DE ONDERGETEKENDEN:
Mediator, Jan J.C. Smits Mediation tafel Stationsstraat 13 5241 EE Rosmalen WWW.MEDIATIONTAFEL.ORG en partijen:
A: .................................... hier vertegenwoordigd door: Adres Telefoonnummer e-mail
en
B: .................................... hier vertegenwoordigd door: Adres Telefoonnummer e-mail
Mediation tafel; mediationovereenkomst
1: Het onderwerp waarover het geschil bestaat: ………………………………………………………………………..
2 Mediation De Partijen en de Mediator zullen zich inspannen om de in punt 1 genoemde Kwestie tussen de Partijen op te lossen door mediation zoals dat luidt op de datum van deze overeenkomst. 3 Mediation De Partijen verstrekken en de Mediator accepteert de opdracht om het communicatie- en onderhandelingsproces te begeleiden. 4 De mediator is verantwoordelijk voor de begeleiding van het proces. De Partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de gevonden oplossing. 5: De mediation vangt aan op:………………………. Vanaf dat moment zijn de afspraken van toepassing. - de geheimhoudings-verplichting; - vrijwilligheid - de beslotenheid van de mediation; - de verplichting om het honorarium aan de mediator te voldoen. Deze bepaling maakt het mogelijk om voor wat betreft de geheimhoudingsverplichting vast te leggen dat deze op een eerdere datum ingaat. Het kan immers voor komen dat er al tijdens telefoongesprekken voorafgaand aan de mediation – door partijen de nodige vertrouwelijke informatie is verstrekt en er voor gekozen is een intakegesprek houden voordat de eerste mediationbijeenkomst plaats vindt. 6: Partijen verbinden zich tevens zich jegens de Mediator en jegens elkaar zich te onthouden van acties of gedragingen die de mediation in ernstige mate bemoeilijken of belemmeren. Zoals: - Alle (juridische) procedures worden stopzet; - Het stoppen van “elkaars ruiten in te gooien”(in de vorm van vervelende briefjes, opmerkingen,gedragingen) - naar derden geen negatieve uitingen meer zullen worden gedaan. Voorts spreken zij af dat zij (de 3 E’s): - naar elkaar zullen luisteren; - elkaar laten uitpraten en - elkaar zullen respecteren. Het belang van deze afspraken is, dat er structuur komt in het gesprek en ruimte om te horen wat de ander bedoelt te zeggen.
7: Vrijwilligheid De mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid. Het staat elk der Partijen en de Mediator vrij om de mediation op elk gewenst moment te beëindigen. Beëindiging geschiedt uitsluitend door een schrijven gericht aan de Mediator en de andere partij(en). Dit schrijven kan worden toegelicht tijdens een gezamenlijke (slot)bijeenkomst met de Mediator. Het beëindigen van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de Partijen onverlet. Uitgangspunt van mediation is vrijwilligheid. - “Hoe gemotiveerd bent u om aan deze mediation deel te nemen?” - Hoe zit u hier, komt u geheel vrijwillig of bent u doorgezonden naar mediation?" - “Wat stelt u zich van deze mediation voor?” Geheimhouding: Ook als de mediation voortijdig is beëindigd en er dus geen oplossing tot stand is gekomen, blijft de afspraak over geheimhouding onverkort bestaan. 8: Geheimhouding Mediator en de Partijen verplichten zich zonder enig voorbehoud tot de geheimhouding Op basis van de Gedragsregels heeft de mediator de verplichting tot geheimhouding van hetgeen uit hoofde van zijn beroepsuitoefening bekend is geworden, waaraan de sanctie van artikel 272 Wetboek van Strafrecht is gekoppeld. Dit houdt in dat hij, die enig geheim, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift verplicht is het te bewaren, dit geheim niet opzettelijk mag schenden. Er staat een maximale gevangenisstraf op van een jaar of een geldboete van maximaal € 12.000. De mediator moet nagaan hoe partijen met de vertrouwelijkheid om willen gaan en de daarover gemaakte afspraken vastleggen. 9: Vertegenwoordiging Natuurlijke personen zijn zelf aanwezig bij de bijeenkomsten. Rechtspersonen worden vertegenwoordigd die deze overeenkomst tekent zal bij de bijeenkomsten aanwezig zijn. Aanwezigheid tijdens de mediation. De partijen moeten in beginsel in persoon aanwezig zijn: Voor het uitvoeren van een mediation van welke aard dan ook, is het van wezenlijk belang dat de partijen die met elkaar een geschil hebben samen met de mediator aan tafel zitten. Immers zijn zij degenen die hun eigen verhaal het beste kennen en hebben zij zelf hun eigen emoties die bij dat conflict horen. Een vaardig mediator weet te bereiken dat partijen écht naar elkaar gaan luisteren en écht de positie van de ander leren begrijpen. Voorts is een van de kernpunten van het mediationproces om elke partij inzicht in zichzelf en inzicht in de andere partij te laten krijgen. Tenslotte is het van belang dat partijen onder leiding van de mediator zelf naar oplossingen voor hun geschil gaan zoeken. Natuurlijk kan het handig - en soms zelfs noodzakelijk zijn - om in een later stadium van de mediation (bijvoorbeeld in de onderhandelingsfase en de besluitvormingsfase) een derde (advocaat, notaris, fiscalist e.d.) aanwezig te laten zijn voor de inbreng van deskundigheid bij het meedenken over en het toetsen van oplossingmogelijkheden.
In dit artikel wordt geregeld dat degene die als vertegenwoordiger optreedt, ook daadwerkelijk bevoegd is (mandaat heeft) “om zaken te doen”. - “Waaruit blijkt dat u namens partij A optreedt? - “Kunt u daarvan een schriftelijke verklaring overleggen?” - “Heeft u er bezwaar tegen als ik dit even naga bij partij A?” 10: Honoraria en kosten Het honorarium voor de werkzaamheden van de Mediator bedraagt 143 euro per uur, vermeerderd met wettelijk verschuldigde omzetbelasting. onafhankelijk van het met de mediation te bereiken resultaat Voorts komen voor rekening van de Partijen alle overige directe en indirecte kosten van de mediation, zoals eventuele huur van ruimtes, telefoon-, fax- en reiskosten, porti, honoraria en kosten van eventuele bij de mediation door de mediator betrokken derden, vermeerderd met wettelijk verschuldigde omzetbelasting. Honorarium en kosten bedoeld in punt 11 worden door de Partijen gedragen in de volgende verhouding: partij A: ……..… % partij B: …….…%. Als vuistregel geldt dat de gemiddelde mediation ongeveer tien tot vijftien uur in beslag neemt, verdeeld over vier of vijf sessies van gemiddeld twee uur per keer. Maar de ervaring leert dat met een heel mediationtraject, als gevolg van druk bezette agenda’s en de vele vakanties die in Nederland gelden, wel eens maanden gemoeid kunnen zijn. 12 Vastlegging van het resultaat van de mediation en tussentijdse afspraken Een in der minne bereikte oplossing van de Kwestie zal tussen de Partijen worden vastgelegd in een daartoe strekkende, door partijen ondertekende schriftelijke overeenkomst. “De Mediator draagt er zorg voor dat hetgeen de Partijen zijn overeengekomen deugdelijk, al dan niet door of met behulp van een deskundige derde, in een overeenkomst wordt vastgelegd. Voor de inhoud van de overeenkomst zijn en blijven de Partijen met uitsluiting van de Mediator zelf verantwoordelijk. De Partijen hebben het recht om zich door een externe deskundige te laten adviseren.” Dat wil echter niet zeggen dat de mediator altijd zélf een dergelijke overeenkomst op moet stellen! De mediator moet ervoor zorgen dat alle voor de oplossing wezenlijke punten aan de orde komen in de overeenkomst, maar ook, dat partijen zich (laten) vergewissen van de juridische, fiscale houdbaarheid van hetgeen zij overeenkomen. De mediator moet de partijen de gelegenheid bieden om nog eens goed na te denken over wat zij willen afspreken en hij moet hen aanraden om deze voorgenomen afspraken zélf door deskundigen laten toetsen. In de overeenkomst moet dus een passage zijn opgenomen die aangeeft dat de partijen: - voldoende bedenktijd hebben gehad; - en in de gelegenheid zijn geweest om bij deskundigen de (juridische) houdbaarheid en validiteit van hetgeen in die overeenkomst staat vermeld te laten controleren. Dit heet met een vakterm: “informed consent”.
13: Vastlegging van het resultaat van de mediation en tussentijdse afspraken Tijdens de loop van de mediation tussen de Partijen gemaakte afspraken binden hen alleen voorzover deze schriftelijk tussen hen zijn vastgelegd, door hen zijn ondertekend en daarin uitdrukkelijk is opgenomen dat de afspraken blijven bestaan ook indien de mediation verder niet tot overeenstemming leidt. Mediator: Jan
J.C. Smits
`
Partij A: Naam
handtekening
Partij B: Naam
handtekening
