mr. R-J. P. Lugard*
De Wtt en de Rib Wt: een blik in de tijd Sinds de invoering van de Wet toezicht trustkantoren ('lll(tt') zijn trustkantoren verplicht een vergunning 3 to hebben als zij trustdiensten aanbieden en dus optreden als trustkantoor. Na de verplichting tot identificatie van de client (Wet identificatie dienstverlening'Wid') en de controle van transacties (Wet melding ongebruikelijke transacties 4 'Wet MOT') zijn er met de invoering van de Wtt ook verplichtingen gekomen ten aanzien van de bedrijfsvoering en clientacceptatie. De trustbranche krijgt te maken met steeds sneer wet- en regelgeving. Het begrip compliance, het naleven van wet- en regelgeving, heeft nu definitief zijn intrede gedaan ook in deze brancite. In dit artikel ga ik In op het ontstaan van de trustbranche binnen het Koninkrijk der Nederlanden, de ontwikkelingen in de trustbranche en de rot van de compliance officer.
•
Op 1 mart 2004 zijn de Wtt en in haar kielzog de Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren (Rib Wtt) in werking getreden. De Rib Wtt is een nadere uitwerking van de Wtt. In de Wtt heeft de Minister van Financien de mogelijkheid gecreeerd voor nadere praktische regelgeving in geval van delegatie van het toezicht. De toezichthoudende taak is overgedragen aan De Nederlandsche Bank (DNB). De invoering van deze wet heeft voor enige commotie geleid in de trustbranche. Trustkantoren werden verplicht gesteld een vergunning 5 aan te vragen. Indien zij zich binnen een termijn van 8 weken na inwerkingtreding van de Wtt aanmelden bij DNB, op tijd de hierop toegezonden aanvraag indienen en blijven voldoen aan door de wet en DNB gestelde regels vallen de trustkantoren under een vrijstellingsregime s. Dit houdt in dat trustkantoren hun diensten mogen blijven aanbieden zonder vergunning tot het moment dat DNB heeft beslist over de vergunningaanvraag. Thans beschikken 40 trustkantoren7 over een vergunning en wachten nog 110 8 trustkantoren op een beschikking van DNB.
thema`s 10, op welke wijze zij procedures heeft ter waarborging van het gestelde in de Wtt en/of Rib Wtt. Op grond van het vergunningaanvraegformulier, waarvan het procedurehandboek deel uitmaakt, en de kwaliteit en integriteit van bestuurders, commissarissen en overige (mede) beleidsbepa(ers, bepaalt DNB of het trustkantoor in aanmerking komt voor een vergunning. Tevens is dit procedurehandboek de basis voor de controle die DNB uitoefent op trustkantoren. Voldoen trustkantoren aan hetgeen zij hebben beschreven? Gebleken is dat bij de vergunningaanvraag trustkantoren relatief de meeste moeite hebben (gehad) met het opstellen van dit procedurehandboek. Niet een aversie tegen het vastleggen van procedures of het niet-bestaan van bepaalde procedures meat de onbekendheid met de wijze van vastlegging van de administratieve organisatie en interne controle ('AO/IC'), de verwachtingen van DNB, en het gevoei je to moeten binden waren de grootste drempels. De Neder-
'
Robbert-Jan Lugard is partner en consultant bij confiad, dienstvedener voor trustkantoren. Behalve het adviseren bij en over compliance vraagstukken verleant confiad diensten als meanie compliance officer.
1. Veer een overzichtelijke beschrijving van de Wet toezicht trustkantoren verwijs ik near het artikel 'De rol van de compliance officer en de WetToezicht Trustkantoren'van mr. H.C.H.R. Covers in TvCo 2004, nr. 2. 2. Sib. 17 december 2003,9 3. Indien wordt gesproken over vergunning wordt hieronder ook verstaan een groepsvergunning. 4. Op grond van het Besluit van 24 februari 2003 tot aanwijzing van instefingen en diensten in het kader van de Wet identificatie bij dienstverlening en Wet melding ongebruikelilke transacties zijn trustkantoren gebonden aan de Wid on Wet MOT. 5. Art. 2 Wtt
s.
An 50, lid 1 Wtt.
7. Het aantal trustkantoren dot at staat ingeschreven in het register als zijnde trustkantoor in het bezh van een (groepsjvergunning. 8. Het aanta? kantoren dat wacht op een vergunning is gebaseerd op een geschat aantal van 150 trustkantoren dat in Nederland mu opereren minus het aantal
Een van de belangrijkere verplichtingen uit de Rib Wtt is de verplichting als trustkantoor te beschikken over een procedurehandboek9 . In dit procedurehandboek moet het trustkantoor vastleggen, met betrekking tot een aantal T/dschrilr voor
COMPLIANCE zoos—1
trustkantoren dot at staat ingeschreven in het register. 9. Art. 7 Rib Wtt 10. Hieronden de bewustwording, bevordering en handhaving integriteit, personeelsleden, incidenten, clientacceptatie.
9
De Wtt en de Rib Wtt een blik in de tijd
Iandsche Bank heeft trustkantoren met raad bijgestaan en staat open voor geluiden uit de trustbranche. Gezien het felt dat de wet- en regelgeving ook voor DNB nieuw is en het doe! dat men wil bereiken: een positief uitgangspuntl De komende tijd zal steeds duidelijker worden waar de trustbranche en de toezichthouder elkaar vinden bij de interpretatie en daaruit voortvloeiende naleving van de wet- en regelgeving. Wij gaan een spannende tijd tegemoetl t
1.Ontstaan van de trusthranche l Voordat ik inga op het ontstaan van de trustbranche is het goed om to weten dat het begrip 'trust' niet moet worden opgevat in de Angelsaksische zin. 72 De letterlijke vertaling van het woord trust is: vertrouwen. Zonder direct te grijpen naar de definitie van trustkantoor zoals gegeven in de Wtt 13, kan een trustkantoor worden omschreven als vertrouwenskantoor. Een kantoor dat op basis van een vertrouwensband met zijn client gemachtigd is voor en/of ten behoeve van de client verplichtingen aan te gaan. In het Engels wordt ook vaak gezegd dat een trustkantoor 'fiduciary services' aanbiedt. Daarnaast wordt een trustkantoor ook aangeduid met de term 'management services company'. Wanneer is de behoefte ontstaan om bepaalde diensten uit te besteden aan trustkantoren? Een eerste indicatie van trustactiviteiten gaat terug naar de Middeleeuwen. De moderne trustkantoren zijn binnen het Koninkrijk der Nederlanden ontstaan op Curacao. Reeds votr aanvang van de 20ste eeuw bestaan er al een paar trustkantoren. Het eerste Nederlands trustkantoor is opgericht in 1893: Amsterdamsch Trustee's Kantoor N.V. De geboorte van de trustbranche zoals wij die nu kennen vend plaats op Curacao veer de Tweede Wereldoorlog. De oorlogsdreiging in Europa heeft destijds multinatio nals, die in Nederland hun statutaire zetel hadden, doen besluiten hun zetel te verplaatsen naar een ander Rijks deel binnen het Koninkrijk op basis van de Wet Zetelverplaatsing. De ontwikkeling van de trustbranche op Curacao na de Tweede Wereldoorlog is grotendeels to danken aan de visie en hetinitiatief van notaris mr A.A.G. Smeets (op Curacao ook bekend als 'Papa Ton'), met name op basis van de uitbreiding van het belastingverdrag tussen Nederland en de Verenigde Staten naar de Antillen. Als echte Hollandse koopman trek notaris Smeets door Amerika om de voordelen van de Antillen aan te prijzen. In de juridisch fiscale professie in Amerika sprak men zelfs van 'Smeets law'. Zijn zoon Chris heeft de trustactiviteiten van het door hem opgerichte 'Curacao International Trust Company' (Citco) voortgezet en zeer succesvol uitgebreid. Interessant is om te vermelden dat vela geslaagde trustondernemers zoals Eppo Koopmans (Holland Intertrust), Rene Rijntjes en Rob van der Voort (TMF) hun trustcarriere hier zijn begonnen.
met de belastingdienst hebben stimulerend gewerkt. Wet betreft de fiscale regelingen noem ik het ontbreken van (bron)belasting op rentebetalingen en royalty's en de deelnemingsvrijstelling. Op dit moment zijn er in Nederland zo'n 150 zelfstandige trustkantoren of groepen van trustkantoren die een dusdanige eenheid vormen dat zij een groepsvergunning aanvragen. Een deel van de trustkantoren heeft zich aangesloten bij een van de twee brancheorganisaties. Allereerst de VIMS 14 die veel oudere en bankgerelateerde trustkantoren als leden heeft. De andere brancheorgani15 satie is de DFA met vooral middelgrote en kleinere trustkantoren als leden. Het doe! van de DFA is het behartigen van de belangen van de leden-trustkantoren en het bevorderen van de verdere ontwikkeling van de trustsector in Nederland en in internationaal perspectief. In totaal werken er zo'n 2000 mensen in de trustbranche die meer dan 15.000 doelvennootschappen bedienen. De Wtt spreekt niet over clienten maar over doelvennootschappen 15. Achter elke doelvennootschap zitten natuurlijke personen als uiteindelijk belanghebbende(n) 17. Hoeveel geld er door deze doelvennootschappen vloeit is niet vast te stellen. In mijn zoektocht naar hetjuiste antwoord ben ik wat dat betreft zeer uiteenlopende bedragen tegengekomen. De Minister van Financien heeft het in de Memorie van Toelichting op de Wtt over €1.000 miljard en de DNB schat zo'n € 800 miljard. Laat ik het daarom maar op een gemiddelde houden van € 900 miljard.
11. Veer de beschrilving van de geschiedenis heb ik gebruk gemaakt van het beak Toezichttrustkantoren in Nederland' van mr. K. Frielink (2004, Kluwer, Deventer). Daamaast heb 1k dankbaar kennis genomen van verhalen uit bronnen rand notaris mr. A.A.6. Smeets. 12. Verdrag inzake het recht dat toepasselijk is op trusts en intake de erkenning van trusts ( Trb. 1985. 1411. 13. Art 1, onderdeel a Wtt een rechtspersoon, vennootschap of natuurbike persoon die, al dan niettezemen met andere rechtspersonen, vennootschappen of natuurlijke personen, beroeps- of bedrijfsmatig een of meer van de
in onderdeel d ge-
noemde diensten verleent in opdracht van een, niet tot dezelfde groep als waarvan het trustkantoor deal uitmaakt behorende, rechtspersoon, vennootschap of natuurlijke persoon. (do diensten ender d zijn under andere het zijn van bestuurder of vennoot van eon rechtspersoon of vennootschap en het ter beschikking stellen van het adres of het correspondentieadres in combinatie met het geven van advies of verlenen van blistand op privaetrechtelijk gebied of verstrekken van belastingadvies of het verzorgen van belastingaangiften en daarmee verband houdende werkzaamheden of het verrichten van werkzaamheden in verband met het opstellen, beoordelen of controleren van dejearrekening of het voeren van administrates. 14. Vereniging voor International Management Services. 15. Dutch FidicuaryAssociation I<www•d-f-a.nl>). 16. Art. 1 onderdeel b Wtt Een rechtspersoon of vennootschap waaraan zogenaamde trustdiensten worden verleend.
In Nederland is de trustbranche verder ontwikkeld door de banden met de Antillen en met name Curacao als hoofdeiland van de Antillen. Het unieke netwerk van beIastingverdragen, diverse fiscale regelingen en het rulingbeleid. wat inhoudt dat het mogelijk is afspraken to maken 10
nidschriftvoor
COMPLIANCE 2005—1
17. Art. 1,onderdeel c Wtt De natuurlijke persoon die een gekwalificeerde deelneming houdt in een doelvennootschap, dan wel begunstigde is van ten minste tien procent van het vermogen van een stichting of van een trust als bedoeld in het Verdrag intake het recht dat toepasselijk is op trusts en intake de erkenning van trusts (Trb.1995.141).
I
De Wtt en de Rib Wtt een blik in de tijd
2. Ontwikkelingen in de trustbranche De Wtt en Rib Wtt zijn op 1 maart 2004 in werking getreden. Op grond van de Wtt zijn bedrijven die zogenaamde trustdiensten verlenen vanaf dat moment verplicht een vergunning te hebben voor de uitvoering van hun bedrijf. Trustkantoren die op 1 maart 2004 reeds trustdiensten verlenen, kunnen gebruik maken van een overgangsregeling. Indien trustkantoren voldoen aan bepaalde vereisten en de eventueef later opgelegde termijn niet overschrijden mogen zij doorgaan met de uitoefening van hun bedrijf. De eerste voorwaarde houdt in dat trustkantoren zich binnen 8 weken na inwerkingtreding van de Wtt moeten melden bij DNB. Nadat ze zich hebben gemeld ontvangen zij de vergunningaanvraag, de geldende wet- en regelgeving en een handleiding voor de beschrijving van de administratieve organisatie. Het aanvraagformulier voorzien van bijlagen moet binnen 8 weken worden teruggestuurd om gebruik te kunnen maken van de overgangsregeling. Het merendeel van de aanvragen is nog in behandeling. Deze kantoren vallen nog onder de overgangsregeling. Hetgeen niet inhoudt, wat sours wel eens wordt gedacht, dat men over een vergunning beschikt totdat wordt beslist over de aanvraagl Waar bestaat de vergunningaanvraag uit? De vergunningaanvraag bestaat uit een aantal vragen over het trustkantoor, zijn bestuurders, commissarissen en (mede)beleidsbepalers en over de bedrijfsvoering. Een vraag is het verzoek om een aantal documenten als bijiage mee te sturen. De documenten waarom wordt gevraagd zijn: een uittreksel van de Kamer van Koophandel; een overzicht van (mede)beleidsbepalers van het trustkantoor; de statuten van het trustkantoor; een overzicht van natuurlijke personen die een gekwalificeerde deelneming in het trustkantoor houden, de uiteindelijk belanghebbende(n); een aanvraagformulier betrouwbaarheidstoetsing inclusief referenties, C.V's en kopieen legitimatiebewijzen voor uiteindelijk belanghebbende(n), bestuurders, commissarissen en (mede)beleidsbepalers; een organisatieschema (op naam- en functieniveau, inclusief aanduiding van de integriteit- gevoelige functies); een overzicht van de formele en feitelijke zeggenschapsstructuur en zeggenschapsverhoudingen van het trustkantoor en de groep waartoe het trustkantoor behoort; - een structuuroverzicht van de groep waartoe het trustkantoor behoort; - de beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle (het procedurehandboek); de vastgestelde jaarrekeningen over de afgelopen drie boekjaren dan wel de voorlopige jaarcijfers van het trustkantoor indien de jaarrekeningen nog niet zijn vastgesteld; en een historisch overzicht van de wijzigingen in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Tijdschriftvour
COMPLIANCE 2005-1
Een behoorlijke papierwinkel dus. Een aantal van de bijlagen wil ik nader belichten. Het betrouwbaarheidsonderzoek DNB vindt het van een zodanig belang dat de houders van een gekwalificeerde deelneming, bestuurders, cornmissarissen en (mede)beleidsbepalers van trustkantoren voldoen aan minimale integriteiteisen en beschikken over kennis van zaken, dat deze personen een zogenaamd betrouwbaarheidsonderzoek ts moeten ondergean. Dit geldt niet alleen op het moment van het aanvragen van de vergunning maar ook later als er nieuwe personen in een dusdanige functie worden benoemd. Men karVmag zelfs niet benoemd, aangesteld, of in zo'n positie komen voordat DNB het groene licht heeft gegeven. Het aanvraagformulier betrouwbaarheidsonderzoek bevat vragen over de natuurlijke persoon, zijn verleden, met name in financieel opzicht, zowel in prive als zakelijk. Tevens client het C.V. to worden meegestuurd en moeten de namen van drie referenten oP9egeven worden. Het is wet dat betreft een diepgaand onderzoek. Dat er een bepaalde mate van reserve met betrekking tot de diepgang van de vragen bestaat is niet geheel onbegrijpelijk. Een regelmatig terugkerende uitdaging is het aanleveren van referenten. De eisen waaraan de referenten moeten voldoen volgens het formulierzijn zo omvangrijk dat hieraan in sommige gevallen met de beste wil van de wereld niet voldaan ken worden. Zo zijn erfunctionarissen die reeds zolang in dienst van een trustkantoor zijn dat zij geen band meer hebben met eventuele eerdere werkgevers of niet eerder in de financieee wereld werkzaam zijn geweest en clawdoor niet aan de strenge eisen kunnen voldoen. In sommige gevallen heeft men zelfs nooit voor een andere werkgever gewerkt dan het betreffende trustkantoor. Gelukkig heeft DNB het probleem onderkend en zich flexibel opgesteld. Gebleken is dat de betrouwbaarheidsonderzoeken die zijn uitgevoerd grondig zijn geweest. Er is diep gegraven in zowel het zakelijke ais prive verleden. Kleine dingen die men 'vergeten' was of niet van belang achtte kwamen boven tafel en in sommige gevallen moest een nadere uitleg hierover worden gegeven. Tot op heden zijn mij geen gevallen bekend waarin DNB heeft besloten tot weigering van een vergunning op grand van de uitkomst van het betrouwbaarheidsonderzoek. Naast het onderzoek naar de integriteit van personen wordt ook gekeken naar de kwaliteit van de uiteindelijk belanghebbende(n), bestuurders, commissarissen en (mede)beleidsbepalers. Mijns inziens is de centrale vraag of men genoeg kennis van zaken heeft our de betreffende functie uit te oefenen. Aan welke criteria zij moeten voldoen is mij niet bekend maar wel heel interessant. Moet
18. Voor een wat meer inhoudelijke beschrijving kan de beleidsregel betrouwbaarheidstoetsing die van toepassing is worden gedownload van de iotemetsite van DNB k<www.dnb.nl>►.
11
De Wtt en de Rib Wtt een bilk in de tijd
een bestuurder minimaal een opleiding op WO-niveau hebben, mag hij bijvoorbeeld medicijnen gestudeerd hebben in plaats van rechten of economie, in hoeverre komt ervaring om de hoek kijken en is ervaring wellicht belangrijker dan het voltooid hebben van een opleiding? Allemaal vragen die (nog) niet zijn beantwoord. Ik wil verder niet inhoudelijk en speculatief ingaan op de werkwijze van de beoordelingscommissie, wel wil ik nog voor de volledigheid wijzen op de beleidsregel ten aanzien van het betrouwbaarheidsonderzoek welke te vinden is op de website van DNB. Er is mij een geval bekend waarin DNB haar twijfel had geuit over de geschiktheid van een bestuurder. Zowel de wijze van presenteren van kennis en kunde als het karakter van het trustkantoor blijken hierbij een rol to kunnen spelen. Het geven van openheid, helderheid en meer achtergrond, over het !even van de trustondernemer en het specifieke kantoor heeft in dit geval geleid tot het verkrijgen van een vergunning. Nadat het trustkantoor het aanvraagformulier heeft ingevuld en de benodigde documenten verzameld kan de aanvraag worden verstuurd. Hierop ontvangt men een ontvangstbericht en weet men dat de vergunningaanvraag in de molen zit. De eerste actieve stap die DNB ondemeemt is het controleren van de aanvraag op volledigheid. Interessant is om te vermelden dat menig trustkantoor het verzoek krijgt meer aanvraagforrnulieren betrouwbaarheidsonderzoek aan te leveren omdat DNB meant dat een grotere groep personen aan een onderzoek moet worden onderworpen. Dit zorgt voor extra werk bij de trustkantoren. Parallel aan dit betrouwbaarheidsonderzoek begint DNB met het inhoudelijk beoordelen van de aanvragen. Wat betreft de inhoudelijke beoordeling is een tendens te zien dat vooral over een tweetal zaken nadere vragen worden gesteld: de structuur van de organisatie en het procedurehandboek. Op beide wil ik nader ingaan. Het structuuroverzicht Allereerst de vragen over de structuur. In sommige gevallen behoren er meerdere vennootschappen tot een structuur. Vaak is echter niet duidelijk wat de rol van diverse vennootschappen is. Om een geed beeld to krijgen moet bekend zijn welke activiteiten de verschillende vennootschappen verrichten. Dit heeft voorzover bekend enkele malen geleid tot het omzetten van de vergunningaanvraag in een aanvraag voor een groepsvergunning. Een situatie die regelmatig voorkomt is dat het bestuur van een doelvennootschap wordt bekleed door vennootschap A en de uitvoering van de taken die een bestuurder heeft worden verricht door vennootschap B. Een variatie hierop is dat het personeel in dienst is bij vennootschap C en de administratie wordt gedaan door vennootschap D. Deze wirwar lijkt raadselachtig. Redenen voor deze ingewikkelde structuur kunnen zijn spreiding van risico's, fiscaliteiten of het gevoig zijn van een professionele samenwerking met andere organisaties. Afhankelijk van de concrete situatie moeten een of meer vennootschappen worden aangemerkt als trustkantoor. Uiteindelijk zal blijken dat 12
7fdschrifvoor
COMPLIANCE 2005-1
door inzicht te geven in de wijze waarop de activiteiten worden verricht en hoe de juridische verhoudingen liggen, gemakkelijk antwoord is te geven aan DNB. Het procedurehandboek Een stuk moeilijker is het voldoen aan alle eisen die worden gesteld aan het procedurehandboek. Naar het zich Iaat aanzien is de ontwikkeling die is ingezet, het procedurehandboek uitgebreider te maken, nog niet ten einde. Nader verkregen inzicht bij DNB ligt hieraan ten grondslag. In veel gevallen vindt DNB het procedurehandboek onder de maat, althans het voldoet niet aan de maatstaf die DNB heeft gesteld. Gebaseerd op mijn ervaring vait op te merken dat trustkantoren heel veel werk hebben gestoken in het samenstellen van het procedurehandboek. Hierdoor rijst de vraag: wat is er misgegaan? Hoe komt het dat DNB zoveel vragen heeft over het procedurehandboek? Er zijn grofweg twee manieren om een procedurehandboek op te zetten. De eerste is vaak toegepast door grotere organisaties. Deze methode houdt in dat alle procedures die in het trustkantoor worden gehanteerd worden beschreven en hiermee een weergave van de werking van het trustkantoor. Waar het echter DNB, mijns inziens, om gaat is het inzichtelijk krijgen waar en op welke wijze trustkantoren de eisen genoemd in de Wtt en Rib Wtt heeft geimplementeerd. Een voorbeeld is dat DNB ten aanzien van de Wet MOT; wil zien waar on op welke manier het trustkantoor voldoet aan de eisen van deze wet. Het gaat er dus om dit in het geheel van beschreven procedures naar voren te laten komen. De tweede methode is niet uitgaan van de procedures maarbeschrijven waar en op welke wijze de eisen uit de Rib Wtt worden gewaarborgd. Veal kantoren hebben zich niet voldoende gerealiseerd dat alle minimale eisen die worden gesteld in de wet ook moeten terugkomen in het procedurehandboek. Vaak wordt het thema wel behandeld echter de kern, de waarborg die DNB gehandhaafd wil zien, is niet gedetailleerd genoeg beschreven of ontbreekt. Het opstellen van een procedurehandboek dat voldoet aan de eisen van DNB heeft menig kantoor veal kopzorgen gegeven en tijd gekost. De administratieve lasten liggen een stuk hoger dan in de MvT ward geschat. In de Memorie van toelichting ward uitgegaan van 8 uur werk voor een medewerker daarbij opgeteld 4 uur secretariele ondersteuning en een 2 uur durende controle door een bestuurder. In totaal 14 uur werk waaraan de wetgever een prijskaartje hing van € 960. De praktijk toont aan dat zowel het tijdsbeslag als de daaraan gekoppelde kosten verveelvoudigd kunnen worden. Stand van zaken Wat is nu de stand van zaken?. Van de ongeveer 150 vergunning aanvragen die zijn ingediend, zijn er 32 79 helemaal afgehandeld. Althans 32 van de 150 trustkantoren
19. Situatie op moment van het schrijven van het artikel: Register 23 december 2004.
•
De Wtt en de Rib Wtt: een bilk in de tijd
0
0
hebben een (groeps)vergunning ontvangen 20. De rest van de kantoren wacht nu of op de inhoudelijke beoordeling, of zit in de fase dat zij antwoord aan het geven zijn op vragen van DNB, Of zit in de fase waarin zij antwoord hebben geven op de vragen en het moment dat zij uitsluitsel krijgen over het wel of niet verkrijgen van een vergunning. Het is vermeldenswaardig dat een aantal trustkantoren om diverse redenen hun vergunningaan vraag hebben ingetrokken. Tenslotte zijn er vergunningen aangevraagd waarover onduidelijkheid bestaat of ze wel hadden moeten worden ingediend. Er zijn gevallen bekend waarin DNB verzocht heeft toch een aanvraag in te dienen ondanks het felt dat het niet zeker is of het kantoor zich kwaliflceert als trustkantoor. Op basis van de verstrekte informatie zal DNB bekijken of het kantoor wel of niet beschouwd dient te worden als trustkantoor. Het zal dus waarschijnlijk nog enige tijd duren totdat DNB alle vergunningaanvragen heeft beoordeeld. Het feit dat DNB nog geen uitsluitsel heeft gegeven over een vergunningaanvraag houdt echter niet in dat het betreffende trustkantoor niet reeds moet handelen in overeenstemming met de Wtt en de Wtt Rib! 3. De rol van de compliance officer In dit gedeelte ga ik in op de rol van de compliance officer. Het begrip compliance en daarmee de functie van compliance officer is relatief nieuw in de trustbranche. Er breekt een nieuw tijdperk aan. Veal is nog onbekend of in ieder geval nog niet uitgekristalliseerd. Dit deel van het artikel is een persoonlijke weergave van ervaringen, impressies en verwachtingen. De eerste vraag die gesteld kan worden is of het noodzakelijk is dat een trustkantoor een compliance officer in dienst heeft. Onder de Wtt bestaat er geen wettelijke verplichting tot het hebben van een compliance officer. De wet en de praktijk verschillen zo blijkt in de praktijk. De grote, met name bank gerelateerde trustkantoren hebben meestal reeds een compliance officer in dienst. De grotere niet bank gerelateerde trustkantoren vaak (nog) niet. Onze ervaring Ieert dat DNB bepaalde kantoren, waarbij naar onze mening het aantal personeelsleden en doeivennootschappen een rol speelt, aanraadt een aparte functionaris aan to stellen als interne compliance officer. Dit houdt in dat hettrustkantoor of iemand die reeds in dienst is vrij meet maken van andere taken of iemand hiervoor apart in dienst moeten nemen. Dit heeft nogal wat consequenties. Indien een persoon vanuit de organisatie wordt aangesteld kan er een gat vallen. Bovendien verandert de rol en positie binnen de organisatie voor de persoon die wordt benoemd. De positie ten opzicht van de directe collega's en het management zal veranderen. Waar de compliance officer eerst een vriendelijke joviale collega was, kan hij nu beschouwd worden als een bemoeizuchtige politieagent. Waar zij eerst een functie hadden ondergeschikt aan het bestuur, zullen zij nu kritisch moeten staan ten opzichte van ditzelfde bestuur. Het is inherent aan de functie van compliance officer dat deze zelfstandig moet kunnen opereren en het reilen en zeilen van het trustkantoor vanuit zijn optiek en verantwoordelijkheid zal moeten bekijken. Een extern aangetrokken compliance officer mist wellicht een bepaalde mate van bekendheid met de trustbranche rijdschriftvaor
COMPLIANCE
2005—1
en is niet meteen vertrouwd met een organisatie maar heeft wel het voordeel van onpartijdigheid en objectiviteit. Hoe zit het dan met kleinere kantoren? Kantoren waarvan DNB niet verwacht dat zij vanuit de interne organisatie de mogelijkheid noch de financiele armslag hebben een persoon fulltime in deze functie te benoemen? Zoals eerder gezegd kan DNB deze kantoren niet verplichten tot het in dienst nemen of aanstellen van een compliance officer. Wei heeft DNB ook hier duidelijk gemaakt dat zij verwacht dat kleinere kantoren zichzelf ook laten bijstaan door een persoon die deze functie kan uitvoeren. Dit kunnen volgens DNB collega's zijn, bestuurders van andere kantoren of het inzetten van een externe onafhankelijke professionele compliance officer op parttime basis. Het inzetten van collega's als externe compliance officer kan het binnenhalen van het Paard van Troje zijn. Het laten zien van je interne bedrijfsvoering aan je collega's en zeker het geven van een kijkje in de keuken, het clientacceptatiebeleid, goat heel ver. Het is 'raj bekend dat twee trustkantoren bij elkaar:als compliance officer optreden. De relatie tussen beide kantoren moet echter wel heel speciaal zijn voordatdit gebeurt. Een andere mogelijkheid is het inzetten van een externe compliance officer. Het grote voordeel van het gebruik maken van een externe compliance officer is dat deze een vanzelfsprekende onafhankelijke positie inneemt. Hij of zij heeft geen betrokkenheid bij de dagelijkse bedrijfsvoering en kan vanuit een onafhankelijke positie van buitenaf goed naar de organisatie kijken en op een onafhankelijke wijze commentaar leveren op en/of de organisatie adviseren. Wat zijn de taken van een compliance officer binnen een trustkantoor? Als uitgangspunt voor beantwoording kan de definitie van compliance worden genomen: het naleven van de wet en regelgeving die van toepassing is op trustkantoren; oftewel de taak van de compliance officer is er voor zorg to dragen dat het trustkantoor de wet- en regelgeving waaraan zij onderworpen is op een juiste wijze naleeft. Hierbij moet de term 'voor zorg dragen' beperkt worden uitgelegd. De zorg hebben voor lets betekent met automatisch dat je ook verantwoordelijkheid draagt. Deze ligt wettelijk bij het bestuur. Wellicht een redelijk enge definitie van het begrip 'compliance', echter voor het dage2l lijks gebruik mijns inziens goed hanteer- en verdedigbaar . Ondanks de bruikbaarheid in het algemeen geeft bovenstaande definitie nog geen concreet antwoord op de vraag naar de taken van de compliance officer. Uitgaande van de situatie dat de functie nog niet bestaat blijkt in de praktijk dat als een compliance officer wordt benoemd vaak een taakomschrijving en werkafspraken ontbreken.
20. Het is niet bekend dat trustkantoren een vergunning geweigerd is dus stet ik het aantal afgehandelde gelijk aan het aantal vergunningen. Daarnaasttel ik een groepsvergunning als edn vergunning. 21. Aan de term en inhoud van 'compliance' kan een uitgebreid artikel worden besteed.
13
De Wtt en de Rib Wtt: een bilk in de tijd
Enerzijds komt dit door het karakter van de nieuwe functie. Anderzijds door de cultuuromslag die de bestuurder meet maken. Hij ziet zich liever niet beperkt in zijn bedrijfsvoering door de geldende wet- en regelgeving. De eerste uitdaging die er zal liggen na de aanstelling van een compliance officer is dan ook het vaststellen van de taken en daarbij horende bevoegdheden. Dit zal in het merendeel van de gevallen moeten gebeuren in samenspraak tussen de compliance officer en het bestuur. Een uitdaging voor beide partijen! De afspraken moeten helder en duidelijk zijn voordat aan de uitvoering van de functie kan worden begonnen. Trustkantoren zullen ongetwijfeld sterk verschillende invulling geven aan de taken en bevoegdheden van hun compliance officers. Op welke processen en procedures krijgt hij in welke mate invloed ? Hierbij zullen het gegevon of een compliance officer in loondienst is bij het trustkantoor en de opstelling van beide partijen van invloed zijn. De compliance officer zal zoveel mogelijk onaf hankelijk moeten en willen zijn ten opzichte van de orga22 nisatie wit hij in staat zijn de ultieme doelstelling te bereiken. In het volgende stuk breng ik een aantal thema's ter sprake waar de compliance officer een rol in zou kunnen spelen. Het hangt, zoals reeds opgemerkt, af van de taakomschrijving wat de daadwerkelijke rol en functie van de compliance officer is. Het eerste thema: de rol van de compliance officer bij het bevorderen van de integriteit van het trustkantoor. De functie van compliance officer wordt vaak gezien als een toezichthoudende functie. In de ogen van velen wordt dit, onjuist, beschouwd als een relatief passieve of beter gezegd reactieve rol. Bij het bevorderen van de integriteit van het trustkantoor is zijn functie duidelijk pro-actief. Het is ook de taak van de compliance officer om het bestuur en via hen alle medewerkers op de hoogte te houden van al hetgeen dat op het gebied van wet- en regelgeving van belang is. De compliance officer is wat dat betreft de persoon die enerzijds de kennis heeft van de wet- en regelgeving anderzijds kan bepalen wat belangrijk is voor de bedrijfsvoering van de organisatie. Behalve een toezichthoudende rol is er dus ook een sterk adviserende en ondersteunende taak. Is er nog een verschil tussen een interne en externe compliance officer? Ik denk van wet. Een interne compliance officer zal zich herhaaldelijk met dezelfde soort problemen zien worden geconfronteerd dat inherent is aan de kring van clienten van het kantoor. Een externe compliance officer zat vaak bij meerdere kantoren over de vloer komen en te maken krijgen met een grotere diversiteit aan problemen. De kennis opgedaan bij het ene kantoor kan ten positieve worden aangewend in het oplossen van uitdagingen bij het volgende kantoor. De externe compliance officer kan uit meer bronnen putten dan een interne compliance officer bij het oplossen van uitdagingen: des te meer je verzamelt des te meer je hebt en kunt delen!
kan spelen is bij het aannemen en/of aanstelling van personen in een bepaalde functie. Er bestaan drie groepen functionarissen: 1. functionarissen die het betrouwbaarheidsonderzoek van DNB moeten ondergaan namelijk de uiteindelijk belanghebbende(n), bestuurders, commissarissen en (mede)beleidsbepalers van het trustkantoor; 2. functionarissen die een integriteitgevoelige functie hebben maar geen betrouwbaarheidsonderzoek dienen te ondergaan en 3. overige functionarissen. In het geval dat een trustkantoor iemand aanneemt en/of aanstelt in een positie zoals genoemd in art. 3, onderdeel a en b Wtt of andere integriteitgevoelige functie stelt de wet dat er een onderzoek meet worden gepleegd naar de integriteit van de betreffende kandidaat. De compliance officer kan in dit proces een duidelijke rol spelen. Bij het overwegen iemand in dienst te nemen kunnen sterk subjectieve aspecten meespelen: hij is actief bij dezelfde sportvereniging, is lid geweest van dezelfde studentenvereniging en hij past 'perfect' in ons team. Dit kan vertroebelend werken. De wens iemand in dienst te nemen kan dusdanig sterk zijn dat het onderzoek naar de integriteit van de betreffende persoon niet objectief wordt uitgevoerd. Een externe compliance officer kan gevoeismatig makkelijker een grotere mate van objectiviteit aan de dag leggen. Volgend thema waar de interne en externe compliance officer een rol speelt zijn de incidenten. Op het moment dat een trustkantoor te maken krijgt met een incident is waakzaamheid geboden. Een incident is een reele bedreiging voor de integriteit van een trustkantoor. Een interne compliance officer heeft in zo'n geval ondanks een theoretisch onafhankelijke positie tech een dienstverband met het trustkantoor in tegenstelling tot de externe compliance officer. Ik denk dat juist bij de incidentenbehandelieg het buiten de organisatie staan van de compliance officer hem de mogelijkheid geeft de situatie afstandelijker te beoordelen. Hij staat buiten de politieke gevoeligheden die binnen een organisatie kunnen [even. Hij kan zonder vrees voor zijn carriere de situatie tegemoet treden. Het laatste thema dat ik hier aanstip is de clientacceptatie: het belangrijkste proces binnen een trustkantoor, immers zonder clienten geen trustkantoor. Het spanningsveld hier is het risico van het weigeren van een 'niet-solide' client en het commercieel belang. Idealiter wordt de compliance officer van het begin af aan betrokken bij het proces van de clientacceptatie. In dat geval kan de compliance officer in een vroegtijdig stadium advies geven over de opbouw en onderbouwing van het clientacceptatiedossier. Aangezien hij zich van meet af aan kan bezighouden met het maken van risicoanalyses is eerder duidelijk of er mogelijkerwijs een negatief advies uit kan rollen. De objectiviteit en onafhankelijke positie van een externe compliance officer zal eerder Ieiden tot een weloverwogen advies.
22. De ultieme doelstelling van een compliance officer is mijn ogen er zorg voor dragen dat zowel de wet als regelgeving wordt nageleefd, de integriteit gewaarborgd, de risico's beperkt terwijl het trustkantoor geen commercieel nadeel hier-
Het tweede thema waar de compliance officer een rol in 14
T/dschrift voor
COMPLIANCE 2005—1
0
van ondervindt
0.
Uit de boekenkast van de bedrijfsethiek
Daarnaast zal een compliance officer die zich regelmatig bezig houdt met de acceptatie van clienten ook een steeds beter ontwikkeld gevoel krijgen inzake het wel of niet accepteren van een client. Hij zal betere procedures ontwikkelen. 4.
Slotwoord
Tot slot van dit artikel wil ik zowel de compliance officer als trustondernemer die zich geconfronteerd ziet met de huidige wet- en regelgeving, nog een aantal adviezen en overwegingen meegeven. Allereerst wordt niet alleen u maar ook DNB voor het eerst geconfronteerd met de Wtt en de Rib Wtt. Wat dat betreft zit u beiden in hetzelfde schuitje. Het is dus veel beter de situatiete zien als een gezamenlijk proses, een proses waar DNB en de trustbranche samen uit moeten komen.
I
Daarnaast ben ik van mening dat de trustbranche de weten regelgeving en de daaruit voortkomende verplichting een vergunning aan te vragen niet als bezwarend moet zien. Ik denk eerder dat het een uitdaging is voor trustkantoren en dat de hele branche uiteindelijk gebaat zal zijn bij de exercitie die op het ogenblik aan de gang is. Zoals ik al eerder zei, is het een gezamenlijk proces. DNB heeft ook nog niet alle kennis in huis en is nog niet zo bekend met
de dagelijkse praktijk van het trustwezen zoals u. Eigen initiatieven, initiatieven ondernomen door een trustkantoor om to voldoen aan de wet- en regelgeving, worden dan ook van harte toegejuicht door DNB. Behalve een controlerende functie hebben ze ook een sturende functie. Daarnaast is gebleken dat DNB trustkantoren te huip komt waar trustkantoren vragen hebben over de implementatie van wet- en regelgeving. Maak hiervan gebruik! Ervaring leert dat DNB absoluut hulpvaardig is. Ten slotte wil ik iedereen nogmaals attenderen op het felt dat de wet- en regelgeving al van toepassing is. Onafhankelijk van het feit of het betreffende trustkantoor wel of geen vergunning heeft verkregen. Ik raad trustkantoren dan ook aan niet een afwachtende passieve houding aan te nemen. Niet te wachten op een controle van DNB maar zeif stappen to ondememen; aan DNB te tones dat zij bezig zijn met implementatie van de wet- en regelgeving, dat er stappen worden ondernomen om de integriteit van de trustkantoren te vergroten. Het felt dat u dit artikel leest en dus op de hoogte bent van het Tijdschrift voor Compliance en er wellicht goabonneerd op bent, is ~n van de kleine zaken waardoor u aan DNB toont, net zoals zij, bezig te zijn met een vergroting van de integriteit en verdere professionalisering van de trustbranche.
