Destil tackelt elke logistieke uitdaging met Microsoft Dynamics AX
De IT van Destil BV bevatte zoveel maatwerk, dat het de groei van de groothandel belemmerde. Een modern ERP systeem geeft weer ruimte en integreert met onder meer een routeplanner en een Warehouse Management Systeem.
Inleiding Groothandel Destil is toeleverancier voor de bouw en industrie. Het bedrijf telt meer dan 275 medewerkers verspreid over 21 vestigingen, voornamelijk gesitueerd in het zuidelijk deel van Nederland. Klanten vinden hier handgereedschap, machines, hang- en sluitwerk en andere producten voor de bouwnijverheid en interieurbouw op voorraad. Het assortiment omvat ongeveer 25.000 artikelen. De klant kan ook een schriftelijke of telefonische order plaatsen bij het hoofdkantoor in Tilburg of een van de andere de vestigingen.
Volledige logistiek in eigen beheer Via geavanceerde systemen voor geautomatiseerd voorraadbeheer en logistiek worden deze orders binnen 24 uur franco geleverd in heel Nederland. Voor het overgrote deel van het transport van magazijn naar klanten en vestigingen heeft Destil een wagenpark van bestelbussen en vrachtwagens, waarmee het de hele keten van order tot levering in eigen hand heeft.
Situatie vraagt om nieuw platform Het administratieve en logistieke traject van de orderaanname en -afhandeling werd afgehandeld in een "Digis" omgeving onder UNIX. Johanna Mast, projectmanager bij Destil: "Ons oude Digis-pakket was behoorlijk customized. Dat had elke keer opnieuw gevolgen, als er kleine wijzigingen in de programmatuur werden doorgevoerd. Een ander probleem was dat het eigenlijk niet meer ondersteund werd en dat updates steeds vaker uitbleven. Het belemmerde ons in onze groei. Daarom hebben wij ons eind 2005 georiënteerd op de markt voor ERP systemen."
Na deze verkenning stonden enkele grote ERP pakketten, waaronder SAP en Microsoft Dynamics AX, op de shortlist. Destil leerde Microsoft Gold Partner HSO kennen en was vooral gecharmeerd van de kennis, die deze partner van de branche had. Dit was mede de doorslaggevende factor om voor de Microsoft-oplossing te kiezen. Mevrouw Mast: "Om Microsoft Dynamics AX beter te leren kennen heeft onze directie het Microsoft Technology Centre in Kopenhagen bezocht. Wat zij daar zagen was indrukwekkend. Bovendien hadden we veel vertrouwen in HSO en dat heeft de beslissende doorslag gegeven. HSO kent onze marktsector en wist ons te overtuigen van de voordelen van Dynamics AX. Wij hadden dan ook geen behoefte meer om nog meer leveranciers in het selectieproces te betrekken. Tenslotte is het logisch om één platform te kiezen waarop alle systemen draaien. Voor Destil is dit het Microsoft platform."
Diverse uitdagingen Als moderne, efficiënte groothandel wil Destil leverbetrouwbaarheid koppelen aan een hoge klanttevredenheid. Een goede automatisering is daarbij essentieel. Van oudsher is er naast Digis een diversiteit aan geautomatiseerde systemen aanwezig. Microsoft Dynamics AX zou met een aantal van die systemen moeten communiceren. Mevrouw Mast legt uit: "Inkoop, facturatie, verkoop en de bevoorrading van de vestigingen moeten allemaal via Dynamics AX verlopen. Via interfaces wilden we koppelingen realiseren met ons Warehouse Management System (WMS). Dit systeem zorgt voor het ‘picken’ en inpakken van de artikelen. De informatie over de te verzenden colli moet vervolgens weer terug van het WMS naar Dynamics AX, waarna dat systeem beslist of per post of via het eigen wagenpark vervoerd wordt. In dat laatste geval gaat de informatie naar ons planningsysteem, dat op basis hiervan de optimale rijroute berekent." Daarnaast moest een aantal interfaces worden gemaakt om Dynamics AX te laten communiceren met andere systemen, waaronder een systeem voor voorraadbeheer en een voor debiteurenbeheer. Omdat de medewerkers gewend waren aan de oude UNIX omgeving, en men de acceptatiedrempel van de nieuwe omgeving zo laag mogelijk wilde houden, diende de Microsoft Dynamics AX oplossing zo veel mogelijk op dezelfde manier te werken als het oude systeem.
"Wij wilden de bedrijfsvoering niet aanpassen aan het softwarepakket," zegt mevrouw Mast daarover. "Dat betekent dat er enig maatwerk diende te worden ontwikkeld. We hebben dat minimaal gehouden, om het systeem zoveel mogelijk standaard te laten blijven."
Binnen een jaar operationeel Eind januari 2006 waren Microsoft partner HSO en Destil het eens over de aanpak en vond de kickoff van het project plaats. HSO voerde het leeuwendeel van de werkzaamheden uit en richtte de Dynamics AX omgeving in. Na enkele proefconversies kon de klant direct met zijn eigen gegevens oefenen. Tot de bouwvakvakantie werden steeds meer modules toegevoegd. In de tweede helft van het jaar werd het systeem ingeregeld en de data definitief geconverteerd. "Wij hebben vier key users en 12 superusers aangewezen. De key users zijn door HSO goed getraind, zodat zij onze 200 eindgebruikers konden opleiden. Half december viel de 'go' beslissing en in de kerstweek vond de conversie plaats. Naast alle actuele gegevens zijn ook de historische gegevens van 2005 en 2006 meegenomen naar het nieuwe systeem. De overgang naar Microsoft Dynamics AX is dus binnen een jaar gerealiseerd en daar zijn wij zeer tevreden over", aldus mevrouw Mast. "Vanaf het moment dat het systeem in de productieomgeving ging draaien, hebben wij weinig problemen ondervonden," zegt mevrouw Mast. "Wij hebben 200 concurrent licenties en 21 vestigingen en het systeem draait absoluut stabiel". Tijdens de implementatiefase heeft HSO interfaces ontwikkeld om Dynamics AX te laten communiceren met het voorraadbeheersysteem SLIM 4, met het Warehouse Management Systeem, met Intertour voor routeplannning en met OnGuard voor debiteurenbeheer. Verder is een koppeling gemaakt met huisbank van Landschot. Mevrouw Mast: "Behalve deze interfaces is nog meer maatwerk verricht. Zo hadden wij speciale eisen ten aanzien van de winkelorders. Wanneer een klant aan de balie staat moet diens order absolute voorrang hebben en dat is door een koppeling naar het Warehouse Management Systeem gelukt. Verder is een handige oplossing ingebouwd voor het adviseren van het juiste hang- en sluitwerk op gebouwen en is er een aanpassing gecreëerd om overboekingen te kunnen doen van de ene vestiging naar de andere. Dat heeft HSO allemaal geregeld."
Duidelijke voordelen Volgens Destil is het nieuwe systeem veel inzichtelijker dan het oude. "Processen gaan sneller omdat wij gemakkelijk kunnen doorklikken naar schermen met verdere informatie", vindt mevrouw Mast. "Vooral logistieke processen verlopen nu aanzienlijk gemakkelijker. Een voorbeeld is een verkooporder voor een artikel dat niet op voorraad is. Met Dynamics AX kunnen we de verkooporder invoeren en direct door naar een inkooporderscherm om het artikel te bestellen. Het is dan binnen tien minuten ingekocht bij de leverancier. Als het artikel binnenkomt weten we meteen voor welke verkooporder het is en wordt deze uitgeprint." De interfaces naar de andere systemen maken dat het pakket naadloos past bij de gangbare bedrijfsprocessen van Destil. Tevens zorgen ze voor een inzichtelijke weergave van bijvoorbeeld de voorraad- en debiteurenstatus. Mevrouw Mast: "De interfaces naar onder meer het Warehouse Management System en het Debiteurenbeheer geven een zeer heldere rapportage. Daardoor zijn problemen snel te signaleren en fouten te voorkomen." Vooral prijst Destil de betrouwbaarheid van het systeem, de gebruiksvriendelijke interface en de integratiemogelijkheden, waaronder de rapportering naar Excel. Andersom worden ook werkbladen van Excel in Dynamics AX ingelezen. Door die integratie kunnen gebruikers informatie uit de IT omgeving halen en analyses maken, waar de standaardfuncties niet in voorzien. Bovendien zijn deze integratiekoppelingen gemakkelijk te maken, terwijl ook de bijbehorende beheerinspanningen minimaal zijn.
"Met Dynamics AX hebben wij onze afdeling Verkoop meer verantwoordelijkheden kunnen geven. De verkopers hebben nu een duidelijk inzicht in backorders, kunnen zelf retouren bijhouden en houden overzicht over binnengekomen klachten." Johanna Mast, projectmanager bij Destil
Toekomst Met de komst van Microsoft Dynamics AX kan de Destil organisatie verder groeien en zijn dienstverlening verder optimaliseren. Hoewel er weinig ROI berekeningen zijn gemaakt,
omdat het een vervangingsvraagstuk betrof, zijn in de eerste fase al duidelijke voordelen behaald. Over de vervolgfases zegt Johanna Mast het volgende: "Wij zouden graag een nog betere workflow-begeleiding willen. Er zijn nu wel voldoende rapportages, maar intern is niet altijd duidelijk waar de verantwoordelijkheid ligt. Verder kijken wij naar beter elektronisch dataverkeer met onze leveranciers. Orders, facturen en pakbonnen kunnen dan zonder tussenkomst van papier worden uitgewisseld. Tenslotte wordt gewerkt aan een koppeling met een overkoepelende leveranciersdatabase."
Eisen
Modern en stabiel platform
Minimaal maatwerk, zoveel mogelijk standaard
Ruimte om te groeien
Voordelen
Verkoop en inkoop staan dicht bij elkaar
Vereenvoudigen en versnellen van logistieke processen
Meer inzicht in o.a. voorraad- en debiteurenstatus
Geringe kans op fouten
Gemakkelijke integratie met andere systemen
Verkopers meer verantwoordelijkheden
Product
Microsoft Dynamics AX – www.microsoft.nl/ax
Links
Destil - www.destil.nl
HSO - www.hsombs.nl
