DIENSTENOVERZICHT GRUITPOORT 1 januari 2010 – 31 december 2012
3 MEI 2009
Inhoud 1. Een korte terugblik en scenario’s 2. Missie en visie van de Gruitpoort 3. Integrale kostprijsberekening 4. Meerjarenperspectief Gruitpoort 5. Indeling diensten Gruitpoort • • • • • •
Cluster Cluster Cluster Cluster Cluster Cluster
1. 2. 3. 4.
Scenario 1: Scenario 2: Scenario 3: Scenario 4:
1 Cursusbedrijf (beeldend en podium) 2 Vlakke vloer theater 3 Filmhuis 4 Maatschappelijke projecten 5 Kunst op locatie 6 Innovatie en netwerkontwikkeling
Bijlagen: De minimale variant Geen bedrijfsrisico-reserve Afstoten Vlakke vloer theater Liquidatie
2
1. EEN KORTE TERUGBLIK EN SCENARIO’S De Gruitpoort is als Kunst en Cultuuraanbieder in Doetinchem als centrumgemeente niet meer weg te denken. Met als belangrijkste peiler de cursussen, zowel qua omzet als qua bereik, heeft de Gruitpoort zich de laatste jaren ontwikkeld als dé partner als het gaat om kunst en cultuur. Echter de financiële basis waarop de Gruitpoort sinds haar bestaan is gestoeld is minimaal te noemen. De nieuwe directie heeft daarom na 100 dagen een strategische beleidsvisie geschreven op basis waarvan de gemeente Doetinchem eind 2008 een forse injectie heeft gedaan. Die is, zoals in de strategische beleidsvisie aangekondigd, als volgt besteed: Eenmalige injectie € 95.000,• € 45.000,- t.b.v. BackOffice • € 25.000,- t.b.v. financieel en P&O-advies • € 30.000,- t.b.v. achterstallig onderhoud lokalen en inventaris Eenmalige injectie t.b.v. eigen vermogen: €115.000,• Ingezet om het negatieve eigen vermogen, ontstaan door exploitatietekorten uit voorgaande jaren vanwege de wijze van subsidiering, terug te brengen naar een acceptabel niveau. Structurele subsidieverhoging € 70.000,• Formatieuitbereiding voor publiciteit, planning en organisatie en de beeldende afdeling. Voor dit deel was in de beleidsvisie aangekondigd een fors hoger bedrag nodig. De in de strategische beleidsvisie opgevoerde formatie-uitbreiding is daarom beperkt (een intern stafhoofd is niet aangetrokken) en de genoemde formatie maar voor een half jaar aangegaan. De investeringen in BackOffice, advies en formatie hebben er het afgelopen jaar toe geleid dat de Gruitpoort weer kan adem halen. Sterker nog het bruist. De organisatie komt weer op stoom. Mensen zijn geïnspireerd. Er worden wekelijks nieuwe initiatieven ontplooid, de media weten ons weer te vinden en wat het belangrijkste is: we zien nieuwe klanten binnen komen. In dit dienstenoverzicht is opnieuw uitgegaan van de benodigde structurele subsidieverhoging zoals beschreven in de strategische beleidsvisie 100 dagen Gruitpoort, nu ook verhoogd met € 50.000,risicoreserve. Minimale variant Directie en bestuur hebben voor het bepalen van de strategische beleidsvisie een weloverwogen (politieke) haalbaarheidsanalyse gemaakt van een aantal mogelijke organisatorische modellen. Er is gekozen voor een minimaal organisatiemodel met weinig overhead, een aantal dure maar cruciale functies op inhuurbasis en een structureel deel van de organisatie ingevuld met vrijwilligers. In bijlage 1 wordt beschreven welke organisatorische risico’s dat nog met zich meebrengt. Bestuur en directie durven die risico’s echter aan vanwege de vitaliteit die de Gruitpoort momenteel kenmerkt. Ook wordt ingezet op een hoog ambitieniveau qua omzetgroei en kostenreductie en -spreiding. Binnen enkele jaren kan daarmee een stevigere organisatie neergezet worden. Het betreft echter een minimaal scenario. Wordt dit meerjarenperspectief niet gehonoreerd dan zal het beschreven dienstenpakket niet gehaald kunnen worden. Op verzoek van de gemeente Doetinchem is daarom een drietal andere scenario’s doorgerekend. Een scenario zonder risicoreserve, een scenario mét risicoreserve maar zonder vlakke vloertheater en een scenario waarbij de gemeente Doetinchem helemáál geen extra subsidie ter beschikking kan stellen. Met name in dat laatste scenario achten bestuur en directie het niet mogelijk de Gruitpoort verder te besturen en zullen daaruit hun conclusies trekken. Zij zullen uiteindelijk hun taak neerleggen maar niet eerder dan nadat zij hun verantwoordelijkheid hebben genomen de organisatie af te bouwen tot het niveau van het laatste scenario en daarna in overleg met de gemeente Doetinchem te komen tot geschikte opvolging. 3
2 MISSIE & VISIE VAN DE GRUITPOORT De missie van de Gruitpoort luidt: ontmoeten, verbinden en inspireren door middel van kunst en cultuur! Menselijke creativiteit is de nieuwe motor is voor verdere economische groei. Voor het eerst in de geschiedenis van de mensheid is economische groei namelijk afhankelijk van de ontwikkeling van de menselijke geest, en niet van technologische vernieuwing, niet van een betere locatie, niet van strakkere productieprocessen. De Gruitpoort ziet creativiteit als dé bron van innovatie, beweging en verandering. Verandering in het individu, in de samenleving en in organisaties. Kijken naar of meedoen met beeldende kunst, theater, dans etc. opent nieuwe werelden met ongekende perspectieven en mogelijkheden en schept kansen voor verandering, vernieuwing en ontwikkeling. Vanuit deze visie heeft de Gruitpoort de volgende strategische doelstellingen voor de komende contractperiode: • Verder uitontwikkelen van een stabiele interne organisatie die zonder structurele overbelasting van het personeel en met een realistisch servicelevel naar klanten bestaande en nieuwe diensten kan blijven ontwikkelen en uitvoeren. • Stagneren van de dalende cursisten- en bezoekersaantallen en een groei onder kinderen en jongeren bewerkstelligen door naast het optimaliseren van het huidige aanbod ook nieuw en eigentijds aanbod ontwikkelen en programmeren. • Laten groeien van het aantal projecten voor specifieke doelgroepen. De Gruitpoort streeft er naar, na afloop van deze contractperiode een lichte omzetgroei o.b.v. eigen inkomsten en een verlaging van de integrale kostprijs te bewerkstelligen. Hiertoe zal de Gruitpoort meer marktconforme prijzen gaan hanteren en een fors aantal nieuwe producten en diensten binnen de bestaande clusters gaan ontwikkelen. Er is daarvoor echter wel een meer stabiele en op innovatie gerichte organisatie nodig dan in het verleden het geval was. De integrale kostprijs is hier op gebaseerd. Kunst op Locatie Het onderdeel kunst op locatie zat nog niet in het meerjarenbeleidsplan 100 dagen Gruitpoort. De behoefte aan professionalisering heeft geresulteerd is een extra incidentele subsidie van € 20.000,- voor Straattheaterfestival BuitenGewoon. Daarbij is door de raad bij de vaststelling van het evenementenbeleid uitgesproken te bekijken of bij het budgetcontract voor de Gruitpoort per juli 2009 structureel een oplossing gevonden kon worden. De incidentele subsidie voor de eerste helft van 2009 mocht daarbij niet als claim op tafel liggen. Nu blijkt dat de gemeente Doetinchem vooralsnog geen mogelijkheden ziet te komen tot een structurele oplossing, niet per juli 2009 en ook niet met de ingang van het budgetcontract in 2010. Het bestuur van de Gruitpoort acht een structurele samenwerking en het aangaan van de bijbehorende financiële verplichting te risicovol om dit cluster nu in het Budgetfinancieringscontract op te nemen.
4
3 INTEGRALE KOSTPRIJSBEREKENING Per 1 januari 2010 wordt met dit Budgetfinancieringscontract met de gemeente Doetinchem overgegaan naar een systematiek van integrale kostprijsberekening. Dit betekent dat er sprake is van een trendbreuk ten opzichte van voorgaande subsidieovereenkomst voor zowel de kwantitatieve en kwalitatieve prestaties maar ook voor de berekening van prijzen en kostendekkendheid. In de vorige subsidieverhouding met de gemeente Doetinchem werd uitgegaan van een kostendekkendheid op basis van slechts een deel van de gemaakte indirecte kosten op het gebied van personeel,huisvesting en organisatiekosten. Ook werden de directe kosten gedeeltelijke gesubsidieerd, maar niet de integrale kosten. In dit contract gaan we over naar de berekening van kostprijzen op basis van integrale kostprijzen per product. Dat wil zeggen dat alle kosten van een bepaald product in de genoemde prijs meegenomen zijn. De gemeente Doetinchem bepaalt daarbij hoeveel van de verschillende producten zij afneemt op basis van deze integrale kostprijs. De kostendekkendheid wordt nu dan ook berekend ten opzichte van deze integrale kostprijs. Om tot een valide bepaling van de kostprijs per eenheid product te komen wordt uitgegaan van de volgende uitgangspunten; 1. De salarislasten van het niet onderwijzend personeel (overhead) zijn verdeeld naar een direct en een indirect deel. • De directe salarislasten (bv coördinatie) zijn rechtstreeks toebedeeld aan het betreffende product. • De indirecte personeelslasten van het niet onderwijzend personeel (overhead) zijn op basis van de omzet per afdeling over de producten verdeeld. 2. De salarislasten onderwijzend personeel (docenten) en de daarbij behorende indirecte personeelskosten van het docerend personeel alsmede de productiekosten (materiaalkosten en dergelijke) worden rechtstreeks toebedeeld aan het product. 3. De organisatiekosten en het bedrijfsrisico zijn op basis van de omzet per product verdeeld. 4. De huisvestingslasten zijn verdeeld naar de producten op basis van vierkante meters, waarbij de directe vierkante meters rechtstreeks toebedeeld zijn aan het betreffende product en de indirecte vierkante meters verdeeld zijn op basis van de omzet per product. Deze kostprijsberekening gaat uit van de realiteit in het kalenderjaar 2008. Op basis van de kostenverdeelstaat waarin de directe- en indirecte kosten volgens bovenstaande punten aan de producten zijn toebedeeld is gekomen tot de bepaling van de integrale kostprijzen per eenheid product. Bedrijfsrisicoreserve In dit Meerjarenperspectief is een bedrijfsrisicoreserve opgenomen. Om aan het weerstandsvermogen van de organisatie te kunnen bouwen is dit noodzakelijk. Op deze wijze kunnen toekomstige tegenvallers binnen de eigen organisatie worden opgevangen zonder aan te hoeven kloppen bij de opdrachtgever. Het niveau van de reserve wordt gemaximeerd op 20% van de omzet. De opbouw van de reserve vindt gelijkelijk plaats gedurende de lengte het budgetcontract.
5
4 MEERJARENPERSPECTIEF GRUITPOORT Hieronder is voor de komende 5 jaar aangegeven hoe de ambitie van de Gruitpoort zich t.o.v. de gemeentelijke subsidie zal ontwikkelen. De benodigde subsidie zal in de loop der jaren licht afnemen. Voor het cursusbedrijf zijn de producten gedefinieerd in cursistcontacturen (het aantal uren dat er aan cursisten les wordt gegeven per jaar). De overige clusters zijn geformuleerd in bezoekersaantallen. 2009 Omschrijving producten 1 Cursusbedrijf 2 Vlakke vloer theater 3 Filmhuis
aantal
integrale
producten
kostprijs
totale kosten
Subsidie
percent
Gd
eigen ink.
33.600
20
665.605
364.908
46%
2.100
61
127.754
81.150
38% 47%
6.000
21
125.822
68.283
4 Maatschappelijke projecten
12.000
21
246.977
125.023
51%
5 Kunst op locatie
20.000
2
40.000
0
100%
1
0
0
100%
1.206.158
639.365
6 Innovatie en netwerkontw. Totaal
2010
1 Cursusbedrijf 2 Vlakke vloer theater 3 Filmhuis
aantal
integrale
producten
kostprijs
totale kosten
Subsidie
percent
Gd
eigen ink.
31.500
21
661.500
360.000
47%
2.100
60
126.000
80.000
39% 47%
6.120
21
128.520
67.000
4 Maatschappelijke projecten
13.000
20
260.000
121.000
49%
5 Kunst op locatie 6 Innovatie en netwerkontw.
20.000 1
2 0
40.000
0 0
100% 100%
1.216.020
628.000
Totaal
2011
1 Cursusbedrijf 2 Vlakke vloer theater 3 Filmhuis
aantal
integrale
producten
kostprijs
totale kosten
Subsidie
percent
Gd
eigen ink.
32.445
20
648.900
350.000
50%
2.163
59
127.184
75.000
40% 50%
6.304
20
126.072
63.000
4 Maatschappelijke projecten
13.500
19
256.500
116.000
52%
5 Kunst op locatie 6 Innovatie en netwerkontw.
20.000 1
2 0
40.000
0 0
100% 100%
1.198.656
604.000
Totaal
2012
1 Cursusbedrijf 2 Vlakke vloer theater 3 Filmhuis
aantal
integrale
producten
kostprijs
totale kosten
Subsidie
percent
Gd
eigen ink.
33.418
19
634.949
345.000
52%
2.228
58
128.380
75.000
41% 51%
6.556
19
124.559
62.000
4 Maatschappelijke projecten
13.770
19
261.630
112.000
51%
5 Kunst op locatie 6 Innovatie en netwerkontw.
20.000 1
2 0
40.000
0 0
100% 100%
1.189.518
594.000
Totaal
2013
1 Cursusbedrijf 2 Vlakke vloer theater 3 Filmhuis
aantal
integrale
producten
kostprijs
totale kosten
Subsidie
percent
Gd
eigen ink.
33.753
19
628.472
339.000
53%
2.295
56
129.587
71.000
41% 52%
6.785
18
125.458
59.000
4 Maatschappelijke projecten
14.000
18
258.860
108.000
53%
5 Kunst op locatie 6 Innovatie en netwerkontw.
20.000 1
2 0
40.000
0 0
100% 100%
1.182.377
577.000
Totaal
6
5 INDELING DIENSTEN GRUITPOORT
Cluster 1 Cursusbedrijf (beeldend en podium) Cluster 2 Vlakke vloer theater Cluster 3 Filmhuis Cluster 4 Maatschappelijke projecten Cluster 5 Kunst op locatie Cluster 6 Innovatie en netwerkontwikkeling
7
CLUSTER 1
Cursussen en workshops
Budget gemeente Doetinchem: € 364.908,Doelstelling gD Alle Doetinchemmers moeten kunnen participeren in een breed cultuuraanbod. Verbreding van het publieksbereik is van belang omdat nog niet alle groepen worden bereikt. Het vinden van nieuw publiek vergt om een actieve vraaggerichte opstelling. Resultaatverwachting gD Het vergroten van de actieve kunstbeoefening vraagt om een breed aanbod, vernieuwend én meer traditioneel, en de mogelijkheid actief te participeren in elk type cultuuruiting. Extra aandacht wordt gegeven aan de participatie van jeugd en jongeren. Bronnen Dossier Cultuur 2003, Meer Verbindingen 2008, Begroting 2008 en 2009, Cultuurpact 2009 Doelstelling Gruitpoort (waarom) • Alle inwoners van Doetinchem hebben de mogelijkheid deel te nemen van het cursusaanbod van de Gruitpoort. • Het cursusaanbod is breed: tekenen en schilderen, ruimtelijk, multimedia, muziektheater, dans, toneel, circus maar ook theatertechniek, decorbouw en schrijven. • Het cursusaanbod is gericht op de creatieve, kunstzinnige en persoonlijke ontwikkeling van de cursist. Het ontwikkelen van de ambachtelijke vaardigheden is daarbij een middel. De ambachtelijke competenties van de docenten zijn echter een voorwaarde om voor de Gruitpoort les te mogen geven. •
•
De Gruitpoort is erkend als een broedplaats voor jong talent. Ook jongeren weten de Gruitpoort te vinden als plaats waar ze mooie en creatieve dingen kunnen doen met hun talenten. De Gruitpoort werkt voor die werving daarom intensief samen met de scholen voor voortgezet onderwijs voor talentscouting. Voorgaande doelstelling is ook noodzakelijk om de continuïteit te waarborgen: op dit moment is 15% van de cursisten boven de 65 jaar.
Inhoud (wat) • De Gruitpoort hanteert een tweedeling in het cursusaanbod: een aanbod beeldend en een aanbod podium. Muziek laat de Gruitpoort over aan de MOG. •
Er komt vanaf 2009 een menugericht instapaanbod, het Gruitmenu, om het multidisciplinaire karakter van de Gruitpoort te benadrukken. Voor zowel voor kinderen, jongeren als volwassenen.
8
• •
Om jongeren en kinderen naar de Gruitpoort en te binden, gaat de Gruitpoort met name de podiumafdeling uitbereiden. Ook met musicalaanbod, dat we tot nu toe niet aanbieden omdat zich dat in de marge van kunst en cultuur bevindt (bestaande muziek en dans leren performen is toch iets anders dan het werken aan de persoonlijke en creatieve ontwikkeling die bij onze Muziektheaterschool GRID centraal staat), zullen we vanwege de verwachte marktvraag moeten experimenteren. • Specifiek voor jongeren wil de Gruitpoort vanuit de verschillende disciplines een Talentschool ontwikkelen. Een plaats waar jongeren, vanuit alle kunstdisciplines, werken aan podiumproducties. Vanuit de tekenlessen die je volgt, de podiumcursussen en beeldende en multimediacursussen kun je bij het productiehuis terecht: voor theatertechniek, decorbouw, kostuumontwerp en regie, scriptschrijven etc. Centraal staat: het werken aan een theaterproductie. Ook als je nog niks doet of volgt bij de Gruitpoort kun je op de talentschool terecht. In de Talentschool zal worden samengewerkt met de MOG zodat ook muziek een plaats in de Talentschool kan krijgen.
Uitvoering (hoe) • In het cursusaanbod van de Gruitpoort staat leren centraal. Uiteraard zijn er groepen die werken aan eigen werken met minimale begeleiding maar de focus ligt in het grootste deel van het aanbod op leerlijnen en ontwikkeling. • Docenten worden per jaar o.b.v. het vastgestelde aanbod in dienst genomen of gehouden. De Gruitpoort streeft er naar om ongeveer de helft van het aantal docenten in (vaste) dienst te hebben en de andere helft op freelance basis in te huren. Dat laatste vooral om met beperkte financiële risico’s om steeds met nieuw aanbod te kunnen experimenteren. • Ongeacht de contractvorm streeft de Gruitpoort naar langdurige verbintenissen met haar docenten, gericht op kwaliteit. • De productiegroepen van Muziektheaterschool GRID en het Circusproductiehuis Buitengewoon krijgen een eigen plaats in de Talentschool. Het straattheaterfestival Buitengewoon (buiten) zal net als het vlakke vloertheater Gruitpoort (binnen) één van de podia voor de talentschool vormen. Op termijn kan het concept uitgezet worden naar specifieke doelgroepen (verstandelijk gehandicapten, lichamelijk gehandicapten, dak- en thuislozen etc) Hiervoor kan een samenwerkingsverband met IJsselkring worden aangegaan. • De directe productiekosten zullen voor dit cluster in de loop van de jaren afnemen als gevolg van een veel strakker (deeltijd)ontslagbeleid voor cursussen waar te weinig inschrijvingen voor zijn.
Bereik (wie) • De cursussen zijn bedoeld voor iedereen die zich wil ontwikkelen op het gebied van kunst en cultuur, ongeacht ervaring en talent. Er zijn groepen voor starters en gevorderden. • De Talentschool is specifiek bedoeld voor een kleine groep, in eerste instantie jongeren, die geïnspireerd is door kunst en cultuur en de ambitie hebben zich te profileren en hun talenten verder te ontwikkelen.
9
•
•
Door groei van het aanbod podiumcursussen en een specifiek beeldend gericht op voorbereidend kunstonderwijs, gaan we het aantal jongeren verhogen. Echter, daarbij richten we ons eerder op de inzet van jongeren ion producties dan in cursussen. Vandaar de relatief beperkte cursus-ambitie in deze doelgroep. Het totaal aantal cursucontacturen zal in eerste instantie in het seizoen 2009-2010 afnemen omdat de cursusprijzen van met name de beeldende cursussen voor volwassenen met 15 tot 20% verhoogd zijn. Het aantal kindercontacturen zal juist groeien omdat in het huidige aanbod circus en GRID en in het kinder GRUIT-MENU nog groei wordt verwachten. Bovendien kunnen de dansleerlingen vanaf 2009-2010 bij het bereik meegerekend worden, de prijs van de danscursussen is gelijk gehouden.
Bereik in cursistcontacturen
2008-2009
2009-2010
2010-2011
2011-2012
2012-2013
kinderen jongeren
13.500 360
14.000 300
14.200 400
14.600 800
14.800 900
volwassene
19.500
17.000
17.500
17.500
17.500
240
200
345
518
553
33.600
31.500
32.445
33.418
33.753
doelgroepen
Kwaliteit • Docenten zijn HBO geschoold, bij voorkeur met een docentbevoegdheid. • Na afloop van elke cursus vullen de cursisten een evaluatieformulier in dat door de administratie verwerkt wordt en dat de coördinator met de docent bespreekt t.b.v. verbeterpunten voor het volgende cursusjaar.
10
CLUSTER 2 Vlakkevloertheater Budget gemeente Doetinchem: € 81.150,Doelstelling gD Het podium kent een aantrekkelijk en kwalitatief hoogwaardige programmering en vervult zodoende binnen het podiumplan Oost-Nederland een cruciale rol. Daarnaast kent deze ‘vlakke vloer’ binnen de samenwerkende theaters in Oost-Gelderland een meer specifieke plaats als het gaat om de programmering van meer experimentele en vernieuwende podiumkunsten. Resultaatverwachting gD Inwoners van de regio genieten van podiumkunsten. Hun receptieve deelname wordt gemonitord om te bezien welke culturele behoeften er leven. Grote waarde wordt hierbinnen gehecht de mogelijkheden tot cultuureducatie in basisonderwijs en VO. Bronnen Dossier Cultuur 2003, Meer Verbindingen 2008, Begroting 2008 en 2009
Doelstelling Gruitpoort (waarom) • Het theater van de Gruitpoort is een strategisch podium in het oosten van het land in het spreidingsbeleid van het ministerie van OC&W wat betreft kleinschalige kwalitatief hoogstaande theatervoorstellingen. • Het theater van de Gruitpoort is een strategisch podium binnen de provincies Gelderland en Overijssel wat betreft de programmering van kleinschalige kwalitatief hoogstaande theatervoorstellingen afkomstig uit Oost-Nederland. • De Gruitpoort communiceert haar goede naam op het gebied van eigenzinnige kwaliteitsprogrammering voor volwassenen, jeugd als kinderen zowel in de gemeente Doetinchem als wel in de regio Achterhoek. • Het vlakke vloertheater is voor de programmering niet afhankelijk van sponsorinkomsten. • Het theater gaat waar mogelijk samenwerking aan met (semi)professionele makers uit de eigen regio. Inhoud (wat) • Eigenzinnige kleinschalige kwaliteitsprogrammering. • Naast Oost-Nederlands aanbod ook landelijk kleinschalig aanbod. • Uitbouwen evenementen en thematheater (beeldend theater) i.s.m. andere partners. Uitvoering (hoe) • Behoud inzet vrijwilligers (+20) voor zowel programmering als kassa- en bardiensten. • Samenwerking Amphion voor gezamenlijke publiciteit en evt op termijn coprogammering. • Uitbreiden besloten voorstellingen (scholen, bedrijven) • Uitbreiding programmering met buitentheater (samenwerking Buitengewoon) • Intensief contact bevorderen tussen acteurs en publiek d.m.v. nagesprekken. 11
• •
Separaat: Nationaal Fonds Podiumkunsten (NFPK+) (voor beeldend theater) €10.000,per seizoen (incl. marketinggelden) – eindigt seizoen 2009-2010 met een mogelijke verlenging met 1 a 2 seizoenen er na. Podiumplan Oost Gelderland €15.000,- per seizoen (incl. marketinggelden) – looptijd seizoen 2009/2010 t/m seizoen 2011/2012.
Bereik (wie) • Het huidige publiek heeft een gemiddelde leeftijd van rond de 50. Dit publiek willen we graag behouden. Het aanbod en de promotie van het vlakke vloertheater zal er wel op gericht zijn het publiek te verjongen. • In de programmering zal komebnde jaren gekeken worden of het aantal voorstellingen dat geschikt is voor Cultuurkaarthouders vergroot kan worden. • Door gerichte campagnes zullen we extra inzet plegen om juist cultuurkaarthouders/scholieren als bezoeker te kunnen verwelkomen. • Een substantiële verhoging van het bereik zal bereikt kunnen worden door de samenwerking met Amphion zodra de nieuwbouw klaar is. Daarover worden al vergaande besprekingen gevoerd. Voor het verwerken daarvan in bereikambities liggen daar echter nog te veel onzekere factoren. Bereik in bezoekers Theater
2008-2009
2009-2010
2010-2011
2011-2012
2012-2013
kinderen
200
200
233
250
260
jongeren (cultuurkaart)
100
100
130
150
185
1.800
1.800
1.800
1.828
1.850
2.100
2.100
2.163
2.228
2.295
volwassenen Totaal
Kwaliteit • T.b.v. het blijven verkrijgen van de provinciale en landelijke subsidie wordt jaarlijks getoetst of de programmering nog aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet. • Elk jaar wordt een evaluatieonderzoek onder de bezoekers gehouden. Daarin wordt gevraagd naar de kwaliteit van zowel de programmering als het serviceniveau.
12
CLUSTER 3 Filmhuis Budget gemeente Doetinchem: € 68.283,Doelstelling gD Film brengt de verre wereld dichtbij en raakt de toeschouwer direct. Het filmhuis maakt deel uit van een Gelders netwerk aan filmhuizen dat zich richt op de vertoning van de meer kunstzinnige films die onder druk van de markt niet aan bod komen. Resultaatverwachting gD Een breed publiek kennis te laten nemen van niet-commerciële films. Daartoe is er speciale aandacht is er voor filmeducatie en festivalprogrammering. Bronnen Meer Verbindingen 2008, Begroting 2008 en 2009 Doelstelling Gruitpoort (waarom) • Het Filmhuis biedt een aanvulling op het aanbod van de bioscopen met kwaliteitsfilms die in het commerciële bedrijf geen kans kunnen krijgen. Daarmee draagt het Filmhuis bij aan de kwaliteit en diversiteit van het culturele klimaat in Doetinchem. Inhoud (wat) • Filmhuis De Gruitpoort vertoont films uit het brede aanbod van kwaliteitsfilms (cinematografisch en cultureel of artistiek opzicht waardevolle films en documentaires). Het gaat om kleinere artistieke films. Die over het algemeen met minder geld gemaakt zijn en een minder groot publiek trekken dan Hollywood- of andere mainstream kaskrakers. • Op basis van een kostendekkende organisatie (m.b.v. sponsors en projectsubsidies) zal de Gruitpoort het op zich nemen jaarlijks een buitenfilmfestival te organiseren. Uitvoering (hoe) • De groei van het aantal bezoekers wordt gerealiseerd door het actief benaderen van nieuwe doelgroepen. De multiculturaliteit van de Nederlandse samenleving vraagt om een breed georiënteerd filmaanbod. Door speciale activiteiten, festivals en een internationaal georiënteerd programma-aanbod worden nieuwe publieksgroepen benaderd. • Uitbreiden van het bestaande publiek wordt gerealiseerd met speciale programma’s, het bieden van extra services, een professionele exploitatie en accommodatie, goede outillage (projectie en geluid), promotie, marketing en prijsdifferentiatie. • Het Filmhuis zit in het bestuur en heeft zitting in de filmkeuzecommissie van het Filmcircuit Achterhoek Liemers (FAL) en zit in het Gelders Filmvertoners Overleg (GFO). • Het Filmhuis is lid van de Nederlandse Vereniging van Bioscoopexploitanten. • Het Filmhuis draait op dit moment volledig op vrijwilligers. Zowel de programmering als de 13
• • •
organisatorische coördinatie als de kassa- techniek- en bardiensten worden volledig door vrijwilligers gedaan. Zij worden daarbij ondersteund door het personeel van de Gruitpoort en onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur van de Gruitpoort. T.b.v. de professionalisering en de continuïteit van het Filmhuis, voeren wij in dit Budgetfinancieringscontract bij de integrale kostprijs 0,2 FTE coördinatie toe. Voor het kinderfilmhuis is een aparte groep vrijwilligers werkzaam. In een tijd van steeds meer nieuwe technieken en kwalitatief goede huiskamertechnologie zal het Filmhuis zich moeten profileren door te investeren in service, comfort en vooral veel extra’s. In de komende jaren zal het Filmhuis de ontwikkelingen rondom digitalisering van de vertoningen op de voet volgen. Daartoe wordt nauw contact onderhouden met KCG.
Bereik (wie) • Het Filmhuis streeft naar een groter publieksbereik en voert een actief doelgroepenbeleid. Jongeren en kinderen worden nog onvoldoende bereikt. • Voor de volwassenenvoorstellingen worden vanaf 2009-2010 3 i.p.v. 2 avonden in de theaterzaal gereserveerd. Sinds 2009 is er elke dinsdagmiddag matinee. Dat blijft gehandhaafd. • Met regelmatige filmevenementen (festival, buitenfilm, filmnacht) wordt gewerkt aan een breder publiek. • Het filmseizoen loopt van 1 september tot 1 juni. De zomer wordt niet meegenomen omdat dat organisatorisch met vrijwilligers niet haalbaar is. Bereik in bezoekers Film
2008-2009
2009-2010
2010-2011
2011-2012
2012-2013
kinderen
250
300
334
350
260
jongeren (cultuurkaart)
250
320
320
350
185
5.500
5.500
5.650
5.856
1.850
6.000
6.120
6.304
6.556
2.295
volwassenen Totaal
Kwaliteit • Het Filmhuis is, via het Filmcircuit Achterhoek Liemers (FAL), aangesloten bij de Associatie van Nederlandse Filmtheaters (ANF) en heeft daardoor de C status binnen de Bioscoopbond. • Het Filmhuis wil voor de bezoekers een optimale dienstverlening garanderen. Door regelmatig een enquête te houden willen we achter de wensen van de bezoekers komen. • Het Filmhuis streeft naar een professionele werkwijze, waarbij zij door gebruikmaking van protocollen de vrijwilligers ondersteunt in de concretisering daarvan. Nieuwe medewerkers worden goed ingewerkt op hun taken in het Filmhuis en De Gruitpoort. • Door het regelmatig plegen van onderhoud aan de apparatuur wordt een kwalitatief goede vertoningavond gewaarborgd. 1 x per jaar wordt onderhoud verricht door professionals (Filmtronics).
14
CLUSTER 4 Maatschappelijke projecten Budget gemeente Doetinchem: € 125.023,Doelstelling gD Kunst en cultuur dragen bij aan de kwaliteit van het leven en de leefomgeving. De diversiteit en vraaggerichtheid van kunstzinnige projecten maakt het organisaties en instellingen mogelijk verbindingen te leggen met andere maatschappelijke thema’s en ontwikkelingen. Resultaatverwachting gD Het vergroten van de cultuurparticipatie verloopt via diverse kanalen: in de wijk, binnen het onderwijs en vanuit maatschappelijk instellingen. Deelname aan de cultuurprojecten kan ook andere doelen dienen dan puur educatieve. Bronnen Dossier Cultuur 2003, Meer Verbindingen 2008, Begroting 2008 en 2009, Cultuurpact 2009 Doelstelling Gruitpoort (waarom) • Kunst en cultuur maken met specifieke doelgroepen. De Gruitpoort wil dé plaats zijn waar organisaties bij aankloppen om hun klanten/bewoners/cliënten in aanraking te laten komen met kunst en cultuur. • De klanten/bewoners/cliënten van deze organisaties die misschien uit zich zelf niet naar de Gruitpoort zouden komen voelen zich thuis en geïnspireerd.
• •
Inhoud (wat) • Projecten via het brede school netwerk. Door de werkgroepen worden projecten aangevraagd en uitgevoerd: musicals in de wijk, bonanzaproject. • Ondersteuning voor ICC-ers (interne cultuurcoördinatoren BO) • Andere projecten voor individuele basisscholen zoals kunstweken op scholen, samenwerkingsprojecten tussen scholen Projecten voor het voortgezet en beroepsonderwijs: Rietveld Star-Art (9 weken 2 x 2 uur per week, workshops in de Gruitpoort) filmproject Graafschapcollege. Samenwerking met doelgroepgerichte theatermakers als Jos Spijkers van stichting 't Zwerk. Theater met mensen van verschillende leeftijden, achtergronden en culturen. Met jongeren, ouderen, kinderen met een beperking, asielzoekenden, jongdementerenden, daklozen en cliënten uit de psychiatrie.
Uitvoering (hoe) • Instanties nemen contact op met de Gruitpoort en bespreken met de coördinator projecten hun wensen. De coördinator maakt een inhoudelijk voorstel met activiteiten en resultaten, incl een planning en begroting in de vorm van een offerte. Deze offerte is direct kostendekkend. Wanneer de offerte is geaccordeerd, worden docenten aangetrokken, materialen 15
•
• •
•
aangeschaft en ruimtes en ondersteunend personeel gereserveerd. Een van de grootste klanten in deze is het brede schoolnetwerk. Voor additionele projecten die aanbodgestuurd in de markt gezet worden, worden aanvragen ingediend bij landelijke en lokale fondsen. Maar ook het budget in het kader van bv de jeugdagenda van de gemeente Doetinchem zal soms separate aanvragen krijgen. Er wordt geen sponsorgeld ingezet. De out-of-pocketkosten worden door de klant betaald. Het bureau Cultuur & School Doetinchem is een samenwerkingsverband van de Muziekschool en de Gruitpoort. Het bureau bemiddelt onafhankelijk tussen scholen en aanbieders zoals de Gruitpoort. De praktijk is zuiver: opdrachten komen daardoor niet eerder bij de Gruitpoort terecht dan bij derden. Er is ook een aantal projecten waarvoor aanbieders bij de Gruitpoort aankloppen om in samenwerking met de Gruitpoort tot een aanbod te komen zoals het fotoproject voor hangjongeren op de Huet dat momenteel in ontwikkeling is.
Bereik (wie) • Over de afgelopen jaren is bijgehouden hoeveel kinderen, jongeren en volwassenen hebben deelgenomen aan onze projecten. Zowel in de bredeschoolprojecten e.d. als bv de bezoekers aan de theatervoorstellingen van Jos Spijkers. • We verwachten nog een lichte groei in de projecten met kinderen en gaan vooral de komende inzetten op projecten met doelgroepen. Denk aan een ontmoetingen voor mensen met een nietaangeboren hersenletsel, maar ook uitvoerende projecten voor werknemers van WEDEO etc. Bereik in aantallen deelnemers
2008-2009
2009-2010
2010-2011
2011-2012
2012-2013
kinderen
10.500
11.000
11.000
11.000
11.000
jongeren
1.000
1.500
1.500
1.500
1.500
500
500
1.000
1.270
1.500
12.000
13.000
13.500
13.770
14.000
volwassenen (doelgroepen) Totaal
Kwaliteit • Projecten worden alleen met bevoegde docenten uitgevoerd. • Na afloop wordt elk project door middel van een maatwerk-evaluatieformulier bij zowel de deelnemers als de aanbiedende organisatie geëvalueerd en nabesproken.
16
CLUSTER 5 Kunst op locatie Budget gemeente Doetinchem: € 0,-1 Doelstelling gD Door zichtbaar te zijn en naar buiten te treden komen alle Doetinchemmers in contact met een brede diversiteit aan cultuuruitingen. Daarmee draagt ‘kunst op locatie’ bij aan het cultuurtoerisme en het positieve imago van Doetinchem. Resultaatverwachting gD Festivals en buitenkunst (film en beeldende kunst) zijn laagdrempelig en toegankelijk voor een ieder. Bovendien vergroten zij als evenement de belevingswaarde van de binnenstad en haar regionale aantrekkingskracht. Bronnen Dossier Cultuur 2003, Meer Verbindingen 2008, Begroting 2008 en 2009, Cultuurpact 2009: Doelstelling Gruitpoort (waarom) • Met theater doordringen tot in het drama van het dagelijks bestaan. Van alle kunsten heeft straattheater het meeste vermogen om de mens direct op de huid te zitten. • Daarnaast is kunst op locatie een prima ‘etalage’. Bezoekers van de locaties komen op eenvoudige wijze in aanraking met de Gruitpoort. Zij kunnen – bijvoorbeeld met aantrekkelijke acties – letterlijk bij de Gruitpoort worden binnengehaald. • Met beeldende kunst een bijdrage leveren de Achterhoek op de kaart te zetten als cultuurminnende regio.
Inhoud (wat) • Straattheaterfestival Buitengewoon, met als focus: o Cross-overs tussen beeldende kunst met (verticale) dans. De dans die BuitenGewoon programmeert is een aanvulling op dansvoorstellingen in de reguliere theaters. Dans die speciaal gemaakt is voor op straat. Dans die interessant is door de contact waarin het is gemaakt. Bijvoorbeeld andere culturen. o Beeldend theater waarbij samenwerking wordt gezocht met cluster 2 Vlakke vloertheater waar gedurende de contractperiode een speciale binnenprogrammering van beeldend theater is. Beeldend theater in de openlucht is een laagdrempelige vorm van theater die een breed publiek in aanraking brengt met kunst. o Circustheater Verrassende cross-overs en onverwachte ingrediënten. BuitenGewoon wil dan ook die voorstellingen laten zien die de ontwikkeling van het ‘nieuwe circus’ illustreren. Voorstellingen met een ruimere aandacht voor dramaturgie. Bovenal wordt gewerkt met niet alledaagse en voor de hand liggende circustechnieken. Hierdoor worden de jonge deelnemers geprikkeld om naast zichzelf technisch/sportief ook artistiek-inhoudelijk te ontwikkelen. 1
Het onderdeelkunst op locatie zat nog niet in het meerjarenbeleidsplan 100 dagen Gruitpoort. Subsidiëring van de professionalisering van Straattheaterfestival BuitenGewoon is hier buiten het budgetcontract gehouden nu blijkt dat de gemeente Doetinchem vooralsnog geen mogelijkheden ziet te komen tot een structurele oplossing. Ook voor de overige projecten zal de Gruitpoort alleen kostendekkend medewerking verlenen en projectondersteuning bieden.
17
• •
Sublocatie en gekoppelde cursusactiviteiten voor Beelden aan de Oude IJssel en Huntenkunst Summercamps (jongeren) en een zomeracademie (volwassenen) voor toeristen.
• •
Buitenfilmfestivals in de wijk (zie ook cluster 3). Samenwerking met Beelden aan de Oude IJssel en Huntenkunst
Uitvoering (hoe) • Jaarlijks met zo’n 200 projectvrijwilligers het driedaags straattheaterfestival organiseren. • Daarnaast de ‘markt’ in de gaten houden en nieuwe initiatieven proberen te ondersteunen met bijvoorbeeld kennisoverdracht op het gebied van programmering, publiciteit, techniek en organisatie. • T.b.v. Straattheaterfestival Buitengewoon wordt vanuit het Evenementenbudget door de gemeente Doetinchem jaarlijks 30.000,- geïnvesteerd. • Overige inkomsten voor het festival zijn provinciale subsidie en inkomsten vanuit de eigen businessclub ACCU.
Bereik (wie) Bereik in bezoekers/passanten
2008-2009
2009-2010
2010-2011
2011-2012
2012-2013
kinderen
2.000
2.500
3.000
3.000
3.000
jongeren
3.000
3.500
4.000
4.000
4.000
15.000
14.000
13.000
13.000
13.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
volwassenen (doelgroepen) Totaal
Kwaliteit • BuitenGewoon heeft een internationale programmering • Een programmering die zich door kwaliteit sterk onderscheid van de zo vele zomerfestivals en evenementen in Nederland en in de regio. • BuitenGewoon laat nieuwe vormen van theater zien • Het festival brengt jonge- en volwassen amateur theatermakers in contact met professionals. Hierdoor ontwikkeld zich de kwaliteit
18
CLUSTER 6 Innovatie- en netwerkontwikkeling Budget gemeente Doetinchem: € 0,Doelstelling gD Wanneer een breed publiek verleid kan worden met kwaliteit en een vernieuwend aanbod toont Doetinchem haar culturele kracht. Het is zaak die te behouden en uit te bouwen. Resultaatverwachting gD Inspirerende samenwerkingsverbanden liggen ten grondslag aan een sterk ontwikkeld Doetinchems cultureel veld. Dan is er sprake van synergie en meerwaarde waarbinnen talenten kunnen opbloeien en nieuwe projecten van de grond komen. Binnen de regio nemen de Doetinchemse instellingen zodoende een prominente en initiatiefrijke positie in. Bronnen Dossier Cultuur 2003, Meer Verbindingen 2008, Begroting 2008 en 2009, Cultuurpact 2009 Doelstelling Gruitpoort (waarom) • De Gruitpoort is spin in het web in cultureel Doetinchem. Is betrokken bij alle relevante overlegverbanden op het gebied van kunst en cultuur. • De Gruitpoort is een broedplaats waar talent en kennis op het gebied van cultuur gedeeld wordt. Inhoud (wat) • De meest natuurlijke samenwerkingspartner van de Gruitpoort is de Muziekschool Oost Gelderland. Gezamenlijk beslaan beide organisaties het volledige amateurkunstscala. Gezamenlijke projecten zijn GRID, C&SD en op termijn wellicht het servicepunt amateurkunst. • Cultuurpact: alle evenementen cultuurzomer Achterhoek o.l.v. KCG. • Theateroverleg Oost Gelderland (TOOG): Het theaterdirecteurenoverleg van alle oostgelderse theaters. Hierbinnen wordt o.a. het podiumplan onderzocht over mogelijke synergie m.b.t. programmering, kaartverkoopfaciliteiten, publiciteit • KEG-overleg: Directeuren Kunst Educatie Instellingen Gelderland. Hier worden ervaringen van de verschillende instelling uitgewisseld. • LOCO: Locaal Cultureel Overleg tussen Amphion, Bibliotheek, Muziekschool en Gruitpoort. Een 3-maandelijks informeel overleg waarin gezamenlijk naar synergie en gezamenlijk op te pakken projecten gezocht wordt. • Al dan niet ingehuurd personeel van de Gruitpoort is inzetbaar voor een adviesrol bij het ontwikkelen en opzetten van kunstprojecten. Voorbeeld is de adviesrol en subsidieaanvraag van het project Kunstwerk Oosseld. • Bij actuele maatschappelijke thema’s is de Gruitpoort de plaats waar debatten georganiseerd kunnen worden. Uitvoering (hoe) 19
• • • • • •
Directie en coördinatoren hebben zitting in de verschillende overlegverbanden. Er is een jaarrooster met alle te organiseren opiniërende activiteiten. Deze worden op voordracht van de coördinatoren door de ondersteunende staf georganiseerd. Coördinatoren kunnen benaderd worden voor advieswerk op het gebied van Kunst en Cultuur. Het is van belang dat de Gruitpoort voor deze activiteiten bij de aanvrager geen kosten in rekening hoeft te brengen. Pas als er opdrachten en projecten tot stand komen start een offertetraject. Indien het Servicepunt amateurkunst van start gaat, zal dat binnen dit cluster vallen. Kosten voor bijvoorbeeld het onderzoek Podiumplan Oost Gelderland is door alle theaters separaat bij hun gemeente ingediend. Kosten hiervoor vallen buiten het Budgetfinancieringscontract.
Bereik (wie) • Het aantal netwerkcontacten is niet als referentie aan te geven. Doelstelling is dat er geen netwerk op het gebied van Kunst en Cultuur is, zowel in Doetinchem en omstreken als landelijk als het gaat om Kunsteducatie-instellingen, waar de Gruitpoort geen deel van uit maakt. Kwaliteit • Er wordt alleen gewerkt met op het onderwerp ingewerkte uitvoerders. Is er binnen het Gruitpoort-bestand geen geschikte uitvoerder voor handen dan wordt deze op projectbasis van buiten aangetrokken. • Docenten en adviseurs zijn HBOgeschoold.
20
Bijlage 1 Scenario 1: De minimale variant. In dit Budgetcontract hebben we het alleen over de basisorganisatie van de Gruitpoort. Dat moet een organisatie zijn die in staat is de klanten goed en naar tevredenheid te bedienen en qua formatie in staat is nieuwe projecten te initiëren om daarmee op termijn extern extra inkomsten te werven. Ook moet de organisatie in staat zijn de grote hoeveelheid vrijwilligers naar tevredenheid van die vrijwilligers maar ook van de klanten te ondersteunen. Tot op heden was dat niet het geval. De formatie is altijd te krap geweest. Historie De Gruitpoort is ontstaan vanuit een aantal kleine, grotendeels op vrijwilligers gebaseerde organisaties: het Kleine Holte Theater, het filmhuis, een galeriegroep en het cursorische deel van Stichting Creatief Doetinchem. Met het combineren daarvan en verkrijgen van een gemeenschappelijk gebouw ontstond een synergievoordeel en kon een professionaliseringsslag gemaakt worden. Althans, dat hoopte de gemeente Doetinchem. Echter bij een gebouw is het gebleven. Een duur gebouw ook nog met vele onpraktische en ondoordachte architectonische missers. Vanaf het begin af aan heeft de Gruitpoort met een te klein budget geprobeerd te doen wat het kon. Maar vergeleken met de budgetten van de muziekschool en bibliotheek en in zekere zin ook Amphion, ook lokalen culturele instellingen maar met een veel eenzijdiger portfolio en daarnaast ook regionale steun heeft het gemeentelijke budget van de Gruitpoort daar altijd mee in schril contrast gestaan. Gaat het bij die instellingen om meer dan 1 miljoen, de Gruitpoort heeft het altijd moeten doen met zo’n 400.000 euro. Met eenzelfde bereik tot gevolg. Keuzes Het is in zekere zin appel met peren vergelijken maar het is toch zinvol om ook min absolute getallen deze cijfers naast elkaar te zien. Bestuur en directies van de Gruitpoort hebben deze prijs altijd betaald door een minimale professionele bezetting en een enorme hoeveelheid vrijwilligers op zeer cruciale plekken in de organisatie. Met als gevolg dat de Gruitpoort vorig jaar het bankroet met rasse schreden tegemoet trad. De huidige interimdirectie heeft met het bestuur een uitgebreide haalbaarheidsanalyse gemaakt. Daarbij zijn de verwachte marktontwikkelingen afgezet tegen de mogelijkheden bij de gemeente Doetinchem en de risico’s binnen de organisatie. De strategische beleidsvisie 100 dagen Gruitpoort is daar de weerslag van. Kernkeuzes die gemaakt zijn: • Het werd niet haalbaar geacht meer dan €140.000,- structurele subsidieverhoging te verkrijgen. • Dat betekende dat het in huis halen van cruciale functies als financiën en P&O op minimaal schaal 11 onhaalbaar zou zijn. In dat geval zou geen 640.000,- subsidie nodig zijn maar €740.000,-. Nog steeds een half miljoen minder dan de collega-instellingen maar hoogstwaarschijnlijk onhaalbaar. Er werd dus gekozen voor een inleenmodel voor P&O en financiën en een stafhoofd op schaal 8 niveau. • Met name op publiciteit, planning&organisatie (beheer en evenementen) lag een groot hiaat dat opgevuld moest worden. • Door de jarenlange overbelasting van de coordinator cursusbedrijf&kunstprojecten was hier ook aanvulling geboden. De kostenpost voor overuren besloeg inmiddels bijna de helft van het tekort in 2006. Toen dus eind 2008 bleek dat de gemeente Doetinchem nog niet bereid was de benodigde €140.000,- beschikbaar te stellen maar slechts €70.000,- moesten dus opnieuw keuzes gemaakt worden. De directie heeft gekozen om in elk geval een half jaar te kunnen laten zien er met de Gruitpoort gebeurt waneer in elk geval een deel van de beoogde functies ingevuld zou worden. In onderstaand schema is te zien welke functies in de Gruitpoort op dit moment vervuld worden, welke daarvan voor een half jaar o.b.v. de extra € 70.000 structurele subsidie zijn ingevuld, en 21
welke vacatures op dit moment niet vervuld zijn maar wel in dit Budgetfinancieringscontract zijn opgenomen. Directie
Directeur
1,00
Tijdelijk dienstverband
Coördinatie
Beeldend
0,50
Tijdelijk dienstverband
Theaterprogrammering
0,50
Vast dienstverband
Maatschappelijke projecten
0,50
Vast dienstverband
Algemeen
0,15
Tijdelijk dienstverband
Film
0
Niet ingevuld, wel in dit D.O.
GRID
0,35
Vast dienstverband
Totaal
2 fte
STAFHOOFD
0
Niet ingevuld, , wel in dit D.O.
Beheerder (met 1 jaar loonsubsidie)
0,78
Tijdelijk dienstverband
Beheerder (met ami-subsidie)
0,71
Vast dienstverband
Beheerder (met 1 jaar loonsubsidie)
0,78
Tijdelijk dienstverband
Beheerder (met 1 jaar loonsubsidie)
0,78
Tijdelijk dienstverband
Beheerder
1,00
Vast dienstverband
Totaal
4,05 fte
Financieel medewerker
0,50
Vast dienstverband
Administratief medewerker planning
0,50
Tijdelijk dienstverband
Administratief medewerker cursussen
1,00
Vast dienstverband
Administratief medewerker receptie
0,88
Vast dienstverband
Administratief medewerker publiciteit
0,67
Tijdelijk dienstverband
Totaal
3,55 fte
Theater
20 mensen
Film
28 mensen
Algemeen
8 mensen
Totaal
56 mensen
Dienstverband
27 mensen
Freelance
30 mensen
Totaal
57 mensen
werkzaam voor de Gruitpoort
131
Beheer
Administratie
Vrijwilligers
Docenten
Totaal aantal mensen
Er is een aantal factoren dat de huidige basisorganisatie zeer risicovol maakt. We lichten dat per onderdeel hieronder toe. •
P&O en Financiën zijn buiten de organisatie geplaatst. Het is uiteraard risicovol om deze cruciale functies niet hierarchisch ín de organisatie te hebben. Niet alleen kan er daardoor maar in beperkte mate sprake zijn van een gezagsverhouding, ook de ingeleende deskundigheid is een stuk minder makkelijk ín de organisatie te bestendigen. Uiteraard is de opdrachtverstrekking daar wel volledig op gericht en is deze vorm van inlenen inmiddels een 22
stuk gebruikelijker, het risico van het vervliegen van kennis en ervaring en daarmee kapitaalvernietiging is groot. •
Staf in maximaal schaal 6. Op stafniveau zijn geen functies zijn tussen directie en administratie. Ook dat brengt grote risico’s met zich mee. De ingeleenmde kennis moet door directie en staf ingebed worden in de organisatie. De directeuren hebben in het verleden m.h.o.o. het portfolio van de Gruitpoort een te omvangrijke portefeuille gehad. Los van de benodigde deskundigheden en de beperkte formatie op financiën en P&O (0,5 fte) is ook de managerial scope van de directie risicovol groot. Eind 2009 moet duidelijk zijn of deze vorm volstaat.
•
Formatie voor Publiciteit, Planning&organisatie en Coördinatie beeldend. Van de extra € 70.000,- structurele subsidie die eind 2008 is toegezegd zijn, na aftrek van het structureel tekort, deze genoemde 3 formatieplaatsen van 50% ingevuld voor een half jaar. Een stafhoofd interne zaken is niet aangesteld. Voor volledige bezetting was de gevraagde € 140.000,- nodig. Uitgaande van het huidige subsidiebedrag zouden de nieuw aangetrokken functies per 30 juni weer moeten vervallen. Maar zelfs met deze extra formatie is de professionele bezetting van de staf nog steeds zeer krap. Wanneer deze functies weer ontbonden zouden moeten worden, verdwijnt daarmee alle groeipotentie en daarmee het klantgericht opereren. Directie en bestuur achten het dan niet mogelijk om de Gruitpoort als bruisend kunst en cultuurcentrum verder te exploiteren.
•
Vrijwilligers De uitvoering van cluster 2 (Vlakkevloertheater) en 3 (Filmhuis) rust voor respectievelijk 90% en 100% op vrijwilligers. Deze manier van werken voldoet op zich en impliceert een breed draagvlak maar is ook erg kwetsbaar. In het budget zal meer geld gereserveerd worden voor het koesteren van deze vrijwilligers. Zeker van de vrijwilligers met een minimum inkomen.
•
Inschaling De inschaling volgens de CAO KE van een aantal functies is risicovol laag te noemen. Dat de volledige theatertechniek en alle technische ondersteuning in schaal 3 worden gehonoreerd maakt dat we ook technisch gezien naar theatergezelschappen, docenten, bezoekers en cursisten zeer risicovol opereren.
•
Servicelevel en professionaliteit Totaal heeft de Gruitpoort 5 FTE aan beheer nodig om het minimale servicelevel te kunnen bieden t.b.v. de diensten zoals in dit overzicht beschreven. Op dit moment is dit 4,1 waarvan de helft met loonsubsidie ondersteund wordt. De o.b.v. dit dienstenoverzicht benodigde toename in formatieomvang impliceert tevens de noodzaak tot afbouwen de gesubsidieerde banen en het deels optrekken van de inschaling: om een professionele beheerorganisatie te kunnen opbouwen is het instellen van een coördinatiefunctie voor het beheer essentieel.
•
Onderhoud theater- en filmtechniek Om theatergezelschappen van niveau te blijven ontvangen en om de ontwikkelingen op het gebied van digitale filmvertoning te volgen zal geïnvesteerd moeten worden in het niveau van techniek. Bij de in gebruikname van het huidige pand (1999) is met minimale middelen het hoognodige materiaal aangeschaft en geïnstalleerd. Na 9 jaar is het meeste materiaal aan vervanging toe. Daarvoor is destijds niets gereserveerd
•
Leerbedrijf De Gruitpoort moet als kunst en cultuurinstelling een leerbedrijf en een organisatie zijn waar mensen die niet op eigen kracht de arbeidsmarkt op kunnen. We hebben dan ook standaard 3 tot 5 stagiaires van verschillende opleidingen rondlopen die ook delen van het primaire proces voor hunrekening nemen. Ook heeft de Gruitpoort plaats voor een aantal mensen die niet op eigen kracht tot de arbeidsmarkt kunnen toetreden. Het begeleiden en inwerken van deze mensen vraagt echter wel een flinke extra belasting van de vaste medewerkers. De formatie is daar maar nauwelijks op toegerust. 23
•
Werkbedrijf Na een aantal jaren met slechte ervaringen gaat het in de Gruitpoort de laatste jaren goed met personeel dat via een werkervaringsplaats binnen is gekomen. Zowel de organisatie als de personen in kwestie zijn daardoor tot verdere bloei gekomen. Ook is het 't laatste jaar meerder malen voorgekomen dat iemand zich als vrijwilliger meldt en na een aantal weken of maanden zodanig op is gebloeid dat ze weer afscheid nemen omdat ze inmiddels een baan hebben gevonden. Het werken met vrijwilligers en ‘werkzoekenden’ vergt echter wel een hogere begeleiding- en coördinatie-inzet van de organisatie. Een inzet die qua formatie op dit moment niet binnen de formatie gewaarborgd kan worden. Het is dankzij de personen die in de Gruitpoort werken en de enorme hoeveelheid extra vrijwillige inzit van deze medewerkers dat we in dit opzicht nog resultaten boeken. We zijn inmiddels met verschillende partijen (gemeente Doetinchem, Wedeo, Graafschap College, Kenniscentra) in gesprek om van de Gruitpoort een erkend leer-/werkbedrijf voor meerderde BBL-opleidingen te maken.
Kortom, de kleine staf en de grote hoeveelheid vrijwilligers maken dat de Gruitpoort een dynamische, open maar daardoor ook uiterst kwetsbare organisatie is. Mensen, zowel vrijwilligers als staf, werken hier soms al 20 jaar keihard en met heel veel plezier keihard om de organisatie op de rails te houden. Met de in dit budgetcontract beoogde organisatie kan de Gruitpoort langzaam gaan groeien en naar een bruisende, inspirerende en voor alle medewerkers gezonde organisatie. Op advies van de inmiddels ingeleende controller van de Lindenberg in Nijmegen werd duidelijk dat om aan het weerstandsvermogen van de organisatie te kunnen bouwen een bedrijfsrisicoreserve noodzakelijk is. Door deze op te nemen in dit Budgetfinancieringscontract is de benodigde subsidie nu vastgesteld op een bedrag van € 640.000,-. In deze bijlage 1 hebben we gehoopt duidelijk te maken dat, om de Gruitpoort iets meer te laten zijn dan alleen een ‘slapend’ cursusbedrijf annex filmhuis/theater, het gevraagde subsidiebedrag noodzakelijk is.
24
Bijlage 2 Scenario 2: Geen bedrijfsrisicoreserve. Om aan het weerstandsvermogen van de organisatie te kunnen bouwen is een bedrijfsrisicoreserve noodzakelijk. Op deze wijze kunnen toekomstige tegenvallers binnen de eigen organisatie worden opgevangen zonder aan te hoeven kloppen bij de opdrachtgever. In de Budgetfinancieringscontracten van de gemeente Doetinchem wordt het niveau van de reserve wordt gemaximeerd op 20 % van de omzet. In dit contract hebben we een bedrag van € 50.000,- opgenomen als bedrijfsrisicoreserve. De gemeente Doetinchem kan het gevraagde subsidiebedrag dus met €50.000,- naar beneden brengen door het geoorloofde bedrag voor bedrijfsrisico voor eigen rekening te nemen. Het totale subsidiebedrag zakt dan naar € 591.378,omschrijving
Cursusbedrijf Vlakke vloer theater Filmhuis Maatschappelijke projecten Kunst op locatie Innovatie en netwerkontw. Totaal
aantal producten
integrale kostprijs
totale kosten
Subsidie gD
percent eigen ink.
33.600 2.100 6.000 12.000 20.000 1
19 58 20 20 2 0
639.928 122.119 122.370 235.616 40.000 0
338.183 75.284 64.667 113.244 0 0
48% 40% 48% 53% 100% 100%
1.160.034
591.378
25
Bijlage 3 Scenario 3: Afstoten Vlakke vloer theater Op verzoek van de gemeente Doetinchem hebben we ook een scenario doorgerekend wat er gebeurt wanneer het vlakke vloertheater van de Gruitpoort zou worden afgestoten. Uiteraard is dat in de opvatting van de Gruitpoort dat juist de kracht ziet in de synergie tussen de verschillende disciplines, een volstrekt onwenselijke situatie. Juist met de komst van Amphion als rechtstreeks buur liggen er legio mogelijkheden om de ‘derde zaal van Doetinchem’ eindelijk tot volle wasdom te laten komen. Het gaat dan vooral om de gezamenlijke publiciteitsmogelijkheden en wellicht voor een deel ook programmeringsmogelijkheden. Daarover worden momenteel al vergaande besprekingen gevoerd. Maar er is een andere reden waarom het afstoten van Cluster 2 bijzonder afkeurenswaardig is. De Gruitpoort staat landelijk en provinciaal bekend als een van de betere kleine theaters van Nederland. De programmering is niet geschikt voor schouwburgen en wordt derhalve ook als zodanig projectmatig gesubsidieerd. De Gruitpoort ontvangt zowel vanuit de provincie als tot 2010 ook vanuit het fonds voor de podiumprogrammering en marketing (NFPK) een meerjarige programmasubsidie. Deze ondersteuning geldt voor zogenaamde categoraal kleinschalig podia. Dit betekent dat het podium: • geen onderdeel uitmaakt van een schouwburg of andere grotere podiumvoorziening. • moet beschikken over minimaal 0, 5 fte voor programmering en marketing. • al een basis aan gemeentebudget ontvangt om mee te matchen. Het wordt nooit ' los' verstrekt zonder enige ander vorm van subsidie. Zonder deze subsidies, samen zo’n €30.000,- zal Amphion deze programmering uiteraard niet voortzetten. Ook de provincie zal in het geweer komen wanneer de gemeente Doetinchem er voor kiest dit podium uit haar cultuurbeleid te schrappen. Het levert de Gruitpoort hopelijk € 10.000,- programmeringsbudget op en € 5.000 marketingondersteuning als het gehonoreerd wordt en dan tot 2012. Dat geldt ook voor het nu nog lopende project via het NFPK+ rondom beeldend theater. Nog een andere reden waarom het schrappen van de professionele programmering niet alleen kapitaalvernietiging maar ook maar een marginale bezuiniging oplevert, is dat de zaal, om schoolvoorstellingen en amateurprogrammering (dit betreft een toenemende vraag) te kunnen ontvangen, technische gezien de zaal toch op niveau ingericht moet houden. Dit alles uiteraard nog los van de publieke en politieke onrust die door dit wegsnijden veroorzaakt wordt. Wanneer hier toch voor gekozen zou worden zien de budgetten er als volgt uit. Hier zijn alle directe kosten en baten, inclusief directe overhead, uit dit cluster geschrapt. omschrijving Cursusbedrijf Vlakke vloer theater Filmhuis Maatschappelijke projecten Kunst op locatie Innovatie en netwerkontw. Totaal
aantal producten 33.600 0 6.000 12.000 20.000 1
integrale kostprijs 20 0 26 22 2 0
totale kosten 678.522 0 153.676 263.822 40.000
Subsidie gD 376.466 0 93.403 140.535
1.136.020
610.404
percent eigen ink. 46% 41% 48% 100% 100%
26
Bijlage 4 Scenario 4: Liquidatie Tot slot hebben we nog doorgerekend wat er gebeurt als de gemeente Doetinchem de subsidieverstrekking op de nul-lijn moet houden. Aan de kostenkant hebben we daartoe alle tijdelijke en niet ingevulde vacatures geschrapt, met uitzondering van die van de directeur. Dat betekent: • Contract van de nieuwe coördinator beeldend (0,5 fte) wordt niet verlengt. De huidige coordinator kunstprojecten zal deze taak weer op zich nemen waardoor niet alleen nauwleijks meer nieuw aanbod wordt ontwikkeld maar ook het aantal kunstprojecten en het bereik daarmee sterk zal afnemen. • Er zal geen 0,2 fte formatie voor het filmhuis komen. Het draaien van een derde filmnavond wordt daarmee nog risicovoller omdat daar nog meer vrijwilligers en nog meer organisatie voor nodig zijn. Educatieve projecten en extra projecten zullen niet van de grond komen. • De 0,15 extra formatie die nu is vrijgemaakt voor de coordinator GRID opdat effectieve nieuwe Gruitpoortbrede projecten opgepakt kunnen worden vervalt. De Gruitpoort zal naast een jaarlijkse open dag geen extra evenementen of projecten meer op kunnen starten • Het stafhoofd wordt alsnog niet ingevuld waardoor de druk op de interne staf feitelijk onaanvaardbaar groot blijft en de staf als zelfsturend team blijft opereren. En extra professionaliseringsslag naar buiten toe zal daardoor niet gemaakt kunnen worden. • Contract van de medewerker planning&organisatie (0,5 fte) wordt niet verlengd waardoor er geen extra inzet gepleegd kan worden om nieuwe verhuurinkomsten binnen te halen. En zeker zo belangrijk, ooik hyet beheerdersteam zal weer als zelfsturend team moeten gaan functioneren. Als jaren is dat de zwakke schakel in de Gruitpoort geweest die bij zowel cursisten als docenten als klanten veel klachten opleverde. Door deze nieuwe functie is daar een enorme slag gemaakt en coordinatie en aandacht is daarbij essentieel gebleken. • En tot slot de 0,6 fte voor publiciteit zal niet verlengd worden. De publieke aandacht en het coordineren van de logistiek, juist Gruitpoort-breed vervalt daardoor weer. De coordinatoren zullen hun eigen publiciteit tussen de bedrijven door weer op moeten pakken. Als gevolg daarvan hebben we aan de batenkant het aantal cursistencontacturen weer sterk naar beneden moeten brengen, evenals het aantal bezoekers voor film en theater en de projecten. Zeker het cursusbedrijf zal daardoor niet meer kostendekkend kunnen draaien omdat er cursussen door moeten gaan waar niet voldoende mensen aan deelnemen met als gevolg dat geen ontslagprocedure ingezet kan worden. Finacieel ziet dat er dan als volgt uit. Omschrijving Cursusbedrijf Vlakke vloer theater Filmhuis Maatschappelijke projecten Kunst op locatie Innovatie en netwerkontw. Totaal
aantal producten 25.200 1.800 5.000 9.500 20.000 1
integrale kostprijs 23 63 23 23 2 0
totale kosten 577.407 113.637 117.174 218.514 40.000
Subsidie gD 295.910 68.242 64.157 95.029
1.066.732
523.338
percent eigen ink. 50% 41% 46% 57% 100% 100%
27
