Spliethoff
De objectieve zakenpartner in telecommunicatie
SPLIETHOFF
ALLES WETEN IS EEN UTOPIE
“
Videoconferencing krijgt bij ons steeds meer een plek in de dagelijkse gang van zaken. Het bespaart simpelweg tijd en geld.”
H: Referentie
Peter van de Venne, Director IT bij Spliethoff
1 De objectieve zakenpartner in telecommunicatie
Spliethoff
REFERENTIE
DE ORGANISATIE In 1921 start Johan Frederik Spliethoff een bedrijf genaamd Spliethoff Bevrachtingskantoor B.V. De belangrijkste activiteit: het bemiddelen van vrachtladingen voor de scheepvaart, met name voor de bosbouw in de Baltische staten. Bijna 100 jaar biedt Spliethoff wereldwijd zeetransport aan, zowel in de tropen als in de meest onherbergzame gebied in als Antarctica worden met hoog opgeleid personeel volgens strenge veiligheids- en kwaliteitsnormen klanten bediend.
De vloot van deze nog steeds onafhankelijke vrachtvervoerder bestaat uit 50 multipurpose tussendekschepen tot 23.000 DWT (draagvermogen in tonnen gewicht, grote schepen dus). Plus nog ruim 50 schepen verdeeld over BigLift Shipping, een van de toonaangevende bedrijven in de wereldwijde heavy lift markt; Roll-on-Roll-off operator Transfennica, Finland toonaangevende leverancier van logistieke diensten voor de bosbouw; de shortsea specialist (voorheen: kustvaart) Wijnne Barends en Sevenstar Yacht Transport, specialist in het vervoer van exclusieve (zeil)jachten. Peter van de Venne, Ditector IT van Spliethoff, vertelt over het belang van communicatie in zeetransport, nu en in de toekomst.
SPLIETHOFF VERVOERT GOEDEREN OVER ALLE WERELDZEEËN “Spliethoff vervoert goederen over alle wereldzeeën. Over alle oceanen. We vervoeren alles wat droog is, dus geen gas en vloeistoffen. En vrijwel altijd iets dat niet in een standaard zeecontainer past. Waar moet je dan aan denken? Windmolen bladen, extreem rollen papier, onderdelen en installaties voor olie- en gasindustrie. Maar we hebben ook een dochtermaatschappij die alleen containers doet, een jachtvervoerder en BigLift schepen met grote kranen voor zware lading ”
COMMUNICATIE: HET BELANGRIJKSTE ONDERD EEL “Met ongeveer 2.000 man werken we wereldwijd; de meeste medewerkers zijn zeevarenden, verdeeld over ruim 100 schepen onder Nederlandse vlag. Dat zijn flinke schepen: de eerste keer dat ik aan boord kwam, in het formaat van twee voetbalvelden lang en 30 meter breed. Dat maakt best indruk. Naast alle zeevarenden hebben we ook zo’n 600 tot 700 man op de kantoren van meer dan 30 vestigingen waarvan er een kleine 300 dagelijks werkzaam zijn op ons hoofdkantoor in Amsterdam.”
H: Referentie
betrad ik het ruim met klein laddertje om vervolgens langs 5 levels dekken af te dalen, allemaal extreem groot
2 De objectieve zakenpartner in telecommunicatie
Spliethoff
“We werken in een bijzondere industrie, ons grootste kapitaal is eigenlijk altijd ver van ons verwijderd. En in zekere zin ook altijd kwetsbaar; midden op de Atlantische Oceaan wil je niet aan het toeval overgeleverd zijn. Vandaar dat communicatie voor ons het meest belangrijkste onderdeel is van de dagelijkse operatie.”
ZONDER E-MAIL STAGNEERT DE HELE BUSINESS “Om allerlei goede redenen staat ‘spraak’ bij ons niet op 1, die plek is voorbehouden aan e-mail. Halverwege jaren ‘90 werd bij Spliethoff de eerste e-mail alleen maar toegepast voor onderling gebruik op kantoor. Wat dat betreft was 15 jaar vooruit kijken in die tijd nog lastiger: we durfden namelijk wel voorzichtig te dromen van de mogelijkheden die iets als –mail zou kunnen bieden maar dat we binnen enkele jaren goeddeels van systeem afhankelijk zou worden? Gelukkig ging het snel en in no time werd e-mail voor ons essentieel. Sterker nog: zonder e-mail stagneert de hele business.” “Dat is op zich niet zo heel verrassend: we hebben over de hele wereld te maken met klanten en leveranciers en met de afhandeling van schepen. Communicatie en informatie naar schepen en kantoren moet te allen tijde helder, begrijpelijk en duidelijk zijn, niet in de laatste plaats vanuit juridisch perspectief. Daar komt bij: we communiceren altijd in het Engels. Ook met Russen, Aziaten, Spaanstaligen, kortom iedereen.” “Dan heb je te maken met ieders ‘couleur locale’ als het gaat om het gebruik van het Engels en de uitspraak ervan. Dat maakt het soms niet makkelijker om elkaar te begrijpen. Ook in geval van snelle en actueel noodzakelijke communicatie kan spraak dan te lastig zijn om 100% op te kunnen vertrouwen. Geschreven berichten zijn dan beter, vandaar dat we in het ‘verre’ verleden al zo gehecht waren aan de telex en nu e-mail innig omarmen. En geleidelijk aan doet de communicatie via direct messaging zoals app berichten ook zijn intrede.”
VOORUITGANG WAS ONVERMIJDELIJK, MAAR OOK ONTZETTEND DUUR “Om de communicatie tussen kantoren nog meer te stroomlijnen, zijn we bezig met een Lync pilot waarin die direct messaging meer tot uitdrukking moeten komen en waarbij we ook Skype for Business testen. Want hoewel e-mail als ‘written word’ het belangrijkste communicatiemiddel is, hebben we het ‘spoken word’ zeker niet afgeschreven, alleen; we gaan het steeds meer combineren met beeld.” “Videoconferencing krijgt bij ons steeds meer een plek in de dagelijkse gang van zaken. Het bespaart simpelweg tijd en geld. Bijvoorbeeld bij ons yacht transport tak, waarbij de afgevaardigden van onze kantoren in Fort Lauderdale, West Palm Beach, Southampton en Amsterdam nu wekelijks via videoconferencing overleg voeren. Voorheen troffen zij elkaar op gezette tijden op een van de locaties of werden conference calls gepleegd. Die reizen heen en weer zijn kostbaar, conference calls ontberen de kracht van visuele communicatie.” “De visuele meerwaarde is ook de reden waarom onze HR department met meer rendement zijn werk doet. Waar we vroeger veel mensen uit Nederland konden werven voor banen aan boord van de schepen, zijn we tegenwoordig genoodzaakt bemanningsleden uit het buitenland te halen. Op de een of andere manier kunnen Nederlanders zich niet meer schikken in een rol waarbij zij wekenlang op zee en ver van huis zijn, mensen uit de Filipijnen. De eerste fasen van de recruitment vinden daar ter plekke plaats maar als zo’n proces naar het einde loopt, gaan de interviews plaatsvinden via video conferencing terwijl vroeger dan iemand werd ingevlogen om de laatste gesprekken af te ronden. Maar: die afrondende gesprekken via video vinden plaats in
H: Referentie
vinden een baan aan de wal aantrekkelijker. Dus werken we steeds meer met buitenlandse bemanning, vooral
3 De objectieve zakenpartner in telecommunicatie
Spliethoff
full hd kwaliteit want je wilt wel de zweetdruppeltjes op iemands voorhoofd kunnen zien als hij lastige vragen moet beantwoorden.” “Maar goed, wij krijgen op onze beurt ook lastige vragen om te verwerken… Na 09/11is er veel veranderd bij Amerikaanse Customs, de douaneautoriteiten waarmee veel te maken hebben. Een aspect waaruit dat blijkt, is de wijze waarop de wetgeving is ingericht om elektronisch aangifte te doen van te vervoeren goederen; vanaf een bepaald moment was het bij wet bepaald dat er door Customs al vóór het aan boord nemen van goederen voor alle goederen aan boord toestemming moest worden verleend. Dus als wij een vracht van Afrika naar de Amerikaanse oostkust wilde verschepen en er werd te snel begonnen met laden, dan je liep je het risico dat het bericht ‘do not load’ binnenkwam op een bepaald onderdeel. Als je dan de helft van de lading al aan boord had, kon je die er weer gewoon van afhalen. Op papier klinkt dat allemaal prima maar in de praktijk was dat in het begin lastig, zo waren bijvoorbeeld de verladers er niet op ingesteld, ook niet logistiek.” “In zo’n geval is het aan ons om de werkwijze te veranderen. Om problemen te voorkomen en op de plek van verlading de vaart erin te houden, hebben we een eigen websysteem opgezet voor de afhandelaars van ladingen waarop zij wereldwijd de gegevens van de lading kwijt kunnen. Onze operationele mensen kunnen deze op kantoor checken, een en ander bevestigen aan de afhandelaar in de ontvangende haven zodat die de vrijgave bij de douane kan regelen en er een bericht kon naar de kapitein dat alles in orde was. Dat klinkt simpel, echter: het systeem is ook voor ontvangende havens in Europa ontwikkeld, deze zouden snel de Amerikaanse wetgeving volgen. Maar ondanks het idee één verenigd Europa moesten we toch rekening houden met allerlei verschillende regels in verschillende landen…” “Het waren niettemin dit soort maatregelen die de opmaat vormden naar de introductie van internet en daarmee gepaard gaande online faciliteiten aan boord van onze schepen. Die vooruitgang was onvermijdelijk maar ook ontzettend duur: dat gaat via satellieten, een verbinding van 300 Kbit down en 128Kbit up kost om en nabij 2.000 dollar per maand. Dat is veel geld voor een relatief weinig capaciteit. Voor de kapitein en 15 bemanningsleden…” “Toch hebben we niet geaarzeld om direct zoveel mogelijk schepen uit onze vloot met een dergelijke verbinding faciliteren. Op de eerste plaats omwille van de zakelijke e-mail mogelijkheden maar ook omdat het de bemanningsleden in staat stelde om tijdens de vaart met hun familie kunnen communiceren. Dat werd op een bepaald moment ook een HR issue: wat faciliteer je en tegen welke condities? Er moesten goede afspraken komen over de datalimiet per persoon, iedereen moet een keer aan de beurt komen. Een kwestie van eerlijk delen.”
DE BEHOEFTE NAAR HOG ERE BANDBREEDTES NEEMT TOE “Niettemin is de primaire functie van communicatie en internet aan boord om het schip zo efficiënt en veilig mogelijk van A naar B te krijgen. Met de intrede van apps en vooral de ontwikkelingen op het gebied van ‘internet of machines’ nam ook de behoefte aan bandbreedte toe. Er is nu 24/7 dataverkeer tussen het schip en de wal, gegenereerd door sensoren die data verzamelen over de conditie van het schip, de motoren, het brandstofverbruik, de toestand van de lading, etc. De analyses daarop vinden plaats aan de wal omdat daar de kennis zit om deze te interpreteren en er op te anticiperen. Om dat aan boord te doen is geen haalbare kaart, je kan die kennis niet op elk schip aanwezig hebben. Dat geldt bijvoorbeeld voor de monitoring van de moderne scheepsmotoren, deze zijn zoveel anders dan de oude scheepsmotor van vroeger: het zijn megagrote computergestuurde high tech machines waarvan de rendementen hoog worden gehouden door een permanente, fijne afstemming. De specialisten die je daar voor nodig hebt, vind je aan de wal en willen vaak
H: Referentie
helemaal niet op zee werken.”
4 De objectieve zakenpartner in telecommunicatie
Spliethoff
“De abonnementen die we voor dat type dataverkeer hebben, ontwikkelen zich een beetje volgens de wet van Moore: bij elke verlenging gaat de bandbreedte omhoog terwijl we ongeveer hetzelfde betalen. Dat zouden we misschien wel anders willen maar het is de realiteit waarmee we te maken hebben. Simpelweg omdat de situatie, de markt anders is: als je bekijkt hoeveel schepen er zich op alle zeeën wereldwijd bevinden en hoe groot het oppervlak is dat met satellieten moet worden bestreken, dan zie je snel genoeg dat hoge kosten verdeeld moeten worden over een relatief kleine populatie. Dat maakt dingen duur.” “Niettemin, de behoefte neemt toe. Steeds meer schepen vragen hogere bandbreedtes en dus er komen meer satelliet providers. Vroeger was Inmarsat de enige, later gevolgd door Iridium en de KU-band satellieten die in eerste instantie meer op één specifiek gericht waren maar vervolgens werden samengebracht tot een wereldwijd netwerk. Momenteel werken we met een constellatie van die drie om online communicatie aan boord op een zo hoog mogelijk niveau te garanderen.” “Dat wil dus zeggen dat er naast de standaard terminal voor e-mailverkeer ook een back-up terminal beschikbaar moet zijn. En dus ook is. Niet alleen voor interoffice communicatie, bijvoorbeeld ook, en daar zijn de Amerikanen weer, communicatie tussen schip en customs. Als je de Amerikaanse wateren binnenvaart, moet je een ‘electronic notice of arrival’ kunnen geven. Doet of kan een schip dat niet, om wat voor reden dan ook, dan kunnen ze dat schip een paar dagen in open zee laten ronddobberen want het mag de haven niet binnenlopen. En dat risico wil je niet lopen want ronddobberen kost geld, heel veel geld.”
ALLES WETEN IS EEN UTOPIE “Zoals ik eerder aangaf is spraak in de communicatie eigenlijk altijd van secundair belang geweest. Echter, door steeds meer online communicatie technologie aan boord te brengen, werden ook de mogelijkheden tot VoIP verruimd. En plotseling werd bellen, met een vrij eenvoudige telefoonset, ineens makkelijker en goedkoper. En dus ging er weer een nieuwe wereld open: door een voorkeursnummer van vier cijfers in te toetsen kan vanaf elk kantoor vanaf elke telefoon direct contact worden gelegd met onze schepen. Waardoor de mensen op die schepen veel meer dan voorheen onderdeel van het dagelijkse leven op kantoor zijn geworden.” “Dat doet iets voor de samenhang binnen de organisatie. En voor de manier van werken: vroeger stonden de operationele mensen hier elkaar bij wijze van spreken weg te duwen bij de telex omdat iedereen dringend met ‘zijn’ schip moest communiceren. Het was een soort ‘quantumsprong’ dat men later vanachter het bureau telexen kon verzenden en niet veel later kon gaan e-mailen, nu pakken ze hun mobiel om snel ‘bij te praten’. De volgende stap in dat proces is dat we de laatste schepen die nog niet ‘always on’ gaan migreren naar 24/7 online zodat ook zij niet meer afhankelijk zijn van time slots om in contact te blijven.” “’Always on’ draagt ook bij aan het managen van het schip. De kapitein houdt de besturing van het schip in handen, altijd. Hij kent de omstandigheden ter plekke het best, zowel van de weersomstandigheden, de wateren en het schip. Maar: er komt steeds meer ondersteuning vanaf de wal. Ook die kapitein wil dat, die wil voortdurend 100% actueel zijn met zijn informatie over die omstandigheden zodat hij zijn de meest verantwoorde beslissingen kan nemen. Het meest voor de hand liggende voorbeeld in dat verband is het navigeren op weersomstandigheden: op basis van de rapporten van meteoconsult worden voor ieder traject de ideale routebepalingen gegenereerd. Het is geen wet dat een kapitein die route volgt, hij stelt ter plekke vast aan de hand van onder meer de staat van de lading, de aanwezige voorraad brandstof en het geprognotiseerde verbruik of die route de beste keuze is óf dat hij een andere route kiest. Meer dan eens blijkt de keuze voor een voorzichter route de moeite meer dan waard.”
meer en meer tools beschikbaar komen die gaan bijdragen aan een schoner, milieubewuster, veiliger, betrouwbaarder, efficiënter manier van opereren waardoor ook de rendementen op investeringen en het brandstofverbruik substantieel zullen toenemen. Waar ik minder geloof, is het varen zonder bemanning. In Noorwegen worden testvaarten uitgevoerd zonder bemanning, daar wordt op korte trajecten puur op data
H: Referentie
“Vanuit dat perspectief denk ik dat er de komende 15 jaar nog veel gaat veranderen in de scheepvaart, dat er
5 De objectieve zakenpartner in telecommunicatie
Spliethoff
digitaal genavigeerd. Naar mijn idee blijven we in de praktijk daar nog best een stuk van verwijderd. Je kan nog zoveel weten over de weersomstandigheden, de zeebodem, de lading, andere schepen in de nabijheid, zelfs over – hoe gek het ook klinkt – mogelijke onvoorziene omstandigheden… Maar: alles weten is een utopie en menselijk ingrijpen terplekke zal altijd een issue zijn. En hoe snel heb je dat geregeld?”
DE MARKT VRAAGT OM TRANSPARANTIE “Ik geloof dat ik niet de enige ben die er van droomt om ’s ochtends in een voertuig te stappen en te zeggen ‘rijd maar naar mijn werk’. In de luchtvaart is het steeds mee ‘common knowledge’ dat piloten er alleen maar bij om systemen te corrigeren als het nodig is want dat systeem regelt de hele vlucht. En ik weet dat systemen ook wel eens vastlopen maar toch heeft die ontwikkeling het vliegen veel veiliger gemaakt. En dus zullen schepen ook steeds meer zo gaan varen zonder in te leveren op betrouwbaarheid en veiligheid, maar net als bij vliegtuigen blijft er een noodzakelijke aanwezigheid van een kapitein, een stuurman en ondersteunend personeel.” “Waar we in termen van veiligheid eigenlijk veel meer rekening mee moeten houden, is elektronische terreur: hackers en dergelijke. Er is altijd sprake van het risico dat een schip fysiek gegijzeld wordt, maar digitale piraterij is op zich een groter issue. Door de toenemende transparantie die wordt betracht in het kenbaar maken van het soort vracht dat wordt vervoerd en de bestemming van het transport – LRIT (Long Range Identification and Tracking) transponders maken precies duidelijk waar een schip zich bevindt en waar het heen gaat – kun je je wel eens afvragen of daarmee de veiligheid van schip, vracht en bemanning niet in het gedrang komt. En of die transparantie dus perse een voordeel is.” “Maar de markt vraagt er om en het werkt ook in ons voordeel. Door voor klanten op relevante punten de digitale poorten te openen, neemt onze servicegraad toe en wordt de relatie hechter. We brengen letterlijk onze automatisering naar buiten om essentiële verbindingen tot stand te brengen die voorzien in links die tamelijk diep in ons systeem gaan zodat klanten over de meest actuele informatie over hun transport kunnen beschikken. En zij met hun logistieke organisatie op die info kunnen anticiperen.” “Hetzelfde doen wij met verzamelen van informatie over afstanden en koersen, die halen wij rechtstreeks uit de database van Dataloy. We krijgen dan de complete routering met afstandsgegevens binnen tezamen alles wat er te weten valt over waar de war risks relevant zijn, waar op een bepaald moment walvissen zwemmen, waar je op bepaalde tijden langzaam moet varen, waar je een certificaat moet halen of waar de motten zijn in Azië. Dat klinkt wat vreemd wellicht maar er zijn gebieden waar de Asian moth nogal nadrukkelijk aanwezig is. Als je daar met je schip bent geweest en je koerst richting Amerika, dan wil men dat je een certificaat kunt laten zien dat je schip gereinigd en geheel motvrij is. Ze zijn als de dood dat die mot in Amerika beland en zonder natuurlijke vijanden daar gaat huishouden. Geen certificaat? Geen toegang, eerste een certificaat halen.” “Net zo goed halen we informatie binnen over de plekken waar we met een verlaagd gehalte zwavelzuur in de brandstof moet varen in verband met milieuvoorzieningen. Om dat voor elkaar te krijgen moeten eerst machines en motoren gespoeld en gereinigd worden en dat heeft op volle zee tijd nodig. Maar: het moet. De controle daarop is ook digitaal, achteraf wordt in het logboek gecontroleerd of aan die voorwaarde is voldaan. Mijn blik vooruit is dat we in dat processen nog veel verbetering gaan zien. Veel anticiperende software, gebaseerd op scenario’s vooraf en achteraf. Zodanig dat we kwalitatief nog betere, nog snellere verbindingen krijgen, betrouwbaar en stabiel om nog meer ‘internet of machines’ te realiseren. En wie weet, de generaties na ons zijn dan al zo gewend aan het op afstand bedienen van van alles en nog wat dat dat onbemande schip er toch gaat komen. Laat ik dan mezelf dan tevreden stellen dat ik aan het begin van die ontwikkeling heb
H: Referentie
gestaan en er mijn bijdrage aan geleverd heb.”
6 De objectieve zakenpartner in telecommunicatie
Spliethoff
ONAFHANKELIJK ADVIES OP MAAT Wilt u meer informatie over de oplossing toegepast in deze referentie of bent u benieuwd wat BTC Teleconsult voor uw organisatie kan betekenen? Twijfel dan niet contact met ons op te nemen. Wij zullen u voorzien van onafhankelijk advies op maat met volledige begeleiding en ondersteuning.
CONTACTGEGEVENS Neem contact met ons op… Telefoonnummer
:
088 – 411 00 33
E-mailadres
:
[email protected]
Web
:
www.btcteleconsult.nl
Twitter
:
#BTCTeleconsult, #BTCWebcare
LinkedIn
:
https://www.linkedin.com/company/btc-teleconsult
OVER BTC TELECONSULT BTC Teleconsult is een onafhankelijk en landelijk opererend it- en telecom-leverancier. We vertalen de wensen van de klant naar dagelijkse it- en telecom-oplossingen op basis van de nieuwste technologieën. We helpen het Nederlands bedrijfsleven ‘Het Nieuwe Werken’ echt efficiënt in te zetten om hiermee zowel de arbeidsvreugde als het rendement op de loonsom te verhogen. Adviseren over ontwikkelingen, zoals vast-mobiel integratie, Unified Communications, Near Field Communications, Filesharing, Mobile Device Management, Telecom Expense Management, Wifi, Lync en Clouddiensten. Tevens leveren we ook hardware voor zowel vaste als mobiele telefonie en het life cycle management ervan. Kortom: we ontzorgen onze klanten en laten graag zien hoe telecom-oplossingen meer voor de (potentiële)
H: onafhankelijk advies op maat
klanten gaan werken en bijdragen aan het rendement van uw organisatie.
7 De objectieve zakenpartner in telecommunicatie
