VACATUREBERICHT De KHLim is met meer dan 6000 studenten en meer dan 900 medewerkers nog steeds een toonaangevende Hogeschool van de regio. SAW (Sociaal agogisch werk)is binnen de KHLim het departement waar wij gemotiveerde jongeren en ouderen opleiden tot bachelor in de orthopedagogie. Ter vervanging van onze huidige departementaal secretaris die met pensioen gaat zoeken wij naar een ondernemende medewerker (m/v) voor de functie van Functietitel:
Departementaal Secretaris (m/v) (voltijds)
Opdrachtgrootte:
100%
Referentienummer:
2012/ATP.08
Statuut:
Administratief en technisch personeel – vacant
Periode aanstelling:
Vanaf 1 maart 2013 (te overleggen) U krijgt tweemaal een contract van 1 academiejaar. Daarna volgt een contract van onbepaalde duur mits gunstige evaluatie.
Functieomschrijving:
U behoort tot het managementteam van het departement sociaalagogisch werk en geeft directe leiding aan het administratief team van het departement.
in statutair verband –
Uw direct leidinggevende is het departementshoofd.
Doel van de functie: Het praktisch organiseren, coördineren en opvolgen van de dagelijkse werking van het departement evenals het adviserend en conceptueel ondersteunen van alle beleids- en werkdomeinen binnen het departement; dit ter ondersteuning van het departementshoofd, het departementale managementteam, de opleidingsstaf en de staf onderzoek & dienstverlening, in lijn met de decretale bepalingen en met oog voor de integrale kwaliteitszorgcultuur en de KHLim-waarden.
Resultaatsgebieden en kernactiviteiten:
Bijdragen aan de (centrale) beleidsvorming en aangeven van de departementale behoeften op vlak van de beheersdomeinen (bv. personeel, ICT, logistiek, financiën e.a.) evenals
actief meewerken aan de uitbouw en implementatie van secundaire processen binnen het departement met oog voor integrale kwaliteitszorg.
Organiseren en coördineren van diverse beleids- en beheersdomeinen binnen het departement met oog voor integrale kwaliteitszorg. Dit is vnl.: - Opleiding: instaan voor alle praktische, administratieve, logistieke en organisatorische zaken en zorgen voor de coördinatie en opvolging van de opleidingsgebonden materies in samenwerking met het administratieve team zoals bv. infodagen, inschrijvingen, uurroosters, lokalenreserveringen, cursusdienst, studenten-, stage- en examenadministratie, deliberaties, visitaties, e.d.. - Onderzoek en dienstverlening: bieden van administratieve en logistieke ondersteuning. - Administratie: uitwerken van concepten en ter beschikking stellen van allerhande werkprocedures, werkdocumenten, bestanden om relevante data te verzamelen en te structureren. - Dataverwerking: verwerken en structureren van allerhande gegevens en omzetten in relevante managementinformatie: bv. omkadering, taakbelasting personeel, studenteninformatie, enz. - Facilitaire diensten voor campusbeheer zoals onthaal, communicatie, ICT, logistiek en gebouwen, techniek en onderhoud, catering, veiligheid e.a.: afstemmen met de betrokken diensten om de nodige faciliteiten en werkingsmiddelen te voorzien, doorgeven van opdrachten en bestellingen, melden van storingen of defecten. - Financiën: instaan voor budgetbeheer, verwerken van boekhoudkundige gegevens van het departement, controleren en valideren van bestelbons, facturen en onkostennota’s en deze doorgeven aan de centrale boekhouding; bijhouden en opvolgen van aankoopen investeringsdossiers, inventaris, verzekeringsdossiers. - Personeel: opvolgen van alle personeelszaken: vacatures, aanwervingen, opvang, contracten, omkadering, werkroosters, functioneringsgesprekken, e.d.
Leiding geven aan en coachen van het toegewezen administratief/technisch/logistiek team voor het efficiënt dagdagelijks functioneren van de administratie (office management) en van de facilitaire diensten: geven van werkopdrachten, bewaken van de uitvoering ervan; advies geven omtrent vragen, klankbord zijn bij problemen; voeren van functioneringsgesprekken; opvolgen contracten, opleidingen, verlofregeling, omkadering, e.d.
Optreden als centraal aanspreekpunt voor het departement, zowel intern voor alle diensten als extern ten aanzien van studenten en hun ouders, van docenten, van onderzoekers en en diverse andere externe contacten; verzorgt een gastvrij onthaal van bezoekers.
Verzorgen van zowel interne als externe communicatie via het meest geschikte kanaal of medium: verspreiden van agenda’s, roosters, verslagen, nota’s; posten en actueel houden van informatie op de website; centraliseren van allerhande meldingen, rapporteren of dispatchen aan de betrokkenen, opstellen en verspreiden van nieuwsbrief, e.a.
Ondersteunen van het departementshoofd met oog voor een maximale efficiëntie en accuraatheid. Dit houdt in: - beheert persoonlijk secretariaat, behandelt zelf courante verzoeken en behandelt vertrouwelijke informatie op een gepaste wijze;
-
-
-
bereidt dossiers voor; vraagt hiervoor de vereiste informatie op bij andere diensten; verwerkt en structureert gegevens tot relevante managementinformatie, stelt rapporten op en maakt statistieken; organiseert en plant diverse werkvergaderingen, overlegorganen en bezoeken; treedt op als informatiedraaischijf en verspreidt informatie en documenten aan directieleden, docenten, studenten of collega’s, via de juiste kanalen en met het geschikte medium; zoekt naar oplossingen voor diverse problemen m.b.t. het campusbeheer, samenwerkingsproblemen, afstemming tussen diverse diensten, opvang van persoonlijke problemen, fraude, conflicten e.d.
Deelnemen aan het departementaal managementteam en inbrengen van eigen expertise en adviezen ten aanzien van beleidsbeslissingen; zorgen voor de verslaggeving, delegeren en opvolgen van de uitvoering van de genomen beslissingen.
Leiden van eigen toegewezen projecten en dossiers.
Optreden als ombudsman/-vrouw bij conflicten tussen studenten onderling of tussen studenten en personeel.
Profiel: U heeft een masterdiploma en beschikt over de nodige kennis en relevante ervaring in het managen van processen, middelen en mensen. KHLim en haar context - organisatiecontext: u kent of leert de KHLim-context kennen, decretale bepalingen en haar rol op vlak van onderwijs, onderzoek & dienstverlening en maatschappelijk engagement. - organisatiesensitiviteit: u denkt transversaal aan zowel interne als departementale overschrijdend belangen en heeft of verwerft een grondig inzicht in de KHLim-organisatie (wie-is-wie, activiteiten, richtlijnen). Professionele en technische kennis - managen van processen, middelen en mensen: plant, organiseert, coördineert, begeleidt, zorgt voor bijsturing en evaluatie van diverse organisatorische en administratieve werkprocessen, middelen en mensen toegewezen aan het departement en aan de eigen administratie; - vaktechnische kennis en vaardigheden: kennis van zowel diverse beleids- als administratieve werkdomeinen: onderwijs, onderzoek & ontwikkeling, boekhouding, personeelszaken, logistiek, datamanagement, wetgeving e.a. - ICT vaardigheden: gebruikt standaard office softwaretoepassingen (word, outlook, internet/intranet, excell, dbase) en specifieke softwaretoepassingen; - plannen en organiseren: plant en organiseert het werk met oog voor efficiëntie, prioriteiten en tijdige output; - informatieverwerking: zorgt voor een accurate informatieverwerking en doorstroom van informatie naar de diverse betrokken actoren met een transversale reflex; - probleemoplossend vermogen: lost problemen op en komt tot haalbare oplossingen via analyse en kritische beoordeling;
-
adviserend vermogen: geeft adviezen m.b.t. administratieve vragen of dossiers; conceptueel denken en creativiteit: is creatief in het bedenken van nieuwe werkwijzen, toepassingen en alternatieven.
Relationele en communicatieve vaardigheden - dienstverlenend optreden: handelt met focus op interne/externe dienstverlening met aandacht voor kwaliteit; - netwerking: bouwt relaties op en netwerken uit met diverse actoren en stakeholders relevant voor het eigen werk; - leiding geven en coachen van het eigen team: geeft resultaatgerichte en motiverende leiding en treedt coachend op; voert functioneringsgesprekken met administratief personeel; - communicatieve vaardigheden: kan actief luisteren, toont empathie en heeft overtuigingskracht; - redactionele vaardigheden: stelt brieven, verslagen, brochures en rapporten op; - talenkennis: drukt zich vlot uit in andere talen. Persoonlijke attitudes - samenwerkingsgerichtheid: draagt bij tot een goede samenwerking binnen het departement en stelt zich collegiaal op; - verantwoordelijkheidszin: werkt met verantwoordelijkheidszin, neemt initiatief en is proactief; - resultaatsgericht: focust op resultaten en toont doorzettingsvermogen om de toegewezen opdrachten te volbrengen met oog voor zowel de persoonlijke als de teamresultaten; - zelfsturend: past zich aan nieuwe situaties aan en toont leer- en ontwikkelingsbereidheid; - betrouwbaarheid: is discreet, loyaal en integer; behandelt confidentiële gegevens op een discrete wijze - respectvol: treedt op met respect voor menselijke diversiteit.
Wat betreft rekrutering en aanwerving voert onze hogeschool een gelijke kansen- en diversiteitsbeleid: kwaliteiten van mensen zijn belangrijker dan etnische afkomst, geslacht of handicap.
Aanbod: U komt terecht in een leidinggevende functie met een aanvangssalaris in Salarisschaal A22 Meer informatie over de salarisschaal vindt u op de website van het departement onderwijs onder barema 588: www.ond.vlaanderen.be/wedde. U kunt mee uw schouders zetten onder de verdere uitbouw van de grootste hogeschool van Limburg. U komt terecht in een dynamische organisatie waar ruimte is voor initiatief en professionele groei. Vanaf 1 september werkt u hoofdzakelijk in Diepenbeek; daarvoor resideren we nog in Hasselt op de Oude Luikerbaan.
Solliciteren: Stuur uw CV en motivatiebrief naar KHLim, tav Aimé Coenen Campus Diepenbeek, Agoralaan gebouw B, bus 1, 3590 Diepenbeek of per email naar
[email protected]
Uw kandidatuur bereikt ons uiterlijk 14 januari 2013 U kan rekenen op een discrete behandeling van uw kandidatuur. Een assessment maakt deel uit van de procedure.
Meer informatie: Voor concrete vragen over de functie-inhoud kan u contact nemen met departementshoofd Joke Maes, 011/ 288 270. Met andere vragen omtrent deze vacature of omtrent werken in de KHLim kan u terecht bij Nejla Yalcin, 011/230 770 of
[email protected]. De hogeschool is gesloten van 22 december tot en met 2 januari 2013.
