De nieuwe versie 12 biedt weer veel vernieuwingen. Er is onder andere aandacht besteed aan ontwikkelingen ten aanzien van het Europese betalingsverkeer SEPA. Ook biedt MINOX een oplossing voor de werkkostenregeling, die vanaf 2015 definitief van start gaat.
minox versie 12 | jaargang 11 | mei 2013
De stappen in Inhoudsopgave 2012
> “Wat verandert er nou...” Pagina 3
> Incasso Pagina 11 & 12
> De nieuwe versie & Installatie Pagina 4 & 5
> Incasso & Factureren Pagina 13
> Activeren Pagina 6
> Werkkostenregeling Pagina 14 & 15
> SEPA Pagina 7
> Vernieuwingen Pagina 16
> Werkwijze Pagina 8
> Taken Pagina 17
> De uitwerking Pagina 9
> Afdrukken Pagina 18
> Betalingen Pagina 10
> Documenten Pagina 19
MINOX Software Vendelier 25-27 3905 PB VEENENDAAL Tel (0318) 55 41 41 Fax (0318) 55 51 15 E-mail
[email protected] Internet www.minox.nl Copyright © MINOX Software
“Wat verandert er nou … “ Pag. 3
> “Wat verandert er nou aan een boekhoudpakket?” Bij de aanschaf van MINOX hoort ook een service-abonnement. Zo af en toe horen wij dan weleens de bovenstaande opmerking. Begon het vorig jaar al met de BTW-verhoging van 19% naar 21%, nu hebben we veel aandacht moeten besteden aan bijvoorbeeld de wijzigingen met betrekking tot SEPA en de Werkkostenregeling. Een groot deel van deze MINOX-Info wordt besteed aan de overgang naar SEPA. Ook gaan we dieper in op de veranderingen die SEPA met zich meebrengt. Met name de Europese incasso is drastisch gewijzigd ten opzichte van wat we hier in Nederland gewend zijn. Daarnaast hebben we diverse programma-onderdelen uitgebreid en vernieuwd. En we spelen natuurlijk ook in op de technische vernieuwingen (bijvoorbeeld ten behoeve van Windows 8). Ook deze versie kunt u automatisch downloaden en installeren. Hierover leest u meer op de volgende pagina’s. Ton Janssen Directeur
Disclaimer De informatie in deze MINOX-Info is ontleend aan bronnen die betrouwbaar mogen worden geacht. Voor de juistheid en volledigheid ervan kan echter niet door ons worden ingestaan.
De nieuwe versie Pag. 4
> MINOX versie 12 Vanaf versie 11 bieden wij MINOX-gebruikers met een service-abonnement de mogelijkheid om de nieuwe versie te downloaden via internet. De complete installatie hiervan verloopt automatisch en zal ongeveer 10 minuten in beslag nemen, afhankelijk van de snelheid van de internetverbinding, de PC en uw eventuele server. Het is altijd verstandig om een back-up te maken van de administratie(s). Dit geldt dus ook voordat u de nieuwe versie gaat installeren. Zorg dat tijdens de installatie geen gebruikers in MINOX actief zijn of inloggen. Wij adviseren u om alle programma’s af te sluiten voordat u met de installatie begint. In geval van Windows 7 en 8 dient u toestemming te verlenen om de MINOX-update te kunnen uitvoeren.
> MINOX-Online
Werkt u met MINOX-Online? Dan regelen wij de installatie van versie 12 voor u. Er verschijnt een melding dat er een update zal worden uitgevoerd. Ook hoeft u MINOX niet te activeren. U mag verder lezen vanaf Conversie van administraties op pagina 6.
> Installatie via internet
Binnen enkele dagen verschijnt bij het starten van MINOX het volgende dialoogscherm. Volg de onderstaande procedure, om de upgrade te installeren. 1. Start MINOX en kies in het dialoogscherm (zie afbeelding) voor: Nu downloaden. 2. De installatiebestanden van de nieuwe versie worden gedownload via het internet. Als dit is afgerond, wordt automatisch het installatieprogramma gestart. Verschijnt dit dialoogscherm niet, dan staat het setup-programma waarschijnlijk in de taakbalk te knipperen. U ziet dan een dialoogscherm met MINOX-update. Kies voor Volgende. Als u niet inlogt als gebruiker MINOX of u behoort niet tot de (supervisor) groep 9999, dan wordt u wel geïnformeerd maar kunt u de nieuwe versie niet zelf installeren. De nieuwe versie kan ook worden gedownload via Beheer > Programma-update (via internet).
Installatie via internet (vervolg) Pag. 5
3. De gebruikersovereenkomst van MINOX wordt nu getoond. Indien u hiermee akkoord gaat, kiest u voor OK. 4. Nadat MINOX is geïnstalleerd, klikt u op Voltooien om de installatie af te ronden. 5. Nu ziet u het scherm met Update van versie 11.01 naar 12.01. Kies nu voor Voltooien. De bestanden worden geconverteerd en in de originele MINOX-map geplaatst. 6. Als alles succesvol is verlopen, verschijnt de melding: Conversie is voltooid.
> Installatie met CD
Heeft u ervoor gekozen om de CD te blijven ontvangen, of ontvangt u van ons automatisch een CD in verband met uw individuele programmatuur, dan kunt u de procedure volgen zoals hieronder is beschreven. 1. Zorg ervoor dat geen enkele gebruiker in MINOX actief is. Plaats de bijgesloten CD in het CD-station. Alleen als het installatieprogramma niet automatisch start, kiest u voor Start > Uitvoeren. Type in: d:\setup <ENTER> (waarbij d = CD-Romstation). 2. Bevestig de keuze: Update uitvoeren van bestaande MINOX. Kies voor: Volgende. 3. Als (tijdelijke) doellocatie stelt het programma voor: C:\MINOXUPD. Dit is een map, die tijdelijk wordt aangemaakt en die na de installatie en de conversie automatisch wordt verwijderd. Wij adviseren u deze locatie niet te wijzigen. 4. Nu bent u klaar om de update te installeren. Kies voor Volgende om de installatie te starten. De installatie zal automatisch verlopen. 5. Nadat MINOX is geïnstalleerd, klikt u op Voltooien om de installatie af te ronden. 6. Nu ziet u het scherm met Update van versie 11.01 naar 12.01. Kies nu voor Voltooien. De bestanden worden geconverteerd en in de originele MINOX-map geplaatst. Als alles succesvol is verlopen, verschijnt de melding: Conversie is voltooid.
Activeren Pag. 6
> Activeren van versie 12 Om illegaal gebruik van onze software tegen te gaan, dient MINOX te worden geactiveerd. Het activeren kan per licentie uiteraard slechts éénmaal plaatsvinden. De eerste keer dat u versie 12 start, zal MINOX aan u vragen om via het internet de software te activeren. Als de PC of een werkstation, dat deel uit maakt van het netwerk waarop MINOX is geïnstalleerd, beschikt over een internetaansluiting, verloopt het activeren van MINOX versie 12 volledig automatisch. Heeft u op de PC geen internet-aansluiting dan kunt u MINOX ook telefonisch activeren via onze helpdesk. Indien activeren tijdelijk niet mogelijk is, omdat u bijvoorbeeld buiten kantooruren de nieuwe versie heeft geïnstalleerd en u niet over een internetaansluiting beschikt, dan kiest u voor Later. U kunt vervolgens gewoon met MINOX werken. De eerstvolgende keer dat u MINOX start, wordt weer aan u gevraagd om MINOX te activeren. Wacht hier overigens niet te lang mee. > Let op bij aanschaf van een nieuwe PC Wilt u MINOX op een nieuwe PC installeren, neem dan vooraf contact op met de helpdesk. Op de oude PC dient u namelijk MINOX eerst te deactiveren, voordat u het programma in gebruik kunt nemen op de nieuwe PC. > Conversie van administraties De eerste keer dat een administratie met versie 12 wordt geopend, zal deze automatisch worden geconverteerd. MINOX vraagt of de betreffende administratie geconverteerd mag worden. Daarbij heeft u de mogelijkheid om alle boekjaren in een keer te converteren.
SEPA Pag. 7
> Doelstelling SEPA De betaalproducten, zoals de overschrijving en incasso worden de komende jaren vervangen door producten die voldoen aan de regels voor SEPA, de Single Euro Payments Area. SEPA heeft tot doel om alle eurobetalingen in Europa te standaardiseren zodat er over enkele jaren geen verschil meer is tussen een binnenlandse betaling en een eurobetaling van of naar andere Europese landen. SEPA geeft een algemene basis aan en de individuele banken hebben elk helaas hun eigen aanvullingen. De oude (Nederlandse) standaarden komen hierdoor te vervallen. Vanaf 1 februari 2014 kunt u alleen nog maar met SEPA werken. Laat u dus door uw bank op tijd en goed informeren! > Wat gaat er veranderen Een van de meest opvallende veranderingen is dat het bankrekeningnummer wordt aangepast naar het International Bank Account Number (IBAN). De lengte van het IBAN verschilt per land. In Nederland heeft het nummer 18 posities en eindigt altijd met het huidige bankrekeningnummer. Naast IBAN moet ook de Bank Identification Code (BIC) gebruikt worden. > Conversie van bankrekeningnummers De nieuwe versie van MINOX biedt u de mogelijkheid om alle bankrekeningnummers, die zijn ingevuld in uw administratie(s), in een paar stappen te converteren naar IBAN en BIC. Deze conversie kan en mag niet in MINOX plaatsvinden. Het wordt verzorgd door de Stichting IBAN Service NL, die is opgericht op initiatief van de gezamenlijke Nederlandse banken. De bankrekeningnummers dienen te worden aangeboden aan www.ibanbicservice.nl, die het bestand aanvult met de IBAN en de BIC. Daarna kan dit bestand (automatisch) in MINOX worden geïmporteerd.
Open administratie
Import IBAN
Conversie IBAN
Export bankrekeningnrs.
Ga naar ibanbicservice.nl
> Registreren Voordat u bestanden ter conversie bij IBAN BIC Check kunt aanbieden, dient u zich eerst te registreren op de website www.ibanbicservice.nl. U mag kosteloos maximaal 50 bestanden aanleveren (met maximaal 1 miljoen rekeningnummers).
Werkwijze Pag. 8
> Werkwijze in MINOX > Export bankrekeningnummers U wilt de bankrekeningnummers van debiteuren en/of crediteuren exporteren, maar ook uw eigen bankrekeningnummer(s). Open de administratie en kies Administratie > Conversie IBAN > Export. Vervolgens selecteert u de administratie(s) en het boekjaar (of de boekjaren), waarvan u bankrekeningnummers van de debiteuren en/of crediteuren wilt converteren. In de praktijk kiest men (alleen) voor het laatste boekjaar (2013). Conversie van oudere jaren heeft namelijk weinig zin. Het gemakkelijkste is dat u deze actie in één run uitvoert voor alle boekhoudingen. U kiest dan bij Boekjaren voor 2013. Automatisch wordt boekjaar 2013 bij alle administraties geselecteerd. De demo-administratie (99998) kunt u niet exporteren. Afhankelijk van uw keuze worden alle bankrekeningnummers geëxporteerd, zowel uit de basisgegevens administratie, als de bankdagboeken en natuurlijk de debiteuren en crediteuren. Niet bestaande rekeningnummers (bijvoorbeeld > 10 posities) worden niet meegenomen. Nadat het exportbestand IBAN.CSV is aangemaakt (in de MINOX-map) verschijnt er een dialoogscherm. Het aantal records is het aantal geëxporteerde bankrekeningnummers. > www.ibanbicservice.nl U logt in op de website www.ibanbicservice.nl met uw inloggegevens en biedt het bestand IBAN.CSV voor conversie aan. Binnen 24 uur (op werkdagen) ontvangt u een e-mail met de mededeling dat het bestand is aangevuld met IBAN en BIC codes en gereed staat om te downloaden. Het bestand heeft nog steeds dezelfde naam (IBAN.CSV). Als u het bestand downloadt, dient u dus het oorspronkelijke exportbestand te overschrijven. > Import IBAN en BIC Openen een willekeurige administratie. Kies Administratie > Conversie IBAN > Import. Controleer in het dialoogscherm of de locatie van het te importeren bestand juist is en kies voor de button Importeren. Indien u van meerdere administraties en/of boekjaren in één bestand bankrekeningnummers heeft geëxporteerd, zal MINOX automatisch de geconverteerde IBAN en BIC in de betreffende administraties en boekjaren importeren. Na de import geeft MINOX het aantal records aan dat in totaliteit is ingelezen, gesplitst in het aantal correcte en het aantal afgewezen IBAN en BIC-nummers. De afgewezen records kunnen worden afdrukt.
De uitwerking ... Pag. 9
> ... van SEPA op MINOX > Basisgegevens administratie Bij Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens administratie tab Bank kunt u de gegevens van twee banken vastleggen. Deze bankrekeningnummers (ook IBAN en BIC) worden gebruikt op alle documenten, die u vindt onder de tab Formulieren. Afhankelijk van uw uitvoering is dat de Aanmaning/Herinnering en alle documenten van de inkoop- en verkoop (zoals Offerte, Opdrachtbevestiging, Pakbon, Afleverbon en Factuur). > Dagboeken Bij Onderhoud > Algemeen > Dagboeken kunt u bij de dagboeken van het soort Bank ook IBAN en BIC vastleggen. Dit is van belang als u gebruikmaakt van de module(s) MINOXAutomatische betalingen, MINOX-Incasso en/of MINOX-Verwerking bankmutaties. > Betalingsvoorstel crediteuren Op het betalingsvoorstel (Afdrukken > Crediteuren > Betalingsvoorstel) wordt zowel het bankrekeningnummer, als de IBAN en de BIC afgedrukt. > Openstaande postenlijst debiteuren en crediteuren Indien bij de debiteur en crediteur een IBAN is ingevuld, zal deze, in plaats van het bankrekeningnummer worden vermeld op de openstaande postenlijst. > Import / export Zowel bij het importeren als bij het exporteren van gegevens van debiteuren en crediteuren zijn de velden IBAN en BIC toegevoegd. > Geleidelijke overgang Met MINOX kunt u geleidelijk overstappen naar SEPA. Zowel het huidige bankrekeningnummer als de nieuwe IBAN en BIC kunt u in MINOX opslaan. Betalingen en incasso’s kunt u zowel in Clieop03- als in SEPA-formaat aanmaken. U kunt dus besluiten om met één bank(rekening) over te stappen op SEPA. Vanaf 1 februari 2014 kunt u de huidige Clieop03-bestanden niet meer aan uw bank aanbieden.
> De conversie kunt u gerust meerdere malen in MINOX uitvoeren. Bij www.ibanbicservice.nl mag u kosteloos maximaal 50 bestanden aanleveren. Hiermee kunt u dus de administratie(s) bijvoorbeeld eens per kwartaal updaten. Nieuwe debiteuren en/of crediteuren, die nog zijn aangemaakt met een bankrekeningnummer worden dan weer geconverteerd naar IBAN en BIC.
Betalingen Pag. 10
> Automatische betalingen Met deze module kunt u betalingen zowel in het huidige Clieop03-bestandsformaat aanmaken, alsook in het nieuwe SEPA-formaat. Kiest u bij Indeling voor SEPA dan zal in de tab Voorstel het IBAN en de BIC worden getoond. Een onjuiste IBAN of BIC zal door MINOX worden afgekeurd. In de kolom Opmerking verschijnt dan een melding. In het Voorstel zijn twee kolommen toegevoegd: Factuurdatum en Boekstuknummer. U kunt alle kolommen groter of kleiner maken door het eindpunt in de titelbalk te slepen met de muis.
Incasso Pag. 11
> Incasso Voor incasso’s is de verandering groot. Naast het aanleveren in een ander bestandsformaat, gaat er veel meer veranderen. De Europese incasso krijgt namelijk twee varianten: Core en Business-To-Business (B2B). Laat u zich door uw bank goed informeren over (de verschillen in) deze twee varianten. > Kenmerken van de Core • Incasso bij particulieren en bedrijven. • Debiteur heeft recht op terugboeking (8 weken). • Debiteur geeft machtiging af aan incassant. • De bank van de incassant krijgt de opdracht uiterlijk 5 werkdagen voor verwerking van een eenmalige en uiterlijk 2 werkdagen voor de vervolgincasso’s van een doorlopende machtiging. • De bank van de incassant hoeft de machtiging niet te controleren. • Er is geen nieuwe machtiging van de debiteur nodig. > Kenmerken van de B2B • Alleen incasso’s bij bedrijven. • Debiteur heeft geen recht op terugboeking. • De bank van de incassant krijgt de opdracht uiterlijk 1 werkdag voor verwerking. • De bank van de incassant is verplicht de machtiging te controleren. • Er dient een nieuwe machtiging te worden ondertekend. • De debiteur dient bij zijn bank de incasso te registreren. > Machtigingskenmerk Voor incasso’s moet u een Europees incassocontract afsluiten met de bank. U ontvangt dan een Incassant-ID. Dit nummer toetst u in MINOX in bij Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens administratie in de tab Bank in het veld Incassant-ID. Elke incasso moet worden voorzien van een machtigingskenmerk. In combinatie met het Incassant-ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten gerelateerd kunnen worden aan een specifieke machtiging. Dit geldt ook voor de al lopende machtigingen. > Incassovarianten Per soort (Core en B2B) maken we onderscheid tussen de eenmalige - (EM) en de doorlopende machtiging (DM). In totaliteit kennen we dus vier varianten (EM-Core, DMCore, EM-B2B en DM-B2B). > Betalingscondities Per incassovariant maakt u een betalingsconditie aan (Onderhoud > Algemeen > Betalingscondities). Deze conditie koppelt u aan de debiteur. Bij het handmatig inboeken van de verkoopfacturen wordt deze gekoppelde betalingsconditie gehanteerd. Factureert u met MINOX (zowel directe- als orderfacturering), dan kunt u zelfs verschillende betalingscondities voor één debiteur gebruiken.
Incasso (vervolg) Pag. 12
> Mandaatregister Uw debiteur ondertekent de incasso (Mandaat). Bij Onderhoud > Debiteuren is een button Mandaten toegevoegd. Per incassovariant, dient u voordat u de incasso met MINOX gaat aanmaken de relevante gegevens vast te leggen. Ook kunt u het ondertekende document digitaal koppelen. Mocht u van de debiteur of van uw bank vragen krijgen over de machtiging dan kunt u het mandaatregister raadplegen en afdrukken (Afdrukken > Debiteuren > Mandaatregister). Is een eenmalige machtiging met MINOX verwerkt (klaargezet voor de bank om te incasseren), dan krijgt deze automatisch de status Niet-actief met de datum van incasso. > Aanmaken incassobestand Bij Taken > Incasso kiest u voor het Clieop03- of het SEPA-formaat. Indien u ook met MINOX factureert, dan wordt u bij aanmaken van het bestand in het formaat SEPA geholpen met de selectie op de Incassodatum (zie volgende pagina). Factureert u niet met MINOX of hanteert u nog het Clieop-formaat, kies dan bij Indeling voor Vervaldatum. Bij SEPA dient u per soort incasso een bestand aan te maken. Daarbij dient u rekening te houden met de verwerkingstermijn, die de bank nodig heeft voor het uitvoeren van de incasso. Dit hangt af van het soort en type van de incasso en de verwerkingstijd van de bank. > Stornering Als een incasso, nadat deze met MINOX is aangemaakt, wordt geweigerd of teruggeboekt, dient u -afhankelijk van de melding van uw bank- een nieuw mandaat aan te maken. Is de incassobatch nog niet aan uw bank aangeboden en u wilt deze incasso nogmaals creëren dan mag u het mandaat opnieuw activeren (status wijzigen van Niet actief in Actief). > Opvragen Nieuw is bij Opvragen > Debiteuren de button Mandaten. Aan het symbool (>) ziet u direct of er voor de betreffende debiteur mandaten aanwezig zijn. De actieve mandaten worden in het geel weergegeven. In de tab Openstaande posten kunt u Kolommen instellen. U heeft nu ook de mogelijkheid om de velden Betalingsconditie en Incassodatum op te nemen in de lijst (links naast het veld Memo). Het veld Incassodatum wordt alleen gevuld indien met MINOX wordt gefactureerd en is dan de geplande incassodatum.
Incasso & Factureren Pag. 13
> met MINOX > Verplichte vooraankondiging incasso Bij het doen van een incasso is sprake van een vooraankondiging. De debiteur moet vooraf geïnformeerd worden over de incasso. Deze vooraankondiging kunt u doen door middel van een sms-bericht of e-mail. Maar het kan ook heel gemakkelijk op de factuur die u met MINOX maakt. U moet de debiteur informeren over het te incasseren bedrag, de incassodatum en het machtigingskenmerk. Dit kunt u vermelden op de factuur, die u met MINOX maakt. Bij Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens administratie bij de tab Formulieren klikt u achter Factuur op de button Wijzigen. In de tab Voet kunt u de tekst behorende bij de Incasso aanpassen. Ook kunt u aanvinken of u het bankrekeningnummer of IBAN van de debiteur wilt afdrukken op de factuur. De debiteur weet dan van welke bankrekening en op welke datum het (factuur)bedrag wordt afgeschreven. > Incassodatum De aanleveringstermijn voor het verwerken van incasso’s verschilt per soort en type incasso. U dient vooraf aan de debiteur kenbaar te maken wanneer u gaat incasseren. Als u niets heeft afgesproken met de debiteur dient u dit minimaal 14 dagen voor incasso kenbaar te maken. Als u dit doet op de factuur, dan dient u deze dus minimaal twee weken voor de incassodatum te versturen. Vervolgens dient u op tijd de incassobestanden aan te maken, rekening houdend met de verwerkingstermijn van de bank. Bij het factureren (Taken > Factureren en Taken > Verkooporders > Facturen) vraagt MINOX naar de incassodatum. Houdt u rekening met de verwerkingstermijn (tot zes werkdagen), afhankelijk of het een Core of B2B en een eenmalige of een doorlopende incasso betreft. Om zowel op tijd kenbaar te maken aan de debiteur wanneer u precies gaat incasseren, als wel op het juiste moment het incassobestand bij uw bank aan te leveren, is het gemakkelijk om een vaste procedure te volgen. U factureert bijvoorbeeld op maandag. Als incassodatum vermeldt u op de factuur de maandag over 14 dagen. U gaat 5 werkdagen voor incassodatum (dus de maandag erop) de incassobestanden aanleveren aan de bank. Houd er rekening mee dat sommige banken (onder andere de Rabobank) een extra dag boven het standaard aantal dagen hanteren. De eerste keer dat u bij een debiteur gaat incasseren is de verwerkingstermijn bij de bank langer dan bij vervolgincasso’s. U dient er rekening mee te houden dat u in die situatie niet meerdere openstaande posten van dezelfde debiteur gaat aanleveren! MINOX zal een waarschuwing geven, waarbij u wel de mogelijkheid heeft om door te gaan met incasseren.
WKR Pag. 14
> Werkkostenregeling (in MINOX-Pro) Sinds 1 januari 2011 is de werkkostenregeling (WKR) van kracht. Met deze regeling mogen bedrijven maximaal 1,5% (voor 2013) van het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Daarnaast mogen bepaalde zaken onbelast worden vergoed of verstrekt door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte dient loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80% te worden betaald. De WKR vervangt in 2015 het fiscale systeem van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer. Tot 2015 mag de ondernemer kiezen om nog gebruik te maken van het “oude” systeem of de “nieuwe” werkkostenregeling. MINOX stelt u in staat om snel inzicht te krijgen in de zogenaamde vrije ruimte. De werkkosten, die geboekt worden op de verschillende grootboekrekeningen, kunnen worden toegewezen aan de diverse soorten (bijvoorbeeld binnen forfait, gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen). Daarbij houdt MINOX onder andere rekening met de BTW, die normaal niet wordt meegenomen bij de bepaling van het bedrijfsresultaat, maar nu wel bij het berekenen van de vrije ruimte. In de rapportage worden de verwachte en de werkelijke loonsom getoond, maar ook -indien gewenst- die van vorig boekjaar. Bij Onderhoud > Algemeen > Werkkostenregeling legt u de diverse soorten vast met de connectie naar het grootboek. Ook wordt o.a. het percentage vastgelegd (1,5 % voor 2013). Bij Soort kan men kiezen uit: F: Grondslag Fiscale loonsom W: Werkkosten (binnen forfait) G: Gerichte vrijstellingen N: Nihil waarderingen I: Intermediaire kosten O: Onbelaste kosten Bij “Soort = F” kunt u een voorstel Jaarbedrag “Fiscaal loon” intoetsen. Vervolgens het Percentage “vrijstelling” (voor 2012 = 1,4% en voor 2013 = 1,5%) Voor alle soorten geldt dezelfde methode van vastlegging van de grootboekrekeningen als bij de grondslagen van de BTW-codes. Alle grootboekrekeningen, die betrekking hebben op een specifieke soort, worden vastgelegd. Een grootboekrekening mag maar bij één soort worden vastgelegd. Houdt u hier rekening mee als u een groep grootboekrekeningen (van - t/m) intoetst.
WKR (vervolg) Pag. 15
> Werkkostenregeling kopiëren naar andere administraties Verwerkt u meerdere boekhoudingen, dan biedt MINOX de mogelijkheid om alle gegevens van de werkkostenregeling van een administratie te kopiëren naar één of meerdere administraties. Dit doet u met de button Kopiëren naar admnr. Uiteraard dienen de rekeningschema’s gelijk te zijn. > BTW De werkkosten dienen tegen factuurwaarde, dus inclusief BTW gehanteerd te worden. De methode van BTW-berekening in MINOX (zie Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens Administratie tab BTW) dient daarom “op grootboek” te zijn. Op grootboekrekeningen, die gekoppeld zijn aan de werkkostenregeling, boekt u de bedragen inclusief BTW. U hanteert -indien van toepassing- de betreffende BTW-code. Op de grootboekrekening worden alle bedragen exclusief BTW verwerkt. Voor de werkkostenregeling zal MINOX de bedragen inclusief BTW op het overzicht presenteren. > Overzicht Bij Afdrukken > Grootboek > Werkkostenregeling kunt u een overzicht afdrukken, waarmee u inzicht krijgt in de zogenaamde vrije ruimte. Bepalend voor deze vrije ruimte is de grondslag fiscale loonsom. Hierbij kunt u uitgaan van vorig jaar, het huidig jaar of het door u ingetoetste fiscale jaarbedrag (voor dit jaar). Door middel van een koppeling met Excel kan op een snelle manier extracomptabel worden berekend wat het effect is om kosten van de ene soort aan een andere toe te wijzen (bijvoorbeeld de cafetariaregeling).
Vernieuwingen Pag. 16
> Onderhoud > Debiteuren / Crediteuren De e-mailadressen in de tab Algemeen zijn vergroot naar 60 posities. Hier blijkt in de praktijk behoefte aan te zijn. > Vaste activa > Activa U heeft bij het grootboek, debiteuren, crediteuren en artikelen al de mogelijkheid om een rekening te kopiëren. Deze functie is nu ook mogelijk bij Vaste activa.
> Opvragen > Grootboek In de tab Mutaties vindt u de button Kolommen. Het veld Boekstuknummer is nieuw. Door deze aan te vinken, zal het boekstuknummer rechts van de kolom Documentnummer worden vermeld. Dit is handig als u het boekstuknummer in het inkoopboek (Onderhoud > Algemeen > Dagboeken) heeft vrijgegeven. Standaard is de kolom Boekstuknummer uitgeschakeld. > Debiteuren Ook bij de tab Openstaande posten kent MINOX de button Kolommen. Hieraan is de mogelijkheid toegevoegd om de velden Betalingsconditie en Incassodatum te vermelden in de lijst (links van het veld Memo). Als u beschikt over de module Incasso dan wordt het veld Incassodatum gevuld door MINOX bij de facturering en is dan de geplande incassodatum. Met de button Afdr. aanmaningen kan snel een rekeningoverzicht of een aanmaning worden afgedrukt. U gaat dan voorbij aan de mogelijkheid van Aanmaningen Pro, die MINOX-Pro biedt.
Taken Pag. 17
> Inkooporders Indien een inkooporder in delen wordt ontvangen, wordt automatisch een backorder aangemaakt. Deze backorder krijgt een nieuw ordernummer. Nieuw is dat het oorspronkelijke ordernummer bewaard blijft. Als u bij Taken > Inkooporders > Orders met F4 alle orders raadpleegt, ziet u een extra kolom met het Oorspronkelijke ordernummer. Ook bij Opvragen > Inkooporders wordt in een extra kolom zowel bij de crediteur als bij het artikel het oorspronkelijke ordernummer getoond.
Afdrukken Pag. 18
> Afdrukken > Grootboek > BTW-aangifte > ICP-listing Bij de opbouw van de ICP-listing zal het totaalbedrag, zowel voor Goederen als voor Diensten, op het scherm worden getoond. Dit maakt een eventuele controle cq. vergelijk met het grootboek gemakkelijker. U heeft dan nog de mogelijkheid om deze procedure te annuleren voordat de aangifte definitief elektronisch wordt verzonden. > Debiteuren > Aanmaningen Vanaf 1 juli 2012 gelden wettelijke regels voor incassokosten naar particulieren. Bij versie 12 wordt (in de map Pictures) een standaard BMP meegeleverd met daarin de “incassostaffel”. Stuurt u aanmaningen naar particulieren, dan adviseren wij u deze te gebruiken. > Debiteuren > Jarenoverzicht (Pro) U kent waarschijnlijk al het Periodeoverzicht. Per periode (meestal per maand) worden bijvoorbeeld de verkopen weergegeven. Nieuw is het Jarenoverzicht. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de verkopen van het huidige jaar vergelijken met die van de afgelopen vier jaren. Ook kunt u het bedrag dat een debiteur ultimo het jaar openstaat van vijf jaren met elkaar vergelijken. > Crediteuren > Openstaande posten Nieuw in versie 12 is de keuze om het boekstuknummer af te drukken. U vindt deze optie onder Kolomkeuze. Op het overzicht wordt dan het Boekstuknummer in plaats van het Betaald bedrag vermeld.
Documenten Pag. 19
> Opmaak documenten
Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens administratie tab Formulieren > E-mailadres op documenten MINOX kent veel inkoop- en verkoopdocumenten, zoals de offerte, opdrachtbevestiging, pakbon, afleverbon en factuur. Op deze documenten kunt u het telefoon- en/of faxnummer van de debiteur of crediteur laten afdrukken. Nieuw is de mogelijkheid om het e-mailadres te printen. Dit gaat dan ten koste van het telefoon- of het faxnummer. Een handigheidje is de mogelijkheid om het document (via het scherm) bijvoorbeeld met Acrobat Reader als PDF te openen. U kunt dan het e-mailadres kopiëren om snel een e-mail te sturen. > Intracommunautaire leveringen of diensten Is er sprake van intracommunautaire leveringen of diensten, dan dient (naast de vermelding van het BTW ID-nummer van de debiteur) ook op de factuur te worden afgedrukt: “Intracommunautaire levering/dienst”. In de tab Voet van de factuur kunt u bij het veld Intracomm. levering/diensten deze tekst instellen. > Buildinfo Bij Help > Info is een button opgenomen: Buildinfo. Hiermee wordt u geïnformeerd over de wijzigingen en vernieuwingen van een build. Een nieuwe build wordt regelmatig via internet aangeboden en kan automatisch worden geïnstalleerd. Heeft u contact met onze helpdesk, dan zal men u vragen naar het versienummer en de build. Deze worden nu ook rechtsonder in het beeldscherm weergegeven. Bijvoorbeeld: Versie 12.01 build 100.1.
Interesse in het bijwonen van een productpresentatie van een van de modules van MINOX? Regelmatig organiseren wij in Veenendaal bijeenkomsten. Ook op individuele basis. Vraag vrijblijvend naar de mogelijkheden. MINOX Software kan -op maat- bedrijfstrainingen voor u verzorgen. Op uw kantoor en afgestemd op de wensen van u en uw medewerkers. Wilt u slechts een dagdeel, kom dan naar ons trainingscentrum in Veenendaal. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Verkoop: 0318 - 55 41 41.
