DEEL II Waar Willen We Naar Toe?

DEEL II Waar Willen We Naar Toe? Drie Hoofdstukken: • Begrijp de Richting / Uitdaging • Begrijp de Huidige Toestand • Leg de Volgende Doeltoestand Vast

I mepr © ©MMike i k e RRother o t h e r // V r bovement e t e r K a t aKata H a nHandbook dboek

Direction Richting

1

Lean Management Teachers

Deze Nederlandse vertaling wordt u aangeboden door: Lean Management Teachers Prins Willem Alexanderlaan 1427 7312 GB Apeldoorn www.leanmanagement.nl Nederlandse vertaling door: Emiel van Est [email protected]

DEEL II Begrijp de Richting

Begrijp de Huidige Toestand

Vastleggen Volgende Doeltoestand

PDCA Richting Doeltoestand

Verbeter Kata

Leerling

Coaching & Instructie

Coaching Cycli

Coaching Kata

Coach Vijf Basic Coaching Vragen

1. Wat proberen we te bereiken? 2. Waar zijn we nu? 3. Wat staat ons momenteel in de weg? 4. Wat is onze volgende stap en wat verwachten we? 5. Wanneer kunnen we zien wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap?

I mepr © ©MMike i k e RRother o t h e r // V r bovement e t e r K a t aKata H a nHandbook dboek

De coach begeleidt de leerling door dit proces

Direction Richting

2

De Verbeter Kata

BEGRIJP DE RICHTING / UITDAGING Oefen deze Routine

Als referentie zie:

Hoofdstuk

3

© Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

3

ORIENTATIE

Begrijp de Richting

Begrijpen Huidige Toestand


PDCA Richting Doel -Toestand ACT

PLAN Go and See

Doel Toestand

CHECK

HT

DO

DT

De 5 Vragen

Aan welke uitdaging streven we te voldoen?


Richting

4

STORYBOARD VAN DE LEERLING Leerling en coach concentreren nu op dit veld Focus Proces:

Doeltoestand Realisatiedatum:_________

Uitdaging:

Huidige Toestand

PDCA Cycli Registratie

Parkeerplaats Obstakels


Richting

5

DE VERBETER KATA HOUDT EEN VERBONDEN VERBETERTRAJECT IN, OOK WEL STREEF VECTOR Het Verbeter Kata patroon is doel-gedreven activiteit

Doel Huidige Toestand Obstakels Toestand

Uitdaging

Visie

1–3 Jaar ver

Ver weg

(datum)

1 week tot 3 maanden ver Proces niveau

Value-stream niveau

Organisatie niveau

Beschrijft een volgende proces toestand, te bereiken op een bepaalde datum.

Significante klant-gerichte baanbrekende Uitdaging die een serie Doeltoestanden vereist om bereikt te kunnen worden.

Lange termijn richtinggever.

Komt vaak van een futurestate value-stream map. Vaak gerelateerd aan de levertijd voor de klant.


Te ver weg om te motiveren & richting te geven aan Verbeter Kata activiteiten. Vaak gerelateerd aan 1x1 flow richting klant.

Richting

6

WAT IS EEN VISIE? Doel Huidige Toestand Obstakels Toestand

Uitdaging

Visie

(datum)

Een visie is een lange termijn verklaring, afgelegd door de leiders van een organisatie, over de waarde die aan de klant wordt geleverd. Omdat we niet in de toekomst kunnen kijken is de visie een vage beschrijving van waarde die niet wordt beperkt door de huidige producten of technieken van de organisatie Bijvoorbeeld, een visie van een automobiel fabrikant zou kunnen zijn, “Beter transport voor meer mensen.” Een visie voor een fabrikant van boren zou kunnen zijn, “Gaten waar je ze wilt wanneer je ze wilt.” Het is acceptabel en zelfs gewenst dat de visie een dilemma vertegenwoordigt vanuit het perspectief van de huidige competenties. De visie is ver weg en het pad er naar toe is niet te voorzien.


Richting

7

WAT MOET DE VISIE ZIJN? Dit is een bedrijfsspecifieke leiderschapsvraag buiten het bestek van dit handboek. Maar we hoeven niet te wachten tot de leiding van de organisatie een nuttige visie verstrekt voordat we aan de slag kunnen met de Verbeter Kata. Voor onze doeleinden kunnen we beginnen met een universele visie van “1x1 flow met laagste kosten” en aan de slag gaan.

Huidige Toestand

1x1 flow

Met laagste kosten

Misschien een onvermijdelijk traject.

Waarom? Omdat mensen al eeuwen streven naar meer 1x1 flow, als we dat definiëren als: Krijgen wat gewenst of nodig is, wanneer en waar het gewenst of nodig is. Ooit in de toekomst zal een klant één eenheid van jouw product of dienst willen en een bedrijf zal dat ter plekke voor die klant maken met de juiste prijs en kwaliteit. Als we niet in die richting streven dan zal een andere organisatie dat doen. Het is onwaarschijnlijk dat we er ooit zullen komen. Het belangrijkste is om te blijven bewegen in die richting -- voortdurend verkorten van de doorlooptijd voor het maken en één ʻeenheidʼ van wat de klant wil -- en daardoor de concurrenten voor te blijven. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

8

Echter... EEN VISIE IS ALLEEN EEN LANGE TERMIJN RICHTINGGEVER GEEN GIDS VOOR DAGELIJKSE VERBETERACTIVITEITEN

1x1 Flow met laagste kosten

Vision

Het is te vaag Het is te ver weg

?

?

?

? Huidige Toestand


Richting

9

DAAROM IS EEN MEER SPECIFIEKE 1-3 JARIGE UITDAGING HOOFD RICHTINGGEVER Doel Huidige Toestand Obstakels Toestand

Uitdaging

Visie

De uitdaging zorgt ervoor dat verbeteringen op procesniveau focus hebben en in elkaar passen. Zonder een uitdaging... • Is de organisatie ongericht. Verbeterinspanningen en voorstellen worden onafhankelijk geëvalueerd, en niet als een deel om iets te bereiken. We hebben de neiging om korte termijn kosten-baten analyse te gebruiken om te beslissen wat te doen, wat ons gevaarlijk binnen onze huidige kennisgrens houdt. • Wij springen van de éne richting naar de andere in een poging obstakels te vermijden, in plaats van ze op te lossen. We gebruiken de obstakels niet om ons te leiden naar de leervectoren, innovaties en belangrijke competenties voor morgen. • Verbeterinspanningen concentreren zich op het reageren op de dagelijkse problemen (‘troubleshooting') in een poging het huidige niveau van presteren vast te houden, in plaats van te reiken naar een volgend, nieuw niveau van presteren. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

10

GA NIET VERDER ZONDER EEN UITDAGING

Welke baanbrekende uitdaging probeer je te halen?

Doel Huidige Toestand Obstakels Toestand

Visie

Uitdaging

Het hebben van een overkoepelende uitdaging is belangrijk zodat individuele proces Doeltoestanden worden gezien als zinvol. Het is moeilijk voor de leerling betrokken te zijn bij iets dat geen doel heeft. Merk op dat een beginner kan beginnen met het oefenen van de Verbeter Kata zonder een uitdaging, maar een uitdaging zal gauw nodig zijn om het oefenen zinvol te laten zijn. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

11

WAT IS EEN UITDAGING? Denk aan een uitdaging als een zin die begint met de woorden, “Zou het niet geweldig zijn als we in staat zouden zijn om...” Een uitdaging is: • Een doorbraak voorbij wat op dit moment mogelijk is of wordt gedaan. • Een niet-onderhandelbare doelstelling gerelateerde aan het beter dienen van de externe klant. Het is vaak een levertijddoel. • Afkomstig van leiders of personen met waardestroom verantwoordelijkheid. Future-state mapping is een nuttig instrument. • Vaak 1-3 jaar in de toekomst • Haalbaar, maar we weten van tevoren niet hoe we het zullen bereiken. Je hoeft nu niet uit te zoeken hoe er te komen… dat is waar de rest van de Verbeter Kata voor is. • Niet gemakkelijk, maar niet onmogelijk. • Een stap op weg naar de visie, maar veel dichterbij. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

12

EEN UITDAGING IS EEN TREFPUNT Een uitdaging hoort een gewenste staat te beschrijven waar mensen aan mee kunnen doen, en moet op een bepaalde manier meetbaar zijn. Een goede uitdaging focust de aandacht en inspanning van een team en is vaak geformuleerd als een uitdagende spreuk.

Voorbeeld Uitdaging Zou het niet geweldig zijn als we in staat zouden zijn om... “....onderdelen direct in de 1x1 assemblage flow te bewerken.” “....onderdelen direct in de 1x1 assemblage flow te spuiten.” “....een keuken voor een klant te bouwen en deze meteen te laden in de truck.” “....laboratorium test resultaten in 45 minuten te maken, zonder fouten.” “....binnen 7 dagen na verwijzing een patiënt te evalueren.” “...op de dag van bestellen te assembleren en de volgende dag te verzenden.”


Voorbeeld Uitdagende Spreuk “Bewerken in de assemblage” “Spuiten in de assemblage” “Keukenassemblage per truck” “45 minuten lab” “Binnen een week” “Vandaag voor morgen”

Richting

13

EEN UITDAGING BRENGT DE VERBETER INSPANNINGEN OP PROCESNIVEAU OP 1 LIJN Een uitdaging heeft meestal betrekking op meer dan één proces

Proces A

Doel Toestand

Volgende Doel Toestand

Proces B

Doel Toestand


Proces C

Doel Toestand



Visie

Uitdaging

Richting

14

EEN UITDAGING ZORGT VOOR VERBINDING Een uitdaging is de verbinding tussen verbetering op procesniveau (gebruikmakend van de Verbeter Kata) en de organisatiestrategie.

Het vaststellen van richting is onderdeel van leiderschap

Het coachen van de ontwikkeling van Verbeter Kata vaardigheiden is een management taak

Huidige Toestand

Doel Obstakels Toestand

Coach

Leerling


Uitdaging

Coach

Visie

Leider, 2e coach of persoon met Value Stream verantwoordelijkheid. Richting

15

JE KUNT VALUE STREAM MAPPING GEBRUIKEN OM DE RICHTING / UITDAGING TE BEPALEN Een future-state map is nuttig als 1e stap van de Verbeter Kata: Wat is de de richting waarin het proces moet worden verbeterd? Wat is de overkoepelende baanbrekende uitdaging die dit proces moet helpen bereiken?

Begrijp de Richting



PDCA Richting Doel -Toestand ACT

PLAN Go and See

Doel Toestand

CHECK

HT

DT

DO

De 5 Vragen

Welke uitdaging streven we te halen? © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

16

DEEL DE FUTURE-STATE VALUE STREAM MAP IN LOOPS De future-state kenmerken die je voor de loops van een waardestroom ontwerpt bieden de uitdaging en coördinatie voor de vaststelling van Doeltoestanden voor de individuele werkprocessen binnen de loops. Het future-state ontwerp voor een waardestroom is een hoshin voor de verbetering van de processen in die loop. (Zie p.86 in Learning to See)

Wat is de uitdaging voor de loop van de waardestroom van je focusproces?

Diagram uit Learning to See Pagina 89


Richting

17

VASTLEGGEN UITDAGING MET VSM

Verbeter Kata Fase

Value Stream Mapping Fase

Gedaan door personen met waardestromen verantwoordelijkheid 1

Bevestig de strategische doelen van de organisatie. (toename volume, doel doorlooptijd, kostendoelen, etc)

2

Map de huidige waardestroom Zie Deel II in Learning to See

3

Teken & bereik overeenstemming over een future-state value stream, in de richting van de visie van je organisatie. Wat moet deze waardestroom leveren? Zie Deel IV in LTS

4

Definieer de loops van de future-state value stream, inclusief de voorraad en doorlooptijd doelen

Begrijp de Richting



PDCA Richting Doel -Toestand

Doel Toestand

HT

ACT

PLAN

CHECK

DO

DT

De 5 Vragen

Gedaan door leerling en coach bij het proces © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

18

DE STAPPEN

Definieer de Uitdaging

Hoe je er komt

Value Stream Mapping

Verbeter Kata & Coaching Kata

Waardestroom Niveau

Proces Niveau

Organisatie Niveau Strategische Doelen

Value Stream in kaart brengen

Ontwerp Future State Value Stream


Definieer Loops en Loop doelen

Begrijp de Richting

Begrijp de huidige Toestand

Leg volgende Doel Toestand vast

Richting

Itereer naar de Doel Toestand

19

Strategische Doelen Organisatie of locatie niveau Meerdere Value Streams

Definieer de Uitdaging

Één Enkele Value Stream VS Map

Gebruik FutureState Mapping

Value stream niveau Current State Map

Future State Map

Definieer VS Loops en Loop Doelen (Uitdaging)

Hoe je er komt Proces niveau

Een Proces in de Value Stream Begrijp de Richting (Uitdaging)


Begrijp de Huidige Toestand

Definieer de volgende Doeltoestand

Gebruik de Verbeter Kata + Coaching Kata Itereer richting de Doeltoestand

Richting

20

20

En dan… PROCES NIVEAU DOELTOESTANDEN IS WAAR DE WERKELIJKE VERBETERACTIVITEIT OP GERICHT IS Doeltoestanden zijn dichterbij en gedetailleerder dan de Uitdaging

Huidige Toestand

Doel Obstakels Toestand (datum)

Opeenvolgde

Uitdaging

Visie

Doel Toestanden

Doel Toestand

Proces Coach

Leerling


Richting

21

WAT IS EEN DOELTOESTAND? Een Doeltoestand is: • Een gewenste staat die dichterbij is en in veel meer detail is gedefinieerd dan de Uitdaging. • Meestal op het niveau van een individueel proces. • Ontwikkeld door de leerling in dagelijkse coaching cycli met de coach • Een stap richting de Uitdaging. • Bevat een opgegeven streefdatum, meestal over 1 week tot 3 maanden. De Visie en de Uitdaging komen van het leiderschap. Doeltoestanden worden ontwikkeld door de leerling in dialoog met de coach en het team in het proces. Het zijn twee verschillende dingen die door twee verschillende groepen worden ontwikkeld. De serie van opeenvolgende Doeltoestanden is niet gepland of van te voren bepaald. Wanneer je de Doeltoestand datum bereikt leg je een volgende Doeltoestand vast, en zo verder. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

22

Tot slot... OBSTAKELS RICHTING DE DOELTOESTAND ZIJN WAAR DE SNELLE DAGELIJKSE PDCA CYCLI GEBEUREN Iteratie (experimenteren) richting de Doeltoestand

Huidige Toestand

Doel Obstakels Toestand

Uitdaging

Visie

Dit is het punt! Hier bereik je het niveau in een organisatie – de fractaal – waar de actie van verbetering, ontwikkeling en innovatie plaatsvindt. En door het verbeter traject (de streef vector) zijn deze PDCA cycli verbonden met grotere doelstellingen. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Richting

23

VOORBEELD VAN HET VERBETERTRAJECT In dit geval… het ontwikkelen van een in-lijn droogoven Meer Algemeen

Droogoven

VISIE

1x1 Flow

UITDAGING

Spuiten in de lijn

DOEL TOESTAND

In-Lijn Oven kenmerken gedefinieerd

OBSTAKEL

Ketting ontspoort Meer Specifiek

Ketting

Huidig obstakel:

Gedetailleerde PDCA's zijn hier

De ketting ontspoort als er onderdelen opgehangen worden. Het team voert nu hier experimenten uit.


Richting

24

HALEN VAN UITDAGENDE DOELEN

Droogoven

Ketting

Hoe verder een Doeltoestand in de toekomst ligt hoe meer je moet plannen. Maar de werkelijke dagelijkse stappen die leerling & team nemen zijn niet afkomstig van een actieplan dat je implementeert of uit een Pareto-grafiek. Ze komen uit een keten van PDCA cycli waar wat werd geleerd in één stap wat weer leidt tot de volgende stap. • Merk op dat, bijvoorbeeld, toen het team discussieerde en plannen maakte hoe een in-line droogoven te ontwikkelen, ze geen idee hadden dat experimenten voor het obstakel van een ontsporende ketting nodig zou zouden zijn. • Tijdens het plannen had het team gedachten over hoe een in-line droogoven zou kunnen werken en wat gedaan zou moeten worden om deze te ontwikkelen, maar dit plan wijzigde toen het team voortgang boekte en dingen leerde. Dat plan was een hypothese.


Richting

25

HALEN VAN UITDAGENDE DOELEN

Geen plan dat we maken is 100% correct en niets gaat 100% volgens plan. Droogoven

Ketting

Een belangrijk punt is dat het ontsporen van de ketting geen "probleem" was maar gewoon een “obstakel“ dat het team niet kon voorspellen. Een expert op het gebied van ketting aandrijving zou dit probleem van tevoren kunnen hebben gezien, maar we kunnen niet nauwkeurig alle obstakels voorspellen die we zullen tegenkomen. Er zullen altijd obstakels zijn die wachten om door ons ontdekt te worden.


Richting

26


Richting

27

DEEL II Waar Willen We Naar Toe?

Recommend Documents