Amsterdamse Inkoop op de schop ! Hans Dussel, Hoofd Inkoop Gemeente Amsterdam PIANOo-congres 6 juni 2013
Resultaat: Een professionele inkooporganisatie die bijdraagt aan de (beleids)doelen en de (bezuinigings)opgave van de stad Hoe: Onder politieke druk is inrichting van de inkoopfunctie, de toepassing van het inkoopbeleid en invulling aan het opdrachtgeverschap verbeterd. In deze sessie meer over de Amsterdamse aanpak. Generiek over de doelen, de verandermethode en de nieuwe inrichting van inkoop in Amsterdam Specifiek hoe we met inkoop in GWW-domein aan de slag gaan en welke instrumenten we daar inzetten
Aanleiding
Mislukte inkooptrajecten Moeizame uitvoering GWW-projecten Opmerkingen College B&W Gemeenteraadsmotie
4
Wethouder treedt af na fiasco Metrolijn
5
Burgemeester van der Laan:
6
Motie 330 van raadsleden Drooge en Ivens
Bij de begroting voor 2013 met een plan te komen om de gemeentelijke competenties op het gebied van aanbestedingen structureel te verbeteren
Plan is bij begroting 2012 opgeleverd 10 wegen naar een innovatiever aanbestedingsbeleid en opdrachtgeverschap Plan van Burgemeester en 3 meest betrokken wethouders in elkaar gezet door een werkgroep van ongeveer 20 ambtenaren 28 januari 2013 akkoord in College
Organisatie Inkoop Gemeente Amsterdam Van volledig ongecoördineerd en gedecentraliseerd in stappen naar gespecialiseerd en geclusterd
Volledig Decentraal, Amsterdam tot 2000
Stdl Oost
DWI DIVV OGA
IBA
SHP Stdl West
DMO GGD DFM
Lichte coördinatie, Amsterdam 2000-2006
Wethouder Inkoop
Stdl Oost
DWI DIVV
Concern Inkoop
OGA Taken:
Stdl West
- Beleidsadvies
- Gemeentebrede raamcontracten
200 MLN
IBA
SHP
- Kaderstelling
GGD DFM
1,6 MLD
DMO
Lichte coördinatie en gezamenlijke inkoopbesparingen, Amsterdam 2006-2011
Wethouder Inkoop
Stdl Oost
DWI DIVV
Concern Inkoop
OGA Taken: - Kaderstelling
Stdl West
- Gemeentebrede besparingen ( 25 mln)
GGD
- Professionalisering - Gemeentebrede raamcontracten
200 MLN
IBA
SHP
- Beleidsadvies
DFM
1,6 MLD
DMO
Inkoop is productgeoriënteerd, Amsterdam 2013 en verder Burgemeester
Wethouder Inkoop
Dienst Juridische Zaken
Taken:
Concern Inkoop
Vakwethouders
Vakwethouders
Vakwethouders
Verantwoordelijk
Inkoop: Bedrijfsvoering
Inkoop: Primair proces sociaal
Inkoop: Primair proces fysiek
Scope
Bijv. DFM, DICT, SHP
Bijv. DWI, DMO, GGD
Bijv. IBA, OGA, IVV, DRO
Uitvoerende diensten /lead buyers
Alle organisatie onderdelen
Alle betrokken organisatie onderdelen
Alle betrokken organisatie onderdelen
Deelnemers
Categoriemanagement, lead buyers
nog te bepalen
integrale projectteams
Werkvorm
+/- 700 mln
+/- 400 mln
+/- 600 mln
Uitgaven
Taken:
- Juridische zaken
- Kaderstelling
- Zorgplicht
- Control
- Integriteit
- Beleidsadvies
-
1,8 MLD
7 juni 2013
Nieuwe vorm van de organisatie van de inkoopfunctie
13
Adviesraad Inkoop… Beleid / kaderstelling
Plek van uitvoering
Nieuwe situatie
Concern
Centraal
Control
Wijze van aansturing Advies Cluster
Controle
Uitvoering
Dienst / stadsdeel
Concern
Centraal
Cluster
Dienst / stadsdeel
14
Wat betekent de verandering? Inkooporganisatie Niet langer oriëntatie op interne organisatie maar op product Deelname Meedoen aan gezamenlijke inkooptrajecten wordt verplicht Verantwoordelijkheid Bestuurlijke verantwoordelijkheid verdeeld over vakwethouders, wethouder inkoop, en burgemeester
15
7 juni 2013
Uitwerking op clusterniveau Voor primair fysiek en primair sociale inkoop gaan we op zoek naar de ideale manier om bepaalde productgroepen in te kopen, contractmanagement uit te voeren en samenwerking te organiseren Voor facilitaire/generieke inkoop zal het Lead Buyer concept verder ingevoerd en uitgewerkt worden
Werkvormen worden verder ontwikkeld Door gewoon te doen!!
16
7 juni 2013
Wat betekent dit voor inkopers? 1. Drie Inkoopstromen : 1. Primair Sociaal 2. Primair Fysiek 3. Bedrijfsvoering/Generiek/Facilitair
2. Vaste samenwerkingsverbanden in projectteams of leadbuyerteams 3. Specialisering van inkopers naar bepaalde inkooppakketten en specialisatie in rollen
Inkoopbeleid Gemeente Amsterdam
18
Inkoopbeleid Amsterdam
Nota inkoop en aanbesteden Aanbestedingsinstructies Leidraad Duurzaam Inkopen Leidraad Social Return Inkoopvoorwaarden Gemeente Amsterdam Werkinstructie en checklist inkoopstrategie Inkooptool Handleiding EMVI Standaard bestekken
Implementatie binnen fysiek domein Amsterdam
Aanpak Top down en bottom up benadering Instellen van een ‘inkoopregieorgaan’ voor centraliseren tactische en strategische inkoop voor primair proces fysiek Praktische / concrete stappen voor verbeteringen op drie niveaus: - gemeentebreed - in het fysieke cluster - per organisatie doen wat nodig is
21
7 juni 2013
“10 wegen naar innovatiever aanbestedingsbeleid en opdrachtgeverschap” 1. Track Record 2. Slimmer uitvragen 3. Gebruik EMVI: risico en kans gestuurd aanbesteden 4. Betere kennisdeling 5. Inrichten Tenderboard 6. Juridische expertise bij contractvorming 7. Onderhandelingsfunctie versterken 8. Contractmanagement verbeteren 9. Delen en leren van ervaringen 10. Bestuurlijke verantwoordelijkheid
1. Track Record Past Performance Korte termijn (vanaf 1 maart 2013) – Amsterdams Contractregister vullen met standaard evaluatie van alle contracten > € 200.000 – Ontwikkelen van een standaard om de gemeten past performance mee te nemen in aanbestedingen
Lange termijn – Ontwikkelen evaluatiesysteem dat voldoet aan EU regels – Markt betrekken bij invoering
23
7 juni 2013
2. Slimmer uitvragen In de voorbereidingsfase van een inkooptraject is multidisciplinaire kennis geborgd (juridisch, onderhandelingskennis, beleidsterreinen, materiedeskundigheid, marktkennis) Per productgroep wordt (voor zover zinvol) een inkoopstrategie uitgewerkt die als uitgangspunt bij de marktbenadering wordt gehanteerd Project en planningsmethodieken bezien en mogelijk aanpassen zodat meer innovatieve, functionele en geïntegreerde oplossingsrichtingen mogelijk worden.
3. EMVI, risico en kans gestuurd aanbesteden (gemeentebreed) Opdrachten > € 200.000 of hoog risicoprofiel inkoopplan opstellen Wanneer er een inkoopstrategie is opgesteld voor de desbetreffende productgroep, wordt deze als uitgangspunt bij de marktbenadering gehanteerd Fysieke sector werkt kennisachterstand EMVI weg
4. en 6. Betere juridische kennisdeling Daar waar mogelijk gebruik standaardcontracten (moedercontracten) Bundeling kennis per cluster (materie/juridisch) Huisadvocaat begeleidt gerechtelijke procedures Oprichting juridische expertisgroep Bij contracten met een waarde van meer dan €500.000 of met een hoog afbreukrisico vindt een extra juridische toets plaats door een jurist van buiten eigen dienst of cluster en van buiten disciplinair team
26
7 juni 2013
5. Tenderboard Er wordt een Tenderboard voor cluster fysiek ingesteld waaraan alle projecten met een waarde die de 5 miljoen overstijgen worden voorgelegd. Tenderboard toetst kwaliteitsbewaking en toetst aan inkoopbeleid, inkoopplan en inkoopstrategie Tenderboard adviseert opdrachtgever en neemt niet de verantwoordelijkheid over Tenderboard heeft ook een functie als kennisdelend en lerend orgaan
27
7 juni 2013
8. Contractmanagement De top 2% van grootste leveranciers en de daarbij behorende contracten worden actief gemanaged De wijze van contractmanagement wordt nader uitgewerkt Ontwikkelen van methodieken en trainen van de ‘contracteigenaren’ en contractmanagers in hun rol van contractmanagemer (ook aandacht voor onderhandelingsvaardigheden!)
9. Delen en leren van ervaringen Ervaringen met opdrachtnemers uitwisselen (zie past performance / contractregister) Contracten worden geëvalueerd
10. Bestuurlijke verantwoordelijkheid Bestuurlijke verantwoordelijkheid – Juridische Zaken en zorgplicht: de Burgemeester – Inkoopproces: Wethouder Inkoop – Infra/IVV: Wethouder Verkeer en Vervoer – Ruimtelijke projecten: Wethouder Stadsontwikkeling – Sociaal Domein: vakwethouders Sociaal Domein
Lessen uit Amsterdam Politieke aandacht kan een steun zijn. ‘Geen bottom up zonder top down’ Zorg voor een simpel plan, als het moment komt kun je het uitleggen en inzetten Ook kleine stappen moeten in lijn zijn met lange termijn ‘Gebruik’ de aanbestedingswet, een reorganisatie, een fusie of een besparingsprogramma om aan te geven wat inkoop kan bijdragen Zoek samenwerking en durf macht, belang, fte’s of geld af te staan aan anderen die het werk beter kunnen
