DIGI TAAL nummer
22 |
november
2011
Peggy de Jong vraagt om centrale opslagcapaciteit Bij de SU ICT werken ‘Erkende Verhuizers’ Gebruikersonderzoek HAN-Scholar en HAN-DPF
HAN
digitaal nr 3 2011
digitale mening
|
2
met digitaal informeert de su ict alle han-medewerkers over bestaande en nieuwe ict-
Wie zet er deze keer z’n DigiTale Mening op papier? Mark van Baalen geeft in dit nummer een tip over veilig internetten.
ontwikkelingen. de elektronische digitaal is beschikbaar in pdf-formaat. ga naar insite han, klik op de link voor de insite-pagina’s van het service bedrijf en log in op ict. klik daar op actueel en vervolgens op digitaal
Postadres postbus 5171 6802 ED Arnhem T (026) 369 12 47 I www.han.nl Teksten en eindredactie René Frielink, Liesbeth Hoogkamp en Ypie Veenstra (Bureau Heyendaal) Bijdragen Stefan Arts, Mark van Baalen, René Frielink, Gerrit Jan van Hinthum, Liesbeth Hoogkamp, Peggy de Jong, Ruud Kruitwagen, Niels Maes, Peter van Roosmalen en Ypie Veenstra (Bureau Heyendaal), Adriaan Witjes Vormgeving Bureau Ketel Druk Grafisch Productie Centrum HAN Oplage 3218 Reacties naar
[email protected] Verschijnt 3x per jaar. Reacties naar
[email protected]
veilig internetten Laatst zat ik met een kopje koffie en mijn laptop op de bank. Bij het lezen van het nieuws trok een bericht mijn aandacht. Hackers hadden ingebroken bij het Nederlandse bedrijf DigiNotar. Bij deze hack hadden de fraudeurs certificaten gegenereerd waarmee onder andere Gmailgebruikers konden worden afgeluisterd. Het ging hierbij niet alleen om certificaten van Google maar, zoals later bleek, ook om die van Nederlandse overheidssites zoals DigiD. De hack op DigiNotar is vóór 10 juli gepleegd en sinds 19 juli bekend. Toch heeft het nog tot eind augustus geduurd voordat er actie werd ondernomen. Certificaten hebben twee functies. Ten eerste het identificeren van de website waardoor de bezoekers weten dat ze ook écht op de desbetreffende site zijn. Ten tweede het versleutelen van de informatie, bijvoorbeeld inloggegevens, die tussen de browser en de site wordt verzonden. Wat betekent dit nu voor mij? Ik maak regelmatig gebruik van certificaten. Die zijn te herkennen aan het slotje in de adresbalk van de browser. Voorbeelden van websites die gebruikmaken van certificaten zijn sites waarop je elektronisch kunt bankieren, e-mailen, maar ook DigiD op overheidssites en zelfs webmail en Insite bij de HAN. Ik ga ervanuit dat het veilig is als ik via internet deze sites bezoek, al suggereert het nieuwsbericht dat dit niet altijd het geval hoeft te zijn. Toch wil ik altijd en overal met al mijn bestanden kunnen werken en met collega’s en vrienden communiceren, zonder mijzelf elke keer af te vragen of er informatie in handen van derden valt. Als dit wel zo is, wat kan zo iemand dan eigenlijk met mijn informatie? En hoe kan ik zo veilig mogelijk met mijn gegevens omgaan? Het antwoord op de eerste vraag is eenvoudig. De gegevens die derden hebben achterhaald kunnen worden gebruikt voor ongewenste reclame of spam en in het uiterste geval voor identiteitsdiefstal. Het antwoord op de tweede vraag is eigenlijk even simpel als voor de hand liggend. Zorg altijd dat je de meest recente software-updates hebt geïnstalleerd en met een bijgewerkte virusscanner werkt. Blijf er ook altijd op bedacht welke informatie je met wie deelt, en via welk medium dit gaat. Ik drink mijn koffie op, upload zorgeloos nog enkele foto’s en bestanden naar het internet omdat ik de laatste software op mijn laptop heb geïnstalleerd en vertrouw op de aanbieder van de dienst. Ik mag toch hopen dat van fouten uit het verleden geleerd wordt. Mark van Baalen, procescoördinator SU ICT
3
|
digitaal nr 3 2011
DigiTaal, wat staat er in?
DigiTaal over ICT in de praktijk. Vraag en antwoord. Peggy de Jong vraagt om centrale opslagcapaciteit…
p.4
…en de SU ICT geeft antwoord
p.4
…en het ICTO-team geeft antwoord
p.5
Met een d_account inloggen in HAN-Scholar
p.5
Minder vaak inloggen in HAN-Scholar
p.6
USB-stick kapot gestoten?
p.6
Bestanden beheren in HAN-Scholar
p.6
DigiTaal over de SU ICT Helpdesk ICT: eerste hulp bij ongelukken
p.7
Wat doen de mensen van Werkplekdiensten?
p.8
Bij de SU ICT werken ‘Erkende Verhuizers’
p.8
DigiTaal in gesprek met Gerrit-Jan van Hinthum
p.9
DigiTale stand van zaken Windows 7 op alle pc’s en laptops
p.10
Outlook Anywhere voor de hele HAN
p.10
Wat is Eduroam?
p.11
Wijzigen persoonsgegevens via HANaccountportaal
p.11
Draadloos netwerk geeft alleen toegang tot internet
p.11
Gratis sneltoetsentraining
p.12
Gaat de e-mailvoorziening voor studenten nog langer mee?
p.12
Weg bij de HAN? Wat gebeurt er met je bestanden?
p.13
Een nieuwe baan aangeboden via de e-mail? Niet doen!
p.13
DigiTaal over ICT&Onderwijs Gebruikersonderzoek HAN-Scholar en HAN-DPF
p.14
Gebruikersonderzoek HAN-Scholar: belangrijkste resultaten
p.14
Gebruikersonderzoek HAN-DPF: belangrijkste resultaten
p.15
DigiTaal over ICT in de praktijk. Vraag en antwoord
digitaal nr 3 2011
|
4
Peggy de Jong vraagt om centrale opslagcapaciteit… Peggy is docente aan de opleiding Small Business and Retail Management van de FEM. Peggy: “Mijn vraag is ontstaan uit een kapotte USBstick. Al mijn collega’s, inclusief ikzelf, hebben elke dag een USB-stick bij ons met daarop alle materialen die wij bij ons werk nodig hebben. We werken thuis, we flexwerken op school en daarnaast geven we ook nog les. En alles wat we de hele dag nodig hebben, staat op die USBstick. Natuurlijk maken we back-ups, maar niet elke dag. Bovendien gaat zo’n USB-stick soms stuk of raakt kwijt. Is er een betere oplossing voor docenten? Is er een centrale plek waar we over de bestanden kunnen beschikken vanuit huis, vanuit de flexplekken en vanuit de lokalen? En dan nog iets. Ik werk heel veel met HAN-Scholar en moet voortdurend inloggen. Daar word ik horendol van. Wat jullie ook aan oplossingen voor mijn probleem aandragen, ik wil zo weinig mogelijk handelingen moeten verrichten. Of dat nu inloggen is, of vinkjes aan of uit zetten. Ook kom ik er niet met een paar honderd Mb opslagcapaciteit. Onderwijs gaat steeds vaker in de vorm van beeldmateriaal en filmpjes. Ik heb behoefte aan vijf of zes gigabyte (Gb).”
… en de SU ICT geeft antwoord Liesbeth Hoogkamp is projectleider bij de SU ICT. Liesbeth: “Tja, het antwoord op jouw vraag is snel gegeven. Nee, die centrale plek is er niet op het vaste netwerk van de HAN, het stukje infrastructuur waar de SU ICT verantwoordelijk voor is. Er zijn wel plaatsen waar je bestanden op kunt slaan, maar een centrale plek zoals jij het bedoelt met 5 of 6 Gb opslagcapaciteit, waar je én vanuit huis, én vanuit de werkplek, én vanuit een lokaal bij kunt, die is er niet op het vaste netwerk. Ik denk wel dat er in de toekomst meer mogelijk wordt. Dat dit nu niet het geval is, heeft te maken met eerder genomen besluiten, eisen en wensen over het beveiligen van systemen en bestanden. Binnen de SU ICT is er momenteel discussie over optimale aanpassingen aan de huidige wensen en mogelijkheden waardoor je straks bijvoorbeeld wel vanuit huis bij de opslagruimte op het HAN-netwerk kunt komen - dus bij de U-schijf en de W-schijf voor de opslag van persoonlijke en van groepsdocumenten. Maar dat is allemaal nog toekomstmuziek. Zoals jij nu werkt met een USB-stick is op dit moment de meest praktische oplossing, hoe onhandig zo’n stick soms ook is. Maar jij geeft wel een heel duidelijk signaal waarmee we binnen de SU ICT zeker iets gaan doen.”
Hoe werkt ICT in de praktijk? Voortaan zal in DigiTaal een bepaalde ICT-vraag of –probleem uitgebreid worden behandeld, mét antwoord van diverse deskundigen. Waar nodig en handig volgt een precieze instructie. In dit nummer vraagt Peggy de Jong om centrale opslagcapaciteit voor haar bestanden en antwoordt de SU ICT dat dit op het vaste netwerk nog niet mogelijk is, maar in de toekomst misschien wel. Het ICTO-team legt uit hoe HAN-Scholar tot op zekere hoogte het antwoord heeft op haar vraag.
5
|
digitaal nr 3 2011
…en het ICTO-team geeft antwoord Peter van Roosmalen van het SCO, team ICTO, is een van de functioneel beheerders van de onderwijsapplicaties en vanuit die rol biedt hij ondersteuning bij onder andere HAN-Scholar. Peter: “HAN-Scholar is de Elektronische Leeromgeving (ELO) van de HAN. Het biedt voor jou en je collega’s geen totaaloplossing, maar geeft toch wel een paar mogelijkheden. Als ik jou goed begrijp Peggy, gaat het vooral om een plek waar je bestanden op kunt slaan en die je vanuit het klaslokaal, vanuit huis en vanuit de HANwerkplek kunt benaderen. HAN-Scholar is een internetapplicatie en dus is inloggen vanuit deze drie plekken mogelijk. De ‘Mijn Site’ is een stukje privéterrein binnen HAN-Scholar en dat zou aan jouw behoefte kunnen voldoen. Standaard heb je daar 200 Mb opslagcapaciteit tot je beschikking. Extra capaciteit moet je speciaal aanvragen bij de SU ICT. Je kunt tot maximaal 5 Gb aanvragen en dat kost € 405 per jaar. Dat kan vast wel voor een individuele medewerker, maar om dit voor alle collega’s aan te schaffen zal voor een opleiding te duur zijn. Vanuit een klaslokaal inloggen kan alleen met je d-account en vereist wat meer handelingen. Verderop staat een korte instructie hoe je met dat daccount toegang kunt krijgen tot HAN-Scholar. Op meer klikken zit je niet echt te wachten, maar op dit moment is dat niet te vermijden. Jouw probleem met het veelvuldig inloggen op HAN-Scholar behoort vanaf januari 2012 trouwens tot het verleden. Verderop in deze DigiTaal staat daar meer over vermeld. Wat ik nog wel even wil benadrukken is dat HAN-Scholar
mogelijkheden biedt om bestanden op te slaan maar dat die applicatie primair bedoeld is voor het samenwerken van docenten, studenten en medewerkers, inclusief het delen van documenten. Echt centrale opslagcapaciteit van grote omvang zoals jij die bedoelt, zou op het vaste netwerk van de HAN beschikbaar moeten komen.”
Truc Met een d_account inloggen in HAN-Scholar Het d_account is speciaal voor docenten/medewerkers in het leven geroepen om in een klaslokaal - waar je alleen kunt inloggen met een studentenaccount – toch beschikking te hebben over de eigen bestanden. Toegang krijgen tot HAN-Scholar in een klaslokaal werkt als volgt: • Start de pc en beamer in het klaslokaal op met je d_account (stud\d_account) • Open Internet Explorer en ga naar HAN-Scholar via https://online.han.nl. • Nu ben je automatisch ingelogd met je d_account in HAN-Scholar. • Klik in het scherm dat je dan te zien krijgt rechtsboven op het pijltje naast ‘welkom: {naam}’. • Kies voor ‘aanmelden als andere gebruiker’ en meld je aan met je gewone HANaccount (staff\HANaccount). Nu zie je HAN-Scholar alsof je vanuit je werkplek bent ingelogd met de rechten van je HANaccount.
DigiTaal over ICT in de praktijk. Vraag en antwoord
digitaal nr 3 2011
|
6
Truc Minder vaak inloggen
in HAN-Scholar
Vanaf januari 2012 is het probleem van het vele malen inloggen in HAN-Scholar opgelost. Ook nu is er echter al een trucje om het aantal keren inloggen te verminderen. Als je in HAN-Scholar een Word-document hebt geopend en je wilt een tweede Word-document openen, sluit dan wel het eerste document af, maar niet het Word-programma zelf. Als je het tweede Worddocument dan opent, hoef je niet opnieuw in te loggen. Hetzelfde geldt voor alle andere Office-documenten, bijvoorbeeld Excelsheets of Powerpointpresentaties.
Bestanden beheren in HAN-Scholar
USB-stick kapot gestoten? Overkomt jou dat wel eens? Je zit op je werk- of flexplek. Je hebt een USB-stick in de poort aan de voorkant van de computer gestoken. De collega naast je vraagt of je even mee wilt kijken op zijn of haar scherm. Jij draait je om en stoot vervolgens met je knie tegen de USB-stick die uitsteekt. Daar kan die stick niet tegen en breekt af. Hopelijk heb je een recente back-up gemaakt van de bestanden op die stick, want
daar kun je niet meer bij. Nu hebben de beeldschermen op de meeste standaardwerkplekken een USB-poort, maar die is niet geactiveerd. De kans op een kapotte USB-stick zou drastisch verminderen als die stick in de USB-poort van het beeldscherm gestoken kan worden, in plaats van in de computer op kniehoogte. De SU ICT gaat kijken wat de mogelijkheden zijn om deze praktische oplossing te realiseren.
Naast bestanden opslaan in HAN-Scholar, is het ook mogelijk bestanden te beheren. Je kunt verschillende versies van documenten bewaren en er is een Verkenner waarmee je de bestanden kunt kopiëren of verplaatsen van en naar bijvoorbeeld de pc thuis. Ook is het mogelijk per ongeluk weggegooide bestanden weer uit de prullenbak te vissen. Kom je er zelf niet uit, vraag dan de decentraal beheerder van jouw instituut om hulp. Hij of zij is er speciaal voor opgeleid. In het schema vind je wie voor jou het aanspreekpunt is. De lijst van decentraal beheerders kun je ook vinden op HAN-Scholar via HAN-Scholar Help> Leer- en werkomgeving. Klik op de link Decentraal beheerder HAN-Scholar. Dit is een uitgebreide Help-omgeving waar alle handleidingen en veel gestelde vragen te vinden zijn.
7
|
digitaal nr 3 2011
DigiTaal over de SU ICT
Extra aandacht voor de SU ICT Dit is de derde DigiTaal waarin de werk-
units van de SU ICT in DigiTaal centraal te
zaamheden van de SU ICT eens extra voor
stellen. Wat doen die subunits en waarom?
het voetlicht worden gebracht. Natuurlijk
De SU ICT is onderverdeeld in de volgende
staat dit blad vol met berichtgeving over de
subunits: Server- en NetwerkDiensten, Infor-
activiteiten van de SU ICT. Maar voor de con-
matie Management Diensten (IMD), Help-
text en de samenhang is niet altijd ruimte.
desk- en Werkplekdiensten. In deze DigiTaal
Tijd dus om daar eens wat licht over te laten
is er extra aandacht voor Helpdesk- en Werk-
schijnen. Hoe? Door de verschillende sub-
plekdiensten.
Helpdesk ICT: eerste hulp bij ongelukken De SU ICT handelt alle ICT-vragen en problemen af met vier helpdesks in Arnhem en vier in Nijmegen. Door uitgebreide registratie in TopDesk weet iedereen wat hij of zij moet doen.
TIP Waar is de helpdesk ICT? Uitgebreide informatie over de acht helpdesks van de HAN vind je onder Insite ICT>Producten en diensten>Helpdesk.
overnemen. Dat doen ze trouwens alleen als die gebruiker daar toestemming voor geeft. Met behulp van het registratiesysteem TopDesk leggen zij de melding vast. Door de uitgebreide mogelijkheden van dit systeem weten ook collega’s van de helpdesk, of de mensen van de backoffice, wat er gedaan moet worden om de melding af te handelen. Zelfs de klanten kunnen via het nummer van hun melding laten checken hoe het met de afhandeling staat. Is een probleem opgelost, dan wordt ook dat administratief vastgelegd, inclusief oplossing. Zo ontstaat er een kennisdatabase die bij toekomstige problemen geraadpleegd kan worden. Functioneren als een ‘EHBO’ is niet altijd gemak-
door de SU ICT worden bemenst. Naar een balie
Ook al functioneren de helpdeskmedewerkers
kelijk. Dat geldt ook voor de helpdesks ICT van
gaan kan ook. De mogelijkheden om hulp in te
vooral als ‘eerste hulp bij ongelukken’, het is ze-
de HAN. Ongelukken zitten in een klein hoekje
roepen zijn gelijk over Arnhem en Nijmegen ver-
ker niet het enige wat ze doen. Ze helpen ook met
en ICT-problemen kunnen allerlei vormen aan-
deeld. Op iedere campus zijn er vier helpdesks.
verhuizingen (en dat zijn er nogal wat) en worden
nemen, van een kapotte printer of ingewikkelde
De helpdeskmedewerkers die de klanten te
ingezet bij allerlei projecten waarin computers en
softwareproblemen tot slagbomen die niet open
woord staan, vormen de frontoffice. Zij bekijken
telefoons aangepast moeten worden (hoofdza-
gaan of kluisjes voor de studenten die niet meer
of de melding door henzelf kan worden afgehan-
kelijk software). Vervolgens zorgen ze ervoor dat
werken. Met potentiële problemen van 2.900
deld of dat de backoffice moet worden ingescha-
alles weer naar behoren werkt. Daarover lees je
medewerkers en 29.000 studenten betekent dat
keld. De meeste problemen lossen ze vanachter
op de volgende pagina meer.
nogal wat. Iedereen die met een ICT-probleem
hun eigen computer op omdat ze het scherm van
zit, kan bellen naar één van de acht helpdesks die
degene die een melding heeft gedaan kunnen
digitaal nr 3 2011
DigiTaal over de SU ICT
|
8
Wat doen de mensen van Werkplekdiensten? De mensen van Werkplekdiensten vormen de backoffice bij ICT-vragen en richten pc’s en notebooks in met standaardsoftware. Met behulp van ‘packagen’ bereiden zij automatische installatie voor. De Helpdesks ICT en de Werkplekdiensten zijn onverbrekelijk met elkaar
van software vanuit één centrale plek mogelijk.
verbonden maar verschillen op wezenlijke punten. Vormen de helpdesks de
Voor het beheer van zoveel computers en note-
frontoffice, de mensen van Werkplekdiensten verrichten de werkzaamheden
books betekent dit een enorme efficiëntieslag,
die bij de backoffice horen. Richten de helpdeskmedewerkers de werkplek-
want helpdeskmedewerkers hoeven nu niet meer op elke computer apart
ken in met alle benodigde apparatuur en zorgen ze ervoor dat alles is aange-
aan het werk. De mensen van Werkplekdiensten bereiden de automatische
sloten en werkt, de mensen van Werkplekdiensten hebben hiervoor de basis
installatie voor door de software als het ware in te pakken, het zogeheten
gelegd door het voorbereiden van een standaardwerkplek. Is dat nu nodig?
‘packagen’. Alle specifieke bedrijfsgegevens en instellingen zijn in deze
Ja, een grote organisatie zoals de HAN, waar 5.500 pc’s en 2.500 notebooks
‘verpakking’ verwerkt. Voor de medewerkers betekent het één druk op een
het elke dag op de juiste manier moeten doen, kan niet meer zonder. Het be-
knop om de beschikking te krijgen over nieuwe software. Momenteel zijn de
heren van zo’n groot ‘park’ kan alleen via standaardisatie. Daar komt nog bij
mensen van Werkplekdiensten druk met de voorbereidingen voor de migra-
dat de HAN een aantal jaren geleden is gaan werken met ‘gepreïnstalleerde
tie naar Windows 7 (zie pagina 10). Deze opvolger van Windows XP wordt
software’ waardoor het voor iedereen mogelijk werd om op elke willekeurige
klaargemaakt voor automatische installatie en alle pakketten die op dit bestu-
werkplek toegang te krijgen tot de eigen software en bestanden (voorheen
ringssysteem moeten draaien zijn erop gecontroleerd dat ze ook onder deze
kon je alleen op je eigen computer werken). Hierdoor werd een veel flexibe-
nieuwe versie van Windows naar behoren functioneren. Toch duurt het nog
lere manier van werken mogelijk, maar de SU ICT kon dit alleen realiseren
ruim een jaar voordat iedereen binnen de HAN met Windows 7 kan werken.
door de werkplekken overal op dezelfde manier in te richten.
Het automatische distributiesysteem kent een aantal technische beperkin-
Werken met ‘gepreïnstalleerde software’ is niet alleen handig voor de gebrui-
gen. Daarom moeten de 5.500 pc’s en 2.500 notebooks verdeeld over de tijd
kers, maar ook voor de SU ICT, want het maakt het automatisch installeren
gemigreerd worden.
Bij de SU ICT werken ‘Erkende Verhuizers’ Het verhuizen van pc’s en toebehoren vormt een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van de Helpdesk- en Werkplekdiensten.
De ‘Erkende Verhuizers’ is een soort keur-
Het verhuizen is niet een kwestie van ‘stekker eruit’ en elders die
merk voor goede en ervaren verhuizers.
stekker er weer in steken. Eerst wordt de nieuwe locatie bekeken. Zijn
Daar zou je met gemak ook de mensen
er voldoende aansluitmogelijkheden en op welke plekken zitten ze?
van Helpdesk- en Werkplekdiensten onder
Vervolgens wordt er beoordeeld of de betreffende computer aan ver-
kunnen rekenen, want verhuizen van ICT-
vanging toe is, want elke medewerker beschikt elke vier jaar weer over
apparatuur en het opnieuw aansluiten ervan
nieuwe apparatuur. Daarna wordt er gecheckt of alle toebehoren zo-
behoort tot hun dagelijkse werkzaamheden.
als toetsenbord, muis en beeldscherm mee ingepakt zijn, en pas dan
En onderschat niet hoeveel werk dat is, want er
wordt er verhuisd. Op de nieuwe werkplek wordt de boel weer netjes
wordt veel, heel veel verhuisd binnen de HAN.
uitgepakt en aangesloten. Ook wordt er gecheckt of de computer
Vaak gebeurt dat binnen dezelfde locatie of campus, maar
naar behoren werkt. Als laatste is er de registratie die moet worden
ook regelmatig van Arnhem naar Nijmegen of andersom.
bijgewerkt. Van alle pc’s met toebehoren is namelijk bekend waar ze
Als medewerkers van werkplek veranderen, is de ICT-ap-
staan en welke software er op geïnstalleerd is. Bij een verhuizing (en
paratuur natuurlijk niet het enige dat mee verhuist. Ook
ook bij vervanging) verandert dit en moet de registratie dus worden
bureaus, stoelen, telefoons en kasten plus inhoud moeten
aangepast. Op de geplande datum staat alles op de nieuwe werkplek
mee. De verhuizers van de SU ICT werken hierin nauw sa-
en kan de medewerker aan de slag. Blijken er toch nog problemen te
men met die van de SU FAZ.
zijn dan is er – je raadt het al – de helpdesk ICT voor ondersteuning.
9
|
digitaal nr 3 2011
DigiTaal in gesprek
DigiTaal in gesprek met Gerrit-Jan van Hinthum, hoofd Helpdesk- en Werkplekdiensten In deze DigiTaal is er extra aandacht voor de subunit Helpdesk- en Werkplekdien-
paald door de SU ICT en het Service Bedrijf waar de SU ICT weer onder valt.
sten van de SU ICT. Jij bent sinds 2004 het hoofd van deze subunit. Kun je in grote
Momenteel zijn we bezig om de helpdesks ICT te transformeren tot een Skil-
lijnen beschrijven wat jouw mensen doen?
led Service Desk. Dat betekent in de praktijk twee soorten verbeteringen, een
Eerst even een kleine correctie. Ik werk vanaf 2004 bij de HAN maar niet bij
logistieke en een inhoudelijke. In plaats van acht helpdesks ICT komt er één
deze subunit, want die bestond toen nog niet. In 2004 heette deze afdeling
aanspreekpunt in Nijmegen en één in Arnhem, waar alle hulpvragen op het
nog Beheer Nijmegen en was verantwoordelijk voor het goed functioneren
gebied van ICT en facilitaire zaken neergelegd kunnen worden. Verder zul je
van alle HAN-computers in Nijmegen. Nu terug naar jouw vraag. De men-
aan de balie straks alleen maar iets kunnen halen of brengen. Daarmee zijn
sen van mijn subunit zijn grofweg onder te verdelen in twee categorieën:
we dan eindelijk verlost van de eeuwige spanning tussen een klant die aan
helpdeskmedewerkers en mensen die zich bezig houden met de ICT-inrich-
de balie staat te wachten terwijl de helpdeskmedewerker een klant aan de
ting van de werkplekken. Mijn mensen verrichten hun werkzaamheden op
telefoon helpt.
beide campussen van de HAN, dus in Arnhem en Nijmegen. Dat is een
De inhoudelijke verbetering gaat over een andere manier van werken - nog
verschil met toen ik hier kwam in 2004. Over wat ze precies doen, kan ik
meer vanuit de klant. We willen zoveel mogelijk vragen meteen kunnen
beter verwijzen naar de pagina’s in deze DigiTaal waar dat staat beschreven.
oplossen, we streven naar een hoog percentage First Call Resolution. Dat betekent dat er straks minder hulpvragen bij de backoffice terecht komen
Kun je kort iets vertellen over je achtergrond en hoe je bij de HAN terecht bent
omdat de helpdeskmedewerkers zelf meer gaan afhandelen. Ze moeten
gekomen?
daarvoor ook meer kennis en kunde in huis hebben dan nu het geval is.
Tja, ik ben ooit begonnen met de opleiding Autotechniek in Apeldoorn.
Dat is best een hele verandering.
Maar dat was toch niet wat ik zocht. Later heb ik me via AMBI-modules bekwaamd in de ICT en me in NOVELL-netwerken gespecialiseerd. Ik heb
Ter afsluiting van dit interview: wat ervaar je als positief in je werk en wat zou beter
verschillende werkgevers gehad en ook zes jaar voor mezelf gewerkt. In
kunnen?
die laatste hoedanigheid kwam ik terecht bij wat toen nog de Hogeschool
Om mensen door de jaren heen te zien groeien, dat ervaar ik als heel po-
Diedenoort in Wageningen was. Na daar een advies te hebben uitgebracht,
sitief. Met groeien bedoel ik dan als mens en als medewerker. Er zijn hier
kon ik in dienst treden en dat advies zelf uitvoeren. Dat heb ik gedaan. Na
mensen in een re-integratietraject binnengekomen en die hebben nu een
een aantal jaren ging Diedenoort fuseren met onder andere de HAN, en ik
volwaardige baan als systeembeheerder. Prachtig toch?
ging mee. Zo ben ik dus bij de HAN terecht gekomen.
Wat wel beter zou mogen is - hoe moet ik het zeggen - de luistervaardigheid van de organisatie. Het valt niet altijd mee om een goed idee uitge-
Waar houd jij je als hoofd zoal mee bezig?
voerd te krijgen en dat is best frustrerend, zeker als je achteraf gelijk blijkt
Ik ben natuurlijk verantwoordelijk voor de grote lijnen, en voor het doorvoe-
te hebben. Maar ja, ik snap het wel, er moeten allerlei belangen afgewogen
ren van veranderingen. Die grote lijnen en veranderingen worden mede be-
worden. Het is niet typisch voor de HAN, zo gaat het in elke organisatie.
digitaal nr 3 2011
DigiTale stand van zaken
|
10
Masterplan migratie software in laatste fase In 2008 is de SU ICT begonnen met het uitvoeren van het Masterplan Migratie Microsoftware HAN. Aan de hand van dit masterplan werd een aantal grote projecten uitgevoerd die allemaal te maken hadden met nieuwe versies
van Microsoft-programma’s. Zo is in 2008 de mailvoorziening voor medewerkers geüpdatet. In 2009 kreeg iedereen de beschikking over nieuwe Office-pakketten (Word, Excel, Outlook, Powerpoint en Access) en vanaf 2010 draaien
HAN-Scholar en Digitaal Portfolio op Sharepoint 2007. In 2011 begint de laatste fase van het masterplan: het installeren van het besturingssysteem Windows 7 op alle pc’s en notebooks.
Windows 7 op alle pc’s en laptops Eind 2012 heeft iedere werknemer en student van de HAN Windows 7 op pc of notebook geïnstalleerd gekregen. De SU ICT is in de zomer van 2011 begon-
blijken een aanpassing nodig te hebben. De
nen met de voorbereiding van de migratie
volgende stap was het samenstellen
naar Windows 7. Eind 2012 moet op alle
van een pilotgroep die Windows 7
pc’s en notebooks Windows XP verwijderd
geïnstalleerd kreeg om te tes-
zijn en Windows 7 geïnstalleerd. De migra-
ten hoe deze nieuwe versie
tie neemt dus anderhalf jaar in beslag en
werkt. Die pilotgroep is
dat lijkt eindeloos lang, maar bedenk wel
nu bezig, de resultaten
dat er 5.500 pc’s en 2.500 notebooks zijn
zullen half december
waarop Windows 7 op precies dezelfde
bekend zijn. Daarna
manier moet worden ingesteld om ervoor
begint de daadwerke-
te zorgen straks alle software ook echt
lijke migratie voor de
functioneert. Kortom, het kost heel veel tijd
pc’s en notebooks van
en menskracht om de migratie zo te orga-
de medewerkers. In de
niseren dat medewerkers er geen last van
zomervakantie van 2012
hebben.
worden
Eerst is afgelopen voorjaar gecontroleerd of
overgezet naar Windows 7. Als
alle software die bij de HAN in gebruik is,
alles volgens planning verloopt, is de-
ook onder Windows 7 draait, dat is namelijk
cember 2012 de migratie afgerond.
alle
studentenpc’s
geen vanzelfsprekendheid. 150 pakketten
Outlook Anywhere voor de hele HAN Outlook is het e-mailprogramma dat iedereen bij de HAN op z’n werkpc geïnstalleerd heeft gekregen. Het is al enige jaren mogelijk om vanaf elke willekeurige werkplek binnen de HAN in te loggen en met de eigen e-mail te werken. Werk je thuis of via het draadloze netwerk van de HAN, dan is de webversie van
Outlook beschikbaar. Binnenkort komt daar ook nog Outlook Anywhere bij. De naam zegt het al: Outlook overal beschikbaar, dus óók buiten de HAN. De SU ICT heeft in de eerste helft van 2011 een pilot uitgevoerd met circa 30 medewerkers. Zij zijn vervolgens over hun ervaringen ondervraagd en aangezien deze
positief waren, heeft de SU ICT besloten Outlook Anywhere HAN-breed ter beschikking te stellen. Hoe en wanneer zal via Insite ICT gecommuniceerd worden. Houd de berichten hierover in de gaten.
11
|
digitaal nr 3 2011
Truc Wijzigen persoonsgegevens via HANaccountportaal
Wat is Eduroam? Met Eduroam overal draadloos internetten in het hoger onderwijs. Met een notebook draadloos internetten op de HAN is razend populair. Gewoon ergens gaan zitten, inloggen en je kunt aan de slag. Sinds 1 september 2011 is dit gemak ook elders beschikbaar. Ben je HAN-medewerker of HAN-student? Dan kun je ook bij andere hogeronderwijsinstellingen met je
Bij de HAN zijn er twee belangrijke bronnen voor het zoeken en
notebook gebruik maken van het draadloze netwerk daar. Dat kon natuurlijk
vinden van HAN-medewerkers: het Outlook Adresboek en Onze
al, maar echt nieuw is dat je met je HANaccount kunt inloggen en dus geen
Mensen op Insite. Beide toepassingen tonen persoonsgegevens
‘gastaccount’ van die desbetreffende hogeschool of universiteit meer nodig
die je vanaf oktober zelf bijhoudt op één centrale plek: het portaal
hebt. Eduroam heet deze wereldwijde voorziening. In Nederland onder-
van het HANaccount (www.han.nl/hanaccount). Het wijzigen of
steunt SURFnet – de internetprovider van het hoger onderwijs – deze dienst.
registeren van persoonsgegevens kon voorheen op meerdere plek-
Om te kijken welke organisaties er in Nederland allemaal meedoen, kun je
ken. Dat gaf verwarring maar vanaf 11 oktober kun je nog maar op
een kijkje nemen op www.eduroam.nl. Voor een wereldwijd overzicht is er
één plek wijzigen. Gewijzigde persoonsgegevens zijn de volgende
www.eduroam.org want behalve in Nederland zet deze ontwikkeling zich ook
dag automatisch zichtbaar in het Outlook Adresboek en in Onze
internationaal door.
Mensen. Hoe werkt het?
Eduroam maakt het ook eenvoudiger om met apparaten zoals een smart
• Log in met je HANaccount op www.han.nl/hanaccount
phone contact te maken met internet. De SU ICT moet daarvoor nog het
• Klik op Wijzigen gegevens
een en ander aanpassen, maar binnenkort zal het configureren van de
• Vul de velden in en verander eventueel je pasfoto
diverse draadloze apparaten zodat ze toegang hebben tot het draadloze
• Klik op Bevestig
netwerk, ook bij de HAN een stuk eenvoudiger zijn.
Het registeren van expertises en/of publicaties blijft wel binnen Onze Mensen plaatsvinden. Deze gegevens kun je dus niet doorgeven via het portaal van het HANaccount.
Draadloos netwerk geeft alleen toegang tot internet Misschien een overbodige waarschuwing, maar als je gebruik wilt maken van Eduroam, bedenk dan wel dat het draadloze netwerk bij de HAN (en bij de andere hogeronderwijsinstellingen) alleen toegang geeft tot internet. Bij de HAN komt daar het printen nog bij. Draadloos kun je alleen werken met programma’s die via internet te benaderen zijn, bijvoorbeeld HAN-Scholar of webmail.
digitaal nr 3 2011
DigiTale stand van zaken
|
12
TIP Gratis sneltoetsentraining Als medewerker of student van de HAN kun je een interactieve, online training volgen waarin je leert om het toetsenbord optimaal te gebruiken. In vier modules van ongeveer dertig minuten doe je oefeningen om toetscombinaties te gebruiken in bijvoorbeeld Outlook, Word, Excel, Windows en Internet Explorer. Omdat je de muis minder gebruikt, verklein je niet alleen de kans op RSI, maar het werkt ook sneller. Om een idee van de training te krijgen, kun je op Insite HAN een demo doen. Die vind je onder Insite HAN>HAN-sites>Voor lichting>RSI>Sneltoetsentraining. Aan de training zijn geen kosten verbonden.
Gaat de e-mailvoorziening voor studenten nog langer mee? De SU ICT adviseert het HAN-mailadres voor studenten te behouden maar de mailbox op te heffen. De huidige studentenmailvoorziening van de
hebben. Het CvB buigt zich over het voorstel
HAN biedt studenten een e-mailadres en een
van de SU ICT om een mooie tussenoplossing
mailbox met een beperkte opslagcapaciteit (25
te kiezen; het HAN-mailadres (…@student.han.
Mb). Over deze geringe omvang klagen veel stu-
nl) laten bestaan maar de achterliggende mail-
denten. Het uitbreiden en beheren van meer op-
box opheffen. Alle mail zal standaard worden
slagcapaciteit is echter een kostbare zaak, haast
doorgestuurd naar het privé-e-mailadres van
onbetaalbaar als je een opslagcapaciteit zou
studenten. Studenten kunnen dan, bijvoorbeeld
willen bieden die moet concurreren met wat de
voor hun correspondentie over een stage, via
externe markt tegenwoordig biedt (gmail of een
hun eigen provider of via een nieuwe webfacili-
andere externe leverancier). Daarom is recen-
teit gebruik blijven maken van hun @student.
telijk onderzocht of outsourcen een oplossing
han.nl adres. Voor de vorm en het beeld behoud
kan bieden. Ook is de optie van het helemaal
je zo het HAN e-mailadres maar qua grootte van
stoppen met studentenmail onderwerp van on-
mailbox en faciliteiten benut je de mogelijkhe-
derzoek geweest. Het behouden van een HAN-
den van de door de student gekozen provider.
mailadres voor studenten heeft echter ook veel
Verdere communicatie over dit onderwerp volgt.
voordelen. Vanuit marketingoogpunt is het goed
Mogelijke wijzigingen zullen waarschijnlijk pas
als studenten een herkenbaar HAN-mailadres
in september 2012 gerealiseerd zijn.
13
|
digitaal nr 3 2011
DigiTaal over ICT&Onderwijs
Een nieuwe baan aangeboden via de e-mail?
Niet doen! Geniepige spam lokt mensen in de val door nepsollicitatie. De afgelopen tijd krijgt het beveiligingsteam van
fraude is dat jij je rekening beschikbaar stelt voor
geld terugstorten, ook al heb je het inmiddels
de HAN (HAN-CERT) klachten binnen over e-
‘betalingen van klanten’. Die moet je dan door-
alweer doorgestuurd. Je bent medeplichtig aan
mails met een onderwerp als: wij nodigen u uit
boeken of in contanten opnemen en aan een
fraude en je rekening wordt opgeheven en dat is
voor een sollicitatiegesprek. De eerste zin van de
koerier afgeven of doorsturen via Western Uni-
het begin van een heleboel ellende.
e-mail luidt dan bijvoorbeeld ‘Werk bij Logone
on. Zogenaamd omdat dit belasting scheelt, of
De SU ICT probeert de e-mails tegen te houden,
is Uw eerste stap naar een echt gelukkig leven!’
omdat ze nog geen Nederlands filiaal hebben. In
maar dat is erg lastig omdat ze steeds door een
Dan ben je natuurlijk al op je hoede. Dat zoge-
werkelijkheid zijn de bedragen helemaal niet af-
andere afzender worden verstuurd en ook een
naamde Logone is een transport- en koeriersbe-
komstig van klanten, maar gaat het om mensen
verschillende inhoud hebben. Wilt u meer infor-
drijf dat op zoek is naar regionale vertegenwoor-
die opgelicht worden, meestal via een nepweb-
matie over de afhandeling van spam bij de HAN,
digers. Uiteraard word je een betrouwbare en
shop. Aangezien deze mensen op jouw rekening
kijk dan op Insite ICT. Vul daar bij de zoekfunctie
goed betaalde baan in het vooruitzicht gesteld.
storten en jij verantwoordelijk bent voor wat er
spam in en klik op de link Wat doet de SU ICT op
Niets is echter minder waar, want wat gebeurt er
met jouw rekening gebeurt, komen ze verhaal bij
het gebied van spam en virussen?
als je op het aanbod ingaat? De meest gebruikte
jou halen, al dan niet via de politie. Jij moet het
Weg bij de HAN? Wat gebeurt er met je bestanden? Opslagcapaciteit en bewaartermijnen blijven een hot item. De hoeveelheid digitale informatie groeit exponentieel en dat betekent dat er nagedacht moet worden over wat er hoe lang bewaard blijft. Dat nadenken krijgt meestal de vorm van een beleidsnotitie en in dit geval is er eind september door de Stuurgroep Informatiebeleid (STIB) een notitie goedgekeurd over de bewaartermijnen van digitale informatie van medewerkers en studenten die niet meer bij de HAN werken of studeren. In de praktijk gaat het dan om bestanden op de U-schijf, My Site van HAN-Scholar en de mailbox. Voortaan zullen deze bestanden 6 maanden na vertrek verwijderd worden. Om nog meer opslagcapaciteit te besparen is er besloten om waarschijnlijk vanaf september 2012 al direct bij vertrek van de medewerker of student de toegang tot de bestanden te blokkeren en deze daarna zo snel mogelijk te verwijderen.
digitaal nr 3 2011
DigiTaal over ICT&Onderwijs
|
14
Gebruikersonderzoek HAN-Scholar en HAN-DPF Het gebruikersonderzoek naar HAN-Scholar en HAN-DPF heeft vier speerpunten opgeleverd die de SU SCO gaat realiseren. In de tweede helft van 2010 zijn én de vernieuw-
slagcapaciteit die hun medewerkers en stu-
Ook op langere termijn maakt het SCO zich
de HAN-Scholar én een compleet nieuw HAN-
denten in beslag nemen. De functioneel
sterk voor verdere verbetering. Bijvoorbeeld, de
DPF in gebruik genomen. Eigenaar van beide
beheerders van de Servicedesk ICTO zullen
software waarmee is gewerkt, is van Microsoft
applicaties is de service unit SCO en die vond
hierover regelmatig rapporteren en aan de
en helaas betekent dit dat een echt goede inter-
het na een jaar tijd voor een gebruikersonder-
bel trekken als de quota overschreden drei-
netverbinding alleen met de eigen browser (In-
zoek onder medewerkers en studenten. Tweede-
gen te worden. Het in de gaten houden van
ternet Explorer) mogelijk is. Studenten en me-
jaarsstudenten van de opleiding Commerciële
de opslagcapaciteit geeft ook inzicht in de
dewerkers gebruiken thuis echter ook Chrome,
Economie namen het onderzoek voor hun re-
intensiteit waarmee HAN-Scholar en HAN-
Firefox of Safari. Een betere ‘browsercompatibi-
kening. Het primaire doel was natuurlijk inzicht
DPF gebruikt worden en welke onderdelen
liteit’ is dus een van de verbeterpunten. Verder
krijgen in hoe medewerkers en studenten HAN-
wel en niet opgeschoond kunnen worden.
komen er regelmatig verzoeken van opleidingen
Scholar en HAN-DPF gebruiken en waarderen.
• De Helppagina’s van HAN-Scholar en HAN-
binnen voor advies en ondersteuning bij de wij-
De belangrijkste resultaten (zie elders op deze
DPF worden geactualiseerd en beter toegan-
ze waarop HAN-Scholar en HAN-DPF worden
pagina’s) zijn omgezet in een aantal speerpun-
kelijk gemaakt. Daarnaast is er vanaf begin
ingezet in de opleiding. SCO doet haar best om
ten waarvan het streven is die eind 2011 of begin
2012 een betere ondersteuning voor docen-
de gewenste ondersteuning zo spoedig moge-
ten met informatie over ‘best practices’.
lijk te leveren. Daarnaast blijkt het navigeren
• Er komt een einde aan het vele inloggen. Be-
• Computron, de bouwers van het HAN-DPF,
binnen HAN-Scholar toch niet zo eenvoudig.
gin 2012 wordt een oplossing geïmplemen-
zullen nog dit jaar de gebruikersvriendelijk-
Het ondersteuningsteam vanuit de SU SCO zal
teerd waarmee één keer inloggen voldoende
heid van HAN-DPF verbeteren, in samen-
hierover in gesprek gaan met de opleidingen.
is. Medewerkers en studenten die inloggen
werking met de HAN. Studenten kunnen
Wat kan de SU SCO doen ter verbetering en hoe
in HAN-Scholar of HAN-DPF krijgen op hun
dan bijvoorbeeld eenvoudiger pagina’s aan-
kunnen de opleidingen zelf verbeteringen rea-
beeldscherm uitgelegd hoe de nieuwe proce-
maken en gemakkelijker mensen machtigen.
liseren?
dure werkt.
Inmiddels is er al een verbeterde feedback-
2012 te realiseren.
• Opleidingen krijgen beter inzicht in de op-
module gerealiseerd.
Gebruikersonderzoek HAN-Scholar: belangrijkste resultaten • 94% van de responderende studenten gebruikt HAN-Scholar als leeromgeving. 64% geeft een 6 of hoger. Het gemiddelde is een 5,8. • 80% van de responderende medewerkers gebruikt HAN-Scholar als leer- en/of werkomgeving. 66% geeft een 6 of hoger. Het gemiddelde is een 5,8. • Studenten en docenten gebruiken HAN-Scholar vooral voor de distributie van opleidingsinformatie zoals readers, artikelen, documenten of mededelingen. De functionaliteit op dit gebied krijgt een dikke voldoende. Ook wordt HAN-Scholar door studenten gebruikt voor het delen of inleveren van producten. • Van de interactieve componenten die HAN-Scholar biedt (discussies, feedback, wiki, etc.) maken studenten en docenten maar weinig gebruik.
• Aan het gebruikersgemak kan nog wel iets verbeterd worden. De reacties waren nogal divers maar de respondenten waren het eens over een betere navigatie, meer overzichtelijkheid en eenduidigheid, minder inloggen, betere browsercompatibiliteit (zie hierboven) en een grotere visuele aantrekkelijkheid van het systeem.
15
|
digitaal nr 3 2011
Gebruikersonderzoek HAN-DPF: belangrijkste resultaten • 56% van de responderende studenten zegt gebruik te maken van HAN-DPF. 67% geeft een 6 of hoger. Het gemiddelde is een 5,8. • 61% van de responderende medewerkers maakt gebruik van HAN-DPF. 61% geeft een 6 of hoger. Het gemiddelde is een 5,5. • Het DPF wordt vooral gebruikt om te toetsen en minder als ontwikkelinstrument. • Studenten en medewerkers reageren verschillend als het gaat om het gebruikersgemak van HANDPF. De een vindt dit sterk verbeterd, de ander juist niet. Ook wordt er verschillend gereageerd op de inrichting van HAN-DPF: de een wil een nog vastere indeling, de ander juist meer vrijheid in het systeem. • Communicatie rondom het DPF kent twee gebieden: communicatie vanuit SCO naar de medewerker en student, en communicatie vanuit de opleiding naar de student. Op beide gebieden kan het beter.
Opfrisser: leren en werken in HAN-Scholar en DPF
Over het HAN-Scholar en HAN-DPF team
HAN-Scholar en HAN-DPF zijn beide elektronische omgevin-
De centrale ondersteuning voor HAN-Scholar en HAN-DPF is be-
gen waarin docenten/medewerkers en studenten met elkaar
legd bij het ICTO-team van de SU SCO. Wie met een vraag of een
kunnen leren en werken. Beide zijn belangrijk bij het geven
probleem zit, neemt contact op met de decentraal beheerder van
van onderwijs. HAN-Scholar ondersteunt de informatievoor-
zijn of haar instituut. Die kan op zijn (of haar) beurt weer contact
ziening, de communicatie en het samenwerken van studenten
opnemen met de Servicedesk ICTO. Het ICTO-team verzorgt voor
en docenten/medewerkers. Bij HAN-DPF ligt de nadruk op het
docenten ook training en advies op het gebied van de inzet van
begeleiden en beoordelen van de individuele student. Het DPF
HAN-Scholar en HAN-DPF in het onderwijs.
ondersteunt bij het opslaan en archiveren van verslagen, presentaties of filmpjes en de daarbij horende reflecties. Daarnaast
centraal e-mailadres:
[email protected]
kunnen medestudenten en docenten feedback geven op de ge-
centraal telefoonnummer: (024) 353 02 42
plaatste producten van de student.
HAN
www.han.nl
