DigiInkoop Efficiënter zaken doen met de Rijksdienst

DigiInkoop Efficiënter zaken doen met de Rijksdienst Digitaal Bestuur Congres 20 januari 2011 Menno van Drunen - Logius

Aan deze presentatie kunnen geen rechten worden ontleend.

Even voorstellen: wij zijn Logius Historie: Logius is gestart op 1 april 2006 als dienst digitale overheid van het ministerie van BZK. Sinds 1 januari 2010 is Logius een baten-lastendienst. Missie: Logius biedt publieke dienstverleners een samenhangende ICT-infrastructuur, zodat burgers en bedrijven betrouwbaar, snel en gemakkelijk elektronisch zaken met hen kunnen doen. Kernactiviteiten: Beheer en doorontwikkeling van overheidsbrede ICT-producten Stimuleren van gebruik van producten Ontwikkeling gemeenschappelijke standaarden www.logius.nl biedt u alle informatie over onze dienstverlening

2

DBC 2011 | Studio’s | Logius | DigiInkoop

Agenda • • • • •

3

Waarom DigiInkoop? Wat is DigiInkoop? Planning en stand van zaken Hoe gaat het aansluitproces in zijn werk? Vervolgstappen


Doelstelling DigiInkoop Doelmatig en professioneel

Rechtmatig

Efficiënt Makkelijk • • •

Één proces voor de Rijksoverheid: delen van best practices; Één ingang voor leveranciers: lagere kosten voor BV Nederland; Één manier van rapporteren: gezamenlijk evalueren en leren. 4


Wij hebben ergens tussen de 50 en 500…. contracten denk ik…..

Wij werken al elektronisch met PDF formulieren…

Wat is het DigiInkoop?? Selecteer product

Vul bestel fomulier in

Beoordeel bestelling

Reserveer budget

Plaats bestelling

Ontvang bestellling

Ontvang factuur

Beoordeel factuur

Overtypen factuur

Betaal factuur

Beoordeel bestelling

Ontvang bestelling

Betaal factuur

Selecteer product

Ik ga zelf wel naar de Gamma want via inkoop duurt het 6 weken… 5


Agenda • • • • •

6



Doelgroep

E-factureren als eerste stap opweg naar DigiInkoop te een m e G ie vinc Pro …

•1 •1definitie definitiefactuurbericht factuurbericht •Inzet •Inzetvan vande deDigipoort Digipoorten enDigikoppeling Digikoppeling

EF

ZBO eid erh v o s Rijk

DigiInkoop

n ture Fac

O

n nge a v t n

l ent portaa m e s n g r na cie telle tma veran Bes c a r e t L Con

Functionaliteit • • •

E-document : een door een computer leesbaar document in een gestructureerd formaat Een plaatje / PDF is in het kader van deze definitie dus geen e-document De overheid heeft gekozen voor de UBL en SETU (HR-XML) standaarden 7


Processen in DigiInkoop Inkoop management informatie

Management informatie Categorie strategie

Specificeren

Selecteren

Contracteren

Tactische processen Contractmanagement

Nader specificeren

Nader selecteren

Bestellen

Ontvangen

Betalen

Operationele processen

Leveranciers relatiebeheer

8


Voorbeeld: catalogus kanaal Overheid

EINDE

START

Nader Specificeren

Offerte aanvraag

Nader Selecteren

Offerte

Bestellen (Normaal of Limiet order)

Bevestiging

Afwijzing Bestelling

Factuur verwerkin g & betalen

Ontvangen

ASN

Voorstel factuur

Factuur

Betaling

Berichtenverkeer

Order Order response

Offerte aanbieden

Purchase order

Aanmaak Verkoop order

Invoice

PO confirm

Leveren

Verwerken ontvangst

Genereren factuur

€€€

Ontvangen betaling

Leverancier

9Leverancier

Business klantorganisa tie

Administratie klantorganisa tie


Architectuur DigiInkoop Deelnemer B

Organisatie Medewerkers Management informatie

Leverancier

Basisregistraties Financieel Logistiek

Catalogus platform

E-purchasing Financiële administratie

Deelnemer A

Inkoop workflow

Management informatie

Catalogus platform

Contract management Catalogi Inkoop workflow

Berichtenverkeer Financiële administratie

10

Digipoort

Verkoop administratie


Agenda • • • • •

11



Planning 09/10 Programma van eisen 09/10 Digipoort geschikt voor factureren 12/10 Publicatie aanbesteding e-purchasing voorziening 12/10 Gehele Rijksdienst aangesloten op Digipoort voor e-factureren 01/11 Digipoort geschikt voor alle berichten in het inkoopproces 03/11 Contract e-purchasing voorziening leverancier 06/11 Realisatie e-purchasing voorziening 09/11 Migratie EBF1.1 (Fin, I&M, Defensie, Belastingdienst, VWS, OCW) Q2/12 Hele Rijksdienst aangesloten op DigiInkoop

• • •

Rijksdienst: Groei naar tienduizenden aangesloten leveranciers Rijksdienst: Groei naar > 1,5 mln facturen en +/- 6 mln e-inkoop documenten Overheid: 20% e-facturen in 2011, 80% in 2014 en streven naar 100% in 2018 12


Stand van zaken

• • •

Rijksdienst en een aantal grote leveranciers aangesloten Aansluiten op e-factureren vanaf nu mogelijk (www.logius.nl/e-factureren) Aansluiten DigiInkoop voor Rijksdienst vanaf nu mogelijk, ingebruikname medio 2011 13


Agenda • • • • •

14



Verschillende soorten aansluitingen Meerdere Meerdere e-invoice e-invoice hubs hubs markt markt en en overheid overheid

Leveranciers

• • •

Intermediairs

Overheid

Leveranciersportaal: beveiligde website voor MKB zonder intermediar of software pakket Intermediar / softwarepakket: ICT leverancier maakt een gedeelde koppeling Eigen koppeling: voor grote(re) bedrijven, bedrijven die al een aansluiting hebben en bedrijven met een volwassen ICT afdeling 15


Het aansluitproces 1. Bepaal op welke manier u wilt aansluiten op DigiInkoop: a. Via uw (online) software pakket / intermediair -> maak een afspraak met uw leverancier b. Via PDF / het leveranciersportaal -> e-factureren kan vanaf nu, meer informatie over e-inkopen medio 2011 c. Eigen koppeling -> Ga door naar stap 2 2. Download de aansluitkit en voer de stappen uit de aansluitkit uit a. Bepaal de impact b. Bepaal welke e-inkoopberichten voor u van toepassing zijn c. Vraag een PKIOverheid certificaat aan d. Sluit aan en test e. Ga in productie

•Aansluitkit e-facturen nu beschikbaar, aansluitkit e-inkoop volgt eind januari •Voor intermediairs en softwareleveranciers is extra ondersteuning beschikbaar 16


Bepaal welke inkoopberichten van toepassing zijn 1/2

Start Facturatie op basis van gewerkte uren? Nee Vaste specificaties? Ja 1 vaste leverancier

Ja

Inhuur

Nee

Klantorder

Ja

Hoeveelheid vooraf bekend? Ja Periodieke factuur Nee Catalogus / Standaard

Nee Hoeveelheid vooraf bekend? Nee Ja Periodieke factuur Ja Nee Catalogus / Standaard met minicompetitie

17

Nee

Nacalculatie

Ja

Abonnementen

Nacalculatie met minicompetitie Abonnementen met minicompetitie


x x m m m

x x x x x

x x

Vo ors t el fac tuu r Fac tuu r

ens ta (vo ors tel )Ur

Be ste lbe ve sti gin g AS N

x x m m m

ing

x x m m m

Be ste ll

ng Afw ijzi

Standaard SET (HR-XML) UBL UBL UBL UBL

Of fer te

Kanaal Inhuur Klantorder Nacalculatie Abonnementen Catalogus / Standaard

Of fer tea an vr a ag

at

Bepaal welke inkoopberichten van toepassing zijn 2/2

x o o o o

x x x x

x x x x x

x = verplicht o = optioneel m = alleen bij minicompetitie

18


Agenda • • • • •

19



Vervolgstappen

Meer weten of aansluiten? www.logius.nl/DigiInkoop [email protected] 0900 - 5554555

Menno van Drunen, projectmanager 06 245 162 44 / [email protected]

20


Backup

21


Inkoopkanalen Inkoop kanalen

(Nader specificeren) (Nader selecteren) Bestellen

Inkoopproces

Ontvangen

22

Betalen Contractmanagement Stamdata beheer Rapportages


Procesontwerp P2P inhuur externen Overheid START

Nader Specificere n (aanvrage n)

Nader selecteren

Aanvullen nadere specificaties

Aanvraag

Accepteren onboarding

Voorselectie

Offerte

Bestellen

Afwijzing

Staffing Order + bijlagen Human Resource + bijlagen

Stafffing Order

Bestellin g Staffing Order

Tijdschrijven

Tijd beoordele n

Tijd doorboeke n als ontvangst

Bestel bevestiging

Factuur verwerking & betalen

Factuur Betaling

Human Resource + bijlagen

Berichten

Timecard (of Voorstelfactuu r)

Invoice

Aanmaak Verkoop order En bevestiging

Offerte aanbieden

Onboarding

EINDE

Verwerken ontvangst

Leveren

Genereren factuur

€€€

Ontvangen betaling

Leverancier

23 Leverancier

Inhuurkracht


Inkoper

Programma Business klantorganisa tie

EBF2

Procesontwerp P2P catalogus, abonnementen, nacalculatie Overheid

EINDE

START

Nader Specificeren

Offerte aanvraag

Nader Selecteren

Offerte


Bevestiging



Ontvangen

ASN

Voorstel factuur

Factuur

Betaling

Berichtenverkeer


Offerte aanbieden

Purchase order


Invoice

PO confirm

Leveren

Verwerken ontvangst

Genereren factuur

€€€

Ontvangen betaling

Leverancier

24 Leverancier



Programma EBF2

Procesontwerp P2P klantorder Overheid START

Nader Specificeren

Nader Selecteren EINDE

Aanvullen nadere specificaties

Offerte aanvraag

Voorselectie

Offerte


Bevestiging



Ontvangen

ASN

Voorstel factuur

Factuur

Betaling

Berichtenverkeer


Offerte aanbieden

Purchase order


Invoice

PO confirm

Leveren

Verwerken ontvangst

Genereren factuur

€€€

Ontvangen betaling

Leverancier

25 Leverancier



Programma EBF2 Inkoper

DigiInkoop Efficiënter zaken doen met de Rijksdienst

Recommend Documents