De Lichtenvoorde, 2015 Ontwikkelplan voor prospectieve/retrospectieve analyses (PRA) Rapportage november 2015 Inleiding. Met de komst van de Wet Langdurige Zorg in combinatie met de vergrijzing die ook binnen de gehandicaptenzorg voorkomt, is er sprake van verzwaring van de gemiddelde zorgvraag. Ook binnen De Lichtenvoorde is dat helder en aantoonbaar. Deze verzwaring wordt vooral manifest in de bijkomende medische zorg van cliënten en de vraagstukken die voorkomen bij niet aangeboren hersenletsel. Dit ontwikkelplan heeft tot doel de veiligheid van de zorgprocessen (dus de kwaliteit van leven van cliënten) te verhogen door een vergroting van de kennis en vaardigheden bij zorgteams en toename van de competenties van zorgmedewerkers om zelf prospectief en retrospectief te analyseren en te verbeteren. Dit plan borduurt voort op de ontwikkeling van zelfsturende zorgteams. Het ontwikkelplan is onderdeel van de ontwikkelplannen voor 2016 en 2017 die De Lichtenvoorde in het kader van de lopende contracten aan Menzis en Achmea heeft aangeboden.
De werkgroep PRA is op 17 augustus ingericht met de volgende deelnemers: Voorzitter/coördinator Opleidingcoördinator Projectcoördinatie Sectormanager WLZ Bureau zorgexpertise Teammanager Deelname OR
: Henk van Driel : Jacqueline Abbink. : André Temming : Anneke Trienekens : Anke Nieuwland : Emma Rens : Marion Winkelhorst
De werkgroep coördineert en begeleidt de werkzaamheden die moeten leiden tot de resultaten (hierna genoemd het analysemodel PRA) zoals deze in de zelfevaluatie en het ontwikkelplan (2015-2017) voor Menzis en Achmea zijn verwoord.
Het ontwikkelplan omvat de ontwikkeling en implementatie van het analysemodel PRA. Het analysemodel PRA bestaat uit een aantal repeterende acties die binnen elk WLZ-zorgteam moeten worden geprogrammeerd.
Retrospectieve incidentenanalyse
Verbetering onderlinge samenwerking/vertrouwen
kennisvergroting
prospectieve risicoanalyse
Toetsingskader resultaten. De belangrijkste risico’s binnen de zorgprocessen van de langdurige zorg zijn medicatiefouten, ongelukken en bijna ongelukken, valincidenten, visusproblemen, auditieve problemen, algemene gezondheidsproblemen bij ernstig verstandelijk gehandicapten, problemen bij palliatieve zorg. Deze risico’s kunnen leiden tot fouten of incidenten en de kwaliteit van leven van de cliënt aantasten. Aan het begin van het project wordt de stand van zaken van al deze risico’s en de fouten en incidenten per zorgteam vastgesteld (alle fouten en incidenten worden nu al centraal gemeld). Per risico wordt een doelstelling gemaakt voor het eerste jaar en voor het tweede jaar. Vanuit de bestaande registraties worden de doelen gevolgd.
1.Kennisvergroting Regelmatig blijkt dat veel zorgmedewerkers geen of te weinig kennis hebben van de bijkomende zorgvragen of zorgproblemen van hun cliënten. Het gaat dan vooral om lichaamsgebonden of syndroomgebonden vraagstukken. Ook wordt vaak verdiepende kennis over bepaalde syndromen en ziektebeelden gemist. Ervaringen binnen de organisatie worden onvoldoende gedeeld. Het feit dat veel cliënten ouder worden en dan ook extra vragen krijgen die met de hogere leeftijd te maken hebben, wordt ook nog onvoldoende door opleidingen en trainingen opgevangen. Deze situatie kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen. Wij willen naast de specifieke leergang ouderenzorg meer aandacht besteden aan het opvoeren van de benodigde kennis. Vorige afspraak: Anneke zal de reeds bekende vraagstukken rond visuele en auditieve beperkingen en palliatieve zorg in kaart brengen. Er zijn al vorderingen gemaakt. Het netwerk Integraal Kanker Centrum Nederland geeft informatie en cursussen om de signaleringsbox te kunnen implementeren. De signaleringsmethode is een methodische denk en werkwijze om (lichamelijke) klachten in de palliatieve fase goed in beeld te krijgen, aanvullende gegevens te verzamelen en te bespreken. Deze denk en werkmethode is ook heel goed voor andere lichamelijke klachten te gebruiken. Er is een begin gemaakt met aanpassen van deze methode naar gebruik bij De Lichtenvoorde. Deze methode kan gekoppeld worden met achtergrondinformatie , die opgenomen kan worden in de bibliotheek. (Deze achtergrondinformatie kunnen bijvoorbeeld folders over klachten zijn van het Huisartsen Genootschap, deze zijn betrouwbaar en actueel). Er zijn gesprekken met IKNL over vorm en inhoud van een scholing. In 2016 kunnen al 10 medewerkers de cursus volgen, daarvoor is geld gereserveerd. Vorige afspraak: Marion zal onder meer door gesprekken met OR leden aanvullend advies geven hoe een verdiepende inventarisatie onder zorgmedewerkers het best kan worden uitgevoerd. Er is overleg geweest binnen de OR over dit onderwerp. Het lijkt verstandig om het project uiteindelijk te implementeren binnen de zorgteams door het ontwikkeldeel (prospectief) in het teamplan op te nemen. Teammanagers en sectormanagers moeten de teams blijven informeren over de voortgang en er moet zoveel mogelijk worden aangesloten op bestaande werkmethoden. Marion zal nog onderzoeken op welke wijze wij de zorgteams nu het beste over dit project kunnen informeren. Vorige afspraak: Emma zal collega-teammanagers helpen om de opleidingsvragen te inventariseren. De resultaten van de inventarisatie zullen door Jacqueline worden opgenomen in het opleidingsbeleidsplan. Zij zal dan het opleidingsprogramma herzien en een aantal opties via e-learning aanbieden. Hier is overleg over geweest met teammanagers en met Jacqueline Abbink. Het opleidingsprogramma is nog niet aangepast. Er is namelijk nog geen inventarisatie van opleidingswensen organisatie-breed ter beschikking. Op basis van de huidige inventarisatie kan nog niet worden aangeven wat de scholingsbehoefte gekoppeld aan PRA zal zijn en in welke (e-elearningsmodules) dat kan worden gerealiseerd. Binnen de teams wordt nu al aandacht besteedt aan PRA, er zal dus eerst een behoefte moeten ontstaan. Het zou kunnen en daar hebben we het binnen de PRA overgehad, dat medewerkers scholing willen over de “methodiek PRA” en die zou wellicht in de vorm van e-elearning icm praktijkgedeelte vorm gegeven kunnen worden. Er is voorgesteld om wel al een bedrag te reserveren ( budget 2016) voor scholing m.b.t. thema.
Een aantal E-Learning modules, oa. over diabetes en medicatie bij kinderen en jongeren worden op dit moment bekeken op geschiktheid door Anke Nieuwland. Vorige afspraak: Anneke zal samen met Anke het bureau Zorgexpertise helpen met het opzetten van een kennisbibliotheek ( de Mediatheek) waarin zowel kennis als best practise-informatie zal worden opgeslagen. Deze database zal bekend worden gemaakt bij de zorgteams en gemakkelijk toegankelijk zijn. Er is een pilot van de Mediatheek gemaakt. Deze is momenteel beperkt toegankelijk. Er wordt verder aan gewerkt. Binnen BZE wordt beoordeeld welke documenten geschikt zijn om te plaatsen in deze mediatheek: goed te lezen voor medewerkers.. Vorig Doel: Vanaf oktober 2015 moeten zorgmedewerkers al aan de slag kunnen met kennisvergroting via elearning en toegang hebben tot de kennisbibliotheek (de Mediatheek). In de loop van 2016 kunnen betrokken zorgmedewerkers in een zogenaamde werkplaats, best practices vaststellen en vastleggen in de Mediatheek. Realisatie en nieuwe doelstelling: Dit doel is niet helemaal gerealiseerd. De Mediatheek is nog in ontwikkeling. Wij willen de Mediatheek nu in de loop van januari vrijgeven. Er wordt nog gezocht naar een format om Best-Practises van zorgteams in de Mediatheek op te nemen. Naast de Mediatheek en het opleidingsprogramma zal ook de website www.mensentechniek.com een rol gaan spelen in de kennisuitwisseling tussen zorgteams. Op deze website kunnen zorgteams nu al informatie ophalen over zorgtechnologie en sociale innovaties. De bedoeling is dat zorginnovaties straks ook onderdeel gaan uitmaken van de taken en bevoegdheden van zorgteams.
2. Prospectieve risico-inventarisatie Met prospectieve analyse wordt door het zorgteam preventief zorgbeleid ontwikkeld, waarbij rekening gehouden wordt met de specifieke en latente zorgvragen van de cliënten die door het zorgteam begeleid en/of verzorgd worden. Deze informatie wordt toegevoegd aan de doelen die gesteld zijn bij de individuele zorgplannen. Alle plannen worden opgenomen in de teamplannen. De Lichtenvoorde onderzoekt onder anderen de methode SAFER om in kaart te brengen welke specifieke zorgvragen binnen een zorgcentrum kunnen voor komen en op welke wijze het zorgteam daar op anticipeert. De methode wordt mogelijk extern ontwikkeld in samenwerking met Infoland en vanaf januari 2016 gefaseerd aangeboden aan de WLZ zorgteams. Vorige afspraak: André organiseert een eerste bijeenkomst waar een presentatie van dit model aan de werkgroepleden wordt gegeven. De eerste presentatie is niet gegeven aan de werkgroepleden maar aan de leden van de MIC- en FOBOcommissie. Deze presentatie was met name gericht op analyseren van incidenten t.b.v. calamiteitenrapportage aan IGZ. Deze (PRISMA) methode is met aanpassing ook geschikt te maken voor het in beeld krijgen van veel voorkomende oorzaken, die kunnen leiden tot acties en daardoor verminderen van nieuwe incidenten. De leden van de MIC- en FOBocommissie stemmen in met de algemene methodiek van analyse maar er moet een eenvoudigere versie voor zorgteams komen. André zal dat in een voorstel uitwerken. Vanuit de MIC- en FOBOcommissie komt nog de aanvullende informatie dat er al veel gevalideerde vragenlijsten bestaan die niet meer hoeven worden te ontwikkeld maar gewoon toegevoegd gaan worden aan de methodiek van prospectieve analyse. Hiermee wordt bedoeld de reeds bestaande zorginhoudelijke risico-inventarisatielijsten, die op individueel niveau voor een cliënt kunnen worden ingevuld en kunnen worden toegevoegd aan ONS, zoals lijsten om risico’s in beeld te brengen bijv. over verslikken, vallen, etc. Vorig Doel: Introductie bij zorgteams van een methodiek vanaf januari 2016. Realisatie en nieuwe doelstelling: André organiseert voor de werkgroepleden in december een presentatie van zowel prospectieve risicoanalyse als ook een presentatie van retrospectieve incidentenanalyse. Het doel blijft om zo snel mogelijk in 2016 te kunnen beginnen met introductie bij de zorgteams. Advies van Marion over de wijze van introductie is dan van belang.
3. Verbetering onderlinge samenwerking/vertrouwen binnen zorgteams Om een heldere retrospectieve incidentenanalyse te kunnen maken moet er tussen teamleden onderling vertrouwen bestaan. Het kan namelijk voor komen dat men zich onvoldoende houdt aan de afspraken die tijdens de prospectieve risico-inventarisatie zijn gemaakt. Hierdoor zijn dan fouten of ongelukken ontstaan. Met een vorm van 360 graden feedback worden rollen en onderling gedrag verduidelijkt. Het model van Quin, dat binnen zorgteams al gehanteerd wordt, is een vorm van 360 graden feedback. Er zijn ook vragenlijsten die kunnen worden ingevuld waarbij wordt onderzocht in hoeverre medewerkers in een team elkaar echt aanspreken op het gedrag. Door het echte gedrag te combineren met de persoonlijkheidskenmerken van de individuele leden, kan inzicht in elkaars gedrag ontstaan. Inzicht moet dan weer leiden tot verbetering. Vorige afspraak: Emma zal dit onderwerp uitwerken, toetsten bij collega’s en een voorstel aan de werkgroep doen. De teammanagers dragen zorg voor een regelmatig terugkerende 360 graden feedback of een alternatief model. Het onderwerp is besproken tussen Emma, Jacqueline en Anneke. Vorig Doel: Introductie of verdieping van methodieken om onderling vertrouwen te vergroten vanaf januari 2016 Realisatie en nieuwe doelstelling: In een rapport zal door Emma worden uitgewerkt welke modellen gebruikt kunnen worden. Dit rapport wordt aan de wekgroep voorgelegd.
4. Retrospectieve incidentenanalyse Met retrospectieve incidentenanalyse wordt beoogd het op een methodische wijze analyseren van incidenten en andere niet beoogde gebeurtenissen (fouten, ongelukken, bijna ongelukken, calamiteiten) rond zorgprocessen. In sommige ernstige gevallen kunnen deze incidenten leiden tot de verplichting van een melding aan de IGZ en eventueel andere externe partijen. Door middel van incidentenanalyse wordt door het zorgteam teruggekeken naar de (onverwachte) gebeurtenis en worden lessen getrokken. Deze lessen kunnen leiden tot nieuwe kennisvragen maar ook leiden tot aangepaste protocollen of werkafspraken. De Lichtenvoorde wil een afgeleid analyse model van de PRISMA-methode introduceren. Deze methode wordt dan intern ontwikkeld en vanaf januari 2016 gefaseerd aangeboden aan de WLZ zorgteams. Vorige afspraak: André organiseert een bijeenkomst waar een presentatie van dit model aan de werkgroepleden wordt gegeven. De eerste presentatie is niet gegeven aan de werkgroepleden maar aan de leden van de MIC- en FOBOcommissie. Zij stemmen in met de algemene methodiek van analyse maar er moet een eenvoudigere versie voor zorgteams komen. André zal dat in een voorstel uitwerken. Vorig Doel: Introductie van een methodiek vanaf april 2016. Realisatie en nieuwe doelstelling: André organiseert voor de werkgroepleden in december een presentatie van zowel prospectieve risicoanalyse als ook een presentatie van retrospectieve incidentenanalyse. Het doel blijft om zo snel mogelijk in 2016 te kunnen beginnen met introductie bij de zorgteams. Advies van Marion over de wijze van introductie is dan van belang.
Communicatie. De werkgroep heeft een eerste stappenplan gemaakt, deelverantwoordelijkheden aangewezen en zal hierover met de organisatie communiceren. Tussentijds worden verslagen gemaakt die ook aan de zorgkantoren ter beschikking worden gesteld. Het rapporteren aan de organisatie en de zorgkantoren is de verantwoordelijkheid van Henk. Hij zal tevens een inventarisatie van de fouten, ongelukken en bijna ongelukken maken zodat een doelstelling per team gemaakt kan worden. Realisatie: De rapportage is gedaan en openbaar gemaakt op de websites . Dat zal ook weer met dit verslag gebeuren. De inventarisatie van fouten, ongelukken, bijna ongelukken is gemaakt. Deze kan straks worden gebruikt als 0-meting per zorgteam. Nieuwe doelstelling: Er moet nog een format worden ontwikkeld over de wijze van het rapporteren aan Menzis en Achmes. Discussie tussen de verschillende projectleiders van de ontwikkelplannen en de manager Bedrijfsbureau wees later uit dat het noodzakelijk is om ook een simpele urenverantwoording van alle werkgroepleden bij te houden ten behoeve van de rapportages aan Menzis en Achmea. De werkgroepleden worden verzocht om een indicatie te geven van de overleguren en de voorbereidingsuren die zij tot op heden voor dit ontwikkelplan hebben gemaakt.
Projectplan. André zal het ontwikkelplan in een projectplan verwerken waarmee de werkgroepleden inzicht en overzicht houden van de voortgang. Realisatie: Het projectplan is nog niet beschreven. Nieuwe doelstelling: Er wordt op korte termijn een eenvoudig projectplan geschreven door André.
Henk van Driel, november 2015
