DC
15
Vergaderen
1 Inleiding In het onderwijs wordt veel vergaderd en overlegd. Als onderwijsassistent zul je ook bij vergaderingen en andere overlegvormen aanwezig zijn. Misschien word je ook wel gevraagd om te notuleren. In dit thema geven we informatie over vergaderen, over wat een vergadering is, over de rol van de voorzitter, de deelnemers en de notulist. Ook besteden we aandacht aan een voor de vergadering belangrijk onderwerp: de agenda. Aan het eind van het thema staan tips en oefeningen in vergaderen en notuleren.
De inhoud van dit thema: 2 Overlegvormen in het onderwijs 3 Kenmerken van een vergadering 4 De agenda 5 Taken van de voorzitter 6 De deelnemers en hun rol 7 Notuleren 8 Praktijktips 1
OA DC 15 Vergaderen
1
2 Overlegvormen in het onderwijs In het onderwijs heb je te maken met veel overlegmomenten en overlegvormen. Hieronder zie je een stukje uit een jaarrooster van een basisschool. Kijk maar eens wat voor overlegvormen je daarin tegenkomt. ONDERWERP teamvergadering ouderraadsvergadering sinterklaasfeest leerlingbespreking Kerstfeest kerstvakantie einde kerstvakantie leerlingbespreking teamvergadering werkgroep bibliotheek bouwvergadering
DATUM 1 december 1 december 5 december 15 december 18 december 20 december 5 januari 6 januari 14 januari 15 januari 19 januari
Als onderwijsassistent kun je te maken hebben met de volgende overlegvormen: • Teamvergadering: Dit is een bespreking waarbij de docenten, meestal onder leiding van de teamleider, praten over allerlei zaken die het onderwijs en de gang van zaken op school betreffen. Soms zal de onderwijsassistent hier ook bij zitten, op sommige scholen misschien ook wel altijd. • Bouwvergadering: Als vergaderingen speciaal over onderwerpen voor de onderbouw, middenbouw of bovenbouw gaan, kunnen er bouwvergaderingen worden gepland. Jij kunt daar als onderwijsassistent ook bij gevraagd worden. • Leerlingbespreking: Bespreking van leerlingen die aandacht behoeven. Aanwezigen hierbij zijn vaak alle mensen die op school met deze leerling werken. De IB-er en RT-er zullen ook aanwezig zijn bij deze bespreking. Als jij met een leerling werkt, zul jij hier ook bij aanwezig zijn. • Werkgroepoverleg: Het kan zijn dat jij in een werkgroep zit, bijvoorbeeld de werkgroep bibliotheek of tuin. Is er een overleg dan zul jij daar ook bij aanwezig zijn. Daarnaast zijn er nog allerlei andere overlegvormen, van de ouderraad, de medezeggenschapsraad, het bestuur. Daar zul je niet bij aanwezig zijn. Over wat in deze overlegvormen besproken wordt, kun je meer lezen in het boek ‘Communicatie en Organisatie voor de onderwijsassistent’.
2
OA Digitale Content
3 Kenmerken van een vergadering Een vergadering is een gesprek tussen een aantal personen, over bepaalde onderwerpen. Maar niet ieder gesprek is een vergadering. Een groepje collega’s dat onder de koffie met elkaar zit te praten over een moeilijke leerling is niet in vergadering. We spreken pas van een vergadering als het gesprek aan bepaalde kenmerken voldoet. Een vergadering is een formeel overleg. Het onderwerp, de plaats, de begin- en eindtijd en de deelnemers staan van tevoren vast. Van een vergadering worden altijd notulen gemaakt. Op een vergadering worden besluiten genomen waar iedereen zich aan moet houden. Bij een informeel overleg is dat niet zo. Als een groepje collega’s onder de koffie met elkaar een afspraak maakt, dan heeft die afspraak geen formele status. De collega die er niet bij was, hoeft zich ook niet aan die afspraak te houden. Wordt diezelfde afspraak in een vergadering gemaakt, dan geldt de afspraak voor iedereen; ook voor degenen die er niet bij waren. Een vergadering heeft de volgende kenmerken: • een formele status • een agenda • een voorzitter • deelnemers • een notulist
2
Veel vergaderingen keren steeds terug. Vergaderingen van het team, leerlingbesprekingen, medezeggenschapsraadvergadering, bestuursvergaderingen. Deze vergaderingen hebben meestal een vaste voorzitter en vaste deelnemers. In sommige gevallen kan er ook een gastspreker uitgenodigd zijn. Deze komt dan alleen voor een bepaald punt op de agenda en na bespreking van dat punt verdwijnt hij weer.
OA DC 15 Vergaderen
3
4 De agenda Om te weten welke onderwerpen in een vergadering aan bod komen, is er een agenda. Op die agenda staan de onderwerpen genummerd onder elkaar, in de volgorde waarin ze in de vergadering aan bod komen. Bij vergaderingen die regelmatig terugkeren, zoals een bouwoverleg of teamvergaderingen, zijn er veel onderwerpen die altijd op de agenda staan. Deze vaste onderwerpen op een agenda vormen samen de raamagenda. Alleen de hoofdpunten op deze agenda zijn voor iedere vergadering weer anders. De raamagenda is op bijna alle vergaderingen van toepassing. Raamagenda: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Opening Bespreking notulen vorige keer Mededelingen Ingekomen en uitgaande stukken ... ... ... Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.) Rondvraag Sluiting
3
Bij de hoofdpunten op de agenda wordt kort aangegeven wat het doel van de bespreking is: bijvoorbeeld ‘besluit nemen’ of ‘informeren’. De voorzitter vult zo’n raamagenda voor iedere vergadering in. Hoofdpunten of mededelingen worden soms in een ‘uitgebreide agenda’ nader uitgeschreven. De deelnemers kunnen zich dan beter voorbereiden. In dat geval zijn er dus twee agenda’s: een korte, zakelijke agenda en een uitgebreide agenda.
4
OA Digitale Content
Uitgebreide agenda 1
Opening
2
Bespreking notulen vorige keer
3
Mededelingen De brandweer heeft op ons verzoek geantwoord dat ze op donderdag 25 september om elf uur een demonstratie komt geven voor de leerlingen. Pas het allemaal in je weekrooster in.
4
Ingekomen en uitgaande stukken
5
Aanschaf buitenspelmateriaal: De vergadering wil een besluit nemen over de aanschaf van nieuw buitenspelmateriaal. In de vorige besprekingen en in de bouwvergaderingen is hierover gepraat en zijn er voorstellen gedaan. Die vormen de basis van het voorstel waarover we vandaag gaan beslissen.
6
Voorstel kerstviering Erna en Rachel hebben een eerste voorstel voor de kerstviering gemaakt. Dat is bijgevoegd. We bespreken dit voorstel. Staan we erachter, dan werken zij het verder uit. Het komt op een volgende vergadering ter besluitvorming terug.
7
Jaarverslag Het bestuur heeft het jaarverslag vastgesteld. Het ligt ter informatie op het kantoor. Op de vergadering worden de belangrijkste constateringen gemeld.
8
Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.)
9
Rondvraag
10 Sluiting
Tien dagen tot een week voorafgaand aan de geplande vergadering, krijgen alle deelnemers de agenda. De agenda wordt meestal met een begeleidende brief (de uitnodiging voor de vergadering) aan alle deelnemers gegeven of gestuurd. De begeleidende brief kan een kort begeleidend briefje zijn als alle belangrijke informatie in de agenda staat. Als dat niet het geval is, bevat de begeleidende uitnodiging meer informatie: voor wie de uitnodiging is, het doel van de vergadering, de datum, de begin- en eindtijd, vergaderplaats en eventueel een routebeschrijving. We bespreken kort de punten die op de agenda staan.
OA DC 15 Vergaderen
5
Opening
De voorzitter opent de vergadering door iedereen welkom te heten. Hij controleert of iedereen er is en de notulist schrijft de namen van de aanwezigen op. Als er mensen van buiten zijn, dan stelt de voorzitter deze voor. De voorzitter vraagt of iedereen akkoord gaat met de agenda. Soms is er iemand die vroeg weg moet en om die reden een bepaald punt eerst besproken wil zien. Soms wil iemand een punt toegevoegd of geschrapt hebben. Ten slotte wordt de agenda aangepast en vastgesteld. Bespreking notulen vorige keer
De notulen zijn het verslag van de vorige vergadering. De bespreking dient om te kijken of er geen fouten in de notulen staan. Iemand die vindt dat iets niet goed geformuleerd is, moet zelf de juiste formulering geven. De notulen van de vorige keer worden daarna gewijzigd of ongewijzigd vastgesteld. De eventuele wijzigingen worden in het volgende verslag opgenomen. Na de vaststelling van het verslag kunnen deelnemers soms opmerkingen maken naar aanleiding van het verslag. Deze opmerkingen kunnen alleen gaan over punten in het verslag die niet op de agenda staan. Deze gaan vaak over nieuwe ontwikkelingen die vermeldenswaard zijn of om aanvullende vragen. Als er een actielijst aan het verslag gekoppeld is, neemt de voorzitter deze nog even door. Punten die afgewerkt zijn, gaan van de lijst af. Punten die nog afgewerkt moeten worden, komen terug op de actielijst in het volgende verslag. Mededelingen
Doorgaans gaat het om mededelingen van de voorzitter. De voorzitter is meestal de teamleider of afdelingsleider en deze kan informatie hebben die van belang is voor het team. Soms kan ook een deelnemer informatie hebben die van belang is voor de rest van de deelnemers. Het gaat dan altijd om informatie waarover geen discussie mogelijk is. Als dat wel het geval is, behoort het punt bij de themaonderwerpen te staan.
6
OA Digitale Content
Ingekomen en uitgaande stukken
Soms zijn er brieven of verslagen waarvan de inhoud van belang is voor de deelnemers. Deze worden dan besproken. Er is een verslag van een commissie met de resultaten van een onderzoek naar het ziekteverzuim onder alle personeelsleden van de scholen die onder het bestuur vallen. De resultaten worden meegedeeld. De deelnemers aan de vergadering kunnen reageren.
Themaonderwerpen
Op de punten 5, 6 en 7 (of meer of minder) komen de hoofdpunten te staan, de themaonderwerpen. Dat zijn onderwerpen die iedere keer anders zijn en specifiek zijn voor deze vergadering. Het thema pauzehapjes en traktaties staat als discussieonderwerp op de agenda.
De themaonderwerpen zijn discussieonderwerpen, terwijl de vaste punten doorgaans weinig of geen discussie opleveren. De voorzitter kiest de themaonderwerpen op grond van wat hij zelf belangrijke punten voor de vergadering vindt en op grond van wat de teamleden aandragen. Hoeveel themaonderwerpen er op de agenda komen te staan, is afhankelijk van het soort onderwerp. Over het ene onderwerp willen deelnemers langer praten dan over het andere. Bijvoorbeeld omdat het een lastig onderwerp is waar veel consequenties aan vast zitten. De voorzitter schat in hoeveel tijd er nodig is om een onderwerp goed te bespreken. Zo maakt hij een tijdschatting voor de gehele vergadering. Daarvoor zet hij achter elk onderwerp hoeveel tijd het zal kosten. Tijdens de vergadering kan hij zo de tijd bewaken.
OA DC 15 Vergaderen
7
Voor elk van de hoofdpunten stelt de voorzitter vooraf vast wat het doel van de bespreking is en welk resultaat er bereikt moet worden.
Er kunnen vier doelen zijn: • informeren • discussiëren • beslissen • taken verdelen
4
Het team van de Margietschool zoekt een oplossing voor het ruimtegebrek in hun school. De voorzitter kiest een bepaalde volgorde in de vergadering. Informeren:
De voorzitter legt het probleem uit. Als groep 3 volgend jaar gesplitst gaat worden, komt de nieuwe groep in de docentenkamer. Waar moeten de docenten dan naar toe?
Discussiëren:
De deelnemers zoeken oplossingen. Misschien kan de docentenkamer naar de bibliotheek. Of kan groep 3 daar naar toe. De docenten kunnen aan tafels in de hal zitten.
Beslissen:
Als alle oplossingen op een rijtje zijn gezet, wordt er beslist. De bibliotheek lijkt de beste oplossing voor de docenten, maar dan moet er wel met de bibliotheekwerkgroep overlegd worden.
Taken verdelen: Ank en Debbie gaan dit uitwerken. Ank zit ook al in de bibliotheekwerkgroep, dat praat makkelijk met de bibliotheekouders. Debbie gaat meedenken over hoe dat met boeken ruilen moet gaan en hoe de bibliotheek dan ingericht kan worden. Wie ideeën heeft, kan ze melden bij Ank en Debbie.
Het doel wordt achter de hoofdpunten op de agenda gezet.
8
OA Digitale Content
Wat verder ter tafel komt
In sommige organisaties bevat de agenda voor een vergadering ook een punt w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt). Dit punt is bedoeld voor het geval zich nog een onderwerp voordoet, dat zo belangrijk en urgent is dat het op dat moment besproken moet worden. Lang niet alle organisaties willen dit onderwerp op de agenda. Ze vinden dat het onzorgvuldige agenda’s uitlokt. Deelnemers gaan dan denken: ach, als me nog wat te binnen schiet, kunnen we dat wel bij het punt w.v.t.t.k. bespreken. Het gebeurt ook maar zelden dat een punt dat niet op de agenda staat, zo belangrijk en urgent is dat het niet tot de volgende vergadering kan wachten. Rondvraag
Bij de rondvraag vraagt de voorzitter aan iedere deelnemer of hij nog wat te vragen of op te merken heeft. Het gaat hier om korte mededelingen of vragen. Hier kunnen deelnemers ook themaonderwerpen voor de volgende vergadering aandragen. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering door aan de notulist te vragen de afspraken en besluiten voor te lezen of door die zelf samen te vatten. Als dat gebeurd is, spreekt de voorzitter de volgende vergaderdatum af met de deelnemers of deelt die mee. Als er al agendapunten bekend zijn voor die vergadering, stelt de voorzitter die vast. Ze worden in het verslag opgenomen.
OA DC 15 Vergaderen
9
5 Taken van de voorzitter Om goede resultaten in de vergadering te behalen, is het belangrijk dat het gesprek goed door de voorzitter geleid wordt. Gebeurt dat niet, dan zit iedereen door elkaar heen te praten, wordt het chaotisch en worden er geen of geen goede afspraken gemaakt. De voorzitter: • brengt structuur aan in de vergadering • houdt de doelen in het oog • zorgt voor de nodige discipline • hanteert vergadertechnieken • bewaakt de tijd 5
De agenda met de bijhorende tijdsplanning is de leidraad voor de vergadering. Daarmee is de belangrijkste structuur in de vergadering aangebracht. De voorzitter houdt bij elk agendapunt in de gaten of het doel bereikt is en het gewenste resultaat verkregen is. Aan het eind van de bespreking van elk agendapunt vat hij het resultaat en de belangrijkste punten voor de notulist samen. Doordat de voorzitter voor de nodige discipline zorgt, kan iedereen aan het woord komen en wordt er naar elkaar geluisterd. De voorzitter zorgt er ook voor dat mensen die weinig zeggen aan bod komen. Hij vraagt iemand dan soms direct om zijn mening. Bij bepaalde onderwerpen wil de voorzitter misschien de mening van iedereen horen. In dat geval maakt hij een rondje waarin iedereen zegt wat hij over het onderwerp kwijt wil. Omdat de voorzitter regelmatig een samenvatting geeft, is het voor de deelnemers makkelijker de rode draad van het gesprek te volgen. De voorzitter houdt ook het doel van de vergadering in het oog: moeten de deelnemers een besluit nemen, of moeten ze geïnformeerd worden? Moeten ze misschien alleen ideeën uitwisselen? Of moeten zij taken verdelen?
10
OA Digitale Content
Als er een belangrijk besluit genomen moet worden, bijvoorbeeld over nieuwe rapporten of de aanschaf van een nieuwe methode, wordt vooraf besproken hoe het besluit genomen gaat worden. Daar zijn bepaalde regels voor. Er zijn vijf verschillende manieren waarop besluiten genomen kunnen worden. Besluitvormingsregels: • meerderheidsbesluit • consensus • unanimiteit • delegatie • veto 6
Een meerderheidsbesluit wordt genomen als een voorstel de helft +1 van de stemmen krijgt. Consensus houdt in dat niet iedereen het volledig eens is met het voorstel, maar niemand zegt echt ‘nee’. Als er unanimiteit is, is iedereen het volledig met het voorstel eens. Delegatie betekent dat een persoon of commissie de bevoegdheid krijgt om na verdere bestudering zelf te besluiten. Een veto kan worden opgelegd door een persoon of orgaan dat vetorecht heeft. Dat wil zeggen dat een besluit alleen uitgevoerd kan worden als de persoon of het orgaan het ermee eens is. Een bestuur heeft vetorechten.
OA DC 15 Vergaderen
11
6 De deelnemers en hun rol De voorzitter verwacht van de deelnemers dat ze goed meedoen aan de vergadering. We kennen hiervoor vijf vergaderregels. Vijf vergaderregels voor deelnemers: • voorbereiden • meedoen • zaak en persoon scheiden • aan vergaderafspraken houden • herhaling voorkomen 7
Voorbereiden
De voorbereiding is een voorwaarde voor succes. De deelnemer moet: • de agenda goed bestuderen; • nadenken over de themaonderwerpen; • de notulen lezen; • eventuele stukken die bij de agenda gevoegd zijn lezen. Als je alle stukken van tevoren goed leest en anderen doen dat ook, hoeft de voorzitter tijdens de vergadering geen leespauze in te lassen. Meedoen
Meedoen betekent: • meedenken; • luisteren en anderen uit laten praten; • vragen wat je niet snapt; • meepraten. Als je helemaal niets zegt, wat is dan het nut van jouw aanwezigheid?
12
OA Digitale Content
Zaak en persoon scheiden
Een vergadering heeft een zakelijk doel, het gaat om resultaat behalen voor de school en de leerlingen. Het komt de kwaliteit van de vergadering ten goede als de deelnemers werkelijk geïnteresseerd zijn in de onderwerpen en elkaars mening en standpunten. Soms kan iemands persoonlijk belang een reden zijn om met een bepaald standpunt te komen, zoals in het voorbeeld hieronder. In de vergadering van het team van het vmbo staan de introductieactiviteiten voor de nieuwe brugklassers op de agenda. Hakim stelt voor dat zij een dagje gaan zwemmen. Saskia is nieuw in het team. Zij vindt het geen goed plan. Zij heeft daar allerlei argumenten voor: je weet niet wat het weer doet, het vervoer is moeilijk, de verantwoordelijkheid is te groot. Hakim is verbaasd. Het is niet de eerste keer dat zij gaan zwemmen. Voor de problemen die zij noemt, hebben ze allang een oplossing gevonden. Na veel gepraat komt de echte reden naar boven waarom Saskia tegen is: ze is bang voor water en kan niet zwemmen. Ze wil daarom een andere activiteit. Als het werkelijke probleem bekend is, kan het ook besproken worden. De taken worden zo verdeeld dat Saskia bij de niet-zwemmers op het grasveld blijft en Hakim en Gijs de verantwoordelijkheid voor de zwemmers op zich nemen.
Aan vergaderafspraken houden
De voorzitter kiest ervoor een agendapunt op een bepaalde manier te bespreken. Als het doel van een punt discussie is, houd je je daaraan. Houd je ook bij het onderwerp van het agendapunt. Herhaling voorkomen
Vergaderingen duren vaak erg lang omdat mensen dingen herhalen. Zeg in een keer duidelijk wat jouw standpunt is, voorkom herhaling.
OA DC 15 Vergaderen
13
7 Notuleren Van vergaderingen of van andere overlegsituaties worden verslagen gemaakt. Bij vergaderingen noem je dat notulen. Notuleren is een vak op zich. Daarom lees je hier hoe je notulen kunt maken. Notulen zijn de schriftelijke verslagen van wat er op een vergadering is besproken en/of besloten is. Je leest hierna over soorten notulen, de eisen die je aan notulen stelt, de taken van de notulist en de indeling van de notulen. Notulen: • soorten notulen • eisen • taken van een notulist • indeling van notulen
8
7.1 Soorten notulen
Er zijn verschillende soorten verslaglegging. Welke soort je kiest, hangt af van je doel. Er zijn drie vormen: Soorten notulen:
• letterlijke verslaglegging
• samenvattende verslaglegging
• besluitenlijst
9
14
OA Digitale Content
Letterlijke verslaglegging
In een letterlijk verslag schrijf je alles woordelijk op. Er is een stenograaf voor nodig om dat te kunnen doen. De rechtbank, maar ook de Eerste en Tweede Kamer, maken letterlijke verslagen. Jij zult er waarschijnlijk nooit mee te maken krijgen. Samenvattend verslag
Een samenvattend verslag komt het meest voor. Je schrijft overzichtelijk, in de volgorde van de agenda, de hoofdpunten op van wat er gezegd wordt. Je geeft dus een korte weergave van de standpunten in een vergadering die meningsvorming als doel heeft. Je geeft een korte weergave van de informatie in een vergadering die informatieverstrekking tot doel heeft. In je manier van samenvatten houd je je dus aan het doel van de vergadering. Besluitenlijst
Een besluitenlijst is voldoende als de vergadering als doel had tot besluiten te komen. Als er bij de besluiten ook staat wie wat moet gaan doen, noemen we het een actielijst. Meestal is een besluitenlijst een bijlage bij de notulen. 7.2 Eisen
Notulen moeten aan een aantal eisen voldoen. Eisen waar notulen aan moeten voldoen: • volledig • beknopt • objectief • ondubbelzinnig • leesbaar • in correcte taal geschreven • overzichtelijk 10
Volledig en beknopt
Het spreekt eigenlijk voor zich. De hoofdpunten moeten er allemaal in staan, dus de notulen moeten volledig zijn. Tegelijk schrijf je alles in zo min mogelijk woorden op.
OA DC 15 Vergaderen
15
Objectief en duidelijk
Als notulist geef je niet je eigen mening weer, maar breng je verslag uit van de mening van anderen. Dat doe je zonder te laten merken of je het er wel of niet mee eens bent. Je blijft neutraal. Duidelijk betekent dat je geen zinnen schrijft die voor meer uitleg vatbaar zijn. De lezers mogen je ook niet verkeerd begrijpen. Leesbaar en in correcte taal
Gemakkelijk leesbaar betekent dat je let op de opbouw van de alinea’s. Bij een nieuw onderwerp sla je een regel over. Zo lees je makkelijk de brokjes tekst met hun onderwerpen. Correct Nederlands betekent schrijven zonder spel- en stijlfouten. Telegramstijl mag wel, zolang de zinsbouw maar duidelijk blijft. Soms leidt telegramstijl ertoe dat de betekenis onduidelijk wordt of zelfs echt anders wordt. In een brochure voor spelmateriaal staat: Nieuw, fiets met draaibare sturen.
Sturen kun je altijd draaien, anders waren het geen sturen. Wat ze bedoelen met ‘draaibare sturen’ is onduidelijk. Overzichtelijk
Een overzichtelijke vormgeving houdt in dat je let op lettertype, lettergrootte enzovoort. Voor een kop gebruik je een grotere letter, tekst waar je de aandacht op wilt vestigen, maak je cursief. 7.3 Taken notulist
Om goede notulen te kunnen maken, moet je je ook voorbereiden. Je hebt in ieder geval nodig: • enige kennis van de onderwerpen; • enige kennis van de deelnemers; • goede afspraken met de voorzitter; • kennis van de vergaderdoelen; • informatie over welk soort verslag verwacht wordt. Als je een opdracht krijgt om te notuleren, vraag dan bij wie je de benodigde informatie kunt halen.
16
OA Digitale Content
Na de vergadering ben je als notulist ook niet klaar. Je moet je aantekeningen controleren en uitwerken. Hoe sneller na de vergadering je dat doet, hoe beter je nog voor de geest kunt halen hoe het was. Want je aantekeningen zijn immers beknopt. Als je te lang wacht, weet je niet meer wat je bedoeld hebt met je krabbels. 7.4 Indeling notulen
Gebruik steeds dezelfde indeling voor de notulen. Veel scholen hebben een vast schema, gebaseerd op de raamagenda. Dat gebruikt men om er direct aantekeningen op te maken. Zo wordt het een soort invulformulier. Voordeel is dat je direct op de juiste plek je notities maakt. Nadeel is dat je te weinig ruimte hebt als een onderwerp wat uitloopt. Je kunt dan een bijlage maken waarnaar je op je invulformulier verwijst. Gelukkig is dit probleem over sinds we tekstverwerkers hebben. De structuur van de notulen ligt vast. Binnen die structuur kun je, per onderdeel, zo veel of zo weinig schrijven als nodig is. Bijlagen zijn nu alleen nog maar nodig als het om zulke gedetailleerde informatie gaat dat het niet meer bij notulen hoort. Indeling notulen: • de kop • de kern • de afsluiting • de besluitenlijst
11
De kop van de notulen
Bovenaan staat de ‘naam’ van de vergadering. Bijvoorbeeld de naam van de school of de teamvergadering. Eventueel vermeld je het doel van de vergadering. Dan vermeld je de datum, tijd en plaats waar je vergadert. Daarna vermeld je de aanwezigen en eventueel hun functie. De functies noteer je alleen als er aanwezigen zijn die er niet altijd bij zijn, bijvoorbeeld een ambulant begeleider, of een bestuurslid. In dat geval geef je van alle aanwezigen de naam en de functie, zodat de ‘gast’ later een goed overzicht heeft. Je zet de aanwezigen in logische volgorde, bijvoorbeeld eerst de gasten, dan de teamleider, dan de medewerkers.
OA DC 15 Vergaderen
17
Dat is beleefd. Dan plaats je een witregel en je vermeldt de afwezigen. Achter de namen van de afwezigen zet je tussen haakjes (MK) voor ‘met kennisgeving’ en (ZK) voor ‘zonder kennisgeving’. De kern
De kern bestaat uit de notulen zelf. Die werk je uit aan de hand van de agenda van die vergadering. Elk nieuw agendapunt vormt een kopje. Als de agenda subagendapunten heeft, houd je die ook aan. Bijvoorbeeld tijdens de hoofdmoot van een vergadering, de zogenoemde themabespreking kan er meer dan één onderwerp aan bod komen. Dat geef je met tussenkopjes aan. Hoe duidelijker de structuur van de agenda terugkomt in de notulen, hoe gemakkelijker ze te lezen zijn. Als je duidelijk wilt aangeven wie wat heeft gezegd, kun je de namen van de sprekers cursiveren. Gebruik brede marges, links breder dan rechts. Elke vergadering heeft een agendapunt ‘notulen vorige vergadering’. Dat betekent dat de notulen van de vorige vergadering goedgekeurd moeten worden. Het kan voorkomen dat een deelnemer zegt: ‘Ik heb vorige keer gezegd dat ik graag op tijd begin met de vergadering, om uitlopen te voorkomen. Ik wil dat graag in de notulen opgenomen hebben.’ Die deelnemer heeft die opmerking in de marge van de notulen gezet, op de plaats waar het over gaat. Om die aantekeningen mogelijk te maken, geef je het papier dus een brede linkermarge. Maak witregels tussen de verschillende agendapunten en subagendapunten. Schrijf notulen altijd in de tegenwoordige tijd. Afsluiting van de notulen
Op het eind vermeld je hoe laat de vergadering afgesloten werd en de naam van je verslag. Besluitenlijst
De besluiten die genomen worden tijdens de vergadering, schrijf je op twee plaatsen. In het betreffende agendapunt, en op een aparte besluitenlijst. Die besluitenlijst kan onderaan het verslag staan of, als het een lange lijst is, op een apart blad als bijlage.
18
OA Digitale Content
Notulen teamvergadering obs De Zevensprong 7 november 2009, 15.30-17.00 uur Aanwezig:
Ale Veenstra (voorzitter), Sybren Jongema (notulist), Mario Nossini, Maria Suduny, Henk van der Wal
Afwezig MK: Ben Borgers, Tineke Schoten 1 Opening 2 Notulen van 31 oktober 2009 Notulen worden goedgekeurd. 3 Ingekomen stukken Op de teamtafel ligt ter inzage: de nieuwe Uitleg, en een brochure met prijsopgaaf over klimtoestellen. De brochure wordt in de volgende vergadering besproken. 4 Mededelingen Leesmoeder Lisa stopt na de kerst met haar leeswerk. Ze is zes jaar leesmoeder geweest en nu haar kinderen van school zijn, wil ze het stokje doorgeven. Ale heeft haar bedankt met een bosje bloemen en een bioscoopbon voor twee personen. 5 Sinterklaasviering De sinterklaascommissie is in actie gekomen. Er is een nieuwe verlanglijst samengesteld, die gaat de komende week in groep 1, 2 en 3 gebracht worden. Hij moet uiterlijk 22 november weer in school zijn, in gesloten enveloppen. Alle instructies staan op de achterkant van de verlanglijsten. De commissie gaat 25 november de inkopen doen. 6 Stageplaats Er ligt een aanvraag voor een stageplaats van een onderwijsassistent in opleiding. Haar naam is Jenny van Dijk en ze is 2e jaars. Haar brief geeft een goede indruk. Sybren en Tineke zullen met haar een sollicitatiegesprek voeren en advies uitbrengen aan Ale, die daarna een besluit neemt. 7 Rondvraag Geen vragen. 8 Sluiting om 16.55 uur Volgende vergadering 14 november 2009 om 15.30 in de teamkamer. Sybren Jongema, notulist
OA DC 15 Vergaderen
19
8 Praktijktips Hieronder volgt een aantal handreikingen voor het vergaderen.
Tips voor de deelnemers Tip 1 Bereid je voor op de vergadering Lees de agendapunten goed. Denk na over de themaonderwerpen en formuleer zo mogelijk voor jezelf je eigen mening erover.
Tip 2 Houd de discussie centraal Als je met je buurman gaat praten, en anderen doen dat ook, dan kun je elkaar niet meer verstaan. Bovendien ontstaan er dan discussies naast elkaar die elk een verschillende kant op kunnen gaan. Het kost extra tijd om tot een gezamenlijk standpunt te komen. De vergaderingen worden er erg chaotisch door. Om dit te voorkomen, praat je tijdens een vergadering om de beurt en luister je naar elkaar. Zo kom je gezamenlijk tot een eindconclusie.
Tip 3 Val een ander niet in de rede Hoe graag je zelf ook iets wilt zeggen, val een ander niet in de rede. Schrijf eventueel voor jezelf op wat je wilde zeggen, dan hoef je niet bang te zijn dat je het vergeet. Wacht dan tot de voorzitter jou de gelegenheid geeft je zegje te doen.
Tip 4 Luister goed, vraag eventueel om verduidelijking Luister goed naar wat de anderen zeggen. Als je iets niet begrijpt, zeg dat dan.
Tip 5 Houd je eigen bijdrage kort en bondig Als je zelf je mening over iets wilt geven, doe dat dan kort en bondig en verlies je niet in details.
Tips voor de voorzitter Tip 6 Bereid de vergadering goed voor. Denk vooraf na over wat je wilt bereiken en maak een tijdsplanning voor de verschillende onderwerpen. Bedenk welke soort agenda je wilt maken: een beknopte of een uitgebreide. Geef in de agenda aan wat de bedoeling van de bespreking van elk onderwerp is: informeren, discussiëren, beslissen, taken verdelen.
20
OA Digitale Content
Tip 7 Geef duidelijk leiding aan de vergadering. Bewaak de tijd. Zorg dat alle kanten van een onderwerp belicht zijn en dat alle mensen hun mening erover hebben kunnen geven. Vat de discussie per onderwerp samen en trek een conclusie daaruit. Zorg voor een heldere overgang van het ene naar het andere onderwerp, zodat voor iedereen duidelijk is dat een onderwerp is afgesloten. Sluit de vergadering af met de afspraken en een nieuwe datum.
Tips voor de notulist Tip 8 Bereid je voor op de vergadering Lees van tevoren de agendapunten goed. Vraag wat voor soort notulen verwacht worden. Meestal is in de agenda al aangegeven of het bij een onderwerp om discussie, besluitvorming, informatie of taken verdelen gaat. Als dat niet zo is, vraag dan aan de voorzitter wat het doel van de besprekingen is. Als je weet wat je kunt verwachten, notuleer je makkelijker.
Tip 9 Ga naast de voorzitter zitten Als je tijdens de vergadering even de draad kwijt bent, kun je dat makkelijk even aan de voorzitter vragen als je naast hem zit. De voorzitter kan zo in de gaten houden, of je het allemaal bij kunt houden.
Tip 10 Vraag om verduidelijking Soms praat iedereen zo snel en zo veel, dat je het niet meer kunt bijhouden. Vraag dan om verduidelijking, of om een samenvatting.
Tip 11 Gebruik in je verslag de nummering van de agendapunten Bouw het verslag op de zelfde manier op als de agenda. Men kan het verslag dan beter volgen.
Tip 12 Vijf w’s op actie- en besluitenlijst Maak op de actie- en besluitenlijst vijf kolommen: om Welk probleem gaat het? Wat is de oplossing? Welke actie is daarvoor nodig? Wie onderneemt die actie? en Wanneer?
Tip 13 Werk de notulen zo snel mogelijk na de vergadering uit Hoe sneller na de vergadering je de notulen uitwerkt, hoe beter je je alles nog kunt herinneren.
OA DC 15 Vergaderen
21
Oefeningen Bij notuleren is beknopt formuleren essentieel. Dat is niet zo gemakkelijk. Daarom volgen hier, voor als je dat nodig hebt, oefeningen. Het is handig om deze met een paar medestudenten te doen, zodat je achteraf de resultaten kunt vergelijken. Een groepje van ongeveer vier werkt prettig.
Oefening 1 De zandbak •
Eerst lees je de casus en bepaal je wat de hoofdzaken zijn.
•
Dan geef je beknopt weer wat er over de hoofdzaken gezegd wordt.
•
Je vergelijkt je resultaten aan de hand van de volgende handreikingen voor nabespreking. -
Staan de hoofdzaken genoemd?
-
Zijn de formuleringen zo kort als mogelijk, zijn overbodige bijvoeglijk naamwoorden weggelaten?
-
Zijn de samenvattingen volledig, zijn de namen van betrokkenen vermeld?
De wekelijkse teamvergadering is aan de gang. Het agendapunt is het zand in de zandbak. De voorzitter vertelt dat er klachten van ouders zijn gekomen. Het zand in de zandbak is niet hygiënisch meer, er zitten soms zelfs honden in de zandbak. De leerlingen, die immers veel in hun mond stoppen, kunnen ziektekiemen binnenkrijgen. De ouders willen dat het zand vaker schoongemaakt of vervangen wordt. Kleuterjuf Tiny vraagt of een afdekzeil kan helpen. Dan kunnen de honden geen kwaad en bovendien vallen er dan geen boombladeren meer in het zand. Zij heeft elke herfst een hoop werk om al die bladeren uit het zand te vissen. Katja van groep 5 vraagt hoe vaak het zand nu schoongemaakt wordt. Dat blijkt twee keer per jaar te zijn. Elke twee jaar wordt het vervangen. Dat kost nogal wat. ‘Hoeveel?’ vraagt Alice. Dat weet niemand uit zijn hoofd, de voorzitter belooft om het op te zoeken. Adjunct-directeur Tony vindt het een verantwoordelijkheid van de ouders dat ze hun honden niet los door de buurt laten zwerven. ‘Kunnen we niet om te beginnen een brief bij de buurtbewoners in de bus doen?’ ‘Ik vraag me af hoe andere scholen dit probleem aanpakken’, zucht Tiny dan. De voorzitter vraagt of zij een paar scholen wil bellen met die vraag, bijvoorbeeld drie. Dat belooft Tiny. Het punt komt op de vergadering over twee weken terug. Dan is er meer informatie.
22
OA Digitale Content
Oefening 2 Jubileum •
Creëer met elkaar een situatie waarbij genotuleerd moet worden. Je kunt met een aantal
•
Wijs een notulist aan.
•
Elke groep discussieert over de casus hierna en komt tot een conclusie en besluiten.
•
Als je met twee groepen werkt: de notulist van groep 1 maakt samenvattende notulen, die
medestudenten bij elkaar gaan zitten. Of je werkt met twee groepen.
van groep 2 maakt een besluitenlijst of actielijst, al naargelang de uitkomst van de discussie. •
Evalueer of de notulen voldoen aan de eisen en of de actielijst volledig is.
De school viert binnenkort haar jubileum en krijgt vijfduizend euro om het te vieren. Hoe gaat ze het vieren? (Je hoeft niet zover te gaan dat er in de vergadering ook al taken verdeeld worden.)
Oefening 3 Tafeltennis De notulist hieronder is hier en daar een beetje subjectief geweest. •
Geef aan op welke plaatsen de notulist subjectief is.
•
Herschrijf de notulen objectief en volgens de regels.
Het team heeft vergaderd over de aanschaf van een stenen tafeltennistafel voor op het plein. Later in de notulen staat het volgende: Voorzitter Bram merkt op dat een dergelijke aanschaf erg in de papieren gaat lopen, waar hij wel gelijk in heeft. Maar de als altijd optimistische Els is van mening dat dàt geen beletsel mag vormen. Dat is onzin, aldus Karin, want als het geld er niet is, kan je helemaal niks! Na deze juiste constatering kwam Sjef met het zinnige voorstel nu maar eerst de financiën op een rijtje te zetten, wat men natuurlijk al veel eerder had moeten doen.
OA DC 15 Vergaderen
23
