Cursusplanner
De met, door en voor opleidings- en trainingsbedrijven ontwikkelde cursusplanning en cursistenadministratie
ChainWise Cursusplanner: dát werkt goed De complete en veelzijdige basisadministratie voor professionele opleiders. Het plannen van cursussen, het inschrijven van cursisten, het versturen van uitnodigingen voor vervolg- of herhalingsopleiding, uw resources (mens & middelen): op afroep beschikbaar en eenvoudig te bedienen. Met ChainWise Cursusplanner bespaart u niet alleen tijd en geld, u optimaliseert uw dienstverlening. Webbased
Volledig CRM & BPM
Platform- en werkplek onafhankelijk.
ChainWise Cursusplanner biedt u de
Op ieder moment en vanaf iedere locatie
mogelijkheid uw gehele bedrijfsproces
alle benodigde gegevens bij de hand.
te ondersteunen. Naar wens kunnen
Inloggen en direct aan de slag.
koppelingen worden gemaakt met uw financiële pakket.
Met eenvoud plannen Op overzichtelijke wijze plant u uw
Voordeligste
cursussen, middelen en docenten en handelt
De met, door en voor opleidings-
u de documentstromen af. Het printen van
en trainingsbedrijven ontwikkelde
pasjes en certificaten voor cursisten doet u
procesoptimalisatie software is fixed price
in een handomdraai.
en hanteert géén kostbare prijs per cursist methodiek. De compleetste cursusplanner
Win iedere aanbesteding
van Nederland is daarmee ook de
Het voldoen aan aanbestedingseisen wordt
voordeligste cursusplanner van Nederland.
kinderspel door de modulaire opbouw en talloze standaard ingebouwde functionaliteiten. Laat u uitgebreid informeren.
Standaard
Cursusplanning & inschrijven
3
Optioneel
2
Online inschrijven + agenda
4
Cursistenportaal
5
Klantenportaal
6
Docentenportaal
7
Welke cursus gaat u geven, waar en door wie? Welke hulpmiddelen zijn er nodig? Zijn uw eigen medewerkers en resources beschikbaar of moet u inhuren? Cursusplanning vormt altijd de basis, de overzichtelijke planningsmogelijkheden bieden in één oogopslag alle informatie. Wat te denken van de bezettingsgraad per cursus, cursussoort, locatie of business unit? En het kunnen bijsturen op basis van heldere KPI’s? Cursusplanning & inschrijven biedt direct inzicht en heldere ondersteuning van uw planning en inschrijving (cursus- en cursistenadministratie). Planning
Wie is de cursist, voor welke organisatie
voor een succesvolle en zich continuerende
Het plannen van een cursus lijkt eenvoudig
is hij of zij werkzaam? Of is het misschien
dienstverlening. Het is dus van groot
maar is veelal complex. De planning is
een particulier? Waar moet de rekening
commercieel belang om uw cursisten te
een combinatie van menselijke resources
naartoe? Is er wellicht sprake van een
blijven volgen en te monitoren. Het CRM van
(in- en extern) en onmisbare zaken als
bijzondere (prijs)afspraak? ChainWise
ChainWise Cursusplanner is hier op ingericht.
locaties en hulpmiddelen. ChainWise
Cursusplanner draagt zorg voor een
Cursusplanner biedt alle noodzakelijke basis
heldere registratie.
Cursusplanning & inschrijven
Cursusplanning & inschrijven
Facturatie Op basis van de cursussen (incompany
functionaliteiten die het proces volledig en op de praktijk gericht ondersteunen. Zo
Relatiebeheer en projectmanagement
of maatwerk) of op basis van (open)
worden cursussen aangemaakt, beheerd,
Van zowel klanten als leveranciers kan
inschrijvingen worden de voorbereidingen
gepland, aan instructeurs toegewezen en
een grote hoeveelheid informatie worden
getroffen voor de facturatie. De factuur
worden deze gekoppeld aan onderdelen als
vastgelegd. Het zelf aanmaken van
kan worden doorgezet naar een financieel
materiaal, locaties en middelen.
kenmerken is eenvoudig. Cursusplanner
pakket voor verdere afhandeling of direct
biedt u tevens ondersteuning in acquisitie
vanuit ChainWise worden gefactureerd.
Functioneel
en actieve follow-up. Vastlegging is mogelijk
Vanzelfsprekend behoudt u op ieder
De cursusplanning functionaliteiten
middels notities. Ontsluiting van informatie
moment het volledige overzicht over de
ondersteunen de volgende praktische
wordt geboden waar en wanneer deze
actuele omzet en omzetprognoses.
processen:
nodig is. Urenadministratie (projecten, verlof,
• Samenstellen van cursussen en modules
ziekte e.a.) maakt standaard onderdeel uit
Volledig
• Planning van de cursus; tijd, resources &
van de geboden functionaliteiten.
De ChainWise Cursusplanner is volledig ingericht op praktische processen in
locatie, standaard en op maat • Beheer en uitvoering
Opvolging
de dagelijkse werkzaamheden. De
• Aanwezigheidsregistratie en certificering
Als de cursist eenmaal de cursus heeft
samenstelling en planning van cursussen,
afgerond, ontvangt deze een certificaat
het inschrijven van cursisten, (CRM)
Inschrijven
of diploma, eventueel voorzien van een
administratie & beheer: ChainWise biedt u
Om het inschrijven van een cursist
geldigheidsduur. De opvolging moet goed
de tools.
correct te kunnen uitvoeren is een flinke
worden georganiseerd: vervolgopleidingen
hoeveelheid informatie noodzakelijk.
en herhalingen bieden immers volop kansen
Planbord Overzichtelijk planbord voor de inzet van resources per week
Excel Eenvoudig te exporteren naar Excel
Datum Link naar planbord op dagbasis in tijdseenheden *Het planbord is ook geavanceerd beschikbaar als Uitgebreide Resource Planner. Zie achterzijde brochure. Filter Gemakkelijk te filteren per business unit
Lijst Docenten, instructeurs en/ of in te zetten resources
Kleur De kleur geeft aan wat voor soort cursus er is ingepland
Mouse-over Functionaliteit voor het tonen van extra cursusinformatie 3
Online inschrijven + agenda
Online inschrijven + agenda Eenvoud en overzicht! U plant en direct wordt zichtbaar gemaakt welke cursus wanneer wordt gegeven. Uw doelgroep wordt per omgaande geïnformeerd, denk hierbij aan uw partners, bezoekers op uw site of aan uw klanten. Er kan direct online worden ingeschreven op een cursus, aanvragen kunnen direct worden verwerkt. U bespaart handelingen: het hinderlijk overtypen van e-mails of aannemen van telefoontjes is verleden tijd. Inloggen en aan de slag. Online inschrijven
worden gesteld om online op in te
Online agenda
De ‘Online inschrijven + agenda’
schrijven / te bevestigen. Vooropgesteld dat
Bij toepassing van de ChainWise
functionaliteit maakt het mogelijk online
u deze met een ‘cursuskenmerk’ beschikbaar
Cursusplanner in de backoffice, is standaard
zowel de beschikbare cursussen te tonen
heeft gemaakt voor online publicatie.
een online agenda beschikbaar (XML). Deze kan middels specifieke (doelgroep)
in de vorm van een agenda, als cursisten hierop te laten aanmelden en inschrijven.
Ook maatwerk
kenmerken ook in de agenda van de
ChainWise beschikt over een standaard
website(s) worden aangeboden.
Beschikbaarheid
‘Online inschrijven’ portaal. In de regel
De cursist kan direct op uw website
wordt deze naadloos geïntegreerd in
De implementatie vindt plaats in overleg met
inschrijven op basis van beschikbare
het portaal van de aanbieder. Wanneer
de leverancier / beheerder van uw website.
data en plaatsen. Cursussen, inclusief
maatwerk geboden is, ontwikkelen wij in
cursusinformatie, kunnen beschikbaar
eigen huis applicaties, benaderbaar via een iFrame of direct geïntegreerd.
4
Relevante informatie & service voor uw cursist worden geboden in het Cursistenportaal. Van het tonen van geregistreerde gegevens, geldigheid van diploma’s en certificaten tot het inschrijven op beschikbare cursussen.
Cursistenportaal
Cursistenportaal
Het Cursistenportaal is er de plek voor. U kunt verplaatsingen en annuleringen van cursussen doorvoeren en zichtbaar maken. Uw cursist kan direct betalen. U bespaart tijd, uw cursist geniet van service en gemak. Hoofdfuncties
u zelf bepalen aan welke extra criteria deze
kan deze mogelijkheid worden geboden
Het ChainWise Cursistenportaal omvat
gegevens dienen te voldoen.
na het verlenen van toegang. Het proces van inschrijven kan worden gekoppeld aan
een tweetal hoofdfuncties: aanmelden en
online betaling: Ogone, iDeal of anders.
inschrijven. Aanmelden is bestemd voor nog
In het kader van de persoonsgegevens kan
niet bekende deelnemers, inschrijven voor al
de cursist belangrijke ‘eigen’ data wijzigen.
reeds aangemelde cursisten.
Ook het standaard eerst accepteren van
Vaste klanten
de algemene voorwaarden behoort tot de
Ten behoeve van uw vaste klanten kan
mogelijkheden.
het Klantenportaal (zie pagina 6) worden
Aanmelden
geactiveerd zodat contactpersonen
Hiermee worden de nog niet in het systeem bekende deelnemers in de gelegenheid
Inschrijven
van organisaties zelf cursisten kunnen
gesteld zich online te registreren. Middels
Hier wordt de cursist de mogelijkheid
inschrijven. Voor deze cursisten is het
een gebruikersnaam en wachtwoord is
geboden zich in te schrijven voor een cursus
mogelijk de eigen stamgegevens in te zien
de nieuwe cursist in staat in te loggen.
of module op basis van doelgroep selectie,
en (indien toegestaan) in te schrijven op
Naast de eisen die het systeem stelt, kunt
beschikbare data en plaatsen. Naar wens
beschikbare cursussen.
Inlogscherm
Cursist gegevens
Cursist inschrijvingen
Overzicht cursussen
5
Klantenportaal
Klantenportaal Grote klanten hebben grote wensen. De contactpersoon bij uw klant heeft met het Klantenportaal volledig overzicht over het aanbod, de beschikbaarheid en de inschrijvingen van de cursisten. Nieuwe medewerkers kunnen zelf worden toegevoegd, open of gesloten trainingen worden aangeboden aan specifieke doelgroepen. Cursussen of trainingen kunnen zelf worden verplaatst, de zelfredzaamheid staat bovenaan. En u? U bespaart tijd! Inzicht & comfort
Besparing
Managen
Ingericht om uw klanten* optimaal inzicht
Het Klantenportaal geeft echter niet
Bovendien stelt het portaal uw klanten niet
en comfort te bieden. Het Klantenportaal
alleen inzicht, maar bespaart uw
alleen in staat het cursusaanbod te overzien,
geeft uw klant zowel informatie over haar
organisatie een hoop tijd door de afname
maar ook om de cursisten van de eigen
cursisten als over de inhoud en status
van interne vragen via e-mail of telefoon.
organisatie zelf te managen. Medewerkers
van incompany cursussen. Denk aan de
Alle cursusinformatie is immers in één
kunnen (afhankelijk van rollen en rechten)
planning en herhalingen van cursussen en
oogopslag voorhanden. Medewerkers
zelf cursisten inschrijven en/of supervisie
eventueel beschikbare open trainingen.
hebben daarnaast direct toegang tot
houden over ingeschreven cursisten.
de geplande cursusdagen, agenda en
Het actuele overzicht is op ieder gewenst
presentielijsten.
moment oproepbaar en beschikbaar.
* Enkel diegenen die toegang is verleend.
6
Opvragen van diverse overzichten / rapportages
Overzicht van inschrijvingen
Overzicht van geplande cursussen
Overzicht diploma’s van cursisten
Weg met de vele e-mails en een agenda in Outlook. In het Docentenportaal vindt uw docent of instructeur alle gewenste informatie. Wanneer hij of zij is ingepland, de verlof aanvragen (beschikbaarheid) en urenadministratie.
Docentenportaal
Docentenportaal
Ook alle cursusinformatie is volledig inzichtelijk. Bovendien zijn presentielijsten, competentie registratie, diverse documenten enz. beschikbaar. Uw docent is optimaal voorzien en het scheelt u een hoop werk. Eenvoudig & transparant
Uitgebreide functionaliteiten
Uren & kilometers
Afgescheiden portaal wat docenten en
De docent heeft bij iedere cursus de
Een heldere urenadministratie en het kunnen
(eventuele) freelancers direct toegang
beschikking over standaard presentielijsten
boeken van zakelijk gereden kilometers
geeft tot de geplande cursussen en andere
en trainingsmaterialen: denk aan handouts
is standaard in het Docentenportaal
relevante informatie. Het communiceren
en powerpoint. Op locatie kan de
beschikbaar.
met uw docent verloopt via het portaal
presentielijst worden verwerkt en kunnen
eenvoudig en transparant.
competenties worden afgevinkt voor verdere verwerking in de backoffice.
Presentielijst en competenties
7
Cursusplanner
Online inschrijven + agenda
Relatiebeheer
Online beschikbare cursussen tonen
Facturatie
Online inschrijven op cursussen en verwerking aanvragen
Projectmanagement Urenadministratie (Uur- en inkoop) tarieven Cursusmanagement Samenstellen van cursussen, lesstof, benodigdheden Planning van de cursus: tijd, resources & locatie, standaard en op maat Cursussoorten (groepen) Planning Opbouw programma modules Plannen van cursussen (dagen) Planning cursusdagen (schematisch) Plannen benodigdheden Lesstof Soort inschrijving (open inschrijving, incompany) Kosten en relevante informatie over de betreffende cursus Inschrijven Inschrijfregistratie Inschrijven van (groepen) cursisten Vastleggen financiële en persoonlijke elementen Logistieke afhandeling documentenstroom, uitnodigingen, bevestigingen e.d., zowel per post als per mail Inzicht in cursusuitvoering Aanwezigheid Competentie overzichten (cursist en docent) Certificering, pasjes en diploma's Weekagenda en planningsoverzichten (diverse grafische en lijsten)
Online agenda Doelgroep registratie Cursistenportaal Online registratie nieuwe deelnemers Online inzicht geregistreerde gegevens (incl. geldigheid certificaten en diploma's) Online inschrijven op cursussen door cursist Online betaling voor cursist Online verplaatsingen en annuleringen zichtbaar maken voor cursist Klantenportaal Alle cursusinformatie in één oogopslag voorhanden Klanten kunnen zelf cursisten inschrijven Cursisten kunnen eigen stamgegevens inzien Inzicht in cursusteninformatie Inzicht in inhoud en status incompany cursussen Medewerker toegang tot geplande cursusdagen, agenda en presentielijsten Documentenmap: downloaden documenten Docentenportaal
Koppelingen
Docentmanagement
De koppeling naar een
Docenten kunnen eigen planning inzien
financieel pakket is beschikbaar
Docenten kunnen verlofaanvragen (beschikbaarheid) inzien
en kan door de technici van
Gemaakte uren en gereden kilometers administratie voor docenten
Dat geldt ook voor een
Beschikking over standaard presentielijsten Beschikking over trainingsmaterialen Op locatie presentielijsten verwerken
ChainWise worden gemaakt. bestandskoppeling van factuuren debiteureninformatie. Informeer naar de vele mogelijkheden om te koppelen
Bulkverwerking documentstromen
Op locatie competenties afvinken
Urenregistratie en kilometers
Uitgebreide Resource Planner *
Ovezicht herhalingen en vervaldata
Plannen van middelen
Beheer en uitvoering
Plannen van externe resources
Aanwezigheidsregistratie en certificering
Planborden uitgebreid
Opvolging: cursisten volgen en monitoren
Doelgroepen
Facturatie per cursus / cursist (evt. verzamelfacturen)
Uitdraaien programma
Demmersweg 40
(Herhalings)uitnodigingen sturen en gebruik van mailsjablonen
Optioneel: Managementdashboard met specifieke cursusplanner overzichten
7556 BN Hengelo
vanuit ChainWise.
ChainWise bedrijfssoftware
T 074 24 90 430
Verwerking diploma's en pasjes Beschikbaarheid docenten en externe medewerkers
Standaard
F 074 24 90 439
Medewerker gegevens en beschikbaarheid agenda
Optioneel
[email protected]
Managementoverzichten
8
Enkele ChainWise Cursusplanner gebruikers:
www.chainwise.nl
