OVER DE SURFSHARE SERIE

OVER DE SURFSHARE SERIE ‘SURFshare nulmeting: Nederlandse Academische repositories’ verschijnt in de SURFshare serie boeken waarmee de kennis die wordt opgedaan in het SURFshare-programma beschikbaar wordt gemaakt. De snelle veranderingen op het gebied van ICT bieden een breed scala aan mogelijkheden voor het vinden, creëren, verspreiden en openbaar toegankelijk maken van onderzoeksresultaten. ICT versnelt niet alleen de klassieke onderzoeksprocessen en onderzoekscommunicatie, maar verandert ook de onderzoekscyclus van aard. Door de toegenomen mogelijkheden van kennisdeling en -verspreiding raken traditionele publicaties, onderzoeksgegevens en instrumenten zoals modellen, algoritmes en visualisaties steeds meer met elkaar verweven. Met het SURFshare-programma wil SURFfoundation een gemeenschappelijke infrastructuur realiseren die de toegankelijkheid èn de uitwisseling van onderzoeksinformatie bevordert. Dit programma loopt van 2008 tot 2011 en heeft tot doel om samen met alle Nederlandse universiteiten en hogescholen, NWO en KNAW te werken aan het optimaal delen van onderzoeksresultaten, gebruik makend van de nieuwste ICT mogelijkheden. De SURFshare serie biedt kennis en ervaring die binnen het SURFshare-programma wordt opgedaan. Het bevat handzame en gebruiksklare informatie over nieuwe ontwikkelingen en resultaten met duidelijke uitleg, voorbeelden en good practices. De SURFshare serie is in eerste instantie bedoeld voor mensen die onderzoekers bij universiteiten en hogescholen ondersteunen bij het toegankelijk maken van hun onderzoeksresultaten. Met behulp van de beschreven ervaringen en mogelijke oplossingen kunnen zij de eindgebruiker informatie en oplossingen op maat aanbieden.

Andere delen in de serie • • •

Nederland loopt warm voor Open Access, januari 2010 SURFshare nulmeting: Nederlandse Academische repositories, februari 2010 Verrijkte publicaties, maart 2010

Nederlandse Academische repositories SURFshare nulmeting

1

INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING

4

2 METHODE VAN ONDERZOEK

6

3 INHOUD VAN DE REPOSITORIES

8

3.1

Publicatiesoorten

3.2

Versies van tijdschriftartikelen

14

3.3

Open Access en andere vormen van toegankelijkheid

15

3.4

Inhoud repositories naar wetenschappelijke disciplines

17

3.5

Dekkingsgraad van de repositories

17

3.6

Werkprocessen voor het deponeren van metadata

18

8

4 TECHNISCHE INFRASTRUCTUUR 4.1

Software voor repositories

20

4.2

Persistent identifiers en lange termijn beschikbaarheid

22

4.3

Statistische gegevens over toegang en gebruik

23

4.4 Trefwoorden en/of classificaties

23

4.5 Author identifier

24

4.6 Metadata en DRIVER Guidelines

24

4.7

25

Verrijkte publicaties

5 INSTITUTIONEEL BELEID VOOR EEN REPOSITORY

28

5.1

Vrijwillige of verplichte aanlevering

28

5.2

Beleid en activiteiten van de instellingen

29

6 DIENSTEN OP BASIS VAN INHOUD IN REPOSITORIES

31

6.1

Externe diensten

31

6.2

Interne diensten

33

6.3

Prioritering voor ontwikkeling van diensten op Europees niveau

34

7 STIMULERENDE EN REMMENDE FACTOREN

38

7.1

Stimulerende factoren

39

7.2

Remmende factoren

40

8 MANAGEMENTSAMENVATTING

2

20

42

8.1

Nulmeting SURFshare-programma

42

8.2

Aanbevelingen

45

BIJLAGE A: AANVULLENDE INFORMATIE

46

BIJLAGE B: DE VRAGENLIJST

48


3

1

INLEIDING

Voor deze SURFshare nulmeting is aan de elf repository managers gevraagd om hun gegevens te actualiseren indien deze per december 2008 significant waren gewijzigd. Voor drie repositories is dit gebeurd. Ook is voor de ‘nulmeting’ informatie verzameld over de repositories die ontbraken in het DRIVER 2008 onderzoek. In dit onderzoek kunnen dan ook gegevens van alle vijftien Nederlandse academische repositories worden gepresenteerd. De enquête is in het Engels afgenomen, daarom zijn de tabellen en figuren Engelstalig.

Onderzoek, zowel wetenschappelijk als toegepast onderzoek, is onder invloed van ICT aan veel verandering onderhevig. Met ICT en internet zijn er veel mogelijkheden bijgekomen voor het doen van onderzoek, het toegankelijk maken en verspreiden van de resultaten, het hergebruiken van en voortbouwen op eerdere resultaten. SURFfoundation ondersteunt deze ontwikkeling door een infrastructuur te realiseren die de toegankelijkheid en de uitwisseling van onderzoeksinformatie bevordert. Hiertoe is, als eerste stap, een interoperabel stelsel van institutionele repositories ontwikkeld. Sinds 2004 hebben alle universiteiten in Nederland een institutioneel repository en sinds 2008 groeit het aantal hogescholen dat een repository heeft. In het SURFshare-programma dat van 2008 tot en met 2011 loopt, wordt de repository infrastructuur uitgebreid met de mogelijkheid om verrijkte publicaties (‘enhanced publications’ in dit onderzoek) op te slaan en te ontsluiten. Een verrijkte publicatie is een klassieke publicatie waaraan datasets zijn gekoppeld. Het begrip dataset wordt hierbij gehanteerd voor diverse soorten onderzoeksresultaten waarop het artikel is gebaseerd, zoals multimediabestanden (audio en video), databases, visualisaties, een programma (simulatie) of meetseries. Om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van de repositories, qua inhoud en techniek, mate van inbedding in het beleid en gerealiseerde diensten, is onderzoek gedaan naar de stand van zaken van de Nederlandse repositories per einde 2008. Het is de bedoeling om dit onderzoek aan het eind van het SURFshare-programma te herhalen. Dit onderzoek is ook uitgevoerd voor het Europese project DRIVER II1, waarin Nederland met SURFshare heeft deelgenomen. In dit kader is informatie verzameld over elf Nederlandse repositories. Deze gegevens zijn in oktober 2008 verzameld.

4

1 Het op het DRIVER onderzoek gebaseerde boek ‘The European Research Repository Landscape 2008’ is te vinden op www.surffoundation.nl/nl/ publicaties/Pages/TheEuropeanResearchRepositoryLandscape2008.aspx


5

2

METHODE VAN ONDERZOEK

afkorting

volledige naam

CWI

Centrum voor Wiskunde en Informatica, onderdeel van NWO

EUR

Erasmus Universiteit Rotterdam

KNAW

Koninklijke Nederlandse Akademie voor Wetenschappen

RU

Radboud universiteit Nijmegen

RUG

RijksUniversiteit Groningen

TUD

Technische Universiteit Delft

TUE

Technische Universiteit Eindhoven

UL

Universiteit Leiden

UM

Universiteit Maastricht

UT

Universiteit Twente

UU

Universiteit Utrecht

UvA

Universiteit van Amsterdam

UvT

Universiteit van Tilburg

VU

Vrije Universiteit Amsterdam

WUR

Wageningen Universiteit en Researchcentrum

Tabel 1 Academische institutionele repositories in Nederland

DRIVER 2008 vragenlijst De vragenlijst voor het DRIVER 2008 onderzoek werd verstuurd op 28 augustus 2008. Gedurende de maand september werd er tweemaal een herinnering gestuurd. In oktober werden degenen die nog niet hadden gereageerd opnieuw benaderd. Uiteindelijk leidden deze acties tot 178 ingevulde vragenlijsten voor institutionele repositories in 31 landen, waarvan 11 voor Nederlandse repositories.

Verzending verzoeken deelname nulmeting SURFshare April 2009 werden de Nederlandse repositories die hadden deelgenomen aan het DRIVER 2008 onderzoek, uitgenodigd hun gegevens voor zover nodig te updaten tot en met december 2008. Drie deelnemers hebben geactualiseerde gegevens aangeleverd. Tegelijkertijd werden de Nederlandse academische repositories die niet aan het DRIVER onderzoek hadden deelgenomen, benaderd met een verzoek om de DRIVER 2008 vragenlijst in te vullen ten behoeve van de nulmeting voor SURFshare. Zij hebben alle aan dit verzoek voldaan, zodat het totaal aantal academische repositories waarvoor gegevens beschikbaar zijn, op 15 is gekomen2.

2 De hogeschool repositories zijn niet in dit onderzoek meegenomen.

6


7

3

Vrijwel alle repositories bevatten wetenschappelijke publicaties in full text: • 100% bevat full text tijdschriftartikelen • 93,3% bevat full text boeken/boekhoofdstukken • 93,3% bevat full text proefschriften • 86,7% bevat full text proceedings / congres verslagen • 73,3% bevat full text working papers / interne rapporten.

INHOUD VAN DE REPOSITORIES

Daarnaast bevat meer dan 70% van de repositories metadata-only records van wetenschappelijke publicaties: • 73,3% bevat alleen metadata van artikelen • 53,3% bevat alleen metadata van boeken/boekhoofdstukken • 46,7 % bevat alleen metadata van proefschriften • 46,7 % bevat alleen metadata van proceedings / congres verslagen • 46,7 % bevat alleen metadata van working papers / interne rapporten. Een minderheid van de repositories bevat ook niet-tekstuele materialen: • 5 repositories bevatten video • 3 repositories afbeeldingen • 1 repository bevat primaire datasets • 5 repositories bevatten overige materialen.

Aantallen per publicatiesoorten

3.1 Publicatiesoorten Wat is de inhoud van de Nederlandse repositories? Het type materiaal varieert van gepubliceerde artikelen en boeken tot datasets en beeldmateriaal. Tabel 2 geeft weer welke type materiaal in hoeveel repositories voorkomt.

What type of materials is presently in the digital repository at your institution?

n

%

Articles (full text and metadata)

15

100,0

Articles (metadata only)

11

73,3

Books/ book chapters (full text and metadata)

14

93,3

Books/ book chapters (metadata only) Theses (full text and metadata) Theses (metadata only)

53,3 93,3

7

46,7

13

86,7

Proceedings (metadata only)

7

46,7

Working papers (full text and metadata)

11

73,3

Working papers (metadata only)

7

46,7

Primary datasets

1

6,7

Images

3

20,0

Video

5

33,3

Music

0

0,0

Other3

3

20,0

Proceedings (full text and metadata)

Tabel 2 Type materiaal in repositories

8

8 14

Tabel 3 geeft de aantallen records per publicatiesoort weer in elk van de 15 Nederlandse repositories. In tabel 5 zijn de totalen per publicatiesoort en het gemiddeld aantal records per soort gepresenteerd. Vervolgens visualiseren drie diagrammen de verdeling van de publicatiesoorten.

3 Zie Bijlage A voor toelichting.


9

Other

Music

x

Video

0

Images

5

Primary datasets

6

Working papers (M)

2

Working papers (F)

15

Proceedings (M)

8

Proceed-ings (F)

112

Theses (M)

66

Theses (F)

Books/ book chapters (M)

623

Books/ book chapters (FT)

2461

Articles (M)

Articles (FT)

Naam CWI

Type materiaal

Totaal aantal


89.035


x

x

x

x

163.500

Books/book chapters (full text and metadata)

10.123

Books/book chapters (metadata only)

63.311

Theses (full text and metadata)

25.115

Theses (metadata only)

9.798


10.611

EUR

5381

x

300

x

1093

x

21

x

2500

x

3

x

x

x

x


KNAW

1500

1000

300

500

11

0

60

240

100

125

x

x

x

x

x


20.608 14.597

Working papers (metadata only) RU

5503

23415

306

6985

1465

1067

49

2782

x

x

x

x

x

x

4629

UvT

4480

14360

1130 10470

200

770

320

2220

1800

1630

x

x

x

x

16300

TUD TUE UL UM

2850

x

107

x

3600

x

700

x

0

x

x

x

x

x

x

6419

0

0

353

2916

x

1785

0

3209

0

x

0

69

0

64

7000

x

3000

x

950

x

25

x

x

x

x

x

x

x

x

3650

210

750

1000

1925

15

x

x

1700

20

x

x

5

x

x

12000

5000

200

100

5000

2200

100

10

1200

80

x

5000

100

x

0

UT

7598

751

857

918

1243

28

4721

695

0

x

x

x

5

x

2031

UU

15.100

500

1000

0

2250

150

1200

x

1500

x

x

x

x

x

2200

7110

58410

747 30397

2636

2486

0

0

549

0

x

0

x

x

14766

VU

3690

0

468

x

718

x

414

x

2034

x

x

x

x

x

105

WUR

4293

59231

892

12476

1100

3067

1214 14655

x

x

x

x

26

x

40605

89035 163500

10123

63311

25115

9798

10611 20608

14597

1855

3

5000

205

0

80700

675

5756

1674

980

1216

265

3

1667

41

0

8967

RUG

1.855

Primary datasets

3

Images

5.000

Video

205

Music

0

Other

80.700

Total (excl. Other)

413.761

Total (incl. Other)

494.461

Tabel 4 Totaal aantal records per publicatiesoort en gemiddeld aantal per soort per instelling/repository

UvA

Toelichting bij tabel 4: x – wordt niet opgenomen in het repository | 0 – geen records van dit type opgenomen | FT – full text records | M – metadata-only records | aantallen per eind 2008 (zie bijlage A met uitzonderingen) | other – zie bijlage A met toelichtingen hierover.

SOORTEN RECORDS IN ACADEMISCHE REPOSITORIES SOM GEM

5936

13625

758

2290

Metadata 21%

23%

Tabel 3 Aantal records per publicatiesoort per instelling

‘Full text’ 4%

Overige materialen

52% Datasets, video, audio en afbeeldingen Figuur 1 Verdeling soorten records

10


11

PUBLICATIESOORTEN TEKSTUELE MATERIALEN (‘FULL TEXT’ EN METADATA)

4% 8%

Tijdschriftartikelen 19%

9%

Boeken

5% Dissertaties

Verslagen 59% Rapporten

Figuur 2 Verdeling publicatiesoorten full text en metadata records

PUBLICATIESOORTEN VAN ‘FULL TEXT’ RECORDS

16%

• Belangrijke plaats voor full text proefschriften en working papers: wanneer uitsluitend de full text publicaties in ogenschouw worden genomen, dan verandert het beeld enigszins. Tijdschriftartikelen overheersen nog steeds met 58%, maar proefschriften komen nu op de tweede plaats met 16%. Boeken en boekhoofdstukken vormen slechts 7% van het aantal full text publicaties. Het percentage full text working papers is ook hoger met 12%. In dit opzicht is er wel een significant verschil met de gemiddelde inhoud van een repository uit het DRIVER-onderzoek. Het aantal full text artikelen ligt daar beduidend lager (34%), het aantal full text proefschriften beduidend hoger (39%).

Vergelijking met de Europese repositories Tijdschriftartikelen

4% 7%

• Tijdschriftartikelen in de meerderheid: wetenschappelijke publicaties bestaan voor 59% uit tijdschriftartikelen. Boeken en boekhoofdstukken komen met 19% op de tweede plaats. De rest bestaat uit 8% proefschriften, 9% (congres)verslagen (‘proceedings’) en 5% interne rapporten (‘working papers’).

12% Boeken

Bij vergelijking van de inhoud van de Nederlandse repositories met de gemiddelde inhoud van Europese repositories zoals gemeten in het DRIVER onderzoek, valt op dat de Nederlandse repositories vaker meer verschillende typen materialen bevatten dan andere Europese repositories.

7% Verslagen NL 2008 %

EU 2008 %


100

90.4

85.1


73.3

32.0

40.4

Books/book chapters (full text and metadata)

93.3

74.7

62.3

Books/book chapters (metadata only)

53.3

32.0

33.3

Theses (full text and metadata)

93.3

80.3

74.6

Wat valt over de uitkomsten te zeggen?

Theses (metadata only)

46.7

24.7

29.8

• Relatieve omvang: een Nederlandse academische repository heeft gemiddeld een beduidend groter aantal records dan een research repository in het DRIVER- onderzoek: een Nederlandse repository bevat gemiddeld 27.500 records (en inclusief ‘overige materialen’ zelfs bijna 38.000 records), een research repository in het DRIVER-onderzoek heeft gemiddeld 8.500 records4.


86.7

67.4

62.3


46.7

26.4

22.8


73.3

69.7

65.8

Working papers (metadata only)

46.7

20.2

21.9

6.7

8.4

7.9

Images

20.0

21.3

14.9

Video

33.3

18.0

12.3

Music

0.0

3.9

5.3

Other

20.0

33.1

25.4

Dissertaties 58% Rapporten

Figuur 3 verdeling publicatiesoorten full text records

• Veel metadata-only records: meer dan de helft van het aantal records in de academische repositories zijn metadata only records. Het beeld is enigszins vertekend doordat er in de Nederlandse repositories opvallend veel ‘overige’ records worden gemeld (21%). Uit de diverse toelichtingen blijkt dat het vaak om rapporten, lezingen en dergelijke gaat; een verdere onderverdeling in metadata only records en full text records van deze publicatiesoort is niet gevraagd. Overigens wijkt de samenstelling van de repositories in Nederland wat dit betreft weinig af van de samenstelling van het gemiddelde repository uit het DRIVER-onderzoek. 12

A2. What type of materials is presently in the digital repository of your institute?

Primary datasets

EU 2006 %

Tabel 5 Type materiaal in repositories in Nederland in vergelijking met Europa (DRIVER onderzoek)

4 Omvang van de instellingen in Nederland versus Europa is hierbij niet in ogenschouw genomen. Nederlandse Academische repositories SURFshare nulmeting

13

3.2 Versies van tijdschriftartikelen

3.3

Welke versie van de tijdschriftartikelen wordt gedeponeerd in het repository? Figuur 4 en 5 tonen de verdeling over preprint, postprint en gepubliceerde versie.

Materiaal dat in een repository is opgeslagen, kan op meerdere manieren toegankelijk worden gemaakt.

A5-1. WITH REGARD TO FULL TEXT JOURNAL ARTICLES (PUBLISHED OR TO BE PUBLISHED): WHICH VERSION IS DEPOSITED [PLEASE TICK ALL BOXES THAT APPLY] (N=15)

Open Access en andere vormen van toegankelijkheid

A6-A. WITH REGARD TO THE AVAILABILITY OF THE FULL TEXT MATERIALS (ARTICLES, BOOKS, BOOK CHAPTERS, THESES ETCETERA): HOW ARE THEY AVAILABLE (N=13)

Other

6,7%

19,7%

Published version

No Access

33,5%

80%

Postprint version

Preprint version

Campus Access

53,5%

OA with embargo

53,5%

40%

Figuur 4 Gedeponeerde versie tijdschriftartikelen

Omdat er meerdere opties konden worden aangegeven, is het totaal in dit figuur meer dan 100%. • 13 repositories bevatten gepubliceerde versies van het tijdschriftartikel; • 12 repositories bevatten postprint versies; • 6 repositories bevatten preprint versies. A5-2. WHICH STATEMENT BEST DESCRIBES THE FORM OF JOURNAL ARTICLES IN YOUR DIGITAL REPOSITORY? (N=14) 71,4%

Mostly published 21,4%

Mostly postprint

Mostly preprint only

7,1%

Figuur 5 Overwegende vorm gedeponeerde versie tijdschriftartikelen

De overheersende versie van de tijdschriftartikelen is de gepubliceerde vorm: • 10 repositories bevatten voornamelijk de gepubliceerde vorm van de tijdschriftartikelen; • 3 repositories bevatten voornamelijk de postprint versie van de tijdschriftartikelen; • 1 repository bevat voornamelijk de preprint versie van de tijdschriftartikelen.

OA publically

86,7%

Figuur 6 Vormen van beschikbaarstelling

Over de vorm van de toegankelijkheid hebben 13 repositories gegevens aangeleverd: • Alle repositories bevatten Open Access materialen: de materialen zijn vrij toegankelijk voor het publiek; • 8 repositories bevatten Open Access materialen onder embargo: de materialen zijn aanwezig in de repository, maar gedurende een bepaalde periode nog niet publiek toegankelijk; • 8 repositories bevatten materialen die alleen binnen de campus toegankelijk zijn (Campus Access); • 5 repositories bevatten materialen die wel gearchiveerd maar niet publiek toegankelijk zijn; • 1 repository heeft ook nog een andere vorm van beschikbaarstelling: men koppelt naar de full text op de site van de uitgever d.m.v. een Digital Object Identifier (DOI)5. Twaalf respondenten hebben een inschatting gegeven over de vorm van beschikbaarheid van de inhoud van hun repository. In enkele gevallen is het totaal van de schattingen geen 100%.

Ten opzichte van het DRIVER-onderzoek valt op dat in de Nederlandse repositories overwegend de gepubliceerde versie van de tijdschriftartikelen wordt gedeponeerd (71,4% in NL tegen 43,6% in de EU), terwijl bij de repositories uit het DRIVER-onderzoek de postprint versie relatief een belangrijker aandeel heeft (21,4 % NL tegen 46,2% EU). 5 Het is bekend dat dit ook gebeurt bij andere repositories in Nederland, maar zij hebben daarover niet expliciet gerapporteerd. 14


15

Naam

CWI

OA (in %)

OA embargo (in %)

Campus Access (in %)

3.4 Inhoud repositories naar wetenschappelijke disciplines

No Access (in %)

RU

50

0

0

50

RUG

70

5

20

2

TUD

98

2

0

0

TUE

30

0

70

0

UL

80

20

0

0

UT

80

0

20

0

KNAW

UU

92

4

0

5

UvT

TUD

0

UvA

75

2

0

23

UvT

98

2

0

0

VU

100

0

0

0

77

3

13

7

Gemiddeld percentage

Tabel 6 Schatting percentage inhoud repository per vorm van beschikbaarstelling

Duidelijk is dat ruim drie kwart (77%) van de inhoud van de repositories Open Access beschikbaar wordt gesteld. Het percentage publicaties dat Open Access beschikbaar is met een embargo periode is klein, minder dan 5%. Het percentage publicaties dat alleen toegankelijk is binnen de eigen campus (Campus Access) is groter maar varieert van 0 – 70% met een gemiddelde van 13%. Het percentage publicaties dat wordt opgeslagen in het repository om redenen van archivering, maar niet beschikbaar gesteld wordt, varieert tussen de 0 en 50% met een gemiddelde van 7%.

Naam

CWI

TUE

Other

5

Engineering

0

40

Natural Sciences

0

0

Life Sciences

0

55

Humanities and Social Sciences

100

KNAW

0

0

0

0

100

40

50

10

0

0

100

0

0

0

0

5

50

45

0

0

10

60

20

10

UM

60

30

0

0

10

UT

20

0

20

60

0

UU

20

20

52

0

8

UvA

25

25

50

0

0

0

100

0

0

0

27

24

24

13

13

WUR Gemiddeld

Opmerking

Other = Mathematics and Computer Science

Humanities and Social Sciences include all faculties: law, philosophy, social sciences, economics and business sciences, theology, communication and culture

The economic discipline is a big supplier of content

Theses excluded

Tabel 7 Inhoud repositories verdeeld naar wetenschappelijke discipline, per instelling

Twaalf respondenten hebben schattingen gegeven van de verdeling van de inhoud van hun repositories over de verschillende wetenschappelijke disciplines. Enkele andere respondenten gaven aan dat dit voor hun niet mogelijk was aangezien de publicaties niet op deze manier waren geclassificeerd. Bij de twaalf rapporterende repositories blijkt de inhoud redelijk verspreid te zijn over alle disciplines.

3.5 Dekkingsgraad van de repositories De respondenten werd ook gevraagd om vanuit hun ervaring de dekkingsgraad van hun repositories op twee manieren te schatten: het percentage wetenschappers van de eigen instelling dat materialen aanlevert aan het repository, en het percentage van de wetenschappelijke output van 2007 dat in het repository werd opgeslagen. De schattingen van de verschillende instellingen staan hieronder weergegeven in de tabel. Per instelling kan het nogal verschillen. Gemiddeld genomen komen de schattingen echter redelijk overeen met de resultaten uit het DRIVER-onderzoek: ongeveer 30% van de wetenschappers levert materialen aan en ongeveer 30% van de wetenschappelijke output van het jaar 2007 is opgeslagen.

16


17

Name institution

CWI

Percentage of academics delivering material to the digital repository

Percentage of the research output from your institution in the last year (2007) deposited in the digital repository

50

50

A9. Which statement best describes the work processes of depositing of materials in the repository?

n

%

Delivery by academics, depositing by specialized staff members

5

33,3

Self depositing by academics, quality control by specialized staff members

2

13,3

EUR

-

-

6,7

3

3

Collected by staff members independent of the academics

1

KNAW RU

-

5

A combination of those three methods

6

40,0

RUG

15

30

Other

TUD

10

20

15 antwoorden

TUE

50

70

-

10

UM

-

16

UT

10

4

UL

UU

-

16

UvA

10

10

UvT

100

100

4

8

-

90

28

31

WUR Gemiddeld

A9. WHICH STATEMENT BEST DESCRIBES THE WORK PROCESSES OF DEPOSITING OF MATERIALS IN THE REPOSITORY? (EU N=178, NL N=15) Other

6,2% 6,7%

Europa 43,8% 40%

18

Workflow C

Nederland

8,4% 6,7% 20,2% 13,3%

Tabel 8 Schattingen van de dekkingsgraad repositories per instelling

Workflow B

3.6 Werkprocessen voor het deponeren van metadata

Workflow A

Er zijn vele wegen waarop materiaal in een repository terecht komt. Direct in de repository of via een ander systeem, door de auteur of gespecialiseerde medewerkers.

Figuur 7 Gehanteerde werkprocessen (workflow) in Nederland in

Verschillende wijzen waarop materialen in een repository worden gedeponeerd: • bij 2 repositories deponeren de academici zelf de publicaties in de repository, waarbij er een kwaliteitscontrole plaats vindt door gespecialiseerde staf (workflow A); • bij 5 repositories worden de publicaties door academici aan gespecialiseerde stafleden aangeleverd, waarna deze de materialen in het repository deponeren (workflow B); • bij 1 repository worden de materialen door stafleden verzameld, onafhankelijk van de academici (workflow C); • bij 6 repositories wordt een combinatie van de bovengenoemde methoden gebruikt; • bij 1 repository wordt er een andere methodiek gebruikt; de academici worden verzocht de metadata van hun publicaties te deponeren in het onderzoeksinformatiesysteem METIS, van waaruit ze automatisch worden overgebracht naar het repository.

6,7 100,0

Tabel 9 Aanleverprocessen

Combination VU

1 15

21,3% 33,3%

vergelijking met andere Europese landen

In Nederland vindt meer controle door gespecialiseerde staf plaats dan gemiddeld in andere Europese landen (workflow A).


19

4

TECHNISCHE INFRASTRUCTUUR

Type software

Instelling

ARNO

UM UvA UvT

DSpace

RU UL UU VU

Fedora

TUD

GNU Eprints

KNAW UT

iTOR

CWI

locally developed software package

EUR RUG TUE WUR

Tabel 10 Gebruikte repository software in Nederland

B1. WHICH SOFTWARE PACKAGE IS USED FOR THE DIGITAL REPOSITORY? (EU N=178, NL N=15) ARNO

1,1% 20% Europa

4.1 Software voor repositories Er zijn verschillende repository systemen beschikbaar. Er zijn standaard softwarepakketten te gebruiken, maar het is ook mogelijk om een eigen op maat gemaakt systeem te ontwikkelen. Tabel 10 geeft weer welke software de verschillende repositories in Nederland gebruiken. 11 repositories gebruiken een standaardpakket, 4 hebben een lokaal ontwikkeld pakket. In totaal worden door de 15 repositories 9 verschillende softwarepakketten gebruikt.

CDSware

Digitool

DIVA

3,4%

Nederland

1,1%

2,2%

30,3% 26,7%

DSpace

Fedora

2,2% 6,7% 19,7%

GNU Eprints

• • • •

4 repositories gebruiken DSpace als softwarepakket; 3 repositories gebruiken ARNO; 2 repositories gebruiken GNU Eprints (KNAW de versie Eprints 3.1); Daarnaast worden iTOR, en Fedora door telkens 1 repository gebruikt; • 4 repositories hebben hun eigen software ontwikkeld; • Andere softwarepakketten zoals Digitool, DIVA, MyCoRe, OPUS en VITAL worden in Nederland niet gebruikt. Deze pakketten scoorden ook in Europa een lage frequentie.

iTOR

MyCoRe

13,3% 0,6% 6,7% 2,2%

8,4%

OPUS

VITAL

Locally dev.

Other

0,6%

16,9% 26,7% 11,2%

Figuur 8 Gebruikte repository software in Nederland in vergelijking met andere Europese landen

20


21

4.2 Persistent identifiers en lange termijn beschikbaarheid

gebruik gemaakt van interne procedures. Bij 1 repository wordt gebruik gemaakt van beide manieren.

Zowel voor vindbaarheid als voor lange termijn beschikbaarheid is het nodig dat documenten op een persistente manier te benaderen zijn. Een webadres kan veranderen of een document krijgt een andere vorm. Het resultaat: een foutmelding op internet dat het gezochte materiaal niet langer meer hier te vinden is. Een gebroken link. Met een ‘persistent identifier’ krijgt elk digitaal object een nummer dat tot het einde der tijden dit digitaal object representeert. Alle respondenten geven aan dat hun repository gebruik maakt van een persistent identifier voor de bestanden in hun repository. Maar nog niet ieder document heeft een persistent identifier.

4.3 Statistische gegevens over toegang en gebruik Statistische data over de toegang tot en het gebruik van de materialen in het repository wordt bijgehouden bij 10 repositories. Bij 4 repositories wordt dergelijke data niet bijgehouden en 1 respondent geeft aan dit niet te weten. B4. ARE STATISTICAL DATA ON ACCESS TO THE REPOSITORY AND USAGE OF THE MATERIALS LOGGED? (N=178) Don’t know

De persistent identifiers die gebruikt worden zijn: • Handle system - door 5 repositories • Uniform Resource Name (URN) - door 5 repositories • Persistent URL (PURL) - door 5 repositories • Digital Object Identifier - door 1 repository • 1 repository maakt gebruik van een andere persistent identifier: DBI (PPN gebaseerd).

10% 6,7%

Yes

DOI

PURL

15,3% 6,7% 12,7%

Handle system

33,3% 35,3% 33,3% 42,7% 33,3%

B5. Which statement best describes the subject indexing of your digital repository?

Figuur 9 Type toegekende persistent identifier in Nederland en Europa

B3. Is the long-term availability of the materials in the repositories secured? If yes, how? (n=15) By means of the national library By internal procedures

n

%

13

86,7

3

20,0

Tabel 11 Lange termijn beschikbaarheid

Op de vraag “is de lange termijn beschikbaarheid van de materialen in de repositories zeker gesteld?” antwoorden alle respondenten bevestigend. Bij 13 repositories is de digitale duurzaamheid gewaarborgd door de Koninklijke Bibliotheek. Bij 2 repositories wordt er

22

4.4 Trefwoorden en/of classificaties Om materiaal in repositories te ontsluiten, kan gebruik gemaakt worden van trefwoorden en/of classificaties. In 7 repositories wordt het materiaal met trefwoorden en/of classificaties ontsloten: • in 1 repository worden er vrije trefwoorden in het Nederlands toegekend; • in 4 repositories worden er vrije trefwoorden in het Nederlands of in het Engels toegekend; • in 2 repositories worden er gestandaardiseerde trefwoorden in het Nederlands of Engels. Bij 8 repositories is er geen sprake van toekenning van trefwoorden of classificaties.

Nederland

URN

66,7%

Figuur 10 Statistische data toegang en gebruik

Europa

ARK

26,7%

No

IF YES IN B2, WHICH PERSISTENT IDENTIFIER? [PLEASE CHECK ALL THAT APPLY] (EU N=150, NL N=15) DBI

6,7%

n

%

no subject indexing

8

53,3

freely assigned keywords [in the language of the country]

1

6,7

freely assigned keywords [in the language of the country and/or in English]

4

26,7

keywords or classifications according to (a) standardized system(s) [in the language of the country]

0

0,0

keywords or classifications according to (a) standardized system(s) [in the language of the country and/or in English]

2

13,3

15 antwoorden

100,0

Tabel 12 Ontsluitingsmethoden


23

4.5 Author identifier Om diverse schrijfwijzen van een auteur bij elkaar te brengen en onderscheid te maken tussen auteurs met dezelfde naam, wordt gebruik gemaakt van ‘author identifiers’. In Nederland is de Digital Author Identification (DAI) ontwikkeld, een uniek landelijk nummer voor elke auteur, met een aanstelling of een andere relevante verbintenis aan een Nederlandse universiteit of onderzoeksinstituut. Maar deze is nog niet bij alle repositories in Nederland geïmplementeerd.

B7. A NUMBER OF METADATA STANDARDS ARE DEVELOPED IN ORDER TO ENHANCE THE INTEROPERABILITY OF REPOSITORIES. WHICH OF THE FOLLOWING METADATA STANDARDS ARE FOLLOWED WITHIN YOUR DIGITAL REPOSITORY? (N=15) OAI-ORE

6,7%

MODS

MARC21

73,3%

6,7%

DIDL

Gevraagd naar het gebruik van een unieke identifier voor een auteur, geven 8 respondenten aan een dergelijke identifier bij hun repository te hanteren. De overige 7 respondenten geven aan dat hun repository nog niet over een dergelijke identifier beschikt, maar dat deze in ontwikkeling is. B6. IS UNIQUE IDENTIFIER ASSIGNED TO EACH AUTHOR? (EU N=178, NL N=15) No, and no plans for development

41,6% Europa

No

Yes

27,5% 46,7%

Nederland

30,9% 53,3%

66,7%

Dublin Core unqualified

73,3%

Dublin Core qualified

60%

Figuur 12 Gebruikte metadata standaarden

B8. Does your repository follow the DRIVER guidelines (see the link below if you want to refresh your memory)?

n

%

We know about the DRIVER guidelines and (make every effort) to follow them

12

80,0

We know about the DRIVER guidelines, but do not follow them

3

20,0

We do not know about the DRIVER guidelines Figuur 11 Gebruik van Author identifiers in Nederland en andere Europese landen

Nederland scoort hierbij beduidend beter dan de rest van Europa, zoals naar voren is gekomen in het DRIVER-onderzoek, waarin ruim 40% aangaf zelfs geen ontwikkelplannen te hebben.

4.6 Metadata en DRIVER Guidelines Om een digitaal werk terug te kunnen vinden, behoort het goed beschreven te worden met metadata. Ieder type informatie behoeft zijn eigen soort metadata, maar ook ieder kennisdomein heeft zijn eigen metadata-behoeften. Door dit op een gestandaardiseerde manier te doen kunnen er slimmere services ontwikkeld worden die de wetenschapper beter kunnen bedienen in het vinden en hergebruiken van de informatie. In het kader van het DRIVER II project zijn DRIVER Guidelines opgesteld voor het gebruik van standaarden. In de Nederlandse repositories wordt gebruik gemaakt van meerdere beschikbare metadata standaarden die interoperabiliteit bevorderen. Dublin Core (qualified en unqualified), DIDL en MODS worden het meest toegepast.

24

0

0,0

15

100,0

Tabel 13 DRIVER Guidelines

Om een hoog kwaliteitsniveau van interoperabiliteit en informatie retrieval mogelijk te verzekeren, zijn de DRIVER Guidelines ontwikkeld. Deze technische harmonisatie inspanning richt zich onder andere op eenduidige betekenis van de metadata. Alle respondenten zijn op de hoogte van de DRIVER Guidelines, en het merendeel (12) volgt ze zo goed mogelijk. Drie respondenten volgen ze niet.

4.7 Verrijkte publicaties Verrijkte publicaties zijn een nieuw fenomeen. Ze combineren online traditionele tekstpublicaties met andere vormen van research output, zoals bewegend beeld, audio of datasets, op niet-lineaire wijze. In verband met hun samengestelde en soms dynamische karakter stellen ze nieuwe eisen aan de opslag in repositories. Zijn de repositories technisch voorbereid op verrijkte publicaties? Het merendeel van de respondenten antwoordt ontkennend. • 2 repositories zijn technisch voorbereid op verrijkte publicaties; • 11 repositories zijn technisch niet voorbereid op verrijkte publicaties, maar hebben hiertoe wel plannen;


25

• 2 repositories zijn technisch niet voorbereid op verrijkte publicaties en hebben hiertoe ook geen plannen. B9. A NEW DEVELOPMENT IS ENHANCED PUBLICATIONS: PUBLICATIONS COMBINED WITH RESEARCH OUTPUT SUCH AS IMAGES, VIDEO AND/OR DATASETS. IS YOUR REPOSITORY TECHNICALLY PREPARED FOR THESE ENHANCED PUBLICATIONS? (EU N=178, NL N=15) No, and no plans

21,3% 13,3%

No, but we have plans to prepare our repository

32,6% 73,3% 46,1%

Yes 13,3%

Figuur 13 Technische voorbereiding verrijkte publicaties

Europa Nederland

In het Europese DRIVER 2008 onderzoek gaf 46% van de respondenten aan de mogelijkheid te hebben voor het opslaan van verrijkte publicaties. Omdat verrijkte publicaties een belangrijk onderdeel zijn van het Nederlandse SURFshare programma, mag worden aangenomen dat de Nederlandse respondenten zich meer bewust zijn van de problematiek en realistischer antwoorden.

26


27

5

INSTITUTIONEEL BELEID VOOR EEN REPOSITORY

C1. Which statement best describes the policy of your institution for the academics with regard to depositing material?

n

%

Voluntarily depositing with strong encouragement: academics are strongly encouraged to deposit materials

8

53,3

Partly mandatory depositing: academics are required to deposit some materials (for example theses), and free to voluntarily deposit other materials

4

26,7

There is no official policy

2

13,3

Other

1

6,7

Mandatory depositing: academics are required to deposit materials

0

0,0

Voluntarily depositing: academics are free to deposit materials

0

0,0

15

100,0

Tabel 14 Vrijwillige of verplichte aanlevering

5.2 Beleid en activiteiten van de instellingen De respondenten is een serie stellingen voorgelegd over het instellingsbeleid voor het gebruik van de repository, met de vraag aan te geven welke voor hun instelling opgaan. Twaalf respondenten hebben deze vraag beantwoord.

5.1 Vrijwillige of verplichte aanlevering Om het aanleveren van inhoud voor de repositories en daarmee de toegang tot onderzoeksoutput te vergroten, kan een instelling beleid formuleren. Institutioneel beleid ten aanzien van aanlevering van materiaal aan repositories kan zich bewegen langs een schaal van ‘volledig vrijwillig’ tot ‘volledig verplicht’. De Nederlandse instellingen hanteren in hun beleid vooral mengvormen van vrijwillig en verplicht aanleveren: • 4 instellingen hebben een deels verplichte aanlevering: voor bepaalde soorten materialen (in de meeste gevallen proefschriften) geldt een verplichting; • 8 instellingen kennen een vrijwillige aanlevering, maar wel met een sterke aanmoediging; • bij 2 repositories is er geen officieel beleid; • 1 repository heeft een ander beleid: in de toelichting wordt gesteld dat, wanneer de wetenschapper de full text niet zelf aanlevert, de bibliotheek deze (vanaf 2008) zal toevoegen aan de door de wetenschapper aangeleverde metadata. Deze full text wordt dan overigens niet publiek toegankelijk gemaakt (uitsluitend ten behoeve van archivering).

C2. Please tick the statements below that are valid for the digital repository in your institution

n

There is a coordinating national body for digital repositories, within which we have contacts.

12

Awareness-raising campaign(s) among academics about the digital repository have been carried out within our institution.

11

There is a policy to safeguard the long-term preservation of the deposited material.

11

There is a central gateway to the digital repositories in our country, to which our digital repository is linked.

11

The digital repository at our institution is integrated/linked with the current research information system (CRIS) in our institution.

10

The interest from decision-makers within our institution in the digital repository is (rather) high.

8

The digital repository at our institution is integrated/linked with other systems in our institution.

8

There are clear guidelines for the selection of material for inclusion in the digital repository.

7

The digital repository at our institution has been set up with financial support from a national funding programme for digital repositories in our country.

5

In our institution the deposited materials are used to measure the output of individual researchers for evaluation purposes (accountability).

1

Some academics in our institution are required to deposit research output by research funding organizations in our country.

1

Tabel 15 Beleid voor het gebruik van repositories

28


29

Voor (vrijwel) alle repositories geldt dat: • men contact heeft met de nationale organisatie voor repositories; • er een voorlichtingscampagne onder wetenschappers binnen de instelling gevoerd is met betrekking tot het repository; • er een beleid is om het materiaal in het repository voor de lange termijn te waarborgen; • het repository geïntegreerd of gekoppeld is aan het onderzoeksinformatiesysteem; • het repository gekoppeld is aan het centrale, landelijk portaal.

6

DIENSTEN OP BASIS VAN INHOUD IN REPOSITORIES

Voor een belangrijk deel van de repositories geldt dat: • de beleidsmakers binnen de instelling er een vrij grote belangstelling voor hebben; • het repository geïntegreerd en/of gekoppeld is met andere systemen binnen de instelling; • er duidelijke richtlijnen zijn voor de opname van materiaal in het repository. Voor één of enkele repositories geldt dat: • deze is opgezet met financiële steun van een nationaal financieringsprogramma; • het materiaal in het repository gebruikt wordt om de output van individuele wetenschappers te evalueren; • sommige wetenschappers verplicht zijn om hun wetenschappelijke output te deponeren door onderzoeksfinancierende organisaties. Uit de antwoorden over verplichting en beleid valt af te leiden dat beleidsmatig gezien de inbedding van repositories in de Nederlandse academische instellingen langzaamaan vorm begint te krijgen.

Repositories zijn zo opgezet dat de inhoud dusdanig toegankelijk is, dat er services gebouwd kunnen worden die de inhoud van de repositories gebruiken en in een andere vorm of met aanvullende informatie wordt aangeboden. Deze services kunnen ontwikkeld worden door de instelling zelf of door externe partijen.

6.1 Externe diensten Er is een aantal internationale registers waarbij repositories zich kunnen aanmelden, teneinde hun zichtbaarheid en vindbaarheid te vergroten. Veel van de Nederlandse repositories maken gebruik van deze mogelijkheid: • 12 repositories zijn geregistreerd bij OAIster (www.oclc.org/oaister/about/default.htm); • 10 repositories zijn geregistreerd bij OpenDOAR (www.opendoar.org/); • 7 repositories zijn geregistreerd bij ROARMAP (www.eprints.org/openaccess/policysignup/); • 4 repositories zijn geregistreerd bij The University of Illinois OAIPMH Data Provider Registry (http://gita.grainger.uiuc.edu/registry/).

30


31

D1-a. Which international registries has your repository been registered to?

n

• de inhoud van 7 repositories is beschikbaar via een nationale of regionale catalogus.

%

OAIster

12

Open DOAR

10

80,0 66,7

ROARMAP

7

46,7

The University of Illinois OAI-PMH Data Provider Registry

4

26,7

6.2 Interne diensten Voorbeelden van interne diensten zijn printing-on-demand en gebruikersstatistieken.

Tabel 16 Registratie van de repositories

D3-D6. IS YOUR DIGITAL REPOSITORY LINKED TO SERVICES? (N=15)

Vanwege het feit dat voor dit Nederlandse onderzoek gebruik is gemaakt van de vragenlijst voor het Europese DRIVER-onderzoek, komt de toegankelijkheid van de Nederlandse repositories via NARCIS niet in de gegevens tot uiting. NARCIS (www.narcis.nl) is een landelijke voorziening, waarin alle universiteiten, KNAW, NWO en een aantal kleinere instellingen participeren. Via NARCIS zijn de repositories ook toegankelijk in WorldWideScience (http://worldwidescience.org) en Google.

27%

Other 33%

This is planned

Usage statistics

27%

Personal services Printing-on-demand

27% No

20% 47% 67%

D1-b. The contents of your digital repository is searchable via the following general engines/gateways/portals: [Please tick all boxes that apply]

n

% Yes

General internet search engines such as Google, Yahoo, MSN etc.

13

86,7

Google Scholar

11

73,3

Scirus

6

40,0

Scientific Commons

5

33,3

Tabel 17 Toegankelijkheid via internet zoekmachines

Zichtbaarheid en vindbaarheid van de inhoud van de repositories wordt met name gegarandeerd via generieke, of specifieke wetenschappelijke, internet zoekmachines: • 13 repositories zijn vindbaar via generieke zoekmachines, zoals Google, Yahoo en MSN; • 11 repositories zijn vindbaar via Google Scholar; • 6 repositories zijn vindbaar via Scirus; • 5 repositories zijn vindbaar via Scientific Commons. D2. The contents of your digital repository is (partly) listed in the following catalogues:

n

%

Catalogue of our library

8

53,3

National/ regional catalogue

7

46,7

Other

0

0,0

Tabel 18 Beschikbaarstelling via catalogi

Ook worden catalogi gebruikt voor de zichtbaarheid en vindbaarheid van de inhoud van repositories: • de inhoud van 8 repositories is beschikbaar via de catalogus van de eigen bibliotheek;

32

47% 47% 27% 33%

Figuur 14 Interne diensten

Printing-on-demand is een service waarbij een auteur geen dure voorraden van boeken hoeft aan te leggen of onderhouden, maar waarbij exemplaren op aanvraag kunnen worden besteld. Printing-on-demand, als een dienst van het repository, is matig verspreid onder de Nederlandse instellingen: • 5 repositories bieden een printing-on-demand service; • 10 repositories zijn niet gekoppeld aan een dergelijke service en hebben hiertoe ook geen plannen. Gebruiksstatistieken bieden informatie over het raadplegen en downloaden van het materiaal in een repository. Gebruiksstatistieken is als dienst van het repository in opkomst: • 4 repositories hebben deze dienst; • 4 repositories hebben deze dienst niet, maar wel plannen daartoe; • 7 repositories hebben deze dienst niet. Ook het ontwikkelen van persoonlijke diensten voor (deponerende) wetenschappers (zoals een automatisch gegenereerde publicatielijst) wordt op steeds meer plaatsen opgepakt: • 7 repositories hebben dergelijke diensten ontwikkeld; • 5 repositories hebben plannen om dergelijke diensten te ontwikkelen; • 3 repositories hebben dergelijke diensten niet ontwikkeld.


33

Overige diensten rond het repository zijn in ongeveer de helft van de instellingen ontwikkeld: 1. 7 respondenten geven aan dat er andere diensten rond het repository zijn ontwikkeld; 2. 4 respondenten geven aan dat er geen andere diensten zijn ontwikkeld; 3. 4 respondenten geven aan dit niet te weten.

Diensten rond citatie indexen scoren het hoogste (>50%).

Diensten die door de verschillende respondenten in een toelichting bij hun antwoorden op deze vraag worden genoemd zijn: • download statistieken; • automatisch Google zoeken voor boektitels; • automatische zoekactie in het repository naar gerelateerde publicaties; • subject repositories; • bibliometrische analyse.

Diensten die laag scoren (<25%): • adviesdiensten (voorlichting over Open Access); • uitgeefdiensten; • diensten op het gebied van catalogisering of verrijking van metadata; • diensten op het gebied van het bewaren voor de lange termijn; • hosting diensten.

Een gemiddelde score (25-35%) voor: • generieke zoekmachines; • thematische zoekmachines; • persoonlijke services voor wetenschappers; • gebruiksstatistieken.

Aan enkele diensten werd door geen enkele respondent prioriteit toegekend: • adviesdiensten (technische aspecten); • printing-on-demand diensten.

6.3 Prioritering voor ontwikkeling van diensten op Europees niveau Respondenten is tot slot gevraagd welke diensten in hun opvatting met prioriteit zouden moeten worden ontwikkeld op Europees niveau. Er is een redelijke spreiding over de verschillende mogelijke antwoorden. D7. Which services do you believe should have priority for further development at a European scale? [Please tick a maximum of 3 items]

n

%

Citation index services

8

53,3

General search engines/gateways/portals

5

33,3

Disciplinary/ thematic search engines/gateways/ portals/repositories

5

33,3

Personal services for the depositing scientists

5

33,3

Usage statistics services

4

26,7

Advisory services (Open Access advocacy)

3

20,0

Publishing services

2

13,3

Research assessment/evaluation services

2

13,3

Cataloguing or metadata creation/enhancement services

1

6,7

Preservation services

1

6,7

Repository hosting services

1

6,7

Advisory services (technical aspects)

0

0,0

Printing-on-demand services

0

0,0

Other services

0

0,0

15

100

Tabel 19 Prioriteiten bij diensten te ontwikkelen op Europees niveau

34


35

7.1 Stimulerende factoren

7

STIMULERENDE EN REMMENDE FACTOREN

Als laatste is de respondenten gevraagd aan te geven welke factoren volgens hun de ontwikkeling van het repository in hun instelling stimuleren, en welke remmend werken. Opvallend in de antwoorden is dat slechts twee van de vijf meest genoemde (>25%) stimulerende factoren, bij het ontbreken ervan in de top vijf van de remmende factoren voorkomen. Deze twee factoren – toegenomen zichtbaarheid en citaties, en eenvoudig en gebruiksvriendelijk aanleverproces – scoren ook in het DRIVERonderzoek als stimulerende factoren in de top drie, en veel lager bij de remmende factoren als ze ontbreken. Ook opmerkelijk is dat ‘mandatory depositing’ laag scoort als stimulerende factor, maar hoog als remmende. Voor deze factor zijn de Nederlandse uitkomsten vergelijkbaar met die van het DRIVERonderzoek.

E1. What do you see as the most important STIMULANTS for the development of the digital repository and its contents in your institution? [Please tick a maximum of 3 items]

n

%

Increased visibility and citations for the publications of the academics in our institution

10

66,7

Awareness-raising efforts among the academics in our institution

6

40,0

Integration/linking of the digital repository with other systems in our institution

5

33,3

Our simple and user-friendly depositing process

4

26,7

Our policy to safeguard the long-term preservation of the deposited material

4

26,7

Interest from the decision-makers within our institution

3

20,0

Our institutional policy of mandatory depositing

2

13,3

The requirements of research funding organizations in our country about depositing research output in Open Access repositories

1

6,7

Situation with regard to copyright of (to be) published materials and the knowledge about this among academics in our institution

1

6,7

15

100

Tabel 20 Stimulerende factoren

De antwoorden met betrekking tot de meest stimulerende factoren laten het volgende beeld zien: Er is een duidelijke meerderheid (67% van de respondenten) die vindt dat de toegenomen zichtbaarheid en citaties van de publicaties van academici in het eigen instituut bij uitstek een belangrijke stimulerende factor is. 40% van de respondenten vindt promotieactiviteiten onder academici een belangrijke stimulerende factor. Tussen de 20% tot 33% van de respondenten vindt belangrijk: • integratie van de repository binnen de andere systemen van het instituut; • een gebruiksvriendelijk aanleversysteem; • interesse van de beleidsmakers voor de repository; • beleid om materialen voor de lange termijn veilig te stellen. De overige stimulerende factoren werden door minder dan 20% van de respondenten belangrijk gevonden: • een institutioneel beleid voor verplicht aanleveren; • voorwaarden van onderzoeksfinancierende instellingen betreffende aanlevering aan repositories; • de situatie wat betreft copyright en de kennis daarover van elders gepubliceerde materialen.

36


37

7.2 Remmende factoren De opvattingen over de meest remmende factoren voor de ontwikkeling van het repository lopen iets minder uiteen dan die over de stimulerende factoren. E2. What do you see as the most important INHIBITORS for the development of the digital repository and its contents in your institution? [Please tick a maximum of 3 items]

n

%

Lack of a simple and user-friendly depositing process

7

46,7

Lack of an institutional policy of mandatory depositing

7

46,7

Situation with regard to copyright of (to be) published materials and the knowledge about this among academics in our institution

4

26,7

Lack of support for increased visibility and citations for the publications of the academics in our institution

3

20,0

Lack of interest from the decision-makers within our institution

3

20,0

Lack of integration/linking of the digital repository with other systems in our institution

3

20,0

Lack of requirements of research funding organizations in our country about depositing research output in Open Access repositories

2

13,3

Lack of awareness-raising efforts among the academics in our institution

2

13,3

Lack of a policy to safeguard the long-term preservation of the deposited material

0

0,0

15

100

Als minst remmend (minder dan 20% van de respondenten) wordt ervaren: • het ontbreken van voorwaarden van onderzoeksfinancierende instellingen betreffende het aanleveren aan een repository; • het ontbreken van promotie activiteiten onder academici.

Tabel 21 Remmende factoren

Bijna 47% van de respondenten noemt als de belangrijkste remmende factoren: • het ontbreken van gebruiksvriendelijke aanlevermethoden; • het ontbreken van een verplichting tot deponeren van wetenschappelijke output in repositories. 20% tot 27% van de respondenten benoemt als remmend: • de situatie met betrekking tot copyright op het publiceren van materiaal en de kennis van academici omtrent het copyright; • het ontbreken van ondersteuning om de zichtbaarheid en citaties van de publicaties van academici te vergroten; • het ontbreken van interesse van institutionele beleidsmakers; • het ontbreken van de integratie van de repository met andere systemen in het instituut.

38


39

Dekkingsgraad

8

MANAGEMENTSAMENVATTING

Een poging is ondernomen om de dekkingsgraad van de repositories in het jaar 2007 te bepalen, enerzijds door middel van een berekening op basis van gerapporteerde aantallen, en anderzijds door middel van schattingen van de respondenten. Op basis van de berekening zijn grofweg 10% van de wetenschappelijke publicaties van het jaar 2007 full text opgenomen in de repositories. Vindbaar via de repositories is een groter aantal, namelijk rond de 35% van de wetenschappelijke publicaties van het jaar 2007 is met metadata opgenomen in de repositories. Schattingen van respondenten over de dekkingsgraad van hun repositories geven aan dat gemiddeld zo’n 30% van de wetenschappers materialen aanlevert en dat voor het jaar 2007 circa 30% van de wetenschappelijke output van de instelling is opgenomen. De berekende en geschatte cijfers komen dus redelijk overeen en lijken erop te wijzen dat ongeveer een derde van de wetenschappelijke output in het jaar 2007 opgeslagen is in één van de institutionele repositories in Nederland.

Beschikbare versie tijdschriftartikelen

8.1 Nulmeting SURFshare-programma

De meeste repositories in Nederland bevatten de gepubliceerde versie en/of de postprint versie van een tijdschriftartikel. Ongeveer de helft heeft ook een mogelijkheid om de preprint versie van een tijdschriftartikel op te nemen. De meest voorkomende vorm is overigens de gepubliceerde vorm.

Nulmeting SURFshare Dit onderzoek geeft de stand van zaken weer rond de ontwikkeling van alle vijftien Nederlandse academische repositories aan het eind van 2008. Het dient als zodanig als nulmeting voor het SURFshare programma. Voor dit onderzoek is gebruik gemaakt van gegevens die verzameld zijn in het DRIVER-onderzoek over 2008 naar het Europese repository landschap6. Deze gegevens zijn voor dit Nederlandse onderzoek, waar nodig geactualiseerd en aangevuld met gegevens van de repositories die niet aan het DRIVER-onderzoek hadden deelgenomen.

Open Access De materialen in de repositories zijn in het algemeen Open Access beschikbaar. In meer dan de helft van de repositories is het ook mogelijk om de materialen Open Access met een embargo periode beschikking te maken. De mogelijkheid om de materialen met een ‘Campus Access’ (alleen toegankelijk als men op de eigen campus) toegankelijk te maken, bestaat bij de meerderheid van de repositories. Een minderheid heeft de mogelijkheid om materiaal wel op te slaan, maar niet publiek toegankelijk te stellen (uitsluitend voor archiveringsdoeleinden).

Inhoud van de repositories Alle grotere universitaire en academische instellingen in Nederland hebben een repository om de wetenschappelijke output van hun instelling op te slaan en toegankelijk te maken. De repositories bevatten alle soorten van wetenschappelijke publicaties en daarnaast (in mindere mate) andere niet-tekstuele materialen, zoals audio- en beeld/videomateriaal. Een Nederlands academisch repository telde aan het eind van 2008 gemiddeld 27.500 records en is daarmee belangrijk groter dan het gemiddelde Europese repository. Meer dan de helft van de records zijn metadata-only records; ongeveer een kwart is full text beschikbaar. Wat betreft opgenomen wetenschappelijke publicatie-soorten zijn de tijdschriftartikelen in de meerderheid (zowel naar metadata als naar full text).

Techniek Er worden 9 verschillende softwarepakketten gebruikt door de 15 Nederlandse repositories, waarvan 3 internationaal gebruikte (standaard)systemen en 6 nationaal of lokaal ontwikkelde pakketten. De beschikbaarstelling op langere termijn en het gebruik van persistent identifiers (met als meest gebruikte Handle, URN en PURL) zijn gemeengoed binnen de Nederlandse repositories.

6 Het resultaat van het DRIVER 2008 onderzoek is het rapport ‘The European Research Repository Landscape 2008’ is te vinden op www.surffoundation.nl/ nl/publicaties/Pages/TheEuropeanResearchRepositoryLandscape2008.aspx

40


41

Als metadata standaarden worden DublinCore (qualified en unqualified), DIDL en MODS vrij algemeen toegepast.

8.2 Aanbevelingen De resultaten van dit onderzoek geven aanleiding tot de volgende aanbevelingen:

Overige technische gegevens Statistische gegevens over toegang en gebruik

Bij 10 repositories

Trefwoorden en/of classificaties

Bij 7 repositories

Author identifier

Bij 8 repositories

Voorbereid op verrijkte publicaties

Bij 2 repositories

Tabel 22 Overige technische gegevens

Institutioneel beleid en activiteiten Volgens de gegevens, zoals verzameld in dit onderzoek, hebben vier instellingen een (deels) verplichte aanlevering van materialen aan het repository – waarbij het vooral gaat om proefschriften. Van de 11 voorgelegde vormen van institutioneel beleid (tabel 15) zijn er 5 bij vrijwel alle repositories van toepassing. Dat Nederland een nationale organisatie heeft die de ontwikkeling van repositories coördineert, het uitvoeren van voorlichtingscampagnes, het zorg dragen voor de duurzame opslag, het hebben van een nationale toegang tot lokale repositories en een koppeling met het onderzoeksinformatiesysteem geldt voor alle instellingen.

Diensten bij repositories Repositories zijn zo opgezet dat de inhoud dusdanig toegankelijk is, dat er services gebouwd kunnen worden die de inhoud van de repositories gebruiken en in een andere vorm of met aanvullende informatie wordt aangeboden. • zichtbaarheid en vindbaarheid: de meeste repositories zijn geregistreerd bij OAIster en Open DOAR en doorzoekbaar via Google en Google Scholar. Ongeveer de helft heeft de inhoud ook beschikbaar gesteld via een bibliotheek catalogus. Alle repositories zijn doorzoekbaar via NARCIS; • printing-on-demand: 5 repositories bieden deze service; • gebruikersstatistieken per record: 4 repositories bieden deze service; • persoonlijke diensten voor wetenschappers: 7 repositories bieden een dergelijke service. Als diensten die met prioriteit zouden moeten worden ontwikkeld op Europees niveau, worden citatie index services het meest genoemd.

1. Uit deze inventarisatie kan worden afgeleid dat circa 10% van de wetenschappelijke publicaties van het jaar 2007 full text beschikbaar is gekomen in de Nederlandse academische repositories. Is het glas wat dit betreft halfvol of halfleeg? Aan de ene kant is het absoluut gezien een aanzienlijk aantal publicaties, aan de andere kant kan men stellen dat de Nederlandse institutionele repositories bij de start van het SURFshare-programma bepaald nog geen volwaardige wetenschappelijke informatiebron vormden. Het verdient daarom aanbeveling om te blijven streven naar verhoging van dit percentage door onder andere voorlichtingscampagnes voor wetenschappers en door ontwikkeling van eenvoudige methoden van toelevering aan repositories. 2. Herhaling van het onderzoek moet zicht geven op de groeipercentages van de Nederlandse repositories. Het gaat daarbij om zowel de groei in aantallen opgenomen full text wetenschappelijke publicaties als de groei in aantallen aanleverende wetenschappers. 3. Een relatief nieuw fenomeen is verrijkte publicaties: de mogelijkheid om aan digitale wetenschappelijke teksten niet alleen figuren maar ook video’s, datasets, 3D-visualisaties en dergelijke toe te voegen. Uit dit onderzoek blijkt dat de meeste Nederlandse repositories zich hierop wat betreft de techniek aan het voorbereiden zijn. Verwacht wordt dat deze verrijkte publicaties toenemend belang zullen krijgen in de wetenschappelijke communicatie. Het verdient daarom aanbeveling om de Nederlandse repositories hiervoor snel geschikt te maken. 4. De huidige institutionele repositories in Nederland bieden geen eenduidige optie om informatie per discipline te rangschikken. Het verdient aanbeveling om mogelijkheden hiertoe nader te onderzoeken: een eenduidige rangschikking van wetenschappelijke informatie per discipline zou het geautomatiseerd verzamelen van informatie per discipline mogelijk maken en daarmee ook dienstenontwikkeling gericht op specifieke disciplines.

Stimulerende en remmende factoren De toegenomen zichtbaarheid en citaties van publicaties van de wetenschappers in het eigen instituut wordt gezien als verreweg de belangrijkste stimulerende factor voor de ontwikkeling van het repository. Als belangrijkste remmende factoren worden genoemd het ontbreken van gebruikersvriendelijke aanlevermethoden en het ontbreken van een verplichting ten aanzien van het deponeren van wetenschappelijke output.

42


43

Naam

BIJLAGE A: AANVULLENDE INFORMATIE ‘OVERIGE RECORDS’

Toelichting: • Aanlevering: DRIVER – deze gegevens zijn afkomstig van de DRIVER enquête, die liep van september tot november 2008. NULMETING – deze gegevens zijn ofwel geactualiseerd ten behoeve van de SURFshare nulmeting, ofwel speciaal hiervoor aangeleverd. • Peildatum: De VU heeft een schatting gegeven van de aantallen per 31 december 2008. De Universiteit Twente heeft de totale aantallen in het repository gegeven per juni 2009: het was niet mogelijk de gegevens per 31 december 2008 aan te leveren.

44

Aantal overige records (‘other’)

Opmerkingen

Aanlevering

CWI

x

DRIVER

EUR

x

NULMETING

KNAW

x

DRIVER

RU

4629

NULMETING

UvT

16300

TUD

x

proceedings = articles in proceedings

DRIVER

TUE

64

Patents too;353 books no clear difference conference / chapters = conference

DRIVER

UL

x

Rough estimate of Book(chapter)s vs Article, Proceedings. No statistics available. The estimate for Theses is correct. Total number of texts is 10.300, always full text and metadata. No working papers.

DRIVER

Also a number of audio fragments (like recitals of psalms in Hebrew). A number of our document formats did not fit in these columns. We have a total of 21963 records with an 'object' and a grand total of 29523 records. At least in the repositories that are harvested.

NULMETING

DRIVER

UM

x

RUG

0

UT

2031

UU

2200

This is the total content of the Igitur Archive (repository UU)

NULMETING

UvA

14766

Book reviews full text 101 metadata only 5219 book editorial full text 8 metadata only 2495 report full text 405 metadata 4752 annotaties full text 27 metadata 1456 oraties full text 173 metadata 119 TOTAAL FULL TEXT 714 METADATA 14052

NULMETING

VU

105

geschat op basis van de situatie per 10/7/2009 en de aanwas in 2009

NULMETING

WUR

40605

Reports= 6134; Posters=633; Lezing=257

NULMETING

DRIVER

NULMETING


45

BIJLAGE B: DE VRAGENLIJST

(1) containing research output from contemporary researchers (2) institutional or thematic (3) OAI-PMH compliant The questionnaire addresses the following topics: A: Coverage of the academics and their research output in your institution B: Technical infrastructure and technical issues C: Institutional policies regarding the digital repository D: Services created on top of the digital repositories E: Stimulators and inhibitors for establishing, populating and maintaining digital repositories F. Your institution and its digital repository

A: Coverage of the academics and their research output in your institution (=university/organization) A1a. Does your institution presently maintain a digital repository for research output of your researchers?

Voor de SURFshare nulmeting werd dezelfde vragenlijst gebruikt als voor het DRIVER 2008 onderzoek. Deze is hieronder ter informatie in zijn geheel opgenomen (behalve de landenlijst in F2).

Inventory study into the present type and level of OAI-PMH compliant digital repository activities for research output in the EU (2008 update) This study is part of a European Union funded project (DRIVER; for more information see the link below) and aims at making a complete inventory of the present type and level of Digital Repository activity in the EU, both at infrastructure and services level. The results of this update of the DRIVER Inventory study will be made public. The results of the earlier study can be retrieved via the link The European Repository Landscape below. Please click here for a link to the website of the DRIVER project: www.driver-community.eu Link to The European Repository Landscape http://dare.uva.nl/document/93725

DRIVER and the focus of this inventory study DRIVER aims to create a common infrastructure for OAI-PMH compliant repositories with output from contemporary researchers in order to create a knowledge base for European research. For this purpose we are carrying out an inventory study focused on institutional repositories throughout Europe containing such research output. A digital repository for research output in this study is defined as (see also the first question):

46

yes, our institution maintains one digital repository for research output itself yes, our institution maintains more than one digital repository for research output itself and I fill in this form for one repository only yes, our institution maintains more than one digital repository for research output itself and I fill in this form for the combined total of our repositories yes, our institution has a digital repository for research output, however the maintenance is outsourced to a third party no, we maintain a thematic repository with research output from researchers from multiple institutions - please fill in another form available via the link below no, we maintain a OAI-PMH-compliant repository, but with other types of information (educational, heritage information etc) - please click on the decline-link below to ensure you won't receive any reminders no, we maintain no repository with research output of the researchers from our institution - please click on the decline link to ensure you won't receive any reminders form for thematic repositories with research output from researchers from multiple institutions http://www.pleiadesurvey.nl/cgi-bin/webSurvey.cgi?LOGIN_CODE=gisotaju I decline to participate in this survey because we have a different type of repository or no repository

I Decline / Ik doe niet mee

A1b. When did the repository/repositories in your institution become operational (i.e. in case of earlier repositories, become OIA-PMH compliant)? 2004 or earlier 2005 2006 2007 2008 Please add any further comments:


47

A2. What type of materials is presently in the digital repository at your institution? [If your institution maintains more than one digital repository, please state here the aggregate numbers.] articles (full text and metadata) articles (metadata only) books/ book chapters (full text and metadata) books/ book chapters (metadata only) theses (full text and metadata) theses (metadata only) proceedings (full text and metadata) proceedings (metadata only) working papers (full text and metadata) working papers (metadata only) primary datasets images video music other Please add any further comments: A3. Please give (an estimate of) the total number of items per type of materials now available in the digital repository at your institution? [if the type of materials is not available, please insert 0] articles (full text and metadata) articles (metadata only) books/ book chapters (full text and metadata) books/ book chapters (metadata only) theses (full text and metadata) theses (metadata only) proceedings (full text and metadata) proceedings (metadata only) working papers (full text and metadata) working papers (metadata only) primary datasets images video music other Please add any further comments: A4. Please give (an estimate of) the number of items per type of materials that has been added in the last year (2007) in the digital repository at your institution? [if the type of material is not available, please insert 0] articles (full text) articles (meta data only) books/ book chapters (full text and metadata) books/ book chapters (metadata only) theses (full text and metadata) theses (metadata only)

48

proceedings (full text and metadata) proceedings (metadata only) working papers (full text and metadata) working papers (metadata only) primary data images video music other Please add any further comments:

A5-1. With regard to full text journal articles (published or to be published): which version is deposited [Please tick all boxes that apply] preprint version (pre-refereeing) postprint (ie final draft post-refereeing) published version (publisher-generated format) A5-2 Which statement best describes the form of journal articles in your digital repository? most articles are available in preprint form only most articles are available in postprint form most articles are available in published form A6-a. With regard to the availability of the full text materials (articles, books, book chapters, theses etc.): how are they available? [Please tick all boxes that apply] Open Access: publicly available Open Access with embargo: publicly available after a certain period of no access Campus Access: only available for users within our institution No Access: archived but NOT available at all other If other, please elaborate:

A6-b. Please give (an estimate of) the percentages of each form of availability of the full text materials in your digital repository: [Please make the percentages add up to 100 and enter the data as numbers without percentage signs] Open Access: publicly available Open Access with embargo: publicly available after a certain period Campus Access: only available for users within our institution No Access: archived but NOT available at all Other A7. Please give an estimate, if known, of the percentage of the materials covering the following disciplines [Please make the percentages add up to 100 and enter the data as numbers without percentage signs] Humanities and Social sciences Life Sciences Natural Sciences Engineering Other


49

Please add any further comments:

A8. Please give some estimates about the delivery of the materials by the academics in your institution: Percentage of academics delivering material to the digital repository:

If other, please elaborate:

Percentage of the research output from your institution in the last year (2007) deposited in the digital repository: Total number of academics in your institution:

Handle system Â® persistent identifier URN (Uniform Resource Name) PURL (Persistent URL) DOI (Digital Object Identifier) ARK (Archival Resource key) other

B3. Is the long-term availability of the materials in the repositories secured? >100 101-250 251-500 501-1000 1001-2500 2501-5000 5001-10000 more than 10000 not applicable

yes not yet, but we have concrete plans to do so no, no plans for developing it either don't know If yes, how? [PLEASE CHECK ALL THAT APPLY] by internal procedures by means of the national library Please add any further comments:

Please add any further comments: B4. Is statistical data on access to the repository and usage of the materials logged? A9. Which statement best describes the work processes of depositing of materials in the repository? self depositing by academics, quality control by specialized staff members delivery by academics, depositing by specialized staff members collected by staff members independent of the academics a combination of those three methods other Please describe briefly the (organizational) work processes of depositing in the repository:

B: Technical infrastructure and technical issues B1. Which software package is used for the digital repository? ARNO CDSware Digitool DIVA DSpace Fedora GNU Eprints iTOR MyCoRe OPUS VITAL locally developed software package other If other, please describe:

B2. Is a persistent identifier assigned to each document? yes no don't know If yes, which persistent identifier? [PLEASE CHECK ALL THAT APPLY]

50

yes no don't know Please add any further comments: B5. Which statement best describes the subject indexing of your digital repository no subject indexing freely assigned keywords [in the language of the country] freely assigned keywords [in the language of the country and/or in English] keywords or classifications according to (a) standardized system(s) [in the language of the country] keywords or classifications according to (a) standardized system(s) [in the language of the country and/or in English] If you use a standardized classification or keyword system, please indicate here which: Please add any further comments: B6. Is a unique identifier assigned to each author? yes no, but we are developing such author identifier in the near future no, and there are no plans for developing it either Please add any further comments: B7. A number of metadata standards are developed in order to enhance the interoperability of repositories. Which of the following metadata standards are followed within your digital repository? [PLEASE CHECK ALL THAT APPLY] Dublin Core (qualified) Dublin Core (unqualified) DIDL MARC21 MODS OAI-ORE Please add any further comments:


51

B8. Does your repository follow the DRIVER guidelines (see the link below if you want to refresh your memory)? We do not know about the DRIVER guidelines We know about the DRIVER guidelines, but do not follow them We know about the DRIVER guidelines and (make every effort) to follow them link to the DRIVER Guidelines http://www.driver-support.eu/managers.html Please add any further comments:

B9. A new development is enhanced publications: publications combined with research output such as images, video and/or datasets. Is your repository technically prepared for these enhanced publications? yes no, but we have plans to prepare our repository technically for this no, and there are no plans for preparing for it either Please add any further comments:

C: Institutional policies regarding the digital repository C1. Which statement best describes the policy of your institution for the academics with regard to depositing material? Mandatory depositing: academics are required to deposit materials Partly mandatory depositing: academics are required to deposit some materials (for example theses), and free to voluntarily deposit other materials Voluntarily depositing with strong encouragement: academics are strongly encouraged to deposit materials Voluntarily depositing: academics are free to deposit materials There is no official policy Other

D: Services created on top of the digital repositories A number of services are being built on top of the digital repositories. Is the digital repository of your institution involved? D1-a. Which international registries has your repository been registered to? [Please tick all boxes that apply] OAIster Open DOAR ROARMAP The University of Illinois OAI-PMH Data Provider Registry D1-b. The contents of your digital repository is searchable via the following general engines/ gateways/portals: [Please tick all boxes that apply] General internet search engines such as Google, Yahoo, MSN etc. Google Scholar Scirus Scientific Commons D2. The contents of your digital repository is (partly) listed in the following catalogues: national/ regional catalogue catalogue of our library other Please name this/these national catalogue(s) Please add any further comments: D3. Is your digital repository linked to printing-on-demand services? yes no this is planned Please add any further comments:

Please add any further comments: D4. Does your digital repository have a service of displaying usage statistics per digital item? C2. Please tick the statements below that are valid for the digital repository in your institution: In our institution the deposited materials are used to measure the output of individual researchers for evaluation purposes (accountability). Some academics in our institution are required to deposit research output by research funding organizations in our country. Awareness-raising campaign(s) among academics about the digital repository have been carried out within our institution. The interest from decision-makers within our institution in the digital repository is (rather) high. There are clear guidelines for the selection of material for inclusion in the digital repository. There is a policy to safeguard the long-term preservation of the deposited material. The digital repository at our institution is integrated/linked with the current research information system (CRIS) in our institution. The digital repository at our institution is integrated/linked with other systems in our institution. The digital repository at our institution has been set up with financial support from a national funding programme for digital repositories in our country. There is a coordinating national body for digital repositories, within which we have contacts. There is a central gateway to the digital repositories in our country, to which our digital repository is linked. Please comment on the institutional policies:

52

yes no this is planned Please add any further comments: D5. Does your digital repository have personal services for the depositing academics, such as an automatically generated publication list? yes no this is planned Please add any further comments:

D6. Are there other services existing or planned based on your digital repository? yes no don't know Please comment (if possible with example and/or URL):


53

D7. Which services do you believe should have priority for further development at a European scale? [Please tick a maximum of 3 items] general search engines/gateways/portals disciplinary/ thematic search engines/gateways/portals/repositories advisory services (technical aspects) advisory services (Open Access advocacy) cataloguing or metadata creation/enhancement services citation index services personal services for the depositing scientists preservation services printing-on-demand services publishing services repository hosting services research assessment/evaluation services usage statistics services other services

F. Your institution and its digital repository F1. My institution is best described as: F1. My institution is best described as: university college governmental research institution other non-governmental research institution other If other, please elaborate: F2. My institution is based in: The Netherland

Please add any further comments:

We would like to publish a list of all participating digital repositories in the final report and use the contact person for your repository in case of further inquiries from the DRIVER project. Please state for these purposes your details below (the other data of the questionnaire will be processed anonymously):

E: Stimulators and inhibitors for establishing, populating and maintaining digital repositories

Name of your institution:

E1. What do you see as the most important STIMULANTS for the development of the digital repository and its contents in your institution? [Please tick a maximum of 3 items]

URL of your digital repository:

our simple and user-friendly depositing process our institutional policy of mandatory depositing the requirements of research funding organizations in our country about depositing research output in Open Access repositories awareness-raising efforts among the academics in our institution increased visibility and citations for the publications of the academics in our institution interest from the decision-makers within our institution our policy to safeguard the long-term preservation of the deposited material integration/linking of the digital repository with other systems in our institution situation with regard to copyright of (to be) published materials and the knowledge about this among academics in our institution

Short description of your digital repository: Name of contact person for the digital repository: Email address of this contact person: Click the submit button to register your answers. The system will respond with a confirmation message and an overview of your answers. Submit

Please add any further comments: E2. What do you see as the most important INHIBITORS for the development of the digital repository and its contents in your institution? [Please tick a maximum of 3 items] lack of a simple and user-friendly depositing process lack of an institutional policy of mandatory depositing lack of requirements of research funding organizations in our country about depositing research output in Open Access repositories lack of awareness-raising efforts among the academics in our institution lack of support for increased visibility and citations for the publications of the academics in our institution lack of interest from the decision-makers within our institution lack of a policy to safeguard the long-term preservation of the deposited material lack of integration/linking of the digital repository with other systems in our institution situation with regard to copyright of (to be) published materials and the knowledge about this among academics in our institution Please add any further comments: E3. Concluding question: Which issue should be highest on the priority list for the further development of digital repositories in Europe according to you?

54


55

COLOFON Auteur Maurits van der Graaf - Pleiade Management and Consultancy BV, Amsterdam Redactie Annemiek van der Kuil - SURFfoundation, Utrecht Marjan Vernooy-Gerritsen - SURFfoundation, Utrecht Met dank aan Lilian van der Vaart - Vaart Innovatie & Kennismanagement, Oisterwijk Ontwerp en opmaak Vrije Stijl, Utrecht Druk Drukkerij Libertas, Bunnik © Stichting SURF maart 2010 SURF is de ICT-samenwerkingsorganisatie van het hoger onderwijs en onderzoek (www.surf.nl). Deze publicatie is digitaal beschikbaar via de website van SURFfoundation: www.surffoundation.nl/publicaties

Deze publicatie verschijnt onder de Creative Commons licentie Naamsvermelding 3.0 Nederland.

56

OVER DE SURFSHARE SERIE

Recommend Documents