MLOZ - For Care Provider Handleiding
Deze brochure is een uitgave van de Onafhankelijke Ziekenfondsen Redactie : Hélène de Toeuf Zetwerk: Marinella Cecaloni Foto’s: Pierre Raoult Niets uit deze uitgave mag worden gereproduceerd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, website of welk ander medium dan ook, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de uitgever. Om praktische redenen werd in de teksten voornamelijk het mannelijke genus gebruikt. Uiteraard kan hij, zijn of hem ook als zij of haar gelezen worden.
Verantwoordelijke Uitgever: Pascal MERTENS Landsbond van de Onafhankelijke Ziekenfondsen, Sint-Huibrechtsstraat, 19 - 1150 Brussel. Website : www.mloz.be © Copyright MLOZ Brussel, september 2008.
WIE ZIJN WIJ? De Landsbond van de Onafhankelijke Ziekenfondsen verenigt zeven ziekenfondsen: OZ Onafhankelijk Ziekenfonds, Euromut Onafhankelijk Ziekenfonds, Onafhankelijk Ziekenfonds Securex, Partena Onafhankelijk Ziekenfonds, Mutualité Professionnelle et Libre de la Région Wallonne, Freie Krankenkasse en Partenamut Mutualité Libre. Dankzij een kwalitatieve en innovatieve dienstverlening, aangepast aan de hedendaagse eisen en behoeften, slagen de Onafhankelijke Ziekenfondsen erin om jaar na jaar meer Belgen te overtuigen om bij hen lid te worden. Op dit moment zijn ongeveer 17% van de rechthebbenden van de Algemene Regeling aangesloten bij de Onafhankelijke Ziekenfondsen. Dit is een stijging van 2,5% ten opzichte van 2006 of in totaal 1,9 miljoen aangesloten rechthebbenden. Hiermee zijn we de derde grootste verzekeringsinstelling van het land wat betreft het aantal leden in de Algemene Regeling. Binnen de Regeling Zelfstandigen is één op de vier zelfstandigen lid.
Missie en waarden De Onafhankelijke Ziekenfondsen staan in voor het verzekeren van gezondheidszorg door het aanbieden van informatie en diensten én ze dragen bij tot een efficiënt en doelmatig beheer van de gezondheidszorg. De vector is de technologie, om zo een grotere doeltreffendheid en een positieve differentiatie binnen de zorgverzekering en e-healthprojecten te bereiken. Dit alles met de klant als middelpunt.
Zes waarden bepalen ons denken en handelen: • • • • • •
een universeel toegankelijke gezondheidszorg en een verantwoordelijke nationale solidariteit; de onafhankelijkheid; de persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers; de klantgerichtheid; transparantie, ethisch correct handelen en responsabilisering van alle actoren; een economische benadering zonder winstoogmerk.
Openstelling op www.mloz.be van de uitbreiding Mutualités Libres Onafhankelijke Ziekenfondsen For Care Provider (‘MLOZ 4CP’)
Een kleine groep van medewerkers van de dienst ‘Facturering van de Ziekenhuizen’ heeft enkele maanden geleden werk gemaakt van een omvangrijk project, dat bedoeld was om de zaken administratief aanzienlijk te vereenvoudigen. Omdat ze zowel de productiviteit als de dienstverlening aan onze klanten zorgverleners wilden verbeteren, stelden zij voor om, binnen het portaal van de Onafhankelijke Ziekenfondsen (www.mloz.be), een nieuwe uitbreiding tot stand te brengen: ‘Mutualités Libres – Onafhankelijke Ziekenfondsen For Care Provider’ - afgekort: ‘MLOZ 4CP’. Dit nieuwe hulpmiddel is bedoeld voor de professionals, belast met de facturering. De ziekenhuizen zijn het eerste doelwit. Het was de bedoeling van de betrokken medewerkers om een nieuwe dienst aan te bieden, op basis van een analyse van de opmerkingen en vragen, geformuleerd tijdens telefonische contacten en/of via e-mail.
Welke opmerkingen werden het meest geformuleerd? o De diensten zijn nog altijd niet toegankelijk genoeg (probleem met de openingsuren). o Te lang wachten vooraleer men in contact komt met de gevraagde correspondent. o De geformuleerde vragen zijn ingewikkeld en vereisen enige studie. De ziekenhuizen krijgen het verhoopte antwoord niet zo vlug als ze wel zouden wensen. o De elektronische en papieren afrekeningen bevatten niet evenveel informatie. o Men wil weten hoe ver het staat met een zending, een factuur, een akkoord van de adviserend geneesheer,… o Als een factuur geweigerd wordt omwille van cumulatie, dan is er vaak bijkomende informatie nodig. De Onafhankelijke Ziekenfondsen beseffen overigens goed dat de technologische vooruitgang die de laatste jaren geboekt werd, maakt dat onze partners/zorgverleners vragende partij zijn voor een vereenvoudiging van de administratieve beslommeringen. Projecten zoals E-Health, Carenet, My Carenet zijn enkele, zeer concrete voorbeelden daarvan. We kunnen evenwel niet anders dan vaststellen dat die projecten niet zo vlug opschieten als gehoopt door de zorgverleners. De Onafhankelijke Ziekenfondsen spelen een zeer actieve rol in dergelijke projecten, maar ze denken dat het nodig is om hoe dan ook voorlopig alternatieve oplossingen aan te bieden. De creatie van een webplatform is al een doorbraak in die zin.
Welke zijn nu de aangeboden functies? Na het invullen van het inschrijvingsformulier door uw administrator, zal deze toegangsrechten toekennen aan alle medewerkers die betrokken zijn bij uw factureringsproces. U zult dan toegang krijgen tot de volgende punten: • • • • • • •
raadpleging van uw factureringszendingen; de onderverdeling per ziekenfonds van uw betalingen; de raadpleging per rekeninguittreksel; de details van bijkomende betalingen; de raadpleging van de gedetailleerde afrekeningen; de raadpleging van uw geschillendossiers; vraag om informatie.
Om het helemaal mooi te maken en om onze klanten zorgverleners nog beter te bedienen, hebben de Onafhankelijke Ziekenfondsen beslist om een nieuwe functie in te voeren: de ‘Key Account Coordinator’. Hij zal als opdracht hebben om: • periodiek een bezoek te brengen aan de zorgverleners, om: o alle technische vragen te beantwoorden in verband met de facturering; o pragmatische oplossingen te vinden, in samenspraak met de zorgverleners (bijvoorbeeld de Onafhankelijke Ziekenfondsen bezorgen sinds enkele maanden dozen aan de ziekenhuizen, waarmee zij ons hun papieren facturen kunnen bezorgen. Zo garanderen we de zending van de stukken naar de juiste plaats en verzekeren we de geheimhouding van de medische stukken). • als tussenpersoon van de Onafhankelijke Ziekenfondsen bij het RIZIV, eenvoudige oplossingen te verdedigen; • de opvolging te coördineren en te verzekeren van de aanvragen van instellingen, in samenspraak met de tariferingsploeg; • onze tariferingstool te optimaliseren, in het licht van de gedane vaststellingen. Als kroon op het werk, hebben we dan een nieuw Callcenter opgericht. Na een periode van bijna 6 maand afdoende proeven, kunnen wij de invoering bevestigen van een nieuwe organisatie voor het beheer van uw facturering, op basis van portfolio’s. Dankzij deze nieuwe organisatie, kunt u een beroep doen op een beheerder die de titularis zal zijn van de facturen van uw instelling van A tot Z. Hij zal al uw vragen oplossen en zal uw enige gesprekspartner zijn. Het zal gaan om een Franstalige medewerker voor de instellingen in Wallonië, een Nederlandstalige medewerker voor de instellingen in Vlaanderen en een tweetalige medewerker voor het Brussels Gewest. Uw telefonische oproepen zullen automatisch gefilterd worden, zodat u bij de beheerder van uw dossier terechtkomt. Dit nieuwe Callcenter zal daarenboven vergezeld gaan van een statistische module, waarmee wij uw noden kunnen inschatten, op basis van het gebruik dat u maakt van de centrale. Als we bijvoorbeeld een verhoging van de oproepen vaststellen voor een bepaald ziekenhuis, dan zal onze Key Account Coordinator een afspraak moeten organiseren. De administratieve vereenvoudiging is dus een prioritair project voor de Onafhankelijke Ziekenfondsen. Als partners in het beheer van de geneeskundige verzorging, zijn de ziekenhuizen en de ziekenfondsen immers verplicht om hun steentje bij te dragen tot dergelijke vereenvoudigingen. De Onafhankelijke Ziekenfondsen hopen dat ze met de openstelling van de website MLOZ 4CP beantwoorden aan één van uw verzuchtingen. Wij zijn natuurlijk altijd bereid om nog andere oplossingen te overwegen, die tot een ‘WinWin’ situatie kunnen leiden voor alle betrokken partijen.
HANDLEIDING In deze brochure vindt u een handleiding voor volgende modules: • Hoe inloggen?
7
• Hoe gemakkelijk door dit platform surfen?
8
• Raadpleging van de zendingen
10
• Verdeling van de betalingen
12
• Raadpleging per rekeninguittreksel
14
• Bijkomende betalingen
15
• Raadpleging van de afrekeningen
17
• Raadpleging van de geschillen
20
• Informatieaanvraag
22
• Persoonlijke gegevens
24
• Beheer van de werknemers
25
• Uw paswoord wijzigen
28
• Inschrijvingsformulier
29
• Gebruiksvoorwaarden van het platform MLOZ B2B / MLOZ 4CP
30
• Contactpersonen
31
7
1. HOE INLOGGEN?
De te volgen procedure om toegang te hebben tot de beschermde gegevens van uw facturatie is hieronder omschreven.
Wat moet ik doen? 1. Ga naar de website http://www.mloz.be; 2. Klik op ‘Loggin 4CP’, links van het scherm. 3. Geef in het nieuwe scherm: 1. uw instellingsnummer van het RIZIV(11 karakters) zonder de kwalificatie (laatste 3 cijfers = 0) 2. uw INSZ-nummer (Rijksregister) in 11 karakters, zonder spaties of streepjes 3. uw paswoord, per e-mail op uw naam ontvangen
4. Klik op ‘verzenden’: u bent nu ingelogd...
En als ik mijn paswoord niet weet? Met de link ‘paswoord vergeten?’ kan u vragen om een nieuwe mail te versturen met uw paswoord, naar het e-mailadres geregistreerd voor uw ID, door het ingeven van: • uw instellingsnummer van het RIZIV in 11 karakters zonder kwalificatie en • uw INSZ-nummer in 11 karakters (zonder spaties of streepjes)
En als ik geen ID op de site heb? Neem in dat geval contact op met de supervisor van de website voor uw instellingsnummer van het RIZIV, een medewerker van bij u die hiervoor is aangesteld: hij heeft de nodige toestemming om uw ID te creëren.
Wat als ik mijn supervisor niet ken? Met de link ‘Opzoeken van supervisors’ gaat u naar een opzoekpagina waar u uw RIZIV-nummer moet ingeven. Klik vervolgens op de knop ‘Opzoeken’ en de gegevens van uw supervisor verschijnen op het scherm.
En als er geen supervisor is? In dat geval moet het formulier ad-hoc ingevuld worden door de bevoegde persoon en teruggestuurd worden naar: MLOZ • Dienst ‘Reporting & Quality’ • Sint-Huibrechtsstraat 19 • 1150 Brussel om geregistreerd te worden.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
8
2. HOE KUNT U GEMAKKELIJK DOOR DIT PLATFORM SURFEN?
De pagina’s bestaan uit 5 zones: 1. de banner ‘MLOZ’; 2. de optiebalk; 3. het menu; 4. de informatie; 5. de werkzone.
Banner ‘MLOZ’
Het is het fabrieksmerk van onze site. Wanneer u in deze zone klikt, dan keert u terug naar de publieke site.
Optiebalk
U vindt in deze optiebalk, de beheerstools van de site: • terug naar home; • beheer van de werknemers (enkel voor de ‘supervisor’); • wijzigen paswoord; • uitloggen.
En de klassieke opties: • veranderen van taal (FR of DE); • afdrukken van de pagina; • raadpleging van de hulp op de geraadpleegde module.
9
Menu In deze zone kan u elk moment naar een andere raadplegingsmodule gaan. Klik gewoon op de naam van de module waar u naartoe wil gaan.
Informatie U vindt hier: 1. uw contacten (supervisor en MLOZ); 2. nuttige links. Om de gezochte informatie te raadplegen, klik op het kleine ‘+’-je.
Werkzone Het uitzicht van de werkzone verandert in functie van de gekozen module. U geeft er de gewenste zoekcriteria in en raadpleegt er de geleverde resultaten.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
10
3. RAADPLEGING VAN DE ZENDINGEN U vindt in deze module de informatie over de zendingen die u ons heeft toegestuurd, zowel de magnetische dragers als de papieren facturen en u zal weten hoever de tarificatieprocedure bij ons staat. Hieronder vindt u de informatie nodig voor het goed begrijpen van de module, en meer bepaald: • de ter beschikking gestelde zoekcriteria; • de voorgestelde opzoekingsmogelijkheden; • de verwachte resultaten.
Opzoekingscriteria
De voorziene zoekcriteria voor deze module zijn: • Zendingsnummer: Wat? Het gaat om het zendingsnummer door u toegekend voor de desbetreffende elektronische factuur. Vorm? Max. 3 numerieke karakters (vb.: 805 ; 001 ; 16). • Facturatiejaar en maand: Wat? Het jaar en de maand van de betreffende facturatie.
Vorm? 6 numerieke karakters, eerst het jaar, daarna de maand (vb.: 200803). • Gefactureerd bedrag: Wat? Het gefactureerd bedrag is het gevraagde bedrag van de volledige betreffende factuur (zending). Vorm? numeriek, klassiek Europees formaat (vb.: 10056,84).
Opzoekingsmogelijkheden De verschillende criteria maken de volgende opzoekingen mogelijk: • Zendingsnummer: stuurt alle zendingen met dit nummer terug, zonder tijdslimiet. • Jaar en maand van facturatie: stuurt alle zendingen van deze facturatiemaand terug, wat de zendingsnummers ook zijn.
• Zendingsnummer + Jaar en maand van facturatie: stuurt enkel de zending terug overeenstemmend met deze 2 criteria. • Gefactureerd bedrag: stuurt alle facturen terug waarvoor het door u gevraagde globale bedrag overeenstemt met het ingevoerde bedrag.
11
Resultaten
De informatie uit deze module is onderverdeeld in 3 delen: 1. Magnetische dragers Lijst met magnetische dragers, overeenstemmend met de gekozen criteria, met de volgende informatie: • Zendingsnummer • Jaar en maand van facturatie • Statuut: geeft informatie over de toestand van de behandeling van de betreffende magnetische drager: o Loopt = de drager is ontvangen in onze diensten en wordt getarifeerd; o Geannuleerd = de drager kon niet behandeld worden (bijvoorbeeld, drager onleesbaar) en werd geannuleerd; er werd een aanvraag aan u gericht om ons een nieuwe versie van de drager te sturen; o Geweigerd = de drager werd normaal behandeld, maar het totale foutpercentage ligt hoger dan 5%: hij is dus geweigerd en er werd u een aanvraag verstuurd om ons een gecorrigeerde versie te sturen; o Aanvaard = de drager werd normaal behandeld en het totale foutpercentage is lager of gelijk aan 5%: het is aanvaard en het tarificatieproces wordt voortgezet. • Fout-%: percentage lijnen van uw magnetische drager die als facturatiefouten werden geïdentificeerd na de tarificatie door onze diensten. • Bedrag: globaal door u gevraagd bedrag op de betreffende drager. • Brief: link naar de brief die we u gestuurd hebben. • Detail: link naar de details van de fouten per type betreffende records.
2. Facturen met drager Lijst van de papieren facturen met magnetische dragers, overeenstemmend met de gekozen criteria, met de volgende informatie: • Zendingsnummer • Ziekenfonds: nummer van het ziekenfonds waarnaar de factuur geadresseerd werd. • Jaar en maand van facturatie • Statuut: geeft informatie over de ontvangst van de papieren factuur in onze diensten: o Ontvangen: de papieren factuur is goed bij ons aangekomen; o Niet ontvangen: de magnetische drager werd ontvangen maar de papieren factuur nog niet. • Zie betalingsdetails: link naar de module ‘Spreiding van de betalingen’, voor de betreffende zending en maand van facturatie. 3. Facturen zonder drager Lijst met papieren facturen, verstuurd buiten het tarificatiesysteem op magnetische dragers, overeenstemmend met de gekozen criteria, met de volgende informatie: • Zendingsnummer • Ziekenfonds: nummer van het ziekenfonds waarnaar de factuur geadresseerd werd. • Jaar en maand van facturatie • Bedrag: globaal door u gevraagd bedrag op de betreffende drager. • Statuut: geeft informatie over de toestand van de behandeling van de factuur: o Ontvangen: de factuur is bij ons geregistreerd, maar nog niet getarifeerd; o Getarifeerd: de tarificatie van de factuur werd uitgevoerd, maar nog niet betaald; o Betaald: de betaling heeft al plaatsgevonden.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
12
4. VERDELING VAN DE BETALINGEN U vindt in deze module de details over de betalingen van een factuur per ziekenfonds van onze Landsbond. Hieronder vindt u de informatie nodig voor het goed begrijpen van de module, en meer bepaald: • de zoekcriteria te uwer beschikking gesteld; • de voorziene opzoekingsmogelijkheden; • de verwachte resultaten.
Zoekcriteria
De zoekcriteria voorzien voor deze module zijn: • Zendingsnummer: Wat? Het gaat om het zendingsnummer door u toegekend voor de betreffende elektronische factuur. Vorm? Max. 3 numerieke karakters (vb.: 805 ; 001 ; 16). • Jaar en maand van facturatie: Wat? Het jaar en de maand van de betreffende facturatie. Vorm? 6 numerieke karakters, eerst het jaar dan de maand (vb.: 200803).
• Referentie rekeninguittreksel: Wat? Eén van de elementen vermeld in de betalingsreferentie op de rekeninguittreksels na een betaling. Vorm? Numeriek, in 13 karakters (vb.: 0200820002238): 1e karakter = 0; 4 volgende karakters = jaar van registratie van de factuur bij ons; 1 volgende karakter = 2; 7 laatste karakters = een volgnummer.
Opzoekingsmogelijkheden Deze module werd zo opgesteld dat de verdeling enkel wordt teruggestuurd voor een unieke zending. De opzoekingen worden dus beperkt tot de volgende combinaties: • Zendingsnummer + Jaar en maand van facturatie: stuurt de enige zending terug die overeenstemt met deze twee criteria. • Referentie rekeninguittreksel:
stuurt de enige zending terug die overeenstemt met dit criterium.
13
Resultaten
De informatie uit deze module is onderverdeeld in 3 delen: 1. Terugbetaling De tekst boven de tabel geeft info over: • het globaal terugbetaalde bedrag voor de geselecteerde zending; • de betalingsdatum: o de werkelijke, indien de betaling al plaatsvond; o de voorziene limiet, indien de betaling nog niet plaatsvond.
3. Afhouding De tekst onder de onderverdelingstabel is enkel zichtbaar als de betaling van de factuur verminderd werd na een afhouding voor geschillen. In dat geval is het totaalbedrag van de afhoudingen vermeld, gevolgd door een synthesetabel van de verschillende uitgevoerde afhoudingen, met een link naar de raadpleging van het betreffende geschil.
2. Tabel De tabel biedt de verdeling van het globale bedrag terugbetaald voor de geselecteerde zending tussen: • de ziekenfondsen die deel uitmaken van onze Landsbond (sorteersleutel van de tabel bij verstek); • de Verplichte Verzekering en de Vrije Verzekering.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
14
5. RAADPLEGING PER REKENINGUITTREKSEL Deze module begeleidt u ofwel naar een afrekening ofwel naar een bijkomende betaling, in functie van de referentie vermeld op het rekeninguittreksel bij een ontvangen betaling. Hieronder vindt u de informatie nodig voor het goed begrijpen van de module, en meer bepaald: • het ter beschikking gestelde opzoekingscriterium; • de mogelijke resultaten.
Zoekcriterium
Het enige voorziene zoekcriterium is: • Referentie rekeninguittreksel: Wat? Eén van de elementen vermeld in de betalingsreferentie op de rekeninguittreksels na een betaling.
Vorm? Numeriek, in 13 karakters (vb.: 0200820002238): 1e karakter = 0; 4 volgende karakters = jaar van registratie van de factuur bij ons; 1 volgende karakter = 2; 7 laatste karakters = een volgnummer.
Resultaten
Er zijn twee soorten resultaten mogelijk na deze opzoeking volgens het betreffende betalingstype: 1. Raadpleging van een afrekening Indien de betreffende betaling betrekking heeft op een zending die u aan ons gericht heeft, dan zal het resultaat van deze opzoeking de geweigerde verstrekkingen of aanvaarde verstrekkingen met een verschil in bedrag van deze zending zijn (voor meer informatie, raadpleeg de module van de raadplegingen van de afrekeningen).
2. Raadpleging van een bijkomende betaling Indien de betreffende betaling betrekking heeft op een bijkomende betaling die we u gestort hebben, dan zal het resultaat van deze opzoeking het detail van de betreffende bijkomende betaling zijn (voor meer info, raadpleeg de module bijkomende betalingen).
15
6. BIJKOMENDE BETALINGEN Met deze module kan u alle gegevens over de door onze diensten uitgevoerde bijkomende betalingen raadplegen, ofwel via selectie van de referentie rekeninguittreksel, ofwel door selectie van een specifieke zending. In dit laatste geval, ontvangt u informatie over alle bijkomende betalingen uitgevoerd voor deze zending. Hieronder vindt u de informatie nodig voor het goed begrijpen van de module, en meer bepaald: • de ter beschikking gestelde opzoekingscriteria; • de voorziene opzoekingsmogelijkheden; • de mogelijke resultaten.
Definitie De bijkomende betalingen zijn betalingen van de verstrekkingen ingediend in één van uw facturen, maar waarvan de betaling uitgesteld werd om verschillende technische redenen (bv. beslissing te nemen door adviserend geneesheer).
Om de betaling van de volledige factuur niet te vertragen, worden deze verstrekkingen geweigerd in de basiszending en betaald wanneer de vereiste voorwaarden voldaan zijn.
Zoekcriteria
De zoekcriteria voorzien voor deze module zijn: • Zendingsnummer: Wat? Het gaat om het zendingsnummer door u toegekend voor de betreffende elektronische factuur. Vorm? Max. 3 numerieke karakters (vb.: 805 ; 001 ; 16). • Jaar en maand van facturatie: Wat? Het jaar en de maand van de betreffende facturatie. Vorm? 6 numerieke karakters, eerst het jaar dan de maand (vb.: 200803)
• Referentie rekeninguittreksel: Wat? Eén van de elementen vermeld in de betalingsreferentie op de rekeninguittreksels na een betaling. Vorm? Numeriek, in 13 karakters (vb.: 0200820002238): 1e karakter = 0; 4 volgende karakters = jaar van registratie van de factuur bij ons; 1 volgende karakter = 2; 7 laatste karakters = een volgnummer.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
16
Opzoekingsmogelijkheden De verschillende criteria maken de volgende opzoekingen mogelijk: • Zendingsnummer: stuurt alle bijkomende betalingen uitgevoerd voor een zending met dit nummer, zonder tijdslimiet. • Jaar en maand van facturatie: stuurt alle bijkomende betalingen voor een zending van deze facturatiemaand, wat de zendingsnummers ook zijn.
• Zendingsnummer + Jaar en maand van facturatie: stuurt alle bijkomende betalingen terug voor de enige zending die met deze twee criteria overeenstemt. • Referentie rekeninguittreksel: stuurt de enige bijkomende betaling terug die met dit criterium overeenstemt.
Resultaten
De informatie uit deze module is gestructureerd in een resultatentabel, die de lijst met aanvullende betalingen levert, die beantwoordt aan de gekozen criteria. Hij omvat de volgende gegevens: • • • •
Referentie rekeninguittreksel Zendingsnummer Jaar en maand van facturatie Gevraagd bedrag: het door u gevraagd bedrag voor de verstrekkingen hernomen in deze bijkomende betaling. • Zie betalingsdetail: link naar de module verdeling van de betalingen, voor de betreffende bijkomende betaling.
• Brief: link naar de brief die we u verzonden hebben na deze bijkomende betaling. • Detail: link naar de details van de verstrekkingen betaald in deze bijkomende betaling.
17
7. RAADPLEGING VAN DE AFREKENINGEN Met deze module kan u de lijst met verstrekkingen raadplegen waarvoor de betaling door onze Landsbond niet overeenstemt met de prijs die u gevraagd hebt en alle geweigerde verstrekkingen. Hieronder vindt u de informatie nodig voor het goed begrijpen van de module, en meer bepaald: • de ter beschikking gestelde opzoekingscriteria; • de voorziene opzoekingsmogelijkheden; • de verwachte resultaten.
Definitie De afrekening is de lijst met verstrekkingen die u ons gefactureerd heeft en die we niet betalen aan de prijs die u gevraagd heeft: • ofwel verwerpen we de verstrekking integraal;
• ofwel stellen we de tarificatie ervan uit (zie bijkomende betalingen); • ofwel betalen we de verstrekking effectief terug maar aan een andere prijs.
Zoekcriteria
MLOZ - For Care Provider • handleiding
18
De voorziene zoekcriteria voor deze module zijn: • Zendingsnummer: Wat? Het gaat om het zendingsnummer door u toegekend voor de elektronische factuur. Vorm? Max. 3 nummerieke karakters (vb.: 805 ; 001 ; 16). • Jaar en maand van facturatie: Wat? Het jaar en de maand van de betreffende facturatie. Vorm? 6 numerieke karakters, eerst het jaar, dan de maand (vb.: 200803) • Nummer van de individuele factuur: Wat? Het gaat om de individuele factuur dat u eigen is. Vorm? In 12 numerieke karakters • Rijksregisternummer: Wat? Het Rijksregisternummer van uw patiënt. Vorm? 11 numerieke karakters, zonder spaties of streepjes (vb.: 49053141206). • Gefactureerde verstrekking: Wat? De door u uitgevoerde verstrekking waarvoor u een terugbetaling in derde betaler hebt gevraagd. Vorm? 6 numerieke karakters (vb.: 558795). • Datum van de verstrekking: Wat? Datum waarop de verstrekking door u werd uitgevoerd.
Vorm? 8 numerieke karakters, te beginnen met het jaar, daarna de maand en de dag (vb.: 20080529). • Referentienummer rekeninguittreksel: Wat? Eén van de elementen vermeld in de betalingsreferentie op de rekeninguittreksels na een betaling. Vorm? Numeriek, in 13 karakters (vb.: 0200820002238): 1e karakter = 0; 4 volgende karakters = jaar van registratie van de factuur bij ons; 1 volgende karakter = 2; 7 laatste karakters = een volgnummer. • Ziekenfonds: Wat? Nummer van het ziekenfonds van onze Landsbond waarvan uw patiënt lid is. Vorm? 3 numerieke karakters (vb.: 515). • Verstrekkingsperiode: Wat? Gedefinieerd door de begin- en einddata, periode in de loop waarvan de verstrekkingen door u uitgevoerd werden. Vorm? 8 numerieke karakters, te beginnen met het jaar, vervolgens de maand en de dag (vb.: 20080529).
Opzoekingsmogelijkheden Alle criteria kunnen voor een opzoeking gebruikt worden, apart of samen. Wees voorzichtig bij het gebruik van meerdere criteria: te veel details leveren mogelijk geen resultaat op. Om dezelfde afrekening te verkrijgen als het document dat u anderzijds ontvangt, voert u uw opzoeking uit op één van de combinaties hieronder: • Zendingsnummer + Jaar en maand van facturatie: stuurt de afrekening terug verbonden aan de zending overeenstemmend met deze twee criteria.
• Referentie rekeninguittreksel: stuurt de afrekening terug verbonden aan de zending overeenstemmend met dit criterium.
19
Resultaten
De informatie uit deze module is onderverdeeld in 3 delen: 1. Betreffende zendingen Het eerste deel van de tekst vermeldt het aantal zendingen waarop een deel van of de volledige afrekening is opgenomen via de uitgevoerde selectie. Door op de link te klikken, ziet u de lijst met deze zendingen verschijnen. 2. Navigatie De tekst door stippellijn omringd informeert u over het uitgevoerde aantal lijnen van de selectie. Het resultaat is opgedeeld in blokken van 15 lijnen. Enkel de eerste 15 lijnen worden afgebeeld in de tabel eronder. U kan de navigatielinks gebruiken (nummer van de pagina’s / vorig of volgend) om naar de andere resultatenpagina’s te gaan.
3. Tabel De zogenaamde resultatentabel omvat voor elke lijn de volgende informatie: • Nummer individuele factuur: enkel dit factuurnummer wordt afgebeeld. Het nummer van de lijn wordt zichtbaar wanneer u uw cursor op het factuurnummer plaatst: er verschijnt een tekstballon, met deze informatie. • Ziekenfonds • Rijksregisternummer (CG1/CG2): enkel dit rijksregisternummer wordt afgebeeld. De CG1/CG2 wordt zichtbaar wanneer u uw cursor op het rijksregisternummer plaatst: er verschijnt een tekstballon met deze informatie. • Verstrekking • Datum verstrekking • Gevraagd bedrag: bedrag dat u gevraagd hebt voor de betreffende verstrekking • Betaald bedrag: bedrag dat we aanvaarden om te betalen voor de betreffende verstrekking • Verschil bedragen: verschil tussen de twee voorafgaande bedragen • Code verwerping: identificatiecode type verwerping en dus de reden waarom de verstrekking opgenomen is in de afrekening. Deze codes zijn de officiële codes van het RIZIV. • Nota: verwerpingsboodschap vermeld in de afrekeningen. Het gaat om een boodschap eigen aan de Landsbond.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
20
8. RAADPLEGING VAN DE GESCHILLEN Met deze module kan u alle gegevens over de door onze diensten uitgevoerde geschillen raadplegen, ofwel door selectie van de referentie van de geschillen ofwel door selectie van een specifieke zending. In dat laatste geval, ontvangt u informatie over alle geschillen die voor deze zending zijn uitgevoerd. Hieronder vindt u de informatie nodig voor het goed begrijpen van de module, en meer bepaald: • de ter beschikking gestelde zoekcriteria; • de voorziene opzoekingsmogelijkheden; • de verwachte resultaten.
Zoekcriteria
De voorziene zoekcriteria voor deze module zijn: • Zendingsnummer: Wat? Het gaat om het zendingsnummer door u toegekend voor de elektronische factuur. Vorm? Max. 3 numerieke karakters (vb: 805 ; 001 ; 16). • Jaar en maand van facturatie Wat? Het jaar en de maand van de betreffende facturatie. Vorm? 6 numerieke karakters, eerst het jaar, dan de maand (vb.: 200803).
• Referentienummer geschillen: Wat? Het referentienummer vermeld in de mail (of de brief) die u informeert over de opening van het geschil. Vorm? Numeriek, in 13 karakters (vb.: 0200820002238): 1e karakter = 0; 4 volgende karakters = jaar van registratie van de factuur bij ons; 1 volgende karakter = 7; 7 laatste karakters = een volgnummer.
Opzoekingsmogelijkheden De verschillende criteria maken de volgende opzoekingen mogelijk: • Zendingsnummer: stuurt alle geschillen terug uitgevoerd op een zending met dit nummer, zonder tijdslimiet. • Jaar en maand van facturatie: stuurt alle geschillen terug uitgevoerd op een zending van deze facturatiemaand, wat de zendingsnummers ook zijn.
• Zendingsnummer + Jaar en maand van facturatie: stuurt de uitgevoerde geschillen op de unieke zending overeenstemmend met deze twee criteria terug. • Referentienummer geschil: stuurt het unieke geschil terug overeenstemmend met dit criterium.
21
Resultaten
De informatie uit deze module is gestructureerd in een resultatentabel, die de lijst met geschillen levert, die beantwoorden aan de gekozen criteria. Het herneemt de volgende gegevens: • Geschillen: het referentienummer van het geschil. • Zendingsnummer: nummer van de zending van de oorspronkelijke factuur (factuur met de verstrekkingen waarop het geschil betrekking heeft). • Jaar en maand van facturatie: jaar en maand van facturatie van de oorspronkelijke factuur (factuur omvat de verstrekkingen waarop het geschil betrekking heeft). • Verbonden factuur - MLOZ: referentienummer van de oorspronkelijke factuur bij ons (hernomen als referentie rekeninguittreksel voor zijn betaling).
• Bedrag: bedrag van het geschil. • Statuut: geeft de behandelingstoestand van het geschil weer: o Loopt: het geschil is aangemaakt maar niet afgesloten; o Afgesloten: het geschil is afgesloten, d.w.z. dat het aangezuiverd is (ofwel terugbetaald ofwel geannuleerd). • Brief: link naar de brief die we u gestuurd hebben bij de creatie van het geschil. • Detail: link naar de exceltabel met de details van de verstrekkingen die geschillen zijn geworden.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
22
9. INFORMATIEAANVRAAG Met deze module kan u per mail vragen stellen aan onze diensten, ofwel over een specifieke informatie geraadpleegd op de site ofwel over een algemener punt. Het antwoord krijgt u ook via mail.
Kopie Aangezien de vraag direct van de site vertrekt, kan u met een optie vragen om een kopie te sturen naar uw e-mailadres. Deze selectie wordt automatisch geselecteerd.
2 toegangswegen U kan naar deze module via twee wegen gaan: 1. Directe toegang: u komt bij deze module uit omdat u ze geselecteerd hebt in het navigatiemenu. 2. Toegang via de andere modules: u komt in de module terecht door de klikken op één van de kleine enveloppes in de verschillende raadplegingsmodules.
Directe toegang
Bij een directe toegang vragen wij u om de materie, waarop uw vraag betrekking heeft, te selecteren. Het geeft ons de mogelijkheid om op een efficiënte manier te antwoorden op uw vragen. Deze informatie, net als uw derdennummer en uw naam en voornaam, wordt verstuurd in de hoofding van de mail die via deze module verzonden wordt.
Via de andere modules
Alle gegevens in de lijn waarvan u de enveloppe hebt gebruikt om de informatieaanvraag te krijgen, worden sowieso opgenomen in de hoofding van de mail die verstuurd zal worden, net als de naam van de module waar de gegevens zich bevinden, uw derdennummer en uw naam en voornaam.
23
Uw vraag In de vrije tekstzone kan u uw vraag ingeven.
Versturen Wanneer de formulering van uw vraag beëindigd is, klik dan op ‘Verzenden’: er zal een mail verstuurd worden naar het centrale mailadres van onze tarificatiedienst en u zal een kopie ontvangen (als de optie geselecteerd is). We zullen uw vraag zo snel mogelijk beantwoorden.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
24
10. PERSOONLIJKE GEGEVENS Deze module maakt het u mogelijk om de gegevens te raadplegen die u persoonlijk aangaan en die we geregistreerd hebben in onze databanken om het platform beter te kunnen beheren. In geval van wijziging van één van deze gegevens (of als u een coderingsfout vaststelt), dan heeft u ook de mogelijkheid om bepaalde gegevens te veranderen.
Raadplegen
De persoonlijke gegevens bij ons geregistreerd zijn: • • • • •
uw voornaam; uw familienaam; uw voertaal; uw beroepsfunctie; het RIZIV-nummer van de derde waarvoor u ingelogd bent;
• de naam van deze derde; • de naam van uw supervisor; • uw beroepsmatig telefoonnummer (rechtstreeks indien mogelijk); • uw beroepsmatig faxnummer (factultatief); • uw e-mailadres.
Wijzigen
Een link ‘Wijzigen’ is te uwer beschikking onder de lijst met uw persoonlijke gegevens. Het brengt u naar een andere internetpagina. U krijgt daar de mogelijkheid om bepaalde gegevens te wijzigen waarover we beschikken. • • • • •
uw voornaam; uw familienaam; uw voertaal; uw beroepsfunctie; uw beroepsmatig telefoonnummer (rechtstreeks indien mogelijk);
• uw beroepsmatig faxnummer (factultatief); • uw e-mailadres; • het keuzevakje: om aan te duiden dat u de ‘Newsletter MLOZ’ wenst te ontvangen.
Door te klikken op de knop ‘verzenden’, worden de gewijzigde gegevens direct opgeslagen in onze databanken. En u keert terug naar de raadplegingspagina, waar de nieuwe gegevens zichtbaar zijn.
25
11. BEHEER VAN DE WERKNEMERS Deze module is slechts toegankelijk voor de gebruikers die de rol van ‘Supervisor’ hebben. De gebruikers die de rol van ‘Contact’ hebben, kunnen deze module niet zien. Het maakt het mogelijk om de contacten te beheren: • nieuwe contacten creëren; • de bestaande contacten raadplegen; • de bestaande contacten wijzigen of schrappen. U vindt ook de verklaring van de belangrijkste boodschappen die u kan ontvangen.
Supervisor? De supervisor heeft een specifiek mandaat ontvangen. Dit betekent dat hij: • ingeschreven is via een specifiek formulier, ondertekend door een persoon die de verantwoordelijkheid van de betreffende derde kan engageren; • als missie heeft het beheren van de andere gebruikers van de site van de betreffende derde, met name: o de contacten creëren die toegang moeten hebben tot de ter beschikking gestelde gegevens en o degene schrappen die deze toegang niet meer nodig hebben. • het enige contact is tussen de betreffende derde en onze Landsbond wat betreft eventuele vragen over het beheer van de site. Hij heeft wel dezelfde raadplegingsmogelijkheden als de andere gebruikers.
Een nieuw contact creëren Om een nieuw contact te creëren: 1. Klik op de knop ‘een contact toevoegen’; 2. De identificatiezones van het contact invullen. (De verplichte zones zijn aangeduid met een *.) • rijksregisternummer*; • naam*; • voornaam*; • functie; • taal*; • telefoonnummer; • faxnummer; • e-mailadres*. 3. Klik op ‘verzenden’: het contact is aangemaakt, het verschijnt in de tabel met de bestaande contacten en een mail met de mededeling van het paswoord wordt verstuurd naar het mailadres van het contact. Hij kan zich onmiddellijk inloggen.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
26
De contacten raadplegen
De bestaande contacten worden afgebeeld onder de vorm van de tabel, met het minimum aan informatie nodig om de contacten te identificeren: hun naam en voornaam. Ook het e-mailadres is afgebeeld, zo kan u hem direct een mail sturen. Om alle persoonlijke gegevens van een contact te raadplegen, klik op het icoon vóór de naam van het betreffende contact.
De contacten wijzigen of schrappen Deze twee acties worden uitgevoerd via de links aanwezig voor elk contact in de tabel: • Met de link ‘wijzigen’ krijgt u toegang tot de persoonlijke gegevens van het contact in wijziging: 1. klik op ‘wijzigen’ in de lijn van het te wijzigen contact; 2. de gegevens corrigeren; 3. klik op ‘wijzigen’; 4. de persoonlijke gegevens zijn aangepast.
27
• Met de link ‘schrappen’ kan u het betreffende contact schrappen: 1. klik op ‘schrappen’ in de lijn van het te schrappen contact; 2. bevestig dat u dit contact wil schrappen door ‘ja’ aan te duiden; 3. klik op ‘bevestigen’; 4. het contact wordt geschrapt en verschijnt niet meer in de tabel.
MLOZ - For Care Provider • handleiding
28
12. UW PASWOORD WIJZIGEN Bij de creatie van uw user wordt door het systeem op willekeurige manier een paswoord gegenereerd en u per mail verstuurd. Via deze module heeft u de mogelijkheid om uw paswoord te wijzigen.
Structuur De keuze van uw paswoord is volledig vrij. Wij raden u echter aan om een paswoord van minimum 6 karakters te kiezen.
Hoe? Deze module werkt op een intuïtieve en klassieke manier: 1. geef het oude paswoord in de 1e zone in; 2. geef uw nieuw paswoord in de 2e zone in; 3. bevestig uw nieuw paswoord door het nogmaals in te geven in de 3e zone; 4. klik op ‘bevestigen’: uw nieuwe paswoord is geregistreerd in onze gegevensbank en er wordt u een bevestiging per mail verstuurd.
29
13. INSCHRIJVINGSFORMULIER Benaming instelling:
......................................................................... .........................................................................
RIZIV-nr instelling:
.........................................................................
Ik, ondergetekende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (naam, voornaam), . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (functie), verklaar dat ik kennisgenomen heb van de gebruiksvoorwaarden van de site MLOZ en van het platform MLOZ B2B / MLOZ 4CP (zie verso en de site www.mloz.be) en dat ik het eens ben met deze voorwaarden.
Ik wens de persoon van wie de personalia hieronder vermeld staan, dan ook in te schrijven als ‘supervisor’ van de site voor ons instellingsnummer.
Datum: Handtekening:
Persoonlijke gegevens van de supervisor: Rijksregisternummer: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Naam: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voornaam: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Functie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . e-mailadres: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Telefoonnummer: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fax: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Taal: FR / NL / DE / EN (*) Gebruik van e-mail voor commerciële doeleinden : Ja / Nee (*) (*)
Schrappen wat overbodig is
Gelieve in bijlage een kopie recto-verso op te nemen van de identiteitskaart van de door uw instelling aangewezen ‘supervisor’. Stempel van de instelling:
Gelieve dit formulier terug te sturen naar: MLOZ • Sint-Huibrechtsstraat 19 • 1150 Brussel
[email protected] • fax: 02/778 94 01 MLOZ - For Care Provider • handleiding
30
14. GEBRUIKSVOORWAARDEN VAN HET PLATFORM MLOZ B2B / MLOZ 4CP 1. Het is de bedoeling van dit platform om aan de zorgverstrekkers (hieronder ‘derden’ genoemd) de mogelijkheid te bieden om de gegevens te raadplegen die verband houden met: • de facturen die ze verstuurd hebben naar de MLOZ voor een verwerking in het kader van de derde betaler; • de resultaten van de tarifering van die facturen; • de geschillen die gepaard gaan met die facturen; • de bijkomende facturen die gepaard gaan met die facturen. 2. Voor dit platform gelden de algemene gebruiksvoorwaarden van de site www.mloz.be. 3. De toegang tot het platform MLOZ B2B is afhankelijk gemaakt van het gebruik van een specifieke user en een persoonlijk paswoord. Deze beveiligingsmaatregelen zijn noodzakelijk, gezien de gevoelige aard van de gegevens die geraadpleegd kunnen worden (INSZ, nomenclatuurverstrekkingen,…). 4. De gegevens die ter beschikking gesteld worden van een derde, zijn enkel de gegevens over die derde en ze worden natuurlijk beschermd door het beroepsgeheim, zowel in de MLOZ als in hoofde van de betrokken derde. 5. Er zijn twee soorten van toegangsmogelijkheden: een toegang als ‘supervisor’ en een toegang als ‘contactpersoon’. 6. Elke derde moet een 1ste beveiligde toegang aanvragen, met behulp van het hiertoe vastgestelde inschrijvingsformulier. Dit formulier, dat ondertekend wordt door een persoon die de verantwoordelijkheid op zich kan nemen voor de derde, maakt melding van de persoonlijke gegevens van de persoon die het mandaat van ‘supervisor’ zal vervullen bij de derde. 7. Deze toegang als ‘supervisor’ wordt aangemaakt met machtigingen die het niet alleen mogelijk maken om de gegevens van de derde in te kijken bij de MLOZ, zoals beschreven in punt 1, maar waarmee het tevens mogelijk wordt om het beheer te verzekeren van de eventuele toegangsmogelijkheden voor andere medewerkers van de derde. Deze vermenigvuldiging van de toegangsmogelijkheden is evenwel enkel mogelijk voor institutionele derden (ziekenhuizen, T.D’s, laboratoria, groeperingen van zorgverleners,…), niet voor individuele derden (artsen, verpleegkundigen, kinesitherapeuten,…). 8. De supervisor heeft als opdracht om de toegangsmogelijkheden van de verschillende medewerkers van de derde bij te werken, met inbegrip van de creatie van nieuwe contacten, de schrapping van voorbijgestreefde contacten en de eventuele bijwerking van de persoonlijke gegevens van de bestaande contactpersonen. Hij treedt op als het enige contactpunt tussen de diensten MLOZ en de derde, waarvan hij de supervisor is, wat de technische aspecten betreft, die gepaard gaan met de site en het beheer van de toegang. 9. De toegang voor de ‘contacten’ wordt rechtstreeks aangemaakt op de site door de supervisor. 10. De paswoorden van de ‘supervisor’ en de ‘contacten’ worden rechtstreeks verstuurd naar de e-mailadressen, meegedeeld bij hun inschrijving. 11. Elke gebruiker kan de eigen persoonlijke gegevens overigens wijzigen, ongeacht of hij ‘supervisor’ of ‘contactpersoon’ is. 12. Elke gebruiker kan de gegevens die toegankelijk zijn via het platform raadplegen, ongeacht of hij nu ‘supervisor’, dan wel ‘contactpersoon’ is. 13. Elke gebruiker kan zijn vragen over de inhoud per mail versturen naar de diensten MLOZ, ongeacht of hij ‘supervisor’ of ‘contactpersoon’ is. De diensten MLOZ zullen die vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. 14. De ‘supervisor’ moet verbintenissen kunnen aangaan voor de instelling.
31
15. CONTACTPERSONEN Verantwoordelijke voor de tariefbepaling Renaud Boverie
VLAAMS GEBIED
Petra Christleven
Sandra Vanhalst
Valérie Leboutte
Talia Safioullina
Najat Belguenani
Catherine Bidoul
Claude Van Hoeij
Malika Araci
Katty Etienne
Estrella Salas Guerrero
BRUSSELS GEBIED
Vanessa Dardenne
Cindy Bogaert
WAALS GEBIED
Brigitte Mahij
Jonathan Cascino MLOZ - For Care Provider • handleiding
Verantwoordelijke uitgever: P. Mertens, Onafhankelijke Ziekenfondsen, Sint-Huibrechtsstraat 19 - 1150 Brussel - 2008/09
de Landsbond van de Onafhankelijke Ziekenfondsen groepeert:
u het leven, wij de zorgen
Landsbond van de Onafhankelijke Ziekenfondsen • Sint Huibrechtsstraat 19 • 1150 Brussel Tel. +32 (0)2 778 92 11 • Fax +32 (0)2 778 94 00 www.mloz.be •
[email protected]
