De oplossing voor technische dienstverleners » engineering » inspecties » installatietechniek » service & onderhoud
Kansen zien en verzilveren De toenemende complexiteit van installaties, nieuwe wet- en regelgeving en de vraag naar goedkopere duurzame oplossingen. Het zijn slechts enkele voorbeelden die de turbulentie illustreren waarmee u te maken heeft. Afnemers verwachten in die veranderende omstandigheden een
totaal-dienstverlener
regisseert.
Naast
controle
die
adviseert
over
en
assemblage
en installatie willen klanten een professionele service voor het verhelpen van storingen en een meerjarenplan voor het preventieve onderhoud. Hiervoor is een integraal klantbeeld en een betrouwbare informatievoorziening cruciaal.
Maar in de praktijk missen veel bedrijven gebruiksvriendelijke, flexibel in te richten software die hierop berekend is. Gevolg: informatievoorziening en bedrijfsprocessen bij technische dienstverleners is niet optimaal. Het proces van calculatie, offerte, planning, contractering, inkoop en uitvoering loopt niet altijd soepel. Kansen blijven onbenut. HSO komt u tegemoet met het HSO Business Platform Microsoft Dynamics AX, gebaseerd op Europa’s meest verkochte ERPsoftware. HSO ondersteunt alle specifieke bedrijfsprocessen, van engineering tot en met werkvoorbereiding, en van project control tot en met preventief onderhoud. We stroomlijnen uw bedrijfsprocessen, waardoor ze beheersbaar en voorspelbaar zijn. Zo beschikt u over correcte en actuele stuurinformatie en heeft u detailinzicht in de complete bedrijfsvoering. Bedrijfsonderdelen werken efficiënt samen. Faalkosten nemen af. Contacten met partners zijn helder. U bent in staat snelle service te verlenen. U bedient nieuwe markten en u kunt dankzij slimme cross- en upselling meer omzet halen uit uw bestaande klanten. Kortom, de softwareoplossingen van HSO maken kansen zichtbaar en helpen u deze kansen te verzilveren door uw bedrijfsresultaten te verbeteren.
“In HSO hebben wij een partner gevonden die met ons meedenkt en niet slechts een pakket levert. Met name de no-nonsense cultuur van HSO past goed bij die van ons. Soms valt er wel eens een hard woord als het even wat minder gaat, maar dan kunnen we altijd terugvallen op dat sterke partnership.”
Ben Vroom ICT manager Priva
Vergroot uw kans op succes Werken met HSO en Microsoft Dynamics AX helpt u uw bedrijfsresultaten te verbeteren. De belangrijkste voordelen op een rij.
Efficiënte bedrijfsprocessen HSO schept overzicht door informatiestromen bij elkaar te brengen. Informatie over vragen en wensen van uw klanten, uitvoering van werkzaamheden en ontwikkelingen in de markt. U kunt haarscherp calculeren, uw mensen optimaal inplannen en tijdig materiaal inkopen bij de beste leverancier. U beschikt over status- en voortgangsrapportages en heeft optimaal inzicht in de nacalculatie per project. Zo bent u volledig op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen en buiten uw bedrijf en kunt u effectief sturen op resultaat. Integraal klantbeeld Met de oplossing van HSO beheert u uw zakenrelaties met bijbehorende documentatie en correspondentie. U kunt een structuur van klantobjecten aanmaken, bijvoorbeeld van een gebouw, werklocatie of kapitaalgoed. Dit vormt het startpunt voor acquisitietrajecten met calculaties, offertes en alle overige documenten, tekeningen en e-mails. Aan het klantobject kunt u installaties en andere objecten koppelen waarop service en onderhoudsactiviteiten plaatsvinden op basis van regie of contractafspraken. Met een klantendashboard zijn alle afdelingen op de hoogte van de laatste status, gemaakte afspraken en eventuele issues, zodat u snel kunt inspelen op vragen en gericht met uw klanten kunt communiceren. Zo bent u tevreden en zijn uw klanten tevreden.
Overzichtelijk acquisitietraject HSO geeft op relatieniveau overzicht van alle klantobjecten waarvoor acquisitietrajecten lopen. U kunt bijvoorbeeld meerdere relaties definiëren die invloed hebben op het traject, zoals zusterbedrijven, overheidsinstellingen, IT-architecten en (onder)aannemers. Ook heeft u grip op het proces van aanbiedingen van meerdere partijen op hetzelfde klantobject of werk. Offertebeheer is geïntegreerd met calculatiebeheer, de basis voor de te genereren offerte. U kunt de offerte snel en eenvoudig aanpassen door in Microsoft Word producten prijsinformatie en afbeeldingen uit het ERPsysteem op te halen. Zo maakt u offertes op maat en vergroot u de kans op succes. Slimmer samenwerken Met HSO profiteert u van naadloze integratie met bewezen Microsoft-producten zoals Word, Excel en SharePoint. Dankzij de Office connectors kunt u snel ad-hoc rapportages maken en uw budget bewaken in Excel. Microsoft SharePoint helpt u slimmer samen te werken. Het opzetten van een online projectenportaal met documenten, acties en planning is een fluitje van een cent. En met de grafische workflowmodule van Microsoft Dynamics AX kunt u eenvoudig processen zoals de afhandeling en opvolging van inkoopfacturen inrichten. Dankzij de herkenbare Microsoft interface kunt u snel uw weg vinden in het ERP-systeem.
“HSO medewerkers zijn enorm gedreven. De inzet van HSO heeft er uiteindelijk toe geleid dat het (bijna) onmogelijke is bereikt: livegang met een geharmoniseerde omgeving in een tijdsbestek van 9 maanden.”
Stephan Anzenhofer Financieel Directeur SPIE Nederland
Antwoord op complexe uitdagingen Bedrijven in de technische dienstverlening komen elke dag situaties tegen die om passende oplossingen vragen. HSO biedt deze. Drie voorbeelden uit de praktijk:
Kan ik calculaties snel en flexibel verwerken in een juiste offerte? Ja, u kunt calculaties van uiteenlopende complexiteit op verschillende manieren snel verwerken, van eenvoudige prijsopgaves tot uitgebreide projectcalculaties met deelcalculaties. Met verschillende scenario’s, opties, toeslagen en kortingen komt u tot een juiste offerteprijs, die u dankzij de Office add-ins eenvoudig in Microsoft Word kunt toevoegen.
1
Voorbeelden van veelgebruikte KPI’s zijn: openstaande offertes, projectresultaat en onderhanden werk (o.m. ETC, voor- en naculatie), inkoopkosten, bezettingsgraad en omzet uit contracten of service-activiteiten. Heeft u niet genoeg aan de meer dan 800 rapportages die Microsoft standaard biedt? U kunt op basis van actuele gegevens uit uw ERP-systeem ook zelf analyses en rapportages maken.
Is workflow-management toepasbaar binnen de hele organisatie? Ja, dankzij de grafische opzet van de workflow engine kunt u eenvoudig zelf processen modelleren. Bedrijfsbreed, per proces, taak of medewerker. In rolgebaseerde cockpits krijgen medewerkers alle voor hen relevante informatie gepresenteerd. Het systeem attendeert commercieel medewerkers bijvoorbeeld op een gewijzigde leverdatum van een inkooporder die invloed heeft op de aan klanten toegezegde leverdatum.
3
Hoe krijgen we het overzicht dat nodig is om winstgevende beslissingen te nemen? Het HSO Business Platform geeft u de actuele en volledige informatie waarmee eenvoudig analyses gemaakt kunnen worden en direct zichtbaar is op welke punten bijgestuurd moet worden, zonder zonder het totaaloverzicht over uw interne processen te verliezen.
2
Een andere veelgebruikte workflowtoepassing is het fiatteren van declaraties en het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Ook biedt workflow op het gebied van life cycle management een praktische ondersteuning. Bij voorbeeld voor: artikelbeheer, creditmanagement op klanten, het technisch en administratief afsluiten van projecten, het blokkeren van niet vrijgegeven orders, het regelen van afroepen door de klant waarbij met stati geregeld wordt of materiaal al dan niet ingekocht mag worden en of het magazijn de order reeds uitleveren mag.
Forecasting
Project facturatie
Recepten
Work Breakdown Structure
Electronische factuur verwerking
Multilevel klantstructuur
Project control (OHW/ETC)
Leveranciers beoordeling
Flexibel calculeren
Project planning
Catalogus management
CRM
Project cockpit
Materiaal behoefte
Offerte & Calculatie
Projecten
Inkoop
Medewerkers Medewerkers Planning planning
Selfservice portaal
Revisie beheer
Activiteiten planning
Digitale werkbon
Grafische workflow & alerts
Service Level Agreements
Uren & onkosten registratie
Installed base management
HRM
Uitbestedingen
Materieel planning
Service KPI’s (prestatie contract)
Documenten beheer
Multicompany ondersteuning
Verhuur kalender
Preventief onderhoud
Management informatie
Project, service & verhuur contracten
Grafische planning
Call handling
Financieel beheer
Contracten
Resource Management
Service & onderhoud
Algemeen
Informatie afgestemd op uw rol Microsoft Dynamics AX bevat 24 zogenaamde role-centers die overeenkomen met functies van medewerkers binnen een bedrijf, van servicemanager tot en met CFO. U ziet op uw scherm de zaken die voor u het meest relevant zijn. Door de informatie-behoefte en de taken volledig af te stemmen op uw functie, wordt de productiviteit verhoogd. Hierdoor kunt u de prioriteit van taken nog beter bepalen en sneller goed onderbouwde beslissingen nemen.
Astrid – Financieel Directeur
Joris – Service Manager
Astrid bereidt zich voor op een vergadering met de algemeen directeur over de projecten van afgelopen maand. Vanuit haar Role Center ziet zij dat de bezettingsgraad het komend kwartaal sterk terug lijkt te vallen. Een actiepunt om te bespreken met Gerard, de salesmanager.
Joris opent zijn Role Center en bekijkt een grafiek met openstaande storingen. Voor de derde week op rij wordt bij zijn grootste klant de afgesproken responsetijd niet gehaald. Hij regelt snel een afspraak met Karin, zijn planner, om het probleem te bespreken.
Prestaties bewaken Tussen vergaderingen door bekijkt Astrid haar Role Center en ziet op haar dashboard dat een van haar KPI’s, ‘uitstaande facturen’, rood is en de norm overschrijdt. Zij zoomt door naar de details en vraagt via de geïntegreerde messenger aan Petra, haar controller, de status te checken van de drie grootste posten.
Direct inzicht Gerard (verkoop) belt over een klant die een onderhoudscontract wil afsluiten voor al zijn objecten. Vanuit zijn Role Center opent Joris het objectenscherm, filtert op de klant en ziet direct om welke objecten het gaat. Met een druk op de knop stuurt hij het overzicht naar Gerard.
Snel reageren Astrid ziet een waarschuwing dat zij een inkooporder (PO) moet goedkeuren die hoger is dan de toegestane limiet. Vanuit haar Role Center kan zij de PO bekijken en via workflow goedkeuren.
Vooruit denken Joris is nauw betrokken bij de kwaliteitsbewaking van een nieuw in onderhoud genomen product. Hij stelt waarschuwingen in om per e-mail op de hoogte te blijven van storingsmeldingen, gemeld op het nieuwe product. Vanuit zijn Role Center kan hij de meldingen direct opvragen en beoordelen. Op basis van deze informatie kan Joris besluiten om een uitwisseling of revisie van alle gemonteerde producten in te plannen.
HSO business platform Enkele functionaliteiten van het HSO Business Platform op een rij: Projectbeheer De projectleider heeft steeds een actueel overzicht van alle kosten en opbrengsten op projecten. Van dashboard tot op transactieniveau kunt u analyseren waar verschillen tussen de commerciële begroting, werkbegroting en de nacalculatie optreden. Meerwerk wordt tijdig geconstateerd en eventueel nagefactureerd. Zo is steeds inzichtelijk waar facturatie achterloopt op daadwerkelijke bestedingen. Inkoop Vanuit het hoofdplan en vanuit projectbeheer kunnen inkoopvoorstellen worden beoordeeld, gefiatteerd en omgezet in inkooporders. Artikelbeheer maakt onderscheid tussen voorraadartikelen en artikelen die eenmalig voor een project worden ingekocht. Prestaties van uw leverancier kunnen worden beoordeeld en verwerkt in optimalisatie van de planning. Zo is ook uw inkoopproces inzichtelijk en overzichtelijk. Contractbeheer Wilt u maandelijks een vast bedrag factureren voor een geleverde dienst? Of jaarlijks een factuur, waarbij maandelijks een evenredig deel van de omzet en kosten vrij valt? Onze oplossing biedt verschillende mogelijkheden om contractfacturen te genereren. Voor het offreren van service- en onderhoudscontracten kunt u gebruik maken van de calculatiemodule met bijbehorende offerte- en opvolgingsmogelijkheden. Medewerkersplanning In het HSO Business Platform kunt u vanuit projecten en service met een grafisch planbord resources inplannen op basis van beschikbaarheid. Zo is de impact van wijzigingen direct zichtbaar. Hierbij houdt het systeem rekening met ervaring, competenties en reistijd. Dankzij integratie met de HRM-module en de afwezigheidsregistratie, is de planning altijd actueel.
Urenadministratie Het verwerken van uren betekent met Microsoft Dynamics AX een minimale inspanning. Alle uren kunnen online worden ingeboekt. Daarbij houdt het systeem rekening met tal van (branchespecifieke) toeslagen, uitgaven en overwerk. Deze variabele kosten worden bij de registratie van de uren automatisch berekend. Ook kan de verloning via Microsoft Dynamics AX worden aangestuurd. En niet onbelangrijk, u heeft met een druk op de knop inzicht in de geplande en gerealiseerde uren. Servicemanagement Met een geïntegreerd klantbeeld verzamelt u klantkennis vanuit meerdere perspectieven en weet u beter wat er bij uw klanten speelt. Zo krijgt u informatie over lopende verkoopkansen, marge, betalingsgedrag, geïnstalleerde producten of systemen, revisies en eventueel openstaande klachten. Hierdoor kunt u bij storingen werken volgens het “first time right” principe. Wilt u nieuwe serviceconcepten zoals preventief onderhoud opzetten? Geen probleem. Door de integrale opzet van het systeem, kunt u op basis van projectinformatie eenvoudig service- en onderhoudsopdrachten laten inplannen. Ook biedt het systeem de mogelijkheid om eenvoudig productdocumentatie als CAD tekeningen, handleiding en veelgestelde vragen (FAQ) via een webportaal beschikbaar te stellen. Digitale werkbon Wilt u uw servicemedewerkers digitaal werkopdrachten laten ontvangen? HSO biedt diverse mogelijkheden om uw bedrijfsprocessen mobiel te maken. Met Microsoft Dynamics AX kunt u uw monteurs via de PDA realtime inzicht geven in de servicehistorie en direct hun uren en verbruikte materialen laten terugmelden. Voor Mobiele Field Service oplossingen werkt HSO samen met het bedrijf Tensing en met TomTom Works. Ook heeft HSO ervaring met het gebruik van digitale pennen.
Hamer Installatietechniek Hamer Installatietechniek kiest met HSO en Microsoft Dynamics AX voor overzicht en omzetgroei.
Daadkracht in techniek. Dat is het motto van Hamer Installatietechniek. Met daadkracht en ondersteuning van HSO schakelde het bedrijf over op Microsoft Dynamics AX. Naar tevredenheid: “We hebben de juiste keuze gemaakt en wisten al snel onze omzet te verhogen.” Familiebedrijf Hamer Installatietechniek richt zich met ruim 350 medewerkers vanuit het hoofdkantoor in Apeldoorn op turnkey projecten voor olieconcerns, industriële- en nutsbedrijven. Daarnaast levert Hamer technische installaties voor tankstations en inrichtingen voor werkplaatsen. “Dit stelt hoge eisen aan de functionaliteit van de software die al deze processen ondersteunt”, stelt algemeen directeur en eigenaar Fons Jans. Lappendeken Ruim twintig jaar volstond een AS400-pakket. Jans: “Maar op een gegeven moment was het een lappendeken van oplossingen. Veel gegevens moesten meerdere keren worden ingevoerd. Klantgegevens stonden in het CRM-systeem, in het financiële pakket en in de projectadministratie. Alleen door op papier de voorcalculatie met de werkelijk kosten te vergelijken, hadden we zicht op de voortgang. Terwijl juist die sturing op rendement zo belangrijk is.” Heldere informatie Jans ging op zoek naar een oplossing. Belangrijke voorwaarde was dat de capaciteits-
planning aanzienlijk zou verbeteren. Andere eisen: de service- en projectmonteurs moesten eenvoudig en efficiënt kunnen worden ingepland en eenmalige invoer van gegevens moest volstaan. Daarnaast moest het pakket geïntegreerde ondersteuning bieden op het administratieve proces, van calculatie en offerte tot facturatie en aanmaning, zodat het management met overzichtelijke rapportages zou beschikken over heldere stuurinformatie.
“We zijn enthousiast over de geïntegreerde oplossing van HSO die we nu hebben.
Enthousiast Jans kwam uit bij Microsoft Dynamics AX van HSO. “We merkten al snel dat de mensen van HSO bekend zijn met onze business”, legt Jans uit. “Van meet af aan was er een klik. HSO was duidelijk over de aanpak en over wat ze van óns verwachtten. Daardoor verliep de implementatie uitstekend. Sommige monteurs hebben van de hele overgang niets gemerkt.” “We zijn enthousiast over de geïntegreerde oplossing van HSO die we nu hebben. We hebben veel meer controle over onze processen en we hebben de beoogde omzetgroei weten te realiseren. We zijn klaar voor de toekomst. De komende jaren gaan we ook de andere mogelijkheden die het pakket biedt benutten om onze werkprocessen en resultaten verder te verbeteren.”
Referenties HSO heeft in de afgelopen jaren tal van project- en servicegedreven organisaties geautomatiseerd. Van bedrijven met één enkele vestiging tot grote bedrijven met vestigingen over de hele wereld.
Onderstaand een overzicht: » Evides (www.evides.nl) » Fri-Jado Superservice (www.fri-jado.com) » Hamer Installatietechniek (www.hamer.net) » Hertek (www.hertek.nl) » Irdeto (www.irdeto.com) » NIC Sosef (www.nicsosef.nl) » Oasen (www.oasen.nl) » Priva (www.priva.nl) » SPIE (www.spie.com)
Voorspelbaarheid geeft rust Beter, innovatiever, duurzamer, flexibeler, sneller en goedkoper zijn dan uw concurrenten. Daar gaat het om bij de wijze waarop u uw technische diensten verleent. Om deze doelstellingen te realiseren komt HSO samen met u tot passende oplossingen. Bijvoorbeeld op het gebied van logistieke projecten, service en calculatie. Projectaanpak Onze projectaanpak is uniek vanwege de voorspelbaarheid. Deze voorspelbaarheid zorgt voor overzicht en rust. Samen bepalen we de scope en toegevoegde waarde van het project voor uw organisatie, desgewenst op basis van een vaste prijs. Ontwerp, implementatie, duurzaam beheer en onderhoud van de oplossingen zijn in handen van ervaren, gedreven specialisten, die openstaan voor uw wensen en vragen. Zij kunnen trainingen verzorgen om optimaal resultaat te halen uit de combinatie van medewerkers, techniek en werkprocessen.
Over HSO HSO helpt sinds 1989 als leverancier van branchegerichte Microsoft Dynamics AX ERPsoftware klanten beter te presteren. Technische dienstverleners werken op die manier slimmer samen en realiseren betere bedrijfsresultaten. HSO staat voor: » bewezen Microsoft-technologie » onderhoud en beheer op maat » internationale inzetbaarheid » een hoge mate van klantgerichtheid » ervaren en gedreven medewerkers » voorspelbare resultaten op basis van een vaste prijs De Customer Service organisatie van HSO levert 24x7 support en ondersteunt klanten bij beheer en upgrades. In 2010 werd HSO verkozen tot meest klantgerichte Microsoft-partner. Het hoofdkantoor van HSO is gevestigd in Veenendaal, Nederland. Wereldwijd werken er meer dan 270 medewerkers, verspreid over locaties in Europa, Noord-Amerika en Azië.
Newtonstraat 27 3902 HP Veenendaal
T: +31 (0)318 - 509 400 F: +31 (0)318 - 509 401
[email protected] www.hso.com
