JaarveRslag2009 dé inkoopcoöperatie van de zorg
Intrakoop | Regterweistraat 11a | 4181 CE Waardenburg t (0418) 65 70 70 | f (0418) 65 70 80 | e
[email protected] | i www.intrakoop.nl
Raad van toezicht 2009
Aanbestedingsteams 2009
In 2009 bestond de raad van toezicht uit de volgende personen:
Personeelsdiensten Roland Blom, Stichting Pluryn
Drs. M. de Bruine MBA (voorzitter tot 16 juni 2009) Voorzitter raad van bestuur Koninklijke Visio in Huizen sectie gehandicaptenzorg
Gera van Berlo, Stichting Pluryn Kantoorartikelen Nelleke Schnetkamp, Onze Lieve Vrouwe Gasthuis
Mr. drs. F.J.M. Staal (voorzitter per 16 juni 2009)
Sylvia van Velzen, Beweging 3.0
Voorzitter raad van bestuur De Riethorst Stromenland
Arthur Gubbels, MTB Maastricht
in Geertruidenberg
Jan Willem Smeenk, Martini Ziekenhuis
sectie verpleging/verzorging
Energie
Drs. J.M. Tromp (toegetreden op 1 januari
Jan Willem Smeenk, Martini Ziekenhuis
en vice-voorzitter per 16 juni 2009)
Hans de Krijger, De Mutsaersstichting
Arts en bestuurder
Harm Koudijzer, CuraMare
GGZ Breburggroep, Regio Breda en Tilburg
Sylvia van der Woerd-Schat, OsiraGroep
Lid Commissie Zorgvisie en Normering GGZ Nederland
Daan van Ee, Alerimus
sectie geestelijke gezondheidszorg J.L. Schoevers (secretaris/penningmeester tot 1 november 2009) Drs. J.G. den Hollander Directeur bedrijfsvoering Diaconessenhuis Leiden Bestuurslid NVZ vereniging van ziekenhuizen sectie ziekenhuizen
Textielvoorziening Monique Schrijver, Driezorg, Stichting voor Wonen Zorg en Welzijn Matty Lupker, Zorggroep Maas en Waal Louis Beeking, Zorggroep Rijnmond Rixt Hijlkema, Zorgspectrum Het Zand Zorg- en transferhulpmiddelen
Drs. A.C.M. van Osch
Ria Bosse, Ellen Broekhof, Ary Eikelenboom, Myrthe Jansen,
Lid raad van bestuur BrabantZorg in Veghel
Peter Hondebrink, Peter Lauteslager, Marianne van de Plas,
Bestuurslid Actiz
Mieke Nieuwenstein, Hans van der Hammen, René Smit,
sectie verpleging/verzorging
Marjan Dulos (allen van Stichting ’s Heeren Loo)
Drs. D. Kooistra Lid raad van bestuur en directeur West-Nederland ‘s Heeren Loo sectie gehandicaptenzorg
Intrakoop Missie Intrakoop is voor zorgaanbieders het platform voor inkoop- en logistieke oplossingen, waardoor zorgaanbieders tegen lagere, transparante en marktconforme integrale kosten hun middelen en diensten kunnen inzetten voor optimale dienstverlening aan hun cliënten. De coöperatie Intrakoop is de inkoopcoöperatie van de zorg. Zij vertegen woordigt de inkoopbelangen van 467 zorginstellingen met 4.919 locaties. Intrakoop ondersteunt haar leden op strategisch, tactisch en operationeel niveau bij het behalen van hun inkoopdoelstellingen. Intrakoop sluit raamovereenkomsten af met leveranciers in de productsegmenten Diensten, Energie, Huishouding & Inrichting, Kantoor & Automatisering, Techniek & Onderhoud, Verpleging & Verzorging en Voeding. Daarnaast levert Intrakoop op specialistische gebieden hoogwaardige dienstverlening aan haar leden met: • Intrakoop Services • Intrakoop E-inkopen • Intrakoop Energie (voorheen: Energie voor Zorg) • Intrakoop Facilitair (Facilitair & Logistiek voor Zorg)
Colofon Uitgave: Jaarverslag 2009 Tekst: Brontekst, Lom (N) en Intrakoop, Waardenburg Vormgeving en ontwerp: Adform ontwerp, Zaltbommel Druk: Leerdam Druk, Leerdam Fotografie Intrakoop jubileumevenement: Manon Pulles
Klankbordgroep
Mario van de Sande Hoofd Inkoop
26
Twee keer per jaar wisselt Intrakoop op strategisch niveau
St. Anna Zorggroep
van gedachten met de leden van de klankbordgroep:
sectie verpleging/verzorging
Ad Verhagen
Rob Buitelaar
Hoofd Facilitaire Dienst
Facilitair manager
Woonzorgorganisatie Sabina van Egmont
Stichting Zorgbreed
sectie verpleging/verzorging
sectie verpleging/verzorging
Anja Hoeksma
Royan van Velse
Manager inkoop
Manager inkoop
Stichting Omring
Alysis Zorggroep
sectie verpleging/verzorging
sectie ziekenhuizen
Jaap de Jong
Tsjerk Dijkstra
Teamleider inkoop
Teamleider restauratieve voorzieningen
Stichting Cordaan
Accolade Zorggroep
sectie geestelijke gezondheidszorg
sectie verpleging/verzorging
Jan Willem Smeenk
Wil van Loon van de Laar
Strategisch tactisch inkoper
Senior inkoper
Martini Ziekenhuis
Vitalis WoonZorg Groep
sectie ziekenhuizen
sectie verpleging/verzorging
Kees Odijk
Jan van Haaster
Hoofd Inkoop
Manager facilitaire zaken en inkoop
Bouman GGZ
Stichting HVO-Querido
sectie geestelijke gezondheidszorg
sectie geestelijke gezondheidszorg
Voorwoord
2009 – groei door samenwerking Onze plannen om de dienstverlening van Intrakoop nog beter te laten aansluiten op de wensen van leden zijn in 2008 omgezet in daden. Met als resultaat een bescheiden groei van de bemiddelde omzet. In 2009 zet deze stijgende lijn zich sterk door. Ons doel blijft onveranderd: samen met leden, leveranciers en strategische partners zorgen voor de beste inkoopoplossingen die de integrale kosten van middelen en diensten in de zorg verder helpen terugdringen. Door het realiseren van scherpe kortingen, duidelijke afspraken over logistiek en kwaliteit en zoveel mogelijk aandacht voor individuele belangen. Maar ook door maatwerk op instellings niveau of bijvoorbeeld raamovereenkomsten voor specifieke instellingssoorten. Het aantal collectieve raamovereenkomsten is in 2009 gegroeid
die ontstond tijdens de Europese aanbesteding textiel. De NMa
naar 100. We bieden vanuit het collectief meer inkoopoplossingen
oordeelde uiteindelijk dat volumebundeling op de textielmarkt
aan met optimale aandacht voor individuele eisen en wensen van
concurrentiebevorderend werkt en stelde Intrakoop daarmee in
onze leden. Intrakoop Services biedt individuele begeleiding op
het gelijk.
maat door ervaren inkoopadviseurs, tegen tarieven die leden van hun coöperatie kunnen verwachten. Of het nu gaat om het doen
Het sportieve evenement ter ere van 50 jaar Intrakoop werd door
van een enkele inkoopscan of het opzetten van een inkoopafde-
veel leden bezocht en als zeer positief ervaren. Intrakoop groeit.
ling.
Dat doen we samen met onze leden. Niet alleen in termen van bemiddelde omzet, aantal locaties of aantal raamovereenkomsten:
Steeds meer leden maken gebruik van elektronisch inkopen en de
ook in termen van kwaliteit. 2009 In twee woorden? Meer en
Intrakoop Academies zorgen keer op keer voor volle zalen. Ook
beter.
het inkopen in Duitsland heeft concrete vormen aangenomen en enkele leden profiteren inmiddels van de financiële voordelen die de raamovereenkomsten met Duitse medische groothandels bieden. Intrakoop is op een aantal gebieden leidend binnen inkoop in
Frank Kaptein, directeur/bestuurder
de gezondheidszorg. Zo blijft Intrakoop de grootste inkoper van elektriciteit in de non-profit sector. We zetten markten in beweging. Een glanzend voorbeeld hiervoor is de beroering
3
Inhoudsopgave
Verantwoording raad van toezicht
5
Samenvatting geconsolideerde jaarrekening 2009
22
Strategische koers
6
Toelichting staat van baten en lasten
24
4
Intrakoop 50 jaar
7
Relatiebeheer leden
9
Ledenbeheer en kerncijfers
9
Ledenservice en adviseurs
10
Klankbordgroep
10
Ledenbijeenkomst
10
Themabijeenkomsten
10
Intrakoop en PR
11
Inkoopdienstverlening
13
Nieuwe dienstverlening
13
Collectieve aanbestedingen
14
Individuele inkoopoplossingen
16
Overzicht nieuwe overeenkomsten
19
Interne organisatie
20
Personeel, ziekteverzuim en opleidingen
20
Bonusproces
20
Informatisering
21
Deelname aan netwerken
21
Verantwoording raad van toezicht De coöperatieve inkoopvereniging Intrakoop steunt haar leden
Er is meermaals stilgestaan bij de samenwerkingsverbanden die
al 50 jaar bij het zoeken naar passende en succesvolle inkoop-
lid zijn van Intrakoop. De raad is blij dat de algemene leden
oplossingen. In 2009 werd stilgestaan bij dit fraaie jubileum.
vergadering het advies heeft overgenomen om alleen individuele
Vitaliteit, creativiteit en denken in oplossingen: eigenschappen
leden als lid toe te laten.
van onze coöperatieve vereniging waar we elke dag de vruchten van plukken. Zij geven tegelijkertijd aan hoe jong we zijn.
In 2009 heeft drs. Marten de Bruine MBA afscheid genomen van de raad van toezicht. Marten heeft als voorzitter de transitie
In 2009 is duidelijk geworden dat de heroriëntatie op de
naar de huidige positie van Intrakoop uitstekend begeleid. Wij
strategische koers in 2008 zich positief heeft doorgezet. Het
zijn hem veel dank verschuldigd. Ondergetekende is voor
jaar is afgesloten met een goed financieel resultaat door zowel
gedragen als nieuwe voorzitter en door de algemene leden
autonome groei als door een verbeterde bedrijfsvoering.
vergadering in juni 2009 benoemd. Ook is afscheid genomen van Hans Schoevers. Dat inkoop een
We zien een verschuiving van klassiek collectief inkopen naar
echt vak is, heeft hij met zijn inkoopkennis en -ervaring binnen
meer maatwerk met behoud van collectieve schaalvoordelen.
onze vergaderingen duidelijk laten zien.
Tegelijkertijd zien we een toenemende vraag naar dienstverlening op logistiek en facilitair gebied. Deze verbreding en
Per 1 januari is drs. Jan Tromp, lid raad van bestuur van de GGZ
spreiding van activiteiten maakt de basis van Intrakoop sterker,
Breburggroep, toegetreden als lid van de raad van toezicht. Hij
waarmee de continuïteit beter is verankerd.
is voorgedragen als kandidaat vice-voorzitter en in juni 2009 benoemd. Drs. Durk Kooistra, lid raad van bestuur en directeur
Met de directeur/bestuurder heeft de raad uitvoerig gediscus-
West-Nederland ‘s Heeren Loo, vertegenwoordigt vanaf juni
sieerd over het strategische belang van inkoop binnen zorgorga-
2009 de gehandicaptenzorg.
nisaties en de rol van Intrakoop hierin. Zeker nu we staan voor een periode van grote veranderingen in de zorg wordt sturen
De raad van toezicht laat zich bij al haar handelen leiden door
op kosten een kritische factor. Hoe houden we de focus op het
de zorgbrede governance code en heeft viermaal vergaderd met
belang van inkoop en krijgen we een podium bij bestuurders
een vastomlijnd vergaderschema. Terugkijkend op 2009 kunnen
van zorgorganisaties? Door te laten zien dat bij een krimpende
we spreken van een succesvol jaar voor Intrakoop.
economie en toenemende marktwerking in de zorg door inkoopsamenwerking aanzienlijke voordelen te behalen zijn. Een verdere ontwikkeling naar kenniscentrum voor inkoop en logistieke oplossingen hoort daarbij.
Frank Staal, voorzitter
5
Strategische koers
Groei door samenwerking Vorig jaar schreven we dat de strategische koers van Intrakoop staat als een huis. Dat geldt nog steeds. Sinds enkele jaren geven onze leden aan dat zij behoefte hebben aan individuele dienstverlening. Onze plannen werden hierop aangepast en in 2008/2009 zijn de labels Energie voor Zorg en Facilitair & Logistiek voor Zorg opgericht. Ook ging in 2009 Intrakoop Services van start. Naast individuele dienstverlening is keuzevrijheid van groot
• verdiepen
belang voor onze leden. Onze dienstverlening biedt deze
zoveel mogelijk rendement halen uit bestaande c ontacten
vrijheid steeds meer: zowel binnen het totale aanbod aan
met leden, leveranciers en strategisch partners en het
raamovereenkomsten maar ook binnen raamovereenkomsten zelf.
aanbieden van nieuwe dienstverlening • verhogen onze dienstverlening laten aansluiten op de behoeften van
Leden zijn steeds meer betrokken bij het bedenken van
onze leden zodat de deelnamegraad wordt verhoogd
inkoopoplossingen die op collectief en op individueel niveau leiden tot het terugdringen van de integrale kosten in de zorgketen. Informatie- en kennisuitwisseling zijn de randvoor-
Aandachtsgebieden 2009 op hoofdlijnen
waarden voor het succes van beproefde inkoopoplossingen als collectieve aanbestedingstrajecten en nieuwe dienstverlenings-
• Ledenbinding en interactie
vormen zoals de Intrakoop Inkoopcheck en de onderhande-
• Bestaande dienstverlening
lingsservice.
• Contractontwikkeling
Onze dienstverlening sluit steeds beter aan op de behoeften
• Individuele dienstverlening
van onze leden. Dat doet Intrakoop door verbinden, verdiepen
• Nieuwe dienstverleningsvormen
en verhogen:
• Inkoopsamenwerkingsverbanden van leden • Strategische allianties
• verbinden intensief samenwerken met leden, leveranciers, strategische partners en andere partijen
6
• Interne bedrijfsvoering
Intrakoop 50 jaar
Op 28 april 1959 wordt het samenwerkingsverband PCZ
Mijlpalenoverzicht
(Protestants-Christelijke Ziekenhuizen) opgericht. Vier ziekenhuizen besluiten bij de inkoop van stookolie hun inkoopvolumes
1959
Oprichting PCZ
te bundelen om collectief meer inkoopmacht te realiseren en tijd
1959
Eerste gezamenlijke inkoop voor aardappelen en stookolie
te besparen. Na de stookolie waren het geschilde aardappelen die gezamenlijk ingekocht zouden worden.
1989
Start van het Intrakoop-bureau bij indiensttreding van de eerste medewerker
30 Jaar later, in 1989, bestaat het samenwerkingsverband
1990
PCZ wordt Intrakoop
nog steeds. Men besluit de organisatie te professionaliseren.
1993
De eerste inkoper in dienst van Intrakoop
Het collectief wordt een coöperatie, krijgt de naam Intrakoop
1996
Intrakoop wordt Coöperatieve Inkoopvereniging U.A.
en er wordt een eerste vaste medewerker aangesteld. Deze
2003
Eerste collectieve Europese aanbesteding: elektriciteit
medewerker is zowel inkoper als adviseur als directeur van
2004
Intrakoop grootste inkoper van elektriciteit
Intrakoop. De coöperatie groeit vervolgens gestaag – in aantal
2006
Eerste elektronische veiling van de aanbesteding
raamovereenkomsten, in aantal leden, in aantal medewerkers
kantoorartikelen
en in bemiddelde omzet.
2006
De organisatie die ontstaat, is uniek in Nederland. En dat is
2008
Europese aanbesteding voeding ter waarde van 76 miljoen Start individuele dienstverlening met Intrakoop
zij in 2009 nog steeds. Uniek door de grootte, door haar rijke
Services en met partners Hellemans Consultancy
geschiedenis maar vooral ook door de continuïteit, de innova-
(energie), Inteon (facilitaire dienstverlening) en TBlox
tieve kracht en de betrokkenheid van alle leden en Intrakoopmedewerkers. De bemiddelde omzet bedraagt € 352 miljoen.
(elektronisch inkopen) 2009
Er werken in totaal 29 mensen bij Intrakoop, het aantal raam overeenkomsten loopt op tot 100 en er zijn diverse initiatieven
Uitspraak NMA dat inkoopovereenkomsten van Intrakoop concurrentiebevorderend zijn
2009
66% van de zorgsector is lid van Intrakoop
om individuele dienstverlening aan leden mogelijk te maken. Om het vijftigjarig jubileum te vieren organiseert Intrakoop op 11 september een sportief evenement bij All Sports Resort in Maurik. Tientallen leden beleven een dag vol actie, samenwerking en uitdagingen - de link naar het inkoopvak in de zorg is natuurlijk snel gelegd. 7
Intrakoop jubileumevenement 2009
Relatiebeheer leden
Ledenbeheer en kerncijfers Ledental In 2009 groeide het aantal locaties ten opzichte van het voorgaande jaar. Telde het ledenbestand eind 2008 nog 4.300 locaties, op 31 december 2009 stond de teller op 4.919 locaties. Het aantal leden daalt van 475 in 2008 naar 467 in 2009. Deze lichte daling is te verklaren doordat leden onderling fuseren. Intrakoop heeft in 2009 zestien nieuwe leden verwelkomd. Figuur 1: Penetratiegraad van Intrakoop in de gezondheidszorg in Nederland per instellingssoort 100%
900 89%
800
775 742 80%
700
69%
66%
600
61%
500
58%
60%
416
400
40%
39%
300 25%
200 100 0
158
85
20%
108
8 Academische Ziekenhuizen
Algemene Ziekenhuizen
Ouderenzorg (excl. Thuiszorg)
Ouderenzorg (incl. Thuiszorg)
Stichtingen in de zorgsector
Gehandicaptenzorg
GGZ
Totaal
0%
Penetratiegraad Intrakoop
Bemiddelde omzet De bemiddelde omzet in 2009 bedraagt
Bonusuitkering In 2009 wordt de bonus van 2008 en een deel
€ 352 miljoen (2008: € 271 miljoen). Deze forse stijging valt
van 2007 in twee bonusrondes uitgekeerd: in december 2008
onder andere te verklaren door de hogere bemiddelde omzet
en januari 2009. Van een voedingsdistributeur worden in 2009
van de raamovereenkomsten aardgas en elektriciteit en door de
extra omzetgegevens ontvangen die nog betrekking hebben
mini-aanbestedingsprocedures voeding.
op 2007, op basis waarvan Intrakoop gesprekken aangaat met
betreffende leveranciers over aanvullende bonusuitkeringen. Deze worden samen met de bonus 2008 uitgekeerd. 9
De totale bonusuitkering in 2008 komt uit op € 4,9 miljoen.
strategisch niveau met Intrakoop van gedachten over onder
Het hoogste bonusbedrag dat aan één lid wordt uitbetaald
meer gewenste dienstverlening en ontwikkelingen op inkoop
bedraagt € 80.540. De totale verwachte bonusuitkering over
gebied en op specifieke gebieden als de voedingsbranche.
2009 komt uit op € 4,2 miljoen. Ledenbijeenkomst 2009 Ledenservice en adviseurs
Op 16 juni vindt de enige ledenbijeenkomst van 2009 plaats.
De afdeling Ledenservice levert in 2009 een nog actievere
Door barre weersomstandigheden wordt de ledenbijeenkomst
bijdrage in het informeren van en contacten onderhouden met
van 17 december 2009 verplaatst naar 19 januari 2010. De 109
leden. Zo benadert Ledenservice in 2009 veel leden die relatief
aanwezige leden en leveranciers beoordelen de ledenbijeen-
weinig gebruik maken van de dienstverlening van Intrakoop.
komst in juni met een 7,8. De presentaties over ondernemen in de zorg en E-inkopen worden positief gewaardeerd. Intrakoop
Adviseurs brengen in 2009 de nieuwe dienstverleningsvormen
presenteert een film over 50 jaar Intrakoop. Een verkorte versie
van Intrakoop (Energie voor Zorg, Intrakoop Facilitair, Intrakoop
hiervan is voortaan ook op de portal te zien.
Services en Intrakoop E-inkopen) steeds nadrukkelijker onder de aandacht van leden.
Onderwerpen die tijdens de Algemene Ledenvergadering aan bod komen, zijn het jaarverslag 2008, de bonusafwikkeling
Hoewel de inkopers van Intrakoop en de leveranciers duidelijk
2007 en 2008, het Intrakoop-lidmaatschap van koepelorganisa-
de productspecialisten blijven, geven ook de adviseurs inhou-
ties en de samenstelling van de raad van toezicht.
delijk advies over bijvoorbeeld inkoop van energie, voeding en E-inkopen. Als opvolger van een deskundig adviseur op
Themabijeenkomsten
voedingsgebied is een nieuwe adviseur met een uitgebreide
Samen met leveranciers en partners organiseert Intrakoop in
voedingsachtergrond aangenomen.
2009 diverse themabijeenkomsten.
Klankbordgroep
• Voedselveiligheid Meer dan 400 professionals krijgen tijdens
Om de interactie tussen Intrakoop en leden te intensiveren
vier bijeenkomsten van Stichting Veiligvoedsel.nl en Intra-
wordt de klankbordgroep, die twee keer per jaar bij elkaar
koop informatie over de invoering van de nieuwe hygiëne-
komt, opnieuw opgericht. Naast het MT van Intrakoop neemt
code voor (groot)keukens in de zorg.
een representatieve vertegenwoordiging van de leden hieraan deel: inkopers, facilitair managers en functioneel afdelings hoofden uit verschillende soorten instellingen. Zij wisselen op 10
• Energie Hellemans Consultancy en Intrakoop organiseren twee regionale bijeenkomsten. Leden laten zich informeren
over onder meer de nieuwe wetgeving over groot- en
Intrakoop blijft aandacht besteden aan het vergroten van haar
kleinverbruikers, de risico’s bij de inkoop van energie en
naamsbekendheid bij onder meer beslissers bij leden, branche-
de veranderingen op het gebied van facturering door de
en beroepsverenigingen, regionale samenwerkingsverbanden en
netbeheerder.
zorgverzekeraars. Het CRM-systeem is uitgebreid met gegevens van leden van raden van bestuur. Waar nodig worden ook zij
• E-inkopen Op 15 september organiseren TBlox en Intrakoop
op de hoogte gehouden van de activiteiten van Intrakoop. Op
samen het eerste SaaS (Software as a Service) in de Zorg
29 september presenteert Intrakoop zich op de kennismarkt bij
evenement. Meer dan 100 zorginstellingen nemen deel. Het
het VGN-congres (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland),
hele jaar door organiseren Tblox en Intrakoop Intrakoop
gericht op bestuurders en andere beslissers in de gehandicap-
Academies waar ruim 250 leden aan deelnemen.
tenzorg.
• ZZP-norm en voedingsdagprijzen “Hoe geef ik invulling aan
Intrakoop adverteert in Zorgvisie, ZM Magazine en het NVZD
mijn beleid op het gebied van eten en drinken?” Dat is de
Vademecum en haalt herhaaldelijk het nieuws. Onder meer met
centrale vraag tijdens de themabijeenkomst van Inteon en
berichten over de introductie van Intrakoop Facilitair (voorheen
Intrakoop over voedingsdagprijzen en de gevolgen van de
Facilitair & Logistiek voor Zorg), de nieuwe raamovereen-
invoering van zorgzwaartepakketten (ZZP). Deze bijeenkom-
komsten met Medeco en het nieuwe elektriciteitscontract van
sten krijgen in 2010 een vervolg.
Intrakoop en Eneco.
• Bedrijfsbezoek Recticel Op 1 april organiseert Recticel
Uitspraak NMa over bezwaren
Foam for Care voor Intrakoop-leden een bedrijfsbezoek,
inkoopsamenwerking
waarbij onder andere brandveiligheid en het voorkomen van
De collectieve aanbesteding van textielvoorziening door
decubitus aan bod komen.
Intrakoop brengt de textielmarkt behoorlijk in beweging. De klachten van de FTN, de Federatie Textielbeheer
Intrakoop en PR
Nederland, worden door de NMa niet alleen ongegrond
Op 28 april, tijdens haar 50ste verjaardag, introduceert
verklaard, de NMa noemt de inkoopovereenkomst van
Intrakoop haar nieuwe huisstijl op de portal en in de
Intrakoop concurrentiebevorderend. Het bericht over deze
uitnodiging voor de ledenbijeenkomst op 16 juni. Vanaf dat
uitspraak door de NMa wordt gepubliceerd in bladen als
moment wordt de nieuwe huisstijl ook doorgevoerd in andere
Deal!, FMI en Zorginstellingen en op verschillende websites
communicatiemiddelen als de digitale nieuwsbrief en het
van onder meer Zorgvisie.
Intrakoop Bulletin. 11
Intrakoop jubileumevenement 2009
Inkoopdienstverlening
Nieuwe dienstverlening
deze scherpe condities en afspraken. In 2010 gaat Intrakoop de
Intrakoop blijft vernieuwen. Ook in 2009 heeft Intrakoop er
onderhandelingsservice aanbieden op het gebied van voedings-
alles aan gedaan om haar dienstverlening nog beter aan te laten
distributie en medische groothandel.
sluiten op de behoeften van haar leden, door: Inkopen in het buitenland In 2009 is Intrakoop gestart met • nieuwe dienstverleningsvormen: de Intrakoop Inkoopcheck en de Onderhandelingsservice
inkopen in Duitsland: met VMP GmbH (Vertrieb Medizinischer Produkte) voor met name snijdende specialismen (onder andere
• inkopen in het buitenland
spuiten en naalden, OK-instrumentarium) en op het gebied van
• individuele aandacht binnen raamovereenkomsten
verpleging en verzorging met Vivas Medica BV (gespecialiseerd
• aandacht voor inkoopsamenwerkingsverbanden
in incontinentie-, wond- en stomaproducten en medische en
• verkennen nieuwe markten
verpleegkundige verbruiksartikelen). Beide leveranciers zijn in staat producten te leveren tegen prijzen die tot enkele tientallen
Intrakoop Inkoopcheck Individuele instellingen kunnen hun
procenten lager liggen dan de prijzen in Nederland.
inkoopuitgaven per productsegment direct en eenvoudig vergelijken met de inkoopuitgaven van vergelijkbare zorginstel-
Individuele aandacht binnen raamovereenkomsten Collectieve
lingen met de Intrakoop Inkoopcheck. Op basis van grootboek-
raamovereenkomsten en aanbestedingstrajecten bieden steeds
gegevens die de leden samen met enkele organisatie kengetal-
meer keuzevrijheid voor individuele instellingen, door bijvoor-
len aanleveren worden instellingen met elkaar vergeleken. Naast
beeld:
het inzicht dat individuele leden krijgen in hun inkoopuitgaven
• logistieke modellen op instellingsniveau binnen het raam-
in relatie tot andere zorginstellingen krijgt Intrakoop inzicht in
werk van een collectief (centraal) aanbestedingstraject
nieuwe mogelijkheden voor inkoopsamenwerking in de zorg.
• selectieprocedures op individueel niveau na een centrale
Onderhandelingsservice Begin 2009 heeft Intrakoop bestaande
• onderhandelingsruimte met een leverancier op basis van
(Europese) aanbestedingsprocedure klanten van Medeco aangeboden namens hen te onderhan-
eigen, instellingsspecifieke eisen, wensen en omzetpotentieel
delen over een nieuwe overeenkomst. 14 Instellingen, met een gezamenlijke jaaromzet van € 1,5 miljoen, doen mee. In
Aandacht voor inkoopsamenwerkingsverbanden Onder de
overleg met Medeco en deze leden is besloten om aan te haken
noemer Samenwerken as a Service© stimuleert, ondersteunt
bij de commitmentovereenkomst van de aanbesteding Medi-
en stemt Intrakoop met inkoopsamenwerkingsverbanden een
sche Groothandel II. Zo kunnen ook deze leden profiteren van
voor de zorg optimale verdeling van inkoopwerkzaamheden af
13
met als doel een gecoördineerd en georganiseerd tegenwicht
Intrakoop is constant op zoek naar vernieuwende
te bieden aan leveranciersmarkten. In 2009 zijn met meerdere
aanbestedingsmethodieken die de keuzevrijheid voor haar
inkoopsamenwerkingsverbanden hierover gesprekken gestart
leden o ptimaliseren. Zo sluit Intrakoop steeds vaker verschil-
en in een aantal gevallen heeft dit geleid tot concrete inkoop
lende overeenkomsten af met eenzelfde leverancier. Zoals met
samenwerking.
Medeco op het gebied van medische groothandel. Een ander voorbeeld is de aanbesteding zorg- en transferhulpmiddelen,
Verkennen nieuwe markten In 2009 heeft Intrakoop verken-
waarbij begin 2010 enkele voorkeursleveranciers zullen worden
nende gesprekken gevoerd met marktpartijen op het gebied
geselecteerd waaruit gecommitteerde leden vrij kunnen kiezen.
van onder andere postbezorging, verzekeringen, verhuizingen, ICT, technisch onderhoud en HRM.
Aanbestedingsteams Leden leveren, samen met inkopers en medewerkers ledenservice, een wezenlijke bijdrage aan
Collectieve aanbestedingen
de verschillende aanbestedingstrajecten. Met name de deel
Leden hebben meer keuze uit een steeds breder en d ieper
nemers in de aanbestedingsteams dragen door hun onmisbare
pakket aan inkoopoplossingen. Bovendien biedt Intrakoop
productkennis en inkoopervaring bij aan het welslagen van de
meer deelnamemogelijkheden (commitment en intekenen) per
aanbestedingstrajecten.
leverancier. Intrakoop wil als de inkoopspecialist van de zorg een centrale rol innemen in de samenwerking t ussen vraag en
In 2009 zijn de volgende aanbestedingen opgestart of
aanbod.
afgerond:
Het aantal raamovereenkomsten stijgt naar 100 in 2009. In
Medische Groothandel II In mei 2009 wint Medeco Health-
totaal sluit Intrakoop 19 nieuwe raamovereenkomsten af.
care de elektronische veiling voor de aanbesteding Medische Groothandel II. Resultaat: een besparing tot 40% voor deel
14
Bij het realiseren van haar doelstellingen concentreert Intrakoop
nemende leden. De overeenkomst biedt veel ruimte voor indi-
zich op het afsluiten van raamovereenkomsten:
viduele keuzes. Vernieuwend is de manier waarop de financiële
• met meerdere leveranciers per productsegment
gevolgen van logistieke keuzes inzichtelijk gemaakt worden:
• met leveranciers in nieuwe productsegmenten
door toeslagen op bruto prijzen in plaats van door kortingen.
• gericht op specifieke instellingssoorten
Op basis van de voorwaarden uit deze overeenkomst sluit
• op collectief en individueel niveau
Intrakoop ook een intekenovereenkomst met Medeco.
Zorg- en transferhulpmiddelen Intrakoop start op verzoek van
Kantoorartikelen Omdat de commitmentovereenkomst met
en in nauwe samenwerking met Intrakoop-lid ’s Heeren Loo de
Office Depot afloopt, peilt Intrakoop in februari 2009 de
aanbesteding voor zorg- en transferhulpmiddelen. In het derde
interesse bij gecommitteerde leden voor een verlenging van het
kwartaal volgt de publicatie van de aanbesteding bij het Bureau
contract. Leden geven Office Depot een gemiddeld rapportcijfer
Officiële Publicaties in Luxemburg. Het totale commitment
van 7,6 en beoordelen de prijs-kwaliteitverhouding met een
volume bedraagt € 6 miljoen (levering en onderhoud). In het
7,9. Bijna 90% van de deelnemers, met een totaal bemiddelde
eerste kwartaal van 2010 vindt de leveranciersselectie plaats.
omzet van € 2,6 mln, geeft aan de overeenkomst met Office Depot te willen verlengen.
Personeelsdiensten Samen met Intrakoop-lid Pluryn start Intrakoop een aanbesteding personeelsdiensten. De commit-
Daarnaast start Intrakoop een Europese aanbesteding
mentronde levert een commitmentvolume van € 3,5 miljoen
kantoorartikelen. Het gecommitteerde jaarvolume bedraagt
op jaarbasis op. In het vierde kwartaal wordt de aanbesteding
€ 1,9 miljoen. Begin 2010 vindt tijdens een e-veiling de
gepubliceerd. Begin 2010 worden de voorkeursleveranciers
leveranciersselectie plaats.
geselecteerd. Elektriciteit Omdat de energiemarkt op langere termijn een Textielvoorziening Leden geven voor de aanbesteding van
prijsdaling laat zien, vraagt Intrakoop aan de deelnemers van
textiel commitment voor € 4,5 miljoen per jaar. De Federatie
de elektriciteitsovereenkomst met Eneco (looptijd: 1 januari
Textielbeheer Nederland maakt bezwaar tegen de collectivering
2008 tot en met 31 december 2011) opnieuw hun commitment
van volumes door Intrakoop maar de Nederlandse Mededin-
te geven. Leden krijgen hierbij de keuze: deelnemen aan een
gingsautoriteit (NMa) oordeelt uiteindelijk dat gezamenlijk
opnieuw af te sluiten overeenkomst met Eneco of meedoen aan
inkopen niet leidt tot een beperking van de mededinging. De
een nieuwe Europese aanbesteding.
NMa concludeert zelfs dat een collectieve aanbesteding mededingingsbevorderend kan zijn. De aanbesteding leidt tot slechts
De meeste leden kiezen voor de nieuwe overeenkomst met
één inschrijving. Daarom besluiten gecommitteerde leden om
Eneco, wat leidt tot een gezamenlijk volume van 650 miljoen
met het aanbestedingsdocument van Intrakoop individueel aan
kWh per jaar. De overige deelnemers, met een volume van
te besteden onder begeleiding van Intrakoop. Ook diverse an-
40 miljoen kWh per jaar, geven de voorkeur aan een Europese
dere leden maken inmiddels gebruik van deze dienstverlening.
aanbesteding. Begin november krijgt Eneco als economisch
15
meest voordelige aanbieder deze opdracht gegund. Beide
Individuele inkoopoplossingen
overeenkomsten lopen tot 1 januari 2014 met opties tot
De strategische samenwerking met specialisten op het gebied
verlenging van twee keer een jaar. Nieuw in deze raamover-
van facilitair advies, inkoopadvies, elektronisch inkopen en
eenkomsten is de gratis budgettool, een programma waarmee
energie voor individuele dienstverlening aan leden wordt in
leden eenvoudig hun elektriciteitskosten voor het komende jaar
2009 geïntensiveerd en duidelijker gepositioneerd.
in kaart kunnen brengen. Verder worden scherpere afspraken gemaakt over de opslag op de elektriciteitskosten.
Intrakoop Energie Onder de naam Energie voor Zorg, vanaf 2010 als Intrakoop Energie, bieden Intrakoop en H ellemans
Medicijnen Tientallen instellingen hebben belangstelling voor
Consultancy leden diensten aan op energiegebied, zoals:
een aanbesteding Medicijnen uitgevoerd door Intrakoop.
• raamovereenkomsten aardgas en elektriciteit
In 2009 hebben de eerste oriënterende gesprekken met
• inkoop van aardgas en elektriciteit (collectief en individueel)
leveranciers plaatsgevonden. In 2010 wordt beoordeeld of dit
• individueel contractmanagement
traject zal leiden tot een collectieve aanbesteding of dat leden
• energieadministratie (factuurcontrole inclusief energie
individuele begeleiding krijgen aangeboden.
belasting en factuurbeheer) • energiemanagement (energiebesparingsplan, energiebeheer,
Dat niet elke aanbesteding tot het gewenste resultaat leidt, laten de aanbesteding van onderzoekshandschoenen en
WKK-analyse en advies op maat) • advies over subsidies bij investeringen en duurzaamheid
multifunctionals zien. Hoewel onderzoek vooraf op genoeg interesse wijst bij leden voor een collectieve aanbesteding,
Intrakoop Facilitair In 2009 besluiten Intrakoop en haar
worden deze aanbestedingstrajecten wegens een te gering
strategisch partner Inteon om de onderlinge s amenwerking
volume afgebroken. Voor multifunctionals geldt dat de meeste
te verstevigen en het label Facilitair & Logistiek voor Zorg
deelnemende leden er de voorkeur aan geven bij Intrakoop-
duidelijker in de markt te positioneren. De naam wordt
leverancier Konica Minolta te blijven. In 2010 zal gekeken
veranderd in Intrakoop Facilitair. De dienstverlening bestaat uit:
worden of en hoe Intrakoop hierbij een rol kan spelen.
• strategisch facilitair advies • interim management • projectmanagement • werving & selectiediensten op facilitair en logistiek gebied.
16
Intrakoop Services Intrakoop Services komt sinds begin 2009
Figuur 2: Positionering Intrakoop-labels
tegemoet aan de toenemende behoefte aan individuele inkoopoplossingen. Leden profiteren van de kennis en ervaring van de Intrakoop-coöperatie én de expertise die Intrakoop Services
Intrakoop
opbouwt met nieuw ontwikkeld maatwerk. Intrakoop werkt nauwer samen met Inteon als preferred supplier voor het inzetten van inkoopprofessionals op strate-
Collectieve dienstverlening • 100 raamovereenkomsten • kennisplatform
Individuele dienstverlening • strategische allianties • advies
gisch, tactisch en operationeel niveau. Deze consultants komen uit de zorg en hebben productkennis op verschillende gebieden. In 2009 heeft Intrakoop Services verschillende opdrachten bij meer dan 30 Intrakoop-leden uitgevoerd, waaronder: • het uitvoeren van inkoopscans • het ontwikkelen van de inkoopfunctie • de begeleiding van aanbestedingen • het leveren van interim capaciteit Intrakoop E-inkopen Samen met softwareleverancier Tblox biedt Intrakoop vanaf 2009 Intrakoop E-inkopen aan. Met een speciaal zorgpakket kunnen leden hun hele inkoopproces,
Intrakoop E-inkopen
van inkopen tot en met betalen, optimaliseren. Het flexibele Intrakoop E-inkopen maakt inkopen makkelijker, goedkoper en efficiënter. In 2009 maken meer dan 40 instellingen gebruik van E-inkopen en/of E-factuurscannen.
17
Intrakoop jubileumevenement 2009
Nieuwe overeenkomsten 2009 In 2009 worden raamovereenkomsten met de volgende leveranciers afgesloten: Dienstverlening Leverancier
Commitment Intekenen
Diensten
Asito
Hago Nederland
Hectas Bedrijfsdiensten
Clean Vision
Gom ZorgSupport
Atris Groep
EW
ISS Cure & Care
Het Grootkeuken Gilde
Houwers Holtackers
Plaagdierprobleem.nl
Rentokil Pest Control
Swets Information Services
Infotrading Books & Periodicals
Westplant Green Facility
Beneluxvet
Techniek & Onderhoud
De Vries Brandbeveiliging & Opleidingen
Verpleging & verzorging
VMP
Vivas Medica
Emcart Reha Team
Medeco
3
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
De overeenkomsten met DLT Media en Scholten Medische Groothandel komen te vervallen. Voor de vervallen overeenkomst met Scholten biedt Intrakoop twee alternatieven: de intekenovereenkomsten met Medeco en met Brocacef.
19
Interne organisatie
Personeel, ziekteverzuim en opleidingen
Het ziekteverzuimpercentage daalt van 6,37% in 2008 naar
In 2009 wordt Intrakoop door kenniscentrum Ecabo erkend
4,86% in 2009. Het gemiddeld aantal ziekmeldingen per
als stagebedrijf. Intrakoop biedt een meeloopstage aan een
werknemer daalt van 1,6 in 2008 naar 1,5 in 2009.
ROC-scholier bij Ledenservice. Een studente HBO Facility Management doet onderzoek naar de voedingsdagprijs bij
In 2009 is een inkoper gestart met een opleiding HBO Bedrijfs-
zorginstellingen in relatie tot zorgzwaartepakketten.
kunde. Enkele Intrakoop-medewerkers hebben een training
Intrakoop neemt een jongere zonder startkwalificaties aan voor
gevolgd over MAVIM Rules, het vernieuwde kwaliteitsbeheers-
ondersteunende werkzaamheden bij Ledenservice. Samen met
programma. Diverse medewerkers volgen een training Time-
Werkgeversadviespunt Rivierenland, UWV en ROC Rivierenland
management. De afdeling Ledenservice heeft een in-company
wordt een opleidings- en stagetraject op maat samengesteld.
Excel-training gedaan.
Figuur 3: ontwikkeling personeelsbestand in aantal
Bonusproces
medewerkers en fte
Vanaf 2009 wordt Intrakoop-leveranciers gevraagd omzet gegevens maandelijks of per kwartaal aan te leveren. In nieuwe contracten wordt dit voortaan als standaard voorwaarde
Personeelsbestand Per ultimo
opgenomen. Dit moet leiden tot een snellere afhandeling van
aantal medewerkers
in fte
29
23,6
het bonusproces en meer inzicht in de omzetontwikkeling
2009 2008
24
21,7
van het lopende jaar. Intrakoop is intern ook overgegaan van
2007
23
18,9
kwartaal- naar maandrapportages.
2006
23
19,4
2005
24
22,9
Het blijkt lastig de correcte omzetgegevens van leverancier Deli XL te achterhalen. Daarom vraagt Intrakoop haar leden om de
20
Het gemiddeld aantal fte per maand is 21,11 (exclusief inge-
inkoopcoöperatie te machtigen om namens hen omzetcijfers op
huurd personeel zoals ZZP’ers, tijdelijk personeel en stagiaires).
te vragen. Alle belanghebbende leden hebben Intrakoop deze
Daarnaast heeft Intrakoop Services per 1 september 2009 een
machtiging gegeven. Dit leidt in een aantal gevallen tot een
consultant (1 fte) in dienst.
aanvullende bonusuitkering.
Informatisering
Deelname aan netwerken
Medio 2009 wordt het informatiseringsproject ODIN gestart.
Intrakopers zijn actief binnen verschillende netwerken in de
Intrakoop onderzoekt of zij - met een groeiende informatie
zorg. Dit zijn de:
behoefte van leden, leveranciers, partners en Intrakoop-
• NVZD (Vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg)
medewerkers- kan volstaan met een upgrade van de huidige
• NVTG (Nederlandse Vereniging voor t echnisch facilitair
softwarepakketten of beter kan kiezen voor een totaaloplossing
management)
waarbij het aantal softwarepakketten wordt gereduceerd.
• NEVI (Nederlandse V ereniging Inkoopmanagement)
Er zijn enkele diepte-interviews met leden en leveranciers
• FMG (Facilitair Managers in de Gezondheidszorg)
gehouden. De belangrijkste wensen voor een nieuwe ICT-
• FMN (Facility Management Nederland)
infrastructuur zijn:
• ZNN (Zorgnetwerk Nederland)
• een platform waarop leden kennis kunnen uitwisselen
• Bantopa (netwerk over s amenwerkingsvormen in de zorg)
• een voorziening voor leveranciersprestatiemetingen • aanbod van informatie op basis van interesseprofielen • online aanbieden van marktinformatie en benchmarkgegevens In 2009 zijn met verschillende partijen verkennende gesprekken gevoerd over de eventuele selectie van het juiste automatiseringspakket. In het 2de kwartaal van 2010 neemt Intrakoop een besluit over de beste informatiseringsoplossing. In 2009 wordt op de afdeling Financiën & Control een aanvang gemaakt met het Intrakoop E-factuurscannen.
21
Samenvatting geconsolideerde jaarrekening 2009 balans per 31 december (x 1.000) (na resultaatbestemming)
2009
2008
activa
passiva
Vaste activa
Eigen vermogen
Immateriële vaste activa
2009
2008
0
5
Wettelijke reserve
0
5
Materiële vaste activa
74
59
Bestemde reserves
0
328
Financiële vaste activa
5
16
Algemene reserves
2.471
1.616
79
80
2.471 1.949
Vlottende activa Voorzieningen
Vorderingen Kantoorbijdragen
1.188
495
Bonussen voor leden
4.264
5.879
Belastingen en premies sociale verzekeringen
Debiteuren
7
5
16
17
Bonussen aan leden
4.238
5.925
252
83
18
9
293
126
291
222
Belastingen en premies 173
96
sociale verzekeringen
74
33
Pensioenen Handelscrediteuren
5.715 6.520
Liquide middelen
1.774 1.721
Overige schulden en overlopende passiva
Totaal
7.568 8.321
5.092 6.365
Totaal
7.568 8.321
De grondslagen voor opstelling van de jaarrekening en de toelichtingen op de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen in de jaarrekening 2009.
22
7
Kortlopende schulden
Overige vorderingen en overlopende activa
5
staat van baten en lasten (x 1.000)
2009
2009 begroting
2008
BATEN Contributies/entreegelden
264
252
265
Kantoorbijdragen
3.103
2.696
2.346
Omzet advies
514
0
0
3.881
2.948
2.611
lasten Personeelskosten
2.005
1.784
1.546
Reis- en representatiekosten
190
196
165
Huisvestingskosten
131
136
124
41
71
200
Afschrijving op (im)materiële vaste activa Kantoorkosten Automatiseringskosten
50
61
41
252
169
140
Algemene kosten
23
21
21
Verenigingskosten
75
172
47
Communicatiekosten
229
180
159
Diensten derden
235
185
208
0
-3
-39
Diverse baten en lasten
3.231
2.972
2.612
650
-24
-1
financiële resultaten
36
30
40
Exploitatiesaldo
686
6
39
Vennootschapsbelasting -164
-1
Saldo baten en lasten
Saldo boekjaar
522
5
-8 31
Alle cijfers in de samenvatting jaarrekening 2009 zijn verkregen uit de jaarrekening 2009, waarbij op 14 april 2010 een goedkeurende accountantsverklaring is verstrekt.
23
Toelichting op de staat van baten en lasten
baten Contributies Met ingang van 2008 worden de entreegelden
Kantoorkosten De overgang van telefonie en dataverkeer via
verantwoord via de Staat van Baten en Lasten. Voorheen is deze
een glasvezelverbinding heeft in 2009 niet plaatsgevonden.
post rechtstreeks geboekt ten gunste van het Eigen V ermogen.
Hiermee was in de begroting voor 2009 wel rekening gehouden
Kantoorbijdrage De kantoorbijdrage is in 2009 hoger dan
Automatiseringskosten De overschrijding van de begroting is
begroot als gevolg van een hogere bemiddelde omzet dan
toe te wijzen aan de opstart van het automatiseringsproject
begroot. Naast nagekomen kantoorbijdragen uit 2008 zijn met
ODIN (waarvoor extra budget is toegekend) en aan de extra
name de inkomsten uit de raamovereenkomsten voeding en
uitgaven door het doorlopen van aanvullende bonusrondes.
energie hiervan de reden. Algemene kosten Geen bijzonderheden Omzet advies Met ingang van 2009 wordt hier de omzet vermeld die door Intrakoop Services wordt gegenereerd.
Verenigingskosten De verenigingskosten zijn minder dan begroot door geringere kosten van de aanbestedingsteams
lasten
en het lager uitvallen van kosten gerelateerd aan de leden
Personeelskosten Een aantal vacatures is gedurende het jaar
vergaderingen en andere ledenbijeenkomsten.
eerst tijdelijk ingevuld. Bovendien staan hier de kosten voor het inhuren van consultants voor Intrakoop Services.
Communicatiekosten De hogere communicatiekosten zijn voornamelijk toe te schrijven aan de invoering van de nieuwe
Reis- en representatiekosten In de budgettering werd rekening
huisstijl en alle bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld de hogere
gehouden met een stijging van brandstofkosten. Deze stijging
oplage van het Intrakoop Bulletin.
heeft echter niet plaatsgevonden. Diensten derden De extra juridische en personele ondersteuning Huisvestingskosten Geen bijzonderheden.
bij de aanbesteding van textiel veroorzaken hogere kosten dan begroot.
Afschrijvingskosten In 2009 is het immateriële actief dat ultimo 2008 nog voor een gering bedrag op de balans stond geheel afgeschreven, waardoor de afschrijvingslasten afnemen.
24
Financiële resultaten Dit is het saldo van ontvangen rente en bankkosten. Exploitatiesaldo Tijdens de algemene vergadering wordt aan de leden voorgesteld het positieve exploitatieresultaat toe te voegen aan het eigen vermogen. Dit is al verwerkt in de ‘Algemene reserves’.
25
