DISTRICT VEEN– EN RIJNSTREEK Notulen van de Ledenvergadering van het District Veen & Rijnstreek, gehouden op vrijdag 20 april 2012 bij de BV Jacobswoude te Woubrugge. Bij de vergadering waren 38 vertegenwoordigers van verenigingen, recreantencommissie enz. aanwezig. Aanwezig: Verenigingen: ·Er zijn vertegenwoordigers van18 seniorenverenigingen. Van de recreantenverenigingen waren er 9 vertegenwoordigd. Districtsbestuur: ·Jan Wesselman, Arnold Heuzen, Henny Looijestein, Aat Stahlie, Jos Verdel. Ereleden: Erevoorzitter Johan Bakker en Hans van Aalst. Leden van Verdiensten: Teun Los. AVV&R: Hans van Aalst. Recreanten 60+: Kees Lek. Afwezig: De verenigingen:
seniorenverenigingen De Schans, De Kroon en Manege.
1. Opening door de voorzitter. Om 20.00 uur opent de voorzitter, Jan Wesselman, de vergadering en heet iedereen welkom. Bijzonder welkom wordt geheten aan de ereleden, de leden van verdiensten, bestuursleden van de AVV&R en de bestuursleden van de recreantencommissie. De voorzitter vraagt een minuut stilte voor de leden die in de afgelopen periode zijn overleden,in het bijzonder voor Leo Hoogenboom van Bv. Manege, een van de oprichters van ons district. De voorzitter leest de volgende mededeling voor: Het verzoek van het Districtsbestuur, gedaan in de najaarsvergadering, om mee te werken met het zoeken naar bestuursleden is afgewezen. De brief die op 18 december 2011 over dit onderwerp naar de verenigingen is gestuurd heeft geen enkele reactie opgeleverd. Door de bestuursleden zijn diverse pogingen gedaan om bij ons bekende en geschikte personen te benaderen. Ook deze pogingen hebben geen resultaat opgeleverd. De huidige situatie is nu dat de interimvoorzitter Jan Wesselman stopt in de komende najaarsvergadering. Hij heeft vanaf 1964 onafgebroken in besturen gezeten, waarvan 20 jaar in het Districtsbestuur. In de najaarsvergadering is hij 75 jaar en daarmee de oudste districtsvoorzitter. Er is geen enkele voorzitter van een seniorenvereniging in ons district die ouder is. De afgelopen weken merkt Jan Wesselman dat de nieuwigheid er bij hem wel af is. Het kost hem teveel moeite om alles goed te doen en dat heeft zijn weerslag op zijn dagelijks leven. Het is niet zo moeilijk om in een districtsbestuur zitting te hebben maar de sleet zit er in. Bovendien is er nog steeds een vacature binnen het Districtsbestuur. Er moeten dus vanaf de najaarsvergadering minstens 2 bestuursleden bij komen. Jan waarschuwt om het niet zover te laten komen als in een buurdistrict (niet Duinstreek) waar het maar een haar scheelde of het district was er niet meer geweest. De bal ligt voor 100% bij de verenigingen. In de pauze kunnen de aanwezigen eens brainstormen over mogelijke oplossingen.
2. Mededelingen, ingekomen en uitgaande stukken: De voorzitter stelt voor om een agendapunt in te voegen, n.l. agendapunt 9a Recreanten 60+. Er zijn 6 ingekomen stukken: Van BV. De Schans is bericht gekomen dat de vereniging is opgeheven. Van RBV is een brief met voorstellen betreffende de competitie ontvangen. Deze voorstellen worden behandeld bij agendapunt 8. Van Kees van Klink, penningmeester van BV Roelofarensveen, is een brief ontvangen waarin hij zijn zorg uit spreekt over het aandeel van de recreanten in de kosten van ons district. Deze brief wordt meegenomen bij de behandeling van agendapunt 6. Van Piet Witteman, Bv. De Pepersteeg, i.v.m. een fout in de vergaderbrochure over het rookbeleid. Deze fout is inmiddels hersteld.
1
Er is een brief binnengekomen van Henk Been, voorzitter van Bv. Roelofarendsveen, waarin hij een aanmerking maakt op de notulen van de ledenvergadering van 11-11-2011. De brief wordt voorgelezen en besproken bij behandeling van agendapunt 4. Van de KNBB, Ruud Hudepohl, is een onbevredigend antwoord gekomen op de door ons gestuurde brief m.b.t. de organisatie van de Nederlandse kampioenschappen en de kosten daarvan.
3. Huldiging Competitiekampioenen De bekers worden uitgereikt en/of meegegeven aan de wedstrijdleiders van de verenigingen.
4. Goedkeuring notulen van de Ledenvergadering van 11 november 2011: Henk Been heeft een opmerking over punt 5 op bladzijde 4. Bij de behandeling van de notulen in de najaarsvergadering zou vastgelegd worden dat in de voorjaarsvergadering 2011 besloten is dat het team dat na 2 helften de meeste punten heeft automatisch kampioen van de B1 is. Dit wordt in de notulen rechtgezet. Met deze verbetering worden de notulen van de vergadering van 11 november 2011 goedgekeurd. Hidde Hoekstra houdt een pleidooi dat de Vereniging Carambole eerder de vergaderstukken moet toesturen. Wanneer deze de volgende keer niet op tijd zijn dan geen goedkeuring. Jan Wesselman antwoordt dat Hidde daarover in de vorige ledenvergadering ook heeft geklaagd. Jan Wesselman zegt dat de Vereniging Carambole statutair verplicht is de stukken ten minste 3 weken te voren te publiceren en dat ook doet. Hij heeft dat gecontroleerd en er een bericht over naar Bv. Jacobswoude gestuurd. De secretaris zal een mailtje naar de verenigingen geven wanneer de vergaderstukken van de Vereniging Carambole op de site staan. Henk Been merkt op dat er door Carambole veel wordt vergaderd en alle stukken op hun vergadering hamerstukken zijn. Hidde: Carambole is voor samengaan met de driebandenpoot. Hij wil op de rem trappen omdat z.i. alle besluiten veel te snel worden genomen terwijl dit financieel misschien niet verantwoord is. Jan W. stelt voor dat Hidde als afgevaardigde meegaat naar de landelijke vergadering in juni zodat hij zelf kan ervaren hoe moeilijk het is om een vuist te maken. Als districtvergadering zouden we eigenlijk financiële stukken Carambole moeten kunnen bespreken. Hans van Aalst zegt dat dit vroeger altijd zo ging. We gaan bekijken of wij vanaf volgend jaar onze voorjaarsvergadering naar juni moeten verschuiven. Op voorstel van Hans van Aalst krijgen onze afgevaardigden voor de komende vergadering Carambole vrij mandaat. Verder spreken we uit dat ons district tegen de driebanden aansluiting is vanwege mogelijke financiële consequenties.
5. Goedkeuring van de begroting 2012-2013: Kees Lek merkt op dat de Commissie Recreanten gaat stoppen met het bewaarnummer. Dat levert weer bezuiniging op. Jan W. merkt op dat we de advertentie-inkomsten gaan missen. Op het moment van maken van de begroting was dit aan Arnold niet bekend. Hij merkt op dat de Recreanten heel zuinig bezig zijn. Hidde vindt dat de financiën er goed uit zien en vraagt applaus voor onze goede penningmeester. Hiermee wordt tevens de begroting vastgesteld.
6. Goedkeuring van de beleidsnota 2011 e.v., tevens vaststellen van de contributie voor de periode 1 juli 2012- 30 juni 2013: Omdat er dit jaar 6 voorronden zijn voor de Gewestelijke finales heeft het bestuur besloten om, naar aanleiding van een vraag van Piet Maarsen van Bv. Aalsmeer, toch een vergoeding toe te kennen van € 100, - voor de organiserende vereniging van gewestelijke voorronden. Iedereen is akkoord en afgesproken wordt dat de pagina met verbeteringen van de Beleidsnota nagezonden zal worden naar de secretariaten. Strafzaken: samen met Hans van Aalst heeft Jan Wesselman de strafzaken op blz. 9 aangepast: Het administratief verzuim is aangepast aan de landelijk richtlijnen. Kees van Klink heeft in een mail meegedeeld dat hij n.a.v. het financiele verslag in de toekomst problemen ziet ontstaan in het gezond houden van de financien. Omdat er in de toekomst i.v.m. de vergrijzing steeds minder senioren zullen zijn zullen de recreanten toch naar evenredigheid moeten bijdragen in de kosten van ons district. Dit wordt ondersteund door Henk Been. De heer Hoogenboom vraagt om een begroting van de recreanten die kostendragend is. Kees Lek antwoordt dat er al gespaard is door recreanten in tijd dat ze senioren waren. Henk Been: De discrepantie tussen contributie van de recreanten en de senioren moet bijgesteld worden. Die bijstelling moet in kleine stapjes.
2
De voorzitter deelt mee dat het bestuur al langer bezig is met de contributie van de recreanten. Omdat de overtuiging in eerdere vergaderingen bestond dat de contributie van de recreanten en die van de senioren mank liep, hebben drie bestuursleden deze discrepantie zo goed mogelijk nageplozen. Zij kwamen tot de conclusie dat het redelijk zou zijn om de contributie van de recreanten te verhogen. Dit zou in eerste instantie een kleine aanpassing zijn om de recreanten niet teveel op kosten te jagen. Dit zou in de laatste bestuursvergadering met de recreantencommissie besproken worden. Echter, de laatste 3 jaar is er veel veranderd in ons district, ook bij de recreanten. Allereerst hebben de recreanten een flinke bezuinigingsoperatie doorgevoerd en er staan nog bezuinigingen op stapel. Daarvoor verdient deze commissie alle lof! Het is nu niet zo dat de verhoudingen zijn rechtgetrokken maar het verandert wel de kijk van het bestuur op de materie. Ook bij de senioren zijn er minder kosten dan voorheen: Aan de Bond worden geen inschrijfgelden meer afgedragen en de uitgave van Effect is gestopt. Van deze uitgave werd ook een klein deel van de kosten aan de recreanten in rekening gebracht. Omdat de recreantencommissie al twee vergaderingen met het districtsbestuur moest afzeggen i.v.m. ziekte, ziekenhuis en verplichtingen in het gewest, is er nog geen gelegenheid geweest om e.e.a. met hen te bespreken. Dit overleg zal de komende tijd plaatsvinden. Als we naar de balans kijken, zoals gepresenteerd op onze najaarsvergadering, is er geen reden om de contributie te verhogen. Statutair moet er € 12000, - reserve zijn en de penningmeester is bezig om daarnaast een reservering te doen voor het as. 50-jarig jubileum in 2014. Gezien de huidige situatie zou er ook aan contributieverlaging voor senioren gedacht kunnen worden en daarom moet in de komende tijd nog eens naar deze materie gekeken worden. Kees Lek, secretaris van Recreanten 60+ stelt zich beschikbaar om dit met het districtsbestuur na te gaan. Het districtsbestuur stelt voor om de contributie te laten voor wat het is en akkoord te gaan met beleidsnota. Aldus wordt besloten.
7. PAUZE: (met een consumptie van het district) 8. Behandeling Competitie. Wedstrijdleider Henny Looijestein legt uit dat we dit jaar een geheel andere opzet van de competitie hebben dan de afgelopen jaren. Daarom is het belangrijk dat er goed geëvalueerd wordt. Bij deze evaluatie kwam het volgende naar voren: Speeltijden: C1: keurig op tijd. Wel gemiddeld nodig tot 23.30; speelt 90% C2: gemiddeld van 19.30-22.51uur; speelt 100% C3: gemiddeld van 19.33- 23.00. speelt 90% B1: gemiddeld van 19.33 – 23.00; speelt 100% B2: gemiddeld van 19.30 – 23.00 uur.100% Conclusie: 90% was goede keus! Er is een brief gegaan naar het Gewest met aanpassingen voor komend seizoen: De C3 tabel moet aangepast worden omdat sommigen moeite hebben met winnen. Bovengrens moet van 4 naar 3. De dispensatiespeler valt halverwege de bovengrens en mag dan seizoen afmaken. Zit boven moyenne. Er mag met 3 o’tjes gespeeld worden. Dit moet veranderen naar 1 ootje en 1 b’tje. In C2 is verschil in speelsterkte erg groot: dispensatie op 6 i.p.v. 7; moet dan naar C1 max. 1b en 1o Ondergrens wordt niet aangepast want overlapt met C. Mick Fokker: Teveel verschil tussen C2a en C2b C1tabel is gebaseerd op te veel beurten Daarom moet tabel naar beneden en de ondergrens verhoogd worden. 1 mag eronder zitten met 1 o 100% moet zakken naar 90% Verschil in speelsterkte is op te lossen door de poolindeling te veranderen. Nu was ingedeeld op rookbeleid. Harrie van Veen: Op inschrijfformulieren voortaan weer de reservespelers aangeven. Dit wordt dan in bewaarnummer genoteerd. Sommige teams rouleren. Nu met 8 spelers ondoorzichtig. Voor inschrijvingen is elektronisch formulier verstuurd. Mag gebruikt worden. Graag voor 1 juni inleveren. RBV: speelsterkte C2 blijft gelijk. 90% van C2 en C3 terug naar 100%
3
Tinus van Tol: Reserves opgeven; mag 4x meedoen; daarna zit je vast in team. Je mag dan ook in ander team 4x spelen zonder vast te worden. Co is verbaasd dat Henny al een brief naar de bond heeft gestuurd. Hij wil graag terug naar het oude systeem. Hij wil graag een inventarisatie wie voor oude en wie voor nieuwe systeem is. Veel teams voor driebanden willen naar oude systeem. Hij stelt voor om van tabel bond af te wijken en terug te gaan naar oude tabellen. Hidde stelt voor om een aparte vergadering met wedstrijdleiders tin te lassen. Er wordt besloten om op dinsdag, 22 mei as. een wedstrijdleidersvergadering te houden voor het nieuwe seizoen. omdat er zoveel veranderingen zijn. Voorwaarde is dat de wedstrijdleiders van tevoren goed moeten nadenken en zich moeten voorbereiden. Verder wordt besloten om 1 afgevaardigde per vereniging naar deze vergadering te sturen.
9. Behandeling Persoonlijke Kampioenschappen: Wedstrijdleider Jos Verdel heeft een brede kalender opgesteld en uitgedeeld. Deze wordt ook op 22 mei besproken. 9a Recreanten. Kees Lek laat weten dat hij erg trots is dat dit punt is toegevoegd aan de agenda. Het is een duidelijk teken dat zij bestaan! De recreanten zijn heel tevreden en hopen op 25 mei hun ledenvergadering te houden bij ROAC.
10. Rookbeleid 2012-2013: Dit zal hetzelfde zijn als het afgelopen jaar. Marcel van Bruggen stelt voor om dit punt niet meer op de agenda van onze voorjaarsvergaderring te zetten. Aldus wordt besloten.
11. Behandeling ingediende voorstellen: Deze zijn bij eerder behandelde agendapunten aan de orde gekomen.
12. Vaststelling datum volgende districtsvergadering: Het voorstel voor 16 november 2012 wordt aangenomen. Deze datum is gekozen i.v.m. de volgende landelijke vergadering van de Vereniging Carambole. Iedereen gaat akkoord
13. Rondvraag: Marieke Fokker van RBV: Graag de website uptodate houden. Vooral omdat er nu geen Effect meer is, is het belangrijk dat ieder zich op de hoogte kan houden van eventuele wijzigingen. Verder vraagt zij om de finalisten een uitnodiging te sturen. Vroeger was er ook een raambiljet. Bert kreeg donderdag te horen dat hij vrijdag finale moest spelen. Besloten wordt dat er voortaan weer een raambiljet komt. Johan Bakker bedankt het districtsbestuur. Ga zo door! Hij vraagt de verenigingen rekening te houden met de opvolging van bestuursleden. Die worden ook ieder jaar een jaartje ouder. 14. Sluiting: Om 22.30 uur sluit de voorzitter de vergadering.
De voorzitter: J. Wesselman
de notulist: A. Stahlie
4
Besluiten en takenlijst AANPASSING BELEIDSNOTA: Omdat er dit jaar 6 voorronden zijn voor de Gewestelijke finales heeft het bestuur besloten om toch een vergoeding toe te kennen van € 100, - voor de wedstrijdleiding. Iedereen is akkoord en afgesproken wordt dat de pagina met verbeteringen van de Beleidsnota nagezonden zal worden naar de secretariaten. CONTRIBUTIE Toegezegd is dat het bestuur de contributie van recreanten (en senioren) opnieuw onder de loep neemt. EXTRA WEDSTRIJDLEIDERSVERGADERING Er wordt besloten om op dinsdag, 22 mei as. een wedstrijdleidersvergadering te houden voor het nieuwe seizoen. omdat er zoveel veranderingen zijn. ROOKBELEID Rookbeleid komt niet meer op de agenda ledenvergadering RAAMBILJET Besloten wordt dat er voortaan weer een raambiljet komt voor de finalewedstrijden PK.
5
