2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:17 pm
Page 1
Directe besparingen op indirecte inkoop Corporate Purchasing Solutions
®
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:18 pm
Page 2
2
De cijfers in deze brochure zijn gebaseerd op een onderzoek dat in opdracht van American Express is uitgevoerd door Accenture. Dit onderzoek evalueert het huidige “Procurement to Payment“-proces van 54 grote ondernemingen met vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Het onderzoek is afgerond in januari 2003.
®
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:18 pm
Page 3
De bewezen elektronische
3
oplossing om concrete besparingen te realiseren. Corporate Purchasing Solutions vereenvoudigt interne processen, versterkt de naleving van inkoopcontracten, en vervangt het traditionele papieren proces. Het biedt u volledige controle en de mogelijkheid om de relatie
Inhoud
met uw leveranciers te Inleiding ......................................................4
versterken.
De verborgen kosten van indirecte inkoop........................................5 De kosten in detail ..................................6-7 De oplossing van American Express......8 Wat kan American Express voor uw bedrijf betekenen? ..................9-12 Besparingen wereldwijd ...........................12 Hoe werkt het? .......................................13 Meer dan een Purchasing Card ...............14 Unieke American Express Management Informatie en transactiegegevens ............15 Een besparingspotentieel van 3,2 miljoen $ per jaar................................16
Real Savings. Delivered.
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:18 pm
Page 4
Inleiding
4
Een besparingspotentieel van 3,2 miljoen $ per jaar* De meeste bedrijven hebben een goede financiële controle over hun directe uitgaven, maar controle over indirecte inkoop is vaak duur en inefficiënt. Dit biedt potentieel voor aanzienlijke besparingen, zowel in tijd als in geld. Besparingen die American Express helpt te bereiken – direct zichtbaar in resultaten.
American Express
Door ons
Al bijna dertig jaar is
Corporate Purchasing
programma volledig
American Express
Solutions is een
af te stemmen op
marktleider van
kosteneffectief,
uw specifieke
Expense Management
papierloos alternatief
bedrijfsbehoeften,
Programma’s.
voor uw traditionele
bieden wij een
Wij werken samen
inkoop. Het helpt
totaaloplossing.
met de meeste
uw inkoopproces
Fortune 500 bedrijven
te vereenvoudigen
en duizenden leveran-
en de controle en
ciers. Ons bedrijf
naleving van de
vertegenwoordigt een
inkoopcontracten
marktwaarde van 50
te verbeteren. Tevens
miljard dollar. Als
reduceert het de
Corporate Purchasing
kosten voor het
Solutions pionier is
kopen van indirecte
onze expertise
goederen en diensten.
ongeëvenaard.
*Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en 100.000 transacties.
®
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:18 pm
Page 5
De verborgen kosten van indirecte inkoop
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:18 pm
Page 6
De kosten in detail
6
Gemiddeld bestaan de directe bedrijfsuitgaven voor 40% uit indirecte inkoopkosten. Geen wonder dat bedrijven meer nadruk gaan leggen op het reduceren van kosten op dit gebied. De aandacht van directieleden concentreert
Voor meer dan 65% van de transacties worden
zich in de regel op de strategische ontwikkeling
papieren facturen gebruikt en meer dan 40%
van een verantwoord inkoopbeleid. Maar als
van de orders wordt nog steeds handmatig
daarbij voorbij wordt gegaan aan de
verwerkt. Deze transacties hebben een
verbetering van processen en procedures,
intensieve administratieve ondersteuning nodig,
wordt het volledige potentieel van deze
omdat er veel papierwerk mee gemoeid is.
ontwikkeling niet behaald.
Gemiddeld is een inkoopmedewerker meer dan 40% van zijn tijd kwijt aan administratie. Het
Vaak wordt indirecte inkoop gedaan bij vele
management besteedt 25% van zijn tijd aan het
leveranciers. Er is een overdaad aan formulieren
verwerken van aanvragen en inkooporders.
en gebrek aan controle. Deze kosten zijn lastig te traceren en het naleven van
Gebrek aan inzicht in uitgaven heeft een negatief
contractverplichtingen zijn moeilijk te
effect op strategisch inkoopmanagement, met
waarborgen. In de praktijk leidt dit tot een
als gevolg dat de onderhandelingspositie minder
nalevingspercentage van gemiddeld 68%.
sterk is en de consolidatiemogelijkheden van de
Goederen en diensten die zijn ingekocht buiten
uitgaven beperkt zijn. Bovendien blijft door het
de contracten om zijn gemiddeld 11,4% duurder
gebrek aan duidelijke informatie een belangrijk
dan de contractueel vastgelegde tarieven.
belastingvoordeel onbenut, omdat BTWteruggaven eenvoudigweg niet worden geclaimd of de verwerkingskosten niet opwegen tegen het te claimen bedrag.
®
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:18 pm
Page 7
Omdat het grootste gedeelte van de indirecte orders en bijbehorende facturen nog steeds papiermatig verwerkt worden, zijn de interne processen kostbaar en tijdrovend. Uit recent onderzoek
Het orderproces
blijkt dat de kosten voor het handmatig
Handmatig orderproces
Rekwisitie
Autorisatie (optioneel)
Order
Verzending en ontvangst
$8.60
$13.00
$35.80
$6.60
verwerken van één $64
transactie kunnen oplopen tot 97 $,
ERPorderproces
Rekwisitie
Autorisatie (optioneel)
$8.10
$8.40
elektronisch
ongeacht de feitelijke
elektronisch Verzending
Order
en ontvangst
$25.20
$6.60
$48
waarde van de bestelling.
E-Procurement orderproces
elektronisch
Rekwisitie
$8.60
Corporate Purchasing Solutions orderproces
Autorisatie elektronisch (optioneel)
$5.80
Autorisatie (optioneel)
bedrijven in staat geweest hun processen
Order
Ontvangst goederen
$0.40
$5.50
elektronisch
$1.00
Met ERP-systemen zijn
elektronisch
elektronisch
Order
Ontvangst goederen
$8.80
$4.60
$20
$14
Proces van factuurontvangst tot betaling
te verbeteren, maar doordat er nog steeds gebruik wordt gemaakt
Papieren facturatieproces
Ontvangst en Administratie
Afhandeling uitzonderingen
Autorisatie en betaling
Fiscale verwerking
$13.10
$11.70
$7.30
$0.50
$33
van papieren facturen, zijn de kostenbesparingen marginaal.
Elektronisch facturatieproces
De kosten zijn
Ontvangst en Administratie
$0.00
Afhandeling elektronisch Autorisatie elektronisch Fiscale verwerking en betaling uitzonderingen
$2.70
$0.60
$4
$0.30
gemiddeld 81 $ per transactie.
Facturatieproces Corporate Purchasing Solutions
Afhandeling elektronisch Verwerking elektronisch uitzonderingen factuur
$2.30
$1.90
Fiscale verwerking
$5
$0.30
E-Procurement systemen, met
Een veel beter resultaat wordt bereikt met
gebruiksvriendelijke interfaces en de
Corporate Purchasing Solutions. De kosten per
mogelijkheid inkoopgegevens elektronisch
transactie zijn hiermee te verlagen tot 19 $ per
vast te leggen, kunnen de proceskosten per
transactie.
transactie verder verlagen. Toch komen de kosten niet onder de 53 $.
Real Savings. Delivered.
7
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:18 pm
Page 8
De oplossing van American Express
8
Corporate Purchasing Solutions van American Express stelt uw bedrijf in staat goederen en diensten te bestellen en te betalen zonder gebruik te maken van traditionele inkooporders en facturen. Door de voordelen van elektronische transacties te combineren met de veelzijdigheid van Corporate Purchasing Solutions, helpt American Express u grip te krijgen op uw indirecte inkoop. Dit stelt u in staat concrete besparingen te realiseren.
Leverancier
1
Plaatsen van order
2
Autorisatie
3
Levering van goederen
4
Elektronische factuur indienen bij Amex
5
Betaling binnen 5 dagen
7
6
Ontvangst van MIS-bestand en betalingsoverzicht van Amex
6
7
Betaling aan Amex via automatische incasso
8
Reconciliatie
1 3
Eindge bruiker
8 7
2 4 5
Klant
Vergelijk dit met een traditioneel papieren proces dat aanzienlijk meer stappen kan bevatten.
®
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:19 pm
Page 9
Wat kan American Express voor uw bedrijf betekenen?
9
... Concrete besparingen
Het Corporate Purchasing Solutions programma levert substantiële, meetbare besparingen door verbeterde controle op uitgaven, verbeterde naleving van contractverplichtingen en een rapportage tool voor een efficiënt inkoopbeleid*.
Concrete besparingen
$ 0.9 miljoen
Doelmatige inkoop
Proces efficiëntie
Inzicht & naleving
$ 1.1 miljoen $ 1.2 miljoen
Totaal $ 3.2 miljoen *Gebaseerd op basis van een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en 100.000 transacties.
Real Savings. Delivered.
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:19 pm
Page 10
Doelmatige inkoop
Proces efficiëntie
1. Inzicht in uitgaven en
10
Inzicht & naleving
naleving van contractverplichtingen Bedrijven die kiezen voor
alsmede de mogelijkheid om aankopen
American Express Corporate
bij bepaalde industrieën te blokkeren.
Purchasing Solutions zien een stijging van 21% in het naleven
De elektronische (en on-line) rapportagemogelijkheden, zorgen voor een duidelijk inzicht in alle bedrijfsuitgaven.
van inkoopcontracten en betalen, door zich aan de oorspronkelijke contracten te houden, gemiddeld
Gedetailleerde BTW-informatie en de directe invoer van gegevens in ERP- en boekhoudsystemen, zorgen voor minder
11,4% lagere prijzen. Bij een
werkzaamheden m.b.t. het reconciliëren en
implementatie van gemiddelde
archiveren van BTW-nota’s. Bij sommige
omvang komt dit neer op een
bedrijven heeft dit geleid tot het beter en
besparing van 1,2 miljoen $*.
consequenter kunnen terugvorderen van BTW. Doordat onze Europese leveranciers in staat
Deze besparingen worden o.a. bereikt door
zijn om een gedetailleerde beschrijving van de
het gebruik van ‘Preferred Supplier Lijsten’.
aankopen te leveren (‘Line Item Details’), zijn
Deze unieke methode, waarbij leveranciers
onze elektronische bestanden goedgekeurd
worden geblokkeerd waarmee geen contract
door De Nederlandse Belastingdienst om als
is aangegaan en die niet op de lijst staan,
basis te dienen voor het terugvorderen van
kan alleen worden aangeboden door
BTW, zonder papieren formulieren.
American Express. Het kanaliseert de inkoop naar een geselecteerd aantal leveranciers. Diverse front- en back-end controlemogelijkheden zorgen voor het beter kunnen beheren van budgetten, en het uitgavenpatroon van bestellers. Dit gebeurt o.a. door het vaststellen van individuele transactie- en maandlimieten,
*Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en 100.000 transacties.
®
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:19 pm
Page 11
Doelmatige inkoop
Proces efficiëntie
2. Besparingen door
Inzicht & naleving
11
procesverbeteringen Met American Express Corporate Purchasing Solutions kunnen organisaties hun processen van orderplaatsing tot betaling (Procurement to Payment) herstructureren, door papieren orders en facturen door elektronische te vervangen.
wordt gecombineerd, gaat de reductie van 53 naar 26 $ per transactie. Binnen de berekende procesbesparingen kunnen onze klanten profiteren van een concrete kostenreductie van 11 $ per transactie, wat een besparing oplevert van 1,1 miljoen $ bij 100.000 transacties*. Deze besparingen zijn het resultaat van: Het elimineren van inkooporders. Kostenreductie bij plaatsing en autorisatie van orders door flexibele controles en limieten, en interoperabele systemen.
Onze oplossingen kunnen de proceskosten terugbrengen tot 19 $ per transactie. Ter vergelijking: handmatige, papieren processen kosten gemiddeld 97 $ per transactie.
De verlaging van proceskosten door 1 elektronische verzamelfactuur.
Indien u al beschikt over een ERP- en EProcurementsysteem kunt u die kosten met Corporate Purchasing Solutions nog verder terugbrengen. Met een ERP-systeem is een reductie van 81 naar 54 $ per transactie reëel. Dit wordt bereikt door diverse papieren facturen te vervangen door 1 elektronische verzamelfactuur. Wanneer een E-Procurement systeem met Corporate Purchasing Solutions
Lagere kosten voor reconciliatie en rapportage door verbeterde gegevensregistratie en integratie met ERP-systemen. Reductie van kosten voor programmabeheer met behulp van onze on-line service American Express @Work® en onze speciale Client Implementation Management teams. Het halveren van het aantal foutieve transacties.
Handmatige order/ Papieren factuur
$97
ERP/Papieren factuur
$81
ERP/Corporate Purchasing Solutions
$54
E-Procurement/ Papieren factuur
$53
E-Procurement/Corporate Purchasing Solutions
$26
Corporate Purchasing Solutions
$19
$0
$20
$40
$60
$80
$100
$120
Genereren van aanvraag
Verkrijgen van autorisatie
Order aanmaken en indienen
Ontvangst goederen
Verwerking factuur
Beheer uitzonderingen
Autorisatie en betaling factuur
Fiscale verwerking
*Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en 100.000 transacties.
Real Savings. Delivered.
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:19 pm
Page 12
Doelmatige inkoop
Proces efficiëntie
3. Effectieve Inkoop
12
Inzicht & naleving
Alleen de juiste informatie leidt tot effectieve inkoop. American Express
Beter inzicht en toegang tot waardevolle gedetailleerde aankoopomschrijvingen. (Line Item Details), wat zorgt voor additionele
Corporate Purchasing Solutions
inkoopbesparingen.
levert werkelijke besparingen door inzicht te geven in de
Additionele voordelen:
consolidatiemogelijkheden van uw
Lagere kosten per eenheid.
uitgaven. De werkelijke besparingen
Snellere levering, van gemiddeld 12,5 dagen
kunnen oplopen tot 900.000 $ of
tot levering de volgende dag.
1,5% van alle uitgaven die via het
Minder goederen in voorraad.
programma worden afgehandeld*.
Geen inkooporders en facturen meer verwerken. Inkoopmedewerkers kunnen zich
Deze voordelen worden behaald door:
nu richten op hun “core” activiteiten.
Door een gestructureerd implementatie-
Volledige intergratie met uw ERP- systemen.
proces, wat u in staat stelt uw initiële
Ervaren ‘Supplier Enablement Teams’ helpen
uitgaven te consolideren en uw
u uw geselecteerde leveranciers in het
leveranciersbestand te rationaliseren.
programma te integreren.
Voortdurende consolidatie van uitgaven op basis van gedetaileerde data uit onze online service American Express @Work®.
Besparingen wereldwijd De multinationals van vandaag zijn op zoek
Wereldwijd worden onze oplossingen lokaal
naar besparingen die wereldwijd toegepast
ondersteund door de expertise van onze
kunnen worden. Het Corporate Purchasing
medewerkers in de landen die wij bedienen.
Solutions systeem van American Express is
Persoonlijk contact en ondersteuning zijn van
operationeel in 24 landen wereldwijd, inclusief
essentieel belang. Daarom is American Express
10 Europese landen.
zeer alert op lokale omstandigheden, lokale bedrijfsculturen, taal en wettelijke bepalingen.
*Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en 100.000 transacties.
®
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:19 pm
Page 13
Hoe werkt het?
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:19 pm
Page 14
Meer dan een Purchasing Card
14
Oplossingen op maat American Express Corporate Purchasing Solutions
Techniek – integratie van onze gegevens
belicht alle aspecten voor een succesvolle op maat
met uw systemen.
gemaakte implementatie.
Voortdurende evaluatie – een toegewijd
Analyse – van uw uitgavenpatroon en uw
team dat uw programma evalueert en helpt
maximale besparingspotentieel.
optimale besparingen te behalen.
Overleg – om het programma aan te passen
Onze klanten en leveranciers vertrouwen op
aan uw specifieke behoeften.
onze teams en de gestructureerde implementatie-aanpak. Hierdoor zijn zij in staat
Advies – gedetailleerde implementatievoorstellen en een praktisch uitvoerbaar inkoopbeleid.
om besparingen te realiseren die hoger liggen dan andere Purchasing Card programma’s.
Implementatie – rationalisatie van het leveranciersbestand en resultaatgericht werken.
Technologie om besparingen te behalen Elektronische oplossingen zorgen voor snellere
Krachtige instrumenten voor rapportages en
en nauwkeurigere processen. Bij American
queries.
Express richten wij ons op de behoeften van de klant. Wij ontwerpen en installeren een oplossing in samenspraak met u en uw
Gegevensverwerking voor meerdere markten (ter ondersteuning van Shared Service Centres).
medewerkers op basis van uw specifieke
®
behoeften. De technologie achter onze
Interoperabiliteit met E-Procurement
krachtige integratiesoftware biedt u:
systemen.
Integratie van transacties met uw systemen.
Programmabeheer en -aanpassing.
Validatie en aanpassing van de gegevens op
Toegewijde klantenservice en technische
basis van uw interne boekhoudstructuur.
ondersteuning.
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:19 pm
Page 15
Unieke American Express Management Informatie en transactiegegevens De voordelen van gedetailleerde informatie American Express “Line Item Detail” (LID) informatie geeft u inzicht in inkooppatronen op transactieniveau. Dit helpt bij de integratie met uw ERP- en E-Procurement systemen, waardoor een compleet inzicht in uw uitgaven wordt gegeven. Bovendien worden onze LID-gegevens zo aangeleverd dat onze klanten BTW kunnen terugvorderen zonder de benodigde papieren facturen.
De juiste informatie op het juiste
15
Gegevens van topkwaliteit American Express is marktleider als het gaat om het aanleveren van gegevens van de hoogste kwaliteit. Met behulp van ons ‘closed loop’ netwerk, en de gegevens die wij rechtstreeks van uw leveranciers ontvangen te controleren op kwaliteit, streven wij naar volledigheid en consistentie van de informatie die wij u leveren.
American Express @Work® Deze on-line service biedt u de volgende voordelen:
moment
Krachtige rapportage- en management informatietools.
Dankzij onze on-line rapportage tools, beschikt
Dagelijks een actueel overzicht van uw uitgaven.
elke manager over Management Informatie op
Benchmark van uitgaven over het actuele jaar, afgezet tegen historische jaaroverzichten.
het juiste niveau in uw organisatie.
Informatie downloaden volgens uw eigen specificaties. Rapportages op wereldwijd en regionaal niveau.
De voordelen van één netwerk Directe relatie met leveranciers. Uitgevende instantie van de bankkaart
Verwerking kaartaccepterend bedrijf
Bank/Giro centrale
Databeheer op hoog niveau. 100% Verantwoordelijkheid.
Da
ta
ta Da
-Afrekening -Rapportage -Autorisatie
Data
Data
Uitgever van bankkaart -Rapportage -Autorisatie
Data
Data
Data
Bankkaart accepterend bedrijf
Kaartprocessor
-Afrekening -Rapportage
-Rapportage
Data
Data
Data
Klant
Leverancier
Leverancier
Klunt
Het bankkaarten proces
Het American Express proces
Real Savings. Delivered.
2909_DUTCH_Amex_CPS_Bro_A/W
5/8/03
4:19 pm
Page 16
Voor meer informatie over onze oplossingen kunt u contact
Een besparingspotentieel van 3,2 miljoen $ per jaar*
opnemen met: E-mail:
[email protected] Telefoon: +31 (0)20 504 8630 American Express Corporate Purchasing Solutions Amsteldijk 166 1079 LH Amsterdam Nederland www.americanexpress.com
De meeste ondernemingen hebben een goede financiële controle over hun directe uitgaven, maar controle over indirecte inkoop is vaak duur en inefficiënt. Dit biedt potentieel voor aanzienlijke besparingen, zowel in tijd als in geld. Besparingen die American Express helpt te bereiken – direct zichtbaar in resultaten. Ontdek hoe u met Corporate Purchasing Solutions van American Express de kosten van het inkopen van indirecte goederen en diensten drastisch kunt terugbrengen en hoe wij u kunnen helpen bij: Het beter naleven van inkoopcontracten. Het optimaliseren van processen. De effectiviteit van inkoop te verhogen. Ons Client Solutions Team helpt u het programma te implementeren volgens uw inkoopbehoeften. Het op maat gemaakte implementatieprogramma zorgt voor werkelijke toegevoegde waarde voor uw bedrijfsuitvoering. American Express Corporate Purchasing Solutions is onderdeel van ons brede aanbod van Corporate Expense Management oplossingen, waaronder ook de American Express Bedrijfskaart valt.
*Gebaseerd op een gemiddeld American Express Corporate Purchasing Solutions programma met een jaaruitgave van 50 miljoen $ en 100.000 transacties.
American Express Services Europe Limited Registered office: Portland House London SW1E 5BZ Registered number: 1833139 ®
Copyright© 2003
CPS CFB 08/03 NL
