Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek Directoraat C - Middelen L - 2929 LUXEMBURG
AFDELING CONTRACTEN EN AANBESTEDINGEN LUXEMBURG
AANBESTEDING Nr. INLO.AO-2013-019-LUX-UTB-02 DIENSTVERLENING OP HET VLAK VAN TRANSPORT EN VRACHTBEHANDELING VAN MATERIALEN VOOR DE ORGANISATIE VAN CONFERENTIES EN VERGADERINGEN
Openbare procedure
4. BESTEK: TECHNISCHE SPECIFICATIES
1/5
Artikel 1 - Gedetailleerde beschrijving van de opdracht Deze aanbesteding betreft de levering van de volgende diensten: - het transport van materialen voor de organisatie van conferenties en vergaderingen; -
de terbeschikkingstelling van personeel voor vrachtbehandeling in de ruimten waar de vergadering of conferentie zal plaatsvinden.
Deze diensten worden uitgevoerd: -
in alle lidstaten van de Europese Unie en in bepaalde derde landen, met name: a) de volgende kandidaat-lidstaten voor lidmaatschap: IJsland, Turkije, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Montenegro et Servië; b) de volgende landen op de Balkan: Albanië, Bosnië en Herzegovina en Kosovo.
De transportdiensten betreffen uitsluitend het transport per vrachtwagen (over de weg en per veerboot) en worden niet verlangd voor bestemmingen die slechts per vliegtuig kunnen worden bereikt. De contractant moet de benodigde materialen en documenten vervoeren naar de hierboven vermelde plaatsen voor de organisatie van conferenties en vergaderingen van fracties van het Europees Parlement, en moet een logistieke ondersteuning bieden aan de vrachtbehandeling van deze materialen en de organisatie van deze conferenties en vergaderingen. Jaarlijkse gemiddelde volume van deze diensten (ter indicatie) Aantal vergaderingen: 5,25 Duur van een vergadering: 2,11 dagen Uren chauffeur/vrachtbehandelaar: 144,75 Afgelegde km met een grote vrachtwagen: 9 416,50 km Afgelegde km met een vrachtwagen met oplegger: 10 383,50 km Aantal overzettingen per veerboot: 1. Artikel 2 - Transport Het te vervoeren materiaal is zeer kwetsbaar aangezien het met name documenten, computers, technische apparatuur en tolkencabines betreft.
2/5
De contractant mag in het voertuig dat bestemd is voor het vervoer op rekening van het Europees Parlement geen andere goederen of materiaal vervoeren die aan derden toebehoren. De voertuigen die in het kader van deze aanbesteding ter beschikking worden gesteld zijn: - verzegeld voor het vertrek; - toegerust: . met een vaste, waterdichte laadruimte met stijve wanden (metaal, hout, composiet enz.) en binnenverlichting; . een beweegbare laadklep en alle benodigde uitrusting voor de verplaatsing van het vervoerde materiaal; . een vergrendelings- en alarmsysteem voor de vracht en het voertuig; - maximaal 5 jaar oud op het ogenblik van het transport. De vrachtwagen ten behoeve van het Europees Parlement worden ingezet met twee chauffeurs om de duur van het transport te verkorten. Het speciaal verpakken wordt verzorgd door de diensten van het Europees Parlement. Het gewicht van het te vervoeren materiaal varieert gewoonlijk tussen 1 en 12 ton. De contractant kiest voor elke conferentie of vergadering een geschikt voertuig voor het transport van het materiaal. Slechts ter indicatie: de voertuigen die momenteel voor het Europees Parlement worden gebruikt voor het transport over de weg variëren van een bestelbusje met een laadcapaciteit van 10m3 en een vrachtwagen met oplegger met een capaciteit van 50m3. Het Parlement zal de contractant een expeditiebon en een formulier voor de douane overleggen. De vervoers- en douanedocumenten worden opgesteld door de contractant en deze zal alle douaneformaliteiten en administratieve verklaringen verzorgen. Het vertrek van het materiaal vindt gewoonlijk plaats vanaf de gebouwen van het Europees Parlement in Luxemburg of Brussel maar het Europees Parlement behoudt zich het recht voor om bij uitzondering een ander vertrekpunt te bepalen. Een conferentie of een vergadering ter plaatse duurt tussen 2 en 5 dagen, voorbereidingen ter plaatse inbegrepen. Het Europees Parlement verbindt zich te zijner tijd de details mede te delen van de zending (bestemming, materiaal, termijnen). Gezien de representatieve aard van deze conferenties en vergaderingen voor het Europees Parlement, moet de contractant absoluut en zonder uitzondering de door de verantwoordelijke dienst van het Parlement vastgestelde plaats, data en uren voor de levering van het materiaal ter plaatse, evenals voor de terugkomst, respecteren. In
3/5
geval van vertraging door overmacht is de contractant verplicht het Europees Parlement daarvan ogenblikkelijk per telefoon of per fax op de hoogte te stellen, anders zal de contractant geen opschorting van de leveringstermijnen kunnen verlangen. In hun offerte moeten de inschrijvers het actieplan beschrijven dat wordt toegepast in geval van een onvoorziene omstandigheid (bijvoorbeeld een defect transportvoertuig, of elk ander probleem met betrekking tot vervoer, vrachtbehandeling of organisatie) teneinde voor zoveel mogelijk de organisatie van de conferentie of de vergadering te waarborgen. De contractant moet in staat zijn het vervoer van het materiaal in real time te volgen en op verzoek ogenblikkelijk informatie over het toezicht kunnen verstrekken. De chauffeurs moeten beschikken over een GSM-nummer dat aan het Europees Parlement wordt medegedeeld. (Zie tevens artikel 15 "Gunningscriteria", van de administratieve bepalingen.) Artikel 3 - Vrachtbehandeling De contractant moet logistieke ondersteuning bieden voor: - voor het laden en afladen van het materiaal in de gebouwen van het Europees Parlement waar de conferentie of de vergadering plaatsvindt; - bijstand aan het personeel van het Europees Parlement waar de conferentie of de vergadering plaatsvindt, bijvoorbeeld voor de montage en demontage van de tolkcabines en de technische apparatuur, de inrichting van de vergaderruimte alsmede de distributie van documenten aan deelnemers van conferenties en vergaderingen; - het opnieuw laden van het materiaal ter plaatse waar de conferentie of de vergadering zijn georganiseerd en het afladen van het materiaal in de gebouwen van het Europees Parlement. Het Europees Parlement aanvaardt vrachtbehandeling van de chauffeurs ter plaatse. De chauffeurs en de vrachtbehandelaars (hierna: "chauffeurs/vrachtbehandelaars") moeten absoluut en zonder uitzondering: - de lijst/inventaris van het vervoerde materiaal bij vertrek en voor de terugreis controleren. Deze lijst wordt hun door een personeelslid van het Europees Parlement verstrekt; - ervaring hebben; - tijdens de werktijd bereikbaar zijn met mobiele telefoon; - tenminste één van de twee werktalen beheersen (Frans en/of Engels). Kennis van andere officiële talen van de Europese Unie zal bij de presentatie van het organigram (zie hieronder) worden gewaardeerd. Het Europees Parlement zich het recht voor, op elk moment tijdens de uitvoering van het contract, de talenkennis van de chauffeurs/vrachtbehandelaars te verifiëren en in voorkomend geval hun vervanging te verlangen. 4/5
- een discreet jasje en overhemd te dragen bij de uitvoering van diensten tijdens de vergadering of de conferentie. De contractant is belast met de accommodatie ter plaatse van zijn chauffeurs/vrachtbehandelaars, voor zover mogelijk in het hotel waar de vergadering plaatsvindt. Indien mogelijk en zonder enige verplichting daartoe, zal het Europees Parlement op verzoek van de contractant nuttige informatie verstrekken over hotels waar de chauffeurs/vrachtafhandelaars kunnen verblijven. Op de laad- en aflaadplaatsen, alsmede tijdens conferenties en vergaderingen, zal er altijd een verantwoordelijke van het Europees Parlement ter plaatse aanwezig zijn om de werkzaamheden te coördineren en vragen van chauffeurs of vrachtafhandelaars te beantwoorden. Niettemin is de contractant geheel verantwoordelijk voor de deugdelijke uitvoering van het contract en noch hij noch zijn personeel kunnen worden beschouwd als zijnde in een positie van ondergeschikte van het Europees Parlement. Het Europees Parlement kan in geen geval beschouwd worden als werkgever van het personeel van de contractant. Alvorens tot verrichtingen over te gaan, moet de contractant aan het Europees Parlement een organigram overhandigen met de namen van de personen die de bestelling voor het Europees Parlement zullen uitvoeren, met vermelding van de talenkennis van de chauffeurs/vrachtafhandelaars. Bij dit organigram wordt een recent uittreksel, dat binnen een jaar na de datum van de bestelling is afgegeven, uit het strafregister gevoegd van de door hem voorgestelde chauffeurs/vrachtbehandelaars. Het Europees Parlement behoudt zich het recht voor tot afwijzing van de voorgestelde personen, zonder dat beroep daartegen van de contractant mogelijk is. In dit geval doet de contractant een nieuw voorstel ter goedkeuring aan het Europees Parlement toekomen. Artikel 4 - Verzekeringen
De contractant is verplicht een verzekering af te sluiten ter dekking van alle materiële en lichamelijke schade die kan ontstaan door en tijdens de uitvoering van de verrichtingen in het kader van dit contract. Deze verzekering moet tevens alle risico's dekken die kunnen ontstaan voor leden van het Europees Parlement, zijn ambtenaren en functionarissen, derden en gebruikers in het algemeen. De offerte moet een verklaring bevatten betreffende het soort verzekering dat is afgesloten en de aard en de reikwijdte van de gedekte risico's.
5/5
