28
Kwaliteit in Bedrijf
juli 2010
Deel vier van de vijfdelige serie over een ‘one paper strategy’
Monitoren met A3 digitaal De A3 methodiek helpt bij het vinden van een consistente richting voor de organisatie en het sturen op (tussentijdse) resultaten. Om deze werkwijze te ondersteunen is A3 digitaal ontwikkeld, de derde pijler van de methodiek. Welke afspraken zijn er gemaakt in het jaarplan? Hoe staan die ervoor? Liggen we nog op koers? District KMar Schiphol — de Koninklijke Marechaussee op Schiphol — werkt ermee: met behulp van A3 digitaal is iedere leidinggevende in staat snel en op maat informatie naar boven te halen, die helpt om de organisatie (bij) te sturen. Door Henk Doeleman en Mark Rosenbrand A3 digitaal is geen voorwaarde voor het
van de gesprekken en diverse presentatie
vormt het deel waar de prestaties van de
toepassen van de eerste twee pijlers (zie
overzichten en managementrapportages,
organisatie zijn af te lezen. In dit deel zijn
deel II en III in deze reeks) van de A3 me
maken het tot een belangrijk hulpmiddel.
maandprognoses beschikbaar, evenals geüpdate jaardoelstellingen en realisa
thodiek, maar faciliteert het A3 jaarplan en het A3 managementgesprek wel. A3
Werken met A3 digitaal
tiecijfers. Aan de hand hiervan kan een leidinggevende (in dit geval de comman
digitaal is een webapplicatie waarin alle onderdelen van het A3 jaarplan kunnen
A3 jaarplan centraal
dant) zien hoe zijn organisatie ervoor staat,
worden ingevoerd en de benodigdheden
Het hart van A3 digitaal op het District
welke ontwikkelingen zich aftekenen en of
voor het A3 managementgesprek kun
KMar Schiphol wordt gevormd door het
de organisatie ‘op koers’ ligt, zowel qua
nen worden gegenereerd. Het A3 jaarplan
A3 jaarplan. A3 digitaal ondersteunt alle
doelstellingen als in termen van budgetten.
vormt de basis voor het werken met A3
elementen van het jaarplan én maakt de
Van belang is dat vooral gestuurd wordt
digitaal. Alle aandachtsgebieden, inspan
onderlinge samenhang helder. De onder
op zaken die dat jaar extra aandacht (in de
ningen en resultaten die hierin staan be
liggende visie, de succesbepalende facto
vorm van tijd, capaciteit en budget) vragen.
noemd, worden ingevoerd in het systeem.
ren, de geformuleerde prestatie-indicato
Verder helpt het bij een professionele
ren (‘resultaatgebieden’) en acties (‘organi
Organisatiegebieden (‘acties’)
voorbereiding en uitvoering van het A3
satiegebieden’) en de daarbij horende op
De acties die geformuleerd staan in de
managementgesprek. Vooral praktische
drachten. Ze worden allemaal ingevoerd in
vijf ‘organisatiegebieden’ zijn elk gekop
zaken als een standaard management
het systeem. Op het District KMar Schip
peld aan één succesbepalende factor. Dat
agenda, een jaarplanning voor de inhoud
hol is vooral veel tijd en aandacht besteed
geldt ook voor de prestatie-indicatoren.
aan de visie en aan succesbepalende fac
Zo is snel te zien wat de rode draden
toren. Pas toen deze aspecten door het
zijn in het A3 jaarplan en welke acties,
MT waren vastgesteld werd gekeken naar
prestatie-indicatoren en succesbepalende
de prestatie-indicatoren. Werken met A3
factoren met elkaar in verbinding staan.
digitaal — op het district KMar Schiphol
Simpel gezegd: met welke actie wordt
genoemd als Schiphol op Scherp (SOS) — start dus met het invoeren van het A3 jaarplan. Daarna kan men met A3 digitaal monitoren of u op koers ligt.
Serie - deel IV
Resultaatgebieden (prestatie- indicatoren) Een belangrijk onderdeel van A3 digitaal
A3 digitaal • Managementinformatie online op iedere werkplek (mits autorisaties); • Trends, benchmarking en achtergronden; • Facilitering van het A3 voortgangsgesprek.
Kwaliteit in Bedrijf
juli 2010
welk resultaat bereikt en hoe draagt dit bij
bestuur en financiers, als blauw domineert
Oranje: INK-veld 8, ‘Maatschappij’; en
aan de continuïteit van de organisatie?
ligt de aandacht voornamelijk bij de eigen
Rood: INK-veld 9, ‘Bestuur en Financiers’.
medewerkers.
Vormgeving A3 jaarplan
De succesbepalende factoren zijn dus
Om duidelijk te maken welke elementen
herkenbaar aan het kleurgebruik. Dit zijn:
Functies A3 digitaal
van het A3 jaarplan samenhangen en
Blauw: INK-veld 7, ‘Medewerkers’;
waar precies de focus ligt, zijn keuzes ge
Groen: INK-veld 6, ‘Klanten en Leveran
Ondersteuning van het A3 managementgesprek
maakt in de wijze waarop het A3 jaarplan
ciers’;
Het A3 managementgesprek bepaalt in
wordt vormgegeven. Die keuzes hebben bijvoorbeeld consequenties voor kleurge bruik, formulering en plaats van een actie, prestatie-indicator of succesbepalende factor. Een van de keuzes die gemaakt zijn, is het aanbrengen van standaard kleuren per succesbepalende factor. Dit maakt het mogelijk om in één oogopslag te zien waar de meeste nadruk ligt binnen de organisatie. Als rood domineert in het jaarplan, wordt voornamelijk gestuurd op
Het vermogen het geheel te zien Maatschappelijke veranderingen zoals de toename in technologische verbindingen, de hogere snelheid van opeenvolgende veranderingen en toenemende complexiteit vragen om nieuwe vormen van leiderschap. Deze nieuwe vorm van leiderschap is gericht op overzicht van de ontwikkelingen, inzicht in de relaties tussen de ontwikkelingen en de ‘kern’ van waaruit de organisatie handelt. Bron: o.a. Scharmer (2007), Jaworski (2000) en Senge (2004).
29
30
Kwaliteit in Bedrijf
juli 2010
hoge mate het succes van de A3 metho
conceptagenda’s met beide aanwezige
agendapunten. In de bijlagen wordt een
diek.
leidinggevenden, het versturen van de
aantal zaken verzameld, zoals de binnen
In dit gesprek tussen twee management
managementagenda als PDF of het mee
gekomen circulaires en brieven. Maar ook
lagen worden de tussentijdse resultaten
printen van vorige notulen en afspraken.
per INK-veld de voorgenomen acties of
en voortgang besproken (‘leren van
Zo blijft er zicht op de afgesproken aan
resultaten. Daarnaast zijn er overzichten
het verleden’) en wordt gestuurd op de
dachtspunten.
beschikbaar waaruit blijkt hoe de voort
ontwikkeling van de organisatie (‘delen
gang op de prestatie-indicatoren verloopt.
van visie op toekomstige thema’s’). A3
De ‘Schiphol op Scherp’ wordt integraal
Hierdoor wordt in één oogopslag helder
digitaal zorgt dat de juiste informatie en
besproken, conform een vast stramien/
wat de doelstellingen en afspraken waren
agendastukken voorhanden zijn om dit
agenda. Hierbij is de A3 leidend en wor
én hoe één en ander er op dat moment
gesprek goed te kunnen voeren.
den vanuit dit blad de diverse sturende,
voor staat. De bijlagen worden overzichte lijk vermeld op het voorblad.
Commandogroep DKMarSpl
Jaarplanning gesprekken A3 digitaal voorziet in een overzichtelijke jaarplanning. In de planning staan alle
Planning & Control
gesprekken weergegeven tussen twee
Operaties - Algemene Operationele Zaken - Conflict & Crisisbeheersing - Expertisecentrum Luchthavens - Expertisecentrum Identiteitsfraude en documenten
- Informatiemanagement - Financial Control - Management Control
leidinggevenden in een jaar. Met kleuren wordt aangegeven welke onderdelen op dat moment relevant zijn voor de manage mentagenda. Bijvoorbeeld een bepaald thema (‘ziekteverzuim’ of ‘budgetten’) of
Handhaving & Toezicht
Ondersteuning - Communicatie - Klachten - Algemeen Secretariaat - Matlog - P&O - Interne projecten
- Registratie en Toezicht op Luchtvaart - WPBOR - Veiligheidsonderzoeken
een bepaalde rapportage (‘4-maandsrap portage’). Dit voorkomt dat zaken uit het oog worden verloren of te weinig aan dacht krijgen door het jaar heen. Elke maand wordt in het MT de ‘Schiphol op Scherp’ besproken. Deze besprekin gen zijn opgenomen in een overzichtelijke jaarplanning. Commandanten kunnen
Vreemdelingenzaken - Verwijdercentrum Kmar Spl - Claims, Identificatie & Art. 4 - Sluisteam
Recherche & Informatie
Grensbewaking - Grens 1 t/m Grens 9
- Operationele Recherche - 1e lijns Drugs bestrijding - Informatie
Politie & Beveiliging - Assistentie Surveillance 1 & 2 - Criminaliteits bestrijding - Gewapende Beveiliging 1 & 2
Operationele Ondersteuning District - APW - BIZ - MIC - IVZ - DIV - Garage
aspecten/doelstellingen uit de ‘Schiphol op Scherp’ laten opnemen in de agenda van de betreffende maand. Op deze ma nier komen voor de bespreking van beide kanten agendapunten/onderwerpen op de agenda te staan welke voor alle MT-leden duidelijk herkenbaar zijn.
Figuur 1: De opbouw van de A3 jaarplannen voor alle organisatieonderdelen van het District Schiphol.
Selectie agendapunten Op het District KMar Schiphol wordt het
operationele en ondersteunende aspecten
Tijdens elk A3 managementgesprek staat
A3 managementgesprek collectief in
van de afgelopen maand doorgenomen en
een aantal onderdelen van het A3 jaarplan
het MT gevoerd. Hier worden eventuele
waar nodig op ingezoomd. De volgende
of de P&C-cyclus centraal. Deze kunnen
noodzakelijke punten integraal op dis
stap zal zijn dat de agenda zal worden
via A3 digitaal worden geselecteerd en
trictsniveau besproken.
geleid conform het principe van ‘manage
komen dan automatisch op de agenda
ment by exception & risk management’.
van dat overleg terug. Zodra de agenda
Managementagenda
Alleen de afwijkingen waar het district
wordt geprint, zijn de geselecteerde on
Het A3 managementgesprek start met
Schiphol risico op loopt zullen dan wor
derwerpen geaccentueerd en daarmee
een goede voorbereiding en agenda. In
den besproken. De andere aspecten val
duidelijk herkenbaar.
een gering aantal stappen kan een lei
len onder ‘running business’ en worden
dinggevende met A3 digitaal het gesprek
verder ondergebracht in andere overleg
plannen, de agenda voor het gesprek
structuren.
Archieffunctie voor notulen en actiepunten In A3 digitaal kunnen alle notulen op een
uitprinten of digitaal versturen en de no tulen verwerken. Alle handelingen in één
Bijlagen managementagenda
zodanige manier worden ingevoerd, dat ze
systeem. A3 digitaal kent diverse handige
De managementagenda bestaat niet al
later gemakkelijk traceerbaar zijn. Daar
mogelijkheden, bijvoorbeeld het delen van
leen uit een beknopte opsomming van
mee gaat A3 digitaal een stap verder dan
Kwaliteit in Bedrijf
juli 2010
reguliere systemen zoals MS-Word. A3
Zo wordt de ‘Schiphol op Scherp/A3 digi
(SOS). SOS is een analoog aan de archi
digitaal zorgt er namelijk voor dat gemak
taal’ een levend document.
tectuur van A3 Digitaal opgezette applica
kelijk overzichten gemaakt en geprint kun
tie gebaseerd op de standaard Microsoft
nen worden, bijvoorbeeld van alle acties
Verbindende digitale cockpit
Office programma’s. Via powerpoint kun
die zijn afgesproken rondom een bepaald
In 2002 is het District Schiphol haar
nen alle A3 jaarplannen van het District en
thema. Of van alle gespreksnotities die
zoektocht gestart naar een verbindende
haar onderdelen worden ‘aangeklikt’ en
zijn gemaakt met betrekking tot een be
digitale ‘cockpit’ van de organisatie voor
gepresenteerd (zie figuur 1) De controller
paald aandachtsgebied uit het A3 jaar
de managementinformatie. De introductie
van het District kan zich richten op analy
plan. Met deze archieffunctie draagt A3
van het INK-managementmodel in 2006
ses en strategische adviezen.
digitaal bij aan een helder overzicht voor
bood een ordening die meer balans bracht
managers binnen de organisatie.
in de verschillende resultaatgebieden, met
Eénmaal in het betreffende A3 jaarplan
name op de kwalitatieve prestaties. Dit
aangekomen kunt u naar de bereikte
Managementinformatie
leidde tot een groei van het informatiesys
prestaties op de resultaatgebieden door
Een belangrijke voorwaarde voor het
teem en managementrapportages ken
met de muis op de betreffende prestatie-
voeren van een A3 managementgesprek
merkten zich door dikke pakken papier.
indicator te klikken. Het District Schiphol
is het hebben van actuele en vooral ac
De wens van het Districtsmanagement
wil zich vooral presenteren als ‘District’
curate informatie over díe onderwerpen
team ontstond om alleen die informatie bij
in plaats zich te presenteren vanuit haar
waarover in het A3 jaarplan afspraken zijn
voorkeur digitaal te presenteren die rele
brigades. Dit betekent dat SOS ook voor
gemaakt.
vant was voor het succes van het District.
namelijk wordt gebruikt in het Districts
In 2008 kwam het District in aanraking
managementteam. De invoegtoepassingen
De ‘Schiphol op Scherp’ applicatie wordt
met de A3 methodiek. Het werken met
via Microsoft Word/Excel en Powerpoint
iedere maand voor het MT opgenomen
het A3 jaarplan bood én het werken met
maken SOS tot een gemaksdienst. De
in een webdossier waar alle leden en alle
het INK-managementmodel én een manier
overdraagbaarheid is dan ook groot.
bedrijfsvoerders binnen het district Schip
om focus te creëren. De architectuur van
hol bij kunnen, zodat iedereen tijdens het
A3 digitaal versterkte de toegankelijk
Het systeem wordt door drie medewer
MT de juiste stukken voorhanden heeft.
heid. Hieruit ontstond Schiphol op Scherp
kers van de stafafdeling van het District,
Figuur 2. Het ‘aanklikbare’ A3 jaarplan van één van de organisatieonderdelen.
31
32
Kwaliteit in Bedrijf
juli 2010
Figuur 3. Online inzicht in de resultaten op elke prestatie-indicator.
Bureau Management Control, sectie Plan
De kracht van Schiphol op Scherp
Tot slot enkele tips voor anderen die
ning & Control gevuld. Iedere medewerker
‘Schiphol op Scherp’ combineert alles wat
overwegen met A3 digitaal aan de slag
is accounthouder voor twee brigades.
het District en de brigades nodig hebben
gaan:
Helaas moet de uit de brigades aangele
om te kunnen sturen op hun doelstellin
• besteed veel aandacht aan de kwaliteit
verde managementinformatie tot op heden
gen. Daarbij worden de prestaties gepre
van het ontwerp, de basisarchitectuur
nog handmatig worden ingelezen in SOS.
senteerd in Powerpoint (zie figuur 3.) Het
Op de kwaliteit van de gegevens vinden
systeem is ook robuust voor de verschil
drie controles plaats: in de brigade, bij het
lende informatiebehoeften of accenten
inlezen en door het hoofd van de sectie
van leidinggevenden. Eens in de drie jaar
• ontwikkel een fasegewijze implemen
Planning & Control.
wisselt de hoogste functionaris binnen de
tatie. Bijvoorbeeld: eerst de A3 jaar
KMar immers van positie. Veel manage
plannen online, daarna de handmatige
De toegankelijkheid en inzichtelijkheid
mentrapportages zijn bespaard door de
invoer van bijvoorbeeld de belangrijkste
van de werkwijze genereert onmiddel
actuele voortgang van het A3 jaarplan in
prestatie-indicatoren, dan de koppelin
lijk draagvlak. Voor de directe gebruikers
Powerpoint te presenteren.
gen naar bronsystemen en tot slot het
van ‘Schiphol op Scherp’ zijn drie trai
Aandachtspunten voor de komende peri
onderbrengen van projecten/bijzondere
ningen georganiseerd. In deze trainingen
ode zijn:
is voornamelijk aandacht besteed aan
• de uniforme definities van niet-financiële
de betekenis van de A3 methodiek voor het creëren van focus en commitment. Daarnaast is één dagdeel besteed aan de specifieke procedures voor het vullen van A3 digitaal.
en kwantitatieve informatie; • het automatisch koppelen aan bronsys
van A3 digitaal helpt daarbij; • werk met uniforme definities voor de prestatie-indicatoren;
analyses; • richt het systeem in op de mogelijk heden voor analyse en presentatie (bij voorbeeld Powerpoint). Q
temen, waardoor handmatige invoer en mogelijke controles overbodig worden; en • uitbreiding naar verbeterprojecten.
Voor meer informatie: http://a3digitaaldemo.theearlywarningcompany.nl/ en www.a3methodiek.nl
Koninklijke Marechaussee, District Schiphol De Koninklijke Marechaussee is een politieorganisatie met militaire status, die wereldwijd inzetbaar is voor vrede en veiligheid. Op luchthaven Schiphol is zij belast met de grensbewaking en het toezicht op vreemdelingen. Daarnaast beveiligt de marechaussee de burgerluchtvaart en voert zij de politietaak uit. Cijfers: 43.500.000 passagiers 1.279.000 tonnen luchtvracht en –post 1.767 medewerkers KMar op Schiphol
391.000 vliegbewegingen 60.000 werknemers op de luchthaven
Mark Rosenbrand is medewerker kwaliteitszorg bij KMar District Schiphol (
[email protected]). Henk Doeleman is werkzaam bij TNO Management Consultants (
[email protected]). In het volgende en tevens afsluitende deel van deze serie over A3 behandelen we bijzondere toepassingen van de A3 methodiek.
