De outsourcing aanpak van PGGM
10 jaar PON - Hét Outsourcing Congres
12 November 2015
Hans van der Zwaag ICT & Facility Services
8 jaar ervaring met een sterk gevirtualiseerde ICT infrastructuur
Mainframe tijdperk - 2007
2
1 app per server tijdperk
Virtualisatie tijdperk
2004 - 2009
2007 -
Ontwikkeling van nieuwe ICT outsourcing-modellen en cloud-diensten zijn een wake-up call voor organisaties zoals PGGM
3
Sourcingmodellen zijn sterk geëvolueerd en bieden een instap voor PGGM
Facilitaire dienstverlening loopt vooruit op de ontwikkelingen in de ICT-sector
>1990 <1990 1e generatie: Uitbesteden van non-core (ICT) activiteiten
2e generatie: Flexibiliseren van (ICT) diensten, focus op operational excellence
>2010 >2000
4e generatie: Co-makership, allianties, continue innovatie en verbetering
3e generatie: Optimaliserend outsourcen met afspraken over innovatie, multivendor, global
PGGM
PGGM
>>>ambitie>>> 4
Om de gewenste veranderingen door te voeren is het IFS Roadmap programma ingericht met als doelen:
Kosten beter beïnvloedbaar: Meer variabele, minder vaste kosten Maar niet op alle gebieden spectaculaire kostendaling Mogelijk op onderdelen een kostenstijging
Wendbaar en sneller reageren op ontwikkelingen en toegang tot innovatieve oplossingen On-demand leveringsmodellen en Software as a Service diensten verhogen de wendbaarheid van PGGM
Service window uitbreiden zonder dat dit leidt tot onevenredige kostenstijging 5
!
Wat vinden we belangrijk om te bereiken met de IFS Roadmap #
Doelen
Operationalisering doelstelling
1
Kosten flexibiliteit
Kosten moeten flexibeler worden door mee te bewegen met de krimp en groei van PGGM
H
2
Meer focus op diensten met hoge klantwaarde
De aandacht binnen IFS moet meer gericht worden op diensten die onderscheidend zijn voor PGGM kerntaken en kernapplicaties
H
3
Vergroten wendbaarheid
Veranderingen in de business en in de omgeving van PGGM moeten sneller worden gefaciliteerd c.q. op worden gereageerd
H
4
Op termijn lagere kosten per eenheid
Totale kosten per eenheid worden initieel in principe niet hoger en op termijn is er zicht op lagere kosten per eenheid
M
5
Service level differentiatie
Mogelijkheid bieden aan de business om zelf meer invloed uit te kunnen oefenen service levels
M
6
Verbeteren Innovatief vermogen
Snellere toepassing van nieuwe kennis en technologie binnen PGGM
M
7
Kwaliteit rationaliseren
Service levels versoberen waar dat kan. Relationele kwaliteit voor de klant zo veel mogelijk handhaven.
L
Meer verzakelijking
Formaliseren van afspraken tussen de interne / externe dienstverleners en de business over de dienstverlening en de performance meer zichtbaar maken
L
8
6
Weging
Wanneer de IFS Roadmap afgerond is heeft PGGM
Hard Services
Facility Services 2 maincontracts
Uitbesteden werkplek, generieke infra en telecom
Uitkomst
regieorganisatie 7
Soft Services
Een eerste verkenning van de mogelijke combinaties van cloud-services en leveringsvormen voor PGGM
Leveringsvorm
Private*
Service model IaaS
PaaS
SaaS
MAP, Simcorp Dimensions, ADB, mijnXXX, …
Ontwikkel- en testplatform voor applicaties
Afas Insite (HR, payroll), CODA, Office, Exchange
Intern of Extern; Zelf of dienstverlener Intern of Extern; Zelf of dienstverlener
Community
Public
Hybrid
Plaats & beheer
MAP, Simcorp Dimensions, ADB, mijnXXX, …
Ontwikkel- en testplatform voor applicaties
Office 365 SharePoint Online Clarity (PPM)
Extern; Dienstverlener
Afas Insite (HR, payroll), CODA
Intern / Extern; Zelf en of dienstverlener
*PGGM heeft in de basis al een eigen cloud-ready ICT-infrastructuur
8
Sourcing strategie voor de ICT-diensten: 1 leverancier voor alle basisdiensten
•
Het uitbesteden van de generieke infrastructuur en alle werkplek gerelateerde ICT diensten, inclusief servicedesk (het huidige Service Point) Beheer & Onderhoud Infrastructuur
Beheer & Onderhoud Applicaties
EUC (end user computing) Telefonie (KPN) (huidig subcontract)
Managed Werkplek Unmanaged Werkplek Office Backend
Printing
Mobile Device
TAB (Technisch Applicatie Beheer) Database Beheer
Technisch Beheer Infrastructuur Server Beheer Servicedesk Storage (EMC p/Gb) (huidig subcontract) Netwerk (LAN/WAN)
Extern Intern
9
Datacenter (Rekencentrum)
Applicatie Ontwikkeling BI Applicatie Ontwikkeling Intranet & Internet Beheer & Onderhoud Interfaces
Het verdelen van deze kavel in nog kleinere kavels bij meerdere leveranciers, levert langere ketens op, vergroot de besturingslast en introduceert extra risico’s voor PGGM.
En voor de facilitaire dienstverlening …
•
Het uitbesteden van de operationele dienstverlening van FS in de vorm van twee maincontracts Management en beleid
Locatie management
Contract & dienstverleners Management
Evenementen
Service Control
Project Management
Service Point
BHV/Security
PGGM-regieorganisatie PGGM BU’s
De business
Soft services
Document Logistiek
Hard services
Single service Soft contracten services
overeenkomst
Maincontract I
Receptie
Maincontract II
dienstverlening aansturing
Extern
10
Intern
Daarmee draagt de IFS Roadmap bij aan integrale besturing ICT keten (ICT 3.0)
ICT Beleid & Innovatie
Unit PB
11
Solution Group Pensioenbeheer
Unit VB
Solution Group Vermogensbeheer
Units IFC/IB/ COS
Solution Group IFC/IB/COS
Regie op vraag en aanbod voor basis ICT en Facilitair
ISP
Externe Service Providers
De regieorganisatie voor de besturing van vraag & aanbod wordt gescheiden van de uitvoering / levering
Tactisch
Veranderen/ Organiseren
Strategisch
Richten
Regie organisatie Enterprise & Management Informatie en beleid Architectuur
Enterprise Project Consultancy Management
Infrastructuur Strategische Architectuur Inkoop
Operationeel
Besturen
Contract & dienstverleners Management
Service Control
Service Point
Locatie Management (incl. BHV, Security en Evenementen)
12
Supply diensten Beheer & Onderhoud Interfaces
Technisch Applicatie & Applicatie Database Ontwikkeling Beheer BI Beheer & Onderhoud Infrastructuur
Applicatie Ontwikkeling Intranet & Internet
Zelf Bestellen tot Betalen (Operationeel, self-service)
Inkoop (Tactisch)
Hard services
Soft services
Document Logistiek
Uitbesteed
Hoe past dit in ICT 3.0
ICT 3.0 Beleid en innovatie Enterprise & Informatie Architectuur
Business Units
Enterprise Consultancy
Solution Groups
*
Contract & dienstverleners Management
Applicatie Ontwikkeling
*
Business Project Management
13
*
ICT Project Management
DevOps teams
Service Control Locatie Management (incl. BHV, Security en Evenementen)
Externe Levering Hard services
Regiefunctie Inkoop (Tactisch)
Beheer & Onderhoud Interfaces
Technisch Applicatie & Database Beheer
*
Information Security
Infrastructuur Architectuur
*
Strategische Inkoop
Soft services
Interne Levering (tijdelijk)
ICT diensten
Service Point
Document Logistiek
PGGM’s ICT reis naar de toekomst
Voorspelling: Matig tot harde wind, veranderlijk, hier en daar een bui gevolgd door lichte bewolking
14
Onze aanpak: afgeleid van Agile, in 6 “golven” van 3 maanden (1 kwartaal)
Golf 1 2015 Q3
Golf 2 2015 Q4
Golf 3 2016 Q1
Golf 4 2016 Q2
Golf 5 2016 Q3
Algemeen
Regie
Facility Services
ICT Outsourcing
Inkoop
Continuous Delivery 15
In iedere golf zitten 6 sprints van ieder 2 weken. De golven en sprints lopen gelijk voor alle streams. Zo hebben we een “heartbeat” voor de realisatie van de IFS Roadmap
Golf 6 2016 Q4
De interne gevolgen zijn
•
Krimp van de personeelsformatie IFS met 30,9 fte
•
Transitie kost € 1,33 mln (2016)
•
Kostenverlaging IFS door de outsourcing ca. € 450.000 per jaar vanaf 2017
•
Break-even ultimo 2019 (c.p.)
•
Kostenflexibiliteit neemt toe van 36% naar 58% bij sourcing van diensten via PxQ leveringsmodel
16
Groeipad van de Regie Organisatie
Het accent (extra focus) verplaatst zich elk jaar om te kunnen groeien naar een professionele regie organisatie met totale focus op toegevoegde waarde.
2015/2016
2016
2017
2018
Stage 1: Outsourcing accent • Strategische doelen om te outsourcen; • Meedraaien in stream Maincontracting FS en Outsourcing IT; • Nog geen formele Regie Organisatie ingericht.
Stage 2: Aanbod accent • Formele Regie Organisatie wordt geïmplementeerd; • Grote verbeteringen/ innovaties worden gesignaleerd en geïnitieerd. • Beïnvloeden gedrag, stimuleren verzakelijking, opleiding etc.
Stage 3: Vraag accent • Demand management (operationeel en tactisch) wordt geïmplementeerd; • Vraag en Aanbod worden E2E keten geïmplementeerd; • Voordelen business case worden gerealiseerd.
Stage 4: Innovatie accent • Partnerschap met leveranciers om business doelen te realiseren. • Strategische en tactische afstemming met leveranciers en de keten voor continue verbeteringen.
8
