Diselenggarakan Oleh : Sekolah Tinggi Teknik Harapan (STTH) Medan
Didukung Oleh : Asosiasi Perguruan Tinggi Informatika dan Ilmu Komputer (APTIKOM) Indonesian Mathematical Society (IndoMS) Aceh Sumut Ikatan Pelajar dan Alumni Malaysia asal Sumatera Utara (IPAMSU)
Copyright © 2012 Organizing Committee Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Printed in Indonesia, Januari 2012
Prosiding Editor :
Prof. Dr. Tulus Dr. Marwan Ramli, M.Si Ir. H.M. Zulfin, MT Sajadin Sembiring, S.Si, M.Sc.IT Irvan, M.Si
Komite Pengarah
Prof. Dr. Muhammad Zarlis Prof. Dr. Tulus Dr. Marwan Ramli, MSi Dr. Benny Benyamin Nasution Syahril Effendi, SSi.MIT Ir. H. M. Zulfin, MT Drs. Awaluddin Sibarani, MSi Drs. H. Hasdari Helmi, MT
Panitia Pelaksana
Ketua
: Sajadin Sembiring S.Si, M.Cs
Wakil ketua
: Rahmat Aulia, M.ScIT
Sekretaris
: Ihsan Lubis, ST, M.Kom
Wakil Sekretaris
: Mardiana, ST
Bendahara
: Ummul Khair, M.Kom
Wakil bendahara
: Dra. Suriati
Koord. Bidang :
Dana
: Ari Usman, ST
Prosiding
: Dedy Arisandi, ST, M.Kom
Seminar
: Samsudin, ST, M.Kom
Transportasi
: Indra Firnando
Publikasi& Dokumentasi
: Fikri Stiadi
Sekretariat
: Sayuti Rahman, ST
Tempat & Perlengkapan
: Drs. Machmud N. Srg
Kata Pengantar
Dalam perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, kerap kali masyarakat hanya menjadi pasar yang besar bagi produk Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Walaupun faktanya produk TIK tidak selalu memberikan dampak positif bagi penggunanya, disamping itu tidak semua produk TIK dapat dimanfaatkan secara optimum oleh pengguna diberbagai daerah. Hal ini disebabkan oleh kondisi dan keterbatasan lokal yang ada belum menjadi pertimbangan pengembang produk TIK tersebut. Sebaiknya pengembangan produk TIK harus mempertimbangkan.kondisi dan keterbatasan lokal, termasuk tingkat pengadopsian teknologi serta tingkat literasi teknologi. Dewasa ini, tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sangat cepat dan mempengaruhi pola sikap dan pola tindak manusia dalam menjalani kehidupannya. Hal ini memposisikan penggunaan teknologi sebagai kebutuhan vital, khususnya dalam aplikasi di kalangan dunia bisnis global. Dalam lingkup bidang ilmu teknologi informatika dan komputer, perkembangan perangkat keras maupun perangkat lunak mengalami metamorfosa yang sangat cepat dan luar biasa, sehingga permintaan akan aplikasi dalam membantu penyelesaian berbagai masalah di kalangan bisnis global menunjukkan angka yang meningkat tajam. Terkait dengan perkembangan teknologi tersebut, Teknologi Open Source merupakan solusi yang tepat dan murah dari sudut biaya jika dibandingkan dengan aplikasi bisinis yang bersifat propretiary yang tergolong mahal untuk mendapatkan lisensi penggunaannya. Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknik Harapan (STTH) Medan melalui seminar yang bertaraf nasional dengan tema “Pemanfaatan Teknologi Open Source sebagai Aplikasi dalam Bisnis Global” mengajak para akademisi dan praktisi untuk sharing dan berdiskusi berkaitan dengan pemanfaatan teknologi open source untuk solusi efektif sebagai aplikasi dalam bisnis global dan mensosialisasikan hasilnya kepada pemerintah dan masyarakat agar menggunakan teknologi yang berbasis open source sebagai aplikasi dalam aktivitasnya. Kegiatan seminar ini diberi nama Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi yang disingkat dengan SNASTIKOM. Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan bersifat kegiatan annual (Annual aktivities), dan untuk pertama kalinya dilaksanakan pada Tahun 2012 di Kota Medan Sumatera Utara. Tujuan Seminar Nasional ini untuk membangun kerja sama yang baik antara peneliti, praktisi, pebisnis, pemerhati dan partisipan dalam hal pertukaran informasi yang terkait dengan perkembangan teknologi open source dan pemanfaatannya dalam aplikasi bisnis global. Selain itu juga bertujuan untuk mengajak dan mensosialisasikan teknologi open source kepada seluruh masyarakat, pemerintah dan swasta, agar memulai menggunakan teknologi open source sebagai aplikasi dalam aktivitas administrasi dan bisnis yang murah dan aman.
i
Sejumlah lebih dari 75 paper masuk ke reviewer dan setelah melalui proses peerreview maka disajikan dalam prosiding ini sebanyak 50 paper. Artikel terpilih ini akan disaring lagi kemudian diajukan ke media desiminasi seperti jurnal-jurnal internasional yang bereputasi dan nasional yang terakreditasi. Salah satu hal yang cukup menggembirakan pada acara SNASTIKOM 2012 ini adalah keikut sertaan para mahasiswa, program diploma, sarjana dan master yang berjumlah lebih dari 400 orang. Hal ini menjadikan SNASTIKOM juga berfungsi sebagai sarana kaderisasi para peneliti muda dan pertukaran pengetahuan antara peneliti senior dan junior. Situasi ini merupakan hal yang menggembirakan dan menumbuhkan semangat optimism. Selamat berseminar kami ucapkan kepada seluruh peserta dan menerima manfaat serta rekan baru pada acara ini. Tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada para reviewer yang telah bersedia melakukan review, para pihak yang telah membantu proses produksi prosiding ini, dan juga kepada pembicara utama dan pembicara tamu yang telah meluangkan waktunya untuk kontribusi pada seminar ini.
Sajadin Sembiring Ketua Panitia SNASTIKOM 2012
ii ii
Daftar Isi Kata Pengantar
i
Daftar isi
iii
Index
viii
1. Artificial Intelligence 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10
11
12
Pengenalan Pola Huruf Arab menggunakan Jaringan Syaraf Tiruan dengan Metode Backpropagation Tacbir Hendro P, Agus Komarudin, Dila Fadhilah Pemanfaatan QRCode Sebagai Akses Cepat Verifikasi Ijazah UNIKOM Irawan Afrianto, Andri Heryandi, Alif Finandhita Analisis Kinerja Guru berdasarkan Perbandingan Nilai Ekspektasi dengan Metode Fuzzy menggunakan Pendekatan Axiomatic Design Yasohati Sarumaha Identifikasi Core Point Pada Sidik Jari menggunakan Direction of Curvature Teguh Arifianto, Rosida Vivin Nahari, Arif Muntasa Analisa Hasil Perbandingan Identifikasi Core Point Pada Sidik Jari Menggunakan Metode Direction of Curvature dan Poincare Index Teguh Arifianto, Fila Harmuningtyas, Fitri Damayanti Penerapanan Business Intelligence untuk Analisis Data Profil Mahasiswa di Perguruan Tinggi Gede Karya, Adhe Sandi Sistem Pendukung Keputusan Berbasis Web Dalam Memilih Produk Telepon Genggam Menggunakan Metoda Simple Additive Weighting Yulison Herry Chrisnanto, Faiza Renaldi, Kiki Purwati Analisis Manfaat Pembangunan Infrastruktur Berbasis Logika Fuzzy Ertina Sabarita Barus Enumerasi String Tribonacci: Algoritma Ranking dan Unranking Maukar, Asep Juarna Pengembangan Model Pembelajaran menggunakan Jaringan Syaraf Tiruan untuk Otomatisasi Pengemudian Kendaraan Beroda Tiga Ramli Karakterisasi Aroma Kopi Menggunakan Short Time Fourier Transform Hendrick, Albar, Roza Susanti Implementasi Jaringan Syaraf Tiruan dengan mengunakan Metoda
iii
1 1
1 9
1 17
1 25
1 33
1 39
1 45
1 51
1 57 1 61
1 69
1 73
13
14
Perceptron untuk mengenali Huruf Arab Nur Wulan Optimisasi Algoritma Branch & Bound dan Algoritma Ant Colony dalam pengaturan Sistem Lampu Lalu Lintas dengan Constraint Delay Time Sheila Eka Putri S, Marwan Ramli Implementasi Permainan Reversi menggunakan Penelusuran BFS dengan Konsep Algoritma MinMax Romi Fadillah Rahmat, Muhammad Anggia Muchtar, Dedy Arisandi
1 79
1 83
2. Distributed System 1
2
Implementasi Metode Model View Controller Menggunakan Framework Code Igniter dalam Pengembangan Aplikasi Manajemen Depo Petikemas pada Unit Usaha Belawan Logistics Center Dudi Rahmadiansyah, Dedy Irwan Penggunaan Open Source Software (OSS) Untuk Solusi Murah dan Mudah Implementasi E-Learning Perguruan Tinggi Muhammad Irwan Padli Nasution
2 1
2 7
3. Data Mining & Database System 1 2
3
4
5
6
7
8
Pengukuran Kadar Kepekatan Asap pada Lahan Gambut Arif Gunawan, Moch. Rivai, Eko Setijadi Analisis Efektivitas Algoritma C4.5 dalam Menentukan Peserta Pemenang Tender Projek Jose Augusto Duarte Guterres, Paulus Mudjihartono, Ernawati Sistem Tracking antaran Paket pada Unit Pelayanan PT. Pos Indonesia Menggunakan metode pendekatan Algoritma Graph Travelling Salesperson Problem Richki Hardi, Yul Hendra, Munar Kajian Pengaruh Teknologi Informasi dan Komunikasi Dalam Pengembangan Pertanian Dalam Rangka Meningkatkan Produktifitas Komoditi Pertanian Hotden Leonardo Nainggolan Pemanfaatan Fuzzy Logic untuk Memprediksi Prestasi Mahasiswa Berdasarkan Nilai Ujian Nasional (Studi Kasus : STMIK IBBI) B. Ricson Simarmata, Hartono Penggunaan Genetic Algorithm untuk Optimasi penentuan Parameter Motor Induksi dengan Inverter Tiga Phasa Herri Trisna Frianto, Birowo, Agus Priyono, Agus Sofwan Penggunaan Genetic Algorithm untuk Optimasi Pengaturan Kecepatan Perjalanan Kereta API Birowo, Herri Trisna Frianto, Agus Priyono, Agus Sofwan Perancangan Aplikasi Penjadwalan Produksi menggunakan iv
3 1 3 7
3 13
3 21
3 27
3 33
3 37
3 41
9
10 11 12 13
14
15
beberapa Algoritma Heuristik dan Aturan Penjadwalan pada bagian Plastik PT. Inti Pindad Mitra Sejati (IPMS) Dessy Revita Nasution, Dida Diah Damayanti, Seno Adi Putra Model Aturan Keterhubungan Data Mahasiswa dengan Algoritma Decision Tree Dedy Hartama Klaster Sub-Ruang Berdasarkan Kerapatan Data Rahmat Widia Sembiring, Jasni Mohamad Zain Studi Kajian Web Usage Mining Berbasis Open Source Rafiqa Dewi, Suhada, Saifullah, Rahmat Widia Sembiring Aplikasi E-CRM Membangun Hubungan Pelanggan Siswono Usulan Perbaikan Proses Bisnis Advertising PT. XYZ Regional Jawa Barat menggunakan Business Process Improvement Annisa Rahmataya, Sri Widaningrum, Amelia Kurniawati Penanganan Mising Value dengan Metode Bound and Collapse pada Struktur Bayesian Network Sayuti Rahman, Ihsan Lubis, Husni Lubis Optimasi Pengolahan KWH Meter pada PT. PLN (Persero) Menggunakan Genetic Algorithm Darjat Saripurna, Jufri Halim, Ishak
3 47
3 55 3 61 3 67 3 75
3 81
3 85
4. Multimedia Design 1
2
Perbaikan Kualitas Citra Digital Hasil Capture Webcam yang Terintegrasi dengan Software SIMAK UNWIRA Paskalis Andrianus Nani Grafika Komputer dalam Implementasi Sistem Informasi Penjaminan Mutu menggunakan PHP Tulus
4 1
4 7
5. Networking dan Robotics 1
2
3
4 5
Pengujian Performansi Jaringan Testbed MPLS-VPN Pada Laboratorium Jaringan Komputer Rizal Munadi, Fardian, Taufiq Implementasi Ubuntu Server Dan Mikrotik 750 Sebagai Cache Server Pada LAN Untuk Memaksimalkan Bandwidth Ihsan Lubis, Husni Lubis, Irvan Analisis dan Rancangan Routing Protocol dengan Open Shortest Path First Studi Kasus AMIK MBP Misdem Sembiring, Herdianta, Julpan Implementasi Linux Terminal Server Project (LTSP) Imran Lubis, Haida Dafitri Penerapan Aplikasi Distributed Network Monitoring with SNMP RMON Romi Fadillah Rahmat, M. Fadly Syahputra v
5 1
5 7
5 13
5 19 5 27
6
Implementasi Mikrokontroler MCS51 Untuk Kepadatan Lalu Lintasmenggunakan Sensor Beban Ummul Khair, Suriati, Ihsan Lubis
Mendeteksi
5 31
6. Security System 1 2
3
4
Metode Enkripsi Menggunakan Algoritma RSA pada Sistem Login Husni Lubis, Ihsan Lubis, Sayuti Rahman Steganografi Menggunakan Metode Least Significant Bit (LSB) Pada Aplikasi MMS (Multimedia Message Service) Lucyana Angel Christine, Wiwin Styorini, Dini Nurmalasari Aplikasi Pengaman Pertukaran SMS pada Perangkat Android dengan Metode RSA Hendra, Sukiman Implementasi Teknologi Web Services dalam Pengamanan Database Server Sistem Informasi Kendaraan Bermotor Unit Kepolisian SAMSAT Palembang Ahmad Mutakin Bakti, Muhammad Izman Herdiansyah, Muhammd Akbar
6 1 6 5
6 15
6 23
7. Website Application 1
2 3
4
5
6
7
Penggunaan Aplikasi berbasis Website dalam Pengembangan Sistem Informasi Penduduk Miskin Daerah contoh Kasus di Kabupaten Karo Muhammad Safri Lubis Using an Online Auction System in Open Source Rachmat Aulia Analisa Perbandingan Aplikasi E-Commerce Open Source Prestashop dan Open Cart Safitri Juanita Perancangan Proses Seleksi Karbol Tingkat Daerah Menggunakan Metode Analytical Hierarchy Process (AHP) Di TNI Angkatan Udara (Implementasi : Aplikasi Seleksi Karbol Tingkat Daerah Berbasis Web) Susana Setya Widi Martyaningrum, Murahartawaty, Yuli Adam P. Strategi Implementasi Mobile -Frontend pada Website Resmi Kepemerintahan untuk mendukung kemudahan Akses Layanan Masyarakat A. Dony Riyanto, Yoshida Sary Implementasi Bisnis Online “Kerajinan Tangan Indonesia” Berbasis Open Source Melalui PrestaShop Murahartawaty Aplikasi M-Pendidikan untuk Pendaftaran Mata Kuliah Rasudin Abubakar
vi
7 1
7 9 7 17
7 25
7 33
7 43
7 49
Index A.Dony Riyanto, Yoshida Sary Ahmad Mutakin Bakti, Muhammad Izman Herdiansyah, Muhammd Akbar Annisa Rahmataya, Sri Widaningrum, Amelia Kurniawati Arif Gunawan, Moch. Rivai, Eko Setijadi B. Ricson Simarmata, Hartono Birowo, Herri Trisna Frianto, Agus Priyono, Agus Sofwan Darjat Saripurna, Jufri Halim, Ishak Dedy Hartama Dessy Revita Nasution, Dida Diah Damayanti, Seno Adi Putra Dudi Rahmadiansyah, Dedy Irwan Ertina Sabarita Barus Gede Karya, Adhe Sandi Hendra, Sukiman Hendrick, Albar, Roza Susanti Herri Trisna Frianto, Birowo, Agus Priyono, Agus Sofwan Hotden Leonardo Nainggolan Husni Lubis, Ihsan Lubis, Sayuti Rahman Ihsan Lubis, Husni Lubis, Irvan Imran Lubis, Haida Dafitri Irawan Afrianto, Andri Heryandi, Alif Finandhita Jose Augusto Duarte Guterres, Paulus Mudjihartono, Ernawati Lucyana Angel Christine, Wiwin Styorini, Dini Nurmalasari Maukar, Asep Juarna Misdem Sembiring, Herdianta, Julpan Muhammad Irwan Padli Nasution
Muhammad Safri Lubis Murahartawaty Nur Wulan Paskalis Andrianus Nani Rachmat Aulia Rafiqa Dewi, Suhada, Saifullah, Rahmat Widia Sembiring Rahmat Widia Sembiring, Jasni Mohamad Zain Ramli Rasudin Abubakar Richki Hardi, Yul Hendra, Munar Rizal Munadi, Fardian, Taufiq Romi Fadillah Rahmat, M. Fadly Syahputra Romi Fadillah Rahmat, Muhammad Anggia Muchtar, Dedy Arisandi Safitri Juanita Sayuti Rahman, Ihsan Lubis, Husni Lubis Sheila Eka Putri S, Marwan Ramli Siswono Susana Setya Widi Martyaningrum, Murahartawaty, Yuli Adam P. Tacbir Hendro P, Agus Komarudin, Dila Fadhilah Teguh Arifianto, Fila Harmuningtyas, Fitri Damayanti Teguh Arifianto, Rosida Vivin Nahari, Arif Muntasa Tulus Ummul Khair, Suriati, Ihsan Lubis Yasohati Sarumaha Yulison Herry Chrisnanto, Faiza Renaldi, Kiki Purwati
Halaman 7-33 6-23
3-75 3-1 3-27 3-37 3-85 3-47 3-41 2-1 1-51 1-39 6-15 1-69 3-33 3-21 6-1 5-7 5-19 1-9 3-7 6-5 1-57 5-13 2-7
vii
7-1 7-43 1-73 4-1 7-9 3-61 3-55 1-61 7-49 3-13 5-1 5-27 1-83 7-17 3-81 1-79 3-67 7-25 1-1 1-33 1-25 4-7 5-31 1-17 1-45
USULAN PERBAIKAN PROSES BISNIS ADVERTISING PT. XYZ REGIONAL JAWA BARAT MENGGUNAKAN BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT Annisa Rahmataya, Sri Widaningrum, Amelia Kurniawati Fakultas Rekayasa Industri, Institut Teknologi Telkom, Jl. Telekomunikasi No. 1, Terusan Buah Batu, Bandung
[email protected],
[email protected],
[email protected] Abstrak Kegiatan advertising yang dijalankan oleh Divisi Marketing PT. XYZ Regional Jawa Barat mencakup fungsi periklanan, sponsorship, dan kegiatan lainnya yang bertujuan untuk mempromosikan perusahaan. Ini sebabnya pelaksanaan advertising perlu dijadikan lebih efisien. Penelitian ini untuk mengefisienkan waktu siklus dari proses bisnis kegiatan advertising dengan menggunakan metode Business Process Improvement (BPI). Metode BPI ini akan menghasilkan proses bisnis usulan dengan melakukan analisis streamlining dan perubahan-perubahan yang inkremental terhadap proses bisnis existing. Proses bisnis usulan ini disusun dengan mempertimbangkan harapan dan keluhan pelanggan serta input dari pihak perusahaan. Selain menghasilkan suatu proses bisnis usulan, penelitian ini juga akan menyusun beberapa Standard Operational Procedure (SOP) dari beberapa aktivitas dalam proses bisnis usulan. SOP ini dimaksudkan untuk mempermudah transisi pihak perusahaan dari proses bisnis existing ke usulan. Kesimpulan dari penelitian ini adalah SOP dapat disertai pada proses bisnis usulan hasil BPI untuk merealisasikan waktu siklus hasil perbaikan. Hasil dari penelitian ini berupa proses bisnis advertising usulan dengan efisiensi sebesar 67% dan waktu siklus selama 199.9 jam. Selain itu disusun SOP sebanyak delapan buah untuk mengakomodasi sebelas aktivitas hasil analisis streamlining.
Pendahuluan Latar Belakang PT. XYZ merupakan salah satu provider jaringan Global System for Mobile Communications (GSM) di Indonesia. Selayaknya sebagai provider GSM dengan pangsa pasar yang luas di Indonesia, PT. XYZ harus
menjalankan organisasinya dengan efektif. Untuk itu, PT. XYZ tentunya harus mengatur jalannya perusahaan sekaligus terus menerus mengevaluasinya. Tidak hanya bagaimana perusahaan berinteraksi dengan pelanggan eksternalnya, namun juga bagaimana perusahaan menjalankan proses-proses bisnisnya. Proses bisnis suatu perusahaan dapat memengaruhi besarnya pangsa pasar suatu perusahaan secara signifikan. Terlebih lagi, proses bisnis yang baik dapat menghemat biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan secara signifikan (Harrington: 1991, p. 1-3). Berdasarkan wawancara pada tanggal 4 Agustus 2010 (studi pendahuluan untuk mendukung proposal penelitian) kepada divisi Marketing PT. XYZ Regional Jawa Barat diketahui keadaan existing proses bisnis di perusahaan. Ternyata proses bisnis yang ada saat ini untuk advertising yang dilakukan oleh Divisi Marketing mulai dari tender vendor hingga tagihannya dapat dibayarkan cukup rumit. Rumitnya proses bisnis existing dipengaruhi oleh banyaknya personil yang terlibat antar divisi, tidak adanya standar kerja yang jelas, dan juga panjangnya birokrasi dalam menyelesaikan kegiatan advertising. Hal ini dirasa terlalu lama oleh vendor yang telah melakukan kegiatan advertising hingga pihak vendor tersebut sendiri yang mengeluhkan lamanya pemrosesan ini ke perusahaan. Advertising yang mengalami keluhan terbanyak adalah kegiatan dengan tagihan yang berkisar antara Rp 200,000,000.00 hingga Rp 500,000,000.00, yaitu tiga kali (60%) selama tujuh bulan pertama tahun 2010. Padahal PT. XYZ sudah memiliki standar waktu yang ditentukan, yaitu 5.9 minggu untuk advertising, hanya saja standar ini belum dapat diterapkan dengan baik. Pada kenyataannya, rata-rata waktu siklus untuk kelima kasus yang terjadi selama Januari hingga Juli 2010 adalah 26 minggu. Keseluruhan kasus yang terjadi melampaui batas 5.9 minggu yang ditetapkan oleh
perusahaan, dan tiga diantaranya dikeluhkan secara langsung oleh vendor karena dirasa terlalu lama. Permasalahan dari proses bisnis ini yang menyebabkan lamanya waktu pemrosesan aktual secara umum adalah rumitnya birokrasi di dalam perusahaan. Untuk menyederhanakan proses bisnis di dalam perusahaan tanpa mengurangi tingkat keamanannya, akan digunakan metode Business Process Improvement (BPI) yang telah sebelumnya dikembangkan oleh Harrington. Agar waktu siklus aktual dapat mendekati standar yang telah ditetapkan, penting untuk memahami dan memetakan proses bisnis existing yang terjadi di dalam perusahaan. Selain menyederhanakan proses bisnis, dalam penelitian ini juga akan disusun langkah-langkah operasional yang perlu diterapkan oleh perusahaan dalam bentuk Standard Operational Procedure (SOP). Setelah jelas alur kerja dalam proses bisnis pembayaran tagihan usulan, akan dilakukan validasi untuk mengukur seberapa signifikan pengurangan waktu yang dapat dilakukan. Dengan penyederhanaan proses bisnis ini diharapkan waktu proses yang diperlukan untuk membayarkan tagihan-tagihan Divisi Marketing dapat menjadi lebih efisien. Dari uraian di atas menjadi latar belakang perlunya penelitian untuk mengkaji proses bisnis advertising PT. XYZ menggunakan Business Process Improvement.
Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian tugas akhir ini adalah Mengefisiensikan waktu siklus advertising. 1. Merancang proses bisnis advertising Divisi Marketing yang terstandardisasi. 2. Merancang SOP proses bisnis advertising usulan.
meningkatkan kinerjanya dengan memperbaiki proses bisnis di dalamnya (Harrington: 1991, p. 20). BPI ini dikembangkan oleh H. James Harrington saat perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat dirasa tidak lagi efektif dalam menjalankan proses-proses bisnisnya. Jika dibandingkan dengan metode reengineering yang menawarkan perbaikan proses bisnis yang radikal dan menyeluruh, BPI lebih tepat digunakan untuk perbaikan proses bisnis advertising PT. XYZ karena menawarkan perbaikan yang inkremental dan berkelanjutan. Hal ini menjadi sangat cocok jika diterapkan pada perusahaan yang sudah berjalan dan memiliki proses bisnis existing seperti PT. XYZ. Dengan perubahan yang sedikit demi sedikit, akan lebih memungkinkan bagi perusahaan untuk mengimplementasikan perubahan yang disarankan sebagai hasil dari penelitian ini. Secara garis besar, terdapat lima tahapan pelaksanaan BPI, yaitu 1. Organizing for Improvement 2. Understanding The Process 3. Streamlining 4. Measurement and Control 5. Continuous Improvement
Advertising Advertising yang dimaksudkan dalam penelitian ini bermula ketika Divisi Marketing PT. XYZ menugaskan pihak ketiga (selanjutnya akan disebut vendor) untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan promosi perusahaan seperti iklan media cetak, radio, event, maupun sponsorship. Cuplikan aliran kerja kegiatan advertising dapat dipelajari pada gambar berikut ini.
Batasan Masalah
LANDASAN TEORI Business Process Improvement (BPI) Business Process Improvement (BPI) adalah suatu metodologi sistematis yang dikembangkan untuk membantu suatu organisasi atau perusahaan
PEMILIHA N VENDOR
BAN & K
PEMBUATAN KPA DAN BUDGET
TENDER PENUNJUKKAN LANGSUNG
TIDAK VERIFIKASI BILLING
TAGIHAN LENGKAP?
YA
PENYERAHAN BILLING
PENERIMAAN BILLING
TIDAK
GENERAL ADMINISTRATIO N
KEUANGAN MARKETING
AKTIVITAS ADVERTISING
VENDOR
Adapun batasan masalah dari penelitian tugas akhir ini agar pembahasan mengenai hasil penelitian dapat lebih terarah adalah 1. Kegiatan yang diamati adalah advertising yang memiliki nilai Rp 200,000,000.00 hingga Rp 500,000,000.00. 2. Penelitian ini membahas usulan proses bisnis advertising, sedangkan implementasi dari proses bisnis ini terlepas dari penelitian.
PENERIMAAN BILLING
TAGIHAN LENGKAP?
PENERIMAAN BILLING
TAGIHAN LENGKAP?
YA
YA
SIRKULASI BILLING
PEMBAYARAN BILLING
PENCETAKAN P.O.
P.O.
PELAKSANAAN EVENT
BILLING
MENGIRIMKAN BILLING MELENGKAPI BILLING
PENERIMAAN PEMBAYARAN
Kegiatan advertising dimulai ketika PT. XYZ mengadakan tender untuk menentukan vendor pelaksana kegiatan dan berakhir saat Divisi Keuangan membayar vendor tersebut setelah selesai menyelenggarakan kegiatan advertising.
Batasan Proses
METODOLOGI PENELITIAN
Advertising PT. XYZ
Model Konseptual PENYELESAIAN PROSES PEMBAYARAN
VENDOR
GM
Keluhan waktu siklus advertising
SPV
Advertising
Advertising
Marketing PT. XYZ
Vendor Informasi Advertising
Marketing ADVERTISING
GA
Keuangan
Tagihan closed
PT. XYZ MARKETING
KEUANGAN
ANALISIS DAN USULAN Analisis Streamlining GENERAL ADMINISTRATION
PEMETAAN PROSES BISNIS AKTIVITAS ADVERTISING
ANALISIS PROSES BISNIS AKTIVITAS ADVERTISING
PERBAIKAN PROSES BISNIS AKTIVITAS ADVERTISING
METODE PENELITIAN
BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT
PENGUMPULAN DATA Diagram Alir dan Waktu Siklus Proses Bisnis Existing Advertising Pemetaan proses bisnis existing serta pengumpulan data waktu siklusnya menjadi bagian dari tahapan “Understanding The Process”-nya metode BPI. Proses bisnis existing dari kegiatan advertising dipetakan dalam bentuk diagram alir yang terdiri dari 51 aktivitas dan melibatkan 12 personil dari PT. XYZ. Waktu siklus didapatkan selama 5.9 minggu. Data ini akan kemudian dibandingkan dengan data proses bisnis usulan output penelitian ini.
Identifikasi Input dan Output Proses Bisnis Existing Advertising Pemahaman input, output, dan pemilik proses dari setiap aktivitas yang terjadi dalam proses bisnis advertising menjadi penting karena perlunya pemahaman hasil yang diharapkan dari setiap aktivitas untuk melakukan analisis ke depannya. Input dan output yang diperlukan oleh masing-masing aktivitas menjadi salah satu bentuk spesifikasi dari proses bisnis usulan yang akan menjadi output dari penelitian ini.
Identifikasi Kebutuhan Pelanggan Internal & Eksternal Keluhan dari proses bisnis existing serta harapan untuk proses bisnis usulan dikumpulkan dari pelanggan internal dan eksternal kegiatan advertising. Kebutuhan pelanggan yang didapat akan menjadi salah input untuk pelaksanaan analisis streamlining.
Analisis streamlining amat erat kaitannya dengan konsep improvisasi. Improvisasi suatu proses bisnis dapat diartikan mengubah proses bisnis existing menjadi lebih efektif, efisien, dan mudah diadaptasi. Mirip dengan tujuan analisis streamlining untuk meningkatkan kinerja dan kualitas suatu proses dengan mengurangi aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan atau dapat disederhanakan (Harrington: 1991, p. 131133). Dari hasil analisis streamlining yang dilakukan didapatkan proses bisnis usulan yang telah dikurangi aktivitas-aktivitas birokrasi dan duplikasi serta usulan SOP untuk menjalankan advertising. Proses bisnis usulan yang dihasilkan adalah output penelitian BPI dengan efisiensi waktu siklus yang lebih tinggi.
Diagram Alir Proses Bisnis Usulan Advertising Pada proses bisnis usulan ini terjadi perubahan dan penghapusan beberapa aktivitas yang dirasa tidak efisien dari analisis streamlining. Validasi yang berulang diubah menjadi aktivitas tanda tangan saja sedangkan validasi dilakukan oleh satu orang saja. Validasi-validasi ini juga memunculkan form baru untuk membantu pemeriksa untuk melakukan validasi yang diperlukan. Form-form ini juga diperlihatkan pada diagram alir proses bisnis usulan untuk memperjelas penambahannya. Hal lainnya yang berubah pada proses bisnis usulan adalah penggabungan beberapa aktivitas menjadi satu aktivitas dalam upaya menyederhanakan proses bisnis sebelumnya.
SOP Proses Bisnis Usulan Sesuai dengan hasil dari analisis streamlining sebelumnya, terdapat beberapa aktivitas dalam proses bisnis usulan advertising yang memerlukan SOP untuk memperbaiki kinerjanya. Di antara semua aktivitas yang terdapat pada proses bisnis usulan advertising, terdapat sebelas aktivitas yang memerlukan SOP. Dalam pengembangan SOP-nya terdapat lembarlembar yang diadakan untuk membantu proses pengerjaan aktivitas-aktivitas tersebut. Lembar-lembar
pendukung SOP ini dilampirkan bersamaan dengan SOP yang bersangkutan.
yang dimaksudkan sebagai upaya error proofing sekaligus panduan pengerjaan.
Saran Perbandingan Proses Bisnis Existing dengan Proses Bisnis Usulan Proses Bisnis Perbandingan Waktu Siklus (Jam) Efisiensi (Tn) Jumlah Aktivitas
Existing
Existing Aktual
Usulan
235.6
1040
199.9
65%
21%
67%
51
51
48
KESIMPULAN dan SARAN
Saran yang dapat diberikan dari penelitian ini dapat dibagi dua menjadi saran untuk perusahaan serta saran untuk penelitian-penelitian ke depannya. Pertama yang akan dibahas adalah saran untuk PT. XYZ. 1. Menerapkan proses bisnis usulan dan seluruh SOP-nya dalam pelaksanaan kegiatan advertising. 2. Melakukan continuous improvement secara berkala. 3. Dalam mengidentifikasi dan memperbaiki proses bisnis sebaiknya pandangan dari keseluruhan personil diikutsertakan. 4. Perbaikan proses bisnis dan standardisasi prosedur kerja dilakukan untuk keseluruhan aktivitas dalam perusahaan.
Kesimpulan 1.
2.
3.
Efisiensi waktu siklus suatu proses bisnis harus disesuaikan dengan implementasi yang memungkinkan. Mengingat adanya perbedaan yang cukup signifikan antara waktu siklus aktual dengan waktu siklus tertulis untuk proses bisnis existing, efisiensi yang dilakukan pada penelitian ini adalah mengurangi perbedaan tersebut. Usulan dari penelitian ini menghasilkan suatu proses bisnis dengan efisiensi sebesar 67%, waktu siklus selama 199.9 jam, dan aktivitas yang terlibat sebanyak 48 buah. Proses bisnis advertising usulan hasil penelitian ini disusun berdasarkan perubahan yang bertahap dan bertujuan mendekatkan waktu siklus aktual dengan waktu siklus yang tertulis. Sebagai tahapan perubahan awal, proses bisnis usulan yang disusun dimaksudkan agar mudah diimplementasikan. Sebagai upaya memperkecil perbedaan waktu siklus aktual dengan waktu siklus tertulis proses bisnis usulan dari penelitian ini dilengkapi dengan SOP untuk beberapa prosedur. Beberapa aktivitas yang didapat dari hasil analisis streamlining membutuhkan rancangan SOP. Kesebelas SOP yang disusun menjelaskan langkah-langkah prosedur yang dimaksudkan untuk membantu pegawai/pemilik proses yang bersangkutan untuk menjalankan aktivitas sesuai dengan rancangan proses bisnis usulan yang tertulis. Langkah-langkah pelaksanaan prosedur ini dilengkapi dengan lembar-lembar checklist
Selain saran untuk perusahaan berikut adalah beberapa saran dan untuk penelitian ke depannya. 1. Analisis proses bisnis advertising yang memiliki nilai selain Rp 200,000,000.- hingga Rp 500,000,000.-. 2. Analisis proses bisnis advertising pada beberapa kantor di beberapa daerah yang berbeda. 3. Melakukan tahapan Continuous Improvement untuk proses bisnis usulan yang telah dilakukan dan diimplementasikan sebelumnya sebagai penelitian lanjutan. 4. Membangun sistem database online yang terintegrasi antar seluruh divisi dalam perusahaan untuk hal penggunaan tenaga outsourcing.
DAFTAR PUSTAKA [1] Harrington, H. James, Business Process Improvement: The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productivity, and Competitiveness , Mc.Graw-Hill, New York, 1991. [2] Harrington, H. James, et al, Business Process Improvement Workbook: Documentation, Analysis, Design, and Management of Business Process Improvement, Mc.Graw-Hill, New York, 1997. [3] Indrajit, Richardus E. and Djokopranoto, Richardus, Proses Bisnis Outsourcing, Grasindo, Jakarta, 2004. [4] Ishikawa, Kaoru, Introduction to Quality Control, 3A Corporation, California, 1990.
[5] Omachuno, Vincent K. and Ross, Joel E, Principles of Total Quality, Taylor & Francis, London, 2005. [6] Sutalaksana, Iftikar Z., et al, Teknik Perancangan Sistem Kerja, ITB, Bandung, 2006. [7] Tenner, Arthur R. and DeToro, Irving J., Process Redesign: The Implementation Guide for Managers, Addison Wesley, Reading, 1996.
[8] Tjiptono, Fandy, Prinsip Prinsip Total Quality Service, Andi, Yogyakarta, 1997.
