Verslag van de algemene ledenvergadering van LTVS, te houden op dinsdag, 18 november 2014 in het clubgebouw aan de Hoogstraat, aanvang 20.05 uur.
1. Opening De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. 2. Berichten van verhindering Els Visser; Luciënne de Schepper; Michel de Schepper; Hans Henry; Jetty Henry; Marc Uyttenhove; Kristien Uyttenhove; Eric Masselus; Johan Claessen; Koos Vermeulen; John Leenhouwers. 3.
Ingekomen stukken en/of uitgaande stukken De voorzitter deelt mee dat Ineke van Morrelgem-Van Hal in 2014 als aspirant-bestuurslid de portefeuille “jeugdzaken” heeft behartigd. Ineke heeft besloten hier geen vervolg aan te geven; reden is vooral de geringe respons, die volgt op de vele inspanningen van haar en van de vele vrijwilligers om ten behoeve van de jeugd allerlei activiteiten op touw te zetten. Dit gebrek aan respons is erg frustrerend. Het bestuur betreurt haar besluit zeer, maar heeft er wel begrip voor.
4. Verslag vergadering d.d. 19 november 2013 Het verslag wordt doorgenomen en onder dankzegging aan de samensteller ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. 5. Jaarverslagen 5.1. Technische commissie
Clubactiviteiten Net als vorige jaren, is ook dit jaar van start gegaan met een mixed openingstoernooi Het was even succesvol als voorheen. De mixed-avonden zijn gehouden op vrijdag, 23 mei, 20 juni en 25 juli en stonden enkele keren in het teken van een actueel voedselgebeuren (mosselen, paling). Het ééndagstoernooi 55+ werd op 10 juli gehouden en was ook nu weer geslaagd. Het invitatietoernooi, dit jaar door het bestuur georganiseerd, was ook dit jaar een succes met 32 deelnemers. Districtscompetitie Wat de competitie betreft hadden we dit jaar 9 teams, die de volgende resultaten boekten: Herenteam 17+ 1ste Herenteam 35+ 2de Herenteam 35+ Herendubbelteam 35+ Herendubbelteam 55+ Mixed team 35+ 1ste55+ mixed team 2de 55+mixed team
6e in 2de klasse 3de in 2ste klasse 5de in 2de klasse 3de in 3de klasse 1de in 2de klasse 3de in 2de klasse 4ste in de poule (1ste klasse) 1ste in de poule ( 2de klasse) ____________________ ALV/verslag 18.11.2014 pag. 1 van 6
3de 55+mixed team 7de in de poule ( 2de klasse) Aan de competities damesdubbel en najaarscompetitie is dit jaar niet meegedaan. Clubkampioenschappen Zowel heren enkel, heren dubbel en gemengd dubbel zijn ook dit jaar weer met een verliezersronde gespeeld. De dames dubbel is in een poule gespeeld. Het aantal wedstrijden was ongeveer hetzelfde als vorig jaar. De weergoden waren ons dit jaar redelijk gezind, we hebben maar één avond niet kunnen spelen. De uitslagen waren als volgt: -
HE 1e Rein Hazen HE-verl.1e Karel Leenhouwers HD 1e Rein Hazen/Johan Claessen (wo) HD-verl.1e Luc Declerq/Eric Claerhout GD 1e Monique Hazen/Johan Claessen GD-ver. 1e Eric Masselus/Brigitte Loeys DD 1e Maria Verbelen/Kristien Uyttenhove
2e Philippe Haldermans 2e Chris Burky 2e Harry Hazen/Jan van Hoeve 2e Theo Vellema en André De Lodder 2e Maria Verbelen/Marc Uyttenhove 2e Karel Leenhouwers/Kristien Uyttenhove 2e Annemarie de Blander/Claudine Lingier
De dames enkel is ook dit jaar niet doorgegaan. 5.2. Jeugdzaken Net als elk jaar heeft de jeugdcommissie zich dit tennisjaar ingezet voor de jeugd en heeft ze in 2014 een aantal tennisdagen georganiseerd. In maart heeft tennisleraar Nico Vankerckhove een tweetal middagen tennisles gegeven aan de leerlingen van de basisscholen van Sluis. Bedoeling hiervan was uiteraard de leerlingen warm te maken voor tennis. De lessen werden erg op prijs gesteld en aan de kinderen kregen flyers mee om zich aan te melden als deelnemer aan de Tennis Fun Dag op 06 april of, uiteraard: als lid. De trend – een dalend aantal deelnemers aan de tennislessen – zette zich dit jaar onverminderd door. Een 20-tal jeugdleden hebben les gevolgd, verdeeld – op speelsterkte – over 5 groepen. De vereniging draagt – via sponsoring door de Rabobank een groot deel van de kosten van deze lessen; desondanks lukt het niet de trend te keren. Schrale troost dat dit beeld zich bij meerdere verenigingen manifesteert. De jeugd kiest op dit moment vooral voor een teamsport, vooral voetbal. Aan de Tennis Fun Dag op 06 april had maar liefst 23 deelnemers. Onder leiding van de tennisleraar konden ze op een speelse manier kennis maken met de tennissport. Al met al was het een zeer geslaagde dag; het springkussen en de pannenkoeken droegen daar ongetwijfeld aan bij.
Er zijn in totaal 3 jeugdspel middagen georganiseerd door Sandra en Jan. Helaas is er slechts 1 doorgegaan, de 2e middag werd in verband met het slechte weer afgelast en de 3e middag waren er helaas te weinig aanmeldingen om de middag door te laten gaan. Kids Fun Dagen (ondersteund door de KNLTB) Net als andere jaren zijn er voor de tennissende jeugd tot en met 12 jaar door 6 tennisclubs in de regio de zogenaamde Kids Fun Dagen georganiseerd. De deelnames liepen ook dit jaar terug en gemiddeld deden er 2 à 3 kinderen van onze vereniging mee aan de activiteiten. Sluis is hierop niet een uitzondering, meerdere verenigingen hebben te maken met een terugloop van deelname. Kids Fun Dag in Sluis (24 augustus) Ondanks flyers en e-mails hadden we op onze eigen Kids Fun Dag slechts 15 deelnemers. Gelukkig waren de deelnemers wel heel enthousiast en het weer werkte ook mee. Aan het eind van alle Kids Fun dagen kregen de deelnemers die aan minimaal 4 dagen hadden deelgenomen een presentje; deze presentjes werden dit jaar door onze club aangeboden, één jeugdspeler van Sluis, Bas de Croock, mocht een presentje ontvangen ____________________ ALV/verslag 18.11.2014 pag. 2 van 6
De presentjes werden uitgedeeld op de laatste Kids Fun Dag in Aardenburg. Van deze activiteiten zijn er mooie foto's gemaakt die te bekijken zijn op Facebook en op onze website. Als laatste wil ik alle vrijwilligers bedanken, zonder hun hulp waren deze dagen niet mogelijk: Sandra, Jan, Rein, Carlo, Jos, Chris, Gino, Patrick, Monique Het is en blijft voor LTVS al zo’n 20 jaar een uitdaging om kinderen te werven voor het tennis, het gebrek aan spelende ouders is hierbij een groot gemis. Door de jaren heen ontbreken hierdoor logischerwijs ook “voorbeelden (spelers van 16-19 jaar)” waarnaar jeugdspelers opkijken.
Leo Br. acht het wenselijk goed te kijken naar vorm en tijdstip van de communicatie tussen vereniging en leden. Zowel ontbreken van communicatie als overdosering ervan is niet goed. Luc de Cl. Vraagt of er een stimulans tot tennissen aan de jeugd kan uitgaan via de scholen. Dit gebeurt al enkele jaren achtereen en leidt slechts tijdelijk tot extra spelers. Gesuggereerd wordt dat een senior lid een junior lid “adopteert” en daarmee regelmatig een partijtje speelt en op die manier het junior lid wat spelvreugde bijbrengt. 5.3. Evenementencommissie
Helaas hebben we dit jaar geen beroep kunnen doen op Wienand, die vanwege drukke werkzaamheden, geen tijd heeft kunnen vrijmaken voor het organiseren van de geplande activiteiten. Toch is merendeel van de geplande zaken wel doorgegaan. Hiervoor dank aan de vrijwilligers en bestuursleden, die de taken van Wienand hebben overgenomen. Op 20 juni was het mix-toss avond. Helaas ging het tennissen niet door vanwege de slechte weersomstandigheden. Er is wel genoten van de maatjes die beschikbaar waren, al was er door de regen minder bezoek dan gepland. Op 28 juni is vanwege afsluiting competitie de tapas-avond georganiseerd. In de afgelopen jaren, was deze avond later in het jaar gepland. De tapas, verzorgd door Elsie en Rob zijn al jarenlang één van de populairste activiteiten die we organiseren. Door het vroeger in het seizoen te plannen hebben meer mensen de gelegenheid zich hiervoor op te geven. In totaal hebben 22 personen genoten van deze culinaire avond. Op 25 juli is er een mix-toss avond georganiseerd, waarbij mosselen zijn geserveerd. Er was ruim ingekocht, maar met 16 tennissers en een aantal partners/kennissen is alles toch opgeraakt. Kwaliteit van de mosselen was uitstekend. Na de clubkampioenschappen hebben we op 30 augustus wederom een avond georganiseerd voor de leden. In de uitnodiging hebben we meegedeeld dat het een verrassing zou zijn. Weer met 22 personen hebben we genoten van een heerlijk gourmet. De reacties waren dan ook positief en zowel de slager als de verzorgers van deze avond konden dus tevreden zijn. Zoals gebruikelijk is ook dit jaar door Jetty de Dolle Dinsdag weer georganiseerd en wel op 23 september. Er was volop eigengemaakte (appel)taart aanwezig en mede dankzij het mooie weer was het heel gezellig en is er naast de sportieve prestaties genoeg door de aanwezige dames bijgekletst. Als dank voor het jarenlang organiseren van deze activiteit is namens het bestuur een boekt bloemen aan Jetty overhandigd. Tenslotte hebben we op 4 oktober de afsluiting van het seizoen gehouden. Om eens iets anders te proberen was er ditmaal een kaasavond. Ook hier heb ik vernomen dat het gezellig geweest is en dat van de verschillende kaassoorten is genoten. Meestal is de opkomst voor de laatste activiteit wat minder. We kunnen dan ook alleen maar tevreden zijn met de 19 personen, die hieraan hebben deelgenomen. ____________________ ALV/verslag 18.11.2014 pag. 3 van 6
Conclusie: Jammer dat Wienand geen tijd meer heeft kunnen vrijmaken voor het organiseren van de evenementen. Toch wil ik een compliment geven aan Johan Claessen, Eric Claerhout en Elsie Polderman (allen met partner) die bereid zijn geweest om samen met enkele bestuursleden, een aandeel in de gedane activiteiten te leveren. Hierdoor hebben we toch nog gezellig met elkaar bijeenkomsten tijdens het seizoen kunnen houden. 5.4. Evaluatie evenementenkalender Met uitzondering van het toernooi Nederland-België (27.07.2014) zijn alle geplande activiteiten doorgegaan. 6. Financiële overzichten 2014 6.1. Vereniging De penningmeester licht het financieel overzicht toe. De exploitatie sluit met een voordelig resultaat van € 2.798,04. Vooral ontstaat dit doordat voor het aanleggen van de banen rekening wordt gehouden met uitbesteding, terwijl het in werkelijkheid in eigen beheer wordt gerealiseerd. Uiteraard zijn er diverse andere – kleinere - afwijkingen, die elkaar per saldo nagenoeg compenseren. Karel L. stelt voor na te gaan of voor de stroomvoorziening zonnepanelen daarin een kostenbesparing kunnen opleveren. De terugverdientijd van zonnepanelen is ongeveer 10 jaar, mits er het hele jaar door gebruik van wordt gemaakt. Bij de vereniging is dit niet het geval, zodat de terugverdientijd beduidend langer zal zijn en daardoor niet interessant. Luc de Cl. merkt op dat de warmwatervoorziening in de douches te wensen overlaat. Geprobeerd wordt dit probleem vóór het begin van het seizoen 2015verholpen te hebben. De renovatiekosten, die voor rekening van de vereniging zijn gekomen, belopen in zijn totaliteit ruim € 12.000 en zijn – zoals in 2013 voorgesteld en besloten – ten laste van de reservering onderhoud afgeboekt. 6.2. Kantine/accommodatie De omzet is ten opzichte van het seizoen 2013 gedaald met ongeveer 10%, o.a. te wijten aan een aantal dagen, waarop als gevolg van regen er totaal geen omzet was. Uiteindelijk werd de exploitatie met een winst van € 926,04 afgesloten. 6.3. Verslag kascommissie Menno Arnoldus vormde dit seizoen samen met Carlo Pyfferoen de kascommissie (Jan van Hoeve, reserve lid) en verwoordt de bevindingen van de commissie. De administratie van LTVS - ten huize van de penningmeester – is correct bevonden en de leden ondersteunen dan ook het voorstel van de commissie om de financiële verslagen goed te keuren. 7. Benoeming lid kascommissie Aftredend is Menno Arnoldus; de kascommissie 2015 wordt gevormd door Carlo Pyfferoen en Jan van Hoeve. Ter completering stelt Eric Claerhout zich kandidaat om zich voor de komende drie jaren aan de commissie te verbinden: 2015-reservelid; 2016+2017: lid. De vergadering stemt met genoegen met zijn kandidatuur in. 8. Baanbezetting 8.1. Afhangbord Om te bevorderen dat het voor iedereen te allen tijde duidelijk dat degene, die op de baan staat, lid is van de vereniging, is het belangrijk dat die speler zijn lid pasje in het afhangbord plaatst. Een beroep wordt gedaan op de leden hieraan mee te werken en bij spelers, die niet hebben afgehangen, te informeren of zij lid zijn, c.q. een baan hebben gehuurd. 8.2. Dalurenregeling De dalurenregeling is jaren geleden tussen verschillende tennisverenigingen in de regio in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat vooral jeugdige, schoolgaande leden over en weer bij elkaar konden tennissen. Voorwaarde daarbij is dat één van de spelers lid is van de vereniging, waar gespeeld wordt en het andere lid is van een vereniging in de regio. Ook senioren mogen deze regeling gebruiken, mits dit uitzondering blijft. Als dit meerdere weken meerdere keren per week gebeurt, is het misschien verstandiger voor de niet-lid-speler om lid van ____________________ ALV/verslag 18.11.2014 pag. 4 van 6
LTVS te worden. Het bestuur wil de regeling niet schrappen, maar vraagt de leden wél om er gebruik van te maken op een manier, zoals die bedoeld is. 9. Bestuursverkiezingen Regulier aftredend Wienand van de Bekke Jan van Keulen Vacature
Herkiesbaar neen ja
Wienand van de Bekke heeft besloten zich niet herkiesbaar te stellen omdat hij door drukke werkzaamheden niet meer de aandacht aan de vereniging kan schenken, die in feite nodig is. Monique Hazen heeft zich kandidaat gesteld voor benoeming in het bestuur. Zowel Monique H. als Jan van K. worden met algemene stemmen gekozen, c.q. herkozen. De voorzitter dankt Wienand v.d.B voor zijn inzet voor de club door de jaren heen. Het bestuur zal proberen op een passende manier van hem afscheid te nemen. Er resteert dus nog één vacature.
10. Financiën 2014 10.1. Begroting De penningmeester licht de begroting 2015 toe. De cijfers zijn gebaseerd op de resultaten over 2014, aangepast met voorzienbare ontwikkelingen. Ook voor 2015 is voor aanleg van de banen uitgegaan van uitbesteding, terwijl dit waarschijnlijk weer in eigen beheer zal worden gedaan. Als door welke oorzaak dan ook uitbesteding ervan noodzakelijk is, wordt dit niet onmogelijk gemaakt door een te gering begroot bedrag. Vanaf 2015 gaat de vereniging met een andere provider in zee en krijgt ze ook een internetadres. 10.2. Contributie (junioren/senioren) Op basis van de hiervoor behandelde begroting is een stijging van de contributie voor zowel junioren als senioren met € 5,00 noodzakelijk, waardoor deze als volgt worden: Junioren € 37,50 Senioren € 87,50 De leden keuren de begroting goed en stemmen met de aanpassing van de contributie in. 11. Mededelingen en voorstellen bestuur m.b.t. 2015 Vanwege het teruglopende aantal leden dat nog les neemt, is besloten om ná 2014 niet langer gebruik te maken van de diensten Nico Vankerckhove, die gedurende een vijftal jaren tennisleraar van de vereniging is geweest. De voorzitter heeft inmiddels een gesprek met hem gehad en hem van het besluit van het bestuur op de hoogte gesteld. Nico had hiervoor begrip en had zelf al het gevoel dat de chemie met de leden niet meer was, wat het was geweest. Er zijn nog geen contacten met mogelijke opvolgers gevoerd. 12. Rondvraag Elsie Polderman Dankt iedereen voor de geleverde inzet voor de club. Het doet haar genoegen dat Monique Hazen benoemd tot bestuurslid. Luc de Clercq Stelt voor om binnen de club een toernooi Nederland-België te organiseren. De technische commissie zal zich over dit idee buigen. Had zich als reserve aangemeld voor de competitie GD35+, maar hij is geen enkele keer gevraagd mee te spelen, terwijl er wel een beroep is gedaan op spelers, die zich niet als zodanig hadden aangemeld. Na een uitgebreide discussie wordt uiteindelijk besloten dat de technische commissie zich zal beraden op een oplossing, die dit soort situaties voorkomt. Karel Leenhouwers Stelt voor om de twee zaterdagteams in de H35+ zodanig te herschikken, dat voor het eerste/sterkste team vooral het prestatieve element telt en voor het tweede team ook de factor recreatief. ____________________ ALV/verslag 18.11.2014 pag. 5 van 6
Ook hiervoor wordt toegezegd dat de technische commissie hiervoor in overleg met de betreffende spelers een oplossing zal zoeken. Leo Brouwers Memoreert de gedane uitspraken en roept leden op bij te dragen aan werkzaamheden binnen de vereniging, die vanwege de kosten nu eenmaal niet kunnen worden uitbesteed. Denk daarbij aan aanleg en periodiek onderhoud van de banen en aan het wekelijkse onderhoud van het park.
13. Sluiting De voorzitter dankt iedereen voor de geleverde inbreng, wenst iedereen een goede winterperiode en sluit om 22.20 uur de vergadering.
____________________ ALV/verslag 18.11.2014 pag. 6 van 6
