DIRK BOUTSGEBOUW (VAC LEUVEN)

DIRK BOUTSGEBOUW (VAC LEUVEN) Diestsepoort 6, 3000 Leuven

De meest recente informatie vindt u terug op onze gebouwensite http://bz.vonet.be/dirkbouts

2

INHOUDSTAFEL I

OVER HET GEBOUW (pagina 4)

II

WAT TE DOEN BIJ BRAND? (pagina 5)

III

TOEGANGSCONTROLE

IV

ACCOMMODATIE       

V

VI

(pagina 9)

parking fietsenstalling douches en kleedruimtes loskade landschapskantoren satellietkantoor vergaderzalen

DIENSTVERLENING     

(pagina 8)

     

archiefruimte restaurant kitchenettes sanitair EHBO- en afkolflokaal HVAC / zonwering

     

informaticabeheer kinderopvang onthaal schoonmaak telefoonbeheer verzending

(pagina 14)

afvalbeheer bewaking dienstfietsen drank- en snoepautomaten herstellingen installaties, meubilair & infrastructuur

INTERNE COMMUNICATIE

(pagina 19)

VII CONTACT (pagina 20) VIII BIJLAGEN (pagina 21)

3

I OVER HET GEBOUW Vormgeving Het ontwerp van het gebouw is van de hand van architectenbureau Jaspers-Eyers & Partners i.s.m. Gigantes-Zengelis Architects, Bureau Bouwtechniek en VK-Engineering, en omvat een langgerekte sokkel van 200 meter in de Diestsepoort, met daarop een toren van 17 verdiepingen aan de Vuurkruisenlaan. Het project vormt het sluitstuk van de ontwikkeling van de Leuvense stationsomgeving. Het Vlaams Administratief Centrum, kortweg VAC, huisvest diverse diensten van de Vlaamse overheid. De 2 bovengrondse kantooroppervlakte bedraagt circa 23.000 m en herbergt werkplekken voor een 800-tal ambtenaren en een aantal gezamenlijke functies zoals kinderopvang, cafetaria, vergaderzalen en een auditorium. Vlaams primitief De VAC‟s worden genoemd naar Vlaamse iconen uit de kunstwereld die uit de buurt afkomstig zijn of er werkzaam waren. Zo gaf de Limburgse schrijver Hendrik Van Veldeke zijn naam aan het VAC te Hasselt en draagt het VAC Antwerpen de naam van Anna Bijns, een Antwerpse dichteres. de

Dirk Bouts was een Vlaams primitief die zich in de 15 eeuw in Leuven vestigde en het tot stadsschilder schopte. Zijn vele werken, die vandaag de dag de grootste musea ter wereld sieren, getuigen van het talent en de invloed die deze geadopteerde Leuvenaar op de schilderkunst heeft gehad. Zo kunt u zijn Laatste Avondmaal bewonderen in de SintPieterskerk op de Grote Markt van Leuven. Duurzaamheid Het Dirk Boutsgebouw is een voorbeeld op het gebied van energieverbruik en isolatie. Door extra te investeren in energiebesparende technieken scoort het project uitstekend volgens de 'Energieprestatie en Binnenklimaat'-wetgeving (EPB). En wanneer we het toetsen aan de duurzaamheidshandleiding "Waardering van kantoorgebouwen" van de Vlaamse overheid, behaalt dit project het maximum aantal van 4 sterren. Zo is de verwarming van het gebouw op basis van convectoren met thermostatische kranen. De koeling is dan weer op basis van statische koelbalken boven een geperforeerd verlaagd plafond. De verlichting werkt via aanwezigheidsdetectie en daglichtcompensatie. Aan een efficiënt waterverbruik werd ook gedacht. Regenwater wordt gebruikt voor de toiletten en dienstkranen. Kranen starten en stoppen automatisch en zowel de toiletten als de douches zijn voorzien van een spaarkop.

gebouwingang thv station & De Lijn

Verder is er energierecuperatie door middel van een boorgatenergie-opslagsysteem, waardoor de warmte in de zomer in de grond wordt opgeslagen die dan in de winter beschikbaar wordt gesteld voor de opwarming. In de zomer zorgt dit systeem voor de koeling. Tot slot is het gebouw uitgerust met zonnepanelen..

Door deze doorgedreven isolatie en de gebruikte technieken bereikt het VAC Leuven een E-peil 49. Dit geeft aan dat het gebouw ongeveer de helft minder energie verbruikt dan een standaard nieuw kantoorgebouw. Anders Werken Geen eigen werkplek, in een open landschap waar diensten in elkaar overlopen, team- en concentratiecockpits, clean desk, tele- en thuiswerk, laptops en draagbare telefoons ... Niet het type kantoor dat iedereen gewoon is. “Anders werken” is een principe dat de Vlaamse overheid geleidelijk aan bij al haar diensten aan het introduceren is. Hierbij gaat men uit van de 80 procentregel. Er zijn ongeveer acht werkplekken per tien werknemers voorzien omdat er altijd mensen op vakantie, ziek, op verplaatsing, in vergadering of aan het tele- of thuiswerken zijn.

4

II WAT TE DOEN BIJ BRAND? Algemeen 

In het gebouw geldt een algemeen rookverbod.



De digitale toegangscontrole registreert u wanneer u uw badge gebruikt bij het binnenkomen en het verlaten van het gebouw. Zo is er bij evacuatie geweten wie zich in het gebouw bevindt. Gebruikt u geen badge, dan bent u verplicht zich in- en uit te schrijven aan het onthaal.



Het gebouw bestaat uit verschillende zones. Indien er in een bepaalde zone een brand ontstaat, kan die zich niet onmiddellijk uitbreiden doordat de branddeuren de brand een tijdje zal isoleren. Het is daarom van groot belang dat de deuren nooit worden geblokkeerd.



In het gebouw zijn op verschillende plaatsen brandbestrijdingsmiddelen beschikbaar en aangeduid met rood-witte tekens. Deze middelen moeten permanent bereikbaar zijn. Er mag dus niets voor of op die toestellen geplaatst worden. Daarnaast zijn alle gebouwen uitgerust met rookmelders.



Het gebouw is uitgerust met brandmelders en sirenes. Enkel in de serverruimte is er een automatische blusinstallatie.



Het gebouw is uitgerust met speciale groen-witte tekens. Deze tekens wijzen u de weg naar de dichtstbijzijnde nooduitgang in geval van nood. Het spreekt voor zich dat deze uitgangen altijd vrijgehouden moeten worden. Plaats nooit iets voor deze uitgangen, ook al is het maar tijdelijk. Als u merkt dat een branddeur geblokkeerd is, waarschuwt u de siteverantwoordelijke.



De vluchtdeuren die buiten uitgeven zijn voorzien van een sirene om misbruik te voorkomen en ervoor te zorgen dat deze niet in open stand geblokkeerd worden. Zo wordt er ook voorkomen dat er via deze wegen ongenode gasten het gebouw betreden.



Ieder gebouw is opgedeeld in zones. In elke zone zijn zonevrijwilligers (2 per entiteit) opgegeven (weliswaar op vrijwillige basis) bij de siteverantwoordelijke die u in geval van nood zullen begeleiden bij de evacuatie. Instructies van de zonevrijwilligers dienen altijd opgevolgd te worden. Tijdens een noodsituatie kunt u de zonevrijwilligers herkennen aan het gele fluovestje.

5

Detectie en melding van een brand I. Tijdens de kantooruren Indien u tijdens de kantooruren enige rookvorming of begin van brand opmerkt, moet u dat onmiddellijk melden, bij voorkeur telefonisch. Maak geen onderscheid tussen grote en kleine branden, want iedere tijdswinst redt levens. 

Bel het interne noodnummer (016 6) 65000 Geef uw naam en informatie over de situatie (o.a. de locatie). Het onthaal neemt verdere stappen.



Duw de rode waarschuwingsknop in, wanneer u evacuatie nodig acht Na het indrukken van de rode drukknop krijgt de dispatching een waarschuwingssignaal. Wanneer de brandcentrale 2 meldingen (rookmelder en/of drukknop) krijgt zal het algemeen brandalarm afgaan.



Waarschuw uw zonevrijwilliger Laat het gebruik van de brandbestrijdingsmiddelen over aan wie daarvoor is opgeleid: de zonevrijwilligers en de brandweer. Veilig evacueren is het belangrijkste.

II. Buiten de kantooruren of bij een vergevorderde brand Indien u brand of rookontwikkeling vaststelt buiten de kantooruren, of indien het gaat om een vergevorderde brand binnen de kantooruren, dient u onmiddellijk de brandweer te verwittigen.  Bel de brandweer op (0) 112 Haak nooit in, zelfs als het even duurt, dit is volkomen normaal. Uw telefoonnummer verschijnt automatisch bij de hulpdiensten. Zodra u contact hebt, zeg rustig en duidelijk:  wie u bent  waar er brand is o Dirk Boutsgebouw, VAC Leuven, Diestsepoort 6, 3000 Leuven o verdieping/toren o precieze plaats/locatie  een duidelijke omschrijving van omvang en aard van de brand, hoe groot de rookontwikkeling is en of er gewonden zijn. 

Duw de rode waarschuwingsknop in Na het indrukken van de rode drukknop krijgt het onthaal een waarschuwingssignaal. Dit geeft de verantwoordelijke nog de kans om na te gaan of het niet om een vals alarm gaat. Hierdoor kan een valse evacuatie vermeden worden.



Tracht het onthaal via het interne noodnummer (016 6) 65000 te waarschuwen. Geef een korte stand van zaken en meld of u al stappen heeft ondernomen.

Evacuatie Bij alarmsignaal of een sein van de zonevrijwilligers: start de evacuatie. 1. 2. 3.

4. 5. 6.

Beëindig onmiddellijk de activiteit waarmee u bezig bent; De ontruiming gebeurt onder leiding van de zonevrijwilligers die u herkent aan de gele fluovestjes; Bij een evacuatie vervalt de bestaande hiërarchie en heeft de zonevrijwilliger de leiding over de personen die zich op dat moment in zijn zone bevinden. Als u niet op uw gewone werkplaats zat, ga in geen geval terug naar uw bureau en volg de instructies van de plaatselijke zonevrijwilligers; Tijdens de evacuatie is de hiërarchische structuur als volgt (in oplopende volgorde): zonevrijwilliger < siteverantwoordelijke < brandweer; Sluit deuren om de uitbreiding van de brand te voorkomen; Als uw jas of portemonnee in uw onmiddellijke omgeving ligt, neemt u deze mee.

6

7.

Bij het buitenkomen gaat u samen met de zonevrijwilliger op de vooraf afgesproken plaats staan. Deze plaats is te herkennen aan het pictogram:

8.

Meld u aan bij de zonevrijwilliger of leidinggevende. Hij/zij zal uw naam op een lijst aanduiden. Op die manier zal de brandweer geen onnodige risico‟s moeten nemen op zoek naar vermisten; Nadat de brandweer het gebouw heeft vrijgegeven zullen de leidend ambtenaren of hun afgevaardigde meedelen of/wanneer u het gebouw terug kunt betreden. Blijf dus bij uw zonevrijwilliger staan tot verdere instructies volgen;

9.

Enkele belangrijke tips: 

Gebruik bij het verlaten van het gebouw NOOIT de liften. Bij brand(alarm) komen de liften automatisch naar beneden en openen de deuren, zodanig u veilig de lift en het gebouw kunt verlaten. Daarna zullen de liften buiten werking blijven zolang het brandalarm gaat;



Denk in de eerste plaats aan uw eigen veiligheid, maar help indien mogelijk ook bezoekers, andersvaliden of wie moeilijk te been is;



Ga altijd rechtstreeks naar de nooduitgang, ga in geen geval naar de garage of naar de kinderopvang. De kinderen worden apart geëvacueerd;



Mensen die minder mobiel zijn, wenden zich naar de afgesproken evacuatieplaats op de verdieping. Daar zullen ze door de brandweer opgehaald worden. Meer informatie bij de zonevrijwilliger. In het geval er minder mobiele bezoekers aanwezig zijn, begeleidt de gastheer de bezoekers tot bij de zonevrijwilliger en daarna tot aan de evacuatie-verzamelplaats van de minder mobielen;



Er vindt op elke eerste donderdag van de maand om 10.00u een alarmtest plaats. U dient dan niet te evacueren. Veiligheidsproblemen die hierbij vastgesteld worden, dienen gemeld te worden aan de siteverantwoordelijke. Over het algemeen is dit een opdracht van de zonevrijwilligers.

Enkele aandachtspunten: 

Omwille van de brandveiligheid is het plaatsen van elektrische toestellen (vuurtjes, microgolfoven, koffiezet, ijskast,…) verboden, tenzij de siteverantwoordelijke hiervoor toestemming heeft gegeven;



De nooduitgangen mogen niet gebruikt worden als reguliere uitgang. Dit vanwege de brand- en toegangsveiligheid;



Huisdieren zijn niet toegelaten in het gebouw, met uitzondering van assistentiehonden voor minder mobiele mensen. Dit geldt voor zowel de publieke zone als voor de kantooromgeving.



Fietsen worden niet in het gebouw toegelaten. Voor personeelsleden is er een fietsenstalling voorzien.

7

III TOEGANGSCONTROLE Personeelsbadge U ontvangt uw badge via uw personeelsdienst of MOD. Bij verlies of beschadiging kunt u bij hen terecht. Uw badge heeft meerdere functies. Het aantal waarvan u effectief gebruik kunt maken is afhankelijk van de aan u toegekende rechten. 

Het openen van de toegangspoortjes is een standaardfunctie. Wanneer u een badge ontvangt, krijgt u binnen de kantooruren (06.00u–20.00u) automatisch toegang tot het gebouw en de fietsenparking. Met deze badge heeft u eveneens toegang in de Brusselse gebouwen (Arenberg, Boudewijn, Conscience, Ellips, Ferraris en Phoenix) en het Anna Bijnsgebouw (VAC Antwerpen). De badge werkt niet in het Hendrik Van Veldekegebouw (VAC Hasselt).



Toegang tot het gebouw buiten de kantooruren en toegang tot de datalokalen dient aangevraagd te worden via uw leidinggevende. In overleg met de siteverantwoordelijke zal de toegang al dan niet toegestaan worden. Verdere afspraken worden met de siteverantwoordelijke gemaakt.



Tot slot is er registratie van de werktijd via de prikklok. Wanneer uw afdeling gebruik maakt van deze functie is dit eveneens automatisch geactiveerd bij ontvangst van uw badge. De prikklokken bevinden zich achter de toegangspoortjes.

toegangspoortjes naar toren



De prikklok staat los van de toegangscontrole. Afspraken rond het gebruik van de prikklok worden op het niveau van de entiteit gemaakt.



Met uw badge heeft u toegang tot de parking van het VAC Leuven, wanneer dit is aangevraagd. Meer informatie is terug te vinden in het hoofdstuk „parking‟.

Wanneer u het gebouw definitief verlaat, levert u de badge terug in bij uw personeelsdienst (MOD) of bij de siteverantwoordelijke.

Bezoekersbadge Bezoekers dienen zich aan te melden aan één van de twee balies (0 en +1). Bezoekers voor de VDAB zullen geleid worden naar de balie van de Werkwinkel. Bezoekers kunnen de private zone (= achter de toegangspoortjes) van het gebouw niet betreden zonder registratie. Met de bezoekersbadge (barcode) kan de bezoeker na registratie de toegangspoortjes openen. De toegangspoortjes beschikken over 2 lezers, zoals op de afbeelding te zien is. De badgelezers met het blauwe ledlampje is voorbehouden aan personeelsleden met een VO-badge. De bezoeker dient gebruik te maken van de barcodelezer met rood symbool. Net zoals bij een bank wordt de barcode doorheen de lezer geschoven, waarna de toegangspoortjes zullen ontgrendelen.

Badgelezer (boven) Barcodelezer (onderaan)

Met deze barcode krijgt u de mogelijkheid om eenmalig het gebouw te betreden en te verlaten. Daarna vervalt deze bezoekersbadge. In tegenstelling tot onze andere gebouwen dient deze bezoekersbadge niet terug afgegeven te worden, aangezien deze na het bezoek vervalt.

8

IV ACCOMMODATIE Parking De parking is uitsluitend toegankelijk voor personeelsleden van de Vlaamse overheid met als standplaats het Dirk Boutsgebouw (VAC Leuven). Bezoekers kunnen parkeren in de parking de Bond (betalende parking). Deze is te bereiken via het Martelarenplein 18. De inrit van de parking bevindt zich in de Vuurkruisenlaan, maar enkel vanuit de richting van het Maria Artoisplein. Het uitrijden gebeurt langs de Diestsepoort, richting station. Er zijn 158 parkeerplaatsen voor dienstwagens en personeelsvoertuigen. Er worden geen plaatsen toegewezen, met uitzondering van verhoogde voertuigen (vrije hoogte 2,50m) De parkeerplaatsen voor andersvaliden zijn gemarkeerd, alsook de zone voor wagens die op LPG rijden mogen parkeren Ingang parking

De bestuurders met verhoogde voertuigen moeten via de Diestsepoort de parking inrijden. Zij melden zich via de slagboom aan of gebruiken hiervoor de toegewezen afstandbediening.. Toegang tot de parking dient aangevraagd te worden bij de siteverantwoordelijke. Wanneer de toegang is goedgekeurd ontvangt u een parkeerkaart. Deze moet u voor het venster van uw voertuig leggen. Voor enkele personen zal er ook toegang voorzien worden om bij noodwendigheid in het weekend of na 21.00u (werkdagen) de parking te kunnen betreden. Hiervoor dient de siteverantwoordelijke gecontacteerd te worden. Uitrit parking

Fietsenstalling De beveiligde fietsenstalling met een capaciteit van 175 plaatsen kan u bereiken ter hoogte van het busstation van de Lijn. U gebruikt de badgelezer om de fietsenstalling te betreden. Er is ook een videofoon voorzien waarmee u bij problemen contact op kan nemen met het onthaal. De dienstfietsen staan hier ook opgesteld Er worden in het gebouw géén fietsen toegelaten. Ingang fietsenstalling

Douches en kleedruimtes De douches voor fietsers, sporters en schoonmaakpersoneel zijn gelegen op de gelijkvloerse verdieping, vlakbij de fietsenstalling. In de gang zullen lockers voorzien worden voor het opbergen van sport- en fietskledij. De kleedkastjes die zich in de kleedruimtes bevinden zijn toegewezen aan het schoonmaakpersoneel die zich dagelijks dienen om te kleden. Douche

9

Loskade

De loskade is te bereiken via Diestsepoort. Een levering wordt gemeld via de parlofoon. Het onthaal zal u of de leverancier verder informeren en toegang verlenen tot het gebouw.

Loskade (rechts) (vlak naast ingang parking)

Landschapskantoren Dit kantoorgebouw is ingericht volgens het „Anders Werken principe‟. Concreet wilt dit zeggen dat 1. Niemand zijn/haar eigen bureau heeft. 2. Op het einde van de werkdag de werkplek leeg moet zijn. Op elke verdieping zijn er een aantal gesloten werkplekken (teamcockpits) die tijdelijk gebruikt kunnen worden, hetzij individueel, hetzij per team. Deze kunnen gebruikt worden voor opdrachten die de nodige concentratie vragen en/of privé gesprekken. Afspraken hierover zijn te maken met uw leidinggevende. Elke verdieping heeft voldoende lockers waarin een personeelslid zijn laptop en het nodige kantoormateriaal kan wegbergen. Meer informatie kan U inwinnen bij de siteverantwoordelijke. Meubilair 

Kasten worden toegewezen per entiteit die zelf de indeling per team of onderwerp maakt.

Inrichting     

Het is niet toegestaan gaten in de muren of wanden te boren; ook zaken ophangen aan plafonds is uit den boze; Er kunnen haakjes ter beschikking gesteld worden die bovenop de panelen van de wanden haken en waar je met visdraad dan een kader, foto of andere zaken kan aan ophangen; Indien men kaders wenst op te hangen aan de geschilderde muren, dient men een aanvraag in via de siteverantwoordelijke voor het voorzien van vaste rails; Vermijd plakband op de geverfde muren. Planten mogen door de entiteit zelf geplaatst worden wanneer deze goed onderhouden worden, én wanneer deze de veiligheid niet hinderen.

Satellietkantoor de

Het satellietkantoor bevindt zich op de 15 verdieping. De gebruikers kunnen zich hier met hun laptop aanmelden op het netwerk van de Vlaamse overheid. Een netwerkkabel dient zelf meegebracht te worden. Satellietwerkplekken moeten gereserveerd worden via het zaalreservatiesysteem van het AFM: http://fm.vlaanderen.be. Dit vereenvoudigt de inschrijving aan de balie (indien de satellietwerker niet beschikt over een badge) en garandeert de telewerkers een werkplek. Indien vooraf reserveren niet mogelijk was, moet een ingenomen vrije plek toch ingevoerd worden in het zaalreservatiesysteem. Dit is nodig om de evacuatielijsten up-to-date te houden. Neem hiervoor contact op met het onthaal wanneer u in het gebouw aankomt.

10

Vergaderzalen Het auditorium, vergaderzalen of multifunctionele ruimte zal niet ter beschikking gesteld worden voor derden en kan ook niet in weekends gebruikt worden. Occasioneel kan het wel ‟s avonds, indien dit overlegd wordt met de siteverantwoordelijke. Voor meer informatie rond de organisatie en/of extra kosten hiervan dient u contact op te nemen met de siteverantwoordelijke. De siteverantwoordelijke beheert samen met zijn medewerkers de gemeenschappelijke zalen. De entiteiten staan in voor het beheer van hun toegewezen vergaderzalen en teamcockpits. Catering in zalen Via het zaalreservatiesysteem http://fm.vlaanderen.be kan men vergaderzalen boeken met of zonder catering (drank, broodjes …). De kosten van de catering zullen aangerekend worden aan de entiteit. Deze regeling is enkel geldig wanneer hiervoor een contract is afgesloten tussen AFM en de entiteit. Tot 12.00u, de dag vóór uw activiteit, kan u via het zaalreservatiesysteem zelf catering boeken.

Gang naar de vergaderzalen

Bestelt u later dan 12.00u dan kan u tot 17.00u terecht bij de AFM Servicelijn om een bestelling voor de volgende dag alsnog te plaatsen. Het betreft hier enkel dranken (koffie, thee, water) en broodjes (standaardbeleg). Andere bestellingen (frisdranken, andere dranken, speciale broodjes, e.a.) dienen 3 werkdagen op voorhand aangevraagd te worden. Multifunctionele zaal Deze zaal wordt beheerd door de siteverantwoordelijke en is gelegen naast de hoofdinkom en hoofdbalie. De zaal beschikt over een beamer, geluidsinstallatie, netwerklijnen en verduisteringsgordijnen. Er is een link met het foyer/auditorium zodat bv. bij grote evenementen het mogelijk is om klank en beeld vanuit het auditorium te projecteren in de multifunctionele ruimte.

Multifunctionele zaal

Deze ruimte kan zowel gebruikt worden als leslokaal, seminarieruimte of voor bijeenkomst van een hele afdeling als bv. receptieruimte. Indien een externe cateraar aangesproken wordt, moet dit steeds in overleg gebeuren met de siteverantwoordelijke.

Foyer en auditorium De foyer wordt beheerd door de siteverantwoordelijke en doet dienst als ontvangstruimte of pauzeruimte voor gebruikers van het auditorium. Het auditorium telt 125 zitplaatsen. Het auditorium en foyer zijn bereikbaar zowel via +1 als via 0. Personen met een handicap kunnen zowel vooraan (links en rechts wegneembaar trapje), als achteraan (5 opklapbare stoelen) plaatsnemen. Auditorium

Foyer

De zaal beschikt over een beamer,scherm, geluidsinstallatie, netwerklijnen, vaste pc en verduisteringsgordijnen. In het auditorium is een zone uitgerust met een inductieve lus voor slechthorende die gebruik maken van een hoorapparaat. Er is een link met de multifunctionele ruimte zodat bv. bij grote evenementen het mogelijk is om klank en beeld

11

vanuit het auditorium te projecteren in de multifunctionele ruimte. Er staat zelfs een bel zoals in theaters om de gebruikers terug in de zaal te roepen. De foyer kan in een aantal schoolvakanties gebruikt worden als kinderopvang. Publieke vergaderzalen De 5 publieke vergaderzalen worden beheerd door de siteverantwoordelijke. Drie zalen hebben een capaciteit van maximum 20 personen en zijn uitgerust met een LCD scherm en netwerklijnen. De andere zalen kunnen 32 en 36 personen ontvangen. Deze 2 zalen zijn uitgerust met beamers en kunnen opgedeeld worden in nog eens 2 kleinere vergaderzalen doormiddel van een vouwwand. Hierdoor kunnen er 7 vergaderingen tegelijkertijd plaatsvinden. In totaal zijn er vijf zalen uitgerust met een beamer. Deze zalen hebben zowel internet (externen) als extranet (Vlaamse overheid). Toegang tot het internet dient aangevraagd te worden aan het onthaal. Zij geven u een code waarmee u toegang krijgt tot het internet. Toegewezen vergaderzalen en teamcockpits

Vergaderzaal

De vergaderzalen die gelegen zijn op de verdiepingen zijn toegewezen vergaderzalen. De entiteit tot wie ze behoren, beheert de zalen. Zalen voor meer dan 6 personen zijn opgenomen in het zaalreservatiesysteem van het AFM. Een beheerder van de bevoegde entiteit geeft toestemming voor de reservatie. Enkel in zalen die in het reservatiesysteem opgenomen zijn, kunnen drank en broodjes geleverd worden. De zalen hebben geen beamer, tenzij de entiteit hier zelf voor zorgt in overleg met de siteverantwoordelijke. Meer informatie omtrent de opstelling en faciliteiten van deze zalen kan u terugvinden op de website http://fm.vlaanderen.be

Vergaderzaal

Archiefruimte Het centrale archief is gelegen op de gelijkvloerse verdieping. De entiteiten bepalen wie toegang heeft en geven deze informatie door aan de siteverantwoordelijke. Deze zal de badge activeren. Enkel zij kunnen de ruimte betreden met hun badge. Het semi-statisch archief bevindt zich in Herent. De verdeling hiervan is opgemaakt in de werkgroep Archivering in samenspraak met de archiefverantwoordelijken per entiteit. De kasten op de verdiepingen zijn afsluitbaar. Op sommige plaatsen is er rolarchief voorzien.

Restaurant Het restaurant bevindt zich op de eerste verdieping. U kunt er elke werkdag terecht voor warme en koude maaltijden en een uitgebreid assortiment aan broodjes, dranken en desserten. De keuken is geopend van 11.30u tot 13.30u. Tussen 08.00u en 11.00u zijn er eveneens broodjes beschikbaar. Er staan ook drank- en snoepautomaten die voor iedereen de hele dag toegankelijk zijn. Deelnemers aan vergaderingen in het gebouw mogen gebruik maken van het restaurant. Grotere groepen dienen dit af te stemmen met de chef. Restaurant: broodjestoog

U kunt cash betalen of met maaltijdcheques van Ticket Restaurant / Accor. Er wordt teruggegeven op maaltijdcheques.

Meer informatie over de menu‟s, het assortiment en de prijzen vindt u in het restaurant of via www.vlaanderen.be/resto.

12

Kitchenettes De kitchenettes zijn uitgerust met een vaatwasmachine, koelkast, watertappunt (koud en warm) en kastjes. Microgolfovens en andere elektrische toestellen zijn voor de brandveiligheid niet toegestaan in het gebouw, tenzij u hiervoor expliciet toestemming voor heeft gekregen van de siteverantwoordelijke. Het gebruik van de dienstverlening die AFM – Catering aanbiedt is afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn tussen de entiteit en AFM. De entiteiten die geen overeenkomst hebben met AFM in het VAC Leuven, zullen zich dus zelf moeten voorzien van koffie en dergelijke. Voor meer informatie kan u terecht bij de siteverantwoordelijke. Onder deze dienstverlening verstaan we het leveren van koffie, thee, suiker, melk, roerstaafjes en een propere vaatdoek en handdoek. Het cateringpersoneel staat in voor het bijvullen van de voorraad en het onderhoud en het ontkalken van de thermossen en het koffiezettoestel. Het dagelijks onderhoud van de vloer wordt door de ploeg van de schoonmaak verzorgd. Voor meer informatie rond het periodieke onderhoud van de koelkast en de vaatwasser kunt u terecht bij de siteverantwoordelijke. De gebruikers staan zelf in voor:  het zetten van koffie;  het wassen van gebruikte (onder)tassen en glazen.

EHBO / afkolflokaal Het lokaal bevindt zich naast de hoofdbalie op de gelijkvloerse verdieping en is beveiligd met een badgelezer. De siteverantwoordelijke en het baliepersoneel krijgen hier toegang toe. Bij ongelukken of ziekte dient het baliepersoneel verwittigd te worden. Zij zullen het EHBO-lokaal openen en indien nodig onmiddellijk de hulpdiensten verwittigen. EHBO-lokaal

De afkolfruimte bevindt zich op verdieping +2. De toegang hiervoor kan aangevraagd worden bij de siteverantwoordelijke. Deze ruimte wordt voorlopig niet ingevuld als dokterskabinet omdat er geen verpleegkundige permanent in het gebouw zal zetelen. Dit is enkel verplicht met een bezetting groter dan 900 personeelsleden.

Sanitair Ingang EHBO-lokaal

Eventuele defecten kunt u melden bij de siteverantwoordelijke of bij de werfverantwoordelijke van de schoonmaak. Op de deuren van het sanitair kan u nagaan tussen welke uren de ruimte wordt schoongemaakt. Op de werkwagen van de schoonmaakster kunt u zien welke sanitair beschikbaar is.

HVAC en zonwering De temperatuur is beperkt handmatig bij te regelen via de thermosstatische kranen. Een algemeen comfortniveau wordt via een centraal gebouwbeheersysteem ingesteld. De automatische buitenzonwering zorgt ervoor dat er geen oververhitting is en dus ook geen koeling nodig is in de winter. In de zomer wordt daardoor ook getracht zo min mogelijk de koeling te moeten inschakelen. De buitenzonwering zal automatisch oprollen bij te felle wind en bij onderhoudswerkzaamheden. De binnenzonwering zal wel handmatig te bedienen zijn en dient om te fel zonlicht te weren. Klachten rond temperatuur en de zonwering mogen bij de siteverantwoordelijke gemeld worden. Ramen mogen in geen geval geopend worden. Dit omwille van veiligheid en de algemene klimatisatie.

13

V DIENSTVERLENING Afvalbeheer In het VAC Leuven wordt het afval gesorteerd. U dient zelf de inhoud van uw kantoorvuilbak te sorteren door gebruik te maken van de afvalvoorzieningen in uw zone (aan de kitchenette). Er is een papiercontainer, en restafval- en PMD-vuilbak. 

Restafval: dagelijks worden de vuilbakken in de kitchenettes en werkplekken leeggemaakt;



Oud papier: in elke berging op de verdieping staan papiercontainers voor oud papier en klein karton. Deze worden wekelijks leeggemaakt. Grote dozen of grote hoeveelheden papier voert u zelf af naar het afvallokaal. Contacteer hiervoor het onthaal.



Lege blikjes en flessen: in elke zone staat een PMD afvalbak voor lege blikjes, drankkartons en melkcups. Lege flessen deponeert u zelf in de glascontainer in het afvallokaal ter hoogte van het onthaal op de gelijkvloerse verdieping. Leeggoed van het restaurant brengt u terug naar het restaurant;



Speciale omhalingen: voor afvoer van ander materiaal (ICT, inktpatronen,…) staat de entiteit zelf in. In sommige gevallen kan AFM hier ondersteuning bieden;

Bewaking Tijdens de werkweek is er buiten de kantooruren (van 5.00u tot 8.00u en van 17.00u tot 21.00u) bewaking in het gebouw aanwezig. Tijdens het weekend en op feestdagen niet. Tussen 21.00u en 5.00u is er afstandsbewaking en zijn er enkele nachtrondes voorzien. Tijdens deze uren mag u het gebouw niet betreden, tenzij u expliciet toelating kreeg van de leidend ambtenaar en de siteverantwoordelijke. U kan de bewaking tussen 17.00u en 21.00u contacteren op het nummer 016 66 50 07.

Dienstfietsen Het AFM beschikt over 18 dienstfietsen. Deze kunnen bij het onthaal uitgeleend worden door alle personeelsleden werkende in het Dirk Boutsgebouw. De gebruiker vult hiervoor een registratiedocument in. U kunt fietsen niet op voorhand reserveren. Bij het ontlenen ontvangt u de fietssleutel. Waarschuw de balie bij een technisch defect, zodat dit kan hersteld worden. Bezoekers kunnen geen aanspraak maken op deze fietsen. Een fiets wordt enkel tijdens de diensturen voor één dag uitgeleend, en dienen dus voor sluiting teruggebracht te worden. Na 17.00u worden er geen fietsen meer uitgeleend. Wanneer u een ongeval heeft gehad, neemt u contact op met uw personeelsdienst voor de verzekering. Bij eventuele schade, vandalisme of diefstal brengt u de siteverantwoordelijke op de hoogte. De fietsen staan in de fietsenstalling.

14

Herstellingen installaties, meubilair & infrastructuur U kunt een probleem mondeling, telefonisch of per mail melden aan de siteverantwoordelijke of het onthaal. Toch vragen wij u iedere melding per mail te bevestigen op het e-mailadres [email protected]. Zo bent u er zeker van dat uw vraag wordt opgevolgd en worden discussies vermeden. Gelieve de onderstaande gegevens zeker te vermelden:  

  

Uw naam, zodat wij u op de hoogte kunnen houden en/of bijkomende vragen kunnen stellen. Een zo duidelijk mogelijke omschrijving van het probleem, bijvoorbeeld o Lampen: tl-lampen, spaarlampen, noodlampen… o WC: bril stuk, spoelt niet, lekt, verstopt… o Deur: slot, klink, pomp… o Lek: water, vloeistof… o Klimaat: warm, koud, tocht, geur… o Lift: signalisatie, deuren, lampen, snelheid… o Andere problemen: kasten, beamers, stoelen, geur, tafels, zonwering… De locatie: geef aan waar het probleem zich bevind; Verdieping; zone: waar op de verdieping. Gebruik hiervoor herkenbare omschrijvingen (kant van X of Y).

Informaticabeheer Uw ICT wordt door uw eigen entiteit geregeld. Contacteer bij problemen of vragen uw leidinggevende en/of ICT-verantwoordelijke.

Kinderopvang Het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) organiseert kinderopvang tijdens de schoolvakanties in Brussel, Antwerpen, Gent, Hasselt, Brugge en Leuven. Alle informatie vindt u op http://www.agoweb.be/DuurzaamWerkgeven/kinderopvang/index.aspx?mId=835. U kunt terecht bij het team van de kinderopvang via [email protected] of telefoonnummer (02/55)3 60 42. Er wordt opvang voorzien vanaf de zomervakantie 2011.

Onthaal Het onthaal is doorlopend open van 8.00u tot 17.00u. Tussen deze uren helpen onze onthaalmedewerkers u graag verder op weg. Welke service wordt er geleverd door het onthaal?    

Informatie over het gebouw; Bezoekers registreren en wegwijs maken in het gebouw; Uitlenen van fietsen; Het contacteren van personen bij kleine leveringen (andere Leveringen gaan via de loskade).

Hoofdbalie 1

Volgende service wordt niet geboden:   

Het in bewaring nemen van goederen die door u of derden worden afgegeven; Nemen van kopies; Het in ontvangst nemen van inschrijvingen voor aanbestedingen of het in ontvangst nemen van waardedocumenten of andere leveringen.

15

Voor al uw vragen kunt u terecht bij het onthaal. Daarnaast kan u voor vragen of opmerkingen ook steeds terecht bij de siteverantwoordelijke.

Bewaking na 17.00u Vanaf 17.00u wordt het onthaal bemand door een bewaker. De ingang ter hoogte van de Lijnwinkel wordt om 17.00u gesloten. De hoofdingang is toegankelijk tot 19.30u. Bezoekers en/of ambtenaren hebben na dit tijdstip geen toegang meer tot het gebouw, tenzij hierover afspraken gemaakt zijn met AFM. Rond 20.00u start de bewaking zijn laatste controle ronde doorheen het ganse gebouw. Het gebouw sluit om 21.00u en dient dus ook volledig leeg te zijn.

Balie 2 (thv De Lijn)

Bij sluiting wordt het inbraakalarm geactiveerd. Elke beweging zal dan ook leiden tot algemeen alarm. Welke service wordt niet meer aangeboden na 17.00u:   

Er worden geen cateringdiensten meer geleverd; Er worden geen fietsen meer uitgeleend; Er wordt geen informatie meer gegeven over het gebouw en/of afdelingen.

Na 17.00u wordt er niet meer digitaal ingeschreven. Bezoekers worden manueel in het logboek genoteerd. Voor vergaderingen na 17.00u dient het onthaal en de siteverantwoordelijke tijdig geïnformeerd te worden.

Schoonmaak Tussen 6.00u en 9.00u worden de werkplekken, vergaderzalen en kitchenettes schoongemaakt. Hieronder vindt u een overzicht van het werkprogramma: 1. KANTOREN, VERGADERZALEN & GANGEN Dagelijkse taken:      

Ledigen van vuilnismand; Ledigen en schoonmaken van asbakken buiten het gebouw; Schoonmaken van de hoorn van de telefoon; Verwijderen van vingertasten op deuren en kasten; Schoonmaken van lage horizontale vlakken (werktafel, lage kasten,…). Opgelet: schoonma(a)k(st)ers mogen geen papieren verleggen en enkel de vrije ruimten schoonmaken. Volg dus het Anders Werkenprincipe en maak uw bureau iedere avond vrij; Zichtbaar vuil op tapijt verwijderen, stofwissen van lino, parket en stenen vloeren.

Wekelijkse taken:  

Vochtig reinigen van kapstokken, bovenzijde radiators, bureauvoorwerpen, telefoontoestellen, computerkasten, stopcontacten, plinten, kaders, stoelen en bureaus Grondig reinigen van de vloer: tapijt volledig stofzuigen, lino- en stenen vloeren moppen en/of sprayen

Maandelijkse taken: 

Volledig reinigen van deuren en deuromlijstingen, hoge kasten, radiators en buizen

2. SANITAIR Het poetsen ervan gebeurt op de uren die zijn aangegeven op de deur. Op de werkwagen van de schoonmaakster kan u zien welke sanitair beschikbaar is.

16

Dagelijkse taken:       

Ledigen en reinigen van verzamelbakken van tissues Reinigen en ontkalken van wc-potten, wc-brillen, lavabo's, urinoirs en schaamschotten Reinigen van toiletborstels en houders Verwijderen van vingertasten op deuren Aanvullen van zeep, tissues en toiletpapier Vochtig reinigen van handdoek- en zeepapparaten Nat reinigen van de vloer

Wekelijkse taken: 

Reinigen van deuren en deurlijsten

Maandelijkse taken: 

Reinigen van muurtegels en verluchtingsroosters

3. OPHALING PAPIER 

Op elke verdieping staat er een papiercontainer. Deze wordt op verzoek geledigd. Neem hiervoor contact op met het onthaal of siteverantwoordelijke. ([email protected] )

4. WAT BEHOORT NIET TOT HET TAKENPAKKET        



Ledigen van de papierdozen; Verleggen van papieren om het werkvlak, vensterbank, kasten of vloer te kunnen schoonmaken; Schoonmaken van kasten aan de binnenkant; Schoonmaken van ruiten en ramen. Dit gebeurt door een externe firma om de x weken/maanden; Verzorgen van bloemen en planten. Dit gebeurt door een externe firma om de x weken/maanden; Opruimen en afwassen van koffietassen; Schoonmaken van ijskasten binnenin; Schoonmaken van computerschermen en klavieren. De reden hiervoor is dat het zeer delicaat werk is. De nodige materialen en producten worden wel ter beschikking gesteld aan de ambtenaar die zijn eigen pc moet reinigen. Deze producten en materialen kan je aanvragen bij de logistiek verantwoordelijke van uw entiteit; Koffie zetten.

Telefoonbeheer Wanneer u van een intern toestel naar een extern nummer belt, dient u het getal “0” voor het nummer te plaatsen om een buitenlijn te bekomen. In het gebouw worden vaste telefoons en looptelefoons (ook DECT‟s genaamd) gebruikt. Deze telefoons worden toegekend op vraag van de personeelsverantwoordelijke. Hebt u een vraag over of een probleem met uw toestel? Geef dit door aan de siteverantwoordelijke. Om de 2 weken komt er een technieker langs.

Tips voor optimaal gebruik van telefonie 

Nummer doorschakelen Druk „*72‟ gevolgd door het telefoonnummer en bel. Voor interne nummers volstaan de 5 laatste cijfers. Voor buitenlijnen zoals GSM-toestellen dient u de „0‟ niet te vergeten. Met „# 72‟ schakelt u deze functie uit. U mag uw oproepen niet omleiden naar de balie.



Oproep overnemen vanuit een ander toestel Neem de oproep van een afwezige collega over door „*23‟ in te drukken

17



Verkorte nummers voor gesprekken in het gebouw én tussen Antwerpen, Brussel, Leuven en Hasselt U kunt het vaste telefoonnummer van de meeste grote gebouwen van de Vlaamse overheid bellen via een binnenlijn, zowel van een vast toestel, een looptelefoon, als een dienst-GSM. Door dit consequent te gebruiken helpt u mee besparen op de telefoonfactuur. Vorm de laatste 5 cijfers van het volledige telefoonnummer. Bijvoorbeeld 65007 in plaats van 016 66 50 07 als u het onthaal van het gebouw met een binnenlijn wilt bellen of 46011 als u het onthaal van het VAC Antwerpen wenst te bellen.



TGV Zorg ervoor dat uw telefoongegevens correct zijn weergegeven in de TGV (TelefoonGids Vlaanderen). U doet dit via Vlimpers: „functiegegevens‟  „zoeken‟  „telefoongegevens aanpassen‟.

Verzending Het VAC Leuven beschikt over een verzendingsdienst die de coördinatie van alle poststukken en briefwisseling voor haar rekening neemt. De verzending is open van 8.00u tot 16.00u. De postkamer bevindt zich achter de hoofdbalie. De briefwisseling die wij in grote postzakken ontvangen van de post, wordt in het verzendingslokaal gesorteerd per afdeling. Verzendingslokaal

Er zijn twee stromen van briefwisseling:  

Externe briefwisseling: Dit zijn de poststukken die via Bpost geleverd worden. Het verzendingsteam sorteert deze briefwisseling per busnummer. Deze afdelingen hebben elk hun eigen postvak in het verzendingslokaal. Interne briefwisseling via estafette: Dit zijn poststukken die via de estafettedienst van het AFM worden bezorgd. Een overzicht van de adressen waar de estafette halt houdt kan U raadplegen in het verzendingslokaal of op het extranet: http://bz.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=4306

BINNENKOMENDE BRIEFWISSELING Externe briefwisseling Tussen 8.00u en 9.00u wordt de briefwisseling van Bpost gesorteerd. Van zodra de sortering rond is, kan elke afdeling de post komen afhalen in het verzendingslokaal. Interne briefwisseling via estafette

Ingang verzendingslokaal

Rond 8.00u, afhankelijk van het verkeer, wordt de estafette geleverd en gesorteerd. Van zodra de sortering rond is, kan elke afdeling de post komen afhalen in het verzendingslokaal.

UITGAANDE BRIEFWISSELING Externe briefwisseling De post kan aangeleverd worden tot 14.00u, maar als u wenst dat de stukken dezelfde dag nog verzonden worden, dienen ze vóór 14.00u bij de verzendingsdienst te zijn.

18

Bij het secretariaat van uw dienst zijn voorgedrukte labels, voorzien van een barcode, beschikbaar om al uw pakketten te versturen. Deze kleeft u op het pakket en in het voorziene vak kunt u de gegevens van de bestemmeling noteren. Wanneer de zending aan minstens één onderstaande criteria voldoet, wordt deze zending als pakje beschouwd en dus ook zo verstuurd:    

Langer dan 350 mm; En/of breder dan 23 mm; En/of dikker dan 30 mm; En/of zwaarden dan 2 kg.

Interne briefwisseling via estafette Deze poststukken worden voor 08.00u in het VAC Leuven opgehaald door de estafettedienst. Dit uur kan variëren naargelang de verkeersdrukte.

VI INTERNE COMMUNICATIE Meldingen omtrent defecten, vragen, suggesties en/of problemen dienen gecommuniceerd te worden aan de siteverantwoordelijke, bij voorkeur:  

via het generieke mailadres: [email protected] via uw aanspreekpunt / verantwoordelijke per verdieping

De siteverantwoordelijke kan niet iedereen persoonlijk bereiken. De siteverantwoordelijke zal belangrijke gebeurtenissen daarom melden aan de aanspreekpunten (bv. een probleem met de watervoorziening). Intern dient deze boodschap binnen de entiteiten nog verder gecommuniceerd te worden door de aanspreekpunten. Affiches en/of flyers dienen ter goedkeuring aan de siteverantwoordelijke bezorgd te worden, vooraleer deze in de publieke zone opgehangen en/of verspreid mogen worden. De berichtgeving dient werk of Vlaamse overheid gerelateerd te zijn en/of met de stad Leuven. De siteverantwoordelijke neemt hierin een beslissing.

19

VII CONTACT Bij problemen of vragen over de dienstverlening aangaande het gebouw zijn de siteverantwoordelijke en medewerkers het eerste aanspreekpunt. De siteverantwoordelijke zal ook de technische onderhoudsfirma aansturen. Rechts van de hoofdbalie is het bureel van de siteverantwoordelijke en de adjunctsiteverantwoordelijke gelegen.

Intern noodnummer (016 6) 6 50 00

Algemeen contactnummer (016 6) 6 50 03

Facilitaire diensten Algemeen

[email protected]

(016 6) 6 50 03

Siteverantwoordelijke Marie Meers

[email protected]

(016 6) 6 50 01

Adjunct-siteverantwoordelijke Heidi Willems

[email protected]

(016 6) 6 50 02

Chef catering Christophe Scheepmans

[email protected]

(016 6) 6 50 20

Werfverantwoordelijke schoonmaak Ermelinde Mombaerts [email protected]

(016 6) 6 50 30

AFM Servicelijn

(02 55) 3 20 00

[email protected]

Hulpdiensten Wanneer u via een binnenlijn belt, moet u een extra “0” voor het telefoonnummer plaatsen: Noodnummer Politie

(0)112 (0)016 21 06 11

Brandweer (0)112 Brandwondencentrum(0) 03 217 75 95 Anti-gifcentrum

(0) 070 245 245

Vlaamse Infolijn

(0) 1700

Website: http://bz.vonet.be/dirkbouts (extranet VO)

Deze brochure werd het laatst bijgewerkt op 21 april 2011

20

VIII BIJLAGEN

21

22