De Wet Kinderopvang voor werkgevers Vele werkgevers krijgen in verband met de nieuwe Wet Kinderopvang van hun werknemers vragen over de bijdrage van de werkgever in de kosten van de kinderopvang. Dat deze vraag niet zo eenvoudig beantwoord kan worden door vele werkgevers wordt kort toegelicht aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden en de consequenties voor de werkgever. Tevens wordt in het artikel aangegeven welke acties een werkgever kan nemen om de zaken voor zichzelf en de werknemer duidelijk te maken.
Bestaande kinderopvangregeling 2004 Het voorbeeld is van een werkgever die werkzaam is in de bouw. Hij volgt de bouw CAO en volgens de CAO hebben zijn werknemers een kinderopvangregeling. Deze kinderopvangregeling loopt tot eind 2004. De uitvoering van deze kinderopvangregeling is middels een kinderopvangfonds weggelegd bij een bemiddelaar. De ouders worden dan ook door de werkgever voor de bemiddeling van kinderopvang verwezen naar deze bemiddelaar. Op verzoek van de ouders verzorgt deze bemiddelaar in 2004 de toekenning van deelname aan de regeling voor kinderopvang. De bemiddelaar bemiddelt en contracteert voor kinderopvang namens de werkgever, de kinderopvang bij een kinderopvanginstelling. De bemiddelaar bepaalt het bedrag van de resterende ouderbijdrage en verzorgt de betaling van de kinderopvangorganisatie. Hiervoor toetst de bemiddelaar onder andere of de werknemer daadwerkelijk in dienst is bij de werkgever. Is er een grens gesteld aan het maximale aantal deelnemers of het totale fondsbudget, dan bepaalt de bemiddelaar wie er wel mag deelnemen en wie niet. De bemiddelaar beheert de besteding van het geld uit het kinderopvangfonds dat door de werkgevers en de werknemers door premieheffing opgebracht wordt voor de betaling van de facturen van de kinderopvangorganisaties. De kinderopvangorganisatie factureert daarvoor alle kosten direct aan de bemiddelaar. De kinderopvangregeling 2004 voor de bouw geeft alleen een bijdrage voor kinderen van 0-4 jaar. Het kinderopvangfonds van de werkgevers in de bouw draagt 50% bij na aftrek van de ouderbijdrage. De bemiddelaar berekent de ouderbijdrage op basis van de adviestabel 2003 van het Ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid. De ouderbijdrage is afhankelijk van het belastbare inkomen van de ouder(s). Deze moet voor een juiste vaststelling van de ouderbijdrage eigenlijk door de werkgever actueel verstrekt worden aan de bemiddelaar. Het kinderopvangfonds van de werkgevers in de bouw vergoedt maximaal € 170,17 per maand per kind bij een fulltime dienstverband.
Vraagstelling van de werknemers Met de komst van de Wet Kinderopvang zijn er voor de werknemers met kinderen in opvang ook een groot aantal veranderingen. Vanaf 1 januari 2005 zijn de ouders de enige contractpartij van de kinderopvangorganisatie. Alle werkgeverscontracten met kinderopvangorganisaties moeten dan ook opgezegd zijn per 31 december 2004.
Pagina: 1/9
Om in aanmerking te komen voor subsidie van het Rijk moeten de ouders hun kind(eren) in opvang hebben bij een geregistreerde kinderopvangorganisatie. De ouders moeten deze subsidie zelf aanvragen bij de Belastingdienst. Naast de subsidie van de Belastingdienst kan de ouder ook een belastingvrije bijdrage voor de kinderopvang vragen bij zijn/haar werkgever. Beide werkgevers kunnen gezamenlijk maximaal 1/3 deel van de kosten voor kinderopvang belastingvrij vergoeden aan haar werknemers. De Belastingdienst zal een aanvullende rijksbijdrage geven aan de ouders indien de beide werkgevers niet vergoeden tot maximaal 1/3 deel van de kosten voor kinderopvang. Dit is beperkt tot een uurprijs van € 5,68 voor kinderen tot 4 jaar en € 6,13 voor kinderen in de leeftijd van 4 tot ca. 12 jaar. De vraagstelling van de ouders aan hun werkgevers is dan ook eenvoudig: Op welke werkgeversbijdrage kunnen wij voor het komende jaar 2005 rekenen zodat wij de aanvraag voor subsidie bij de Belastingdienst volledig ingevuld kunnen indienen? Meestal wordt het verzoek voor een bijdrage van de werkgever door de werknemer onderbouwd met een offerte of een contract voor 2005 met de voorziene kosten voor kinderopvang.
Vraagstelling van de werkgever Menig werkgever wordt door het verzoek van de werknemer voor een bijdrage in de kinderopvang enigszins verrast. Dit komt omdat voor veel CAO's de uitvoering van de bemiddeling van kinderopvang voor 2004 weggelegd is bij een kinderopvangfonds die een bemiddelaar ingeschakeld heeft voor de uitvoering van de kinderopvangregeling. De natuurlijke reactie van een werkgever is dan ook dat de werknemer voor de werkgeversbijdrage contact op moet nemen met de bemiddelaar. Korte tijd nadat de werknemer contact gezocht heeft met de bemiddelaar komt hij weer bij de werkgever terug met opnieuw hetzelfde verzoek om een werkgeversbijdrage voor de kinderopvang. Achtergrond van het tweede verzoek van de werknemer is namelijk dat de CAO voor 2005 nog niet bekend is en dat de bemiddelaar alleen diensten verleent voor het lopende jaar tot 31 december 2004. Omdat onze werkgever in de bouw niet weet welke werknemers wel gebruik maken van de huidige kinderopvangregeling en wie er eventueel voor kinderopvang in aanmerking komen, overweegt hij om onder zijn personeel een inventarisatie te houden. Echter, een inventarisatie schept verwachtingen die momenteel niet waargemaakt kunnen worden door onze werkgever. Enerzijds is de CAO nog niet bekend en anderzijds heeft onze werkgever de indruk dat hij niets te vertellen heeft over de uitvoering van de kinderopvangregeling voor zijn werknemers. Deze ligt voor 2004 in zijn geheel bij zijn bemiddelaar en voor 2005 is niet duidelijk of er wat met de bemiddelaar afgesproken wordt over de uitvoering van de kinderopvangregeling van onze werkgever in de bouw. Een belangrijk aandachtspunt van onze werkgever is dat hij graag zelf sturing wenst te hebben op het toekennen van een bijdrage kinderopvang aan zijn werknemers. Hierbij wil hij Pagina: 2/9
voor zijn werknemers een gelijke behandeling waarbij er geen onderscheid meer is tussen werknemers met kinderen jonger dan 4 jaar en werknemers met oudere kinderen. Ook wil de werkgever uit ons voorbeeld het budget voor kinderopvang maximeren, deze zo optimaal mogelijk besteden en hierover met betrekking tot de toekenning van een bijdrage voor kinderopvang zelf zeggenschap houden. Dit alles binnen de kaders en de afspraken van de CAO. De werkgever in ons voorbeeld ziet uit de nieuwe aanvragen voor de bijdrage in de kosten voor kinderopvang dat de jaarlijkse kosten per kind liggen tussen de €2.000,- en €12.000,-. De gemiddelde kosten liggen per kind op ongeveer € 6.000,- per jaar. Wanneer onze werkgever 1/6 deel van de kosten voor kinderopvang vergoedt betaalt hij € 1.000,- onbelast aan de werknemer. Dit is per kind maandelijks € 83,33. Voor een volledige opvangplaats van € 12.000,- draagt onze werkgever dan maandelijks €166,66 bij. Dit ligt onder het huidige CAO-maximum van € 170,17 per maand. Doordat de Wet Kinderopvang duidelijk stelt dat elke vorm van bemiddeling die de werkgever beschikbaar stelt aan de werknemer, loon in natura is, ziet de werkgever in ons voorbeeld af van extra dienstverlening van een bemiddelaar omdat hij geen extra verzwaring van zijn salarisadministratie wenst. Uitgangspunt is dat het zoeken en contracteren van kinderopvang de eigen verantwoording van de werknemer is.
Kinderopvangfonds Voor veel bedrijfstakken is er in de CAO vastgelegd dat er een Stichting Kinderopvangfonds is die voor de gehele bedrijfstak zorg draagt voor het bevorderen van voldoende kwalitatief goede opvang voor kinderen van de werknemers in de bedrijfstak, door het leveren van een financiële bijdrage in de kosten van een kindplaatsvoorziening. Om deze doelstelling in het verleden waar te maken heeft de Stichting inkomsten van werkgevers, werknemers en de overheid. De inkomsten van de werknemers worden in de vorm van een premie van bijvoorbeeld 0,2% ingehouden op het salaris en administratief verwerkt door bijvoorbeeld Relan Pensioen B.V. Uit de jaarverslagen van kinderopvangfondsen komt naar voren dat de beheer- en administratiekosten van een fonds jaarlijks op ongeveer 8% van de ontvangen gelden ligt. In de oude regeling is ongeveer 15% van de totale kosten van de kinderopvang afkomstig van de werknemers door premieheffing. Dit bedrag wordt door het fonds als onderdeel van de werkgeversbijdrage ingezet. De werkgever vult het resterende deel van de kosten aan met een eigen bijdrage. Deze ligt tussen de 15% en 30% van de kosten afhankelijk van de huidige bedrijfsregeling. De overheid betaalde 30% of 50% van de kosten voor kinderopvang door korting op de loonheffing. De rest draagt de werknemer zelf bij. Voor de bemiddeling van kinderopvang en de administratieve werkzaamheden die hiermee samengaan maakt een Stichting Kinderopvangfonds meestal gebruik van een bemiddelaar. De dienstverlening van de bemiddelaar wordt apart in rekening gebracht bij de ondernemer. In gesprekken van onze werkgever met andere werkgevers komt naar voren dat de toekenning van een bijdrage kinderopvang door een kinderopvangfonds in vele gevallen niet door de individuele werkgever aan te sturen is. Dit kan vooral vervelend zijn wanneer een Pagina: 3/9
kinderopvangfonds een strikt budget hanteert dat geldig is voor de werknemers van alle deelnemende werkgevers. Veelal is de werkwijze van een fonds dat de bijdrage toegekend wordt op volgorde van binnenkomst. Wanneer het kinderopvangfonds uitgeput is wordt de aanvraag afgewezen en wordt de werknemer op een zogenaamde financiële wachtlijst geplaatst. Dit betekent dat de werknemer geen werkgeversbijdrage kinderopvang krijgt ondanks het feit dat er wel een CAO is met een kinderopvangregeling. De werknemers vissen dan naast het net ook al draagt de individuele werkgever voldoende aan het fonds af om de bijdrage voor de eigen werknemers te kunnen betalen. Er zijn werkgevers die hier in het verleden handig gebruik van gemaakt hebben. Zij hebben voor hun werknemers zeer tijdig een kinderopvangbijdrage aangevraagd bij het kinderopvangfonds. Het resultaat was dat bij een bepaald fonds de werknemers van één grote werkgever het overgrote deel van de fondsbijdrage voor kinderopvang opsoupeerden en dat de werknemers van vele kleine organisaties het nakijken hadden en op de financiële wachtlijst geplaatst werden. Dit inzicht was voor de desbetreffende CAO aanleiding om het kinderopvangfonds op te heffen en de uitvoering van de kinderopvangregeling vanaf 1 januari 2005 onder te brengen bij de individuele werkgevers. Een bijkomend voordeel dat werkgevers krijgen door de kinderopvangregeling in eigen beheer te nemen is dat de liquiditeit van de werkgever toeneemt. De werkwijze bij een fonds is dat de bijdrage van de werkgever aan een kinderopvangfonds gedaan wordt op basis van een voorschotbetaling voor bijvoorbeeld 3 maanden. In de loop van de tijd vindt de betaling van de werkgeversbijdrage plaats, dit totdat het kinderopvangfonds uitgeput is. Wanneer de gelden voor kinderopvang in de eigen organisatie beheerd en betaald worden, verbetert de liquiditeit van de onderneming licht. Een bijzonder aandachtpunt dat naar voren komt door de invoering van de Wet Kinderopvang is dat de doelstelling van menig kinderopvangfonds in het geheel niet meer van toepassing is. Immers, het is niet aan een bedrijfstak om voldoende kindplaatsvoorzieningen voor de werknemers van de bedrijfstak in te kopen. Deze taak is geheel en alleen weggelegd bij de ouders en niet bij Stichtingen voor een bedrijfstak. Een andere doelstelling van de stichtingen kinderopvangfonds van de bedrijfstakken was het garanderen van kwalitatief goede opvang voor de kinderen van werknemers, werkzaam in de bedrijfstak. Deze taak vervalt ook met de Wet Kinderopvang en is wettelijk weggelegd bij de GGD. Dit betekent dat de bestaansgrond van een Stichting Kinderopvangfonds door de invoering van de Wet Kinderopvang is weggevallen. Er is dan ook geen grond meer om premies te heffen op het salaris van werknemers voor een kinderopvangfonds. Bij verdere bestudering van de artikelen van een Stichting Kinderopvangfonds die betrekking hebben op de uitvoering van de kinderopvangregeling door de ingeschakelde bemiddelaar komt naar voren dat deze artikelen door de invoering van de Wet Kinderopvang in het geheel niet meer geldig zijn. Zo is het niet de bemiddelaar die namens de Stichting Kinderopvangfonds een kindplaatsvoorziening contracteert maar is het de ouder die zelf een contract sluit met een kinderopvanginstelling. Het moge duidelijk zijn dat alle afgeleide administratieve procedures voor een bemiddelaar die in de statuten vastgelegd zijn ook niet meer van toepassing zijn door de Wet Kinderopvang.
Pagina: 4/9
Opvallend is dat bemiddelaars bij het aanbieden en contracteren van nieuwe producten en diensten in het kader van de uitvoering van de kinderopvangregeling met de nieuwe Wet Kinderopvang nog steeds een beroep doen op de financiële middelen van een kinderopvangfonds. Strikt formeel kan dit niet zolang de statuten van een Stichting Kinderopvangfonds niet gewijzigd zijn en een Stichting Kinderopvangfonds besloten heeft om de nieuwe dienstverlening collectief aan te bieden aan de werkgevers van de bedrijfstak. Om als werkgever uit deze impasse te geraken is het mogelijk om vrijstelling aan te vragen bij het kinderopvangfonds van de bedrijfstak. Vrijstelling wordt door de bedrijfstak meestal gegeven wanneer er door een werkgever een eigen kinderopvangregeling overeengekomen wordt. De vraagstelling door de Wet Kinderopvang is reeds zo, dat een werkgever zelf aan moet geven welke aanspraak op een bijdrage in de kosten voor kinderopvang de werknemer heeft. Een kleine stap verder is te zeggen dat het bestaande kinderopvangfonds ophoudt per 1 januari 2005 en dat de hierin aanwezige gelden teruggestort worden naar de werkgevers om een gedegen eigen kinderopvangregeling op te stellen.
Salarisadministratie werkgever Het besluit om de werkgevers zelf de bijdrage kinderopvang te laten beheren wordt versterkt doordat de rekenwijze voor het vaststellen van de werkgeversbijdrage in 2005 zo eenvoudig is dat het ook met enige toelichting in eigen beheer uitgevoerd kan worden. Delen door 6, het maximeren van de uurprijs, het bepalen van maximale duur voor kinderopvang en het vaststellen van een maximum budget is door de salarisadministratie snel gedaan wanneer alle declaratiegegevens van de werknemer beschikbaar zijn. De administratieve werkwijze wordt voor de ondernemer complexer bij het uitbesteden van de werkgeversregeling kinderopvang aan bijvoorbeeld een bemiddelaar. Dit komt omdat er tussen de werkgever en de bemiddelaar veel gegevens uitgewisseld moeten worden over de actuele werkrelatie van de werknemer. Om een juiste bepaling van de werkgeversbijdrage te krijgen moeten ook bij de bemiddelaar alle personeelsgegevens actueel beschikbaar zijn. Zo zullen maandelijks alle nieuwe werknemers doorgegeven moeten worden die voor kinderopvang in aanmerking kunnen komen. Alle werknemers met kinderopvang die uit dienst treden moeten per vertrekdatum opgezegd zijn bij de bemiddelaar. Wanneer er getoetst moet worden op de werktijden en de werkduur moet de bemiddelaar de actuele werktijden en werkduur van de salarisadministratie doorgestuurd krijgen. Wanneer een werknemer langdurig ziek of afwezig is moet de bemiddelaar dit ook gesignaleerd krijgen, dit afhankelijk van de bedrijfsregeling kinderopvang. Omdat een bijdrage in de kosten voor kinderopvang onderdeel is van het loon van de werknemer hoort het eigenlijk een logisch onderdeel te zijn van de loonstrook van de werknemer. Wanneer de bijdrage kinderopvang hierop vermeld staat, maakt het integraal onderdeel uit van de periodieke loonbetalingen, premieberekeningen en belastingheffingen en van de jaaropgave van de werkgever voor de fiscus. De betalingen voor de bijdrage kinderopvang kunnen ook via een andere geldstroom plaatsvinden. Veelal heeft de werkgever er geen direct zicht meer op wanneer het niet in zijn eigen organisatie uitgevoerd wordt, terwijl hij wel volledig verantwoordelijk is voor deze Pagina: 5/9
geldstromen. Voor eventuele onrechtmatigheden in de bijdragen voor de kosten van kinderopvang kan de werkgever direct aangesproken worden ook al worden ze administratief verwerkt door een derde. Zo is de werkgever verantwoordelijk voor eventueel af te dragen loonbelastingen en premies op de bedragen die onrechtmatig betaald zijn door een bemiddelaar aan de werknemers voor de bijdrage kinderopvang. Voor de Wet Kinderopvang bestaat momenteel nog enige onduidelijkheid over de richtlijnen voor de loonbelastingen van het ministerie van Financiën. Er is wel duidelijkheid over het deel dat als kosten kinderopvang belastingvrij vergoed mag worden aan de ouders. Wat onder belastingvrije kinderopvang valt is nog niet eenduidig vastgesteld. Zo kan de ouder ook kinderopvang afnemen voor privé doeleinden zoals winkelen, sporten, fitnessen, sociale contacten, etc. Ervaringen in het recente verleden laten zien dat de fiscus op een bepaald moment alle loonbetalingen belast die door de werkgever gedaan worden in het kader van privé gebruik van enige voorziening voor de werknemer. Wanneer de fiscus de werkgeversbijdrage voor privé gebruik van kinderopvang beschouwt als belast loon, dan wordt het voor de werkgever belangrijk om maximaal slechts de kinderopvang te vergoeden beperkt tot de contractuele werkduur. Privé gebruik kinderopvang is het verschil tussen het totale aantal uren kinderopvang dat afgenomen is en de tijd die de ouder(s) in verband met hun werk niet kunnen besteden aan de opvang van hun kind(eren). Vanaf 1 januari 2005 is het privé gebruik kinderopvang op eenvoudige wijze te controleren met de uren van het arbeidscontract omdat het aantal uren kinderopvang verplicht op de kinderopvangfacturen vermeld moet staan. Naast de onduidelijkheid over de fiscale consequenties van privé gebruik van kinderopvang zorgt het vergoeden hiervan ook dat de budgetten voor kinderopvang sneller uitgeput raken dan strikt noodzakelijk. Dit kan betekenen dat werknemers die voor eigen nut extra kinderopvang nemen door de werkgever een bijdrage krijgen terwijl andere werknemers die op een later moment een bijdrage vragen voor kinderopvang gedurende de werktijd geen bijdrage krijgen. In de loop van een jaar zijn er niet alleen wijzigingen van werknemers in de kinderopvang maar ook de wijzigingen van werktijden, arbeidscontracten en gezinssamenstelling. De meeste wijzigingen moet de werkgever sowieso administreren en verwerken in de eigen personeels- en salarisadministratie. Het inhuren van een externe bemiddelaar voor het verwerken van de kinderopvang kost de werkgever dan ook extra tijd voor het aanleveren van de actuele gegevens voor de gewerkte uren van de werknemer en de wijzigingen in arbeidscontracten en de gegevens van werknemers die in dienst komen en vertrekken. De dienstverlening van een externe bemiddelaar is ook niet gratis. De tarieven voor de werkgevers zijn veelal vastgesteld als een vast bedrag per kind. Voor de administratieve ondersteuning van de bemiddelaar moet voor 2005 rekening gehouden worden met kosten die liggen tussen € 120,- en € 240,- per kind per jaar. Dit afhankelijk van het aantal kinderen dat per werkgever administratief verwerkt moeten worden en het niveau van de dienstverlening. Voor onze werkgever met een gemiddelde werkgeversbijdrage van € 1.000,per kind per jaar zijn dit tussen 12% en 24% aan extra externe administratiekosten enkel voor de bemiddelaar. Wanneer er verder beperkingen zijn op de toekenning van een bijdrage zijn de bemiddelaarkosten procentueel zelfs hoger. De extra uren voor de eigen aanlevering moeten in de berekening ook meegeteld worden bij de totale administratiekosten.
Pagina: 6/9
Naast de kosten voor de bemiddelaar moet ook nog rekening gehouden worden met de kosten voor de incasso van de premies door bijvoorbeeld Relan Pensioenen B.V.. In het verleden bedroegen de kosten voor de incasso en het administratief beheer ongeveer 8% van het bedrag dat jaarlijks door het kinderopvangfonds werd ontvangen. Doordat het maximale werkgeversdeel terugzakt naar maximaal 1/3 van de totale kosten voor kinderopvang en de incasso- en beheerkosten niet afnemen, lopen de beheerkosten voor het kinderopvangfonds zelf ook op tot 24%. De totale kosten voor de stichtingadministratie, het beheer van de gelden en de bemiddeling door de ingeschakelde bemiddelaar liggen bij de nieuwe situatie van de Wet Kinderopvang minimaal tussen 33% en 50% van de door de werknemer en werkgever opgebrachte gelden! Het percentage is nog hoger wanneer er kleinere bijdragen aan de werknemers verstrekt worden dan belastingvrij toegestaan. De vraag waar de werkgever dan ook mee zit is waarom hij de kinderopvangregeling niet zelf kan uitvoeren voor zijn werknemers vanaf 1 januari 2005.
Gewenste situatie voor de werkgever De hiervoor beschreven situatie en werkwijze is voor onze werkgever een ongewenste situatie om een aantal redenen welke we kort beschrijven. Vanuit deze achtergrond bepalen we dan ook wat de gewenste situatie is voor de werkgever. •
•
•
•
Momenteel weet onze werkgever niet wie van zijn werknemers er wel en wie er geen gebruik maken van de kinderopvangregeling van het bedrijfsfonds. De werkgever weet niet waarom er door een werknemer geen gebruik gemaakt wordt van het kinderopvangfonds. Ook weet de werkgever niet welke werknemers er bij het kinderopvangfonds om budgettaire redenen op een wachtlijst staan. Om voor zijn werknemers kwalitatief een betere invulling aan de arbeidsvoorwaarden te geven wil onze werkgever zelf uitvoering geven aan de eigen bedrijfsregeling kinderopvang. Onze werkgever is momenteel voor de uitvoering van de kinderopvangregeling door het bedrijfsfonds gebonden aan één onpersoonlijke standaard wijze van uitvoering van de kinderopvangregeling. Eventuele aanvullingen en extra's voor haar werknemers hebben geen enkele zin omdat dit buiten de kaders en mogelijkheden van een kinderopvangfonds valt. Om de mogelijkheden van de Wet Kinderopvang optimaal te gebruiken voor haar werknemers wil onze werkgever binnen de kaders van de CAO van de bouw haar werknemers individueel in combinatie met andere salariscomponenten aanvullende mogelijkheden voor de bijdrage kinderopvang bieden die niet mogelijk zijn vanuit een kinderopvangfonds. Onze werkgever beheert momenteel alle gegevens van haar werknemers en de arbeidscontracten in de personeels- en salarisadministratie. Verplichte aanlevering van gegevens aan bemiddelaars over mutaties van werknemers, arbeidscontracten en gezinssituatie leiden bij onze werkgever tot een extra administratieve werklast en onnodige kosten. De wens van de werkgever is om alle loongerelateerde betalingen voor kinderopvang maandelijks via de bestaande procedures en werkwijze bij de salarisadministratie af te handelen. Onze werkgever wenst niet verantwoordelijk gesteld te worden voor de eventuele fiscale consequenties van een declaratieadministratie en de uitgevoerde betalingen voor genoten kinderopvang van haar werknemers waar de werkgever zelf geen direct Pagina: 7/9
•
inzicht in heeft. Vanuit de verantwoordelijkheid van werkgever naar de fiscus voor haar eigen administratie wenst onze werkgever zelf te bepalen waar en door wie deze administratie gevoerd wordt. De administratieve kosten van het beheer van een kinderopvangfonds zijn met een percentage van minimaal tussen de 33% en 50% aan de hoge kant. Daarbij komt dat een kinderopvangfonds een extra beslag legt op liquide middelen van de ondernemer. De wens van de ondernemer is dat de administratiekosten significant lager zijn en dat er geen onnodig beslag gelegd wordt op liquide middelen van de werkgever.
Samengevat wenst onze werkgever zijn declaratieadministratie voor de bijdrage kinderopvang voor de eigen werknemers geheel zelf te voeren. De berekende bedragen voor de bijdrage kinderopvang moeten periodiek met het salaris aan de werknemer op de loonstrook uitbetaald worden. Dit met minimale inspanning en tegen acceptabele kosten.
Oplossing: Internet en KISS4KIDS Een werkgever kan een vergaande vermindering van de administratieve werklast voor de werkgeversbijdrage bereiken door gebruik van KISS4KIDS. KISS4KIDS is een Internet portal waarmee de werkgever zijn bedrijfsregeling samenstelt. Wanneer de werkgever een definitieve goedgekeurde bedrijfsregeling kinderopvang heeft, kan hij deze publiceren in KISS4KIDS. De werknemer kan vervolgens op het Internet in de KISS4KIDS portal nagaan wat de voorwaarden voor deelname aan de bedrijfsregeling zijn en nagaan waar hij aanspraak op kan maken. Op de KISS4KIDS portal kan de werknemer dan een aanvraag voor kinderopvang doen bij de werkgever. KISS4KIDS berekent direct voor de werknemer wat de hoogte van de financiële bijdrage is waar de werknemer op kan rekenen. Wanneer de aanvraag compleet is dient de werknemer ze in bij de werkgever samen met het contract voor kinderopvang. De werkgever toetst of de ingediende gegevens op de aanvraag juist zijn. De werkgever corrigeert eventuele fouten in de aanvraag en stelt een bepaalde werkgeversbijdrage vast voor de kinderopvang. Afhankelijk van de gekozen werkwijze in de bedrijfsregeling kan de werkgever overgaan tot het betalen van een voorschot voorafgaande aan de maand en het declareren na afloop van een vastgestelde periode of van het betalen van de bijdrage op basis van maandelijkse declaraties van de werkelijke kosten voor kinderopvang. De declaraties worden in KISS4KIDS bijvoorbeeld thuis ingevoerd door de werknemer zelf. Na invoer overlegt hij een kopie van de bewijsstukken bij de werkgever zodat hij de ingevoerde declaraties kan toetsen. Het voorschot en de betalingen van de declaraties kunnen naar keuze aan de salarisadministratie aangeleverd worden zodat ze met deze procedure integraal mee kunnen lopen. Na afloop van het jaar wordt er een jaaropgave gedraaid voor de totale betalingen die de werkgever gedaan heeft voor kinderopvang.
Pagina: 8/9
De hier beschreven werkwijze met de Internet portal KISS4KIDS heeft een groot aantal voordelen: •
•
•
•
•
•
•
De werkgever heeft een aanzienlijk lagere werklast doordat de werknemer de gegevens zelf invoert in KISS4KIDS en de verdergaande werkstroom gebruik maakt van reeds ingevoerde gegevens. In de praktijk werkt de werkwijze met een internet applicatie voor de werknemers met een kinderopvangregeling al meer dan 3 jaar bij het ministerie van Justitie. De besparingen die Justitie hiermee bereikt op de administratieve werklast liggen boven de 80% in vergelijking met een traditionele verwerking. De kwaliteit van de dienstverlening naar de werknemer is aanzienlijk beter dan bij de traditionele werkwijze. De dienstverlening op het Internet is sneller en accurater. Het geeft aanzienlijk minder fouten dan handmatige verwerking en daardoor veel minder klachten van de werknemers. De kosten voor de administratieve verwerking zijn aanzienlijk lager dan voor een traditionele verwerking. KISS4KIDS wordt op basis van een abonnement beschikbaar gesteld voor 1,75% exclusief BTW op de bedragen die maandelijks aan de werknemer betaald worden. Voor de werkgever is er een Internetaansluiting nodig. De werkgever doet geen investeringen in hardware, software of onderhoud. Ook de back-ups en beveiliging verzorgt KISS4KIDS. Het financieel risico dat de werkgever loopt en het kapitaalbeslag voor kinderopvang is met KISS4KIDS weggenomen en daarmee aanzienlijk lager dan bij een bedrijfsfonds dat beheerd wordt door een bemiddelaar. Bij KISS4KIDS beheert de werkgever alle middelen en budgetten die het voor kinderopvang beschikbaar stelt geheel zelf. Deze worden dan ook niet vroegtijdig ontrokken aan de liquide middelen van een bedrijf om overgemaakt te worden aan een derde. Bij KISS4KIDS betaalt de werkgever alleen voor de verleende administratieve dienstverlening en beschikbaarstelling van de KISS4KIDS portal aan haarzelf en haar werknemers. Bij KISS4KIDS voert de werkgever geheel zelf zijn administratie. Hierbij geeft KISS4KIDS een systeemondersteuning bij het verwerken van de werkstromen van en naar de werkgever. Doordat de werkgever volledige sturing kan geven aan zijn eigen administratie kan hij ook de verantwoording hiervoor dragen. De werkgever wordt daarbij in KISS4KIDS ondersteund met online managementrapportages en zicht op de actuele positie van haar werknemers. Het gebruik van efficiëntere werkwijzen voor de administratie van de werkgeversregeling voor de kinderopvang zorgt dat de werkgever netto een groter budget beschikbaar heeft voor daadwerkelijke bijdrage voor kinderopvang voor de werknemers. De lage administratieve werklast en lage kosten van KISS4KIDS zijn daarmee in het voordeel van de werknemer. Bij de toepassing van wet- en regelgeving is het belangrijk dat de gehele werkwijze transparant en controleerbaar is en de verrichte betalingen aan de werknemer rechtmatig zijn. KISS4KIDS maakt de werkstromen zodanig transparant dat ze controleerbaar zijn voor de accountantsdienst en transparant voor de werkgever en werknemer.
Samengevat betekent de Wet Kinderopvang voor bijna alle werkgevers dat zij zich moeten heroriënteren op de wijze waarop zij invulling geven met de kinderopvangregeling voor hun werknemers. Bij de heroriëntatie kunnen de mogelijkheden van vandaag de oplossingen van de toekomst vormen. Vanuit deze optiek is een open oog voor de toekomst een logisch vervolg op de stappen die in het verleden gezet zijn. Pagina: 9/9
