Diensthoofd krijgt geen mail van de aanvragen.
Er worden geen mails van aanvragen verzonden naar IEDEREEN?
Ja
Nee
Ga naar Punt 4
De aanvragen van 1 bepaalde persoon komen niet aan.
Nee
Ja
De aanvragen gericht aan 1 aanvraagregel komen niet aan.
Controleer punten 1,2 en 3
Controleer punten 2 en 3
1. Controleer email adres in personeelsdossier Het diensthoofd moet in zijn personeelsfiche een email adres ingevuld hebben staan en best ook het correcte mailadres. Dit kan je controleren onder “Personeelsbeheer” – “Fiche”. Indien er geen e-mail adres is gekoppeld dan kan je dit hier invullen door bovenaan op Wijzigen te klikken. Opmerking: Enkel “Email1” kan gebruikt worden voor de mailing van GPS-eSuite Controleer dat achter de @ hetzelfde staat als bij iemand waar het wel werkt. Het is mogelijk dat de mailserver geen mails doorstuurt naar @gmail.com, @hotmail.com @aol.com,..
2. Welke aanvraag regel is gebruikt voor de aanvraag? Je kan dit op meerdere plaatsen terug vinden hieronder kan je de meest gebruikte manieren terug vinden. Deze aanvraagregel heb je nodig om te controleren of het diensthoofd een aanvraag mag ontvangen. -
In GPS-eSuite in het overzicht van aanvragen.
-
In GPS-Suite bij de “Autorisatie” instellingen van de persoon die de aanvraag doet.
-
In GPS-Suite bij het overzicht “aanvragen”
3. Controleer de aanvraagregel Als iemand een diensthoofd is die aanvragen moet goedkeuren dan zal deze persoon ook voorkomen in een aanvraagregel. In deze aanvraagregels gaat men bepalen wat een diensthoofd met de afwezigheid/registratie aanvraag mag doen en of deze hier van een mail moet ontvangen. Dit kan je op 2 plaatsen controleren; Ofwel via “Personeelsbeheer” – “Configuratie” – “Beveiliging” – “Aanvraagregels”.
Ofwel via “Onderhoud” – “Beveiliging” – “Aanvraagregels”
Als je hier in de aanvraagregels dan dubbelklikt op een regel om de details te kunnen opvragen dan zie je achteraan de mogelijke mail opties voor de diensthoofden in die aanvraagregel.
De 2 opties die invloed hebben op de mailing zijn; - Verwittig diensthoofd indien de aanvraag Dit niveau bereikt. Diensthoofden met deze optie aangevinkt gaan een mail krijgen indien er een aanvraag gedaan is naar deze aanvraagregel of indien er een aanvraag is geannuleerd die ooit is goedgekeurd via deze aanvraagregel. -
Verwittig diensthoofd indien de aanvraag Afgehandeld is. Diensthoofden met deze optie aangevinkt gaan een mail ontvangen als een van de andere diensthoofden de aanvraag afhandelen (=Goedkeuren/afkeuren/annuleren) .
4. Controleer de mail instellingen De GPS-Mailing applicatie beheert de mailing van onder andere de GPS-eSuite. Hierin bepalen we wat de mailserver naam of zijn IP-adres is. Als dit niet correct ingesteld staat dan kan de mailing van de aanvragen ook niet goed verlopen. Deze instellingen kan je alleen controleren op de server waar dat GPS is geïnstalleerd. 4.1 Locatie bepalen van de GPS-Mailingstellingen. Ga naar de lokale service instellingen van de server en zoek hier naar de “GPS-Mailing Service”. Rechts klik en vraag de eigenschappen op van deze service. Hier zie je dan het pad naar het uitvoerbaar bestand staan.
Als je dan naar deze locatie gaat dan zal je daar de “GPSMailingApplication.exe” terug vinden. Rechtsklikken en “Als administrator uitvoeren” Als je dit laatste niet doet ga je de service niet kunnen stoppen en starten vanuit de applicatie.
4.2 GPS-Mailing applicatie instellingen controleren en testen. In het veld achter “Host” kan je de hostname of het IP-adres van de server terug vinden. In dit geval is het “relay.skynet.be”. Als je dit wil aanpassen dan moet je bovenaan de service even stoppen en terug starten.
Om de mail settings nu te kunnen testen kies je het tabblad “Mail”. Hier kan je dan de mail ontvanger in noteren in het veld “To:”. Boven aan heb je dan 2 keuzes om te mailen. “Sent direct” is onmiddellijk via de mailserver versturen. “Add to queue” gaat eerst het bericht op de message queue zetten waarna deze de mail gaat doorsturen naar de smtp server. Beide opties moeten een mail versturen naar de ontvanger die je ingevuld hebt. Indien dit niet het geval is kan u onderaan de log bekijken met eventuele meldingen of wel in de logfiles zelf (C:\GPS\GPS-Mailing\Log) voor meer details.
4.3 Overige mogelijkheden: Deze kan je laten verifiëren door de IT – dienst. -De mails worden geblokkeerd op de server. Dit is meestal het geval met McAfee antivirus. -Er is aangepast op de mailserver dat er enkel nog mails kunnen verstuurd worden met Authenticatie. Dit is dan terug aan te passen in de GPS-Mailing Applicatie. -De domeinnaam is veranderd, maar de emailadressen nog niet. -De GPS-Mailing Service of de Message Queue Service is niet meer gestart. -Het domein in het standaard FROM adres wordt niet als toegelaten domain aanzien.
