De fiets van de zaak verdwijnt, of toch niet?

De fiets van de zaak verdwijnt, of toch niet? Een white paper over de werkkostenregeling en de CAO Gehandicaptenzorg 2014- 2015

24 oktober 2014 PGGM HR Advies in opdracht van het OAGz

1

Inhoud 1. Inleiding............................................................................................................................................... 3 2.1 Loonbegrip onder de werkkostenregeling .................................................................................... 4 2.2 De werking van de WKR ................................................................................................................ 7 2.3 Aanpak invoeringstraject ............................................................................................................ 11 2.4 Tien aandachtspunten bij de invoering van de werkkostenregeling .......................................... 12 3. De werkkostenregeling en de CAO Gehandicaptenzorg ................................................................... 15 3.1 Een stukje historie; het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden............................................ 15 3.2 Hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg ...................................................................................... 17 3.3 Artikel 12.1 nader bekeken ......................................................................................................... 17 4. Optimale arbeidsvoorwaarden in de werkkostenregeling ............................................................... 22 4.1 Stappen optimalisering arbeidsvoorwaarden............................................................................. 22 4.2 Tenslotte ..................................................................................................................................... 29 Bijlage 1 Niet tot het loon behorende voorzieningen .......................................................................... 30 Bijlage 2 Nihilwaarderingen .................................................................................................................. 31 Bijlage 3 Gerichte vrijstellingen ............................................................................................................ 33 Bijlage 4 Attenties ................................................................................................................................. 36 Bijlage 5 Jargonlijst............................................................................................................................... 37

2

1. Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 is het zover; iedere werkgever dient de werkkostenregeling te hanteren. En als je de media mag geloven, betekent dat ook dat de “fiets van de zaak” – een populair doel in het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden – verdwijnt. Maar is dat ook zo? Cao-partijen hebben in de CAO Gehandicaptenzorg 2014 – 2015 een afspraak gemaakt waarbij geanticipeerd is op de werkkostenregeling. Speerpunt van cao-partijen was hoe de flexibiliteit van het meerkeuzesysteem onder de werkkostenregeling kan worden gewaarborgd. De afspraak is verwerkt in een nieuw hoofdstuk 12 in de CAO Gehandicaptenzorg die met ingang van 1 januari 2015 van kracht is. In deze white paper gaan we in op deze gewijzigde cao bepalingen uit dit hoofdstuk. Wat was de aanleiding voor cao-partijen om te komen tot deze wijzing en wat willen cao-partijen met de nieuwe bepalingen bereiken? En welke mogelijkheden bieden deze cao-bepalingen voor de invulling van het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden? In hoofdstuk 3 van deze paper gaan we uitgebreid in op deze vragen. Vervolgens gaan we in op de mogelijkheden om binnen uw organisatie aan de slag te gaan met het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. Hoe pakt u dit aan? Hoe maakt u maximaal gebruik van de mogelijkheden die de werkkostenregeling voor uw organisatie biedt? Wat zijn tips en trucs? U leest het in hoofdstuk 4. We starten bij de basis; in hoofdstuk 2 treft u een beknopte uitleg aan van de werkkostenregeling en de wijzingen in deze regeling die worden voorzien. Hierbij baseren wij ons op de wetgeving en de aangekondigde maatregelen zoals deze in oktober 2014 bekend zijn. Zijn bepaalde vaktermen u onduidelijk? Raadpleegt u dan de in bijlage 5 toegevoegde “jargonlijst”. Partijen betrokken bij de CAO Gehandicaptenzorg hopen u met deze white paper inspiratie en informatie te geven. Dit om het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden naar de wensen van de organisatie en de medewerkers in te richten. En dit met gebruikmaking van de mogelijkheden die de werkkostenregeling uw organisatie biedt. Namens de partijen betrokken bij de CAO Gehandicaptenzorg verenigd in het OAGz*,

Zeist, 23 oktober 2014

*Het OAGz staat voor overleg Arbeidsvoorwaarden Gehandicaptenzorg. Dit is het periodieke overleg van partijen die de CAO Gehandicaptenzorg hebben gesloten. Activiteiten van het OAGz worden overwegend gefinancierd door de Stichting Arbeidsmarkt Gehandicaptenzorg. Meer info? Ga naar www.arbeidsmarktgehandicaptenzorg.nl

3

2. De Werkkostenregeling De verplichte hantering per 1 januari 2015 van de werkkostenregeling door elke werkgever in Nederland lijkt, na de bekendmaking van het Belastingplan 2015, onafwendbaar. Staatssecretaris Wiebes heeft in juli jl. zijn plannen omtrent de werkkostenregeling bekend gemaakt. De eerste concrete uitwerking van deze plannen werd tijdens Prinsjesdag zichtbaar. Deze plannen worden nu uitgewerkt in het komende wetgevingstraject. De behandeling hiervan vindt plaats in de Tweede en Eerste Kamer. Wat in ieder geval duidelijk is: de staatsecretaris is vastbesloten. De verplichte toepassing van de werkkostenregeling per 1 januari a.s. gaat er komen! Werkkostenregeling, wat is het ook al weer? De werkkostenregeling die al sinds 2011 kan worden toegepast, leidt tot een totaal nieuwe systematiek van belastingheffing over vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. 2014 is (of eigenlijk was) het laatste overgangsjaar waarin de werkgever de keuze kan maken om het huidige, “oude”, regiem voor loonheffing over vergoedingen en verstrekkingen toe te passen of om over te gaan naar het nieuwe regiem van de werkkostenregeling. In 2015 moet de werkgever, zoals hiervoor gesteld, de werkkostenregeling gaan toepassen. Achterliggende doelstelling van de werkkostenregeling is een administratieve vereenvoudiging. De werkkostenregeling maakt deel uit van de Fiscale Vereenvoudigingswet die tot doel heeft om fors te besparen op administratieve lasten. Het vergoeden van werkkosten van de werknemer moet met deze regeling eenvoudiger worden. Of de werkkostenregeling daadwerkelijk de voorgestelde lastenverlichting met zich meebrengt, zal moeten blijken. Het kabinet heeft aangekondigd om in 2018 te evalueren, in het bijzonder voor de toepassing van het zgn. noodzakelijkheidcriterium dat met ingang van 1 januari 2015 wordt geïntroduceerd.

2.1 Loonbegrip onder de werkkostenregeling In het kader van de werkkostenregeling (hierna WKR) is het loonbegrip ingrijpend gewijzigd. Onder de WKR is loon “al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt. ” Deze definitie maakt ten eerste duidelijk dat de WKR betrekking heeft op werknemers en exwerknemers. De vergoeding aan een vrijwilliger (in fiscale zin) valt buiten het bereik van de werkkostenregeling. Deze definitie maakt daarnaast duidelijk dat het loonbegrip onder de WKR zeer ruim is. Gevolg daarvan is dat alles dat de werknemer vanuit zijn dienstbetrekking geniet, loon vormt. Dit met alle fiscale effecten (loonheffing!) van dien.

4

Op dit brede loonbegrip kunnen de volgende uitzonderingen worden onderscheiden: 1. een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen wordt in de werkkostenregeling – onder voorwaarden – naar een “forfaitaire norm”of op “nihil” gewaardeerd. Denk hierbij aan de consumpties op de werkplek of aan arbo-voorzieningen. Bij een aantal andere specifieke vergoedingen en verstrekkingen gelden specifieke waarderingsnormen. Een voorbeeld hiervan zijn de maaltijden die de werkgever op de werkplek aan de werknemer verstrekt. Deze kennen onder de werkkostenregeling een vastgesteld normbedrag. In bijlage 2 treft u het overzicht van de nihilwaarderingen en bijzondere waarderingsnormen aan; 2. een aantal kostensoorten is belastingvrij te vergoeden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan opleidingskosten. Dit zijn de zgn. gerichte vrijstellingen. In bijlage 3 treft u de het overzicht van gerichte vrijstellingen aan; 3. een jaarlijks door de wetgever te bepalen percentage van de loonsom (thans 1,5% en op grond van het Belastingplan 2015: 1,2% per 1 januari 2015) mag de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn werknemers. Dit noemen wij hierna het forfait of forfaitaire ruimte; 4. Voorzieningen die niet tot het loon behoren: a. naar de aard van de voorziening, zoals: i. Intermediaire kostenvergoedingen Dit zijn vergoedingen voor uitgaven die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever maakt en die tot de vermogenssfeer van de werkgever (gaan) behoren. Denk hierbij aan de nietmachine die de werknemer voor de organisatie koopt of aan de situatie dat de werknemer de kosten van een zakelijke lunch voor een relatie voorschiet. ii. Specifieke verstrekkingen bij gebeurtenissen Ook een aantal specifieke verstrekkingen die aan de werknemers worden gedaan, zijn vrijgesteld. Denk hierbij aan de fruitmand die de werkgever aan de werknemer geeft bij ziekte , of aan de rouwkrans in geval van overlijden. De oorzaak ligt hier niet zozeer in de dienstbetrekking / het verrichten van arbeid, als wel in betrokkenheid / piëteit met de werknemer. b. door de wet buiten het loon gebrachte voorzieningen, zoals: i. Pensioenaanspraken ii. Jubileumvrijstelling (uitsluitend bij 25 en 40 jaar) iii. Andere in de Wet op de loonbelasting 1964 expliciet benoemde voorzieningen die niet tot het loon behoren. In bijlage 1 wordt een uitgebreid overzicht gegeven. 5

5. Verplichte bijtelling: Het privégebruik van de auto van de zaak en het genot van de dienstwoning blijven ook onder de WKR (verplicht) bruto loon en moet volgens de daarvoor geldende normeringen “bijgeteld” worden. 6. Normale beloningsbestanddelen (brutosalaris, vakantietoeslag, eindejaarsuitkering e.d.) vallen in het “normale” regiem van de loonheffing. Loonheffing De verschuldigdheid voor loonheffing ligt in beginsel bij de werknemer. Dit komt tot uitdrukking in het bruto/netto-traject waarbij de loonheffing door de werkgever wordt ingehouden. De werknemer ontvangt het netto equivalent van de bruto vergoeding. Deze vorm van loonheffing (feitelijk een voorheffing) ziet de werknemer terug op zijn loonstrook. Dit gelt zowel voor belstbaar loon voor als na invoering van de WKR. Brutering Er kan ook sprake zijn van een netto vergoeding die of voortkomt uit een door de werkgever met zijn werknemer gemaakte afspraak of voortkomt uit een cao-afspraak. De loonheffing komt hierbij voor rekening van de werkgever, dit in de vorm van brutering. Deze vorm van loonheffing ziet de werknemer terug op zijn loonstrook. Er worden dan tevens premie werknemersverzekeringen berekend en er ontstaan uitkeringsrechten over het hogere bruto loon. Ook na invoering van de WKR houdt de werkgever de mogelijkheid om netto loonbestanddelen in de loonheffing te betrekken door ze te ‘bruteren’. Eindheffing Daarnaast kan in de huidige systematiek sprake zijn van eindheffing; de loonbelasting komt voor rekening van de werkgever en die kan niet verhaald worden op de werknemer. De eindheffing ziet de werknemer niet terug op zijn loonstrook. In geval van eindheffing zijn geen premie werknemersverzekeringen door de werkgever verschuldigd en worden evenmin uitkeringsrechten door de werknemer opgebouwd. Het meest bekende voorbeeld hiervan is de 20% eindheffing die werkgevers verschuldigd zijn als zij een kerstpakket aan hun werknemer(s) toekennen. Tenslotte kan er in de huidige systematiek sprake zijn van een onbelaste vergoeding. Dit omdat op grond van een fiscale vrijstelling een netto, onbelaste, vergoeding kan worden gegeven. Bijvoorbeeld: de jubileumvrijstelling na 25-jarig dienstverband of de reiskostenvergoeding tot € 0,19/km.

6

2.2 De werking van de WKR Voor alle vergoedingen en verstrekkingen die niet:  onder intermediaire kosten vallen of;  anderszins buiten het loonbegrip blijven of;  onder gerichte vrijstellingen vallen of;  op nihil kunnen worden gewaardeerd, geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting premie/ volksverzekeringen en premieheffing werknemersverzekeringen zijn onderworpen. Echter, de werkgever kan ervoor kiezen deze vergoedingen als eindheffingsbestanddeel toe te wijzen aan de forfaitaire ruimte. Dan geldt voor deze vergoedingen en verstrekkingen een algemene vrijstelling ter hoogte van 1,5% in 2014 en 1,2% in 2015 (Belastingplan 2015) van de aan loonheffing onderworpen loonsom (kolom 14 van de loonstaat) van de werkgever. Deze vrijstelling geldt altijd per loonheffingennummer. Als er binnen de organisatie gewerkt wordt met subnummers dan moet de loonwaarde van alle nummers worden samengevoegd.

Concernregeling Met ingang van 1 januari 2015 wordt de zogenoemde concernregeling in de WKR voor vennootschappen geïntroduceerd. Hiermee wordt als het ware een collectieve generieke vrijstelling (vrije ruimte) gecreëerd waaruit alle daartoe door de betrokken inhoudingsplichtigen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij kunnen worden vergoed en verstrekt. Dit heeft tot gevolg dat binnen concernverhoudingen niet langer een splitsing hoeft te worden gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen die deels ten behoeve van werknemers van het ene concernonderdeel komen en deels ten behoeve van een ander. Aan de concerntoepassing wordt als voorwaarde verbonden dat er sprake is van vrijwel volledig eigendom (95%-eis) van de moedermaatschappij in de (klein)dochtermaatschappij(en). Als er sprake is van stichtingen, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen of coöperaties en dergelijke wordt aan deze 95% eis niet voldaan. Dat zal er toe leiden dat deze regeling in de Gehandicaptenzorg niet of nauwelijks toepasbaar is.

Waarderingsregels Bij een verstrekking door de werkgever aan een werknemer moet deze gewaardeerd worden. De waarde “valt” immers in het forfait. Als waardering geldt hierbij de prijs die de werkgever heeft betaald voor deze goederen of diensten, dit is de factuurwaarde, inclusief BTW. Is geen factuur uitgebracht? Dan geldt de waarde in het economische verkeer. 7

Voor een aantal voorzieningen stelt de wetgever jaarlijks een forfaitaire waarderingsnorm vast. Het betreft hier bijvoorbeeld: de waarde voor maaltijden in bedrijfsrestaurants, huisvesting en inwoning op de werkplek en kinderopvang op de werkplek. In bijlage 2 (voorzieningen met een bijzondere waardering) worden deze verder beschreven. Vallen verstrekkingen onder de hiervoor genoemde lage waarderingsregels voor werk-gerelateerde voorzieningen? Dan mag die door de wetgever vastgestelde waarde worden gehanteerd. Voor goederen of diensten uit het eigen bedrijf, dient de “consumentenprijs” te worden gehanteerd. Vanaf 1 januari 2015 geldt voor het vergoedingen of verstrekkingen van branche-eigenproducten van de werkgever of van een met de werkgever verbonden vennootschap een gerichte vrijstelling. Dit houdt in dat de werkgeveronbelast 20% korting op de branche-eigen producten mag verlenen, met een maximum op jaarbasis ter grootte van € 500 per werknemer. Het meerdere is belastbaar en kan desgewenst aan het forfait worden toegevoegd. Aanwijzen eindheffingsbestanddelen De werkgever kan de algemene vrijstelling, het forfait, zelf invullen. Dit bijvoorbeeld met de waarde van een kerstpakket, een fiets van de zaak of een bovenmatige reiskostenvergoeding. Wel zullen cao-verplichtingen veelal een kader geven. Logischerwijs zal de werkgever de meeste netto loon-voorzieningen aanwijzen als zgn. eindheffingsbestanddeel. Het gevolg hiervan is dat:  het bestanddeel aan de forfait wordt toegewezen;  dat de werkgever niet meer hoeft te kijken of door de werknemer aan bepaalde fiscale voorwaarden is voldaan;  de werkgever het voordeel heeft dat hij zelf de spelregels kan bepalen (uiteraard binnen de arbeidsrechtelijke kaders);  er in beginsel geen administratie op werknemersniveau hoeft plaats te vinden;  en dat een vastlegging in de financiële administratie kan volstaan. De werkgever bespaart zich in geval van een netto-vergoeding en wanneer binnen het forfait wordt gebleven de bruteringslasten. Denk bijvoorbeeld aan een netto jubileumgratificatie van 12,5 jaar die als eindheffingsbestanddeel aan het forfait wordt toegewezen. Daarbij zijn overigens alle door de werkgever aangewezen eindheffingsbestanddelen, of deze nu binnen of buiten het forfait vallen, niet onderworpen aan de premieheffing werknemersverzekeringen. Het aanwijzen van een vergoeding of verstrekking als eindheffingsbestanddeel door de werkgever is niet verplicht. De werkgever kan er ook voor kiezen om deze als loon (te blijven) aan te merken. In dat geval blijft de betreffende vergoeding of verstrekking buiten de werkkostenregeling en zal het “afrekenen“ plaatsvinden via de route van bruto loon (de medewerker draagt de loonheffing) of via brutering (werkgever draagt de loonheffing). 8

De werkgever kan uiterlijk tot het moment van betalen van de vergoeding of het geven van de verstrekking het loonbestanddeel als loon aanmerken. De ‘etikettering’ vindt uiterlijk plaats op het zogenaamde fiscale genietingsmoment. Let op! Verwar dit niet met het moment van afdragen van eindheffing: de etikettering vindt plaats gedurende het jaar, de uiteindelijk afdracht van eindheffing in geval van een overschrijding van het forfait mag de werkgever verrichten na afloop van het kalenderjaar. De WKR en het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden Hoewel mogelijk niet direct in gedachten; het ruilen van salaris of verlof door de werknemer voor een doel als een fiets of de vakbondscontributie kent een directe relatie met de werkkostenregeling. Dit komt doordat de werknemer weliswaar arbeidsvoorwaarden uitruilt; maar de werkgever vergoedt of verstrekt hierbij het door de werknemer gekozen doel. De werkgever hanteerde daarbij voor invoering van de WKR de geldende wettelijke vrijstelling. Had die vrijstelling eerder niet bestaan? Dan was de regeling nimmer toegepast. Vervalt een bepaalde vrijstelling onder de WKR, bijvoorbeeld die voor de fietsregeling, bedrijfsfitness of contributie vakbond? Dan kan de werkgever de vergoeding alleen nog netto uitbetalen door deze te bruteren, of door de vergoeding toe te wijzen aan het forfait. Omdat bruteren in dit geval doorgaans niet wenselijk wordt geacht (loonheffing komt voor rekening van de werkgever), is het onder de WKR meest voor de hand liggend om bij ruilregelingen ingevolge een meerkeuzesysteem de vergoeding toe te wijzen aan het forfait. Dit betekent, kijkend naar een bestaand meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, dat het gewenst is om de bronnen en doelen en de regels omtrent ruilen opnieuw te beoordelen en zo nodig aan te passen. Dit laatste moet via een instemmingsprocedure langs de Ondernemingsraad. Verder wordt door het ruilen van een geldbron door de werknemer (brutoloon, vakantietoeslag of eindejaarsuitkering) de loonsom (kolom 14 van de loonstaat) verlaagd. De beschikbare forfaitaire ruimte wordt hierdoor ook kleiner. Bij het ruilen met een tijdbron treedt een dergelijk effect overigens niet altijd op. Cijfermatige uitwerking Fiets zelf kopen Bruto maandloon

Af: loonheffing (42%)

Netto uitbetaling:

Fiets via fietsplan € 2.070,00

€ 869,40

€ 1.200,60

9

Bruto maandloon oud

€ 2.070,00

Af: uitruil fiets:

€

Bruto maandloon nieuw

€ 2.045,00

Af: loonheffing (42%)

€ 858,90

Netto maandloon nieuw

€ 1.186,10

Bij: netto vergoeding fiets door toewijzing aan forfaitaire ruimte:

€

Netto uitbetaling

€ 1.211,10

25,00

25,00

Gebruikelijkheidstoets Vergoedingen en verstrekkingen die door de werkgever als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen, moeten altijd voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever in de administratie opneemt als eindheffingsbestanddeel niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Wordt niet aan de gebruikelijkheidstoets voldaan, dan zal de bovenmatigheid in de desbetreffende voorziening via het normale bruto-nettotraject moeten worden verloond. De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking ongebruikelijk is, rust op de inspecteur. De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Als er twijfel bestaat, kan de volgende stappen worden doorlopen: 1.

de werkgever beoordeelt iedere vergoeding of verstrekking op gebruikelijkheid.

2.

de werkgever beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen en verstrekkingen.

Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de eerste vergoeding of verstrekking het geval zijn. Vergoedingen of verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar wordt door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk aangemerkt. Naast een algemene kostenvergoeding van € 2.400 per jaar mag de werkgever specifieke gebruikelijke vergoedingen of verstrekkingen in het forfait onderbrengen, zoals een vergoeding voor de telewerkplek of een kerstpakket.

Overschrijding van het forfait Indien het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen (inclusief BTW), de aangewezen eindheffingsbestanddelen, het forfait overschrijdt, dient de werkgever over het meerdere 80% eindheffing te bepalen. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever. In schema:

10

80% eindheffing: hoog? Een 80% eindheffing; is dit hoog of lijkt dit hoog? Of deze belastingheffing “te hoog” is, kan alleen worden beoordeeld door de belastingdruk voor de invoering van de werkkostenregeling te vergelijken met de situatie na de werkkostenregeling. Uit een dergelijk vergelijking kan voortkomen dat de belastingdruk bij invoering van de werkkostenregeling, zelfs bij een overschrijding van het forfait, leidt tot een verlaging van de belastingdruk. Zeker als de werkgever te maken heeft met vergoedingen die in de “oude” situatie moesten worden gebruteerd (stel: de werkgever heeft in de lijn van de artikelen 9:1 en 9:2 van de cao een eigen reiskostenregeling opgesteld met daarin een netto reiskostenvergoeding boven € 0,19/km) en er is ook nog eens sprake van een ‘hoog’ tarief voor de loonheffing (stel: 52%). Dan kan het aanwijzen van een dergelijke vergoeding als eindheffingsbestanddeel leiden tot een lagere belastingdruk. In situaties waarbij sprake is van een brutering tegen een ‘laag’ belastingtarief, bijvoorbeeld, 26%, kan de uitkomst echter juist zijn dat de belastingdruk stijgt. Of dit feitelijk zo uitpakt, moet overigens steeds van geval tot geval worden beoordeeld! Kortom, 80% eindheffing; is hoog of lijkt hoog? Alleen door een goede inventarisatie en analyse te maken waaruit een compleet beeld voortkomt van de over- of onderschrijding van de forfaitaire ruimte en waarbij de belastingdruk voor en na de toepassing van de WKR zichtbaar wordt, kan een antwoord op deze vraag geven.

2.3 Aanpak invoeringstraject Bij de voorbereiding van de invoering van de werkkostenregeling is het wenselijk om een projectgroep te formeren waarin alle relevante disciplines betrokken zijn. De invoering en toepassing van de werkkostenregeling raakt immers ook meerdere afdelingen binnen de organisatie. In het algemeen zijn dit de afdelingen: 

Financiële administratie



Planning en control



HRM/P&O



Salarisadministratie

Desgewenst kan ook een lid van de Ondernemingsraad dan wel een vertegenwoordiger namens de PVT deel nemen aan de projectgroep. Dit om een situatie van kennisachterstand te voorkomen en mede met het oog op de mogelijk te wijzigen regelingen waarbij sprake kan zijn van een formele rol van de OR of Personeelsvertegenwoordiging (PVT). Stap 0 is daarmee feitelijk het samenstellen van een projectgroep die zich bezig gaat houden met:  

de voorbereiding van de invoering van de werkkostenregeling in de organisatie. de voorbereiding voor de aanpassing van arbeidsvoorwaardelijke regelingen in de organisatie.

11

De projectgroep gaat vervolgens aan de gang met de uitwerking van de volgende stappen: 1. het inventariseren van de arbeidsvoorwaarden 2. het analyseren van de uitkomsten van de inventarisatie 3. de besluitvorming over de arbeidsvoorwaardelijke effecten. Kortom, de mogelijke aanpassing van de arbeidsvoorwaardelijke regelingen. Nadat een gedegen inventarisatie en analyse heeft plaatsgevonden en de arbeidsvoorwaardelijke effecten in kaart zijn gebracht bij overgang naar de werkkostenregeling kunnen de volgende stappen worden geschetst: 4. 5. 6. 7. 8.

het aanwijzen van eindheffingsbestanddelen de inrichting van de financiële administratie en de codering eindheffingsbestanddelen het bepalen van het systeem voor forfaitbepaling; de keuze uit vier mogelijkheden de beoordeling van de gevolgen voor declaratie- en/of factuurproces informeren (en instrueren betrokken) werknemers

2.4 Tien aandachtspunten bij de invoering van de werkkostenregeling Nu we bijna zeker weten dat de werkkostenregeling vanaf 1 januari 2015 verplicht is voor alle werkgevers, is het van belang om versneld voorbereidingen voor de invoering te treffen. Hoe pak je dat aan? De 10 belangrijkste aandachtspunten op een rij.

1. Inventariseer de voorzieningen Breng de netto voorzieningen aan de werknemers in beeld. Denkt hierbij aan alle netto vergoedingen en verstrekkingen, dus niet alleen aan de voorzieningen die via de loonadministratie lopen. Wat zijn de meest vergeten posten? De verstrekking van cadeaubonnen die via de kassen (kunnen) lopen en voorzieningen die via de centrale inkoop plaatsvinden, bijvoorbeeld laptops en tablets. Deze laatste twee posten vragen ook om andere redenen om extra aandacht wegens de introductie van het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur (zie ook: punt 8). Waar moet de werkgever dus naar kijken? Dat zijn de facturen, declaraties en kasbetalingen die betrekking hebben op de werknemers van de organisatie. 2. Beoordeel het grootboek Het kan zijn dat na invoering van de werkkostenregeling sommige boekingen anders moeten plaatsvinden dan daarvoor. Op sommige verzamelboeken, zoals ‘ontspanning personeel’, staan soms posten die helemaal geen betrekking hebben op de werknemers. Die wilt de werkgever voortaan ergens anders boeken? Ook kan een grootboek ‘representatie’ kostenposten bevatten die deels wel en deels niet aan het forfait zullen worden toegewezen. Kritisch toetsen dus!

12

3. Stel vast welke posten de werkgever wilt kunnen herkennen  Belastbaar loon (voorbeeld: tegemoetkoming zorgverzekeringswet)  Intermediaire kostenpost (voorbeeld: representatie door buitendienstmedewerker)  Gerichte vrijstelling* (voorbeeld: reiskostenvergoedingen binnen de norm)  Bijzondere waardering* (voorbeeld: maaltijd op de werkplek die niet overwegend zakelijk is; normering 2014: € 3,15 per persoon per maaltijd)  Nihilwaardering* (voorbeeld; nihil te waarderen deel van Arbo-voorzieningen)  Op forfait drukkende kosten* (voorbeeld: bedrijfsfitness buiten de werkplek of een fiets) 4. Wijs de met een * aangeduide posten als eindheffingsbestanddeel aan. Pas vervolgens de daarvoor geldende waardering toe. 5. Houd het Arbo-plan van de organisatie onder de loep Maken de voorzieningen in redelijkheid onderdeel uit van een arbo-plan? Dan geldt —volgens de ons nu bekende regeling— per 1 januari 2015 een nihilwaardering (zie bijlage 2). Het gaat hierbij om arbo- voorzieningen die (gedeeltelijk) op de werkplek worden gebruikt. Mogelijk geldt vanaf 2015 ook bij vergoeding of verstrekking die niet-op-de-werkplek plaatsvinden, zoals medische keuringen, een gerichte vrijstelling. Dit voorstel blijkt uit een conceptuele ministeriële regeling (dd. 17-10-2014). 6. Richt de attentieregeling van de organisatie slim in Onder voorwaarden kunnen ‘kleine’ attenties aan de werknemers buiten de werkkostenregeling blijven. In bijlage 4 hebben wordt hiervoor een stroomschema aangereikt. Richt de attentieregeling zo in dat de leidinggevenden de attentieregeling binnen de wettelijke marges —fiscaal optimaal dus— kunnen benutten. 7. Controleer het declaratiereglement Controleer of het declaratiereglement voldoende is ingericht op de voorwaarden die de werkkostenregeling stelt om van een vrijstelling gebruik te kunnen maken. Bijvoorbeeld: stelt de werkgever (ook) apparatuur ter beschikking? Is er geen doublure mogelijk tussen declarabele en vaste kostenvergoedingen? Is de regeling consistent met de attentieregeling? Moeten declaratieformulieren worden aangepast? Zijn de regelingen en documenten goed ingericht? Dan maakt dat de uitvoering van de werkkostenregeling een stuk makkelijker en fiscaal ‘veiliger’.

13

8. Wees alert bij het ter beschikking stellen van laptops, tablets en telefoons Let goed op wanneer ICT-middelen beschikbaar worden gesteld aan de werknemers. De Belastingdienst toetst namelijk zeer strikt aan de geldende zakelijke gebruiksvereisten. Voor een laptop of tablet—is minimaal 90% zakelijk gebruik vereist; voor een telefoon is dat minimaal 10%. In het Belastingplan 2015 stelt het kabinet voor om deze vereisten te vereenvoudigen via het zogenaamde ‘noodzakelijkheidscriterium’. Bij beëindiging van de noodzaak van het gebruik moet de werkgever de voorziening weer innemen of de restwaarde aan de werknemer door berekenen. Ook hier moeten de regelingen goed zijn ingericht. Is het noodzakelijk gebruik goed vastgelegd? Is geregeld dat inname plaatsvindt bij einde gebruik, functie of dienstverband? Kortom, draag zorg voor een goede gebruikersovereenkomst. 9. Let op bij producten uit eigen bedrijf Verstrekt de werkgever voordelen waardoor de werknemers goedkoop gebruik kunnen maken van ‘producten’ uit het eigen bedrijf? Dan diende de werkgever die voordelen eerder nog als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Het Belastingplan 2015 stelt nu voor om voor dergelijke personeelskortingen een gerichte vrijstelling in het leven te roepen. De vrijstelling bedraagt 20% met een maximum van € 500 per persoon per jaar. 10. Ken het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen Het kabinet wil voor een aantal voorzieningen een einde maken aan de asymmetrie tussen verstrekking en vergoeding enerzijds en terbeschikkingstelling anderzijds. Dat staat in het Belastingplan 2015. Per 1 januari 2015 kan de werkgever sommige zaken dan in plaats van ter beschikking stellen ook onbelast vergoeden of verstrekken. Om welke voorzieningen het concreet gaat, volgt later via een ministeriële regeling. Volgens informatie d.d. 17 oktober 2014 zal dit gaan gelden voor arbo-voorzieningen en hulpmiddelen op de werkplek. Naar het zich laat aanzien gaat deze gelijktrekking niet gelden voor werkkleding. Geadviseerd wordt om bij werkkleding steeds een ‘Aan de werkgever verbonden beeldmerk’ van tenminste 70 cm2 op te nemen; in een gebruiksovereenkomst vast te leggen dat deze kleding ter beschikking wordt gesteld en een proces voor inname in het leven te roepen.

14

3. De werkkostenregeling en de CAO Gehandicaptenzorg De CAO Gehandicaptenzorg kent al sinds jaar en dag een uitgebreid meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. Bronnen (tijd en geld) en doelen (tijd en geld) die de werknemer kan inzetten of uitruilen, worden voorgeschreven. Op organisatieniveau kan, in samenspraak met de ondernemingsraad, een uitbreiding van deze bronnen en doelen plaatsvinden. Daarnaast zijn de spelregels voor het inzetten van bronnen en het uitruilen voor doelen in een aantal gevallen voorgeschreven of wordt een specifieke waarderingsnorm meegegeven voor bronnen in geval van inzet voor de loopbaan van de werknemer.

3.1 Een stukje historie; het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden Met het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden wordt de werknemer de mogelijkheid geboden om keuzes te maken in de samenstelling van het arbeidsvoorwaardenpakket. Zo kan de werknemer de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op de persoonlijke situatie en behoeften. De gedachte is dat deze keuzevrijheid de tevredenheid over het arbeidsvoorwaardenpakket doet toenemen en een positieve invloed heeft op het aanstellen en binden van personeel. Het principe van het keuzesysteem is dat de werknemer op vrijwillige basis een onderdeel van het basis arbeidsvoorwaardenpakket (een bron) inlevert ten gunste van een ander onderdeel. Of wel de waarde van een basis onderdeel wordt verlaagd en de daarmee vrijkomende waarde wordt ingewisseld voor een ander, door de werknemer meer gewaardeerde arbeidsvoorwaarde (het doel). Bij het uitruilen voor doelen gaat het bij het meerkeuzesysteem arbeidvoorwaarden feitelijk om het uitruilen voor fiscaal begunstigde vergoedingen. Het voordeel voor de werknemer is hierbij dat hij de vergoeding geheel of gedeeltelijk netto kan ontvangen. Dit uiteraard mits aan de fiscale regels voor de inwisseling van arbeidsvoorwaarden wordt voldaan (toekomstgerichtheid, consequente toepassing en realiteitswaarde). Als een in het meerkeuzesysteem opgenomen doel voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld in het besluit van 9 september 2010, nr. DGB2010/2733M, Stcrt. nr. 143041, had de ruil van bruto loon voor de in het meerkeuzesysteem opgenomen doelen onder het regiem van de ‘vrije vergoedingen en verstrekkingen’, dus voor de invoering van de WKR – desgewenst – geen gevolgen voor de pensioenopbouw van de werknemer. Wel heeft de uitruil gevolgen voor de grondslagen voor de sociale verzekeringswetgeving. Let op: Uit bronnen binnen de Belastingdienst blijkt dat het besluit van 9 september 2010 niet geldt voor verruilde bronnen voor doelen die na invoering van de WKR aan het forfait worden toegewezen. Na invoering van de WKR heeft de uitruil dus – zoals we het nu verwachten - zowel gevolgen voor de pensioengrondslag als voor de grondslagen voor de sociale verzekeringswetgeving en andere bruto loon gerelateerde arbeidsvoorwaarden.

1

Dit betekent dat er sprake dient te zijn van een schriftelijke regeling die openstaat voor tenminste 75% van het personeel en waarbij de werknemers tenminste éénmaal per jaar de samenstelling van hun beloningspakket kunnen wijzigen voor in het besluit benoemde doelen en het verschil tussen de oorspronkelijke pensioengrondslag (gebruikelijk loon) en het nieuwe gebruikelijke loon niet meer bedraagt dan 30%.

15

Niettemin blijft het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden een methode waarmee de werknemer op een fiscaal vriendelijke wijze, zonder extra kosten voor de werkgever, eigen arbeidsvoorwaardelijke keuzes kan maken. Dit was voor cao-partijen destijds reden om werknemers en werkgevers de gelegenheid te bieden hiervan gebruik te maken, door de opname van specifieke bepalingen in de cao. En dit is in 2014 reden geweest om door aanpassing van hoofdstuk 12 van de CAO de werkgevers en werknemers in de gelegenheid te stellen om deze methode binnen de kaders van de eigen organisatie op maat te blijven hanteren. Meerkeuzesysteem door de jaren heen… De fiscale vergoedingen die in aanmerking komen om uit te ruilen – waarmee de werknemer dus een vergoeding netto kan ontvangen – zijn in de loop der tijd verminderd. Denk bijvoorbeeld aan de afschaffing van de wettelijke vrijstelling voor de destijds zo gewaardeerde PC-privéregeling. Maar ook doelen als spaarloon, kinderopvang, aanvullend pensioen en levensloop zijn inmiddels vervallen. Met de invoering van de werkkostenregeling vervallen de fiscale voorwaarden en de daaraan verbonden spelregels voor een aantal andere regelingen. Denk bij dit laatste aan de regels die gelden voor een fietsplan, de vakbondscontributie of bedrijfsfitness. Hiervoor in de plaats komt het forfait dat de werkgever kan gebruiken voor het onbelast vergoeden of verstrekken van arbeidsvoorwaarden. …. en vanaf de invoering van de werkkostenregeling Verdwijnt met de invoering van de werkkostenregeling het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden? Nee dat hoeft zeker niet! Uitruil van arbeidsvoorwaarden is juist ook onder de werkkostenregeling zeer goed mogelijk. Het creëren van keuzevrijheid voor de werknemer en het gebruik maken van de mogelijkheid om onbelast een vergoeding of verstrekking te doen, blijven onverkort mogelijk. Daarbij kunt u, met instemming van de ondernemingsraad, komen tot eigen spelregels, doelen en het maximale gebruik. Dit alles uiteraard binnen de mogelijkheden die het forfait voor uw organisatie biedt. Ongeacht de hoogte van het forfait; een uitruil voor reiskosten of opleidingen zal in beide gevallen niet leiden tot een beslag op de forfaitaire ruimte2. Het betreft hier immers zogenaamde gerichte vrijstellingen. Zie voor een overzicht: bijlage 3. Relevant is hierbij nog dat verlof, zowel als doel of als bron effect heeft op de forfaitaire ruimte. Bij het uitruilen van geld voor verlof vindt een verlaging van de loonsom plaats terwijl uitbetaling van verlof leidt tot een stijging van de loonsom (kolom 14 van de loonstaat). In beide gevallen zal daarmee sprake zijn van een effect (van 1,2%) op de forfaitaire ruimte. Ook door uitruil van brutoloon voor een doel in het meerkeuzesysteem daalt het forfait met hetzelfde percentage. Wordt het brutoloon ingezet voor een doel waarvoor geen vrijstelling meer geldt? Dan vult het forfait meteen en volledig met de waarde van het gekozen doel. 2

Mits uiteraard wordt voldaan wordt aan de bepalingen die voor gerichte vrijstelling gelden.

16

Kortom, de invoering van de werkkostenregeling biedt de mogelijkheid om te komen tot een eigen meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, maar vraagt wel aandacht met het oog op het voorkomen van eventueel ongewenst effecten op het forfait. Het is daarom belangrijk om nauwkeurig de doelstellingen en mogelijkheden ten aanzien van het beoogde gebruik van het forfait te formuleren.

3.2 Hoofdstuk 12 CAO Gehandicaptenzorg De invoering van de werkkostenregeling betekent, zoals hiervoor gesteld, dat de wettelijke fiscale voorwaarden voor een onbelaste vergoeding of verstrekking vervallen. Voor cao-partijen was dit aanleiding om opnieuw te kijken naar hoofdstuk 12 van de CAO Gehandicaptenzorg. Bij de gesprekken stonden de volgende punten centraal: 

het zo optimaal mogelijk benutten van de fiscale mogelijkheden onder het regiem van de werkkostenregeling;



het geven van vrijheid voor het creëren van maatwerk door de organisatie: de werkgever stelt met de Ondernemingsraad gezamenlijk de invulling van de forfaitaire ruimte vast. Dit gegeven de wensen en mogelijkheden die de organisatie (werkgevers en werknemers) heeft. Dit niet in de laatste plaats voor wat betreft de (voortzetting van het) meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden.

Het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden kan onderdelen in zich hebben die uitsluitend onbelast bij de medewerker kunnen komen door ze toe te wijzen aan deze forfaitaire ruimte; het doel “vakbondscontributie” (contributie van een werknemersorganisatie bij deze cao) zal in ieder geval onderdeel zijn van dit systeem. De uitkomst van het overleg vindt zijn weerslag in artikel 12.1 van de CAO Gehandicaptenzorg zoals deze met ingang van 1 januari 2015 van kracht is. Artikel 12:1 Vrije ruimte werkkostenregeling (per 1 januari 2015) 1.

De invulling van de vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt door de werkgever vastgesteld met instemming van de ondernemingsraad met als gezamenlijke inzet dat de vrije ruimte optimaal wordt benut.

2.

De contributie van een werknemersorganisatie partij bij deze CAO maakt onderdeel uit van de invulling van de vrije ruimte.

3.3 Artikel 12.1 nader bekeken De invoering van een nieuw hoofdstuk 12 levert in ieder geval een tweetal vragen op. 1. De eerste vraag heeft betrekking op de bepalingen die van kracht zijn tot en met 31 december 2014: Wat betekent dit voor de bestaande meerkeuzesystemen bij de organisaties vanaf dat moment?

17

2. De tweede vraag heeft betrekking op het nieuwe hoofdstuk 12: Wat betekent het vaststellen van de vrije ruimte door de werkgever met instemming van de ondernemingsraad? En hoe past de contributie van de werknemersorganisatie hier nu in? Ad 1 Vervallen bepalingen hoofdstuk 12 met ingang van 1 januari 2015 De werkgever dient de bepalingen – uiteraard – onverkort tot dit tijdstip te hanteren. Of de organisatie nu wel of niet al op de werkkostenregeling is overgegaan. Wat er vanaf 1 januari 2015 gebeurt met het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden is afhankelijk van de wijze waarop de werkgever het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden nu heeft vormgegeven. Wanneer er binnen de organisatie geen aanvullende uitwerking van het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden heeft plaatsgevonden (kortom, uitsluitend de cao-bepaling is van kracht) dan is de werkgever vanaf 1 januari 2015 niet meer gebonden aan de bepalingen uit dit “inmiddels oude” hoofdstuk. Wanneer de werkgever, en dat zal veelal zo zijn, hoofdstuk 12 heeft vastgelegd in specifieke aanvullende organisatie-eigen regelgeving die met instemming van de Ondernemingsraad tot stand is gekomen, dan blijft het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden op zich in stand. Vanaf 1 januari 2015 gelden er vervolgens voor doelen als de fiets, de vakbondscontributie en mogelijk een ander organisatie eigen doel als bedrijfsfitness geen vrijstelling meer. Wat betekent dit voor de doelen in het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden? Dergelijke doelen kunnen op twee manieren worden behandeld: 1)

De cao kent niet de bepaling dat dat de doelen netto moeten worden toegekend. Er kan daarmee gekozen worden om de vergoeding bruto toe te kennen en in het bruto/nettotraject betrekken. De medewerker betaalt loonheffing. Kortom, bruto loon wordt voor een bruto vergoeding geruild. Dit is een sigaar uit eigen doos. De regeling zal vanzelf niet meer gebruikt worden; het voordeel is verdwenen; of

2)

Aan het gebruik van de doelen wordt een maximum gesteld. De doelen blijven daarmee bestaan. Echter, dit tot een bepaald, binnen forfait passend, maximum bedrag aan vergoedingen. Tot dat bedrag wordt de vergoeding (volledig, dus zonder saldering tegen ingezet bruto loon) als eindheffingsbestanddeel aangewezen. De loonheffing verloopt dan via de werkkostenregeling en blijft voor de werknemer buiten beeld. Deze oplossing heeft de voorkeur; met name omdat deze recht doet aan de waardering van de regelingen tot nu toe. Daarbij bestaat de mogelijkheid om de regelingen nog interessanter te kunnen maken. Voor welke manier ook gekozen wordt: afstemming met de Ondernemingsraad is gewenst. En als voorbeeld: stel dat de regeling wordt gehandhaafd maar slechts een maximaal deel wordt aangewezen als eindheffingsbestanddeel en voor het meerdere de vergoeding van de doelen bruto wordt toegekend, dan wijzig je de regeling meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden niet. Er is dan op zich geen instemmingsrecht van de Ondernemingsraad aan de orde. Echter, is de organisatie voornemens de regeling in te trekken? Dan is wel instemmingsrecht van de Ondernemingsraad aan de orde. 18

Ad 2 Het vullen van de forfaitaire ruimte Het nieuwe artikel 12.1 dat met ingang van 1 januari 2015 ingaat, ziet zowel op de invulling van de forfaitaire ruimte (hierna: vrije ruimte genoemd) als op het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. Het nieuwe artikel 12.1 rept hier niet specifiek over, wel wordt een doel, kort gesteld, de vakbondscontributie expliciet genoemd. Cao-partijen geven in artikel 12.1 feitelijk het kader aan voor de wijze waarop binnen de organisatie moet worden omgegaan met de door de wetgever toegekende forfaitaire ruimte om onbelaste vergoedingen te doen. Met uitzondering van de vakbondscontributie wordt er geen doel aangewezen waarvoor de werkgever een uitruil moet ondersteunen. Wel wordt aangegeven dat de werkgever de eindheffingsbestanddelen aanwijst met instemming van de Ondernemingsraad. Het optimaal benutten van de forfaitaire ruimte door de werkgever en de Ondernemingsraad is tenslotte sluitstuk van deze exercitie. Kortom, gegeven deze kaders ligt de bal bij de werkgever en de Ondernemingsraad. De inzet is duidelijk, zo optimaal mogelijk gebruik maken van de forfaitaire ruimte. In alle gevallen is het wenselijk om: •

de Ondernemingsraad goed te informeren over de vergoedingen en verstrekkingen die op het forfait drukken en de al dan niet beschikbare ruimte;

•

rekening te houden met de wijze waarop vergoedingen en verstrekkingen thans worden behandeld;

•

keuzes tot tijdvakken van één jaar te beperken;

•

de Ondernemingsraad periodiek te informeren over de wijze waarop het forfait volloopt;

•

in het laatste kwartaal van een boekjaar met de Ondernemingsraad te overleggen teneinde op basis van de gegevens in dat betreffende jaar, de verwachtingen voor het komend jaar, met inachtneming van relevante wet – en regelgeving en relevante organisatorische aspecten, de invulling voor het komend jaar vast te stellen;

•

rekening te houden met een buffer “onvoorzien”. Dit omdat de betreffende organisatie veelal wel op basis een inventarisatie van de verwachte vergoedingen en verstrekkingen en inschatting zal hebben gemaakt, echter niet kan buigen op ervaring met de werkkostenregeling of met andere vergoedingen en verstrekkingen te maken kan hebben die niet voorzien waren;

•

de mogelijkheid te creëren om aan het einde van het jaar het forfait, wanneer er naar verwachting sprake zal zijn van onderbenutting van het forfait, met een vergoeding of verstrekking – zo mogelijk door aanvullende uitruil mogelijk te maken – het forfait te vullen;

19

•

let op: het wordt afgeraden om in het kader van het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden ruilregelingen overeen te komen voor doelen waarvoor vanaf 1 januari 2015 onder verwijzing naar het ‘noodzakelijkheidscriterium’ een gerichte vrijstelling kan worden. Dit geldt voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Wordt de vergoeding of verstrekking van dergelijke voorzieningen toch ondergebracht in een ruilregeling? Dan is de gerichte vrijstelling naar alle waarschijnlijkheid niet van toepassing en is onbelaste vergoeding alleen haalbaar door dit doel toe te wijzen aan de forfaitaire ruimte. Wordt die overschreden? Dan betaalt de werkgever over de overschrijding 80% eindheffing!

Instemming Cao-partijen hebben afgesproken dat de invulling van de vrije ruimte door de werkgever wordt vastgesteld met instemming van de Ondernemingsraad. Deze regeling valt onder hoofdstuk 13, artikel 13.3 van de CAO Gehandicaptenzorg. Overigens zal veelal sprake zijn van arbeidsvoorwaardelijke regelingen waar al of niet sprake is van instemmingsrecht die effect kunnen hebben op (de beschikbare ruimte in) het forfait. Denk hierbij aan de aanpassing van een kledingregeling of een telefoonkostenregeling die de organisatie kent. Juist bij dergelijke regelingen is het van belang om zoveel mogelijk rekening te houden met de WKR om hierdoor de beschikbare forfaitaire ruimte zo optimaal mogelijk te benutten. Hier ligt – gezien het gestelde in artikel 12.1 van de cao, een gezamenlijke taak voor de werkgever en de Ondernemingsraad. Vakbondscontributie Cao-partijen hebben afgesproken dat de vakbondscontributie onderdeel uitmaakt van de forfaitaire ruimte. Bedoeld hiermee is dat door middel van een uitruil – zoals thans al gebeurt via het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden – de vergoeding netto kan worden toegekend. Dit impliceert dat op welke wijze de werkgever met de Ondernemingsraad wil komen tot een invulling van het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, het doel vakbondscontributie hier deel van uit zal maken. Hierbij ligt het voor de hand om de volledige vakbondscontributie uit te ruilen en geen budgettering toe te passen. Bepalingen uit hoofdstuk 12 (tot 1 januari 2015) die verplaatst zijn Niet alle bepalingen uit het “oude” hoofdstuk 12 zijn vervallen. Op twee plaatsen in de CAO Gehandicaptenzorg zijn afspraken die wel worden voortgezet, vastgelegd: 1. Hoofdstuk 6 artikel 6:11 en 8A:2 lid 5 en lid 6 (extra uren werken en kopen en verkopen van PBLverlof);

20

2. Artikel 8:11 (Bovenwettelijke vakantie-uren) In afwijking van artikel 8:10 kan de werknemer de werkgever verzoeken om bovenwettelijke vakantie-uren van kalenderjaren voor 2012 uit te laten betalen. Een afwijzing van het verzoek wordt schriftelijk gemotiveerd. 3. Artikel 10.7 lid 4 (persoonlijke ontwikkeling individuele medewerkers): Indien de werknemer gespaarde uren uit artikel 6:11 (geldend per 1 januari 2015) en/of bovenwettelijke vakantie-uren uit voorgaande kalenderjaren opneemt (voor 2012) ten behoeve van een oriëntatie op zijn beroep/loopbaan, worden deze uren vermeerderd met 20%. Deze bepalingen kunnen daarmee terug blijven komen in de regelgeving rondom het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden van de organisatie. Dan is het prettig om te kunnen vaststellen dat beide regelingen op voorhand geen betekenis hebben voor het vollopen van het forfait. De loopbaan oriëntatie is naar alle waarschijnlijkheid onder de gerichte vrijstellingen te brengen en de uitbetaling van verlof is volgens de hoofdregel belastbaar loon dat met toepassing van de tabel voor eenmalige beloningen tot uitbetaling komt. De werknemer draagt in dit geval de loonheffing. Kopen en verkopen van PBL-verlof heeft effect op de loonsom en daarmee op het forfait.

21

4. Optimale arbeidsvoorwaarden in de werkkostenregeling Cao-partijen hebben de invulling van de forfaitaire ruimte aan de organisatie over gelaten. Hoe kan men deze forfaitaire ruimte zo optimaal mogelijk gaan vullen? In alle gevallen is het wenselijk om een zo compleet mogelijk beeld te hebben van alle vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever onder het regiem van de werkkostenregeling kent. De vergoeding contributie vakbond zal hier deel van uitmaken. Dit beeld vormt de basis voor een goed overleg tussen de werkgever en de Ondernemingsraad.

4.1 Stappen optimalisering arbeidsvoorwaarden Het denken over het optimaal benutten van de forfaitaire ruimte vanuit arbeidsvoorwaardelijk perspectief laat zich vervolgens leiden via de volgende stappen, waarmee het forfait ‘optimaal wordt benut’. Deze vier stappen zijn de volgende. Stap 1. Bepaal de vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsbestanddelen worden aangewezen. Deze stap kent zeven onderdelen: a tot en met g. Met het doorlopen hiervan wordt de vrije ruimte gevuld met de uiteindelijke eindheffingsbestanddelen die ter instemming aan de Ondernemingsraad wordt voorgelegd. Het is wenselijk om vooraf met de Ondernemingsraad deze aanpak af te stemmen. Hiermee wordt voldaan aan het hetgeen door cao-partijen in artikel 12.1 van de cao is beschreven. Tevens wordt met deze aanpak een belangrijk deel bepaald van de uiteindelijke vrije ruimte die in het forfait resteert. Deze ruimte kan gebruikt worden voor aanpassing van het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden en daarmee met het gestelde in lid 2 van artikel 12.1 CAO Gehandicaptenzorg (2015). In stap 3 wordt hier verder op ingegaan. a. Toewijzen aan brutoloon van die vergoedingen, voor verwerking in het bruto/nettotraject, die al van oudsher bruto worden verloond: Denk hierbij aan vergoedingen als: a. Niet-vrijgestelde jubileumgratificatie (12, 5 jaar en gratificatie bij AOW-gerechtigde leeftijd); b. Tegemoetkoming ziektekostenverzekering. Deze bruto vergoedingen kunnen op zich als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Gegeven het feit dat deze vergoedingen nu al als bruto vergoeding worden behandeld (de werknemer ontvangt een netto vergoeding) ligt het voor de hand om de bestaande werkwijze te blijven hanteren.

22

b. Aanwijzen van voorzieningen die als gerichte vrijstelling onbelast kunnen worden toegekend en eventueel optimaliseren van ruilregelingen voor gerichte vrijstellingen, zoals: a. Uitruil voor extra vergoeding studiekosten b. Uitruil voor extra vergoeding reiskosten Beide doelen kunnen onderdeel uitmaken van een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. Zoals eerder gesteld drukken beide doelen niet op het forfait. Door uitruil vanuit het brutoloon daalt het forfait wel met 1,2% van het verruilde bedrag. c. Toedelen aan het forfait van die regelingen die op grond van de wet of bedrijfsvoering strikt noodzakelijk zijn/worden geacht zoals: a. Arbo-voorzieningen b. VOG3 c. Niet-vrijgestelde kostenvergoedingen d. Niet-vrijgestelde reiskostenvergoedingen e. Telefonievergoedingen (gaat mogelijk per 2015 (deels) vallen onder het noodzakelijkheidsvereiste) f. Gereedschappen, toegang verlening tot internet en dergelijke (gaat mogelijk per 2015 (deels) vallen onder het noodzakelijkheidsvereiste). d. Toedelen aan het forfait van die regelingen waarvoor de werkgever onder het oude regiem van vergoedingen en verstrekkingen de kosten van brutering of eindheffing droeg, waardoor belastingbesparing kan worden gecreëerd zoals: a. Maaltijden op de werkplek (zover lager dan het forfaitaire bedrag) b. Kerstpakketten c. Geschenkenregeling / attentieregeling d. Personeelsfeesten, jaarlijkse bbq, budget voor afdelingsuitjes/afscheid en dergelijke. Het ligt niet in de reden om met deze vergoedingen en verstrekkingen anders om te gaan terwijl de wetgever juist het forfait bedoeld heeft voor dergelijke vergoedingen en verstrekkingen. e. Toedelen aan het forfait van voorzieningen die nu plaatsvinden in het kader van een uitruil van arbeidsvoorwaarden (meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden) zoals: a. Bedrijfsfitnessregeling b. Fietsregeling c. Vakbondscontributie Aanpassing van het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden is – zie hierna- uiteraard met instemming van de Ondernemingsraad mogelijk.

3

Hierover vindt aanvullend overleg plaats met de Belastingdienst.

23

Als uitgangspunt kan gehanteerd worden om het bestaande bedrag dat met de uitruil van arbeidsvoorwaarden gemoeid is toe te wijzen aan het forfait. Hiermee wordt mogelijk feitelijk al uitwerking gegeven aan lid 2 van artikel 12.1; “de vakbondscontributie maakt onderdeel uit van de invulling van de vrije ruimte”. f. Reserveren ruimte voor onvoorzien De werkgever doet er goed aan om enige ruimte over te houden voor onvoorziene zaken. Dit kan te maken hebben met de invoering van de werkkostenregeling maar ook met ontwikkelingen die voorzien worden. Bijvoorbeeld opkomende kostensoorten wegens de transitie van intra- naar extramuraal. Of een grotere post voor een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) als deze aan het forfait wordt toegewezen. g. Optimalisering restant forfait Indien nu nog ruimte resteert kan worden overwogen die te benutten voor arbeidsvoorwaardelijke optimalisatie. Om dit voor de werkgever budgettair neutraal te kunnen uitvoeren, moet worden gestuurd op aanwending van ‘ruilregelingen’ waarbij brutoloon wordt omgezet in een: a. Als gerichte vrijstelling onbelast uit te keren vergoeding (bij voorrang); of b. als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen en onbelast uit te keren vergoeding(en). Dit onderdeel ziet feitelijk op een nieuw vorm te geven meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. Schematisch levert de aanpak onder stap 1 het volgende beeld op: Model “Arbeidsvoorwaarden in de trechter van de WKR

Korte termijn: Wel voorstellen, maar jaarlijks ruimte bepalen

Lange termijn: CAO-; handboek arbeidsvoorwaarden e.d. Kan niet (eenvoudig) van worden afgeweken

24

Stap 2 Bepalen waar ruimte kan worden gecreëerd Bij deze stap kan de werkgever ten aanzien van de uit de inventarisatie geduide eindheffingsbestanddelen bekijken of door aanpassing van de regelingen of van het gebruik aanvullende ruimte kan worden gecreëerd. Dit kan betekenen dat een regeling, met instemming van de Ondernemingsraad, dient te worden aangepast. Een dergelijke aanpassing valt bij uitstek in de doelstelstelling van artikel 12:1 CAO Gehandicaptenzorg: “optimaal benutten van de vrije ruimte”. In het volgende overzicht worden enkele praktijkvoorbeelden gegeven: ARBO-voorzieningen

Voorbeeld

Actie

WKR-optimalisatie: Indien dit wordt geformuleerd als werkplekvoorziening en de voorziening in redelijkheid onderdeel uitmaken van een vastgelegd ARBO-plan, kan een nihilwaardering worden toegepast.

Betreft een werkgevers bijdrage in aankoop (beeldscherm)bril.

Regeling wkr-conform inrichten. N.B. er wordt vooralsnog vanuit gegaan dat de door de wetgever voorgestelde vereenvoudiging voor vergoedingen en verstrekkingen als gevolg heeft dat vergoedingen voortaan ook voor de nihilwaardering in aanmerking komen. Opstellen beleidsplan en procesinrichting.

Bedrijfsfitness WKR-optimalisatie: Bedrijfsfitness op de werkplek wordt nihil gewaardeerd. Anders: budget fixeren.

Voorbeeld Betreft sportevenementen, zoals running. Vergoeding inschrijving en running-tenue.

Actie Omvang gewenst aanwendbaar budget – niet-vallend onder nihilwaardering- fixeren. Kleding voorzien van herkenbaar 2 bedrijfslogo van ten minste 70 cm per kledingstuk. Nagaan of intern organiseren; onder begeleiding van bewegingsagogen, een reële optie is.

Fietsregeling WKR-optimalisatie: Regeling kan naar eigen voorwaarden worden ingericht. Bijkomend: budget fixeren.

Voorbeeld Zeer gewaardeerde regeling. Veel deelnemers per drie jaar. Denkrichtingen voor aanpassing: Eens per vijf jaar Ander bedrag Elektrische fiets mogelijk maken Administratief eenvoudiger

Actie Omvang gewenst aanwendbaar budget fixeren. Regeling herschrijven en afstemmen.

25

Geschenkenregeling, waaronder kerstpakketten WKR-optimalisatie: In attentieregeling vastleggen fiscale normering voor geschenken. Jubileumgratificatie WKR-optimalisatie: Besparing premie werknemersverzekeringen door toewijzing aan forfait. Anders: handhaven via brutoloon: levert forfaitaire ruimte op. Kostenvergoedingen WKR-optimalisatie: Onderbouwen en afstemmen fiscaal / gerichte vrijstellingen en/of intermediaire kostenposten. Personeelsfeesten, teamuitjes, afscheid e.d. WKR-optimalisatie: Maaltijden op de werkplek komen voor ‘lage’ waardering in aanmerking: € 3,15 p.p. (2014); Personeelsfeest drukt voor volle waarde op moment van plaatsvinden. Reiskosten, brutering WKR-optimalisatie: netto vergoedingsafspraken kunnen worden toegewezen aan forfait. Telefonie WKR-optimalisatie: Onderbouwen dat het zakelijke gebruik tenminste 10% bedraagt. Alternatief: bedrag accepteren. Vakbond WKR-optimalisatie: Regeling kan naar eigen voorwaarden worden ingericht. Bijkomend: budget fixeren.

Voorbeeld

Actie

Betreft bijvoorbeeld cadeaubonnen. Wordt nu niet altijd volgens vast beleid uitgevoerd. Voorbeeld Persoonlijke uitkeringen die via bruto/netto blijven lopen.

Attentieregeling aanscherpen, communiceren en naleven.

Voorbeeld De FA kent een verzamel post “diversen”. Hieronder vallen zowel vergoedingen en verstrekkingen aan personeel als derden Deze zal nader moeten worden uitgefilterd. Voorbeeld

Actie Doornemen kostensoorten; herinrichting beoordelen; toedelen naar juist waarde voor WKR.

Fiscaal reserveren kan niet voor personeelsfeest. Voor toekomstig groot feest kan het totale bedrag – door juiste vormgeving – worden opgesplitst in jaarlijks af te dragen deelbedragen door voorfinanciering bij derde.

Budget fixeren. Hieronder vallende maaltijden op de werkplek duiden en herkenbaar boeken. Standpunt innemen over voorfinanciering groot feest.

Voorbeeld Netto vergoeding 0,27 per kilometer, keuze om als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen afstemmen op huidige bruteringslasten Voorbeeld Aanhouden tot meer duidelijkheid bestaat over gelijkstelling vergoedingen en verstrekkingen.

Actie Vastleggen beslissing Jaarlijks bepalen!

Voorbeeld Conform cao-afspraak uitvoeren

Actie Vastleggen beslissing.

26

Actie Vastleggen beslissing.

Actie

Actie Vastleggen beslissing.

Stap 3 Bepalen welke ruimte overblijft voor alternatieve regelingen en of die ruimte wordt benut De resterende ruimte kan de werkgever benutten voor het aanbieden van ruilregelingen aan haar medewerkers. Worden extra vergoedingen toegekend, dan drukt dat op de loonruimte. Dit kent daarmee een kostenaspect en zal niet budgettair neutraal kunnen plaatsvinden. Dit tenzij een andere regeling wordt beëindigd. Wordt de vergoeding echter verruild tegen een bruto bijdrage door de werknemers? Dan vindt de uitruil budgettair neutraal plaats. De werkgever zij bespaart zich eventueel verschuldigde premies werknemersverzekeringen (stel 18%) en de werknemers besparen zich de loonheffing over de waarde van het ingezette brutoloonbestanddeel. Stel de werknemer zet € 100 in en heeft een marginaal belastingtarief van 37%. Dan bespaart deze zich € 37. In plaats van € 63 ontvangt de werknemer netto € 100. Wordt deze op basis van de vorige stappen ‘vrije’ ruimte benut, dan is daarbij de volgende volgorde voor inrichting ervan aanbevolen: 1. Aanwending van tijdbronnen (bovenwettelijk verlof etc.) voor gerichte vrijstellingen Door de aanwending van tijdbronnen – door verkoop ervan en afboeking daarvan – stijgt de waarde van kolom 14 van de loonstaat ‘even’, maar daalt tegelijkertijd weer als gevolg van de afboeking (Kolom 14 is basis voor de berekening van de forfaitaire ruimte).  Gerichte vrijstellingen drukken niet op de forfaitaire ruimte.  Bijkomend: eventueel verlofstuwmeer kan worden afgebouwd, maar als nadeel kan gelden dat de verlofwaarde in geld moet worden toegekend. 2. Aanwending van geldbronnen (brutoloon, vakantietoeslag, eindejaaruitkering) voor gerichte vrijstellingen  De forfaitaire ruimte daalt met 1,2% van de ingezette bron.  De gerichte vrijstellingen drukken echter niet op de forfaitaire ruimte. 3. Aanwending van tijdbronnen voor een doel dat als eindheffingsbestanddeel op het forfait drukt. Door de aanwending van tijdbronnen wordt de waarde van kolom 14 van de loonstaat niet of nauwelijks beïnvloed (zie 1).  De vrije ruimte in het forfait loopt vol. Maximeren en monitoren om overschrijden te voorkomen, is gewenst! 4. Aanwending van geldbronnen voor een doel dat als eindheffingsbestanddeel op het forfait drukt.  De forfaitaire ruimte daalt met 1,2% van de ingezette bron.  De vrije ruimte in het forfait loopt vol. Maximeren en monitoren om overschrijden te voorkomen!

27

Stap 4 Regelingen kiezen, beschrijven, afstemmen en implementeren Bij het kiezen van regelingen kan de werkgever zelf – in onderling overleg met de Ondernemingsraad (instemmingsrecht) – in eerste instantie zelf bepalen wat naar haar mening de optimale vormgeving is. Hierbij kan gedacht worden aan: 1. eenvoudig fiscaal voordeel voor deelnemers die daarvoor kiezen Bijvoorbeeld eenmalige uitruil, zonder administratieve voorwaarden van ‘bruto loon voor een onbelaste vergoeding’ (gerichte vrijstelling of via forfait). 2. inrichting meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden met van te voren benoemde doelen waar de deelnemers uit kunnen kiezen. 3. thematisch ingericht meerkeuzesysteem, bijvoorbeeld: ‘communicatie, inzetbaarheid en vitaliteit, groen. De doelen en de spelregels worden hier breder ingestoken en de regelgeving wordt hier op aangepast. Een brainstormbijeenkomst met diverse geledingen uit de organisatie (HR/P&O, SA/FA/ OR, management etc. kan hiervoor behulpzaam zijn. In een dergelijke bijeenkomst worden de doelstellingen en criteria bepaald (waaraan moet een regeling, een doel in het meerkeuzesysteem voldoen) en worden ideeën voor nieuwe doelen aan deze doelstellingen getoetst. Cao-partijen hebben hiervoor met PGGM HR Advies een werkwijze ontwikkeld waarbij binnen een dagdeel de contouren voor een nieuw meerkeuzesysteem worden vastgesteld (meer info: [email protected] of 030 2775532).

28

4.2 Tenslotte In hoofdstuk 4 is een aanpak geschetst om zo optimaal mogelijk de forfaitaire ruimte in te vullen. Dit op een wijze zoals cao-partijen beschreven is als een : “optimale” benutting. Een voorwaarde voor een constructief overleg en een daadwerkelijk optimale benutting van het forfait vraagt huiswerk van werkgever en de Ondernemingsraad. Goed zicht hebben op de bestaande vergoedingen en verstrekkingen en op het effect van keuzes voor de werknemer en de werkgever is gewenst om de keuzes te maken die daadwerkelijk optimaal zijn. En dan zal blijken dat de werkkostenregeling en de bepalingen uit de CAO Gehandicaptenzorg ook kansen bieden om te komen tot maatwerk. Cao-partijen verwachten dat de in hoofdstuk 4 geschetste stappen een daadwerkelijke leidraad vormt bij voor de invulling van de vrije ruimte. En dat hiermee de vormgeving van een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden in de organisatie daadwerkelijk succesvol kan verlopen. Meer info gewenst? Op www.belastingdienst.nl treft u alles aan over de werkkostenregeling.

29

Bijlage 1 Niet tot het loon behorende voorzieningen 

aanspraken en inhoudingen ingevolge een pensioenregeling;



aanspraken en inhoudingen ingevolge sociale zekerheidswetgeving, of die daarmee naar aard en strekking overeen komen;



aanspraken en uitkeringen op invaliditeits- of overlijdensuitkering, voor zover maximaal driemaal het loon over een maand;



vergoeding van schade of verlies van persoonlijke zaken tijdens de dienstbetrekking;



uitkeringen en dergelijke uit een fonds waaraan de werkgever maximaal evenveel heeft bijgedragen als de medewerkers;



diensttijdgratificatie na 25 of 40-jarig dienstjubileum, voor zover maximaal eenmaal het loon over een maand;



vakantieverlof, voor zover maximaal de arbeidsuur per week x vijftig weken niet wordt overschreden.

30

Bijlage 2 Nihilwaarderingen 

genot van voorzieningen op de werkplek; de computer (desk top), het kopieerapparaat, de telefoon, de fietsenstalling, de parkeergelegenheid, de fitness ruimte, inclusief het genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei, papier e.d.);



arbo-voorzieningen; de geneeskundige keuringen, inentingen, veiligheidsbril, stoelmassage, ergo-inrichting van de werkplek. Het betreft hierbij voorzieningen die zijn vastgelegd in het arbo-plan. De vrijstelling voor arbo-voorzieningen strekt zich uit tot de werkplek thuis voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet;



kleine consumpties op de werkplek (koffie, thee, cup a soup, kleine versnaperingen e.d.);



ter beschikking gestelde werkkleding en reinigingskosten die, - uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn (duidelijk te onderscheiden uniform of voorzien van een logo > 70cm2) om in te werken; of - achterblijft op de werkplek. Kleding die normaliter achterblijft op de werkplek, maar door de werknemer mee wordt genomen naar huis om te wassen, valt niet onder de nihilwaardering (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten);



Gereedschappen en werkplekgerelateerde hulpmiddelen, ter beschikking gesteld en voor zover meer dan 90% zakelijk gebruikt. Denk hierbij aan laptops, aktentas. (NB: Voor gereedschappen geldt met ingang van 1 januari 2015 naar verwachting het noodzakelijkheidscriterium);



(mobiele telefoons, ter beschikking gesteld en voor zover meer dan 10% zakelijk gebruikt en overige ter beschikking gestelde communicatiemiddelen. ( NB: Met ingang van 1 januari 2015 geldt hiervoor zoals gesteld naar verwachting het noodzakelijkheidscriterium));



ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt;



rentevoordeel van hypothecaire leningen (vervalt naar alle waarschijnlijkheid in 2016) of renteloze personeelsleningen als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt (al of niet binnen een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden);



de waarde van incidentele huisvesting en inwoning (inclusief energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand gebruik moet maken van deze voorziening.

Bij al deze kostensoorten is het van belang dat de nihilwaardering vooralsnog alleen geldt voor ter beschikking stellingen (eigendom blijft dus bij de werkgever) en niet voor verstrekkingen (met uitzondering van maaltijden en arbo-voorzieningen) en nooit voor vergoedingen. Het eigendom dient dus bij voorkeur bij de werkgever te liggen. 31

Met ingang van 2015 zal de regeling naar verwachting wijzigen. Er wordt een nieuwe gerichte vrijstelling ingevoerd ten aanzien van een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Blijkens een conceptuele ministeriële zal het – zoals het nu lijkt - gaan om: arbo-voorzieningen en hulpmiddelen. Blijft er bij een werkplekgerelateerde voorziening sprake van een ter beschikking stelling, zoals voor kledingvoorziening: zorg dan dat u gebruik maakt van gebruiksovereenkomsten en een sluitende innameregistratie!

Voorzieningen met een bijzondere waardering De volgende voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden kennen een specifieke, door de wetgever vastgestelde waardering (bedragen 2014): a. maaltijden in bedrijfsrestaurants: hiervoor geldt een bedrag van € 3,15 per maaltijd Het betreft de forfaitaire waarde voor alle maaltijden (ontbijt, lunch of diner); b. (regelmatige) huisvesting en inwoning op de werkplek: hiervoor geldt een bedrag van € 5,35 per dag. Dit bedrag is inclusief energie, water, bewassing (niet de dienstwoning); c. kinderopvang op de werkplek: waardering op basis van het aantal uren * uurprijs (€ 6,70) volgens Wet kinderopvang en kwaliteitseisenpeuterspeelzalen, eventueel verminderd met een netto eigen bijdrage van de werknemer. Buiten de werkplek: de factuurwaarde of waarde economisch verkeer, ook hier eventueel verminderd met een netto eigen bijdrage van de werknemer. De hierboven genoemde bedragen gelden voor 2014 en worden jaarlijks door de wetgever aangepast in de Uitvoeringsregeling Loonbelasting.

32

Bijlage 3 Gerichte vrijstellingen 

reiskosten woon-werkverkeer; dienstreizen; studiereizen (tot maximaal € 0,19 per kilometer – norm 2014);



studiekosten waaronder mede begrepen de kosten voor het volgen van een procedure erkenning verworven competenties (EVC);



kosten van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden, cursussen, congressen en seminars, ter vervulling van de dienstbetrekking, daaronder mede begrepen de inschrijving in een (kwaliteits-)/beroepsregister, outplacement en vakliteratuur;



tijdelijke verblijfskosten, denk hierbij aan de maaltijden en/ of overnachtingen waaronder maaltijden bij overwerk, bij dienstreizen of met zakelijke relaties voor zover de kosten zien op de werknemer, maaltijden op de werkplek met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (>10%);



extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (zgn. extraterritoriale kosten);



zakelijke verhuiskosten.

De lijst met gerichte vrijstellingen is limitatief; deze lijst is door de wetgever vastgesteld. De verwachting is dat deze lijst met 1 januari 2015 wordt uitgebreid met drie nieuwe gerichte vrijstellingen: 1.

Vrijstelling voor bepaalde werkplekvoorzieningen

2.

Product eigen bedrijf-regeling / personeelskortingen

3.

Enkele specifieke aangewezen werkplek gerelateerde voorzieningen: arbo-voorzieningen en hulpmiddelen

Met ingang van 1 januari 2015 wil de staatsecretaris in beperkte mate het zogenaamde “noodzakelijkheidscriterium” invoeren. Dit is een open norm die ervan uitgaat dat hetgeen een werkgever in het kader van de zijn bedrijfsvoering aan voorzieningen noodzakelijk acht, aan de werknemer kan worden verstrekt of vergoed zonder rekening te hoeven houden met een privévoordeel voor de werknemer. Dit betekent dat u niet langer hoeft te bewijzen dat uw werknemer de voorziening in voldoende mate zakelijk gebruikt. De staatssecretaris stelt voor om het noodzakelijkheidscriterium voorlopig alleen te introduceren voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. De introductie van het noodzakelijkheidsvereiste moet onder meer leiden tot het beëindigen van discussies over het onderscheid in de zakelijk gebruikseis tussen de portable computer, de tablet met een diameter groter dan 7 inch (huidige wetgeving: >90% zakelijk gebruik) en de kleinere tablet, de smartphone en de mobiele telefoon (huidige wetgeving:>10% zakelijk gebruik). Gereedschappen 33

Wat verstaan we onder gereedschappen? Een gereedschap gebruikt de werknemer om iets te maken, te meten of te controleren. Het gereedschap kan naar zijn aard meerdere keren worden gebruikt. Daarbij gaat het om de gezamenlijke voorwerpen die voor het verrichten van het werk nodig zijn, denk hierbij met name aan de werktuigen van een ambachtsman. Voorbeelden zijn van gereedschappen zijn onder meer: de hamer of duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf of het muziekinstrument van een muzikant. De verf waarmee de schilder schildert of de stof die de kledingmaker gebruikt om kleding te maken zijn geen gereedschap. Dat geldt -dusook voor kantoormeubilair of werkkleding. Apparatuur Bij deze categorie gaat het om computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Kortom, het betreft hier ICT-middelen. Voorbeelden hiervan zijn desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons, waaronder smartphones. Ook printers kunnen onder omstandigheden noodzakelijk gereedschap zijn. Het gaat niet alleen om het vergoeden of verstrekken van deze ICTmiddelen maar ook om alle vergoedingen en verstrekkingen die daarmee direct verband houden. Bijvoorbeeld de dongel, het 4G-kaartje of benodigde programmatuur. Noodzakelijkheidsvereiste Uitgangspunt is dat als de werkgever een voorziening voor de bedrijfsvoering redelijkerwijs noodzakelijk acht, hij deze onbelast aan de werknemer kan vergoeden en verstrekken. Deze voorziening moet wel “zonder meer nodig” zijn. Dat betekent dat de werknemer zonder deze voorziening zijn werk niet goed kan uitoefenen. Dat betekent ook dat de werknemer deze voorziening in ieder geval daadwerkelijk bij de uitoefening van zijn functie gebruikt. Of u als werkgever voldoet aan het noodzakelijkheidsvereiste is daarmee afhankelijk van de omstandigheden bij de werknemer. De volgende situaties geven aanknopingspunten voor de invulling van dit vereiste. Als u de voorziening niet meer nodig acht voor het vervullen van de functie -bijvoorbeeld bij een functieverandering- dan is de werknemer verplicht tot teruggave van de voorziening (bij het ter beschikking stellen) of tot betaling van de restwaarde (bij een vergoeding). Dit vereist een sluitend innameregistratiesysteem. Het initiatief voor het vergoeden of verstrekken van een noodzakelijke voorziening ligt bij de werkgever. Dat kan ook betekenen dat u bepaalt dat een voorziening nodig is en dat de werknemer de vorm van deze voorziening bepaalt. Als voorbeeld: u hebt bepaald dat een mobiele telefoon noodzakelijk is (toetsing aan het noodzakelijkheidscriterium) en de werknemer maakt de keuze voor een bepaald merk of model. Wanneer u bepaalt dat een mobiele telefoon noodzakelijk is terwijl de werknemer een vergoeding voor smartphone wenst, dan ligt de situatie anders. In dat geval wordt niet meer voldaan aan het noodzakelijkheidsvereiste en zal de vergoeding in het forfait vallen.

De (gerichte) vrijstelling die verbonden is aan het noodzakelijkheidsvereiste geldt niet als de werknemer zelf aan de voorziening bijdraagt. Dit door bijvoorbeeld bruto loon of de geldwaarde van 34

verlof in te leveren. Dit geldt tevens als dit plaatsvindt via een ruil via een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. De waarde van de voorziening drukt in dat geval volledig op het forfait. Het is mogelijk om vaste kostenvergoedingen te hanteren voor door de werknemer aangeschafte en betaalde noodzakelijke voorzieningen. U moet dan wel expliciet (schriftelijk) vaststellen waaraan de uit de vergoeding te bekostigen voorzieningen moeten voldoen. 2. Vrijstelling voor personeelskortingen op branche-eigen producten Er komt per 1 januari 2015 een gerichte vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen voor branche-eigen producten die een bedrijf levert aan het eigen personeel. Dit kan ook plaatsvinden in de vorm van een kortingsregeling. Voorwaarde voor deze vrijstelling is dat het voordeel niet meer mag bedragen dan 20% van de waarde van deze producten in het economische verkeer en niet meer bedraagt dan € 500,- per werknemer per jaar. Eventueel niet genoten korting in het ene jaar mag niet worden meegenomen naar een volgend jaar. 3. Vervallen onderscheid vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen Deze nieuwe gerichte vrijstelling maakt het mogelijk dat arbo-voorzieningen en werkplekgerelateerde hulpmiddelen (nu vallend onder de nihilwaarderingen, zie paragraaf 2.2.1) ook onbelast vergoed of verstrekt worden. Hiermee wordt het huidige onderscheid tussen ter beschikking gestelde voorzieningen en vergoedingen en verstrekkingen weggenomen.

35

Bijlage 4 Attenties Lees waar staat “waarde in het economische verkeer”: factuurwaarde, als sprake is van een factuur van een onafhankelijke derde.

36

Bijlage 5 Jargonlijst Voorzieningen Vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever toekent aan zijn werknemers in het kader van de geldende arbeidsvoorwaarden. Dit kan zowel zijn: loon in geld en vakantiebonnen, als loon in natura. De werkgever kan ervoor kiezen om de voorzieningen op persoonsniveau te bruteren (zie hierna), of tot het belaste loon te rekenen (zie hierna: bruto loon), of aan het forfait toe te voegen. Over voorzieningen die aan het forfait worden toegevoegd, is geen loonheffing verschuldigd, zolang het forfait niet wordt overschreden. Wordt het forfait wel overschreden? Dan is de werkgever over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd. De werkgever kan de voorzieningen als volgt “etiketteren”:      

Eindheffing Brutering Brutoloon Gerichte vrijstelling Vrijgesteld Geen loon

Wij lichten deze etiketten kort toe: Eindheffing Verondersteld wordt dat de werkgever deze voorzieningen als eindheffingsbestanddeel zal aanwijzen, waardoor ze op de forfaitaire ruimte zullen drukken. Gevolg voor de werkgever: tot 1,5% (Belastingplan 2150: 1,2%) van het belastbare loon betaalt de werkgever 0% loonheffing. Daarboven betaalt hij 80% eindheffing. Er is geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Gevolg voor de werknemer: Het loon wordt netto ontvangen. Er is geen effect op het bruto inkomen. Daarnaast zijn er geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Brutering De werkgever kan ervoor kiezen dit als netto bedoelde loonbestanddeel door brutering tot het brutoloon te rekenen. Gevolg voor de werkgever: deze betaalt loonheffing en premies werknemersverzekeringen (werkgeversdeel) berekend over het hogere brutoloon. Gevolg voor de werknemer: het loon wordt netto ontvangen. Het bruto inkomen stijgt (met mogelijke gevolgen voor inkomensafhankelijke toeslagen). Brutoloon De werkgever kan ervoor kiezen het loonbestanddeel tot het brutoloon te rekenen.

37

Gevolg voor de werkgever: het loon drukt niet op de forfaitaire ruimte. De werkgever betaalt premies werknemersverzekeringen (werkgeversdeel) over het enkelvoudige brutoloon. Gevolg voor de werknemer: er wordt een lager nettoloon ontvangen. Het bruto inkomen stijgt (met mogelijke gevolgen voor inkomensafhankelijke toeslagen), maar minder dan na brutering. Werden loonbestanddelen voor invoering van de WKR al tot het brutoloon gerekend, dan lijkt het voor de hand liggend om dat onder de WKR ook te doen (bijvoorbeeld als overschrijding van de forfaitaire ruimte dreigt). Heeft de werkgever echter nog ‘saldo’ in de forfaitaire ruimte? Dan kan het loonbestanddeel ook worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Gerichte vrijstelling Voor de als eindheffingsbestanddelen aangewezen loon dat onder een gerichte vrijstelling is te brengen, geldt dat de werkgever en de werknemer geen loonheffing verschuldigd zijn, mits en voor zover aan de voor de gerichte vrijstellingen geldende voorwaarden wordt voldaan. De gerichte vrijstellingen zijn in de Wet op de Loonbelasting 1964 limitatief benoemd. Vrijgesteld Het loon wordt op grond van enkele specifieke wettelijke regelingen niet tot het loon gerekend. De uitbetaling kan onbelast plaatsvinden. Soms zijn er specifieke voorwaarden waaraan moet worden voldaan. Geen loon Andere duiding van toepassing. Bijvoorbeeld: er is sprake van verlofrechten binnen de fiscale maxima; afspraak om WGA-premiedeel niet te verhalen op de werknemers.

0-0-0-0-0

38