2.4 Stap 4: Keuze klas of vak/leerkracht/vestiging In deze stap kies je de klas(sen) en - of vakken waarvoor de leerling zich gaat inschrijven. In het bovenste deel van het scherm krijg je de vakken te zien die moeten of kunnen gevolgd worden voor de geselecteerde administratieve groep. Dit werd eerder vastgelegd in de criteria van de administratieve groepen. De criteria van een administratieve groep kunnen ingegeven worden via het menu Extra - DKO - Criteria en bepalen dus wat er voor die groep kan of moet gevolgd worden.


Figuur 2.8:

36

Inschrijfwizard : Keuze klas of vak/leerkracht/vestiging

Indien het stopteken verschijnt dien je nog iets in te vullen. Indien er een groen vinkje verschijnt, werd er voor die vakkengroep voldaan aan de criteria. Om een keuze toe te voegen dien je steeds op het niveau van de vakken te klikken. ((zie Fig. 2.8 op p. 33) vakken) Bij het klikken op het vak zal je merken dat onderaan in het scherm de keuzelijst van klassen en keuze vak - leerkracht - vestiging verandert. Het programma gaat automatisch nakijken in welke klassen het vak, dat je bovenaan gekozen hebt, ingericht wordt of, indien je niet werkt met klassen, gaat het tabblad keuze vak leerkracht - vestiging het ingericht vak opzoeken dat overeenkomt met het officiële vak. Indien je werkt met klassen selecteer je de vestiging en de klas waar de leerling de les gaat volgen en klik je op de knop Keuze bevestigen”. ”


Figuur 2.9:

37

Inschrijfwizard : selectie klas

In het bovenste deel zal er nu een groen vinkje geplaatst worden naast het vak. De gekozen klas verschijnt ook onder het geselecteerde vak. (zie Fig. 2.9 op p. 34) Let er wel op dat het geselecteerde vak opengeklapt is. (zie vak algemene muzikale vorming in voorbeeld) Indien je niet werkt met klassen kan je in het tabblad Keuze vak / leerkracht / vestiging” ” de vestigingsplaats selecteren, het ingericht vak selecteren en in de lijst met leerkrachten de leerkracht selecteren. De lijst met ingerichte vakken wordt opgehaald uit de ingerichte vakken die aangemaakt zijn in de module Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod Ingerichte vakken. De personeelsleden die getoond worden zijn al de personeelsleden met een dienstverband in de school op de werkdatum. Indien je de leerkracht nog niet kent, kan je het vinkje Nog geen leerkracht” aanvinken. Indien deze 3 gegevens aangeduid zijn kan ” je op ”Keuze bevestigen” klikken en verschijnt je gekozen selectie in het bovenste deel van het scherm.(zie Fig. 2.10 op p. 35) Let er ook op dat het geselecteerde vak opengeklapt is. (zie vak samenzang in voorbeeld)


Figuur 2.10:

38

Inschrijfwizard : Keuze vestiging - vak - leerkracht

Je kan een gekozen klas of vestiging/vak/leerkracht nog verwijderen door deze te selecteren en daarna te klikken op ”Keuze verwijderen’”. Als alle vakken die de leerling gaat volgen in deze studierichting aangevuld zijn, klik je op ”Volgende” om naar de volgende stap van de wizard te gaan. (zie 2.1.1.2.5) 2.1.1.2.5 Stap5: Details gevolgde cursussen In dit scherm van de inschrijfwizard krijg je de details van de gekozen vakken waarvoor de leerling zich inschrijft. Je kan de fincanierbaarheid en toelatingsvoorwaarden aanpassen voor de optie en per vak ingeven of er een toelatingsperiode is en of de leerling is vrijgesteld voor het vak. Je kan vanuit dit sscherm nog aanpassingen doen aan de reeds geselecteerde optie of cursussen. Je hebt in deze stap ook de mogelijkheid om de leerling nog in te schrijven voor een andere optie.


Figuur 2.11:

39

Inschrijfwizard : Details gevolgde cursussen

Indien de leerling is vrijgesteld dien je ook de reden van vrijstelling in te geven. Als de leerling het vak volgt in een andere school dien je bij vrijstelling waarde 3 in te geven. De keuze van de andere school kan je dan maken door op het -icoontje te klikken. Er opent zich dan een lijst met al de DKO instellingen in Vlaanderen. In dit scherm kan je ook nog een vak verwijderen door het te selecteren en op Verwijderen” ” te klikken. Met de knop Bewerk optie” krijg je de mogelijkheid om de gegevens m.b.t. de optie van ” het geslecteerder vak te wijzigen. Voor meer info zie 2.1.1.2.4. Met de knop Nieuwe optie” krijg je de mogelijkheid om dezelfde leerling nog in te schrijven ” voor een andere optie. Voor meer info zie 2.1.1.2.2. Indien al de vakken die de leerling komt volgen toegevoegd zijn klik je op de knop Naar ” betalingen” om naar de betalingen te gaan. 2.1.1.2.6 Stap 6: Betalingen In deze stap van de inschrijfwizard krijg je een overzicht hoeveel de leerling zal moeten betalen, wat er reeds betaald is en wat nog moet betaald worden.


Figuur 2.12:

40

Inschrijfwizard - Betalingen

Indien de leerling het officiële inschrijfgeld reeds betaald heeft in een andere instelling vink je Betaald in andere academie” aan en duid je in het veld ernaast de school aan waar de ” leerling het officiële inschrijfgeld betaald heeft. Indien de leerling een attest heeft dat hem of haar recht geeft op reductie kan je dit uit de keuzelijst selecteren. Als er een extra bedrag betaald moet worden, geef je het extra bedrag in. Standaard wordt het extra bedrag opgehaald uit de inschrijfgelden van het geldende schooljaar. Hetzelfde geldt voor het extra bedrag voor muziek, woord, dans. Deze extra bedragen en het officiële inschrijfgeld kunnen ingegeven worden per schooljaar in het scherm Schoolstructuur - DKO - Inschrijfgelden”. ” Het te betalen bedrag is niet editeerbaar en is de som van het officiële bedrag (eventueel verminderd met de reductie) en het extra bedrag.

Het totaal te betalen bedrag is de som van het officiële inschrijfgeld, het extra bedrag en het eventuele extra bedrag voor muziek, woord, dans. Bij vestigingsplaats geef je in in welke vestiginsplaats het bedrag betaald werd. Dit is


41

dus niet de vestigingsplaats waar de leerling de lessen gaat volgen. In dit scherm zie je ook reeds een overzicht van de betaalde bedragen. Er zijn onderaan een aantal knoppen voorzien om een betaling toe te voegen. Onderaan in het scherm krijg je het totaal bedrag dat nog betaald moet worden. Door te klikken op Contant”, Overschrijving” of Bankkaart” kan je een betaling van ” ” ” het gekozen type toevoegen. (zie Fig. 2.13 op p. 38) Bovenaan in het scherm krijg je informatief hoeveel de leerling nog moet betalen en hoeveel er reeds betaald is. In het veld Bedrag” geef je het bedrag in dat contant, via overschrijving of met de bankkaart betaald ” werd.

Figuur 2.13:

Contant

Door te klikken op Opleidingcheque(s)” kan je een betaling met opleidingcheque(s) toevoe” gen.(zie Fig. 2.14 op p. 38) Bovenaan in het scherm krijg je informatief hoeveel de leerling moet betalen en wat het openstaand saldo is. Je selecteert het bedrag van de cheque(s), je vult het aantal cheques en het nummer van de opleidingscheques in. Je dient per waarde van opleidingcheque een betaling in te geven.

Figuur 2.14:

Opleidingcheque

Door te klikken op Sport- en cultuurcheque(s)” kan je een betaling toevoegen met Sport” en cultuurcheque(s).(zie Fig. 2.15 op p. 39) Bovenaan in het scherm krijg je informatief hoeveel de leerling moet betalen en wat het openstaand saldo is. Je geeft het bedrag van 1


42

cheque in, je vult het aantal cheques en het nummer van de cheques in. Je dient per waarde van zo een cheque een betaling in te geven.

Figuur 2.15:

Sport- en cultuurcheque

Door te klikken op Andere” kan je een andere betaling toevoegen :(zie Fig. 2.16 op p. ” 39) Bovenaan in het scherm krijg je informatief hoeveel de leerling moet betalen en wat het openstaand saldo is. In het veld Betalingswijze” selecteer je de wijze van betaling. ” Deze betalingswijzen zijn voorgedefinieerd via het menu Extra - Parame” ters”. De betalingswijzen zijn parameters van het type BETW”. ” Je moet ook nog het bedrag invoeren.

Figuur 2.16:

Andere


Figuur 2.17:

43

Betalingen

Na ingave van deze gegevens krijg je een mooi overzicht van de ingevoerde betalingen. (zie Fig. 2.17 op p. 40) Als de betalingen zijn ingevoerd, kan je klikken op Volgende” om de inschrijving te beves” tigen.

2.1.1.2.7 Stap 7: Bevestiging In dit scherm krijg je een overzicht van wat er uitgevoerd zal worden bij deze inschrijving. Je kan het vinkje Afdrukken inschrijvingsfiche” aanvinken. Nadat je op Uitvoeren” hebt ” ” geklikt zal er dan meteen een inschrijvingsfiche afgedrukt worden.


Figuur 2.18:

44

Inschrijfwizard : Bevestiging

Je kan nog op Vorige” klikken om gegevens te wijzigen die tijdens de inschrijfwizard zijn ” geselecteerd. Klik op Uitvoeren” om de inschrijving uit te voeren. Dan krijg je een overzicht ” van de uitgevoerde werken. Zie punt 2.1.1.2.8 2.1.1.2.8 Stap 8: Verwerken inschrijving Nadat de inschrijving en de cursussen werden aangemaakt door de wizard krijg je een overzicht of alles goed verlopen is. Je kan nu via het linker menu de gegevens ook nog verder aanvullen.


Figuur 2.19:

45

Inschrijfwizard : verwerken inschrijving

Indien de leerling zich nog wil inschrijven voor een andere studierichting klik je op de knop nieuwe studierichting”. Je komt dan terug in de tweede stap van de inschrijfwizard. Zie ” punt 2.1.1.2.2 Indien je een volgende leerling wil inschrijven klik je op Nieuwe leerling”. Je komt te” rug in de eerste stap van de wizard. Zie punt 2.1.1.2.1 2.1.1.3

Enkele scenario’ s

Hier worden de meest voorkomende scenario’ s besproken die zich voordoen als een leerling zich komt inschrijven. 2.1.1.3.1 Nieuwe leerlingen Indien er nieuwe leerlingen ingeschreven moeten worden, dit wil zeggen dat de leerling nog geen fiche heeft in je databank en dus nog nooit les gevolgd heeft in eender welke instelling die in je databank beheerd wordt, zal je deze moeten inschrijven via de inschrijfwizard. De volledige werkwijze van de inschrijfwizard kan je terugvinden onder punt 2.1.1.2. 2.1.1.3.2 Oud leerlingen Indien je een oud leerling opnieuw wil inschrijven, dit wil zeggen dat de leerling ooit een cursus gevolgd heeft in je academie, heb je 2 mogelijkheden hiervoor nl.: • DKO - Leerlingen - Overzicht oud-leerlingen Indien je de leerling via het scherm oud leerling opzoekt, kan je links kiezen voor ’Fiche’


46

en hieronder voor ’Inschrijfwizard’. Indien je hiervoor kiest, zal de inschrijfwizard openen met de identificatiegegevens van de leerling reeds ingevuld. Je kan deze steeds wijzigen. Hierna zal je de werking van de inschrijfwizard moeten volgen zie 2.1.1.2.2. • Leerling opzoeken met verrekijker Je kan een oud leerling ook opzoeken met de verrekijker. Je kan het zoekscherm starten door op het icoon te klikken in de werkbalk. Indien je dit zoekscherm opstart vanuit de DKO module zal het zoekscherm meteen geopend worden en kan je de leerling opzoeken. Als je het zoekscherm opstart vanuit het modulescherm zal Wisa je eerst komen vragen wat je wil zoeken. Hier duid je dan ’DKO leerlingen’ aan en klik je op bevestigen.

Het zoekscherm opent en hier kan je de gekende gegevens ingeven en op zoeken klikken. Je krijgt nu de leerlingen die voldoen aan de zoek criteria. Indien de leerling die je wil inschrijven in de lijst staat kan je deze selecteren en naar de fiche van de leerling gaan.

Van hieruit kan je verder klikken naar de inschrijfwizard. Je komt dan in stap 1 van de wizard waar je de personalia kan controleren of wijzigen. Voor het verdere verloop van de wizard kan je punt 2.1.1.2.1 raadplegen.


47

2.1.1.3.3 Inschrijven in bijkomende studierichting of optie Indien je een leerling die reeds ingeschreven is in de academie wil inschrijven voor een bijkomende studierichting of optie, kan je deze leerling best opzoeken in de lijst van ingeschreven leerlingen. Eenmaal je deze hebt gevonden, de cursussen openen en links van je scherm kiezen voor Inschrijfwizard.

De inschrijfwizard zal nu geopend worden met de identificatiegegevens reeds ingevuld. Je zal nu de werkwijze van inschrijfwizard moeten volgen 2.1.1.2.1.

2.1.2

Stoppen van ´ e´ en of meerdere opties

In dit deel van de handleiding zullen de verschillende mogelijkheden die in het schooljaar voorkomen uitgelegd worden nl. • Leerling veranderen van optie • Leerling stopt gedeeltelijk met vakken of optie(s) • Leerling stopt volledig (uitschrijven) Al deze onderdelen zullen gebruik maken van de scherm van de cursussen.

wizard die je kan terugvinden in het

HOOFDSTUK 2. LEERLINGENADMINISTRATIE 2.1.2.1

48

Leerling veranderen van optie

Indien de leerling in het schooljaar van optie verandert, zal je volgende stappen moeten uitvoeren in de stopwizard om dit te realiseren. Eerst en vooral zal je moeten aanduiden dat deze leerling met de huidige optie stopt. Dit doe je door te kiezen voor ’Leerling stopt alleen de volgende vakken en/of optie’ en de optie waarmee deze leerling stopt aan te duiden. Indien je de optie aanduidt waarmee de leerling stopt, zullen automatisch alle gevolgde vakken geselecteerd worden die gerelateerd zijn aan deze optie. Hierna heb je nog volgende mogelijkheden. • Tweede optie wijzigen in de eerste optie Dit vinkje zal je enkel moeten aanvinken indien de leerling 2 opties volgt. Het programma zal de tweede optie dan aanpassen naar eerste optie.


49

• Financieerbaarheid aanpassen (niet financieerbaar) Indien jullie voor deze optie kiezen, zal het programma automatisch de financieerbaarheid van de optie waarmee de leerling stopt op niet financieerbaar zetten. • Terugbetalen van – Officieel inschrijvingsgeld Het terugbetalen van het officieel inschrijvingsgeld is enkel mogelijk voor 15/11 van het schooljaar. – Extra inschrijvingsgeld Het terugbetalen van het extra inschrijvingsgeld is altijd toegestaan. Dit wordt beslist door de academie zelf. Aangezien dat de leerling van optie verandert, zal je ook het vinkje ’Inschrijven in nieuwe optie’ moeten aanvinken. Indien je dan op de knop ’OK’ zou klikken, zal de inschrijfwizard geopend worden om de leerling in te schrijven in de nieuwe optie. Voor het verdere verloop van de wizard kan je punt 2.1.1.2.2 raadplegen. • Als inschrijfdatum zal de dag genomen worden na de datum waarop de leerling met de vorige optie gestopt is. • Bij het veranderen van optie, zullen enkel de cursuslijnen van de optie waarmee de leerling stopt, afgebroken worden. De inschrijving zal niet afgebroken worden.


50

Leerling stopt gedeeltelijk met vakken of optie(s)

Indien de leerling in het schooljaar met één of meerdere vakken of optie(s) stopt, zal je volgende stappen moeten uitvoeren in de stopwizard om dit te realiseren. Eerst en vooral zal je moeten aangeven Dit doe je door de mogelijkheid ’Leerling aan te duiden. In de volgende stap zal optie(s) deze leerling stopt. Indien dit alles correct is aangeduidt, zal te klikken.

dat de leerling gedeeltelijk stopt met een optie. stopt alleen met de volgende vakken en/of opties’ je moeten aangeven met welk(e) vak(ken) en/of je deze wijziging uitvoeren door op de knop ’OK’

Bij het gedeeltelijk stoppen van een optie, zullen enkel de cursuslijnen van de vakken en/of optie waarmee de leerling stopt, afgebroken worden. De inschrijving zal niet afgebroken worden.


51

Leerling stopt volledig (uitschrijven)

Indien de leerling in het schooljaar de academie vroegtijd verlaat, zal je de mogelijkheid ’Leerling verlaat de school volledig’ moeten aanduiden. Daarna kan je nog aanduiden dat de inschrijfgelden terugbetaald worden. Indien dit alles correct is ingevuld, zal je moeten klikken op de knop ’OK’. De leerling is nu uitgeschreven. Bij het verlaten van de academie, zullen zowel de cursuslijnen als de inschrijving afgebroken worden.

2.2

Opvolging betalingen

In dit hoofdstuk kun je meer informatie over de betalingen van je leerlingen terugvinden. Dit omvat zijn inschrijvingsgelden, huurgelden, opleidingcheques en kasverslag.


2.2.1

52

Te betalen bedragen

Op de fiche van je leerling kun je onder het tabblad ’Betalingen’ zijn te betalen en betaalde bedragen terugvinden. Deze werden tijdens de inschrijvingswizard vastgelegd, voor meer informatie zie 2.1.1.2.5 en 2.1.1.2.6. Als je binnen dit tabblad gegevens wijzigt zal je saldo automatisch opnieuw berekend worden.

Je kunt hier ook d.m.v. het invoeg icoontje een nieuw te betalen bedrag invoegen. Je hebt de keuze om ’Andere’ en ’Extra inschrijvingsgelden’ toe te voegen. Het invoeg icoontje zal pas oplichten als je een keer binnen het tabblad te betalen hebt geklikt. Om je reductie attest te wijzingen kun je op de knop ’Verander’ klikken (zie Fig. 2.20 op p. 50).


Figuur 2.20:

2.2.2

53

Reductieattest

Betaalde bedragen

Op het tabblad ’Betaald’ kun je d.m.v. het invoeg icoontje een nieuwe betaling toevoegen. Als je leerling niet met een cheque betaald zal Wisa hier automatisch het nog te betalen bedrag voorstellen.

Figuur 2.21:

Nieuwe betaling

Je zult al naargelang het type betaling andere parameters kunnen invullen. Zo zul je bijvoorbeeld bij een opleidingcheque een bedrag, type en nummer moeten opgeven (zie 2.2.3). Parameters zoals ’Datumlijst’ zullen d.m.v. een ander scherm opgevuld worden (zie 2.2.6).


2.2.3

54

Opleidingscheques

Stel dat bovenstaande leerling zijn openstaand saldo met een opleidingcheque betaald heeft. Dan kun je de 4 euro die deze leerling teveel betaalde gaan vereffenen door een tweede betaling toe te voegen. Je kiest deze keer voor ’Andere’ waarna je vervolgens je zelf ingevoerde betalingstype kunt selecteren (bijvoorbeeld ’Teruggave opleidingcheques’) zie 2.1.1.2.6.

Figuur 2.22:

Opleidingcheque

Via ’Bewerken - Huidig venster - DKO betalingen’ kun je per cheque een kleur instellen.

2.2.4

Huur instrumenten

Op dit scherm kun je de huurgelden van een bepaald instrument gaan opgeven. Als de leerling hetzelfde instrument doorhuurt dan kun je d.m.v. de knop ’Verlengen’ hetzelfde record zoals het voorgaande schooljaar gaan toevoegen. Bij het huren van een instrument zal op het tabblad ’Betalingen’ onder ’Te betalen’ dit bedrag ook toegevoegd worden. Hierna kun je, als je leerling betaald heeft, onder ’Betalingen’ zijn betaling gaan invoeren.


2.2.5

55

Kasverslag

Op het scherm ’DKO - Inschrijfadministratie - Kasverslag’ kun je een kasverslag van je instelling tussen 2 data afdrukken.

Omdat er geen rechtstreekse koppeling is tussen ’Te betalen’ en ’Betaalde’ bedragen zul je geen overzichtsformulier van je betaalde bedragen per vestiging kunnen afdrukken. In de bibliotheek onder ’DKO - Betalingen’ vind je echter wel 2 formulieren ter verduidelijking van je kasverslag terug. Namelijk een ’Overzicht van de te betalen bedragen per vestigingsplaats’ en een ’Overzicht van de te betalen huurgelden per vestigingsplaats’.

2.2.6

Verzamelstaat opleidingscheques Accor

Onder de rubriek ’DKO - Inschrijfadministratie - Verzamelstaat opleidingcheques’ kun je voor een bepaalde instelling een verzamelstaat van je opleidingcheques afdrukken nadat je op ’Voorbereiden’ hebt geklikt. Hier vind je dan ook de volgende twee formulieren terug ’Verzamelstaat opleidingcheques’ en ’Totalen volgens model’. Deze documenten kun je samen met de bijhorende opleidingcheques naar Accor opsturen.


56

Belangrijk: je moet deze formulieren afdrukken alvorens op ’Uitvoeren’ te klikken. Reeds verwerkte records kunnen niet meer afgeprint worden! Als je op uitvoeren hebt geklikt krijgen deze leerlingen onder ’Betaling’ op het tabblad ’Betaald’ in het veld ’Datum lijst’ de waarde van je werkdatum van Wisa.

2.3

Opvolging lesmomenten / klassen

Hieronder kun je meer informatie i.v.m. je klassen en lesmomenten terugvinden.

2.3.1

Leerlingen zonder leerkracht

Op het scherm ’DKO - Hulpschermen - Leerlingen zonder leerkracht’ kun je alle leerlingen zonder leerkracht voor je instelling per schooljaar opvragen. Je kunt hier een lijst van afdrukken of via het tabblad ’Leerling cursussen’ een leerkracht aan gaan toewijzen d.m.v. het vergrootglas.

2.3.2

Lesmomenten per leerkracht

Via het scherm ’DKO - Hulpschermen - Lesmoment per leerkracht’ kun je de lesmomenten per leerkracht wijzigen. Je klikt eerst op ’Voorbereiden’ waarna je de lesdag en begin- en eindtijdstip kunt invullen.


57

Je wijzigingen worden pas bewaard van op het moment dat je op ’Uitvoeren’ hebt geklikt.

2.3.3

Leerling van klas veranderen

Via ’DKO - Inschrijfadministratie - Klas herverdelen’ kun je leerlingen van klas veranderen. Je haalt hierbij je klassen op waarna je een ’Van klas’ en ’Naar klas’ selecteert. Je kunt nu de leerlingen van je ’Van klas’ ophalen en degene selecteren die je van klas wilt veranderen. Vervolgens kun je d.m.v. de knop ’Herverdelen’ deze leerlingen van klas veranderen.

2.4

Aanmaken en afdrukkken van aanwezigheidslijsten

Via ’DKO - Hulpschermen - Modellen aanwezigheidslijsten’ kun je je modellen voor de aanwezigheidslijsten aanmaken.

Bij het wijzigen van je modellen kun je steeds een voorbeeld opvragen door op de knop ’Voobeeld’ te drukken. Een nieuw model voeg je d.m.v. het invoeg icoontje toe. Hierna kun je je model een naam geven bij ’Omschrijving’. Als je onder ’Type’ de waarde ’Klas’


58

selecteert zullen je onderverdelingen starten met ’Klas’ en vervolgens met ’Leerkracht’. Indien je hier kiest voor ’Leraar’ zal er enkel een onderverdeling op leerkracht zijn. Je kunt nu optioneel nog onderbrekingen chronologisch gaan toevoegen. Eén van deze onderbrekingen moet je dan instellen als bladsprong. Eventueel kun je ook nog extra sorteringen en/of velden die je mee wilt afdrukken toevoegen.

D.m.v. het tabblad ’Aanwezigheidslijsten’ of via ’DKO - Hulpschermen - Aanwezigheidslijsten’ kun je je aangemaakt model gaan afdrukken. Al naargelang het opgegeven type van je model ga je, nadat je op ’Voorbeeld’ hebt geklikt, je klassen of leerkrachten kunnen selecteren. Via het formulier ’Aanwezigheidslijst’ kun je nu je model gaan afdrukken.

3 Punten

3.1

Algemeen principe

Het instellen van de maxima dient enkel te gebeuren voor de cursussen die geëvalueerd zullen worden. Voor cursussen waarvoor er geen evaluatie zal plaatsvinden mag je geen maximum toekennen. Indien je dit toch doet zal dit niet het gewenste resultaat geven in de toekenning van de studiebewijzen en bij het opmaken van het proces verbaal. Je kan enkel punten ingeven voor de leerlingen als voor de gevolgde cursus een maximum is toegekend.

3.2

Instellen maximum van de te behalen punten

Selecteer eerst de leerkracht of het vak. Aangezien je het maximum wil instellen zal je ’Controle maximum’ moeten aanstippen. Afhankelijk van welk maximum dat je wil instellen zal je dan ’Punten van leerkracht’ of ’Punten van jury’ moeten aanstippen. Hierna zal

59

HOOFDSTUK 3. PUNTEN

60

je op de knop ’Voorbereiden’ moeten klikken. Het programma zal nu alle leerlingen van de geselecteerde leerkracht of van het geselecteerde vak gaan ophalen. Het gewenste maximum zal je moeten invoeren in het veld ’Max. instellen op’. Indien je alleen het maximum wenst in te stellen voor de opgehaalde leerlingen waarvoor nog geen maximum voor is, zal je het vinkje ’Alleen lege maxima invullen’ moeten aanvinken. Je zal nu de leerlingen moeten aanvinken waarvoor je dit maximum wil instellen. Als je dit maximum voor alle getoonde leerlingen wil instellen kan je via de knop ’Alles selecteren’ alle leerlingen aanvinken. Daarna hoef je enkel nog op de knop ’Uitvoeren’ te klikken.

3.3 3.3.1

Ingave punten Ingave punten per vak

Je moet eerst een filter ingeven. Je maakt een keuze tussen een mogelijke combinatie van vak - leerjaar - studierichting - vestiging - graad - sectie en optie. Je selecteert ’Ingave punten’ om aan te duiden dat je nu punten wil ingeven. Als je ’Punten van leerkracht’ selecteert, zal je straks punten van de leerkracht invoeren. Als je ’Jury’ selecteert, zal je straks punten van de jury invoeren. Nu klik je op de knop ’Voorbereiden’ om alle leerlingen van de geselecteerde combinatie op te halen. Een leerling moet ook een cursus volgen waarbinnen de werkdatum valt. Vrije leerlingen en leerlingen die een vrijstelling hebben, staan niet in de lijst want voor die leerlingen moeten geen punten ingegeven worden. Na het wijzigen van de punten, moet je de gegevens eerst bewaren alvorens de knop ’Uitvoeren’ actief wordt. Klik op deze knop om de punten weg te schrijven bij de cursus. Door op de knop ’Leegmaken’ te klikken, maak je het overzicht leeg. Je kan nu een nieuwe selectie maken om andere punten in te geven.

HOOFDSTUK 3. PUNTEN

3.3.2

61

Ingave punten per leerkracht

Je moet eerst een filter ingeven. Je maakt een keuze tussen een mogelijke combinatie van Leerkracht - vak - leerjaar - studierichting - vestiging - graad - sectie en optie. Je selecteert ’Ingave punten’ om aan te duiden dat je nu punten wil ingeven. Als je ’Punten van leerkracht’ selecteert, zal je straks punten van de leerkracht invoeren. Als je ’Jury’ selecteert, zal je straks punten van de jury invoeren. Nu klik je op de knop ’Voorbereiden’ om alle leerlingen van de geselecteerde combinatie op te halen. Een leerling moet ook een cursus volgen waarbinnen de werkdatum valt. Vrije leerlingen en leerlingen die een vrijstelling hebben, staan niet in de lijst want voor die leerlingen moeten geen punten ingegeven worden. Na het wijzigen van de punten, moet je de gegevens eerst bewaren alvorens de knop ’Uitvoeren’ actief wordt. Klik op deze knop om de punten weg te schrijven bij de cursus. Door op de knop ’Leegmaken’ te klikken, maak je het overzicht leeg. Je kan nu een nieuwe selectie maken om andere punten in te geven.

HOOFDSTUK 3. PUNTEN

3.4 3.4.1

62

Toekennen studiebewijzen Voorlopige studiebewijzen

Nadat je een instelling en schooljaar hebt gekozen, worden de toe te kennen studiebewijzen opgehaald via de knop ’Voorbereiden’. Vink ’De studiebewijzen voorlopig toekennen om af te drukken’ aan indien er nog geen punten zijn toegekend. Nadat de studiebewijzen zijn opgehaald, wijzigt de knop bovenaan in ’Uitvoeren’. Alleen studiebewijzen die nog niet zijn toegekend, kunnen worden toegewezen. Via de knoppen ’Alles selecteren’ en ’Niets selecteren’ kan je alles of niets toewijzen. Via de knop ’Leegmaken’, wordt het scherm leeggemaakt en kan er een nieuwe selectie worden gemaakt. Er kan gefilterd worden op optie, leerjaar, attest, studierichting en sectie. Bij uitvoeren worden de studiebewijzen, die aangevinkt zijn, aangemaakt en krijgen ze de status ’Reeds toegekend’. Nu kunnen de toegekende attesten worden afgedrukt via de knop ’afdrukken’.

3.4.2

Definitieve studiebewijzen

Je selecteert eerst een instelling en een schooljaar. De optie ’De studiebewijzen voorlopig toekennen om af te drukken’ mag je nu niet aanvinken. Als je op de knop ’Voorbereiden’ klikt worden de studiebewijzen opgehaald waarvoor reeds punten zijn ingevoerd. Nadat de studiebewijzen zijn opgehaald, wijzigt de knop bovenaan in ’Uitvoeren’. Alleen studiebewijzen die nog niet zijn toegekend, kunnen worden toegewezen. Via de knoppen ’Alles selecteren’ en ’Niets selecteren’ kan je alles of niets toewijzen. Via de knop ’Leegma-

HOOFDSTUK 3. PUNTEN

63

ken’, worden het scherm leeggemaakt en kan er een nieuwe selectie worden gemaakt. Er kan gefilterd worden op optie, leerjaar, attest, studierichting en sectie. Bij uitvoeren worden de studiebewijzen, die aangevinkt zijn, aangemaakt en krijgen ze de status ’Reeds toegekend’. Nu kunnen de toegekende attesten worden afgedrukt via de knop ’afdrukken’.

3.5

Proces verbaal van de eindproeven

Hier kan je voor een instelling en voor een bepaald schooljaar het proces verbaal van de overgangs- en eindproeven afdrukken.

3.5.1

Voorkeuren

In dit scherm selecteer je de studierichting(en) en de graden waarvoor je een Proces verbaal wil aanmaken. Je kan hier ook aanduiden of je op de afdruk wil vermelden of de leerling geslaagd is met een bepaalde graad (voldoening, onderscheiding,...). Hier bepaal je ook of je de namen van de directeur en de leerkrachten wil afdrukken voor de ondertekening van het Proces verbaal. Via de knop ’Voorbereiden’ worden de ingerichte administratieve groepen geselecteerd voor de gekozen studierichting en graad.

HOOFDSTUK 3. PUNTEN

3.5.2

64

Adm.Groepen

In dit scherm kan je in de eerste kolom de administratieve groepen selecteren waarvoor je het Proces verbaal wil afdrukken. Als je klikt op de knop ’Alles selecteren’ worden alle administratieve groepen geselecteerd. Als je klikt op de knop ’Niets selecteren’ wordt geen enkele administratieve groep geselecteerd. Als je klikt op ’uitvoeren’ zal WISA alle leerlingen zoeken die voldoen aan de ingegeven criteria. Voor deze leerlingen zal je een Proces verbaal kunnen aanmaken.

3.5.3

Proces-verbaal

Hier zien we het overzicht van de leerlingen waarvoor je het proces-verbaal kan afdrukken. Om deze gegevens af te drukken moet je op de knop ’Afdrukken’ of op het afdrukvoorbeeldicoontje klikken. Door op de knop ’Leegmaken’ te klikken worden alle gegevens leeggemaakt en kan je een een nieuwe voorkeur invoeren.

4 Evaluatie

Inleiding Een evaluatie binnen DKO gebeurt per ingericht vak en per schooljaar. In deze handleiding wordt het beheer van de evaluatiemodellen, vakonderdelen en criteria uitgelegd. Verder komt het koppelen van een leerling aan een evaluatiefiche aan bod, en hoe je de resultaten voor een bepaalde leerling kunt invullen. Er wordt ook uitgelegd hoe je evaluatiefiches kunt opvragen van een leerkracht of jezelf, hoe je evaluatiefiches van leerkrachten kunt afdrukken, en hoe je modellen kunt koppelen aan ingerichte vakken en evaluatiefiches kunt aanmaken via ingericht vak. Hoe je resultaten van een evaluatiefiche kunt overbrengen naar de bijhorende cursus komt ook aan bod. Niet-afgewerkte fiches kunnen worden opgevraagd, en rapporten kunnen worden afgedrukt per klas, leerkracht of administratieve groep. Het samenstellen van examenlijsten en het ingeven van punten bij de deliberatie, wordt hier ook uitvoerig uitgelegd.

65

HOOFDSTUK 4. EVALUATIE

Figuur 4.1:

66

Evaluatiemodule

Hieronder wordt getoond hoe je resultaten kunt invullen voor een bepaalde leerling en ingericht vak in een gekozen periode.


Figuur 4.2:

67

DKO Evaluatie

Het volgende voorbeeld toont hoe je een structuur kunt opzetten om leerlingen te evalueren en rapporten af te drukken.


Figuur 4.3:

68

Schema aanmaken DKO Evaluatierapport

Een evaluatiemodel is samengesteld uit een aantal vakonderdelen, en elk vakonderdeel kun je beschouwen als een verzameling van evaluatiecriteria. Een model is niet afhankelijk van het schooljaar. Elk jaar wordt een kopij gemaakt van het standaard model, en aangepast voor het huidige schooljaar. De modellen worden gekoppeld aan ingerichte vakken om evaluatiefiches aan te maken. Indien je een leerling wenst te evalueren met dezelfde criteria voor een ander ingericht vak, hoef je geen nieuw evaluatiemodel aan te maken. Je gebruikt dan het bestaande evaluatiemodel en koppelt hieraan het ingerichte vak waarvoor je dezelfde evaluatie wenst te doen. Indien voor een ander vak andere evaluatiecriteria gelden, dan dien je eerst een nieuw evaluatiemodel aan te maken met andere criteria. De evaluaties zijn gekoppeld aan een leerkracht, ingericht vak, model en leerling. Bij het afdrukken van de rapporten kun je verschillende evaluaties per leerling selecteren.

4.1

Modellen

Bij de evaluatiemodellen wordt een overzicht getoond van de reeds bestaande modellen. Dit is het overzicht van de evaluatiemodellen voor het schooljaar waarbinnen de werkdatum valt. Als de werkdatum bijv. 30/12/2010 is, worden alle evaluatiemodellen van het schooljaar 2010 - 2011 getoond.


Figuur 4.4:

69

Evaluatiemodel

Een nieuw evaluatiemodel wordt aangemaakt door op het icoontje te klikken. Eerst vul je een nieuwe code in. De code is verplicht en moet uniek zijn binnen de instelling en het schooljaar waarin het evaluatiemodel wordt aangemaakt. Vervolgens geef je een omschrijving in. Deze is eveneens verplicht. In de blok ’Selectie’ kun je de mogelijke selecties definiëren. Deze kunnen dan later worden geselecteerd bij het invullen van de evaluatiefiche indien het criterium van het type ’Lijst’ is. De keuzemogelijkheden moeten lijn per lijn worden ingevuld in de vorm ’Code=Waarde’. Hieronder een voorbeeld van ingave : A=Uitstekend B=Zeer goed C=Goed D=Voldoende E=Zwak F=Onvoldoende De items bestaan uit een code, ’=’-teken en een omschrijving. Bij het wegschrijven wordt hierop gevalideerd. Let op dat je geen dubbele codes aanmaakt! Het invulveld ’Selectie’ is niet verplicht. Als je dit veld leeg laat, kun je later alleen punten of commentaar ingeven bij de resultaten van de criteria. De ingegeven items mogen achteraf niet meer worden gewijzigd, tenzij er nog geen evaluatiefiches aan het model hangen. Anders komen de ingegeven keuzes bij de resultaten niet meer overeen met de waarden van de selectie bij het model. Je kunt een bestaand evaluatiemodel kopiëren door te klikken op

.


Figuur 4.5:

70

Kopiëren evaluatiemodel

Hier geef je eveneens een unieke code in en de omschrijving van het nieuwe model. Bij het klikken op de ’OK’-knop worden de vakonderdelen en criteria van het model waarvan je gestart bent, overgezet naar het het nieuwe model. Bij het kopiëren van een evaluatiemodel mag de nieuwe code nog niet bestaan voor de gekozen instelling en het schooljaar waarin je werkt.

4.1.1

Vakonderdelen

Figuur 4.6:

Vakonderdelen

Zoals reeds eerder aangegeven, bestaat een evaluatiemodel uit één of meerdere vakonderdelen, bijvoorbeeld sociale vaardigheden, technische vaardigheden, artistieke vaardigheden,... Deze vakonderdelen bepaal je zelf per evaluatiemodel door deze een code, omschrijving en volgorde mee te geven. De volgorde is bepalend voor de sortering bij het ingeven van de resultaten in de evaluatiefiche en de afdrukken. Een model dient minstens één vakonderdeel te bevatten en alle velden zijn verplicht.


Figuur 4.7:

71

Acties bij de vakonderdelen

Volgende acties kunnen worden uitgevoerd binnen de vakonderdelen: • Kopieer criteria :

Figuur 4.8:

Kopieer criteria

Hier kun je vakonderdelen selecteren waarvan je de daaraan gekoppelde criteria wenst over te nemen. In dit selectiescherm krijg je een overzicht van alle vakonderdelen, uitgezonderd het onderdeel waaraan je de criteria wenst te koppelen. Het is mogelijk om de bestaande criteria van het vakonderdeel eerst te verwijderen. • Kopieer uit evaluatiemodel :

Figuur 4.9:

Kopieer uit evaluatiemodel

Hier kun je een evaluatiemodel selecteren waarvan je de vakonderdelen en de criteria wenst over te nemen. Bij de selectie zie alle bestaande modellen, behalve het model dat gekoppeld is aan het geselecteerde vakonderdeel.


72

Opgelet! De huidige vakonderdelen en criteria worden verwijderd.

• Snelle ingave :

Figuur 4.10:

Snelle ingave

Je kunt vakonderdelen toevoegen via het icoontje , maar het kan sneller door ze in dit scherm onder elkaar in te geven in het veld ’Omschrijvingen’. Op deze manier kunnen vakonderdelen op een snelle en eenvoudige manier worden toegevoegd. Indien ’Eerste woord als code gebruiken’ is aangevinkt, wordt de code automatisch ingevuld. Dit is dan het eerste woord van de omschrijving die in de blok wordt ingegeven. Een code die je hier invult, mag nog niet bestaan. Indien er slechts één woord per lijn wordt invult, zal alleen de omschrijving worden overgenomen, en wordt er automatisch een code toegekend aan het vakonderdeel. De volgorde wordt eveneens automatisch ingevuld, beginnende met 10. Indien er al een vakonderdeel bestaat met 10 als volgorde, moet je één van de twee vakonderdelen een andere volgorde te geven. Deze is zowie zo verplicht, en dient uniek te zijn voor een goede sortering van de afdrukken en de evaluatiefiche. Op database niveau wordt er echter niet nagegaan of deze al dan niet uniek is. Indien er een code en omschrijving is ingevuld, zal het programma alleen rekening houden met de eerste 5 karakters van de code. Indien deze langer is, wordt ze maw. afgekapt. De omschrijving mag niet langer zijn dan 80 karakters. Al deze gegevens kunnen achteraf nog worden aangepast. • Pagina sluiten : Bij het klikken op ’Pagina sluiten’ verlaat het programma de vakonderdelen en wordt het scherm met de evaluatiemodellen terug actief.


4.1.2

73

Criteria

Figuur 4.11:

Criteria

Een vakonderdeel bestaat uit één of meerdere criteria. Een criterium wordt bepaald door code, vakonderdeel en periode. Deze combinatie moet uniek zijn. Elke evaluatie gebeurt op basis van een criterium. Hierop zal de leerkracht de leerling uiteindelijk evalueren. Alle velden zijn verplicht, behalve het gewicht. Deze is alleen van toepassing indien het om punten (type) gaat. De periodes kunnen worden aangemaakt via de parameters (Extra Parameters). Ze zijn van het type ’DKEP’.

Figuur 4.12:

Evaluatieperiodes

Je kunt dit scherm ook openen via de ’F7’-knop wanneer je op het invoerveld ’Periode’ staat. Er wordt dan een overzicht getoond van de reeds bestaande codes. Je kan hier nieuwe toevoegen of bestaande wijzigen. De code ’01 Jury’ is vast en kan niet worden aangepast.


74

Een criterium evalueren kan op drie verschillende manieren : • Numeriek punt Voor dit type worden punten ingevuld. Het gewicht is alleen actief bij type ’Punt’. Dit is het maximum van de punten waarop het geselecteerde criterium kan worden geëvalueerd, en is later belangrijk voor de deliberatie als alle punten en gewichten bij elkaar worden opgeteld en het uiteindelijke resultaat (percentage) wordt berekend. Je kunt ook meegeven of deze evaluatie al dan wordt opgenomen in het rapport bij het totaal van de leerkracht of de jury. ’Opnemen in totaal van de jury’ en ’Opnemen in totaal van de leerkracht’ kunnen niet beiden worden aangevinkt. Een evaluatiemodel dient te worden gekoppeld aan een ingericht vak, zodat de punten kunnen worden overgezet naar de cursus van de leerling. Bij het overbrengen van het totaal zal dit herberekend worden naar het maximum van de punten van de leerkracht bij de cursus. Hier een voorbeeld : Een leerling krijgt voor het ingericht vak ’AMV’ (algemene muzikale vorming) : Zang : 40 / 50 Theorie : 16 / 20 Dictee : 22 / 30 Totaal : 78 / 100 Als bij de cursus van deze leerling voor het ingerichte vak ’AMV’ het maximum van de punten van de leerkracht op 50 staat, zal bij het overbrengen van de punten van de evaluatiefiches (zoals uitgelegd in punt 4.7) het totaal herrekend worden op 50. Hier zal dus 39/50 worden weggeschreven. Opgelet! Het maximum bij de leerkracht dient te zijn ingevuld, anders wordt bij het overzetten van de punten niets herberekend. • Lijst Voor dit type kun je bij de evaluatie kiezen uit de lijst die je bij ’selectie’ evaluatiemodel hebt ingegeven.(zie Fig. 4.4 op p. 66) • Tekst Voor dit type kun je tekst (commentaar) invullen. Bij zo een evaluatie is het mogelijk om opmerkingen of andere nuttige tips mee te geven. Voor het geselecteerde evaluatiemodel kun je per periode één criterium aanduiden als ’Afgewerkt indien ingevuld’. Als dit criterium door de leerkracht is geëvalueerd, wordt de evaluatie beschouwd als afgewerkt. Je kunt via DKO - Evaluatie - Niet afgewerkte fiches, de nog niet afgewerkte fiches van een bepaalde periode opvragen en afdrukken. Het is niet verplicht om een criterium aan te duiden als ’Afgewerkt indien ingevuld’.


Figuur 4.13:

75

Acties bij de criteria

In het scherm van de criteria heb je de mogelijkheid om een aantal acties uit te voeren : • Kopieer uit vakonderdeel :

Figuur 4.14:

Kopieer uit vakonderdeel

Selecteer in dit scherm het vakonderdeel waarvan je de criteria wenst toe te voegen. • Kopieer naar periodes :

Figuur 4.15:

Kopieer naar periodes


76

Via dit scherm is het mogelijk om het geselecteerde criterium te kopiëren naar andere periodes. Alle periodes worden getoond, behalve de periode van het geselecteerde criterium. Selecteer de periodes waarnaar je het criterium wenst te copiëren. • Pagina sluiten : Bij het klikken op ’Pagina sluiten’ verlaat het programma het scherm met de criteria en worden de vakonderdelen terug getoond.

4.1.3

Model koppelen aan ingericht vak Dit scherm enkel gebruiken indien je een ingericht vak maar aan 1 evaluatiemodel wilt koppelen. Indien je je vakken over meerdere modellen wilt gebruiken zie ’Toekennen leerling evaluatiefiches’4.2.2

Figuur 4.16:

Ingerichte vakken

Aan elk ingericht vak kan één evaluatiemodel worden gekoppeld. Via dit scherm bepaal je welke evaluatiemodellen aan welke ingerichte vakken hangen. Hierna kun je dan evaluatiefiches toekennen via ingericht vak. Bovenaan kun je een instelling selecteren. Standaard is dit de voorkeurinstelling. Het scherm is opgesplitst in twee delen. De linkerhelft toont alle modellen van het huidige schooljaar en de geselecteerde instelling. De rechterhelft toont alle ingerichte vakken van de geselecteerde instelling en het huidige schooljaar. Voer volgende stappen uit om ingerichte vakken te koppelen aan een model : 1. Selecteer het model dat je wenst te koppelen aan de ingerichte vakken 2. Vink de ingerichte vakken aan waaraan je het geselecteerde model wenst te koppelen 3. Sleep het model naar de ingerichte vakken Om een model te ontkoppelen van een ingericht vak, selecteer je het ingericht vak en klik je op

.


77

Een ingericht vak kan maar aan één evaluatiemodel gekoppeld worden, want anders is het niet mogelijk om de evaluatiefiches toe te kennen per ingericht vak. Dit wordt besproken in punt 4.6.

4.2

Toekennen evaluatiefiches

In dit scherm kun je voor geselecteerde leerlingen een evaluatiemodel toekennen of verwijderen.

4.2.1

Selectie leerlingen

Figuur 4.17:

Selectie leerlingen

Maak eerst een selectie van de leerlingen waarvoor je een bepaald evaluatiemodel wenst toe te kennen of te verwijderen. Dit selectiescherm werkt op dezelfde wijze als het scherm voor selectie en export van DKO leerlingen. Via de knop toe aan de lijst. De knop gebeurt via de knop

voeg je de selectie

maakt de selecties leeg. De lijst leegmaken


4.2.2

78

Toekennen leerling evaluatiefiches

Figuur 4.18:

Toekennen evaluatiefiche leerling

Duid eerst een evaluatiemodel aan. Daarna kun je kiezen of je een fiche wenst toe te kennen of te verwijderen. Afhankelijk van deze keuze worden de fiches die nog niet zijn toegekend of reeds zijn toegekend getoond. Dan kun je de fiches aanvinken die je aan dit model wenst te koppelen of te verwijderen. Je kunt het lijstje van de leerlingen kleiner maken door te filteren op vak. Dan worden alleen de fiches die aan het geselecteerde vak hangen, getoond. In de eerste kolom kun je de fiches aanvinken die je wenst toe te kennen of te verwijderen. Je kunt ook de knop knop

gebruiken om alle fiches tegelijkertijd te selecteren. Met de deselecteer je alle fiches. Als je de nodige fiches hebt geselecteerd, klik

dan op de knop

om de evaluatiefiche toe te kennen of te verwijderen. Bij het verwijderen van een evaluatiefiche worden ook de reeds ingegeven resultaten verwijderd die aan de fiche hangen.

4.3

Mijn evaluatiefiches

Via dit scherm kun je de evaluatiefiche van een leerling invullen. De gebruiker ziet hier enkel de aan hem/haar toegekende leerlingen. Zo is de evaluatie beperkt tot de eigen leerlingen en blijft alles overzichtelijk.


4.3.1

79


Figuur 4.19:


Je kunt de lijst van de leerlingen beperken door de selectievelden in te vullen. Bij de instelling wordt standaard de voorkeurinstelling getoond. Bijkomend kun je filteren op vak en klas. Deze mogen leeggelaten worden. De klassen waaruit je kunt kiezen zijn de klassen waarvoor de leerkracht vaktitularis is. Je kunt ook nagaan of een evaluatiefiche van een bepaalde periode afgewerkt is. Dit gebeurt door ’Afgewerkt’ aan te vinken, en een periode te kiezen. Een extra kolom ’Afgewerkt’ wordt zichtbaar in het overzicht. Een fiche is afgewerkt indien voor de gekozen periode het criterium met vinkje ’Afgewerkt indien ingevuld’ is geselecteerd, en dit criterium voor de leerling is geëvalueerd.

4.3.2

Invullen evaluatiefiches

Hier kun je de resultaten invullen van een evaluatiefiche. Je krijgt een overzicht van alle criteria die aan de fiche hangen. De volgorde waarin de vakonderdelen en criteria worden getoond is afhankelijk van hun volgnummer. Indien ’Andere evaluatiefiches tonen’ is aangevinkt bij de fiche van de gekozen instelling, worden de fiches, die betrekking hebben tot dezelfde inschrijving en studierichting, van de andere leerkrachten ook getoond. Hiervan kun je de resultaten wel niet aanpassen omdat ze toebehoren tot een andere leerkracht. Standaard zie je alle periodes. Indien je een korter overzicht wenst, selecteer dan een periode uit de lijst. Klik na het inbrengen van de resultaten op de knop om ze te bewaren. Vooraleer de gegevens worden weggeschreven, wordt er bij de ’Numerieke punten’ gecontroleerd of de waarden relevant zijn. Deze mogen niet groter zijn dan het gewicht (maximum) van het criterium. Na het wegschrijven wordt automatisch de volgende evaluatiefiche van het overzichtscherm getoond.


80

Figuur 4.20:

Invullen evaluatiefiche

Via de knop wordt de score herberekend. De teller is het totaal van de ingegeven punten. De noemer het totaal van de gewichten.

4.4

Personeel met evaluatiefiches

De werking van dit scherm is ongeveer hetzelfde als bij ’Mijn evaluatiefiches’. Alleen dien je hier een leerkracht te selecteren waarvan je de evaluatiefiches wenst op te halen.

4.4.1


Figuur 4.21:


Hier selecteer je het personeelslid waarvan je de evaluatiefiches wenst in te vullen.


4.4.2

81

Personeel evaluatiefiches

Figuur 4.22:

Personeel evaluatiefiches

Kies eerst een leerkracht uit een gekozen instelling. Standaard wordt de voorkeurinstelling getoond. Je krijgt dan een overzicht van alle leerkrachten met een dienstverband in de gekozen instelling op de werkdatum. Je kunt de lijst van de getoonde fiches kleiner maken door vak en klas in te vullen. Hier wordt dan op gefilterd. Deze zijn pas actief als de fiches van de vaktitularis zijn opgehaald via de knop . Alleen de klassen van de vaktitularis worden getoond in de lijst van de klassen. Alleen de vakken die de leerkracht geeft, kunnen worden geselecteerd. Je kunt nagaan of een evaluatiefiche van een bepaalde periode al dan niet is afgewerkt. Een fiche staat op afgewerkt, indien voor de gekozen periode het criterium met vinkje ’Afgewerkt indien ingevuld’ is geselecteerd, en dit criterium voor de leerling is geëvalueerd.

4.4.3

Invullen evaluatiefiches

Je kunt de evaluatiefiche invullen door er dubbel op te klikken of via het menu links op ’Invullen evaluatiefiche’ te klikken. Dit scherm is besproken in punt 4.3.2.

4.5

Afdrukken evaluatiefiche per personeelslid

Dit scherm wordt gebruikt om evaluatiefiches af te drukken van leerkrachten. Selecteer eerst een leerkracht. Alleen leerkrachten met een dienstverband in de geselecteerde instelling worden getoond. Door te klikken op krijg je een overzicht van alle evaluatiefiches van de geselecteerde leerkracht. Standaard worden alle evaluatiefiches van de leerkracht getoond.


Figuur 4.23:

82

Afdruk evaluatiefiches

De lijst van de evaluatiefiches kan worden verkleind door te filteren op vak. Deze filter is niet verplicht. In de eerste kolom duid je de leerlingen aan waarvoor je een evaluatiefiche wenst af te drukken. Standaard zijn deze allemaal aangevinkt. Door op de knop

te klikken,

worden alle leerlingen tegelijkertijd geselecteerd. Met de knop

deselecteer

je alle leerlingen. Na de selectie kun je klikken op

om de evaluatiefiches

af te drukken. De knop maakt de lijst leeg, waarna je eventueel een andere leerkracht kunt selecteren waarvan je de evaluatiefiches wenst af te drukken.

4.6

Toekennen evaluatiefiche volgens ingericht vak

In dit scherm kun je gegroepeerd evaluatiefiches toekennen volgens ingericht vak. Na de selectie van de instelling, klik je op om de evaluatiefiches van de gekozen instelling op te halen. In punt 4.1.3 is besproken hoe een ingericht vak kan worden gekoppeld aan een evaluatiemodel.

Figuur 4.24:

Toekennen evaluatiefiche volgens ingericht vak

De lijst van de evaluatiefiches kun je verkleinen door te filteren op ingericht vak. Deze filter is niet verplicht. In de eerste kolom kun je de fiches aanvinken die je wenst toe te kennen. Reeds toegekende fiches kunnen niet opnieuw worden toegekend. Via de knop


83

kun je alle fiches tegelijkertijd selecteren. Met de knop

deselecteer je alle

fiches. Na de selectie klik je op om de evaluatiefiches toe te kennen. Als het toekennen gelukt is, wordt volgende mededeling getoond:

Figuur 4.25:

Fiches zijn toegekend

Hierna kun je de lijst leegmaken en eventueel nieuwe evaluatiefiches toekennen van een andere instelling of andere vakken. Klik hiervoor eerst op

4.7

.

Punten evaluatiefiches overbrengen naar cursus

Via dit scherm kun je de punten, die zijn ingegeven bij de evaluatiefiche, overbrengen naar de bijhorende cursus. De punten kunnen worden opgehaald aan de hand van een administratieve groep, klas of leerkracht. Je dient eerst één van deze drie te selecteren alvorens ze kunnen worden opgehaald. Per ingericht vak worden de criteria met een numeriek punt, die worden opgenomen in het totaal van de leerkracht, opgeteld. Deze numerieke criteria zijn uitgelegd in 4.1.2.

Figuur 4.26:

Punten verzamelen

haalt het programma de punten op van de evalutiefiches die Via de knop gekoppeld zijn aan de geselecteerde administratieve groep, leerkracht of klas. Punten die nog niet zijn ingevuld bij de cursus, wordt gemarkeerd in een andere kleur. Na het klikken op de knop brengt het programma de punten over naar de bijhorende cursussen. De score van de evaluatiefiches wordt herberekend naar het maximum van de punten van de leerkracht bij de cursus.

4.8

Niet afgewerkte fiches

Dit scherm toont een overzicht van de nog niet-afgewerkte evaluatiefiches. Een fiche is afgewerkt indien het criterium (zie 4.1.2) ’Afgewerkt indien ingevuld’ als eigenschap heeft.


84

Als voor de geselecteerde periode en schooljaar dit criterium bij de evaluatiefiche niet is ingevuld, is de evaluatiefiche nog niet afgewerkt.

Figuur 4.27:

Niet afgewerkte fiches

. Selecteer eerst een instelling, schooljaar en periode. Klik daarna op de knop Het programma haalt dan de niet-afgewerkte fiches op. Hier kunnen ook afdrukken van worden gemaakt. De knop maakt de de periode leeg. Je kunt dan een nieuwe periode selecteren en voor deze dan de niet-afgewerkte fiches ophalen.

4.9

Afdrukken rapporten

Hier kun je de rappporten afdrukken. Hiervoor dien je eerst de leerlingen en de ingerichte vakken aan te duiden waarvoor je de rapporten wenst af te drukken. Je kunt de leerlingen met bijhorende ingerichte vakken ophalen op 3 verschillende manieren: per klas, per leerkracht of per administratieve groep.

4.9.1

Per klas

In dit scherm worden de leerlingen, waarvoor je de rapporten wenst af te drukken, opgehaald per klas. Om deze rapporten af te drukken, dien je eerst een aantal selecties te doorlopen. Deze worden hieronder uitgelegd. 4.9.1.1

Klassen

Bij het afdrukken van de rapporten per klas dien je eerst de klassen van de geselecteerde instelling op te halen. Klik hiervoor op de knop van de geselecteerde instelling getoond.

. Hierna worden alle klassen


85

Figuur 4.28:

Afdruk rapporten per klas

Deze lijst kun je verkleinen door te kiezen voor één of meerdere combinaties van graden en leerjaar bij de ’Filter graad/leerjaar’. Het programma selecteert in de eerste kolom automatisch alle klassen. In deze kolom kun je aanduiden voor welke klassen je rapporten wenst af te drukken. Met de knop

deselecteer je alle klassen. Klik op de knop

om alle klassen tegelijkertijd te selecteren. Door te klikken op wordt het overzicht van de klassen en bijhorende filter leeggemaakt, en kun je een nieuwe selectie maken. Zo kun je nieuwe klassen selecteren waarvoor je rapporten wenst af te drukken. Na de selectie van de klassen kun je de leerlingen met bijhorende ingerichte vakken uit die klassen aanvinken door op het tabblad ’Leerlingen’ te klikken. 4.9.1.2

Leerlingen

In het selectiescherm van de leerlingen worden alle leerlingen getoond die in de geselecteerde klassen zitten. Hoe deze selecteren is uitgelegd in 4.9.1.1.

Figuur 4.29:

Afdruk rapporten per klas : Leerlingen

In de eerste kolom vink je de leerlingen aan waarvan je de rapporten wenst af te drukken. Het programma selecteert automatisch alle leerlingen. Na de selectie van de leerlingen kunnen de rapporten worden afgedrukt door te klikken op het tabblad ’Rapporten’. 4.9.1.3

Rapporten

Hier worden de rapporten afgedrukt van de geselecteerde leerlingen.


Figuur 4.30:

86

Afdruk rapporten

Bij de afdruk van de rapporten kun je kiezen uit drie verschillende types. Elk type groepeert de rapportgegevens op een andere manier. Zo krijg je bij het afdrukken voor elk type een ander document. De drie types zijn: • Vak: de gegevens worden gegroepeerd per leerling, per ingericht vak en per leerkracht. • Administratieve groep: de gegevens worden gegroepeerd per leerling, per administratieve groep, per ingericht vak en per leerkracht. • Studierichting: de gegevens worden gegroepeerd per leerling, per studierichting, per administratieve groep, per ingericht vak en per leerkracht. Het programma stelt de periodes voor die bij de parameters (Extra - Parameters) van het type ’DKEP’ zijn aangemaakt. Hier kun je de periode(s) selecteren waarvoor je de ingevoerde evaluaties wenst op te halen en af te drukken. Bij ’Actie’ selecteer je hoe het rapport dient te worden afgedrukt. Ook hier kun je kiezen uit drie verschillende types: • Afdruk naar printer: de rapporten worden afgedrukt op de printer. • Voorbeeld op scherm: de rapporten worden eerst op het scherm getoond. Hierna kunnen ze worden afgedrukt. • Export als pdf: de rapporten worden geëxporteerd naar een pdf-bestand. Klik op de knop

4.9.2

om de rapporten af te drukken.

Per leerkracht

In dit scherm worden de leerlingen, waarvoor je de rapporten wenst af te drukken, opgehaald per leerkracht. Om deze af te drukken, dien je eerst een aantal selecties te doorlopen. Deze worden hieronder beschreven. 4.9.2.1

Leerkrachten

Bij het afdrukken van de rapporten per leerkracht, dien je eerst de leerkrachten van de geselecteerde instelling op te halen. Dit doe je door op de knop

te klikken.


87

Hierna worden de dienstverbanden van de leerkrachten in de geselecteerde instelling gecontroleerd. Een personeelslid met een dienstverband binnen de geselecteerde instelling op de werkdatum wordt opgenomen in het overzicht.

Figuur 4.31:

Afdruk rapporten per leerkracht

Alle leerkrachten worden automatisch geselecteerd. In de eerste kolom duid je aan voor welke leerkrachten je rapporten wenst af te drukken. Met de knop je alle leerkrachten. Met de knop

deselecteer

selecteer je alle leerkrachten. Door te

klikken op de knop wordt het overzicht van de leerkrachten leeggemaakt en kun je een nieuwe selectie ingeven. Zo kan je nieuwe leerkrachten selecteren waarvoor je rapporten wenst af te drukken. Na de selectie van de leerkrachten kun je de vakken van de leerkrachten selecteren door te klikken op het tabblad ’Vakken’. 4.9.2.2

Vakken

In het selectiescherm van de vakken worden alle vakken getoond die door de geselecteerde leerkrachten worden gegeven. Hoe deze selecteren werd besporken in 4.9.2.1.


Figuur 4.32:

88

Afdruk rapporten per leerkracht : Vakken

In de eerste kolom vink je de vakken aan waarvan je de rapporten wenst af te drukken. Het programma selecteert automatisch alle vakken. Met de knop

kun je alle vak-

ken tegelijkertijd deselecteren. Gebruik de knop om alle vakken tegelijkertijd te selecteren. Na de selectie van de vakken kun je de leerlingen die deze vakken volgen, en waarvoor je een rapport wenst af te drukken, selecteren door te klikken op het tabblad ’Leerlingen’. 4.9.2.3

Leerlingen

In het selectiescherm worden alle leerlingen getoond die voldoen aan de selectie in 4.9.2.2.

Figuur 4.33:

Afdruk rapporten per leerkracht : Leerlingen

In de eerste kolom duid je aan voor welke leerlingen je rapporten wenst af te drukken. Het programma selecteert automatisch alle leerlingen met hun ingerichte vakken. Met de knop -knop deselecteer je alle leerlingen. Door op de knop te klikken, selecteer je alle leerlingen. Na de selectie van de leerlingen met bijhorend ingericht vak kun je de rapporten afdrukken door te klikken op het tabblad ’Rapporten’. 4.9.2.4

Rapporten

Hier worden de rapporten afgedrukt voor de geselecteerde leerlingen. Het afdrukken van de rapporten gebeurt op dezelfde wijze zoals uitgelegd in 4.9.1.3


4.9.3

89

Per administratieve groep

In dit scherm worden de leerlingen, waarvoor je de rapporten wenst af te drukken, opgehaald per administratieve groep. Om deze rapporten af te drukken, dien je eerst een aantal stappen te doorlopen. Deze worden hieronder uitgelegd. 4.9.3.1

Administratieve groepen

Klik eerst op de knop om de administratieve groepen van de geselecteerde instelling op te halen. Deze worden dan in het overzicht getoond. De lijst van de ingerichte administratieve groepen kan je aanpassen via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Ingerichte adm. groepen.

Figuur 4.34:

Afdruk rapporten per administratieve groep

De lijst van de ingerichte administratieve groepen kun je verkleinen door een studierichting te selecteren. Je kunt enkel een studierichting selecteren die bij de fiche van de geselecteerde instelling is aangevinkt. Deze vind je terug via Schoolstructuur - Instellingen - Fiche. In het tabblad DKO kun je de studierichtingen aanvinken die relevant zijn voor de instelling. Er is nog een extra filter ’Graad’ voorzien, zodat je het overzicht nog meer kunt beperken. Automatische worden alle administratieve groepen aangevinkt. In de eerste kolom vink je de administratieve groepen aan, waarvan je de rapporten wenst af te afdrukken. Met de knop knop

deselecteer je alle administratieve groepen tegelijkertijd. Via de selecteer je alle administratieve groepen tegelijkertijd. Als je klikt op

wordt het overzicht van de administratieve groepen en de bijhorende filters leeggemaakt, en kun je een nieuwe selectie maken. Zo kun je een nieuwe administratieve groepen selecteren waarvoor je de rapporten wenst af te drukken. Na de selectie van de administratieve groepen kun je de leerlingen, die een cursus volgen binnen één van de geselecteerde administratieve groepen, aanvinken. Dit doe je door te klikken op het tabblad ’Leerlingen’.

HOOFDSTUK 4. EVALUATIE 4.9.3.2

90

Leerlingen

In het selectiescherm van de leerlingen worden alle leerlingen getoond, die een cursus met één van de geselecteerde administratieve groepen volgen. Deze zijn aangevinkt in 4.9.3.1.

Figuur 4.35:

Afdruk rapporten per administratieve groep : Leerlingen

In de eerste kolom vink je de leerlingen aan waarvoor je de rapporten wenst af te drukken. Het programma selecteert automatisch alle leerlingen. Met de knop

deselec-

teer je alle leerlingen. Met de knop selecteer je alle leerlingen tegelijkertijd. Na de selectie van de leerlingen kan je de rapporten afdrukken door te klikken op het tabblad ’Rapporten’. 4.9.3.3

Rapporten

Hier worden de rapporten afgedrukt voor de geselecteerde leerlingen. Het afdrukken van de rapporten gebeurt op dezelfde manier zoals uitgelegd in 4.9.1.3

5 DKO Evaluaties bij overzicht leerlingen

Inleiding Bij het overzicht van de leerlingen selecteer je een leerling. Klik op ’Evaluaties’ in het vertikale menu links om de evaluatiefiches van de leerling op te halen.

Figuur 5.1:

Evaluatie leerlingen

91

HOOFDSTUK 5. DKO EVALUATIES BIJ OVERZICHT LEERLINGEN

5.1

92

Evaluatiefiches

Figuur 5.2:

Evaluatiefiches

In het overzicht van de evaluatiefiches van de leerling, kun je de resultaten van de fiche opvragen door er dubbel op te klikken, of in het vertikale menu links te klikken op ’Detail evaluatiefiche’.

5.2

Detail evaluatiefiche

Het aanpassen van de detailgegevens gebeurt op dezelfde manier zoals uitgelegd in 4.3.2.

6 DKO Examenlijsten

Inleiding Hier wordt uitgelegd op welke manier examenlijsten kunnen worden samengesteld. Deze worden dan later gebruikt door de juryleden om te delibereren.

Figuur 6.1:

6.1

Examenlijsten

Voorbereidende werken

Vooraleer je kunt delibereren, moeten er eerst examenlijsten worden aangemaakt. Dit doe je door in het scherm ’DKO - Evaluatie - Examenlijsten’ op invoegen te klikken en volgende gegevens in te vullen.

93

HOOFDSTUK 6. DKO EXAMENLIJSTEN

6.1.1

94

Tabblad Examenlijsten

Figuur 6.2:

Overzicht Examenlijsten

• Datum : vul hier de datum in wanneer het examen zal plaatsvinden. • Code : in de code kun je best een afkorting plaatsen van het type examen (vb. M3KO). • Omschrijving: in de omschrijving kun je dan de volledige naam van het examen plaatsen. (vb. MIDDELBARE 3 kopers). • Straat, nr, bus en gemeente: hier kun je de locatie invullen waar het examen zal plaats vinden. Met de knop achter ’Straat’ is het mogelijk om de adresgegevens van een vestiging van de instelling over te nemen. • Locatie : Hier is het mogelijk om de naam van de zaal in te vullen. Door op de knop achter ’Locatie’ te klikken, kun je een voorafgedefiniëerde locatie aanduiden. De voorafgedefiniëerde locaties worden aangemaakt via Schoolstructuur Instellingen - Lokalen

6.1.2

Tabblad Juryleden

Figuur 6.3:

Overzicht Juryleden

Hier worden de juryleden getoond die zetelen bij dit examen. Via deze tab worden ook nieuwe juryleden gekoppeld aan de examenlijst.


95

De geselecteerde examenlijst vind je terug boven het overzicht. De juryleden zijn contactpersonen van de instelling. Deze worden aangemaakt via Schoolstructuur - Instellingen - Contactpersonen. Indien de directeur ook een jurylid is, hoef je deze niet opnieuw toe te voegen als nieuwe contactpersoon, aangezien deze al contactpersoon van het type ’DIR’ is. Juryleden toevoegen doe je via het tabblad ’Toevoegen’.

Figuur 6.4:

Toevoegen Juryleden

Links op het scherm is er een overzicht van alle contactpersonen van de geselecteerde instelling. Er is een mogelijkheid hierop te filteren door een type contactpersoon te kiezen. Hierdoor wordt het overzicht korter. Er zijn vier knoppen voorzien om de geselecteerde contactpersoon of alle contactpersonen te koppelen of ontkoppelen van de examenlijst. Je kunt niet meer juryleden toevoegen dan dat je criteria met als type ’jury’ hebt voorzien in het evaluatiemodel.


6.1.3

96

Tabblad Leerlingen

Figuur 6.5:

Toevoegen Leerlingen

Via dit tabblad kun je leerlingen koppelen aan de geselecteerde examenlijst. Het zijn de deelnemers van het examen. Bij het toevoegen van een nieuwe leerling aan de examenlijst, wordt er automatisch een nieuw volgnummer toegekend. Dit gebeurt aan de hand van de volgorde waarin ze worden gekoppeld. Bovenaan het scherm zijn er filters voorzien om leerlingen per vestiging, graad, leerkracht, leerjaar, klas en/of vak te selecteren. Zo kun je het overzicht links verkleinen. Zorg ervoor dat het correcte beginuur bij de examenlijst is ingevuld. Indien er nog geen leerlingen aan de examenlijst zijn gekoppeld, wordt er vertrokken van dit beginuur bij het overzetten van de geselecteerde leerlingen naar de examenlijst. Vul eerst het interval in alvorens links leerlingen te selecteren. Het interval is de duurtijd van een examen. Indien het beginuur bijv. 08u30 is, het interval 60 minuten en er zijn nog geen leerlingen overgebracht naar de examenlijst, start het examen voor de 1ste leerling om 08u30, de tweede om 09u00, de derde om 09u30... Vervolgens selecteer je links de leerlingen die deelnemen aan het examen. Je kunt meerdere leerlingen tegelijkertijd selecteren door op de ¡ctrl¿-toets en de linkermuisknop tegelijkertijd te drukken. Achteraf kunnen er nog leerlingen worden toegevoegd aan de examenlijst, maar vul steeds het interval eerst in. Nadat de gewenste leerlingen zijn geselecteerd, kun je via de knop

de leerlingen koppelen

aan de examenlijst. Alle leerlingen tegelijkertijd koppelen, gebeurt via de knop

.


97

Enkel leerlingen met evaluatiefiches kunnen uiteraard worden opgenomen in de examenlijst. Een leerling ontkoppelen van de examenlijst, doe je door op de knop leerling wordt dan uit de examenlijst gehaald. Via de knop

te klikken. De

maak je de examenlijst leeg.

. Klik op het examen Starturen van de examens kunnen worden verschoven via de knop van waar je alle tijdstippen van de volgende examens wenst te verschuiven en klik op de knop . Vervolgens vraagt het programma om het aantal minuten in te vullen dat alles dient te worden opgeschoven. Bij een positief aantal minuten worden de beginuren van de examens die volgen op het geselecteerde naar voor geschoven, bij een negatief aantal naar achter. De knop wordt gebruikt om twee leerlingen te verwisselen in de examenlijst. Na het klikken op deze knop vraagt het programma om het volgnummer in te vullen van de leerling die dient te worden verwisseld met de geselecteerde. Na deze zouden de twee leerlingen moeten zijn verwisseld van uur en volgnummer. De derde knop kun je gebruiken om een leerling te plaatsen voor een andere. Na het drukken op deze knop wordt eveneens een volgnummer gevraagd. Vul hier het nummer in waarvoor de geselecteerde dient te komen. Zorg ervoor dat het correcte interval is ingevuld. De laatste knop kun je gebruiken om de volgnummers van de examenlijst te hernummeren. Deze actie is nuttig wanneer de volgnummers niet meer aansluiten, of wanneer deze niet meer overeenkomen met het tijdstip. Als je op de knop

klikt, wordt alleen het overzicht van de examenlijst

getoond. Het overzicht links is dan niet meer zichtbaar. Klik op de knop om alles opnieuw zichtbaar te maken.


6.2

98

Deliberatie

Figuur 6.6:

Deelnemers Examenlijst

Dit scherm scherm is het startpunt om de deliberaties in te geven. Allereerst selecteer je de examenlijst waarvan je de deliberaties wenst in te geven. Vervolgens klik je op om de deelnemers van de examenlijst op te halen. Hierna krijg je een overzicht van de deelnemers gesorteerd op hun volgnummer. Dubbelklik vervolgens op de leerling waarvan je de punten wenst in te geven. Dan kom je in het eigenlijke deliberatiescherm terecht waarin de juryleden hun punten kunnen ingeven, en eventueel studiebewijzen kunnen worden toegekend. Klik op om de lijst van de deelnemers leeg te maken en een andere examenlijst te selecteren. Je kunt vanuit dit scherm ook de studiebewijzen afdrukken. Dit doe je door in de eerste kolom de leerlingen aan te vinken waarvan je het studiebewijs wenst af te drukken. Klik vervolgens op de knop en geselecteerd.

om ze af te drukken. Via de knoppen worden respectievelijk alle leerlingen of geen enkele leerling


Figuur 6.7:

99

Deliberatiescherm

Door op de knop te klikken worden de resultaten van de evaluatiefiche van de geselecteerde leerling opgehaald. Enkel de criteria van het evaluatiemodel waar het vinkje ’Opnemen in totaal leerkracht’ is aangevinkt, worden getoond bovenaan in het deliberatiescherm. Daaronder worden de criteria van de juryleden getoond, m.a.w. de criteria waar het vinkje ’Opnemen in jury totaal’ is aangevinkt. Links onderaan worden de punten van het vak waarvoor de leerling examen aflegt, uit de loopbaan getoond, met daarnaast het procentuele resultaat. Rechts onderaan worden de resultaten van de vakken van de gevolgde optie getoond. Wanneer je de punten van de jury hebt ingegeven, kun je de nieuwe totalen berekenen door op de knop te klikken. Deze worden dan nog niet weggeschreven. Indien de ingegeven punten correct zijn, kun je deze overbrengen naar de cursus door op te klikken. Na het wegschrijven wordt de volgende leerling van de de knop examenlijst getoond, en kun je hiervan de punten ingegeven. Indien je het studiebewijs automatisch wil toekennen, kan je het vinkje ’Studiebewijs toekennen indien geslaagd’ aanvinken. Het studiebewijs wordt dan toegekend bij het verwerken van de resultaten. Een leerling wordt beschouwt als geslaagd indien hij/zij • MWD : 60% voor ieder vak behaald heeft • BK : 50% voor ieder vak behaald heeft Vanuit het overzicht van de deelnemers kun je 2 afdrukken opvragen:


100

• Afdrukken studiebewijzen : dit formulier zal de toegekende studiebewijzen afdrukken, zodat deze onmiddellijk ondertekend kunnen worden door de juryleden. • PV : overzichtslijst van de deelnemers met hun resultaat.

7 Evaluatiemodellen overzetten

Figuur 7.1:

Evaluatiemodellen overzetten

Via dit scherm worden evaluatiemodellen van een schooljaar naar een volgend schooljaar overgebracht. Standaard is dit het huidige schooljaar naar het volgend schooljaar. Bovenaan kun je de instelling selecteren waarvan het evaluatiemodellen wenst over zetten. Standaard is dit de voorkeurinstelling. Hieronder kun je een ’van jaar’ selecteren. Standaard is dit het schooljaar op werkdatum. Rechts hiervan kun je een ’naar jaar’ selecteren. Standaard is dit het schooljaar volgend schooljaar werkdatum. Beide schooljaren moeten verschillend zijn. Via de knoppen vinkt of uitgevinkt.

en

worden alle over te zetten modellen aange-

Als je op de knop klikt, worden de aangevinkte modellen links overgezet naar het schooljaar dat rechts is geselecteerd. De bijhorende vakonderdelen en criteria worden eveneens mee overgezet.

101

8 Data periodes

Figuur 8.1:

Data periode

De criteria zijn gekoppeld aan periodes, die worden aangemaakt via de parameters (Extra - Parameters). Ze zijn van het type ’DKEP’. Via dit scherm wordt de begin- en einddatum van een periode bepaald. Bij het invullen van de evaluatiefiche kunnen alleen resultaten gewijzigd/ingegeven worden, indien het criterium binnen de huidige werkdatum ligt. Stel dat de werkdatum ’01/06/2011’ is, en het criterium is gekoppeld aan periode ’01’, met als begindatum ’01/09/2010’ en als einddatum ’31/12/2010’, kan het resultaat niet worden gewijzigd. Indien de werkdatum ’11/12/2010’ is, kan deze wel worden ingevuld/gewijzigd.

102

9 Elektronische communicatie overheid

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke stappen je zal moeten doorlopen om je zending van oktober of februari aan te maken. De schermen die in dit hoofdstuk besproken worden vind je terug onder DKO - Edison.

9.1

Controle financierbaarheid

In de stap controle financierbaarheid wordt besproken hoe je, alvorens de eigenlijke telling aan te maken, enkele controles kan uitvoeren m.b.t. eerste- tweede optie en financierbaarheid. Je kan het scherm voor de controle van de financierbaarheid openen via DKO - Edison Controle financierbaarheid

103

HOOFDSTUK 9. ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE OVERHEID

104

De volgorde van het uitvoeren van deze controles kan gevolgen hebben voor de volgende stap. Daarom kan je deze controles best chronologisch uitvoeren. Je selecteert een controlestap en klikt daarna op de knop ’Ophalen’. Het programma zoekt de leerlingen en laat je de lijst van de leerlingen zien die voldoen aan het gekozen resultaat. De leerlingen die verschijnen, zijn deze waarvan het programma veronderstelt dat de financierbaarheid of de 2e optie niet correct is ingevuld. De wijzigingen zijn een voorstel dat gemaakt wordt door onderstaande regels te volgen. Indien je de voorgestelde wijzigingen niet wil doorvoeren, haal je het vinkje weg van het betrokken lijntje. Bij twijfel kan je via het lokale menu (linkerkant van het scherm) de details opvragen van de leerling. Je bent niet verplicht om al de wijzigingen die het programma voorstelt uit te voeren. Indien je niet wil dat sommige leerlingen gecontroleerd worden, kan je via DKO - Leerlingen - Overzicht ingeschreven leerlingen - Cursussen, op het tabblad ’Gevolgde opties’ het vinkje ’Geen controle op financierbaarheid uitvoeren’ aanvinken. Dit doe je bij uitzonderingen op de regel die volgens jou correct zijn om te vermijden dat deze leerlingen telkens terugkeren in de controles. Voor deze leerlingen zal er geen controle financierbaarheid uitgevoerd worden. Je kan deze leerlingen dan wel oproepen in de 4de stap van het controlescherm. • Stap 1: Inschrijvingen zonder optie/vakken


105

Deze stap gaat alle leerlingen tonen die ingeschreven zijn in de academie maar geen optie(s) of vak(ken) volgen. Indien hier leerlingen tevoorschijn komen, zal je deze leerling(en) ofwel moeten uitschrijven, ofwel deze leerlingen moeten inschrijven in één of meerdere optie(s) of vak(ken). (zie 2.1) Je kan pas naar de volgende stap gaan indien bij deze stap geen leerlingen meer getoond worden. Indien je de records die je wil aanpassen aanduidt, kan je de inschrijving laten verwijderen door op de knop ’Geselecteerde records aanpassen’ te klikken. Bij deze stap zijn er verschillende resultaten die opgevraagd kunnen worden nl. – Leerlingen met inschrijving zonder opties en zonder betalingen Enkel de leerlingen met een inschrijving maar geen opties en betalingen worden getoond. – Leerlingen met inschrijving zonder opties met betalingen Enkel de leerlingen met een inschrijving, zonder opties maar wel met betalingsrecords worden getoond. – Leerlingen met inschrijving en optie(s) zonder vak Enkel de leerlingen met een inschrijving en optie(s), waaraan geen gevolgd vak gekoppeld is, worden getoond. • Stap 2: Eerste/Tweede optie nakijken

Deze stap gaat nakijken of de aanduiding van de eerste en tweede optie correct is. Indien je de records aanduidt, kan je deze automatisch laten aanpassen aan het voorstel door op de knop ’Geselecteerde records aanpassen’ te klikken. Enkel de geselecteerde records die getoond worden, worden aangepast. Bij deze stap zijn er verschillende resultaten die opgevraagd kunnen worden nl. – Leerlingen met 1 optie aangeduid als tweede optie


106

Enkel leerlingen met 1 optie waarvan deze optie is aangeduid als tweede optie, worden getoond. – Leerlingen met meerdere opties, met meerdere eerste opties Enkel leerlingen met meerdere opties, waarvan meerdere opties zijn aangeduid als eerste optie, worden getoond. – Leerlingen met meerdere opties, allen aangeduid als tweede optie Enkel leerlingen met meerdere opties, waarvan al deze opties aangeduid zijn als tweede optie, worden getoond. – Leerlingen met meerdere opties, met verkeerde eerste optie Enkel leerlingen met meerdere opties, waarvan de verkeerde optie is aangeduid als eerste optie, worden getoond. Berekening van de eerste of tweede optie – Er wordt altijd berekend per studierichting (beeldende kunst, woord, dans, muziek). – Als er 1 optie is, is deze automatisch de eerste optie. – Als er meerdere opties zijn, wordt de hoogste graad/leerjaar combinatie de eerste optie. De rest wordt tweede optie. Hierop zijn 2 uitzonderingen: ∗ Als er een tijdelijk project gevolgd wordt samen met een gewone administratieve groep, dan is het tijdelijk project altijd tweede optie, zelfs als deze een hogere graad/leerjaar combinatie is. ∗ Als in de studierichting muziek MG alleen AMC gevolgd wordt samen met andere vakken in LG, dan is de eerste optie in de LG. • Stap 3: Financierbaarheid nakijken

Deze stap gaat de financierbaarheid van de optie(s)(administratieve groepen) nakijken. Bij deze stap zijn er verschillende resultaten die opgevraagd kunnen worden nl. – Leerlingen die niet of niet voldoende betaald hebben Enkel leerlingen die een openstaand saldo hebben, worden getoond. – leerlingen die niet voldoen aan de criteria voor de adm. groep Enkel leerlingen die niet alle vakken volgen bepaald in de criteria van de adm. groep, worden getoond. – Leerlingen die teveel hebben overgezeten Enkel leerlingen die 2 of meer maal overzitten, worden getoond. – Leerlingen die een tijdelijk project volgen Enkel leerlingen die een tijdelijk project volgen, worden getoond.


107

– Leerlingen die een tweede optie volgen Enkel leerlingen die een tweede optie volgen dat correct is aangeduid, worden getoond. – Leerlingen die de telvakken niet volgen Enkel leerlingen die de telvakken niet volgen of ervoor gevrijsteld zijn, worden getoond. De telvakken kan je raadplegen in het Besluit van de Vlaamse Regering houdende organisatie van het deeltijds kunstonderwijs, studierichtingen Muziek, Woordkunst en Dans art2. §1 punt 11 – Leerlingen die ook in een andere academie volgen Enkel leerlingen die ook les volgen in een andere academie, worden getoond. – Leerlingen die volledig financierbaar zijn Enkel leerlingen die volledige financierbaar zijn, worden getoond. – Leerlingen die LG volgen en alleen AMC volgen in MG, en een vak in een andere academie Enkel leerlingen die les volgen in de lagere graad en AMC volgen in de middelbare graad en ook een vak volgen in een andere acadmie, worden getoond. – Leerlingen die LG volgen en alleen AMC volgen in MG Enkel leerlingen die les volgen in de lagere graad en AMC volgen in de middelbare graad, worden getoond. Enkel de geselecteerde records die getoond worden, zullen aangepast worden bij het klikken op de knop ’Geselecteerde records aanpassen’. Berekening van de financierbaarheid Hierna volgt een opsomming van controles die het programma uitvoert in opgesomde volgorde om de financierbaarheid van een optie te bepalen. – Als een leerling niet voldoende betaald heeft, wordt 03 (Regelmatig/Niet financierbaar)) voorgesteld. Als hij/zij voldoende betaald heeft, wordt de ingevulde financierbaarheid vergeleken met wat het programma denkt dat het moet zijn. – Als de leerling niet voldoet aan de criteria, wordt de financierbaarheid 01 (Vrije leerling). De criteria van een optie vind je onder het menu “Extra – DKO – criteria”. Met de criteria bedoelen we het aantal vakken dat een leerling minimaal moet volgen, of vrijgesteld zijn, in een optie. – Als het een tijdelijk project is, krijgt hij een 09 (Financierbaar in experimenten, behalve als hij 2 keer is blijven overzitten, dan krijgt hij 01 (Vrije leerling). – Bij een tweede optie is het altijd 03 (Regelmatig/Niet financierbaar). – Bij de eerste optie gaan we verder met: ∗ Als de leerling 2 keer of meer overzit in dezelfde graad/optie combinatie, dan krijgt hij een 03 (Regelmatig/Niet financierbaar). ∗ Een 03 (Regelmatig/Niet financierbaar) krijgt hij ook als hij de telvakken niet volgt, of als hij ervoor is vrijgesteld. De telvakken kunnen geraadpleegd worden in het “Besluit van de Vlaamse Regering houdende organisatie van het deeltijds kunstonderwijs, studierichtingen Muziek, Woordkunst en Dans art2. §1 punt 11 ∗ Als er een vak gevolgd wordt in een andere academie, krijgt hij 04 (Regelmatig/50% financieerbaar) ∗ en tenslotte krijgt hij een 02 (Regelmatig/Financierbaar).


108

– Nadat alles op deze manier is bepaald, wordt een uitzondering gemaakt voor het volgende geval: ∗ De leerling heeft AMC als enige vak in MG, en er zijn andere vakken in de eerste optie in LG. Dan wordt de financierbaarheid van de administratieve groep in de LG veranderd in 02 (Regelmatig/Financierbaar) (of 04 (Regelmatig/50% financierbaar) als er vakken gevolgd worden in een andere academie) als de leerling geen 2 keer of meer overzit. Overzitten. Hoe wordt het nagekeken ? Er wordt geteld in hoeveel schooljaren er vakken gevolgd worden (met huidige jaar inbegrepen) in de gevolgde graad/optie combinatie. Als dit aantal groter is dan het leerjaar + 1, zit de leerling minstens 2 jaren over. • Stap 4: Opties aangeduid met ”Geen controle op financierbaarheid uitvoeren” In deze stap krijg je een overzicht van de leerlingen waar in de cursussen op het tabblad ’Gevolgde opties’ het vinkje ’Geen controle op financierbaarheid uitvoeren’ aangevinkt is.

9.2

Aanmaken van de telling

Alvorens je de telling gaat aanmaken kan je best wel de controle van financierbaarheid uitvoeren. Deze controle wordt besproken in punt 9.1. Het aanmaken van de telling van oktober of februari kan je doen via het scherm DKO Edison - Edison telling aanmaken.

• Voordat je de telling kan aanmaken, zal je de inschrijvingsgelden voor het schooljaar moeten controleren. Deze kan je vinden via Schoolstructuur - DKO - Inschrijfgelden 1.1.4. • Indien je nog geen contactpersoon kan aanduiden in het veld Contactpersoon, zal je deze moeten aanmaken via Schoolstructuur - Instellingen - Contactpersonen, met als type contactpersoon ’EDIS’. Vul, behalve de verplichte velden ook een telefoonnummer in.


109

In dit eerste scherm zal je de schoolgegevens moeten invullen. Ook zal je moeten aanduiden welke zending je wil aanmaken: • telling 1 oktober • telling 1 februari De edisonmap kan je aanduiden via Schoolstructuur - Instellingen - Fiche op het tabblad ’Ministerie/Edison’ in het veld ’Edison verzend’ Hierna zal je op de knop ’Voorbereiden’ moeten klikken. Na het kiezen voor ’Voorbereiden’ zal je een overzicht krijgen van de inschrijvingen die opgenomen zullen worden in de zending.


110

De volgende stap is het aanmaken van de zending. Dit doe je door op de knop ’Aanmaken’ te klikken. Het programma tracht nu een bestand te maken. In dit proces worden een aantal controles uitgevoerd. Deze controles kunnen leiden tot het vinden van fouten en waarschuwingen. Waarschuwingen verhinderen het aanmaken van de telling niet, ze worden wel getoond. Fouten verhinderen het aanmaken van de telling wel, je moet ze verbeteren. Het programma geeft een melding met het aantal waarschuwingen en fouten. Indien er geen fouten zijn, zal je de melding krijgen dat de zending is weggeschreven in het zendingsbestand.

9.2.1

Resultaten van de aangemaakte telling

Na het aanmaken van de telling (zie punt 9.2) kom je in het resultatenscherm.


111

In dit scherm kan je met de knop ’Volgende fout’ navigeren naar de eerstvolgende foutboodschap. Bij het klikken op de knop Alle fouten” zullen alle fouten en waarschuwingen getoond ” worden indien het vinkje Waarschuwingen” aangevinkt is. Anders zullen enkel de fouten ” getoond worden. Je kan fouten oplossen door via het lokale menu (links op je scherm) naar de gegevens (leerling, inschrijvingen, cursussen,...) te gaan.

9.2.2

Lijstje met mogelijke fouten en hun oplossing.

• Fout(en) in identificatierecord: Ongeldige landcode: 00999 Kijk na of er een officieel adres is voor deze leerling. Zoja controleer de NIS-code van het land van de ingevulde gemeente. Dit doe je door gemeentelijst op te roepen door in het veld ’Gemeente’ op de F7 toets te drukken. Deze NIS-code zal één van onderstaande codes moeten zijn: – 00150: België – 00129: Nederland – 00103: Duitsland – 00113: Luxemburg


112

– 00111: Frankrijk • Fout(en) in Inschrijvingsrecord: Inschrijvingsgeld bij tweede optie mag niet ingevuld zijn Indien je deze foutmelding krijgt, zal deze leerling een tweede optie volgen en zal hier voor een te betalen record aangemaakt zijn. Dit is foutief. Voor een tweede optie moet er geen officieel inschrijvingsgeld betaald worden. • Fout(en) in Inschrijvingsrecord: Geen reden vermindering opgegeven bij verminderd inschrijvingsgeld 0 Deze fout kan aangegeven dat er 2 eerste opties aangeduid zijn in het scherm van de cursussen. Je zal in het scherm Controle financierbaarheid de 2de stap moeten uitvoeren of manueel de opties aanpassen. Mogelijke waarschuwing • Waarschuwing(en) in identificatierecord: Rijksregisternummer of bisnummer ontbreekt

9.3

Opzoeken eerder verstuurde tellingen

Via het scherm Edison - Edison overzicht gemaakte tellingen kan je raadplegen welke zendingen er reeds aangemaakt werden. Je krijgt hier een overzicht van zowel de correct aangemaakte zendingen als de zendingen die niet konden worden aangemaakt vanwege fouten.

Bij het openen van het scherm staan de data waartussen aangemaakte zendingen getoond worden standaard op de begindatum van het schooljaar van de werkdatum en de werkdatum. Je kan deze data zelf wijzigen door gebruik te maken van het kalendertje of door zelf


113

een datum op te geven. Bij het veranderen van de data wordt het resultatenscherm automatisch aangepast. Bij de zendingen die zonder fouten aangemaakt werden staat het vinkje verzonden” aan” gevinkt. Indien het vinkje niet is aangevinkt bevatte de aangemaakte zending fouten. De datum geeft weer op welke datum de zending aangemaakt werd.

9.3.0.1

Details van aangemaakte zendingen raadplegen

Vanuit het overzichtsscherm van de eerder aangemaakte tellingen (zie 9.3 voor meer info) kan je de details van de telling opvragen. Dit kan je doen door in het overzicht de lijn te selecteren waarvan je de details wil opvragen en dan in het navigatiemenu te klikken op Details”. ”

Bij het openen van de details krijg je onderstaand resultatenscherm.


114

Bovenaan vind je de zendingsdatum en de referentie van de zending waarvan je het resultaat aan het bekijken bent. Met het icoontje rechts bovenaan kan je snel een leerling opzoeken die in de zending opgenomen is. Het programma komt een stamboeknummer vragen. Als je dit ingeeft en op OK klikt, spring je direct naar de leerling. Meer informatie over dit scherm vind je ook in punt 9.2.1

10 Documenten overheid

10.1

Documenten A, D, E en F

Via ’DKO - Edison - Telling documenten’ kun je de documenten A, D, E en F afdrukken. Je selecteert eerst of je de toestand op 1 oktober of 1 februari wilt afdrukken. Hierna klik je op ’Ophalen’ waarna je op de verschillende tabbladen de bijhorende telling gegevens terugvindt. Deze kun je vervolgens d.m.v. het bijhorende formulier afdrukken. Document Document Document Document

10.2

A: Regelmatige leerlingen per graad / leerjaar / adm. groep D: Inschrijvingsgeld E: Regelmatige en financierbare leerlingen per leeftijd F: Financierbare leerlingen per graad / leerjaar / adm. Groep

Uurrooster

Via ’DKO - Hulpschermen - Uurroosters afdrukken’ kun je het uurrooster afdrukken door op ’Ophalen’ te klikken en het formulier ’Uurrooster’ af te drukken. Optioneel kun je hier een filtering per vesting opgeven.

115

HOOFDSTUK 10. DOCUMENTEN OVERHEID

10.3

Proces verbaal toelatingsperiode

10.4

Proces verbaal van de eindproeven

Voor meer informatie over dit punt zie 3.5

116

11 Toeters en bellen

11.1

Functionaliteit voor een groep van leerlingen

In dit hoofdstuk worden enkele functionaliteiten besproken die je voor een groep van leerlingen kan uitvoeren. Bijvoorbeeld sms’en versturen, etiketten afdrukken enz. De groep van leerlingen waarvoor een bepaald iets uitgevoerd moet worden zal je eerst altijd zelf moeten samenstellen zoals besproken wordt in punt 11.1.1

11.1.1

De leerlinggroep samenstellen

De leerlinggroep samenenstellen kan je doen via het scherm DKO - Hulpschermen - Selectie en export.

117

HOOFDSTUK 11. TOETERS EN BELLEN

118

Voordat de knop uitvoeren oplicht zal je steeds de school moeten invullen en nog een tweede criteria. Als je minstens 2 criteria ingegeven hebt licht de knop op. Als je op de knop uitvoeren klikt zullen al de leerlingen die voldoen aan de gekozen criteria toegevoegd worden aan de lijst op het tabblad resultaat. Het is voor dit resultaat van leerlingen dat je functionaliteiten zal kunnen uitvoeren. Als je het vinkje aanvinkt, gaat bij het uitvoeren de leerling slecht één maal toegevoegd worden aan de lijst. Indien je dit niet aanvinkt zal een leerling die bijvoorbeeld 2 curussen volgt ook 2 maal toegevoegd worden aan de lijst. Met het vinkje

kies je er voor om de eerder aangemaakte selectie


119

van leerlingen leeg te maken als je op uitvoeren klikt. Je zal dan in je nieuwe leerlingen lijst enkel de leerlingen krijgen die voldoen aan je huidige selectie.

Met de knop doen aan de criteria.

voeg je steeds de leerlingen toe aan het resultaat die vol-

Met de knop maak je de reeds eerder ingestelde selectie criteria (de keuzelijsten die met een waarde zijn opgevuld) terug leeg. Deze knop maakt dus niet de reeds geselecteerde leerlingenlijst leeg.

Met de knop maak je zowel je eerder aangemaakte leerlingenlijst leeg als ook de ingevulde selectiecriteria.

Je kan meerdere leerlinggroepen toevoegen aan het resultaat. Zo kan je bijvoorbeeld in de eerste stap de leerlingen toevoegen die een cursus volgen in de studierichting muziek en dan op de knop uitvoeren klikken. Je komt dan op het tabblad resultaat. Als je dan terug het tabblad selectie activeert, kan je de studierichting veranderen in bijvoorbeeld woord en nog eens op de knop uitvoeren klikken. Nu zullen aan de reeds eerder aangemaakte leerlinglijst in stap 1 (de leerlingen met een cursus in studierichting muziek) de leerlingen toegevoegd worden die een cursus volgen in de studierichting woord.


11.1.2

120

Exporteren van gegevens

De gemaakte leerlinglijst (zie 11.1.1 voor meer uitleg) kan je exporteren naar verschillende bestandsformaten. Om snel een lijst naar Excel of Word te exporteren zie 11.1.2.1, om de lijst te exporteren naar andere bestandsformaten of naar Excel en Word met uitgebreide opties zie punt 11.1.2.2. 11.1.2.1

Eenvoudige export

De eenvoudige export kan je starten door in het overzicht van geselecteerde leerlingen rechts te klikken met je muis. Je krijgt dan een extra menu waarin je kan kiezen voor export ” naar Excel” of export naar Word”. De eenvoudige export kan je in elk overzichtsscherm ” doen in het pakket.


121

• Export naar Word: de procedure om gegevens te exporteren naar Word wordt besproken in een aparte handleiding. Klik op deze link om de handleiding te downloaden. ExportWordCSWisAdmin.doc • Export naar Excel: Als je kiest voor export naar Excel krijg je onderstaand scherm:

Bij opslaan als blader je naar de locatie waar je het Excel bestand wil bewaren. De knop aanmaken” zal pas oplichten nadat je deze locatie ingegeven hebt. ” In het vak met kolommen kan je de velden aanduiden die geëxporteerd moeten worden. Standaard staan alle velden met de vermelding ID uitgevinkt. Dit laat je best zo staan omdat je aan deze waardes weinig zal hebben. Normaal gezien start de export van gegevens in cel A1 (de linker bovenhoek). Je


122

kan dit ook aanpssen door een waarde te zetten in Start in cel”. ” Als je kolomhoofdingen” aanvinkt, zal in de eerste rij de benaming van de velden ” gezet worden zodat je in het Excel bestand weet welke kolom welke inhoud bevat. Indien je het vinkje Excel starten” aanvinkt zal Excel automatisch opgestart worden ” en het resultaat tonen na het exporteren van de gegevens. 11.1.2.2

Uitgebreide export

Van de uitgebreide export kan je enkel gebruik maken via het scherm DKO - Hulpschermen - Selectie en export. Door gebruik te maken van de export knop op het tabblad resultaat, kan je het resultaat van je leerlinggroep exporteren naar verschillende bestandsformaten en een hele reeks opties aanduiden. Bij het starten van de uitgebreide export krijg je onderstaand scherm waar je kan kiezen uit de verschillende bestandsformaten.

Kies hier het bestandsformaat dat je wil aanmaken.

Door te klikken op de knop doorloop je deze wizard en zal je de eigenschappen van velden kunnen instellen (bijvoorbeeld het type veld: datum, getal, tekst...). De verschillende stappen die doorlopen worden door zullen niet besproken worden omdat dit steeds afhankelijk is van het gekozen export type.

Met de knop kan je meteen naar de laatste stap van de wizard. Bij gebruik van dit knopje zullen al de instellingen op de standaardwaardes blijven staan. Je kan nu nog de locatie ingeven waar je het bestand wil bewaren en op uitvoeren klikken om het bestand


123

aan te maken. Al de instellingen die je doet in de exportwizard (type export, data types, export locatie,...) kan je bewaren in een bestand zodat je deze instellingen niet steeds opnieuw moet ingeven. Dit is bijvoorbeeld zeer handig als je op regelmatige tijdstippen dezelfde export moet uitvoeren. Je kan deze instellingen bewaren of laden met de knop

.

Je krijgt dan een scherm waarin je de verschillende specificaties kan laden of bewaren.

Met de knop laden zal je eerder bewaarde specificaties openen en wordt de wizard ingevuld met deze eigenschappen. Je hoeft dan niets meer in te stellen in de exportwizard en je kan eventueel meteen naar de laatste stap om het bestand aan te maken. Indien je dit wenst kan je natuurlijk nog steeds de wizard doorlopen om te controleren of de specificaties allemaal correct staan. Met de knop opslaan kan je al de eigenschappen die je ingesteld hebt in de wizard bewaren in een bestand zodat je deze later terug kan laden.


124

In het veld export specificaties” kan je de naam ingeven die duidelijk weergeeft welke ” specificaties je gaat bewaren. Bij Exporteren naar een bestand” blader ja naar het bestand waarin je de specificaties wil ” bewaren. Opgelet: alle specificaties worden bewaard in een apart bestand dus voor alle nieuwe specificaties dien je steeds een nieuwe naam in te geven en te verwijzen naar een nieuw bestand. Anders worden je specificaties van het originele bestand overschreven.

11.1.3

SMS versturen naar leerlingen

Dit onderdeel behandelt alle vereiste instellingen aangaande het versturen van een SMS bericht. Het is echter wel noodzakelijk om een gebruikersaccount aan te maken bij een SMS provider. Wisa werkt hiervoor samen met SMS-Tools. Contacteer ons voor de juiste werkwijze. Tevens wordt er nog uitgekeken naar mogelijke alternatieven. 11.1.3.1

Instellingen voor het gebruik van SMS dienst

Voordat je gebruik kan maken van de sms functionaliteit zal je een eenmalige configuratie moeten ingeven in de voorkeurinstellingen van de gebruiker die de sms functionaliteit zal gebruiken. Je gaat naar bewerken - voorkeurinstellingen - berichten versturen - (tabblad) SMS

SMS versturen via Kies uit de keuzelijst de gewenste SMS provider. Configuratie Geef hier je gebruikersnaam en wachtwoord die je verkregen hebt van je provider. Het


125

GSM nummer van de afzender is het nummer van de verzender, dit wordt op het GSM toestel van de ontvanger getoond. In het veld Gsm nummer afzender mag je een tekst ingeven van maximaal 12 tekens. Afsluiting Hier kan je een vaste voettekst opgeven. Deze wordt dan standaard weergegeven bij elk verzonden SMS bericht. CC naar Geef hier een lijst van alle ontvangers die een kopie dienen te ontvangen van elk verstuurd SMS bericht.

11.1.3.2

Controle GSM nummers

Voordat je SMS’ en gaat versturen kan je best een controle laten uitvoeren door het programma dat de correctheid van de GSM nummers gaat nakijken. Je kan dit via het scherm DKO - Hulpschermen - GSM nummers nakijken.


126

Volgende velden worden nagekeken: • GSM nummer leerling • GSM nummer vader • GSM nummer moeder • Noodtelefoon (optioneel) Volgende zaken worden gecontroleerd voor bovenstaande velden: • Geldige karakters: Er wordt gecontroleerd of de nummers geen ongeldige karakters bevatten. • Geldige prefix: Prefix moet bestaan uit 46, 47, 48 of 49 voor Belgische nummers. Voor internationale nummers wordt er geen controle uitgevoerd op de prefix. • Lengte van Belgisch nummer: Indien het gaat over Belgische gsm nummers wordt de lengte gecontroleerd. Voor internationale nummers wordt er geen controle op lengte uitgevoerd. Indien er fouten gevonden werden kan je de lijn met de fout selecteren en dan in het lokale menu verder navigeren naar de personalia van de leerling en de fouten aanpassen. 11.1.3.3

SMS versturen

SMS’ en versturen kan je in het pakket vanuit elk overzicht van leerlingen. Je kan in een overzicht van leerlingen naar het menu Bestand - Bericht zenden - SMS gaan.

Je kan dan sms’ en versturen naar volgende nummers:


127

• Leerling: Het gsm nummer dat je vindt op de fiche van de leerling. • Vader leerling: Het gsm nummer van vader dat je vindt in het scherm gezin. • Moeder leerling: Het gsm nummer van moeder dat je vindt in het scherm gezin. • Voorkeur gsm(s) leerling: Er wordt een sms verstuurd naar het nummer, of de nummers, die op de fiche van de leerling aangevinkt zijn bij sms sturen naar. Je kan daar volgende nummers aanvinken:

Indien je niet kan kiezen voor voorkeur gsm(s) dien je in het pakket naar het menu Bewerken - voorkeursinstellingen - administratie settings gaan. Controleer hier of het bolletje bij DKO aangeduid is. Indien dit niet het geval is dien je dit op te zetten en het scherm af te sluiten met de Gereed” knop. ” Nadien meld je best even af - en aan zodat deze veranderingen toegepast worden. Nadat je via het menu een keuze gemaakt hebt naar welk nummer je een sms wil sturen krijg je volgend scherm:

Klik op meer details zodoende je kan nakijken naar welke personen een SMS zal verzonden worden.


128

Test GSM nummer Wanneer je hier een vinkje plaatst controleert Wisa alle GSM nummers in het rekenblad op fouten. Stop bij eerste fout Indien hier een vinkje staat stopt Wisa na de eerste fout, dit kan zowel bij het controleren van de GSM nummers als bij het verzenden van berichten. Je kan in dit overzicht van leerlingen nog dubbelklikken op een leerling om aan te duiden of er naar de geselecteerde leerling een bericht moet verzonden worden. In de linker kolom zenden” zie je of het pakket een bericht zal sturen naar de leerling of niet. ” Na ingave van het bericht kan je op de ’zenden’ knop klikken om het bericht te versturen. Wanneer de berichten goed verzonden zijn staat bij status ’OK’. Indien een bericht niet goed werd verzonden of een nummer niet de juiste notatie heeft, kan je de foutboodschap nalezen in de kolom foutboodschap.


11.1.4

E-mail versturen van leerlingen

11.1.4.1

Instellingen voor het gebruik van versturen E-mail

11.1.4.2

E-mail versturen

11.1.5

Afdrukken van lijsten / etiketten

129

DKO. 5 maart WISA helpdesk

Recommend Documents