Deloitte,
Rapport Ondcrzoek verantwoording besteding fractievergoedingen 1 januari 2013—31 maart 2014 Gemeente Breda
201410789/jd
-
1
Deloitte.
Inlioud
1. Inleiding
3
2. Opdracht
3
3. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamlieden
3
4. Uitgevoerde specifieke werkzaamheden
4
5. Bevindingen specifieke werkzaamheden 5.1 Algemeen 5.2 Bevindingen
5 5 6
6. Overige aspecten beperking in verspreidingskring en liet gebruik
7
Bijiage: Totaaloverzicht fractievergoedingen en -kosten 1 januari 2013—31 maart 2014 8
201410789/jd 2 -
Deloitte.
1.
Inleiding
De gemeente Breda verleent ondersteuning aan de fracties. Deze fractieondersteuning komt onder andere tot uiting in eenjaarlijkse financiële bijdrage. Deze bijdrage mogen de fracties, op grond van de ‘Verordening op de fractieondersteuning 2006’, besteden aan het uitvoeren en het versterken van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken. Dc hoogte van de financiële bijdrage is athankelijk van bet aantal leden van de fractie. In bet fractievoorzittersoverleg van 15 april 2013 is besloten de fractievergoeding vanaf 2013 te versoberen. Dit heeft geresulteerd in een vast bedrag van € 1.500 per fractie en € 3.430 per raadslid per fractie per jaar (prijspeil 2010). De gemeente indexeert bet bedrag per raadslid per fractie jaarlijks in overeenstemming met bet prijs indexcijfer wat de gemeente jaarlijks bij de begroting vaststelt. Voor 2013 betreft deze index 6,7714% ten opzichte van 2010. De index voor 2014 ten opzichte van 2013 is vastgesteld op 1,5%. De griffie van de gemeente Breda heeft op verzoek van de fractievoorzitters Deloitte verzocht onderzoek te doen (zie uitwerking bij ‘2. Opdracht’ hierna) naar de verantwoordingen over de periode 2013-2014. Hiertoe heeft de griffie de fracties verzocht een verantwoording op te stellen over de periode 1 januari 2013 tot en met 31 maart 2014. Ons is gevraagd om naar aanleiding van ons onderzoek een rapport uit te brengen. Dit rapport is primair bedoeld om te komen tot verbeteringen in de beheersing van en de verantwoording over de besteding van de fractievergoedingen. Om deze reden zijn de bevindingen niet per individuele fractie weergegeven. —
2.
—
Opdracht
Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de verantwoording van de fractievergoedingen over de periode januari 2013— maart 2014, zoals beschreven in onze opdrachtbevestiging d.d. 26 mel 2014, kenmerk 3 113864460-19414/jd. De voorliggende rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden. Het is de bedoeling dat u zeif een oordeel vormt over de werkzaambeden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op, dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen.
3.
Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden
De in de opdrachtbevestiging beschreven dienstverlening valt niet binnen de reikwijdte van de controle en overige standaarden die gelden voor de Nederlandse accountantspraktijk. De aard van de dienstverlening is daarom te kenmerken als overige dienstverlening met als doelstelling bet verstrekken van een schriftelijke rapportage naar aanleiding van de in de opdrachtbevestiging opgenomen uit te voeren werkzaamheden.
201410789/jd 3 -
Deloitte.
Aangezien wij slechts versiag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de verantwoordingen van de fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat ii aan onze rapportage geen zekerheid kunt ontlenen over de getrouwheid van bet in de verantwoordingen van de fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop. Voorts merken wij op dat: • Ons onderzoek is niet gericht op de fiscale aanvaardbaarheid van de bestedingen. • Onze werkzaamheden hebben wij uitsluitend verricht op basis van de administratie en verantwoordingen van de fracties over de periodejanuari 2013 tot en met maart 2014. • Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de financiële administratie van de fracties over de periode vanaf 1 april 2014.
4.
Uitgevoerde specifieke werkzaamheden
Wij zijn met de griffie overeengekomen om alle verantwoordingen van de fracties en de bestedingen volgens de ingediende verantwoordingen op grond van de ‘Verordening op de fractieondersteuning 2006’ op de volgende aspecten te beoordelen: • Vaststellen dat alle fracties de op grond van het normenkader vereiste verantwoording volgens bet voorgeschreven format ‘Model jaarlijkse verantwoording fractievergoedingen (op grond van artikel 8 van de verordening op de fractieondersteuning)’ hebben overlegd; Vaststellen dat de verantwoordingen zijn ondertekend door de voorzitter en penningmeester van de fractie; • Vaststellen dat de fractievergoeding is berekend en verantwoord volgens de in bet normenkader vastgelegde berekeningssystematiek: vast bedrag per fractie a 1.250 + aantal raadsleden x (€ 3.430 + indexatie 2013 a 6,7714% + indexatie 2014 a 1,5%); • Vaststellen dat het saldo voorgaandjaar overeenkomt met het saldo 3 1-12-2012 volgens de verantwoording 2012; Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen; • Vaststellen van de aansluiting tussen de verantwoordingen en de onderliggende financiële specificaties; • Vaststellen dat de beginsaldi van het vermogen (kas, bank en giro) aansluiten op de beginsaldi volgens de kasstaten resp. de bank- en giroafschriften zoals deze door de fracties aan ons zi.jn overlegd; • Vaststellen dat de eindsaldi van bet vermogen (kas, bank en giro) aansluiten op de beginsaldi volgens de kasstaten resp. de bank- en giroafschriften zoals deze door de fracties aan ons zijn overlegd; • Onderzoeken of de verantwoorde fractiekosten voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader, in die zin dat wij zullen verifiëren dat de omschrijvingen van de facturen geen aanwijzingen opleveren dat de aard van de kosten in strijd is met de bepalingen in artikel 3 van de ‘Verordening op de fractieondersteuning 2006’ en dat alle onderzochte facturen door de fractievoorzitter of diens plaatsvervanger zijn getekend voor akkoord ten laste van de fractievergoeding.
201410789/jd -4
CD
Do
C
C
C C C
C
C
C Ct
Ct
1
Ct
C C 0
p
C
Ct
ci)
Ct
C
c
C
C
C
C
C N C
C
C
C
C
N
Ct C
C
C C
(D
U)
0 C
)
‘: On 0< q, , 0
< < 0
a
5)
S.
%J
1J
‘
verantwoord
Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen;
) stelvastdathetsaldovoorgaandjaarovereenkomtmethetsaldo3l-122012 volgensde verantwoording2ol2;
dat de fractievergoeding is berekend en
volgens de in het normenkader vastgelegde berekeningssystematiek: vast bedrag per fractie ãC 1.250 + aantal raadsleden x (C 3.430 + indexatie 2010-2013 ã6,7714%); vast
Vaststellen dat de uerantwoordingen ondertekend zijn door de voorzitter en penningmeester van de fractie;
)Cc) stel
S.) S.
verantwoording uolgens het voorgeschreuen format ModeI jaarlijkse verantwoordingfractievergoedingen (o.g.v. art.8 van de verordening op de fradieondersteuning) hebben cwerlegd;
)CQ Vaststellen dat alle fracties o.g.v. bet normenkader vereiste
(J
D
C
))C’
)
U)
a
0 0
(
S.) S.i
) ) S.)
0000
) (.) ()
Onderzoeken aide verantwoorde fractiekosten oldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader (niet in strijd met bepahngen art. 3 van de verordening en ondertekeningen facturen door de fractlevoorzltter).
Vaststellen dat de eindsaldi van bet vermogen (kas, bank en giro) aansluiten op de eindsaldi volgens de kasstaten resp. de bank- en giroafschriften zoals deze aan ons door de fracties zullen warden overlegd;
Vaststellen dat de beginsaldi van bet vermogen (kas, bank en giro) aansluiten op de beginsaldi volgens de kasstaten resp. dv bank- en giroafschriften zoals deze aan ons door de fracties zullen warden ovedegd;
onderliggende financiele specificaties;
)c(c) Vaststellen van de aansluptingtussen de verantwoardingen en de
)
(i
J
0
0)
0 C
2 C
0
U) U)
C
C
-f
—I
0
<
0 CM0
0
CD
CD-
0
CD
0-
CDO
CD-
0
ZCD
00 0
0
0-
CD
CD
CD
CD0
0CD 0
0
CD
0
0
0
0
CD
0
CD
C
0
0 0
CD
N tJQ : CD
0 0
0
CD
CD-
N
CD
-
00 00
CD0 0.
CM
OCD
-CD
—
0
p-CD
CD CD1 N
Co
CD - <0 -tCD
CD-
CD0
CD
CD OCD
0
CD 0() 0
O
(Dc,)
I!
OCD
OCD
ci
:J1
—
CD
<
0CD
0
(DO
0CD
CDCD
O 00
—.
:CD
CD tD
_0
-
CD
CDN
0(D
0 0<
0
<0
OCD
0<
O-f
CD-
D
—
&
-
.
;_
tZ
—.
D
—.
r
J1
m
V
Deloitte
Wi] merken op dat wij van alle fracties een verantwoording inclusief onderliggende documentatie hebben verkregen. Echter is gebleken dat een tweetal fracties een ander format heeft gehanteerd (wat overigens wel alle volgens het standaard model vereiste gegevens bevat) en één fractie abusievelijk een verkeerde verantwoordingsperiode heeft vermeld, terwiji de verantwoording wel dejuiste periode beslaat. Uit het schema blijkt dat vooral afwijkingen zijn geconstateerd op de volgende punten: • De aansluiting van de beginsaldi 2013 van de fractievergoedingen met de eindsaldi volgens de verantwoording 2012 is niet in alle gevallen zichtbaar aanwezig (2 van de 9); • De aansluiting van de eindsaldi met kas, bank en giro is niet in alle gevallen zichtbaar aanwezig (2 van de 9); Het ontbreken van een onderbouwing van de uitgaven waaruit blijkt waarvoor de uitgaven zijn gedaan en / of waaruit blijkt dat de uitgaven terecht ten laste van de fractievergoeding zijn verantwoord (7 van de 9).
In de volgende paragraaf gaan wij meer in detail in op deze en onze overige bevindingen.
5.2
Bevindingen
Naar aanleiding van ons onderzoek melden wij bevindingen:
—
in willekeurige volgorde
—
de volgende
• Twee fracties (Leefbaar Breda en Trots op Nederland) hebben bij het opstellen van de financiële verantwoording een ander format gehanteerd. Ret gehanteerde eigen format bevat wel alle volgens bet model vereiste gegevens. Eén fractie (SP) heeft abusievelijk een verkeerde verantwoordingsperiode vermeld, terwijl de verantwoording wel de juiste periode beslaat. Eén fractie (Leefbaar Breda) heeft de verantwoording nietjuist en volledig ondertekend. • Bij twee fracties (D66 en Leefbaar Breda) is bij de verantwoording van de gemeentelijke bijdrage in de fractiekosten voor 2013 geen rekening gehouden met de doorgevoerde versobering van de hi] drage. • In één geval (Leefbaar Breda) is de verantwoording rekenkundig nietjuist (beginsaldo fractievergoeding -I- uitgaven eindsaldo).
+
• Bij édn fractie (Leethaar Breda) is geen ziclitbare aansluiting aanwezig van de ingediende verantwoording met de financiële specificaties van de fractie. • De eindsaldi van de liquide middelen zijn in twee gevallen (CDA en Leefbaar Breda) niet af te stemmen met de bankafschriften of kasstaten. In beide gevallen is dit veroorzaakt door bet ontbreken van de onderliggende bewijsstukken, zoals bankafschriften of kasstaten van de frac tie.
201410789/jd 6 -
Deloitte.
• Bij zeven fracties (CDA, D66, Groen Links, SP, Breda ‘97, Leethaar Breda en Trots op Nederland) kunnen wij van diverse bestedingen op basis van de ons overlegde stukken niet zonder meer vaststellen dat de bestedingen terecht ten laste van de fractievergoeding zijn verantwoord. In deze gevallen ontbreekt een adequate onderbouwing en/of toelichting (bijvoorbeeld waarom een bijeenkomst of diner heeft plaatsgevonden of waarom elektronische apparatuur is aangeschaft). Het verdient de aanbeveling op iedere declaratie het fractiebelang te vermelden (bijvoorbeeld in het geval van diners het betreffende gezelschap en de relatie tot de fractie). De bewijsstukken geven op deze manier inzicht in de motivering om uitgaven uit de fractieondersteuning te betalen. Hiermee is, gezien het inherent arbitraire karakter van sommige uitgaven, zoveel mogelijk transparantie bewerkste!!igd. • Door diverse fracties zijn onkostenvergoedingen betaald voor werkzaamheden in het kader van de fractieondersteuning. Deze vergoedingen betalen de fracties op basis van schriftelljke of mondelinge afspraken. De fracties gaan verschillend om met de fiscale regelingen (via inhoudingen en afdracht dan we! opgave van uitbetaa!de bedragen aan de fiscus). Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de juist- en vo!!edigheid van de inhoudingen, afdrachten en opgaven aan de fiscus noch naar de mogelijke samen!oop van uitgaven ten laste van de fractievergoedingen en de regu!iere maandelij kse onkostenvergoedingen voor raadsleden.
6.
Overige aspecten beperking in verspreidingskring en het gebruik
Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor de griffie en de fracties van de gemeenteraad van de gemeente Breda aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resu!taten onjuist kunnen interpreteren. Het is daarom niet toegestaan de rapportage aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Breda, 11 decemb,r 2014 Deloitte Acc
W
.deLee
/?
ntantsB.V.
MGARA
Bij!age: Totaa!overzicht fractievergoedingen en fractiekosten 1 januari 2013
—
31 maart 2014.
201410789/jd 7 -
€ €
€
Fractievergoeding 2013-2014 Ftactiekosten 2013-2014
Saldo inkomsten -1- uitgaven
Omschrijving
€ €
38294 00 52.32089
19.92800 39.90385
€ €
PVDA
Groen Links € €
(1.299,20) € (19.975,85) € (14.026,89) €
15337,00 16.63620
SP
€ €
(651,75) €
10.746,00 11.397,75
Breda 97
7.242,91 €
29.122,00 € 21.879,09 €
CDA
2014107$9/jd
-
4.592,05
78,26 €
6.479,00 € 8.376,90 €
(1.897,90) € (19.031,34) €
Trots op Nederland 6.154,00 1.561,95
D66
26144,00 € 25,065.74 €
WD
42.879,00 € 61.910,34 €
Leethaar Breda
Bijiage: Totaaloverzicht fractievergoedingen en -kosten 1 januari 2013—31 maart 2014
Deloitte.
8
